حتى تتم ّكن من تحديد الشروط المرجعية للتقرير ،ابدأ بقراءة اإلرشادات المقدّمة لك بشأن التقرير وأ ّ ي معلومات أخرى إضافية أعطيت لك حول كيفية كتابته .ث ّم ابدأ بعدها بالتفكير في هدف التقرير من خالل طرح األسئلة التالية على نفسك: ما الذي يدور حوله التقرير؟ ما الذي نحتاجه من هذا التقرير؟ لماذا نحتاج هذا األمر؟ متى نحتاج هذا التقرير (أو المعلومات التي فيه)؟ لمن هو مو ّجه؟ من هو الجمهور المستهدف لقراءة التقرير؟ عند اإلجابة عن هذه األسئلة وتجميع المعلومات المقدّمة إليك بشأن التقرير ،سيصبح لديك خطة عامة حول ما يجب أن يتض ّمنه التقرير.
الخطوة الثانية :تحديد إجراءات الكتابة
ّ ستخطط كيفية البحث عن المعلومات وطريقة كتابة التقرير المناسبة .وحتى تتم ّكن من في هذه الخطوة، ذلك ،أجب على األسئلة التالية: ما هي المعلومات التي أحتاج إليها لكتابة التقرير؟ هل أحتاج ألي قراءات إضافية قبل البدء؟ ما هي المقاالت أو المستندات التي أحتاج إليها؟ هل أحتاج للتواصل مع المكتبات أو أي جهات معيّنة الستكمال التقرير؟ هل يحتاج التقرير إلى إجراء مقابالت مع أشخاص معيّنين أو مراقبة عيّنة ما؟ ي تسجيل بيانات معيّنة؟هل يجب عل ّ كيف سأحصل على ك ّل معلومة من المعلومات أعاله؟ (مقابلة األشخاص ،العثور على المقاالت...الخ). بمجرد أن تجيب عن هذه األسئلة ستكون قد رسمت الطريق الذي عليك أن تسلكه والخطوات التي يجب ّ أن تتبعها من أجل كتابة التقرير. الخطوة الثالثة :العثور على المعلومات لتقريرك .وحتى تفعل ذلك قد تحتاج إلى قراءة ِ الخطوة التالية هي العثور على المعلومات الالزمة المراجع والمصادر المختلفة ،إجراء مقابالت مع األفراد أو مراقبتهم أو غير ذلك من سبل جمع المعلومات. احرص في هذه الخطوة على أن تكون المعلومات التي تعثر عليها مناسبة وذات عالقة بموضوع التقرير .تأ ّكد على الدوام من معايير تقييم التقرير واإلرشادات المعطاة إليك باإلضافة إلى الجدول الزمني للتنفيذ حتى تضمن بقاءك على الطريق السليم.
الخطوة الرابعة :تحديد الهيكل العام للتقرير
تمتلك التقارير بشكل عام هيكالً عا ًما واحدًا ،لكنها مع ذلك قد تختلف اعتمادًا على واحد أو أكثر م ّما يلي: نوع التقرير :سوا ًء كان علميًا أو مخبريًا أو وظيفيًا أو غير ذلك. درجة رسمية التقرير. طول التقرير. وعليه فقد يتض ّمن هيكل التقرير العناصر التالية: صفحة العنوان. المل ّخص التنفيذي. فهرس المحتويات. المقدّمة. الشروط المرجعية. خطوات حل المشكلة (المطروحة في التقرير). النتائج (الحلول) التي ت ّم العثور عليها. الخاتمة. التوصيات. المراجع /الببليوغرافيا. المالحق. احرص على أن يتض ّمن ك ّل جزء من أجزاء التقرير عنوانًا رئيسيًا ومجموعة عناوين فرعية تكون في الغالب مرق ّمة لضمان فهم أفضل.
الخطوة الخامسة :إعداد المسودة األولية
بمجرد انتهائك من بناء هيكل التقرير العام ،ابدأ على الفور بكتابة العناوين الرئيسية ث ّم تعبئة ما تحتها ّ بالمعلومات الالزمة التي جمعتها حتى اآلن. عند االنتهاء ستكون على األرجح قد كتبت المسودة األولية لك ّل من الشروط المرجعية وخطوات ح ّل صلت إليها .وعليك اآلن البدء بالعمل على ملحقات التقرير أو المشكلة وأه ّم النتائج ) (Findingsالتي تو ّ الـAppendix. ي المعلومات يجب عليك وضعها في قسم النتائج وأيّها يأتي كجزءٍ من الملحقات، وحتى تعرف تما ًما أ ّ إليك الفرق بين األمرين: النتائج وهي كما يعبّر عنها االسم نتائج مالحظاتك ومقابالتك وك ّل قراءاتك خالل مرحلة البحث .جميعها تش ّكل قاعدة للتقرير .باإلضاف إلى بعض العناصر األخرى التي يعتمد وجودها أو عدمه على نوع التقرير مثل :الصور ،أو الرسومات البيانية. الملحق ي المعلومات يجب أن توضع في قسم الملحقات في نهاية تقرر أ ّ أثناء إعداد المسودة األولى ،عليك أن ّ التقرير ،حيث تكون هذه المعلومات غالبًا: طويلة جدًا بحيث يصعب إضافتها إلى التقرير األساسي. ثانوية أو مك ّملة للمعلومات الرئيسية في التقرير مثل المنشورات ،الجداول ،أو جداول البيانات.
الخطوة السادسة :تحليل المعلومات التي تم العثور عليها وتحضير الخاتمة
الخاتمة هي المكان الذي تحلّل فيه المعلومات التي عثرت عليها ،وتترجمها .وحتى تفعل ذلك ،اقرأ ك ّل ما عثرت عليه بتمعّن ثم اسأل نفسك: ما هي المعلومات التي عثرتُ عليها؟ ما هي أهمية هذه المعلومات؟ ما قيمتها؟ ما الذي تعنيه هذه المعلومات أو البيانات؟ على سبيل المثال ،يمكنك أن تصف كيف يمكن للمعلومات التي جمعتها أن تشرح السبب وراء حدوث استمر الحال ّ تتطرق إليها في التقرير ،أهميّتها بالنسبة للشركة أو آثارها المستقبلية في حال ّ المشكلة التي على ما هو عليه. أي معلومات جديدة في الخاتمة. احرص على عدم إضافة ّ
الخطوة السابعة :تقديم التوصيات
تظن أنّه يجب ّ تتطرق إليها في التقرير أو االقتراحات التي ّ التوصيات هي ما تعتقد أنّه الح ّل للمشكلة التي األخذ بها مستقبالً. لمساعدتك في كتابة التوصيّات ،اتبّع الخطوات التالية: صلت إليه والخاتمة التي كتبتها. أعد قراءة ما تو ّ ف ّكر فيما يجب على الشخص أو الجهة التي طلبت منك كتابة التقرير أن يفعله أو يتجنّب فعله .ما هي اإلجراءات التي يجب اتخاذها؟ أن توصياتك عملية ومبنية بشكل منطقي على الخاتمة. تأ ّكد من ّ احرص على كتابة التوصيات بالتفصيل المناسب الذي يتيح للقارئ معرفة ما يتو ّجب فعله. الخطوة الثامنة :إعداد الملخص التنفيذي وفهرس المحتويات تحتاج بعض التقارير إلى ملّخص تنفيذي و /أو فهرس محتويات ،وعلى الرغم من ّ أن هذين القسمين يأتيان في بداية التقرير ،إالّ أنّك لن تستطيع كتابتهما إالّ بعد االنتهاء من كتابة التقرير نفسه ،وإتمام الهيكل العام والتوصيات الملخص التنفيذي أو الـ Executive Summaryهو عبارة عن مل ّخص من 100كلمة تقريبًا يت ّم في القراء بموضوع التقرير وتلخيص أهم التوصيات الواردة فيه. إخبار ّ
الخطوة التاسعة :كتابة قائمة المراجع
وهي قائمة بجميع المصادر والمراجع التي لجأت إليها في كتابة التقرير .غالبًا ما يت ّم استعمال نظام الـ تضطر الستخدام أنظمة توثيق أخرى. ّ APAفي توثيق المراجع .غير أنّك قد اطلع على المقاالت التالية:لمعرفة المزيد حول كيفية كتابة هذه القائمةّ ،
الخطوة العاشرة :المراجعة النهائية والتدقيق
ي عملية كتابة ،إذ الب ّد لك من مراجعة ما كتبته قبل تسليم النسخة األخيرة. وهي الخطوة األخيرة في أ ّ احرص هنا على التأكد م ّما يلي: طلب منك .راجع اإلرشادات األولية لضمان أنّك التزمت بها أن التقرير يتوافق تما ًما ما ُ بحذافيرها. أن جميع أجزاء التقرير األساسية موجودة ومكتوبة بالترتيب الصحيح. ي ثغرات.أن المعلومات التي يتض ّمنها التقرير صحيحة ومنطقية وال يوجد بينها أ ّ وأن المعلومات التي قدّمتها تدعم الخاتمة والتوصيات في نهاية أن القضية األساسية منطقية ّ المقال. أن جميع المصطلحات والرموز واالختصارات قد ت ّم توضيحها وشرحها في التقرير. ّ أن جميع الرسوم البيانية والرسومات قد ت ّم ترقيمها وكتابة الوصف المناسب تحتها. ّ أن التنسيق العام للتقرير صحيح بما في ذلك الترقيم ،العناوين األساسية والفرعية. ّ أن لغة التقرير مقروءة وصحيحة نحويًا وإمالئيًا. ّ