‫خطوات كتابة تقرير‬

‫الخطوة األولى‪ :‬تحديد الشروط المرجعية‬

‫حتى تتم ّكن من تحديد الشروط المرجعية للتقرير‪ ،‬ابدأ بقراءة اإلرشادات المقدّمة لك بشأن التقرير وأ ّ‬
‫ي‬
‫معلومات أخرى إضافية أعطيت لك حول كيفية كتابته‪ .‬ث ّم ابدأ بعدها بالتفكير في هدف التقرير من خالل‬
‫طرح األسئلة التالية على نفسك‪:‬‬
‫ما الذي يدور حوله التقرير؟‬ ‫‪‬‬
‫ما الذي نحتاجه من هذا التقرير؟‬ ‫‪‬‬
‫لماذا نحتاج هذا األمر؟‬ ‫‪‬‬
‫متى نحتاج هذا التقرير (أو المعلومات التي فيه)؟‬ ‫‪‬‬
‫لمن هو مو ّجه؟ من هو الجمهور المستهدف لقراءة التقرير؟‬ ‫‪‬‬
‫عند اإلجابة عن هذه األسئلة وتجميع المعلومات المقدّمة إليك بشأن التقرير‪ ،‬سيصبح لديك خطة عامة‬
‫حول ما يجب أن يتض ّمنه التقرير‪.‬‬

‫الخطوة الثانية‪ :‬تحديد إجراءات الكتابة‬

‫ّ‬
‫ستخطط كيفية البحث عن المعلومات وطريقة كتابة التقرير المناسبة‪ .‬وحتى تتم ّكن من‬ ‫في هذه الخطوة‪،‬‬
‫ذلك‪ ،‬أجب على األسئلة التالية‪:‬‬
‫ما هي المعلومات التي أحتاج إليها لكتابة التقرير؟‬ ‫‪‬‬
‫هل أحتاج ألي قراءات إضافية قبل البدء؟‬ ‫‪‬‬
‫ما هي المقاالت أو المستندات التي أحتاج إليها؟‬ ‫‪‬‬
‫هل أحتاج للتواصل مع المكتبات أو أي جهات معيّنة الستكمال التقرير؟‬ ‫‪‬‬
‫هل يحتاج التقرير إلى إجراء مقابالت مع أشخاص معيّنين أو مراقبة عيّنة ما؟‬ ‫‪‬‬
‫ي تسجيل بيانات معيّنة؟‬‫هل يجب عل ّ‬ ‫‪‬‬
‫كيف سأحصل على ك ّل معلومة من المعلومات أعاله؟ (مقابلة األشخاص‪ ،‬العثور على‬ ‫‪‬‬
‫المقاالت‪...‬الخ)‪.‬‬
‫بمجرد أن تجيب عن هذه األسئلة ستكون قد رسمت الطريق الذي عليك أن تسلكه والخطوات التي يجب‬
‫ّ‬
‫أن تتبعها من أجل كتابة التقرير‪.‬‬
 ‫الخطوة الثالثة‪ :‬العثور على المعلومات‬
‫لتقريرك‪ .‬وحتى تفعل ذلك قد تحتاج إلى قراءة‬
‫ِ‬ ‫الخطوة التالية هي العثور على المعلومات الالزمة‬
‫المراجع والمصادر المختلفة‪ ،‬إجراء مقابالت مع األفراد أو مراقبتهم أو غير ذلك من سبل جمع‬
‫المعلومات‪.‬‬
‫احرص في هذه الخطوة على أن تكون المعلومات التي تعثر عليها مناسبة وذات عالقة بموضوع‬
‫التقرير‪ .‬تأ ّكد على الدوام من معايير تقييم التقرير واإلرشادات المعطاة إليك باإلضافة إلى الجدول الزمني‬
‫للتنفيذ حتى تضمن بقاءك على الطريق السليم‪.‬‬

‫الخطوة الرابعة‪ :‬تحديد الهيكل العام للتقرير‬

‫تمتلك التقارير بشكل عام هيكالً عا ًما واحدًا‪ ،‬لكنها مع ذلك قد تختلف اعتمادًا على واحد أو أكثر م ّما يلي‪:‬‬
‫نوع التقرير‪ :‬سوا ًء كان علميًا أو مخبريًا أو وظيفيًا أو غير ذلك‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫درجة رسمية التقرير‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫طول التقرير‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫وعليه فقد يتض ّمن هيكل التقرير العناصر التالية‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫صفحة العنوان‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫المل ّخص التنفيذي‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫فهرس المحتويات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫المقدّمة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫الشروط المرجعية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫خطوات حل المشكلة (المطروحة في التقرير)‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫النتائج (الحلول) التي ت ّم العثور عليها‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫الخاتمة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫التوصيات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫المراجع‪ /‬الببليوغرافيا‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫المالحق‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫احرص على أن يتض ّمن ك ّل جزء من أجزاء التقرير عنوانًا رئيسيًا ومجموعة عناوين فرعية تكون في‬
‫الغالب مرق ّمة لضمان فهم أفضل‪.‬‬

‫الخطوة الخامسة‪ :‬إعداد المسودة األولية‬

‫بمجرد انتهائك من بناء هيكل التقرير العام‪ ،‬ابدأ على الفور بكتابة العناوين الرئيسية ث ّم تعبئة ما تحتها‬
‫ّ‬
‫بالمعلومات الالزمة التي جمعتها حتى اآلن‪.‬‬
‫عند االنتهاء ستكون على األرجح قد كتبت المسودة األولية لك ّل من الشروط المرجعية وخطوات ح ّل‬
‫صلت إليها‪ .‬وعليك اآلن البدء بالعمل على ملحقات التقرير أو‬
‫المشكلة وأه ّم النتائج )‪ (Findings‬التي تو ّ‬
‫الـ‪Appendix.‬‬
 ‫ي المعلومات يجب عليك وضعها في قسم النتائج وأيّها يأتي كجزءٍ من الملحقات‪،‬‬
‫وحتى تعرف تما ًما أ ّ‬
‫إليك الفرق بين األمرين‪:‬‬
‫النتائج‬
‫وهي كما يعبّر عنها االسم نتائج مالحظاتك ومقابالتك وك ّل قراءاتك خالل مرحلة البحث‪ .‬جميعها تش ّكل‬
‫قاعدة للتقرير‪ .‬باإلضاف إلى بعض العناصر األخرى التي يعتمد وجودها أو عدمه على نوع التقرير‬
‫مثل‪ :‬الصور‪ ،‬أو الرسومات البيانية‪.‬‬
‫الملحق‬
‫ي المعلومات يجب أن توضع في قسم الملحقات في نهاية‬
‫تقرر أ ّ‬
‫أثناء إعداد المسودة األولى‪ ،‬عليك أن ّ‬
‫التقرير‪ ،‬حيث تكون هذه المعلومات غالبًا‪:‬‬
‫‪ ‬طويلة جدًا بحيث يصعب إضافتها إلى التقرير األساسي‪.‬‬
‫‪ ‬ثانوية أو مك ّملة للمعلومات الرئيسية في التقرير مثل المنشورات‪ ،‬الجداول‪ ،‬أو جداول البيانات‪.‬‬

‫الخطوة السادسة‪ :‬تحليل المعلومات التي تم العثور عليها وتحضير الخاتمة‬

‫الخاتمة هي المكان الذي تحلّل فيه المعلومات التي عثرت عليها‪ ،‬وتترجمها‪ .‬وحتى تفعل ذلك‪ ،‬اقرأ ك ّل ما‬
‫عثرت عليه بتمعّن ثم اسأل نفسك‪:‬‬
‫‪ ‬ما هي المعلومات التي عثرتُ عليها؟‬
‫‪ ‬ما هي أهمية هذه المعلومات؟ ما قيمتها؟‬
‫‪ ‬ما الذي تعنيه هذه المعلومات أو البيانات؟‬
‫على سبيل المثال‪ ،‬يمكنك أن تصف كيف يمكن للمعلومات التي جمعتها أن تشرح السبب وراء حدوث‬
‫استمر الحال‬
‫ّ‬ ‫تتطرق إليها في التقرير‪ ،‬أهميّتها بالنسبة للشركة أو آثارها المستقبلية في حال‬
‫ّ‬ ‫المشكلة التي‬
‫على ما هو عليه‪.‬‬
‫أي معلومات جديدة في الخاتمة‪.‬‬
‫احرص على عدم إضافة ّ‬

‫الخطوة السابعة‪ :‬تقديم التوصيات‬

‫تظن أنّه يجب‬
‫ّ‬ ‫تتطرق إليها في التقرير أو االقتراحات التي‬
‫ّ‬ ‫التوصيات هي ما تعتقد أنّه الح ّل للمشكلة التي‬
‫األخذ بها مستقبالً‪.‬‬
‫لمساعدتك في كتابة التوصيّات‪ ،‬اتبّع الخطوات التالية‪:‬‬
‫صلت إليه والخاتمة التي كتبتها‪.‬‬
‫أعد قراءة ما تو ّ‬ ‫‪‬‬
‫ف ّكر فيما يجب على الشخص أو الجهة التي طلبت منك كتابة التقرير أن يفعله أو يتجنّب فعله‪ .‬ما‬ ‫‪‬‬
‫هي اإلجراءات التي يجب اتخاذها؟‬
‫أن توصياتك عملية ومبنية بشكل منطقي على الخاتمة‪.‬‬ ‫تأ ّكد من ّ‬ ‫‪‬‬
‫احرص على كتابة التوصيات بالتفصيل المناسب الذي يتيح للقارئ معرفة ما يتو ّجب فعله‪.‬‬ ‫‪‬‬
 ‫الخطوة الثامنة‪ :‬إعداد الملخص التنفيذي وفهرس المحتويات‬
‫تحتاج بعض التقارير إلى ملّخص تنفيذي و‪ /‬أو فهرس محتويات‪ ،‬وعلى الرغم من ّ‬
‫أن هذين القسمين‬
‫يأتيان في بداية التقرير‪ ،‬إالّ أنّك لن تستطيع كتابتهما إالّ بعد االنتهاء من كتابة التقرير نفسه‪ ،‬وإتمام‬
‫الهيكل العام والتوصيات‬
‫الملخص التنفيذي أو الـ ‪ Executive Summary‬هو عبارة عن مل ّخص من ‪ 100‬كلمة تقريبًا يت ّم في‬
‫القراء بموضوع التقرير وتلخيص أهم التوصيات الواردة فيه‪.‬‬
‫إخبار ّ‬

‫الخطوة التاسعة‪ :‬كتابة قائمة المراجع‬

‫وهي قائمة بجميع المصادر والمراجع التي لجأت إليها في كتابة التقرير‪ .‬غالبًا ما يت ّم استعمال نظام الـ‬
‫تضطر الستخدام أنظمة توثيق أخرى‪.‬‬ ‫ّ‬ ‫‪ APA‬في توثيق المراجع‪ .‬غير أنّك قد‬
‫اطلع على المقاالت التالية‪:‬‬‫لمعرفة المزيد حول كيفية كتابة هذه القائمة‪ّ ،‬‬

‫الخطوة العاشرة‪ :‬المراجعة النهائية والتدقيق‬

‫ي عملية كتابة‪ ،‬إذ الب ّد لك من مراجعة ما كتبته قبل تسليم النسخة األخيرة‪.‬‬
‫وهي الخطوة األخيرة في أ ّ‬
‫احرص هنا على التأكد م ّما يلي‪:‬‬
‫طلب منك‪ .‬راجع اإلرشادات األولية لضمان أنّك التزمت بها‬ ‫أن التقرير يتوافق تما ًما ما ُ‬ ‫‪‬‬
‫بحذافيرها‪.‬‬
‫أن جميع أجزاء التقرير األساسية موجودة ومكتوبة بالترتيب الصحيح‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ي ثغرات‪.‬‬‫أن المعلومات التي يتض ّمنها التقرير صحيحة ومنطقية وال يوجد بينها أ ّ‬ ‫‪‬‬
‫وأن المعلومات التي قدّمتها تدعم الخاتمة والتوصيات في نهاية‬ ‫أن القضية األساسية منطقية ّ‬ ‫‪‬‬
‫المقال‪.‬‬
‫أن جميع المصطلحات والرموز واالختصارات قد ت ّم توضيحها وشرحها في التقرير‪.‬‬ ‫ّ‬ ‫‪‬‬
‫أن جميع الرسوم البيانية والرسومات قد ت ّم ترقيمها وكتابة الوصف المناسب تحتها‪.‬‬ ‫ّ‬ ‫‪‬‬
‫أن التنسيق العام للتقرير صحيح بما في ذلك الترقيم‪ ،‬العناوين األساسية والفرعية‪.‬‬ ‫ّ‬ ‫‪‬‬
‫أن لغة التقرير مقروءة وصحيحة نحويًا وإمالئيًا‪.‬‬ ‫ّ‬ ‫‪‬‬