‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫وزارة التربية الوطنية‬

‫المعهد الوطني لتكوين موظفي قطاع التربية الوطنية ابن الزهرة‬
‫الغالي ‪-‬مستغانم‪-‬‬

‫بحث حول‪:‬‬

‫التقارير اليومية و المراسالت اإلدارية‬

‫من إعداد‪:‬‬
‫‪ ‬جريو محمد أمين‬

‫السنة التكوينية‬
‫‪2022/2023‬‬
 ‫التقارير اليومية و المراسالت اإلدارية‬
‫بحلول القرن العشرين و مع تزايد عدد المؤسسات و إتساع حجمها ظهر مصطلح اإلدارة و التي تمثل أساس العمل المؤسساتي‬
‫الناجح ‪ ،‬و من أجل الوصول إلى أهداف اإلدارة وتحقيق‪ 3‬واجباتها‪ 3‬البد من تنظيم اإلمكانات البشرية والمادية الموضوعة تحت‬
‫تصرفها‪ ،‬لذا تندرج وظيفة التنظيم ضمن الوظائف‪ 3‬الرئيسية لمسؤول أي مؤسسة باعتبار أن جودة العمل وسالمة القرار في أي‬
‫مستوى‪ 3‬يتوقف على مدى تنظيم مختلف المصالح وقنوات‪ 3‬االتصال التي تقام بين المسير وبين أقطاب اإلدارة األخرى من جهة‪،‬‬
‫وبينه وبين السلطات السلمية من جهة ثانية بهدف متابعة ومراقبة وتوجيه وتسيير اإلدارة او المصلحة المكلف بها خصوصا‪3‬‬
‫وأن هذا المسير‪ 3‬ال يستطيع أن يضطلع بجميع النشاطات ويكون حاضرا في كل المرافق في وقت واحد مهما بلغة كفاءته‬
‫وتجاربه‪ ،‬و بإختصار فإن المدير او المسير‪ 3‬بحاجة ماسة إلى إجراء االتصاالت والمشاورات وتبادل اآلراء مع رؤسائه و‬
‫مرؤوسيه‪.‬‬
‫و في هذا البحث الذي بين أيدينا اليوم سوف نركز على شكلين من أشكال هذه االتصاالت و هو‬
‫التقارير اليومية و المراسالت اإلدارية‬ ‫‪-‬‬
‫التقارير اليومية‬
‫‪-‬أوال ‪ :‬ما هو التقرير؟‪:‬‬
‫التقرير هو وثيقة مكتوبة تتضمن وصفا أو تحليال لمجريات مرفق‪ 3‬أو مصلحة أو عملية من العمليات أو حادثة أو واقعة‪ ،‬تسمح‬
‫بترك أثر و دعامة للقرارات التي تنبثق عن إدارة او مصلحة‪ ،‬كما تسمح بتحديد‪ 3‬المهام والمسؤوليات بوضوح‪.‬‬
‫تتميز بمجموعة من المواصفات في الشكل والمضمون هي‪:‬‬
‫‪ -‬دقة الوصف والتحليل‪.‬‬
‫‪ -‬بساطة اللغة‪.‬‬
‫‪ -‬اإليجاز في التعبير‪.‬‬
‫‪ -‬وحدودية الموضوع‪3.‬‬
‫‪ -‬المصدر والتاريخ والتوقيع‪3.‬‬
‫‪ -‬دقة المعلومات‬
‫ثانيا‪ :‬ما الهدف من تحرير التقارير‪:‬‬
‫تهدف التقارير إلى تحقيق أغراض تختلف بحسب المواضيع والمعلومات‪ 3‬المراد تبليغها إلى المسؤول وهي‪:‬‬
‫‪ -‬التبليغ عن حالة طارئة‪.‬‬ ‫‪ -‬بيان حالة مصلحة في فترة زمنية معينة‪.‬‬
‫‪ -‬تشخيص وطرح مشكلة‪.‬‬ ‫‪ -‬تحليل وضعية من الوضعيات‪.‬‬
‫‪ -‬استقصاء معلومات وإحصاءات‪.‬‬
‫‪ -‬وصف‪ 3‬حادثة أو واقعة‪.‬‬
‫ثالثا‪ :‬ما هي الشروط الفنية التي يجب ان يتميز بها كل تقرير‪:‬‬
‫مهما كان نوع التقرير وشكله و بما أنه مرآة تعكس كفاءة واهتمام محرره فينبغي أن يحظى بالعناية الالزمة ويخضع للشروط‪3‬‬
‫الفنية التالية‪:‬‬
‫‪ -‬جمع المعلومات واإلحصاءات الالزمة والتأكد من صحتها‪.‬‬
‫‪ -‬تقديم الوضعيات‪ 3‬المقصود تبليغها وإبراز عناصرها األساسية بمنتهى الدقة والوضوح‪3.‬‬
‫‪ -‬تغطية كل مجريات الحادثة إذا تعلق األمر بذلك وإبراز‪ 3‬ظروفها‪ 3‬ومالبساتها‪ 3‬والمتسببين فيها‪.‬‬
 ‫‪ -‬تحري الموضوعية وتفادي الحشو واالستطراد‪3.‬‬
‫‪ -‬إفادة المسؤول‪ 3‬في النهاية بخالصة تتضمن الرأي الشخصي في الموضوع‪ 3‬وتقديم االقتراحات إذا اقتضى‪ 3‬األمر ذلك‪.‬‬
‫رابعا‪ :‬أنواع التقارير في المؤسسات التربوية‪:‬‬
‫إن دليل الوثائق اإلدارية الصادر عن وزارة التربية الوطنية سنة ‪ 1985‬حدد بوضوح أهم التقارير‪ 3‬المستعملة والمتداولة في‬
‫المؤسسات‪ 3‬التربوية وهي‪:‬‬
‫أ‪-‬تقرير الدخول‬
‫ويتضمن خالصة مقتضبة عن الظروف التي تم فيها الدخول المدرسي وإبراز‪ 3‬أهم الصعوبات التي تعوق تمدرس التالميذ في‬
‫المجال التربوي والبيداغوجي‪ 3‬والمادي‪.‬‬
‫ب‪-‬تقرير الخروج‬
‫ويصاغ‪ 3‬حسب النموذج الرسمي الذي وضعته وزارة التربية الوطنية ويتناول‪ 3‬مجموعة من المحاور‪ 3‬منها نتائج مجالس األقسام‬
‫لنهاية السنة‪ ،‬تحضير الدخول المدرسي‪ 3‬القادم – رزنامة مجالس األقسام مجالس التعليم وخالصة المقترحات المنبثقة عنها‪ ،‬تقويم‬
‫البرامج الدراسية الخ‪.‬‬
‫ج‪-‬تقرير رئيس المؤسسة المتعلق بالميزانية‬
‫ويتضمن هذا التقرير تحليال وافيا لمشروع‪ 3‬الميزانية من حيث المداخيل والنفقات مع إبراز العناصر‪ 3‬األساسية التي تقتضي‬
‫التبرير‪ 3‬والتوضيح‪.‬‬
‫د‪-‬تقرير رئيس المؤسسة المتعلق بالحساب المالي‬
‫يتناول رئيس المؤسسة في هذا التقرير شروحا حول المداخيل والنفقات والفوائض المالية وكذا الصعوبات‪ 3‬التي اعترضته في‬
‫تنفيذ ميزانية السنة المنصرمة‪ ،‬وكل ما من شانه أن يفيد الوصاية في مجال استعمال االعتمادات المالية‪.‬‬
‫ه‪-‬التقرير العام حول سير المؤسسة‬
‫يتناول هذا التقرير بوجه الخصوص استعمال الموارد‪ 3‬البشرية والهياكل العادية والمتخصصة وكذا تنظيم‪ 3‬الدراسة ومدى احترام‬
‫المواقيت الرسمية ويتضمن مجموعة من الوثائق الرسمية هي‪:‬‬
‫‪ -‬كشف مفصل للتالميذ الحاضرين‪.‬‬
‫‪ -‬كشف مفصل للموظفين اإلداريين‪.‬‬
‫‪ -‬جداول خدمات المعلمين حسب المواد‪.‬‬
‫‪ -‬كشف اللغات الحية‪.‬‬
‫‪ -‬جدول تطبيق المواقيت الرسمية‪.‬‬
‫‪ -‬جدول مواقيت األقسام‪.‬‬
‫‪ -‬جدول مواقيت األساتذة‪.‬‬
‫‪ -‬جدول استعمال الحجرات العادية‪.‬‬
‫‪ -‬جدول استعمال الحجرات المتخصصة‪.‬‬
‫‪ -‬جدول خدمات معلمي المدارس االبتدائية التابعة للمأمن‪.‬‬
‫‪ -‬غالف مطبوع من الورق المقوى توضح بداخله الوثائق‪ 3‬المذكورة‪.‬‬
 ‫و‪-‬تقرير الحوادث المتعلقة بالموظفين‬
‫يتضمن الظروف‪ 3‬التي وقعت فيها الحادثة من حيث المكان والزمان واألطراف المسؤولة عن الحادث واإلجراءات المتخذة للتكفل‬
‫بالمصاب‪.‬‬
‫ز‪-‬تقرير الحادثة المدرسية‬
‫يتعلق هذا التقرير بالحوادث التي تقع تحت مسؤولية المؤسسة ويتضمن عدة عناصر تتعلق بوضع تصميم‪ 3‬للحادثة والمتسببين‬
‫فيها والشهود‪ 3‬الحاضرين واإلجراءات المتخذة للتكفل بالمصاب‪ .‬ينجز هذا التقرير على مطبوع‪ 3‬رسمي‪ 3‬خاص وتوجه نسخ منه‬
‫إلى مديرية التربية وتعاضدية الحوادث المدرسية‪.‬‬
‫ح‪-‬التقرير اليومي لمستشار التربية‬
‫يعد هذا التقرير همزة وصل بين مستشار التربية والناظر‪ 3‬ورئيس المؤسسة ويتضمن مجموعة من المعلومات المتعلقة بإحصاء‬
‫التالميذ‪ ،‬وغياباتهم‪ ،‬وحالة الهياكل‪ ،‬ومواظبة األساتذة والمساعدين ومالحظات‪ 3‬أخرى حول مجريات النشاط خالل اليوم‪.‬‬
‫ط‪-‬التقرير اليومي للمصالح االقتصادية‬
‫يتكفل المسير المالي بإعداد هذا التقرير الذي يتناول فيه مجموعة من العناصر المتعلقة بإحصاء التالميذ والموظفين المستفيدين‬
‫من الوجبات الغذائية في فطور الصباح والغداء والعشاء‪ ،‬ومواظبة المستخدمين وحالة المحالت‪ ،‬واألشغال المنجزة وغيرها من‬
‫المالحظات األخرى المتعلقة بالسير المادي للمؤسسة‪.‬‬
‫ي‪-‬التقرير اليومي للممرض أو الممرضة‬
‫يستعرض الممرض في هذا التقرير الحاالت المرضية المسجلة خالل اليوم واإلجراءات المتخذة للتكفل بالمرضى‪ 3‬من حيث‬
‫العالج وتقديم اإلسعافات‪ 3‬األولية وغيرها من المالحظات األخرى المتعلقة بالصحة المدرسية‪.‬‬
‫وهناك تقارير أخرى غير واردة في الدليل الرسمي ولكنها تكتسي أهمية تربوية خاصة نوردها فيما يلي‪:‬‬ ‫‪-‬‬
‫ك‪-‬تقرير المكتبة‬
‫يتكفل بتحضيره المكلف بسير المكتبة ويتناول‪ 3‬عدة عناصر تتعلق بعدد المستفيدين‪ ،‬ونسبة المقروئية‪ ،‬ووضعية المكتبة وحاالت‬
‫اإلتالف وغيرها من المالحظات واالقتراحات األخرى التي ترمي‪ 3‬إلى تحسين سير المكتبة‪.‬‬
‫ل‪-‬تقرير المخبري‬
‫يتناول المخبري‪ 3‬في هذا التقرير وضعية المخابر والوسائل‪ 3‬التعليمية وحاالت اإلتالف وتقديم المقترحات والمالحظات‬
‫واالقتراحات األخرى التي ترمي إلى تحسين شروط‪ 3‬العمل‪.‬‬
‫خامسا‪:‬ما الفائدة من هذه التقارير(كيفية إستغاللها)‬
‫ليست العبرة في تحضير‪ 3‬هذه التقارير‪ 3‬وتقديمها‪ 3‬إلى المسؤول فقط‪ ،‬ولكن العبرة في استغالل محتوياتها بما يخدم الفعل التربوي‪3‬‬
‫ويساهم‪ 3‬في رفع مستوى‪ 3‬األداء لدى المصالح‪ ،‬ويتخذ‪ 3‬هذا االستغالل أشكاال عدة نذكر منها على سبيل المثال ال الحصر ما يلي‪:‬‬
‫‪ -‬قراءة هذه التقارير‪ 3‬قراءة متأنية واعية للوقوف على مواطن الضعف‪.‬‬
‫‪ -‬إعداد مذكرة داخلية لعالج جانب معين من الجوانب التي تحتويها‪ 3‬هذه التقارير‪.‬‬
‫‪ -‬استدعاء المعنيين بغرض توجيههم ومساعدتهم‪ 3‬على تجاوز أخطائهم وتحسين أساليب عملهم‪.‬‬
‫‪ -‬زيارات ميدانية للوقوف‪ 3‬على المشاكل المطروحة في عين المكان واتخاذ‪ 3‬اإلجراءات الضرورية مع المعنيين لعالج الوضع‪.‬‬
‫‪ -‬الرد على بعض المالحظات واالقتراحات على نفس التقرير الذي تحول النسخة الثانية منه إلى المعني‪.‬‬
 ‫‪ -‬إحصاء السلبيات والنقائص المطروحة في هذه التقارير للخروج بجدول أعمال ثم عقد جلسة عمل مع المعنيين لتشخيص‬
‫الوضع واالتفاق على الصيغة المثلى لتحسين مستوى‪ 3‬األداء‪.‬‬
‫المراسالت اإلدارية‬
‫أوال‪ :‬ماهي المراسلة‪:‬‬
‫يقصد بالمراسالت اإلدارية عملية التواصل بين الموظفين في كافة الشركات أو المؤسسات‪ ،‬و هي الرسالة المتبادلة بين مصلحة‬
‫عمومية وأشخاص عاديين أو العكس أو بين مصلحتين عموميتين‪ ،‬تعد الرسالة االدارية أحد أهم آليات التواصل داخل االدارة‬
‫عبر الكلمة المكتوبة التي يصدرها‪ 3‬المرسل الى المرسل اليه‪ ،‬خاصة وأن اإلدارة تعتمد في كل مستوياتها‪ 3‬على الكتابة في التعبير‬
‫عن إرادتها‪ 3‬واتخاذ‪ 3‬قراراتها كما ان الهدف منها تحقيق التواصل بين اإلدارة وكافة األقسام في المنشأة‪ ،‬و تكون الرسالة مكتوبة‬
‫ورقيا ً أو رقمياً‪3.‬‬
‫ثانيا‪ :‬ماهي اهم الشروط التي يجب ان تتوفر في أي رسالة إدارية؟‪:‬‬
‫يمكن ان تقسم هذه الشروط‪ 3‬الى قسمين ‪:‬‬
‫أ‪-‬الشروط المتعلقة بالمادة والمضمون‬
‫وهي‪:‬‬
‫األسلوب‪ :‬ال يعتبر األسلوب اإلداري أسلوبا خاصاً‪ ،‬فاللغة التي تستعملها‪ 3‬اإلدارة ليست لغة خفية‪ ،‬فهي تستعمل مجموعة من‬
‫الكلمات الجارية التي ينبغي لنا استعمالها‪ 3‬لكي نعبر عن أفكارنا‪ 3‬بوضوح ويفهمنا الغير بسهولة‪.‬‬
‫إالّ أنه قد يحدث أن اإلدارة تستخدم في بعض المراسالت عبارات أو صيغا خاصة تقتضيها نوعية العمل اإلداري‬
‫الوضوح‪ :‬ولكي يكون أسلوب المراسلة اإلدارية واضحا يجب مراعاة ما يلي‪:‬‬
‫التفكير في مستوى تصور‪ 3‬الوثيقة التي يتعين تحريرها‪3.‬‬ ‫‪-‬‬
‫البساطة في التعبير عما نريد تبليغه لآلخرين‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫اإليجاز‪ :‬وهو فن التعبير عن فكرة معينة بأقل ألفاظ ممكنة‪ ،‬وقد قيل قديما (خير الكالم ما قل ودلّ)‪( ،‬البالغة اإليجاز) وهذا‬
‫معناه أنه ينبغي تجنب تكرار القول و أن تزيد كل جملة جديدة شيئا جديدا بالنسبة للجملة السابقة‪.‬‬
‫البساطة‪ :‬أي تجنب التكلف والتصنع‪ 3‬البالغي حتى نضمن وصول المضمون للمرسل إليه دون دفعه إلى إعمال فكره إلدراك‬
‫موضوع الرسالة أو الهدف منها‪.‬‬
‫الدقة‪ :‬وهي تقتضي الحرص على أالّ تستعمل الكلمات إال في معناها الحقيقي الذي ال يقبل االفتراض والتأويل‪ ،‬فاإلدارة تستعمل‬
‫عبارات من القانون اإلداري أو المالي أو بعض المصطلحات ولكنها مطالبة بإدراك مدلوالتها‪ 3‬حتى ال تكون محل تساؤالت‬
‫تحول دون فهم المقصود‪.‬‬
‫الموضوعية‪ :‬إن االعتبارات الشخصية ال مكان لها في المراسالت اإلدارية فعلى المحرر أن يجعل دائما نصب عينيه أن النص‬
‫الذي سيحرره سيعرض على سلطة إدارية‪ ،‬وأن كل نص صادر‪ 3‬من إدارة أو من أفراد في هذا الشأن ينبغي أن يلتزم‬
‫الموضوعية‪ ،‬أي تو ّخي أسلوب محايد ال يعبر عن أية عاطفة شخصية وال عن أي‬
‫انفعال بما في ذلك عبارات الشكر واالمتنان المبالغ فيها‪.‬‬
‫ب‪-‬الشروط المتعلقة بالشكل‬
‫احترام السلم اإلداري‪ :‬كل مراسلة موجهة من أشخاص إلى إدارات عليا يجب أن يحترم فيها السلم اإلداري بحسب ما تقتضيه‬
‫هيكلة اإلدارة المعنية‪ ،‬وكذا الشأن بالنسبة للمراسالت المتبادلة بين المصالح أو بين الهيئات العليا والموظفين‪.‬‬
‫وحدوية الموضوع‪ :‬أن تتناول الرسالة اإلدارية الواحدة موضوعا‪ 3‬واحدا وأن تحرر‪ 3‬على وجه واحد من الورقة‪.‬‬
‫قياس الورق المستعمل‪ :‬أن تحرر على ورق بمقياس ‪21x29‬‬
 ‫ترك الهوامش من جميع الجهات‪ :‬من آداب اللياقة في المراسالت اإلدارية أن تترك الهوامش من جميع الجهات للورقة‪.‬‬

‫ثالثا‪:‬عناصر الرسالة اإلدارية‬

‫تشمل الرسالة اإلدارية على العناصر‪ 3‬التالية‪:‬‬
‫أ‪-‬الرأس‬
‫يحتوي‪ 3‬رأس الرسائل اإلدارية الصادرة عن المؤسسات واإلدارات على عبارة (الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية)‬
‫وتكتب في سطر واحد مع تساوي المسافة الجانبية للورقة وبمسافة تتراوح بين ‪ 12‬و‪15‬ملم‪.‬‬
‫ب‪-‬العنوان أو المرسل‬
‫هو مجموع البيانات التي تسمح بالتعريف‪ 3‬الدقيق بالمصلحة أو الشخص صاحب الرسالة مثال (مدير إكمالية‪ ...‬بلدية كذا‪ ...‬الخ)‪.‬‬
‫السيد‪ :‬فالن‪ ،‬مستشار التربية بإكمالية‪ ....‬الخ)‪.‬‬
‫ج‪-‬المرسل إليه‬
‫هو مجموع البيانات التي تسمح بمعرفة الطرف الذي وجهت إليه المراسلة مثال (إلى السيد مدير التربية‪ ،‬أو السيد الوزير‪ ...‬عن‬
‫طريق‪ 3‬السيد‪.)...‬‬
‫د‪-‬رقم الرسالة‬
‫إذا كانت الرسالة صادرة عن مؤسسة أو إدارة يجب أن يعطى لها رقم خا ص يسمى رقم اإلرسال وهو الرقم الذي يمكن تسجيله‬
‫على الرسالة نفسها أو على جدول اإلرسال‪.‬‬
‫ه‪-‬الموضوع‬
‫هي عبارة تتصدر‪ 3‬جسم الرسالة وتوضح باختصار‪ 3‬الموضوع المراد عرضه أو طرحه على الهيئة المعنية‪ ،‬ويسمح لهذه الهيئة‬
‫باإلدراك‪ 3‬السريع ألهمية الموضوع ويسهل لها دراسته وترتيبه‪.‬‬
‫و‪-‬المراجع والمرفقات‬
‫يمكن أن يشير المرجع إلى اتصال سابق أو إلى قرار إداري سيما إذا تعلقت المراسلة برد على رسالة سابقة‪ ،‬أما عبارة‬
‫"مرفقات" فتعني‪ 3‬الوثائق المرفقة للمراسلة أو نوعها‪.‬‬
‫ي‪-‬النص‬
‫وهو نص الرسالة الذي يعبر فيه صاحبه عن حاجته وغرضه‪ ،‬ويجب أن يخضع للشروط‪ 3‬التي سبقت اإلشارة إليها أعاله‪.‬‬
‫ل‪-‬اإلمضاء والتاريخ‬
‫كل مراسلة إدارية يجب أن تؤرخ وتوقع‪ 3‬من طرف صاحبها‪ ،‬وإذا تعلق األمر بمراسلة صادرة عن مؤسسة أو هيئة إدارية ما‬
‫يجب أن يكون اإلمضاء مسبوقا‪ 3‬بوظيفة الممضي متبوعا باسمه ولقبه وعموما ال يوجد على مستوى المصلحة إال شخص واحد‬
‫مخول له اإلمضاء وهو رئيس اإلدارة أو المصلحة أو المؤسسة‪.‬‬
‫‪. 6‬مالحظات مكملة‬
‫يجب مراعاة ما يلي عند تحرير الرسالة اإلدارية‪:‬‬
‫‪ -‬تجنب الكتابة بقلم الرصاص وكذا التشطيب والمحو‪.‬‬
‫‪ -‬الكتابة بخط واضح مقروء‪.‬‬
‫‪ -‬كل مراسلة في حد ذاتها سرية فعلى المرسل والمرسل إليه عدم إطالع الغير‪.‬‬
 ‫رابعا‪ :‬أنواع الرسائل اإلدارية‪:‬‬
‫يمكن تقسيم الرسائل اإلدارية حسب عدة تخصيصات ‪ ،‬فمثال إذا قسمناها حسب إتجاهها في السلم اإلداري نجد ان هناك ثالثة‬
‫أنواع‪:‬‬
‫الرسالة الهابطة‬
‫وهي الرسالة اإلدارية الرسمية التي توجه من قبل رئيس مستوى إداري أعلى‪.‬‬
‫الرسالة الصاعدة‬
‫وهي الرسالة اإلدارية الرسمية التي توجه من قبل رئيس مستوى إداري أدنى‪.‬‬
‫الرسالة الموازية‬
‫وهي الرسالة اإلدارية الرسمية التي توجه من قبل رئيس مستوى إداري مشابه‪.‬‬
‫فإذا ما شئنا تقسيم أنواع الرسائل حسب مصدرها فإننا سنجد نوعين رئيسين‪:‬‬
‫رسائل إدارية ذات طابع شخصي‪ :‬و تكون موجهة من شخص الى إدارة او العكس‬
‫رسائل إدارية ذات طابع رسمي‪ :‬و تكون متبادلة بين إدارة (مركزية او ال مركزية) و إدارة أخرى او مصلحة الى مصلحة‬
‫أخرى ال تختلف كثيرا عن الرسالة الشخصية إال ببعض العبارات مثل عبارات النداء و المجاملة‬
‫و لو اردنا تقسيم الرسائل حسب موضوعها ‪:‬‬
‫المحضر‬
‫‪   ‬المحضر‪ Procès verbal (p.v) 3‬هو وثيقة إدارية تكتسي‪ 3‬طابع المستند القانوني الحائز على قوة اإلثبات‪ ،‬إذ يتم بموجبه‬
‫إثبات حادث أو معاينة واقعة أو التصريح بالشروع في إنجاز أعمال أو االنتهاء منها‪ ...‬و يشكل المحضر‪ 3‬مرجعا أساسيا فيما‬
‫يتعلق بالموضوع الخصوصي الذي يتضمنه‪ .‬ي ّدون المحضر كافة المعلومات المتعلقة بالمسألة أو الحدث‪ ،‬مع مراعاة اإليجاز‬
‫و الدقة في سرد الوقائع و الحياد التام في عرض األفكار أو المشاهدات‪ ،‬لذلك يتطلب تحرير المحضر حيازة مؤهالت خاصة‬
‫تمكن المحرر من التعبير عما سمع أو شاهد بعبارات وجيزة و مستوفية للغرض‪ ،‬بحيث ال يخل بالمعنى و ال يتغاضى‪ 3‬أو يهمل‬
‫ذكر مسائل ذات أهمية‪.‬‬
‫عرض الحال‬
‫عرض الحال ‪ compte rendu‬هو وثيقة اعلامية تهدف إلى إبالغ الرئيس االداري و إحاطته علما بحادث أو واقعة أو‬
‫مجريات مهمة عمل أو اجتماع‪ ،...‬يتحرى محرره نقل الواقع و سرد الحوادث كما حدثت بالضبط‪ 3‬و بشكل مفصل يتيح للرئيس‬
‫معرفة الحقيقة بكل أبعادها‪ ،‬و في الوقت المناسب‪ ،‬أي قبل فوات االوان‪ .‬المبادرة بتحرير‪ 3‬هذه الوثيقة تكون إما تلقائية‪ ،‬بحيث‬
‫يتولى المحرر‪ 3‬كتابتها‪ 3‬بمجرد حصول الحادث أو الواقعة أو ما يدعو إلى تحرير‪ 3‬عرض حال‪ ،‬أو بأمر من الرئيس االداري‪ ،‬و‬
‫في كال الحالتين ينبغي على المحرر التزام الحياد قدر االمكان و عرض الحالة بدون إبداء رأيه الشخصي‪ 3.‬و يتميّز عرض حال‬
‫االجتماع عن محضر‪ 3‬االجتماع بكون االول أكثر تفصيال بحيث يسجل مجريات االجتماع بشكل مفصل خالفا للمحضر بغية‬
‫الحفاظ على آثار مكتوبة للنقاشات أو المداوالت‪ ،‬بينما يهدف المحضر أساسا إلى تشكيل دعامة قانونية و مرجعية للقرارات‬
‫المتخذة‪.‬‬
‫المذكرات‬
‫المذكرة االدارية ‪ note administrative‬هي وثيقة يجري تداولها داخل االدارة لنقل تعليمات من الرئيس االداري إلى‬
‫مرؤوسيه أو لتبليغ معلومات أو توجيهات إلى بعض المستخدمين أو جميعهم‪ ،‬و تسمى أيضا مذكرة مصلحة‪ .‬و هناك نوع آخر‬
‫من المذكرات تسمى مذكرة التلخيص ‪ ،‬تتضمن دراسة تلخيصيه لكتاب أو تقرير أو مقاالت صحفية أو أي وثيقة أخرى يراد‬
‫تبليغ ملخص عنها إلى الرئيس االداري لتمكينه من أخذ فكرة عامة عن محتوى الوثيقة في وقت قصير‪ ،‬يتولى تحريرها موظف‪3‬‬
‫مختص أو مستشار لدى الرئيس االداري المعني‪ .‬و تعتبر المذكرة االدارية االداة االكثر استعماال داخل االدارات و المؤسسات‬
‫العمومية لنقل معلومات أو توجيهات أو أوامر‪ 3‬من الرؤساء االداريين إلى المرؤوسين في مختلف المستويات‪ 3‬التدرجية‪.‬‬
 ‫الدعوة و االستدعاء‬
‫االستدعاء ‪ convocation La‬و الدعوة ‪ invitation‬عبارة عن رسائل إدارية تهدف إلى طلب حضور‪ 3‬شخص أو أشخاص‬
‫معينين ( بصفة إلزامية ) االستدعاء ( أو طوعية ) الدعوة ( لغرض يتوجب تحديده في نص الرسالة‪.‬‬
‫جداول االرسال‬
‫جداول االرسال و يسمى أيضا حافظة اإلرسال ‪ d’envoi Bordereau‬هو عبارة عن وثيقة إدارية تستخدم في نقل أو‬
‫تحويل الوثائق‪ 3‬و المستندات بين المصالح اإلدارية داخل نفس الوحدة أو بين وحدات إدارية مستقلة‪ ،‬و يهدف أساسا إلى االحتفاظ‬
‫بسند قانوني‪ 3‬يثبت انتقال و تسليم تلك الوثائق و المستندات إلى المرسل إليه‪ ،‬بحيث يتم التأشير باالستالم على النسخة اإلضافية‬
‫للجدول من طرف هذا األخير‪ ،‬قبل أن يسترجعها‪ 3‬المرسل‪.‬‬

‫بعض المراجع المعتمدة في البحث‪:‬‬

‫المجلس األعلى للغة العربية‪ ،‬دليل وظيفي في إدارة الموارد البشرية "مصطلحات‪ 3‬و نماذج"‪ ،‬منشورات المجلس‪2006 ،‬‬
‫التحرير اإلداري تخصص‪ :‬ماستر إدارة مؤسسات وثائقية ومكتبات إعداد وتنقيح األستاذ موسى قطاري جامعة‪ 3‬الجياللي بونعامة خميس مليانة‬
‫دليل الوثائق اإلدارية الصادر عن وزارة التربية الوطنية سنة ‪1985‬‬