‫أدوات وأساليب الرقابة‬

‫أدوات وأساليب الرقابة‪.‬‬

‫هناك العديد من األدوات واألساليب التي يمكن استخدامها للقيام بالرقابة وسوف نستعرض أكثرها انتشارا‪:‬‬

‫‪ 1-‬الميزانية التقديرية‪ :‬وهي األكثر استخداما ومنهم من يعتبرها األداة األساسية لتحقيق الرقابة ويمكن تصنيفها إلى‪:‬‬

‫أ‪ -‬الميزانية التقديرية التشغيلية‪ :‬تختص بمراقبة التكاليف واإليرادات واألرباح‪.‬‬

‫ب‪ -‬الميزانية التقديرية المالية‪ :‬تستهدف تأمين التكامل والتطابق بين الخطة المالية للمؤسسة وخططها التشغيلية ومن أهمها‪:‬‬

‫*الميزانية التقديرية للنفقات الرأسمالية‪ :‬تعد خصيصا لإلنفاق الرأسمالي في المباني‪ ،‬األراضي‪ ،‬اآلالت…… الخ‪.‬‬

‫* الميزانية التقديرية النقدية‪ :‬وهي التنبؤ بالمقبوضات والمدفوعات النقدية والتي على أساسها المقبوضات والمدفوعات الفعلية‪.‬‬

‫*الميزانية التقديرية التمويلية‪ :‬ويعني االحتياجات التمويلية للمؤسسة‪.‬‬

‫‪2-‬البيانات اإلحصائية‪ :‬أي عرض جميع األنشطة وعمليات المؤسسة في شكل بيانات إحصائية تكون إما بيانات تاريخية أو‬
‫بيانات عن فترات مقبلة ويفضل أن تعرض هذه البيانات في شكل خرائط ورسوم بيانية‪ ،‬إال أن هذه الطريقة من الرقابة تحتاج‬
‫إلى تحليل‪.‬‬

‫‪3-‬التقارير والتحاليل الخاصة‪ :‬بالرغم من أن الحسابات التقليدية والتقارير اإلحصائية الدورية تقدم قدرا كبيرا من المعلومات‬
‫الضرورية إال أنه قد يوجد بعض المجاالت والمناطق ال يصح لها ذلك‪ ،‬وفي هذه الحالة فإن التقارير والتحاليل الخاصة يمكنها‬
‫سد هذه الثغرة‪.‬‬

‫‪4-‬تحليل نقطة التعادل‪ :‬هذه الوسيلة من الرقابة تبين العالقة بين المبيعات والتكاليف بطريقة يمكن معها معرفة الحجم الذي‬
‫تكون اإلرادات مساوية بالضبط للتكاليف‪ ،‬وعند حجم أقل من ذلك تتحمل المؤسسة خسارة وفي حالة زيادة الحجم عن حجم‬
‫التعادل فإنها تحقق ربحا‪.‬‬

‫‪5-‬المراجعة الداخلية‪ :‬وهي تقويم األداء المحاسبي والمالي للمؤسسة وكذا األداء التسييري بمختلف نواحيه‪ ،‬ويقوم بهذه‬
‫المراجعة هيئة من المراجعين الداخليين بالمؤسسة أو بواسطة المسييرين أنفسهم‪.‬‬

‫‪ 6-‬المالحظات الشخصية‪ :‬بالرغم من تطورات أساليب الرقابة إال أنه ال يمكننا تجاهل أهميتها عن طريق المالحظة الشخصية‬
‫ألن مهمة العملية التسييرية في األخير هي التأكد من أن أهداف المؤسسة تتحقق بواسطة األفراد من خالل قياس األنشطة التي‬
‫يقومون بها‪.‬‬

‫‪7-‬تحليل القوائم المالية‪ :‬ويكون ذلك من خالل‪:‬‬

‫أ‪ -‬قائمة المركز المالي‪ :‬تعني ظاهرة الوضعية المالية للمؤسسة في زمن معين في أول الدورة المالية ( الميزانية االفتتاحية ) أو‬
‫في آخرها ( الميزانية الختامية ) وتتوقف مصداقيته على مدى تمثيلها للواقع‪.‬‬
 ‫ب‪ -‬قائمة النتائج‪ :‬تتمثل في تحليل النسب المالية ومن أهم هذه النسب‪:‬‬

‫*نسب السيولة‪ :‬تقيس قدرة المؤسسة على مواجهة التزاماتها في المدى القصير‪.‬‬

‫*نسب الديون‪ :‬تقيس أهمية التمويل المقدم من الدائنين أو مدى اعتماد المؤسسة على التمويل الذاتي عن طريق فوائدها‪.‬‬

‫*نسب الدوران‪ :‬تقيس قدرة المؤسسة على الحركة والنشاط مثل سرعتها في بيع البضائع‪.‬‬

‫سادسا‪ :‬خصائص الرقابة الفعالة‬

‫هذه بعض الخصائص التي تميز عملية الرقابة الفعالة عن غيرها‪:‬‬

‫‪1-‬تقديم معلومات صحيحة‪ :‬يجب أن تكون المعلومات المقدمة صحيحة فالمعلومات الخاطئة أو المشوهة تظلل عملية اتخاذ‬
‫القرارات‪ ،‬وهذا ما يؤدي إلى نتائج سيئة غير متوقعة‪.‬‬

‫‪2-‬حسن توقيت المعلومات المقدمة‪ :‬فالمعلومات المتأخرة تفقد معناها وفائدتها بصفة جزئية أو كلية وبذلك تصبح ال قيمة لها بعد‬
‫انقضاء األمر الذي قدمت له‪.‬‬

‫‪3-‬االقتصاد في التكاليف‪ :‬أي يجب أن تكون عملية الرقابة مساوية لتكلفتها‪ ،‬حتى تحقق االقتصاد في التكاليف وقد يحدث هذا‬
‫عندما توضع الرقابة بشكل يناسب عمل وحجم المؤسسة‪.‬‬

‫‪4-‬سهولة الفهم‪ :‬معناه تفهم المسير لعملية الرقابة وطبيعة النتائج المنتظرة منها وكذا المعلومات المقدمة لها‪ ،‬حتى يكون على‬
‫علم بما يجري في المؤسسة وبالتالي ال يقوم باتخاذ قرارات خاطئة‪.‬‬

‫‪ 5-‬التركيز‪ :‬هدفه جلب انتباه المسير بسرعة إلى االنحرافات التي تشكل نقاط اختناق المؤسسة وتعرقل سير العمل وانسياب‬
‫اإلنتاج وهذا حتى يتسنى له اختيار المعايير اإلستراتيجية لمواجهة ذلك‪.‬‬

‫‪6-‬تسهيل اتخاذ القرارات‪ :‬بمعنى أن الرقابة تقوم بتقديم معلومات واضحة ومحددة تصلح أساسا التخاذ القرارات دون الحاجة‬
‫لتفسير والتحليل وتكون نتيجة تسهيل مهمة المسير وعدم تضييعه الوقت في األمور األقل أهمية‪.‬‬

‫سابعا‪ :‬الوصايا العشر لنظام الرقابة الفعال‬

‫‪ 1-‬إن الرقابة هي نشاط بحثي بالدرجة األولى‪ ،‬أي أن الهدف منها ليس العقاب أو منح الثواب بقدر ما تستهدف التعرف على‬
‫أسباب االنحرافات وكيفية عالجها إذا لزم األمر‪ ،‬أو أنها تهدف إلى تحقيق الرسملة الجيدة على األداء الحالي وضمان‬
‫إستمراريته بالمستوى المرضي‪.‬‬

‫‪ 2-‬إن الرقابة قد تؤدي على شعور العاملين باإلحباط إذا لم يتم توضيح أهميتها والهدف منها وشرح جدواها للعاملين‪.‬‬

‫‪3-‬تنمية الرقابة الذاتية تساهم بدرجة كبيرة في تخفيض عبئ العمل المرتبط بأنواع الرقابة األخرى‪.‬‬

‫‪4-‬إن الرقابة وسيلة وليست غاية والمشكلة تختلف عن مظاهر المشكلة‪.‬‬

‫‪ 5-‬ضرورة أن تتواءم األنشطة واألساليب الرقابية مع طبيعة الموقف وكلما أمكن محاولة استخدام مزيج من أنواع الرقابة‬
‫المختلفة ( المتزامنة‪ ،‬التاريخية والداخلية…… الخ‪).‬‬

‫‪6-‬ضرورة محاولة استخدام الرقابة لتحقيق أكثر من غاية واحدة‪.‬‬

 ‫‪ 7-‬إن توافر المعلومات أساس للرقابة الجيدة‪ ،‬وإن النظام الرقابي الجيد هو الذي يوفر ويبلغ عن االنحرافات بسرعة قبل تفاقم‬
‫المشكلة‪.‬‬

‫‪8-‬عوائد النظام الرقابي الجيد يجب أن تزيد عن تكلفته‪.‬‬

‫‪9-‬إن نظام الرقابة الجيد يجب أن يكون مفهوما‪.‬‬

‫‪10-‬إن الحصول على تأييد األفراد وكذلك اإلدارة العليا لنظام وأسلوب الرقابة المطبق يعتبر ضرورة لنجاحه‪.‬‬

‫ثامنا‪ :‬تقييم األداء‪:‬‬

‫ترتبط الرقابة بتقييم األداء ارتباطا وثيقا‪ ،‬فتقييم األداء يعتبر جزءا من نظام الرقابة‪ ،‬وإذا كانت الرقابة تنطوي على عملية قياس‬
‫األداء وتصحيحه فإن تقييمه هو عبارة عن دراسة وتحليل جوانب القوة والضعف التي تكتنف إنجاز األنشطة سواء الفرد أو‬
‫المنظمة أو أي جزء من أجزائها‪.‬‬

‫والشك أن الهدف من تقييم األداء بهذا التعريف هو التعرف أو الحكم على مدى فعالية المنظمة أو قياس إنتاجيتها‪ .‬هذا ويجدر‬
‫اإلشارة في هذا الخصوص إلى ما يلي‪:‬‬

‫‪1-‬ال يوجد اتفاق حتى اآلن على مفهوم الفعالية‪.‬‬

‫‪2-‬تتعدد مقاييس ومؤشرات قياس الفعالية ليس فقط بتعدد أهداف وتوجيهات الباحثين بل أيضا بتعدد واختالف طرق ومداخل‬
‫الدراسة وطبيعة األنشطة التي تمارسها المنظمات‪.‬‬

‫ويضاف إلى ما سبق أن تقييم األداء يساعد أيضا في تحقيق األهداف والمنافع اآلتية على سبيل المثال‪:‬‬

‫)‪(2-1‬بالنسبة للفرد‪ :‬تحسين إدراك الفرد وتطوير مفاهيمه المرتبطة بتقييم األداء ( أساليب التقييم‪ ،‬األداء الماضي واألداء‬
‫المتوقع…… الخ ) باإلضافة على توضيح الفرص المتاحة لتحسين وتطوير أداء الفرد‪ ،‬ودعم ثقة الفرد في نفسه وتشجيع أو‬
‫إرشاد اإلدارة‪.‬‬

‫)‪(2-2‬بالنسبة للمدير‪ :‬تعريف المديرين بطرق تدعيم وتشجيع األفراد سلوكا وأداءا‪ ،‬مساعدة المديرين في تخطيط القوى العامة‪،‬‬
‫دعم ثقتهم بأنفسهم وبمرؤوسيهم… الخ‪.‬‬

‫)‪(2-3‬بالنسبة للمنظمة‪ :‬يساعد تقييم األداء في تحسين طرق التنبؤ باألداء المتوقع‪ ،‬تحديد جوانب الضعف وطرق عالجها‬
‫وتوفير المعلومات اإلدارية الضرورية التخاذ القرارات أو التحفيز باإلضافة إلى تحديد متطلبات أو برنامج التدريب والتنمية‬
‫للموارد البشرية والمادية والتكنولوجية وكذلك اختيار العمالة الجيدة وغيرها‪.‬‬

‫‪3-‬وأخيرا فإن التداخل واالرتباط بين عملية الرقابة وتقييم األداء يعتبر حقيقة ال يمكن تجاهلها فتقييم األداء يساعد على تحديد‬
‫االنحرافات وتوضيح طرق وأساليب عالجها وذلك في مختلف المستويات التنظيمية‪ ،‬كما أن نظام الرقابة الجيد البد أن يحتوي‬
‫نظاما جيدا لتقييم األداء هذا ويوضح الشكل التالي تقييم األداء في عملية الرقابة‬