‫يعتم د النش اط اإلداري عموم ا واالتص ال بوج ه خ اص‪ ،‬في اإلدارات والمؤسس ات العمومي ة‪ ،‬على الوس ائل‬

‫الكتابية والدعائم الورقية بشكل أساسي‪ ،‬وذلك العتب ارات عملي ة و تنظيمي ة و قانوني ة؛ و علي ه يمكن الق ول أن‬
‫نجاعة اإلدارة العمومية وفعالية أنشطتها يرتبطان ارتباط ا وثيق ا بم دى ص الحية وس المة الوث ائق والنص وص‬
‫المحررة فيها‪ ،‬ومن ثم يتوجب على الموظفين العموميين‪ ،‬على اختالف مستوياتهم ووظائفهم‪ ،‬حيازة الم ؤهالت‬
‫الالزمة لتحرير المراسالت و الوثائق اإلدارية بشكل سليم وصحيح‪ ،‬شكال و مضمونا‪.‬‬
‫إن تحرير الوثائق اإلدارية ـ س واء م ا تعل ق منه ا بتبلي غ معلوم ات (رس ائل‪ ،‬تق ارير‪ )...‬أو إص دار توجيه ات‬
‫(مذكرات‪ ،‬تعليمات‪ )...‬أو خلق وضعيات قانونية (قرارات‪ ،‬مقررات‪ )...‬أو غيره ا ـ يتطلب مراع اة جمل ة من‬
‫المبادئ و القواعد المعبرة عن طبيع ة المرف ق اإلداري باعتب اره ممثال للس لطة العمومي ة من جه ة‪ ،‬والمندمج ة‬
‫ضمن نظام قيمي ومعياري يحدد العالقات بين مختل ف المص الح والوح دات اإلداري ة‪ ،‬وعالق ات ه ذه األخ يرة‬
‫بمستخدميها و بمستعملي المرافق العامة من جهة ثانية ‪.‬‬
‫ه ذه االعتب ارات جميعه ا تض في على التحري ر اإلداري ص فات خصوص ية تم يزه عن ب اقي أن واع التحري ر‬
‫(التجاري‪ ،‬اإلعالمي‪ ،‬االجتماعي ‪ ،)...‬و تقتضي من ثم تحدي د اإلط ار الع ام له ذا الحق ل المع رفي و توص يف‬
‫التقنيات الخصوصية لتحرير مختلف الوثائق اإلدارية‪.‬‬
‫مفهوم التحرير اإلداري‬ ‫‪.1‬‬
‫يقصد بالتحرير اإلداري عملية إنشاء أو كتابة مختلف المراسالت و الوثائق و النصوص اإلدارية وف ق ص يغ و‬
‫مواصفات خصوصية تستجيب لمقتضيات نابعة من طبيع ة النش اط اإلداري و من نوعي ة الرواب ط بين مختل ف‬
‫الوحدات و المستويات اإلدارية و كذا عالقات هذه األخيرة بالمتعاملين الخارجيين‪.‬‬
‫هذه الوثائق و المحررات من الكثرة و التنوع بحيث يصعب حصرها جميعا‪ ،‬و تتب اين اس تخدامات العدي د منه ا‬
‫باختالف الجهات اإلداري ة المعني ة‪ ،‬غ ير أن هن اك ع ددا من الوث ائق الواس عة االس تعمال في ش تى اإلدارات و‬
‫المرافق كالمراسالت و التق ارير و المحاض ر و غيره ا ‪.‬الم يزة المش تركة له ذه المح ررات جميعه ا تتمث ل في‬
‫كونها تعتمد صيغة و شكال متميزين‪ ،‬يعبر عن هذه الصيغة باألسلوب اإلداري‪ ،‬و هو أسلوب يتس م بمواص فات‬
‫خصوص ية ته دف إلى تحقي ق ع دد من األغ راض األساس ية كالدق ة و الوض وح و التج رد و الموض وعية و‬
‫المشروعية و غيرها‪ ،‬أما الشكل فيهدف إلى إضفاء صفة الرسمية على اعتبار أن هذه الوثائق تترتب عليها آثار‬
‫و التزامات قانونية مختلفة‪.‬‬
‫القواعد والمرتكزات األساسية للتحرير اإلداري‬ ‫‪.2‬‬
‫يقصد بالمرتكزات األساسية للتحري ر اإلداري مجم وع الض وابط والمتطلب ات ال واجب مراعاته ا من أج ل أداء‬
‫عملية التحرير بطريقة صحيحة وفعالة‪ ،‬ألن االتصال بين الجهات اإلدارية المختلف ة أو بين اإلدارة والمتع املين‬
‫معها ليس كأي اتصال آخر بحكم الطبيعة القانونية لهذه الهيئات من جه ة‪ ،‬والتزام ات التحف ظ و الش رعية ال تي‬
‫تحكم عالقاتها بغيرها من األشخاص (الطبيعيين أو االعتباريين) من جهة ثاني ة ‪ .‬وعلي ه ف إن التحري ر اإلداري‬
‫يتطلب مراعاة عدد من الضوابط أهمها‪ :‬الضوابط الشكلية‪ ،‬والضوابط القانونية وأخيرا الضوابط اللغوية‪.‬‬
‫الضوابط الشكلية‬ ‫أ‪.‬‬
‫تصاغ مختلف الوثائق و النصوص اإلدارية في قوالب خصوصية تضفي عليها الصفة الرسمية و تحدد هويته ا‬
‫اإلدارية‪ ،‬فسواء تعلق األمر بالمراسالت أو الوثائق أو النصوص فإنه ا جميع ا تح رر في أش كال متم يزة ‪ .‬ه ذه‬
‫الش كلية ت برز مص در الوثيق ة‪ ،‬طبيعته ا‪ ،‬وجهته ا‪ ،‬مرجعيته ا‪ ،‬و غيره ا من العناص ر الض رورية و الالزم ة‬
‫إلض فاء الص بغة الرس مية على الوثيق ة‪ ،‬و ال تي تن درج ض من اإلط ار الق انوني و التنظيمي المس ير للنش اط‬
‫اإلداري‪ ،‬و سنأتي على ذكر هذه العناصر الشكلية بالتفصيل عن د تن اول ك ل ن وع من الوث ائق على ح ده نظ را‬
‫لتباين شكليات كل وثيقة و تميزها عن الوثائق األخرى‪.‬‬
 ‫الضوابط و المتطلبات القانونية‬ ‫ب‪.‬‬
‫تشكل المحررات اإلدارية دعائم أساس ية للنش اط اإلداري‪ ،‬و وس ائل تس تعملها اإلدارة إلنج از مهامه ا‪ ،‬و علي ه‬
‫يتوجب على المحرر امتثال اإلطار القانوني المح دد و المنظم له ذه األنش طة‪ ،‬فس واء تعل ق األم ر بالمراس الت‬
‫اإلدارية أو بباقي النصوص و الوثائق‪ ،‬فإن التحرير اإلداري يراعي مضامين النصوص التشريعية و التنظيمي ة‬
‫المتعلقة بالشأن موضوع المراسلة أو الوثيقة‪.‬‬
‫إن حجية الوثيقة اإلدارية و ما يترتب عليها من آثار و التزامات قانونية‪ ،‬و توخيا لمبدأ المش روعية ال تي يجب‬
‫أن تتحلى بها كل التص رفات اإلداري ة‪ ،‬يفرض ان على المح رر اإلداري الح رص الت ام على مطابق ة محررات ه‬
‫للنصوص القانونية السارية‪ ،‬دفعا ألي عيب شكلي أو موضوعي قد يعتري هذه المحررات‪.‬‬
‫إن الوثيقة اإلدارية تتضمن عددا من العناصر تعكس طبيعة الوثيقة و هوية الجهة اإلدارية المص درة له ا‪ ،‬ه ذه‬
‫العناصر ال تتحدد اعتباط ا ب ل تس تند إلى النص وص المنظم ة للهياك ل و لألنش طة اإلداري ة المعني ة بمض مون‬
‫الوثيقة‪.‬‬
‫الضوابط و المتطلبات اللغوية‬ ‫ج‪.‬‬
‫يتطلب التحرير اإلداري قدرا كبيرا من الدقة والوض وح تجنب ا لاللتباس ات الداللي ة ال تي ت ؤدي حتم ا إلى س وء‬
‫الفهم و تباين التأويالت‪ ،‬لذلك ينبغي على المحرر الحرص على الكتابة الصحيحة و الفصيحة و البعيدة عن ك ل‬
‫ما يشين التراكيب اللغوية أو يعيق اإلبانة عن المع اني المقص ودة ك اإلعراب أو بن اء الجمل ة أو دالالت الص يغ‬
‫الصرفية أو غيرها‪.‬‬
‫والس بيل إلى تحقي ق ه ذه الغاي ة ه و تمكين المح رر من حي ازة ق درات لغوي ة متنوع ة (مف ردات ‪ -‬ت راكيب ‪-‬‬
‫مترادفات‪ ...‬إلخ) تجعله يعبر تعبيرا صحيحا ً عما يقص د تبليغ ه أو تدوين ه ‪ ،‬ل ذلك ينص ح أه ل االختص اص أن‬
‫يكون أسلوب (المحرر) بسيطا‪ :‬فال حاجة إلى تنميق العبارة و التأنق في التركيب‪ ،‬إنما المهم هو إيضاح المعنى‬
‫و إيصاله إلى ذهن القارئ بسهولة و يصبح خاليا من الصناعة اللفظية والتكلف‪ ،‬مع المحافظة على قواعد اللغ ة‬
‫وروابطها‪.‬‬
‫خصائص ومميزات التحرير اإلداري‬ ‫‪.3‬‬
‫تتطلب قابلية القراءة السليمة للمحررات اإلدارية توفر قدر كبير من الوضوح و الدقة في المعاني و البساطة في‬
‫التراكيب اللغوية‪ ،‬مما يف رض على المح رر االعتن اء باألس لوب و الح رص على الكتاب ة بش كل متم يز‪ ،‬ي برز‬
‫طبيعة و هوية الهيئة اإلدارية مصدر الوثيقة‪ ،‬و الشخصية الوظيفية لمحرر الوثيقة‪.‬‬
‫و التحرير اإلداري يتميز ضرورة بعدد من المواصفات‪ ،‬و يخضع لمجموعة من القواعد‪ ،‬تؤهله لتحقيق غايات ه‬
‫على أوسع نطاق ممكن‪ ،‬هده المواصفات و القواعد تشكل ما يصطلح عليه "األسلوب اإلداري "‪.‬‬
‫و يقصد باألسلوب طريقة اإلنشاء واختيار األلفاظ و تأليفها للتعبير عن المعاني قص د اإلفص اح‪ ،‬و هن اك أن واع‬
‫كثيرة من األساليب‪ :‬األسلوب األدبي‪ ،‬و األسلوب العلمي‪ ،‬و األسلوب الصحفي‪ ،‬األسلوب اإلداري‪ ،‬و غيرها‪...‬‬
‫و يتميز األسلوب اإلداري عن األساليب األخرى بعدد من المواصفات الخصوصية‪ ،‬نس تعرض أهمه ا فيم ا يلي‬
‫بإيجاز ‪:‬‬
‫الرسمية‬ ‫‪-‬‬
‫الرسمية تجعل األسلوب اإلداري يتميز و يـختلف عن غ يره من األس اليب‪ ،‬ال تي تم يز ك ل مج ال عن األخ ر‪.‬‬
‫وتتجلى ميزة الرسمية في األسلوب اإلداري في نقطتين أساسيتين هـما‪ :‬الدمغة‪ :‬التي تتمثل في التسمية الرس مية‬
‫للدولة‪ ،‬مثل عالمة الجمهورية الجزائرية الديـمقراطية الشعبية‪ .‬استعمال اللغة الرسمية في تـحرير الوثيق ة‪ ،‬من‬
‫خالل اللغة العربية باعتبارها اللغة الرسمية في الدستور‪.‬‬
 ‫المسؤولية‬ ‫‪-‬‬
‫إن مبدأ المسؤولية هو أساس التحرير اإلداري ويقصد بها هنا سلطة اتخاذ القرار مع تحمل نتائج ه واألص ل أن‬
‫الرئيس اإلداري هو المسؤول األول لتنفيذ المهام المسندة إليه عمال بالقاعدة التي تقول حيث تكون السلطة تكون‬
‫المس ؤولية‪ ،‬لكن ق د يتغيب ه ذا المس ؤول لم انع م ا (ش رعي وم برر) ويف وض ج زءا من ص الحياته ألح د‬
‫مساعديه ‪ ،‬فال ينبغي أن يتعدى هذا األخير الصالحيات المفوض فيها‪.‬‬
‫الموضوعية‬ ‫‪-‬‬
‫يتوجب على المحرر اإلداري‪ ،‬حفاظا على مصداقية اإلدارة العمومية و حرص ا على تحقي ق المص لحة العام ة‪،‬‬
‫تجنب االنقي اد إلى الم ؤثرات الذاتي ة أو الخارجي ة و التج رد من األحك ام المس بقة أو االنحي از لجه ة معين ة ‪.‬‬
‫وتنعكس هذه الموضوعية على أسلوب الخطاب اإلداري الذي ينبغي أن يترفع عن الصيغ العاطفية أو العب ارات‬
‫االنفعالية‪ ،‬و كل ما من شأنه أن يخل بمبدأ التجرد و الحياد‪ ،‬و يستحس ن في ه ذا الس ياق اس تعمال أفع ال مبني ة‬
‫للمجهول‪ ،‬و لغة خطاب تتسم بالتناسق و تبرز الص فة الوظيفي ة للمح رر ال ص فته الشخص ية ‪ .‬ومن مقتض يات‬
‫الموض وعية أيض ا نق ل الوق ائع أو س رد األح داث على حقيقته ا‪ ،‬أي كم ا ح دثت فعلي ا‪ ،‬و تجنب أي محاول ة‬
‫لتوجيهها وجهة ذاتية أو التأثير على القارئ بغية تكريس دالالت و أفكار معينة‪.‬‬
‫الدقة‬ ‫‪-‬‬
‫يقص د بالدق ة انتق اء ألف اظ و ص يغ تجنب الق ارئ الوق وع في مزال ق االلتب اس ال داللي و س وء التأوي ل‪ ،‬وذل ك‬
‫بالحرص على اختيار المف ردات والعب ارات ال تي تفي د المع اني المقص ودة بدق ة متناهي ة وتع بر عن الح دث أو‬
‫الواقعة بشكل مباشر ‪ .‬وعلي ه يت وجب على المح رر الت دقيق في الص ياغة اإلداري ة‪ ،‬بحيث يخت ار من الكلم ات‬
‫أدقها للتعبير عن المعنى الذي يجول في ذهنه‪ ،‬ويتجنب الصيغ التي تؤدي إلى تشويه المعاني أو تعيق اس تيعابها‬
‫بسهولة ويسر ‪.‬‬

‫البساطة والوضوح‬ ‫‪-‬‬

‫المحررات اإلدارية هي وثائق موجهة إلى فئات مختلفة و متفاوت ة من حيث المس تويات العلمي ة و المعرفي ة‪ ،‬و‬
‫حتى تكون هذه المحررات مفهومة و واضحة للجميع ينبغي على المحرر استخدام أس لوب بس يط و واض ح ‪ .‬و‬
‫ترتكز هذه البساطة على استخدام المفردات المتداولة بكثرة في الحياة اإلدارية و التي يس تطيع الق ارئ اس تيعاب‬
‫مدلوالتها بسرعة و بدون عناء‪ ،‬و تقص ير العب ارات بم ا يس مح بقراءته ا بس هولة و يس ر‪ ،‬و تجنب التك رار و‬
‫التكلف و الصيغ الطويلة و الغامضة ‪.‬‬
‫اإليجاز‬ ‫‪-‬‬
‫يقصد باإليجاز التعبير عن الفكرة أو األفكار التي يشتمل عليها موضوع المحررات اإلداري ة بأق ل م ا يمكن من‬
‫األلف اظ والعب ارات‪ ،‬و تجنب تحمي ل الوثيق ة مواض يع متع ددة أو غ ير متجانس ة‪ ،‬و ك ذلك الح رص على خل و‬
‫التحرير من الحشو والتطويل غير الالزم‪.‬‬
‫احترام السلم اإلداري أو التدرج الوظيفي‬ ‫‪-‬‬
‫التسلسل اإلداري أو التدرج الوظيفي هو التنظيم الهرمي السائد في اإلدارات والمؤسسات‪ ،‬والذي يح دد لألف راد‬
‫مجموعة من القواعد الهيكلي ة الهادف ة إلى ف رض االنض باط واالح ترام وامتث ال المرؤوس ين ألوام ر رؤس ائهم‬
‫اإلداريين على ش تى المس تويات التدرجي ة من أس فل اله رم إلى القم ة ‪ .‬ومن مقتض يات اح ترام الس لم اإلداري‬
‫مراعاة مبدأ األولويات الرئاسية‪ ،‬إذ ال يحق للمرؤوس الكتابة إلى رئيس ه األعلى في الس لم اإلداري دون إش عار‬
‫ال رئيس اإلداري المباش ر ‪ .‬واألس لوب اإلداري يعكس ه ذا الت درج وي برزه من خالل اس تعمال تع ابير وص يغ‬
‫خاصة تحترم الفوارق التسلسلية‪ ،‬بحيث ال يخاطب المحرر رئيسه كما يخاطب مرؤوسيه أو نظرائ ه‪ ،‬ب ل ينتقي‬
‫لكل جهة أسلوبا خاصا و عبارات مناسبة ‪.‬‬
‫المجاملة‬ ‫‪-‬‬
‫يقصد بالمجاملة استعمال عب ارات ي راعى من خالله ا اح ترام مش اعر المخ اطبين و تجنب اس تعمال العب ارات‬
‫المحقرة أو المض ايقة‪ ،‬و تتجلى ه ذه المجامل ة بالخص وص في اس تعمال ص يغ خاص ة عن د ال رد على طلب ات‬
‫المواطنين أو المستخدمين‪ ،‬حيث يتوجب على المحرر التحلي باللباقة و انتقاء العبارات اإليجابية التي تترك باب‬
‫األم ل مفتوح ا في حس المخ اطب ‪ .‬و من مقتض يات المجامل ة اس تعمال الص يغ التش ريفية (يش رفني‪ ،‬لي‬
‫الشرف‪ )...‬عند افتتاح المراس الت‪ ،‬و العب ارات المهذب ة (يس رني‪ ،‬يؤس فني‪ )...‬لل رد على الطلب ات ب القبول أو‬
‫الرفض‪.‬‬
‫خاتمة‬
‫إن العناية بالتحرير اإلداري و حيازة الق درات و الم ؤهالت الالزم ة لكتاب ة المح ررات اإلداري ة بش كل جي د و‬
‫سليم‪ ،‬ينبغي أن تشكل إحدى األولويات لدى كل موظف عمومي مهم ا ك انت وظيفت ه أو مس تواه الت درجي‪ ،‬ألن‬
‫الجميع مدعوون بشكل مستمر أو ظرفي إلى إنجاز عمليات التحرير اإلداري‪ ،‬كما أن صورة الموظف‪ ،‬كفاءات ه‬
‫و شخصيته تبرز بشكل كامل و صريح من خالل محرراته و كتاباته‪ ،‬لذلك ينبغي على كل موظف عمومي بذل‬
‫قصارى جهده لتحصيل التقنيات الخاصة بالتحرير اإلداري و اإللمام بها ‪.‬‬