‫جامعة محمد األول بوجدة‬

‫ماستر السياسات المالية والجبائية‬

‫عرض حول‪:‬‬

‫تقنيات التحرير اإلداري‬

‫تلخيص لكتاب األستاذ‪ :‬بوعالم السنوسي‬

‫تحت إشراف‪:‬‬ ‫من إعداد الطلبة‪:‬‬

‫األستاذ‪ :‬زهور محمد‬ ‫ابن جياللي فريد‬

‫الحاجي انوار‬

‫حرار فاطمة الزهراء‬

‫حكام نهيلة‬

‫حماني سارة‬

‫لحياني محمد‬

‫السنة الجامعية ‪2024-2023‬‬

 ‫الفهرس‬

‫مقدمة‪3..............................................................................................‬‬

‫المطلب األول‪ :‬الخصائص العامة للتحرير اإلداري‪5...................................................‬‬

‫المطلب الثاني‪ :‬المطلب الثاني‪ :‬معايير التحرير اإلداري‪12............................................‬‬

‫المطلب الثالث‪ :‬قواعد التحرير اإلداري " نماذج"‪16....................................................‬‬

‫خاتمة‪34............................................................................................‬‬

‫‪2‬‬
 ‫مقدمة‬

‫تلعب المراسالت كوسيلة من وسائل االتصال دو ار حيويا وهاما في تسيير أعمال األجهزة‬

‫والمؤسسات الحكومية‪ .‬وترمي إلى المزيد من ربط أواصر التواصل والتعايش بين اإلدارة والمواطنين وتؤثر‬

‫تأثي ار مباش ار في نقل المعلومات ‪ .‬ولما كانت المراسالت اإلدارية هي أول صورة تعطي انطباعا على الجهاز‬

‫أو المؤسسات الصادرة منها كما أنها في معظم األحيان تحتوي على معلومات وبيانات هامة تعتبر مصد ار‬

‫خصبا لتاريخ المؤسسة أو الجهاز الذي صدرت منه فلقد أصبحت المراسلة تستحق االهتمام‪.‬‬

‫تستعمل اإلدارة والمؤسسات في اتصاالتها مجموعة من النصوص والوثائق اإلدارية المكتوبة‬

‫يختلف حجمها وتتفاوت استعماالتها ويتميز كل نص وتتميز كل وثيقة إدارية بخصوصيات فيما يتعلق‬

‫بعناصر صياغتها وقواعد تقديمها‪.‬‬

‫لقد لفت انتباه الب احثين القصور الموجودة في المراسالت اإلدارية على القواعد السليمة لتحريرها‪.‬‬

‫فلقد الحظوا أن المحررين باإلدارات وحتى خارج اإلدارات يهملون قواعد النحو والصرف وقواعد التركيب‬

‫وعدم استخدام عالمات الترقيم‪ ،‬ومما لفت انتباههم كذلك هو أن الكثير من المراسالت اإلدارية غامضة‬

‫وصعبة الفهم بسرعة وال يتوفر فيها عنصر القوة‪.‬‬

‫إن التحرير اإلداري يتميز بعدة خصائص تحكم أسلوبه ال بد للمحرر من معرفتها‪ .‬وتتميز‬

‫المراسالت اإلدارية على غيرها بأنها تستعمل أسلوبا خاصا بها وأن الكتابة باللغة العربية أو بلغة أخرى في‬

‫الميدان اإلداري لها وضعها وطبيعتها الخاصة‪ .‬ورغبة في نشر بعض المعارف ومعالجة موضوع التحرير‬

‫اإلداري ارتأينا أن نقدم لمن يعملون في الحقل اإلداري المتنوع والواسع بكتاب نتناول فيه مسائل الصياغة‬

‫والتحرير ونقدم فيه عرضا موج از بأهم النماذج التي يمكن األخذ بها في معالجة بعض الحاالت مع توضيح‬

‫ألهم مكونات المراسالت والنصوص‪.‬‬

‫يتناول الكتاب الخصائص العامة للتحرير (المطلب األول)‪ ،‬ويتحدث عما يجب في الخطابات من‬

‫حيث الشكل والموضوع (المطلب الثاني)‪ ،‬كما يتحدث في استفاضة عن المذكرات وما يجب فيها والتقارير‬

‫‪3‬‬
‫وأنواعها وما ينبغي لها والق اررات واألوامر اإلدارية والمنشورات وإلى الرسائل وكل ما يتعلق بها ويقدم نماذج‬

‫لها (المطلب الثالث)‬

‫‪4‬‬
 ‫المطلب األول‪ :‬الخصائص العامة للتحرير اإلداري‬

‫اإلدارة العمومية محكومة بالتشريعات والعاملون باإلدارات العمومية وخارجها يعملون ويتصرفون‬

‫في حدود هذه التشريعات واالختصاصات والسلطات الموكول إليهم‪ .‬فال يتصرفون كما يشاءون‪ ،‬مسؤوليتهم‬

‫أمام السلطات التشريعية واألجهزة القضائية والرقابية وغيرها ال تترك مجاال لحرية التصرف‪ ،‬ويلعب التحرير‬

‫اإلداري دو ار مهما في توطيد العالقات بين اإلدارة والجماهير الدي ينبني حول أسس (الفقرة األولى)‬

‫وخصائص تؤطر التحرير اإلداري (الفقرة الثانية)‪.‬‬

‫الفقرة االولى‪ :‬التحرير اساس التواصل االداري‬

‫تعتبر المراسالت وسيلة االتصال المعنية بنقل المعلومات وكما عبر عنها الدكتور بوعالم السنوسي‬

‫"االتصاالت المكتوبة هي شريان حياة اإلدارة وكل منظمة‪ ،‬ألنها تعنى بتجميع وتوفير كافة المعلومات‬

‫والبيانات الالزمة الستمرار العملية اإلدارية‪".‬‬

‫نعني باالتصال تلك العملية التي بموجبها تنتقل المعلومات من شخص ألخر ولكي نعتبر هذا‬

‫التواصل صحيحا البد من توافر جمله من الشروط من قبيل‪:‬‬

‫* مصدر المعلومات‬

‫* وضوح الفكرة في ذهن صاحب الخطاب‬

‫* القدرة على نقل الفكرة بوضوح‪.‬‬

‫للمراسالت دورها الحيوي داخل المؤسسات الحكومية حيث تؤثر على جودها وكفاءة ادائها ألعمالها‬

‫وهي أيضا تلك االداة او تلك الصلة بين المؤسسات والمجتمع التي تخدمه وفي هذا اإلطار نميز بين نوعين‬

‫‪5‬‬
‫من المراسالت حيث نجد المراسالت الداخلية والخارجية وهي ال تصدر بشكل عفوي‪ ،‬انما تحمل دالالت‬

‫وأوامر حسب مضمون القرار وذلك بموجب السلطة المخولة لها من طرف القانون‪.‬‬

‫تقنية االتصال في اإلدارة ليست وليدة العصر‪ ،‬انما هي تقنية صاحبت اإلدارة مذ ظهورها وتطورت‬

‫هذه التقنية بتطور المجتمع وأصبحت ذات اهميه بالغة‪ ،‬فما من نشاط وتغير داخل المجتمع اال وتدفعه‬

‫اإلدارة وتقف خلفه‪ ،‬فكما عبر عنها الدكتور بوعالم السنوسي "اإلدارة هي أعظم حقائق الحياة السياسية‬

‫واالقتصادية واالجتماعية ولها ليد الطويلة في تقرير االمور وتصريف شؤون الحياة وتحقيق االهداف التي‬

‫يطمح المجتمع في الوصول اليها‪".‬‬

‫ان االتصاالت الكتابية ورغم ما عرفته االدارة من تعدد وسائل التواصل في عصرنا الحاضر‬

‫حافظت على مكانتها‪ ،‬والتي تعتمد على المراسالت بأنواعها المختلفة وذلك في جميع االدارات العمومية‬

‫فبها ومن خاللها تخاطب الدولة الجمهور وتدعوه للطاعة وتحذره من المخالفة‪.‬‬

‫وفي إطار الحديث عن االتصال والتواصل في اإلدارة يمكننا ان نميز بين نوعين من االتصال‪،‬‬

‫األول داخل اإلدارة والثاني خارجها‬

‫أوال‪ :‬االتصال داخل اإلدارة‬

‫وظائف اإلدارة كما هو متعارف عليها متنوعة ومختلفة فكل نشاط للمجتمع‪ ،‬اال وتجد خلفه اإلدارة‪،‬‬

‫وبتطور هذه األنشطة كان لزاما على اإلدارة ان تطور من قواعدها في التواصل مما للمراسالت داخل اإلدارة‬

‫من أهمية كبيرة‪.‬‬

‫تلعب االتصاالت دو ار هاما في اإلدارة من اجل تبادل المعلومات والحقائق واالفكار وذلك من اجل‬

‫انجاز المهام المطلوبة واتخاذ وسائل االتصال الرسمية قنوات عديده رأسيه وأفقيه وينقسم االتصال الراسي‬

‫بدوره الى اتصال هابط اخر صاعد‪.‬‬

‫‪6‬‬
‫* االتصال الهابط هو الذي يتضمن االوامر والتعليمات التي يبلغها الرؤساء للمرؤوسين وغالبا‬

‫ما تكون مكتوبه‪.‬‬

‫* اما االتصال الصاعد فهو الذي يمثل اقتراحات ونتائج العمل التي يرفعها المرؤوسون‬

‫لرؤسائهم‪.‬‬

‫* ويقصد باالتصال االفقي ذلك االتصال الذي يستلزمه العمل والتنسيق بين اجزائه ومراحله‪.‬‬

‫ان جميع المستويات تطلب من مستخدمي االدارة ان يرفعوا تقارير يوميه واسبوعيه وشهريه وسنوية‬

‫يبينوا فيها ما تم تنفيذه وما لم يتم تنفيذه مع ذكره اسباب عدم التنفيذ والصعوبات والعراقيل التي تجابههم‪.‬‬

‫ثانيا‪ :‬االتصاالت خارج اإلدارة‬

‫تعد االدارة خلية من خاليا المجتمع تؤثر فيه وتتأثر به‪ ،‬ولقد اصبحت العالقة بين اإلدارة‬

‫والمواطنين أكثر توثقا حيث نرى ان الدولة تأخذ على عاتقها القيام بدور الرقيب والمحرك والرائد‪.‬‬

‫تلعب وسائل االتصال دو ار هاما في عالقات اإلدارة المتعددة مع محيطها الخارجي‪ ،‬وتستعمل‬

‫اإلدارة وسائل االتصال في عالقتها مع المواطنين ألخبارهم او استفسارهم أو إلجابتهم نوعا خاصا من‬

‫المراسالت وقد تراسلهم لتبادل المعلومات او لتقديم اقتراحات بحكم المهام الموكول اليها‪.‬‬

‫اما في عالقتها مع الخواص األجنبية تستعمل اإلدارة اسلوبا خاصا وتستعمل كذلك انماطا خاصه‬

‫من الرسائل المكتوبة واالنواع االخرى من الوثائق اإلدارية‪ .‬ويتجلى هذا االسلوب في شكله ومضمونه في‬

‫اظهار مكانه اإلدارة والمؤسسة وسلطتها ودرجات التعاون الموجود الذي هو اساس مميزات العمل االداري‪.‬‬

‫‪7‬‬
 ‫الفقرة الثانية‪ :‬خصائص المكتوب اإلداري‬

‫إن طبيعة اإلدارة وطبيعة مهمتها جعلتها تستعمل أسلوبا يتميز بالخصائص التالية‪ :‬احت ارم التسلسل‬

‫اإلداري‪ ،‬روح المسؤولية‪ ،‬الموضوعية‪ ،‬المجاملة‪ ،‬الدقة والصحة‪ ،‬الوضوح واإليجاز‪.‬‬

‫• احترام التسلسل اإلداري‪:‬‬

‫تشكل اإلدارة بنية هرمية واسعة ومنظمة تسلسليا‪ ،‬من قاعدة هذا الهرم إلى الوزير الذي هو السلطة‬

‫العليا في الو ازرة‪ ،‬وتقوم أيضا من الوزير إلى رئيس الدولة تسلسل بين المؤسسات السياسية‪ .‬نجد اذن داخل‬

‫اإلدارة‪ :‬سلطة تسلسلية تمارس من أعلى إلى أسفل‪ ،‬مرؤوسيه تسلسلية من أسفل إلى أعلى‪.‬‬

‫ينتج عن احترام التسلسل اإلداري انضباط تعم بدونه الفوضى المطلقة في المصالح اإلدارية‬

‫وتعبر الكتابات اإلدارية باستمرار عن هذا االحترام بواسطة تعابير ومفردات خاصة‪ .‬حيث أن بعض التعابير‬

‫وبعض المصطلحات ال تستعمل إال إذا كاتب الرئيس مرؤوسيه بينما‪ ،‬تخصص األخرى منها عند مكاتبة‬

‫المرؤوس رئيسه‪ ،‬كما تستعمل تعابير خاصة في حالة ما إذا تكاتب موظفان متساويان أو في حالة تواضع‬

‫الرئيس أمام مرؤوسيه‪.‬‬

‫فهكذا يكاتب الرئيس مرؤوسيه‪ :‬يشرفني أن أطلب منكم حضور االجتماع الذي سينعقد بمقر‬

‫الو ازرة‪..........‬أرجوكم السهر على تنفيذ هذه المهمة‪........‬ارجوكم أ ن تولوا اهتماما بالغا إلى إنجاز هذا‬

‫المشروع‪.‬‬

‫وعند مكاتبة المرؤوس رئيسه يقول‪ :‬يشرفني أن أعرض عليكم أسباب ‪...........‬يشرفني أن‬

‫التمس منكم اإلذن‪..............‬يشرفني أن أوافيكم رفقته بالتقرير ‪............‬‬

‫ومن أمثلة التعابير المستعملة بين الموظفين المتساوين‪ :‬يشرفني أن أخبركم‪ .............‬يشرفني‬

‫أن أحيطكم علما‪............‬يشرفني أن أطلب منكم قبول ‪ .........‬يشرفني أن أوجه إليكم‪.........‬يشرفني‬

‫أن اقترح عليكم‪.‬‬

‫‪8‬‬
 ‫• روح المسؤولية‪:‬‬

‫إ ن الكتابات اإلدارية تلزم اإلدارة أمام العموم‪ ،‬فالسلطة الموقعة للوثيقة هي التي تتحمل مسؤولية‬

‫ما تتضمنه هذه الوثيقة ولو لم تصدر عنها‪ .‬وتتجلى هذه المسؤولية في بيان السلطة الموقعة‪ :‬يجب ذكر‬

‫اسم الموقع بوضوح مما يعطي أهمية التوقيع‪ ،‬كما يجب أن يكتب االسم كامال أسفل توقيعه مع بيان صفته‬

‫القانونية‪ ،‬وإن اقتضى الحال السلطة التي خولت له حق التوقيع‪ .‬توقع المراسلة مبدئيا من طرف أعلى سلطة‬

‫في المصلحة عمليا يؤدي تفويض التوقيع إلى التوقيع مرونة في هذا المبدأ‪.‬‬

‫ويتعين كذلك عند تبليغ تصريحات الغير اال يذكر تعريفه أو اسمه‪ ،‬والموقع نفسه هو الذي يتحمل‬

‫المسؤولية وعليه في هذه الحالة أن يتخذ احتياطاته‪ ،‬وهذا أيضا من باب المجاملة إزاء الغير بحيث البد من‬

‫التحري قبل توجيه التهمة مثال‪ :‬بدل‪ :‬أخبرني السيد "فالن" أنكم قمتم بسرقة نقول بلغني أنكم قد تكونوا‬

‫متهمين بسرقة‪ .‬بدل‪ :‬آثار انتباهي السيد "فالن" أنكم لن تنظروا في القضية في اآلجال المحدد لها‪ .‬نقول‪:‬‬

‫أثير انتباهي إلى أن القضية ‪ ...‬لم ينظر فيها بعد‪.‬‬

‫• الموضوعية‪:‬‬

‫تعمل اإلدارة في خدمة الجميع والصالح العام‪ ،‬ولذلك عليها أن تنصف بالنزاهة والموضوعية كما‬

‫يجب أال تعبر عن المشاعر الشخصية‪ ،‬فمحرر الوثيقة ناد ار ما يكون موقعها‪ ،‬لهذا ينبغي أن يمسك عن‬

‫اإلعراب عن المشاعر‪ .‬ومن جهة أخرى فإن الموقع ال يحرر باسمه ولكن باسم اإلدارة وبناء على المهام‬

‫التي يزاولها داخل المصلحة ويجب أن تكون الوثيقة الموقعة ممكنة القبول من طرف أي موظف أنيطت به‬

‫نفس المهام‪.‬‬

‫فعلى المحرر إذن أن يتجنب التعابير التي يطغى عليها الطابع العاطفي والشخصي والتعسفي أو‬

‫االنفعالي‪ :‬متمنيات‪ ،‬أمل‪ ،‬فرح‪ ،‬حزن‪ ،‬قلق‪.‬‬

‫‪9‬‬
‫أمثلة‪ :‬ال نكتب‪ :‬أعلن لكم عن ألنها (عبارة مفاجئة ومزعجة) بل نكتب‪ :‬يشرفني أن أنهي إلى‬

‫علمكم أنه ‪ ..........‬بدل‪ :‬في انتظار جواب إيجابي تفضلوا بقبول ‪ ......‬نقول‪ :‬تفضلوا بقبول ‪ ....‬مع‬

‫(حذف كل ما سبق)‪.‬‬

‫ملحوظة‪ :‬يجوز استعمال عبارة "يؤسفني أن" عوض "يشرفني أن" لتخفيف جواب سلبي‪،‬‬

‫كما يمكن استعمال صيغة "يسعدني أن" في رسالة شخصية عندما تريد أن تؤكد على الجانب‬

‫الشخصي لهذه المراسلة لكي تعلن عن قرار إيجابي للمخاطب معروف (ترقية‪ ،‬نجاح في مباراة‪،‬‬

‫إنعام بوسام)‬

‫• المجاملة‪:‬‬

‫تعتبر المجاملة نتيجة للموضوعية‪ ،‬وهي واجبة ألن المواطنين جديرين كذلك باالحترام‪،‬‬

‫وتطبق هذه المجاملة كذلك بين المصالح‪ ،‬حيث تتجلى في احترام الفوارق التسلسلية فعلى المكتوب‬

‫اإلداري أن يتجنب التعابير المزعجة (المضايقة) أو المحتقرة‪ ،‬وكذلك التقديرات (المالحظات)‬

‫الصارمة‪.‬‬

‫هكذا ال يجوز أن نقول‪ :‬قراركم عبارة عن نسيج من البالهة (الغباوة) ولكن نقول‪ :‬قراركم‬

‫تنقصه الواقعية‪ .‬ال نقول‪ :‬طلبكم تافه أو مثير للسخرية‪ .‬ولكن نقول‪ :‬طلبكم ال أساس له من الصحة‪.‬‬

‫ويتجنب المكتوب اإلداري أيضا إعطاء صيغة جد عنيفة لألجوبة السلبية التي هو بصدد‬

‫التعبير عنها‪ ،‬ال سيما عند مكاتبة شخص من خارج اإلدارة بل بالعكس أن يخفف من حدة هذه‬

‫األجوبة السلبية‪.‬‬

‫• الدقة والصحة‪:‬‬

‫تعتبر هاتان الصفتان ضروريتان لوثيقة من وثائق العمل التي ينبغي أن تكون واضحة ومفهومة‬

‫من لدن الجميع حتى يتمكنوا من تطبيق مقتضياتها واستخالص نتائجها في عملهم‪ ،‬كما يجب أن تكون هذه‬

‫الوثيقة ق ابلة للمطابقة ومرتبة بنفس الطريقة من طرف جميع مستعمليها‪.‬‬

‫‪10‬‬
‫وتعتبر ضرورية كل الميزات أو اإلشارات التي تمكن من مطابقة الوثيقة والعثور على سوابقها‪:‬‬

‫التاريخ‪ ،‬رقم التسجيل‪ ،‬الموضوع‪ ،‬المرجع‪ ،‬تعريف الموقعين والمرسل إليه‪ .‬كما يجب وضع التاريخ كامال‬

‫وبكل وضوح (اليوم باألرقام‪ ،‬الشهر بالحروف والسنة باألرقام)‪.‬‬

‫كما يجب أن تكون المراجع كاملة‪ ،‬سواء تعلق األمر بالمراسالت السابقة وبالنصوص التنظيمي ة‬

‫وتجنب الرموز الغامضة بالنسبة لغير المطلعين‪.‬‬

‫أمثلة‪ :‬ال نكتب الرباط في ‪ ،1982-12-10‬بل نكتب‪ :‬الرباط في ‪ 10‬دجنبر ‪1982‬‬

‫ال نكتب‪ :‬تبعا إلرساليتكم المؤرخة في ‪ 10‬من الشهر الجاري‪ ،‬بل نكتب‪ :‬تبعا إلرساليتكم المؤرخة‬

‫في ‪ 10‬دجنبر ‪.1982‬‬

‫‪11‬‬
 ‫المطلب الثاني‪ :‬معايير التحرير اإلداري‬

‫ال شك أن موضوع المراسالت اإلدارية وأسلوبها في مخاطبة القارئ أكبر تأثي ار في نفسه من شكلها‬

‫ومع هذا فإنه يجب أال نغفل ما لمظهر المراسلة من أهمية خاصة ومن هناك االهتمام بالشكل والمظهر‪،‬‬

‫وعليه فيجب أن تتوفر في المراسالت اإلدارية األركان التي تتعلق بالشكل (الفقرة األولى) واللغة (الفقرة‬

‫الثانية)‪.‬‬

‫الفقرة األولى ‪ :‬المعيار الشكلي في المراسالت اإلدارية‬

‫يؤثر مظهر الرسائل وأسلوبها في التواصل مع القارئ بشكل كبير‪ ،‬ويجب على المحرر أن يولي‬

‫خاصا لمظهر المراسالت اإلدارية‪ .‬حيث أن للمظهر الخارجي للمراسالت تأثير كبير على انطباع‬
‫اهتماما ً‬
‫ً‬

‫القارئ‪ ،‬ويشير إلى أهمية اهتمام المرسل بشكل ومظهر المراسالت‪ .‬كما أن تخضع جميع المراسالت اإلدارية‬

‫لقواعد شكلية‪ ،‬وتحتوي على عناصر موحدة ومحددة حسب المهام التي تؤديها كل مراسلة‪.‬‬

‫أوال‪ :‬استعمال الورق المالئم‬

‫يبرز أهمية استعمال الورق المالئم في المراسالت‪ ،‬حيث يسهم في تعزيز االنطباع األول للقارئ‪.‬‬

‫أيضا يجب أن يتناسب مع‬

‫متناسبا مع مكانة الجهة المخاطبة وأهميتها‪ ،‬و ً‬
‫ً‬ ‫يجب أن يكون اختيار الورق‬

‫مضمون الوثيقة المرسلة‪ .‬الجودة ولون الورق يلفتان انتباه القارئ ويعكسان اهتمام المرسل بالتفاصيل‪ُ .‬يفضل‬

‫كتابة المراسالت بحيث تحترم المقاسات والمساحات المناسبة لكل نوع من المراسالت‪ .‬يتعين تجنب إرسال‬

‫مراسلة طويلة في مساحة صغيرة‪ ،‬وكذلك تجنب إرسال مراسلة قصيرة في مساحة كبيرة دون مراعاة للجوانب‬

‫الجمالية‪ .‬يجب أن تكون مساحة الورق متناسبة مع محتوى المراسلة‪ ،‬سواء كانت طويلة أو قصيرة‪ .‬ينصح‬

‫بعناية خاصة عند اختيار نوع الورق‪ ،‬حيث ُيفضل استخدام ألوان فاتحة مثل األبيض أو األزرق لتسهيل‬

‫القراءة وتحسين الجمالية‪ .‬يتعين تجنب استخدام ألوان غير األبيض إال في حاالت استثنائية حيث يكون ذلك‬

‫ضرورًيا‪ .‬فيما يخص مساحة الورق‪ ،‬تعتمد اإلدارة المغربية على المقاسات المعتمدة ً‬
‫دوليا والتي تتناسب مع‬

‫جميع الوثائق اإلدارية‪ .‬تتوفر مقاسات كبيرة وأخرى متوسطة وصغيرة تناسب جميع األغراض اإلدارية‪.‬‬

‫‪12‬‬
 ‫ثانيا ‪ :‬الميزات اإلجبارية للمراسالت اإلدارية أو العناصر المشتركة‬

‫شكال يتضمن عناصر إجبارية‪ ،‬ولكن بعض المراسالت قد ال‬

‫تتبنى جميع المراسالت اإلدارية ً‬

‫تحتوي على جميع هذه العناصر وتختلف باختالف طبيعة المراسلة‪ .‬العناصر المشتركة تشمل التاريخ‪،‬‬

‫والرقم‪ ،‬وعنوان اإلدارة‪ ،‬واسم المرسل والمرسل إليه‪ ،‬وجسم المراسلة‪ ،‬والتوقيع‪.‬‬

‫التاريخ‪ :‬يكتب في أعلى الورقة‪ ،‬ويحمل التاريخ أهمية قانونية‪ ،‬حيث يسهم في إثبات الحقوق أو‬

‫االلتزامات‪ .‬كما ُيشير إلى الزمان الدقيق الذي كتبت فيه المراسلة‪ُ .‬يفضل كتابة التاريخ بالحروف الهجائية‬

‫وتجنب استخدام األرقام‪.‬‬

‫اسم الجهة المصدرة للخطاب‪ :‬تكتب في أعلى الورقة‪ ،‬مما يسهل التعامل معها والرد عليها‪ .‬يمكن‬

‫استخدام إشارات مثل "الو ازرة" أو "الديوان" لتحديد مصدر المراسلة‪.‬‬

‫عنوان الجهة المرسل إليها الخطاب‪ :‬جرى العرف اإلداري على أن توجه المراسالت اإلدارية‬

‫داخل اإلدارات إلى األشخاص تبعا لوظائفهم وذلك دون أسمائهم أو عناوينهم‪ .‬ويجب على المحرر أن‬

‫يتجنب استع مال الوظائف الغير الرسمية وإنما يستعمل الوظائف التي كثي ار ما تنشر بالجريدة الرسمية‪..‬‬

‫المرجع‪ :‬ال تحتوي جميع المراسالت اإلدارية على هذه اإلشارة التي تكتب دائما في حالة وما‬

‫وجودها تحت الموضوع وتساعد هذه اإلشارة على الرجوع بسهولة إلى الوثيقة التي تتضمن نفس الموضوع‬

‫أو التي تجيب المراسلة الموجهة إلى المراسل األسبق على نفس الموضوع‪ .‬ويكتب كما يلي‪ :‬المرجع‪ :‬رسالتكم‬

‫رقم ‪121‬م وع بتاريخ ‪ 15‬أكتوبر ‪.1999‬‬

‫‪13‬‬
‫التوقيع‪ :‬من الضروري اسم المسؤول الذي وقع المراسلة ومن الضروري الصفة النظامية‪ ،‬حيث‬

‫أن يطبع كذلك ذكر وظيفته المعرفة‪ ،‬فالمراسلة غير الموقعة ال تأخذ الصفة‪ .‬التوقيع يعتبر الزاما من طرف‬

‫السلطة المختصة أو الشخص المؤهل قانونيا‪.‬‬

‫المرفقات‪ :‬بعض المراسالت تحتوي على مرفقات وغالبا ما تتكون هذه المرفقات من واحدة أو‬

‫أكثر وذكر هذه المرفقات يكون إما في صدر المراسلة أو في نهايتها وإن كان البعض يفضل اإلشارة إلى‬

‫«المرفقات» في نهاية المراسلة كما هو في بعض المراسالت التجارية‪ .‬فإنه من الضروري في هذه الحالة‬

‫النص عليها وعلى نوعها في جسم المراسلة والسيما إذا كانت مهمة وذات طبيعة خاصة‪.‬‬

‫الفقرة الثانية‪ :‬المعيار اللغوي في المراسالت اإلدارية‬

‫تعتبر المهارة اللغوية كمهارة أساسية عند تحرير النصوص اإلدارية‪ .‬يختلف األسلوب اللغوي‬

‫المستخدم في المؤسسات الحكومية عن األسلوب المستخدم في األدب والشعر‪ ،‬وحتى في الشركات التجارية‪.‬‬

‫يتطلب هذا األسلوب اللغوي الخاص معرفة بأساليب الكالم‪ ،‬وسالمة التركيب‪ ،‬واحترام القواعد النحوية‬

‫اسعا في اللغة‪ ،‬زادت قدرته على اختيار كلمات مناسبة‬

‫واإلمالئية‪ ،‬وقواعد الكتابة‪ .‬كلما كان معجم الكاتب و ً‬

‫ولفظها بشكل صحيح ألغراض مختلفة‪ .‬ومع ذلك‪ ،‬يجب أن تظل األلفاظ مفهومة للقارئ‪.‬‬

‫أوال‪ :‬القواعد النحوية وقواعد اإلمالء‬

‫إن معرفة القواعد النحوية أمر ضروري لتحقيق سالمة التركيب وفهم الجمل‪ .‬كما أن تهميش أو‬

‫إهمال هذه القواعد يؤدي إلى غموض النص وسوء الفهم‪ ،‬لكن مهمة المحرر ليست تقديم دروس في النحو‬

‫واإلمالء‪ ،‬وإنما توجيه القارئ نحو فهم الصورة الصحيحة لكيفية تحرير المراسالت من الناحية اللغوية‪.‬‬

‫ومراعاة القواعد النحوية تساعد في صياغة جمل مفهومة وصحيحة‪ ،‬بينما تجنب األخطاء اإلمالئية يسهم‬

‫في سالمة الكتابة وفهم النص‪ .‬كما يجب االنتباه ال ستخدام عالمات الترقيم بشكل صحيح‪ ،‬مثل النقطة‬

‫دور في تمييز الجمل‬

‫والفاصلة والفاصلة المنقوطة وعالمة التوضيح والقوسان‪ ،‬حيث تلعب هذه العالمات ًا‬

‫وتسهيل فهمها‪ .‬تجدر اإلشارة إلى أن اإلدارة الحكومية ال تستخدم عالمات االستفهام والتأثير (!) ألنها ال‬

‫‪14‬‬
‫تسأل‪ ،‬وإنما تجيب‪ ،‬وال تعبر عن التأثر‪ .‬فالكتابة اإلدارية يجب أن تظل خالية من تلك العالمات وأن تستخدم‬

‫أسلوبا ُيظهر السؤال أو التأثر دون الحاجة إلى هذه العالمات‪.‬‬

‫ً‬

‫ثانيا‪ :‬قواعد الكتابة‬

‫أيضا على المعرفة اإلدارية والفهم الشامل‬

‫إن القدرة على الكتابة ليست مجرد موهبة‪ ،‬بل تعتمد ً‬

‫لمبادئ علم اإلدارة العامة والقوانين والتنظيمات ذات الصلة باإلدارة‪ .‬في هذا الصدد يؤكد األستاذ بوعالم‬

‫السنوسي على أن "التحرير اإلداري يتطلب االهتمام بالقواعد الشكلية واللغوية والموضوعية"‪ ،‬ويشدد على أن‬

‫ملما بكل ما يتعلق بأعمال اإلدارة وأن يكون على دراية باألنظمة واللوائح‬
‫ً‬
‫"المحرر الناجح يجب أن يكون‬

‫ذات الصلة"‪.‬‬

‫من قواعد الكتابة استخدام مصطلحات وتعابير محددة تعكس السلطة واالحترام وتعزز الهدف‬

‫محددا‪ ،‬ولكنها تفرض بعض المصطلحات والتعابير‬

‫ً‬ ‫نحوا‬
‫أسلوبا أو ً‬
‫ً‬ ‫العام لإلدارة‪ ،‬وهذه القواعد ال تفرض‬

‫التي يتوجب احترامها‪ ،‬ويشير إلى أهمية االلتزام بقواعد التنسيق والهوامش والترقيم‪ .‬ي ِّ‬
‫ذكر المبحث بأن احترام‬ ‫ُ‬ ‫ُ‬

‫القواعد والتعابير تُ ِّ‬

‫ظهر االحترام والمعاملة الحسنة وتسهم في تحقيق التأثير المرجو من المراسالت‪ .‬يتعامل‬

‫أيضا مع بعض صيغ الكتابة اإلدارية المعتادة مثل صيغ النداء وصيغ البدء وصيغ العرض والمناقشة‬
‫ً‬

‫وضحا أهمية احترام هذه الصيغ في تحقيق تحرير جيد‪.‬‬

‫وغيرها‪ُ ،‬م ً‬

‫‪15‬‬
 ‫المطلب الثالث‪ :‬قواعد التحرير اإلداري " نماذج"‬

‫تستعمل اإلدارة كيفما كان نوعها في اتصاالتها مجموعا من الوثائق اإلدارية المختلفة من حيث‬
‫اسمها وشكلها وموضوعها‪ ،‬وتعتبر هاته الوثائق بمثابة وسيلة التواصل مع مختلف المصالح اإلدارية وخارج‬
‫اإلدارة‪ ،‬ومنها ما هي موجهة لألفراد من خارج اإلدارة وداخل اإلدارة وإلى إدارات عمومية أجنبية أو دولية‬
‫لذا سنحاول من خالل هذا المطلب توضيح قواعد تحرير الرسائل والمذكرات اإلدارية (الفقرة األولى) وقواعد‬
‫تحرير المحاضر‪ ،‬ارسال الوثائق والمناشير اإلدارية (الفقرة الثانية)‪.‬‬

‫الفقرة األولـــى‪ :‬تحرير الرسائل والمذكرات اإلدارية‬

‫أوال‪ :‬تحرير الرسائل‪:‬‬

‫تعتبر الرسالة وسيلة االتصال اإلداري األولى وتمتاز عن وسائل االتصال األخرى بميزات هامة‬
‫فالرسالة تعزز وتؤكد المعلومات التي تم التواصل إليها بحيث يمكن الرجوع إليها في حالة وقوع لبس أو‬
‫خالف على ما تم االتفاق عليه‪.‬‬
‫‪ -‬ال بد من التمييز بين الرسالة اإلدارية المحضة والرسالة ذات الصيغة الخاصة‪ ،‬فالرسالة‬
‫اإلدارية المحضة هي التي تتبادل بين إدارة وإدارة أخرى داخل نفس الجهاز وهي كذلك التي تتبادل بين‬
‫جهاز وجهاز آخر‪.‬‬
‫‪ -‬والرسالة ذات الصبغة الخاصة هي التي تتبادل بين جهاز حكومي أو غير حكومي وفرد من‬
‫األفراد أو التي ترسل الى جهات عديدة خارجية داخل الوطن أو خارجه او الرسالة التي يحررها الفرد باسمه‬
‫الخاص‪.‬‬
‫لقد استقر الرأي على أن الخطاب السليم في الرسائل يجب أن يتضمن األركان اآلتية‪:‬‬
‫‪ -1‬اسم الجهة الصادر منها الخطاب وهو عادة مطبوع بأعلى الرسالة في الجهة اليمنى أو في‬
‫الوسط من الورقة وهو عبارة عن اسم الدولة واسم الو ازرة أو المصلحة؛‬
‫‪ -2‬المكان الذي صدرت منه الرسالة وبجانبه عادة يكتب تاريخ صدوره؛‬
‫‪ -3‬اسم المرسل أو وظيفته وتحته اسم المرسل إليه الخطاب أو وظيفته؛‬
‫‪ -4‬موجز بموضوع الرسالة ويكتب بأعلى الخطاب أمام كلمة "الموضوع"؛‬
‫‪ .5‬كثي ار ما تتضمن الرسالة بيانا عن الرسائل السابقة ويشار في الرسالة إلى هذا البيان بعبارة‬
‫المرجع الذي يحتوي على تاريخ الرسالة موضوع الرد ورقمها؛‬

‫‪16‬‬
‫‪ - 6‬اعتادت المصالح الحكومية قبل أن تفتح موضوع الرسالة توجيه تحية لطبعة إلى المرسل‬
‫إليه‪ .‬وهذه التحية االفتتاحية التي هي منسقة بين جميع اإل دارات تبدأ بها جميع الرساالت في فقرة مستقلة‬
‫موجزة تبتعد عن العبارات والصيغ المستعملة‪ .‬وهذه التحية االفتتاحية المستعملة حاليا هي‪ :‬سالم نام بوجود‬
‫موالنا اإلمام‪..‬‬
‫‪ - 7‬عرض الرسالة‪ ،‬كثي ار ما يبدأ المحرر بملخص مختصر يشير فيه إلى موضوع الرسالة وليس‬
‫من المناسب تكرار محتوياتها تفصيال‪ .‬عرض الرسالة يمكن اختصاره وذلك باستبعاد الكلمات والعبارات‬
‫غير الجوهرية مع مراعاة أن يكون موضوع الرسالة واصحا كامال ومنظما مع حصر الوقائع في لغة بسيطة‬
‫دون استعمال كلمات غير متداولة‪ .‬ويجب استعمال جمل قصيرة مع صياغة الفقرات بحيث تعبر كل فقرة‬
‫عن فكرة كاملة غير متداولة‪ .‬تم ترتيب هذه الفقرات ترتيبا منطقا وصياغة اآلراء المهمة بحيث تكون بارزة‪.‬‬
‫ويستعمل المحرر صيغا كثيرة متداولة تصلح عند المناقشة أو عند العرض وبعض الصيغ الرامية إلى‬
‫استدراك بعض األدلة أو الستنتاج بعض الخالصة أو التي تستعمل التوضيح الفكرة أو تقديم وجهة نظر‪،‬‬
‫والتمكين المحرر من االنتقال من فكرة إلى أخرى توجد صيغ تساعد ذلك‪ .‬كصيغ البدء‪ :‬في رسالتكم المشار‬
‫إليها في المرجع تطلبون فيها موقف الو ازرة من مقتضيات؛‬
‫‪-8‬التوقيع هناك بعض االدارات لها موظفون مختصون بالتوقيع على المراسالت أي تكتسي‬
‫صبغة أنها معنونة باسم ذلك الجهاز‪.‬‬

‫‪17‬‬
18
 ‫نجد أيضا الرسالة الشخصية نوعان‪ :‬الرسالة اإلدارية الشخصية والرسالة الشخصية‪:‬‬
‫‪ -‬الرسالة اإلدارية الشخصية‪ :‬توجه من إدارة عمومية وغير عمومية إلى مراسل من خارج اإلدارة‬
‫ويمكن أن يكون فردا ويمكن أن يكون جها از إداريا غير تابع للدولة وللجماعات المحلية‪.‬‬
‫‪ -‬الرسالة الشخصية‪ :‬هي الرسالة التي يوجهها الموظف إلى رؤسائه مثال أو الرسالة التي يوجهها‬
‫كل فرد من أفراد المجتمع إلى سلطة إدارية‪.‬‬

‫‪19‬‬
‫‪---------------‬الرسالة اإلدارية الشخصية‪-----------------------‬‬

‫‪20‬‬
‫‪ -------‬الرسالة الشخصية ‪----------------‬‬

‫‪21‬‬
 ‫ثانيا‪ :‬المذكرات اإلدارية‬

‫يطلق هذا اللفظ على نوع معين من المحررات التي تستخدم كوسيلة من وسائل االتصال بين‬
‫المرؤوسين والرؤساء‪ .‬وهي أداة للبث في أمور العمل المصلحي وتنقسم المذكرات بصفة عامة إلى ثالثة‬
‫أنواع‪ :‬ا لمذكرة اإلدارية ومذكرة المصلحة والمذكرة اإليضاحية أو التقديمية أو التفسيرية أو التحليلية‪.‬‬

‫‪ -‬المذكرة اإلدارية‪ :‬هي التي يرفعها موظف لرئيسه أو إدارة إلى أخرى وتتضمن وجهة معينة في‬
‫موضوع ما أو التي يطلب فيها ابداء الرأي في أمر من األمور‪ .‬األمثلة كثيرة فمنها‪ :‬المذكرة التي تستعمل‬
‫العرض مسائل عادية على السلطات التسلسلية وعلى الوزير نفسه‪.‬‬

‫‪-‬المذكرة التفسيرية‪ )la note de presentation( :‬ويطلق عليها أحيانا المذكرة اإليضاحية»‬
‫أو «المذكرة التقديمية" وهي التي ترافق بعض القوانين أو بعض الق اررات تفسر فيها اإلدارة ما يبرر صدور‬
‫القانون أو القرار وتبين األغراض التي من أجلها اختار المشرع مواد القانون وبها توضح ما يحتويه القانون‬
‫حتى تكون أحكامه واضحة لدى المعنيين بموضوع وتسري عليهم أحكامه‪.‬‬

‫مذكرة المصلحة (‪ la note de service‬تستعملها السلطة المشرفة لتوجيه تعليماتها وأوامرها‬

‫وتوجيهات ها إلى كافة المرؤوسين من أجل تنفيذ ما تم تقريره‪.‬‬

‫‪22‬‬
‫‪ -‬المذكرة اإلدارية‬

‫‪23‬‬
‫المذكرة التفسيرية‬

‫‪24‬‬
‫مذكرة المصلحة‬

‫‪25‬‬
 ‫الفقرة الثانية‪ :‬تحرير المحاضر والتقارير‬

‫أوال‪ :‬تحرير المحاضر‪:‬‬

‫المحضر هو وسيلة من وسائل االطالع على صحة الوقائع أو األحداث المتعلقة بأمر من األمور‪،‬‬
‫ويتولى محرر المحضر رواية ما سمعه وما شهده وما الحظه أثناء مزاولة عمله وينقسم المحضر إلى‬
‫محضر "معلق" ومحضر "مفتوح‪".‬‬

‫يقصد بالمحضر بالمغلق الذي يجيب فيه المحرر على األسئلة التي يتضمنها المحضر مكتوبة‬
‫سبقا ويلتزم باتباعها واإلجابة عنها ويقصد بالمحضر المفتوح المحضر الذي يتناول فيه المحرر الوقائع‬
‫والتصريحات‪.‬‬

‫إن أول شيء يذكر في المحضر هو ما جرى على لسان المعنيين بأمور المحضر وأن ال يكون‬
‫ما دون به مخالفا لما جرى‪ .‬وعموما يجب أن يتضمن المحضر بيان الجهة التي صدر منها وهوية المحرر‬
‫مع ذكر صفته وأحيانا نوع السلطة الخاصة التي يحرر بموجبها المحضر وذكر المكان والساعة والتاريخ‬
‫وتعريف األشخاص المعنيين بالمحضر وأخي ار توقيع محرر المحضر وعند االقتضاء توقيع األشخاص‬
‫الحاضرين المعنيين بموضوع المحضر‪.‬‬

‫‪26‬‬
27
28
 ‫ثانيا‪ :‬ورقة االرســال‬

‫ورقة االرسال يشير اسمها إلى مهمتها فهي الوثيقة اإلدارية التي تستعمل بكثرة لنقل الوثائق داخل‬

‫اإلدارة وتعتبر األكثر استعماال للتواصل بين مختلف المصالح اإلدارية‪.‬‬

‫تحتوي ورقة االرسال على اإلشارات التالية‪:‬‬

‫المرسل والمرسل إليه‬ ‫•‬

‫المكان والتاريخ‬ ‫•‬

‫رقم التسجيل‬ ‫•‬

‫ث م الجدول الذي يعطي الصفحة كلها‪ .‬وبتركب من ثالثة أضلع تبين فيها اإليضاحات والمعلومات‬

‫المتعلقة بالمستندات المرسلة‪ .‬يخصص الضلع األول الذي يعنون «بيان الوثائق أو الموضوع»‪ .‬والثاني‬

‫يعنون بعددها والثالث يعنون بالمالحظات‪ .‬وكجميع الوثائق اإلدارية يجب أن تكون ورقة االرسال موقعة‪.‬‬

‫‪29‬‬
30
 ‫ثالثا‪ :‬المنشور اإلداري‬

‫يعتبر المنشور وثيقة ادارية تختص بتعليمات موجهة للموظف تحـ ـ ــدد له اجراءات التصرف فيما‬
‫يقوم به من أعمال‪ .‬فهي تعليمات موجهة لإلداريين دون أن يحدث آثار قانوني بالنسبة لألفراد‪.‬‬

‫المنشورات تقتصر على التذكير بالنصوص والتشريعات أو تشرحها أو تفسرها لكنها تعتبر ق اررات‬
‫إدارية صادرة من جهة إدارية‪.‬‬

‫ويعتبر المنشور بمثابة كتاب ينشر على جميع الجهات وعلى نطاق واسع تفسي ار لق اررات أو تنبيها‬
‫لتعليمات سابقة‪ .‬فهو يعتبر وثيقة إدارية تحتوي على ق اررات أو أوامر أو تعليمات يتم نشرها على الموظفين‬
‫والمستخدمين للعلم بها والعمل بها واتباعها‪.‬‬

‫‪31‬‬
32
.

33
 ‫خاتمة‬

‫إن التحرير اإلداري يعتبر وسيلة الربط بين اإلدارة ومحيطها‪ ،‬لدا تلجأ اإلدارة إليه من أجل القيام‬

‫بمهامها باستخدام اليات تؤطرها مجموعة من األسس والخصائص‪ .‬كما أن اإلدارة ملزمة باحترام مجموعة‬

‫من المعايير خالل تحريرها اإلداري خاصة من الناحية الشكلية والموضوعية‪.‬‬

‫رغم التطور التكنولوجي وتطور وسائل االتصال‪ ،‬إال أن التحرير اإلداري المكتوب حافظ على‬

‫مكانته ودوره المهم في إيصال ق اررات اإلدارة إلى المعنيين بها‪ .‬لكن تعلو الكثير من األصوات التي تنادي‬

‫بتجريد الوثائق اإلدارية من الصفة المادية من أجل تسهيل المساطر وتبسيطها في حق المستخدمين‪.‬‬

‫‪34‬‬
 ‫قائمة المحتويات‪:‬‬

‫الفهرس‪2....................................................................................‬‬

‫مقدمة‪3.....................................................................................‬‬

‫المطلب األول‪ :‬الخصائص العامة للتحرير اإلداري‪5............................................‬‬

‫الفقرة االولى‪ :‬التحرير اساس التواصل اإلداري‪5...............................................‬‬

‫أوال‪ :‬االتصال داخل اإلدارة ‪6..................................................................‬‬

‫ثانيا‪ :‬االتصاالت خارج اإلدارة‪7..............................................................‬‬

‫الفقرة الثانية‪ :‬خصائص المكتوب اإلداري‪8.....................................................‬‬

‫المطلب الثاني‪ :‬المطلب الثاني‪ :‬معايير التحرير اإلداري‪12.....................................‬‬

‫الفقرة األولى‪ :‬المعيار الشكلي في المراسالت اإلدارية‪12........................................‬‬

‫أوال‪ :‬استعمال الورق المالئم‪12................................................................‬‬

‫ثانيا ‪ :‬الميزات اإلجبارية للمراسالت اإلدارية أو العناصر المشتركة‪13............................‬‬

‫الفقرة الثانية‪ :‬المعيار اللغوي في المراسالت اإلدارية‪14.........................................‬‬

‫أوال‪ :‬القواعد النحوية وقواعد اإلمالء‪14........................................................‬‬

‫ثانيا ‪ :‬قواعد الكتابة‪15........................................................................‬‬

‫المطلب الثالث‪ :‬قواعد التحرير اإلداري " نماذج"‪16............................................‬‬

‫‪35‬‬
‫الفقرة األول ــى‪ :‬تحرير الرسائل والمذكرات اإلدارية‪16............................................‬‬

‫أوال‪ :‬تحرير الرسائل‪16.......................................................................‬‬

‫ثانيا‪ :‬المذكرات اإلدارية‪22....................................................................‬‬

‫الفقرة الثانية‪ :‬تحرير المحاضر والتقارير‪26 ....................................................‬‬

‫أوال‪ :‬تحرير المحاضر‪26.....................................................................‬‬

‫ثانيا‪ :‬ورقة االرســال‪29.......................................................................‬‬

‫ثالثا‪ :‬المنشور اإلداري‪31.....................................................................‬‬

‫خاتمة ‪34............................................... .....................................‬‬

‫‪36‬‬