‫مفهوم السكرتارية‪:‬‬

‫امانه السر وتعرف باالمانه والكتابه‬

‫او السكرتاريه هي الجهاز االداري‬
‫المتخصص في اداء االعمال المكتبي‬

‫صفات السكرتير الناجح‬

‫‪:١‬االقتناع برسالة المنظمة‬
‫واهدافها والعمل على تحقيقها‬
‫‪:٢‬اتقان المهارات الالزمة الداء‬
‫عمله بالطريقه الصحيحه‬
‫‪:٣‬المحافظه علىاسرارالمنظمه‬

‫ترتيب المواعيد‬
‫‪١‬وقت المتاح للمدير‪.‬‬
‫‪٢‬الوقت المناسب للزيارة‪ .‬مدة الزيارة‪.‬‬
‫‪٣‬تسجيل كافة المواعيد لدى مدير المكتب وتزويد المدير بنسخة منها‬

‫تصنيف الملفات‬
‫سيم الوثائق والمستندات الى مجموعات اساسيه تتسم‬
‫كل مجموعه بخصائص متشابهه ومن ثم تقسيمها الى مجموعات فرعيه‪.‬‬
 ‫تعريف فهرسه الملفات‪:‬‬
‫وعناوين الوثائق والمستندات المطلوب حفظها بما‬
‫يكفل استرجاع اي ملف باقل جهد وفي اسرع وقت‬

‫العوامل المؤثره في تصنيف الملفات‬

‫فتره الحفظ الالزمة لحفظ الوثائق والمستندات ‪.‬‬
‫نوع الحماية الالزمة لحفظ الوثائق والمستندات ‪.‬‬
‫السرعه المطلوبه في الوصول للوثائق والمستندات واخراجها ‪.‬‬
‫االدارة واالشخاص الذين يحتاجون الرجوع الى الوثائق والمستندات‪.‬‬

‫اجراءات الحفظ ‪:‬‬

‫اعدادا بطاقات االحاله‪،‬تحديد الملفات التي يتم الحفظ فيها‬

‫حفظ الملفات‪:‬‬
‫عمليه ترتيب االوراق والوثائق والمستندات في االوعيه الخاصه بها‬

‫انواع فهرسه الملفات‬

‫‪-‬فهرس الصفحات‬
‫‪-‬فهرس البطاقات‬
‫‪-‬الفهرس المنظور‬
‫‪-‬الفهرس المطبوع‬