‫مهارات العمل المكتبي‬

‫والسكرتارية‬
 ‫قائمة المحتويات‬ ‫رقم الصفحة‬
‫المقدمة‬ ‫‪3‬‬

‫الفصل االول‪ :‬العمل المكتبي‬ ‫‪4‬‬

‫المبحث االول‪ :‬مفهوم المكتب‬
‫المبحث الثاني‪ :‬مفهوم العمل‬ ‫‪5‬‬
‫المكتبي‬
‫الفصل الثاني ‪ :‬السكرتارية‬ ‫‪7‬‬
‫المبحث االول ‪ :‬مفهوم السكرتارية‬
‫المبحث الثاني ‪ :‬مهارات العمل‬ ‫‪13‬‬
‫المكتبي‬
‫الخاتمة‬ ‫‪15‬‬

‫المصادر والمراجع‬ ‫‪16‬‬

 ‫المقدمة‬
‫إنّ الحمد هلل‪ ،‬نحمده ونستعينه ونستغفره‪ ،‬ونعوذ باهلل من شرور أنفسنا ومن سيئات أعمالنا‪،‬‬
‫من يهده هللا فال مضل له‪ ،‬ومن يضلل فال هادي له‪ ،‬وأشهد أن ال إله إال هللا وحده ال شريك له‪،‬‬
‫وأشهد أن محمداً عبده ورسوله‪ ،‬صلوات هللا وسالمه عليه وعلى آله وصحبه‪.‬‬
‫أما بعد‪..‬‬
‫أن هذا الموضوع من الموضوعات الهامة المؤثرة فى مجاالت الحياة ‪ ,‬فيجب االهتمام به حتى‬
‫نرتقي ونتقدم بوطننا العزيز‬
‫وهو من الموضوعات الهامة في حياتنا‪.‬‬
‫وقد قسمت عناصر البحث الى فصلين‪ ,‬ويتكون من ‪:‬‬
‫الفصل االول ‪:‬العمل المكتبي وينقسم الى‪:‬‬
‫المبحث االول ‪ :‬مفهوم المكتب‬
‫المبحث الثاني ‪ :‬مفهوم العمل المكتبي‬
‫الفصل الثاني ‪ :‬السكرتارية وينقسم الى ‪:‬‬
‫المبحث االول ‪ :‬مفهوم السكرتارية‬
‫المبحث الثاني ‪ :‬مهارات العمل المكتبي‬
‫ولم تواجهني أي صعوبات وهلل الحمد‪.‬‬

‫ونقدم شكرنا هلل سبحانه وتعالى ‪.‬‬

 ‫الفصل االول‪:‬‬
‫العمل المكتبي‬
‫‪ ‬‬
‫‪:‬‬ ‫ب‬ ‫ت‬ ‫مك‬ ‫ال‬ ‫م‬ ‫و‬‫ه‬ ‫ف‬ ‫م‬ ‫‪:‬‬ ‫ل‬‫و‬ ‫ال‬‫المبحث ا‬
‫‪-‬‬
‫دا‬ ‫أ‬ ‫ه‬ ‫في‬ ‫م‬‫يت‬ ‫ي‬ ‫ذ‬‫ال‬ ‫ن‬ ‫كا‬‫هو الم‬
‫ة‬ ‫ق‬‫عل‬ ‫مت‬ ‫ال‬ ‫ة‬ ‫بي‬‫تا‬‫مال الك‬‫ء األع‬
‫المعامالت ‪،‬‬ ‫ز‬ ‫جا‬‫إن‬ ‫ب‬
‫با‬ ‫ات‬ ‫ك‬ ‫م‬‫ال‬ ‫ل‬ ‫لي‬‫ح‬ ‫وت‬ ‫ل‬‫جي‬ ‫وإعداد وتس‬
‫ت والوثائق‬
‫ت‬ ‫ما‬‫و‬ ‫عل‬ ‫م‬‫ال‬ ‫ل‬‫صي‬ ‫و‬ ‫ت‬ ‫لغرض‬
‫ا‬ ‫ت‬ ‫يا‬‫و‬ ‫مناسبة للمست‬ ‫ال‬
‫ف‬ ‫ة‬ ‫ري‬ ‫دا‬ ‫إل‬
‫منظمة‬ ‫ال‬ ‫ي‬ ‫(أو المنشأة) ‪.‬‬
‫العناصر المكونة للمكتب ‪:‬‬
‫(‪ )1‬العنصر البشري ‪.‬‬
‫(‪ )2‬الدورات والتقنيات ‪.‬‬
‫(‪ )3‬البيانات والمعلومات ‪.‬‬
‫(‪ )4‬المعالجة ‪.‬‬
 ‫أنواع المكاتب ‪:‬‬
‫(‪ )1‬المكتب المتعدد الوظائف ‪.‬‬
‫(‪ )2‬المكتب المتخصص في معالجة‬
‫المعامالت ‪.‬‬
‫(‪ )3‬المكتب المتخصص في تحليل المعلومات ‪.‬‬
‫‪ ‬‬
 ‫ي‬ ‫ن‬ ‫ا‬‫ث‬ ‫ل‬ ‫ا‬ ‫ث‬ ‫ح‬ ‫ب‬ ‫الم‬
‫‪:‬‬
‫ا‬ ‫ل‬ ‫م‬‫ع‬ ‫ل‬ ‫ا‬ ‫م‬ ‫و‬ ‫ه‬ ‫مف‬
‫لمكتبي‬ ‫ب‬‫ا‬ ‫ت‬ ‫الك‬ ‫ل‬ ‫ا‬ ‫م‬ ‫ع‬ ‫ال‬‫ا‬ ‫و‬ ‫ه‬
‫ي‬‫ب‬ ‫ا‬ ‫س‬ ‫ح‬ ‫ل‬ ‫ا‬ ‫و‬ ‫ة‬ ‫ي‬ ‫ل‬‫ا‬
‫ب‬‫ا‬ ‫ت‬‫ك‬ ‫ل‬ ‫ا‬‫و‬ ‫ة‬ ‫ا‬ ‫و‬ ‫ة‬ ‫ب‬ ‫ت‬‫ا‬ ‫ك‬
‫ة على اآللة‬ ‫خ‬ ‫آ‬ ‫ل‬ ‫م‬ ‫ع‬ ‫ي‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫‪،‬‬ ‫ل‬ ‫ا‬‫الختز‬
‫ا‬ ‫د‬ ‫ر‬
‫خل المكاتب‪.‬‬
 ‫م‬ ‫و‬ ‫ه‬ ‫ف‬ ‫م‬
‫ا‬ ‫ت‬‫ر‬ ‫ك‬‫س‬ ‫ال‬
‫رية‪:‬‬ ‫س‬ ‫ل‬‫ا‬ ‫د‬ ‫تع‬
‫ي‬ ‫ر‬ ‫ا‬ ‫ت‬ ‫ر‬ ‫ك‬
‫ر‬ ‫ا‬ ‫د‬ ‫إ‬ ‫و‬ ‫ة‬ ‫ظ‬ ‫ن‬ ‫م‬‫ل‬ ‫ا‬‫ب‬
‫ل‬‫م‬‫ع‬ ‫ل‬ ‫ا‬ ‫ة‬ ‫ت‬ ‫و‬ ‫ت‬ ‫ما‬
‫ب‬‫ت‬‫ك‬ ‫م‬‫ل‬ ‫ا‬ ‫ل‬ ‫ع‬ ‫ق‬ ‫طل‬ ‫ا‬ ‫ض‬ ‫ع‬ ‫ب‬‫ب‬
‫ا‬ ‫د‬ ‫ح‬ ‫أ‬ ‫ي‬ ‫ع‬ ‫ب‬ ‫ى‬ ‫ا‬ ‫م‬ ‫ع‬ ‫أل‬
‫ئ‬‫ا‬ ‫ظ‬ ‫و‬‫ل‬ ‫و‬‫م‬ ‫ل‬ ‫ا‬ ‫ض‬ ‫ت‬ ‫ك‬‫م‬ ‫ل‬ ‫ا‬ ‫ل‬
‫ه‬‫م‬‫ل‬ ‫ا‬ ‫ف‬ ‫ا‬ ‫ن‬ ‫ي‬ ‫ظف‬ ‫خ‬ ‫ل‬ ‫ا‬ ‫ة‬ ‫ي‬ ‫ب‬
‫ة‬ ‫م‬ ‫ي‬ ‫ن‬ ‫ي‬ ‫ذ‬ ‫ل‬ ‫‪.‬‬ ‫صة‬ ‫ا‬
‫ون‬ ‫م‬‫و‬ ‫ق‬
 ‫السكرتير التنفيذي‪:‬‬
‫هو الموظف الذي يساعد أحد كبار المديرين في المنظمة‬
‫حيث يعاونة على‪:‬تنظيم مواعيد استقبال الزوار‬
‫والمراجعين والترحيب بهم ومعالجة االتصاالت وتنظيم‬
‫وحفظ المعلومات‪.‬‬
 ‫خصائص السكرتارية‪:‬‬
‫‪-1‬االقتناع التام بالرسالة وأهداف المنظمة والعمل على تحقيقها ‪.‬‬
‫‪-2‬إتقان المهارات الالزمة ألداء العمل بطريقة صحيحة‪.‬‬
‫‪-3‬المحافظة على بيانات ومعلومات المنظمة وعدم نشرها‪.‬‬
‫‪-4‬سرعة البديهة والمرونة لمواجهة المواقف الطارئة‪.‬‬
‫‪-5‬االهتمام بالمظهروحسن الملبس دون مبالغة‪.‬‬
‫‪-6‬البشاشة وحسن التعامل مع االخرين‬
 ‫وظائف السكرتير ومهامه‪:‬‬
‫تنظيم المواعيد واستقبال الزائرين‬
‫النسخ والتصوير‬
‫تحرير المراسالت و المعامالت‬
‫تنظيم االجتماعات‬
‫معالجة المعلومات والبيانات‬
‫التصنيف وحفظ الملفات‬
‫الفهرسة والترقيم‬
‫معالجة البريد الوارد والصادر‬
‫معالجة المكالمات الهاتفية‬
‫‪ ‬‬
1 i‫ط‬i‫ا‬i‫ش‬i‫ن‬
 ‫إجراءات استقبال الزائرين‪:‬‬
‫‪-1‬معرفة رغبات المدير حول مقابالت الزائرين والوقت‬
‫المناسب للزيارة‪.‬‬
‫‪-2‬أهمية كل موعد وأولويته ومدى إمكانية زيادة وقت‬
‫المقابلة‪.‬‬
‫‪-3‬تجهيز المستندات واألوراق الالزمة للمقابلة قبل موعد‬
‫المقابلة‪.‬‬
‫‪-4‬في حالة اعتذار المدير عن الموعد على السكرتير أن‬
‫يتقدم باالعتذار بلباقة مع تحديد موعد آخر‬
 ‫تصنيف الملفات‪:‬‬
‫تهدف عمليات التنظيم إلى توصيف الوثائق وصفا دقيقا محددا‬
‫ووضع المتشابه منها مع بعضها البعض‪:‬ليسهل استرجاعها‬
‫وحفظها كما يساعد المستخدمين في تحديد احتياجاتهم منها‬
‫وفق الفهارس وأدلة االسترجاع‪.‬‬
‫‪ ‬‬
 ‫فهرسة الملفات‪:‬‬
‫عملية إعداد قوائم بأسماء وعناوين الوثائق‬
‫والمستندات المطلوب حفظها بما يكفل استرجاع ملف‬
‫بأقل جهد وفي أسرع وقت ممكن‪.‬‬
 ‫المكتبات والمراسالت المكتبية‪:‬‬
‫هي وسائل االتصال المكتوبة التي تتناول موضوعات ذات اهتمام متبادل بين إدارات‬
‫المنظمة‪،‬أو بين المنظمة واألفراد والهيئات الخارجية‪.‬‬
 ‫البريد الصادر‪:‬‬
‫هو مجموعة المكاتبات التي ترسلها المنظمة ردا على البريد الوارد‬
‫إليها من الغير ‪ ،‬كما يشمل كل مايصدر من المنظمة كتابيا لخارج‬
‫المنظمة أفراد أو وجهات خارجية‪.‬‬
‫إجراءات البريد الصادر‪:‬‬
‫اإلجراءات السليمة في معالجة البريد الصادر من المتطلبات الهامة‬
‫لنجاح العمل المكتبي في تحقيق أهداف المنظمة ويجب اتباع عدة‬
‫خطوات من أهمها إعدادها وصيغتها بشكل صحيح ومن ثم نسخها‬
‫وتوقيعها من قبل المسؤول ‪،‬وترقيمها وتجهيز المرفقات إن وجدت‪.‬‬
 ‫المكالمات الهاتفية‪:‬‬
‫للسكرتير دور هام في تنظيم االتصاالت الواردة لمكتب المدير فهو‬
‫من يتلقى المكالمات ويعالج معلوماتها شخصيا أو بتحويلها‬
‫للموظف أو الجهة المعنية بالمنظمة‪.‬‬
‫‪ ‬‬
 ‫إجراءات المكالمات الهاتفية‪:‬‬
‫‪-‬تحديد الهدف من المكالمة ومعرفة المعلومات المطلوبة‪.‬‬
‫‪-‬التأكد من رقم الهاتف ومعرفة جهة االتصال واسم المتلقي‬
‫ومنصبه‪.‬‬
‫‪-‬اإلنتظار لنهاية الرنين عند إدراء االتصال‪.‬‬
‫‪-‬عند الرد عرف بنفسك وبمنظمتك‪.‬‬
‫‪-‬في حال المكالمات الدولية عليك معرفة أوقات العمل‬
‫ومراعاة فارق التوقيت‬
‫‪ ‬‬
 ‫المبحث الثاني‬
‫المهارات السلوكية‬

‫من أهم المهارات السلوكية المرتبطة بمفهوم العمل المكتبي هي‪:‬‬

‫‪-‬مهارات التحدث‪:‬‬
‫ويقصد بها أساليب تبادل األفكار واألراء والتوجيهات الشفهية‪.‬‬
‫‪-‬مهارات الكتابة‪ :‬وتعني أساليب إرسال ونقل المعلومات والبيانات كتابيا سواء‬
‫بشكل ‪،‬خطابات أو تقارير أو وثائق أو مستندات ونحوه‪.‬‬
‫تعني قدرة الموظف على القراءة الجيدة والسريعة‬ ‫‪-‬مهارات القراءة والتحليل‪:‬‬
‫ويستوعب ما يقرأ لتكون معالجته للعمل سريعة وصحيحة‪.‬‬
‫وتعد هذه المهارة وثيقة الصلة بمهارة التحدث ‪ ،‬فاإلنصات‬ ‫‪-‬مهارة اإلنصات ‪:‬‬
‫يعطي فرصة أكبر للتعبير عن اآلراء واألفكار‪.‬‬
‫‪-‬مهارة التفكير ‪ :‬وهي مهارة تختلف من آلخر وباعتبارها نوعا من السلوك ‪،‬وعملية‬
‫الستشراف المستقبل فكلما زادت معرفة الفرد للعمل المطلوب كلما كان اكثر قدرة‬
‫وكفاءه‪.‬‬
‫إن حجم وكمية المعلومات والبيانات التي يتم معالجتها في العمل المكتبي في‬
‫عصرنا الحالي حتمت على المنظمات استخدام برامج الحاسوب المتاحة أو‬
‫تصميم برامج مخصصة تناسب وتعامالتها وخدماتها من أجل إيجاد أسلوب‬
‫دقيق وسريع لتداول الوثائق واسترجاعها‪.‬‬
‫وهناك العديد من العوامل التي تحدد طبيعة التنافس بمجاالت العمل المكتبي‬
‫أمامك بالمسقبل‪،‬ولعل أهمها نوعية الفرص المتاحة لك‪ ،‬وطبيعة التهديدات‬
‫التي تفرضها البيئة الخارجية‪،‬وكذلك نقاط قوتك وضعفك ‪.‬‬
 ‫المهارت اإلدارية‬

‫إن المنظمات تعير اهتماما بالغا قبل أن تشرع في أنشطتها على دقة العمل‬
‫وانضباطه ووضوح إجراءاته عند العاملين والمستفيدين‪.‬‬
‫الحاالت الدراسية المقترحة‬
 :‫المصادر والمراجع‬
 
http://www.bayt.com
 
http://blog.bezaat.com
 
http://mawdoo3.com