‫إجابة عن التكليفات واالختبار لبرنامج‬

‫(( دبلوم السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب))‪.‬‬

‫اسم المتدرب‪ :‬إبراهيم هارون آدا‪.‬‬
‫أوال‪ :‬التكليفات‪.‬‬
‫‪-1‬نموذج لجدول الرسائل‪ ......‬الهاتفية الصادرة‪:‬‬
‫رقم الهاتف مالحظة‬ ‫اسم الجهة‬ ‫الموضوع‬ ‫التاريخ‬ ‫التسلسل‬

‫‪-2‬نموذج لجدول تدوين المكالمات الواردة‪:‬‬

‫اليوم‪.....................‬إلى‬
‫األخ‪.................................‬‬
‫الساعة‪.................‬التاريخ‪.....................................‬‬
‫عندما كنت في الخارج‬
‫األخ‪................................................................‬‬
‫تلفون‪........................‬من‪...................................‬‬
‫جوال‪..............................................................‬‬
‫رسالة‪..............................................................‬‬

‫‪1‬‬
 ‫‪ -3‬نموذج رسالة إدارية خارجية‪:‬‬
‫بسم هللا الرحمن الرحيم‬

‫الرقم‪................‬‬ ‫الجمهورية النيجر‬

‫التاريخ‪..............‬‬ ‫وزارة التعليم العالي‬
‫المرفقات ‪...........‬‬ ‫فرع زندر‬
‫سعادة مدير العام لمكتب األثاث المدرسية‬
‫المحترم‬
‫السالم عليكم ورحمة هللا وبركاته‪:‬‬
‫الموضوع‪ :‬إرسال المقاعد و الكراسي‪.‬‬

‫يسركم مكتب العام ألثاث المدرسية بوزارة التعليم العالي فرع زندر بأطيب‬
‫التحية و يتمنا لكم النجاح في عملكم ‪.‬‬
‫إشارة إلى رسالتكم ذات رقم ‪ 1226‬بتاريخ ‪ 10‬نوفمبر ‪ 2021‬بحاجتكم في‬
‫الحصول على المقاعد و الكراسي‪.‬‬
‫راجعا أن يساعدكم على تحديد احتياجاتكم من يسعدنا تزويد بالمقاعد والكراسي‪,‬‬
‫األثاث المدرسية‪.‬‬
‫و ال تترددوا في االتصال بنا ونحن مستعدون لمساعدتكم‪.‬‬
‫أتمنى لكم النجاح دوما‪.‬‬

‫المدير العام‬

‫‪2‬‬
 ‫‪-4‬نموذج لمذكرة داخلية‪:‬‬
‫بسم هللا الرحمن الرحيم‬

‫الرقم‪................‬‬ ‫الجمهورية النيجر‬

‫التاريخ‪..............‬‬ ‫وزارة التعليم العالي‬
‫المرفقات ‪....‬‬ ‫فرع زندر‬
‫من مكتب المفتش التعليم األساسي‬
‫إلى مكتب المستشار التربوي‬
‫بشأن‪ :‬تسعيرات الكمبيوتر‬

‫السالم عليكم ورحمة وبركاته‪:‬‬

‫سبق أن طلبنا منكم تسعيرات الكمبيوتر لم نحصل عليها إلى حد اآلن‪.‬‬

‫نرجوا أن تزودنا بالتسعيرات المطلوبة خالل خمسة أيام من تاريخ هذه المذكرة‪.‬‬

‫المفتش التعليم األساسي‬

‫‪ -5‬نموذج محضر اجتماع‪:‬‬

‫رقم‪ 0010‬لعام‪2022‬‬
‫تم اجتماع وحدة التربوية() لمادتي التاريخ‬
‫والجغرافيا في معهد الفرنسي العربي شاري زمنا‬

‫‪3‬‬
‫زندر‪/‬النيجر في يوم األربعاء ‪ 08‬من أغسطس ‪2022‬‬
‫الموافق ‪ 15‬من ربيع األول ‪ 1444‬ه في قاعة‬
‫األساتذة برئاسة الرئيس الوحدة وبحضور كال من‪:‬‬
‫‪....-1‬منسق‬
‫‪....-2‬عضوا‬
‫‪....-3‬عضوا‬
‫‪....-4‬عضوا‬
‫بعذر كال من‪:‬‬ ‫وقد تغيب عن االجتماع‬
‫‪....-1‬عضوا‬
‫‪....-2‬عضوا‬
‫وما تغيب أحدا عن االجتماع بدون عذر‪.‬‬
‫القرارات التي تم التوصل إليها في االجتماع‬
‫إزاء الموضوعات المطروحة للنقاش في جدول‬
‫األعمال‪ ,‬اتفق المشاركون على مايلي‪:‬‬
‫‪-1‬تم االتفاق على تأخير المحور الثالث في مادة‬
‫الجغرافيا‪.‬‬
‫‪-2‬تم االتفاق على إجراء االمتحان الشفوي حالل كل‬
‫األسبوع‪.‬‬
‫‪-3‬تم االتفاق على إجراء المراقبة المشتركة في‬
‫آخر كل شهر‪.‬‬
‫وهذا وباهلل التوفيق‪.‬‬

‫‪4‬‬
‫التاريخ‪ 10:‬أغسطس‪2022‬‬
‫أسماء األخوة الحاضرين وتوقيعاتهم‪:‬‬
‫التوقيع‬ ‫االسم‬
‫‪-1‬‬
‫‪-2‬‬
‫‪-3‬‬
‫الرئيس‬ ‫المقرر‬

‫‪5‬‬
 ‫ثانيا‪:‬االختبار‪.‬‬
‫السؤال األول‪:‬‬
‫‪-1‬تعريف مصطلح السكرتارية التنفذية‪:‬‬
‫كلمة سكرتير مشتقة من األصل الآلتيية‬
‫)‪(secret‬‬
‫ومعناها (سر)‪ .‬ويمكن تعريف السكرتارية بأنها‬
‫العلم والفن الذي يتيح لكل موظف إداري أو‬
‫كتابي مهام وظيفته‪.‬‬
‫‪ -2‬السكرتير‪ :‬هو شخص إداري يتقن مهارة إدارية‬
‫ويقوم بمعاونة الرئيس مع تحمل المسؤولية دون‬
‫إشراف مباشر‪.‬‬
‫‪ -3‬تعريف إدارة المكاتب‪ :‬هي عملية تنظيم‬
‫األنشطة المتبعة من قبل الموظفين بواسطة‬
‫التوجيه والتخطيط والتنسيق والتنظيم بهدف‬
‫الوصول لغايات العمل‪.‬‬
‫‪-4‬مدير المكتب‪:‬هو الشخص الذي يمثل‪،‬و ينوب‬
‫المسؤول األعلى في المؤسسة‪.‬‬
‫‪ -5‬الفرق بين السكرتير ومدير المكتب بدون‬
‫شرح‪:‬‬
‫أن السكرتير أعماله حقيقة تتركز بكل ما يخص‬
‫المدير‪ ،‬بينما مدير المكتب هو مسئول عن ضمان‬
‫سير عمل المكتب بشكل فعال‪.‬‬

‫‪6‬‬
‫‪-6‬المهارات الواجب توافرها في السكرتير هي‪:‬‬
‫‪-‬القدرة على التعامل مع برامج آلة الحديثة‬
‫(الكترونية)‬
‫‪-‬القدرة على الكتابة اليدوية السليمة من‬
‫األخطاء اإلمالئية‪.‬‬
‫‪-‬القدرة على حفظ األوراق في الملفات‬
‫واسترجاعها‪.‬‬
‫‪-‬القدرة على تحرير الرسائل وكتابة التقارير‪.‬‬
‫‪-‬القدرة على تلخيص المقاالت‪.‬‬
‫‪-‬القدرة على التعامل بلباقة اآلخرين‪.‬‬
‫‪ -7‬األسس العامة لنجاح السكرتير‪:‬‬
‫*اإلخالص في العمل‪.‬‬
‫*العلم التام بسياسة المنشأة وبالنظام‬
‫واللوائح الداخلية‪.‬‬
‫*أن تكون ذاكرته قوية‪.‬‬
‫*أن يكون مكتوم األسرار‪.‬‬
‫*أن يكون حسن المظهر دون تكلف‪.‬‬

‫‪7‬‬
 ‫السؤال الثاني‪:‬‬
‫ضع العالمة الصواب (‪)٧‬أو(×) مقابلة كل فقرة‪.‬‬
‫‪ -1‬يعتبر السكرتير همزة الوصل بين الرئيس و‬
‫بقية الموظفين في المنشأة(‪)٧‬‬

‫‪ -2‬العناصر الرئيسية لالتصال تشمل في المرسل‬

‫والرسالة والمستقبل(‪)٧‬‬

‫‪-3‬نجاح الرئيس في تأديته لمهام عمله يعتمد‬

‫بشكل محدود على درجة كفاية ونشاط ووعي وسلوك‬
‫السكرتير(×)‬

‫‪ -4‬تعتبر االتصاالت النازلة قسم من أقسام‬

‫االتصاالت العمودية وهي االتصاالت الصادرة من‬
‫العاملين في المؤسسة إلى المدير(×)‬

‫‪-5‬تعتبر األوراق الكتابة من أهم العناصر التي‬

‫تؤثر على شكل وسيلة االتصال الكتابي(‪)٧‬‬

‫‪8‬‬
 ‫‪ -6‬يعتبر االتصال الشخصي أكثر مناسبة‬
‫للموضوعات المعقدة و المثيرة للجدول(‪)٧‬‬

‫‪ -7‬حقل جسم الرسالة هو الحقل الذي يكتب فيه‬

‫وصف مختصر من كلمتين أو ثالثة كلمات عن‬
‫الموضوعات الذي تتطرق إليه الرسالة(×)‬

‫‪ -8‬التقارير الشهرية و األسبوعية تعتبر من‬

‫أنواع التقارير الدورية(‪)٧‬‬

‫‪-9‬قيام السكرتير في حال غياب رئيسه بتقييد‬

‫المكالمات التي وصلته أمر غير مهم(×)‬

‫َّال يجب أن يكون هناك سبب‬

‫‪ -10‬كل تقرير فع‬
‫لكتابته(‪)٧‬‬

‫‪-11‬من أهم المهارات المطلوبة في كتابة‬

‫التقارير القدرة على التفكير المنطقي(‪)٧‬‬

‫‪-12‬المراسالت السرية الواردة يتم معاملتها‬

‫كرسالة عادية واردة ولكن دون أن يتم فتحها(×)‬

‫‪9‬‬
 ‫‪ -13‬االجتماعات الدورية تعقد عند حدوث مشكلة‬
‫معينة وتبرر الحاجة إلى ضرورة حلها (×)‬

‫‪ -14‬النماذج حسب طبيعة االستخدام تنقسم إلى‬

‫نماذج ورقية و إلكترونية (‪)٧‬‬

‫‪-15‬يعتبر تنظيم المقاالت و الزيارات لمكتب‬

‫المدير من النشاطات الثانوية التي يقوم بها‬
‫السكرتير (×)‬

‫‪-16‬يجب على السكرتير أن يتعامل ويتكيف مع‬

‫الفئات و األنماط المختلفة من الزوار والعمالء‬
‫والمرجعين لمكتب المدير محاوال إرضاءهم وكسبهم‬
‫بشتى الطرق (‪)٧‬‬

‫‪-17‬يقع على السكرتير مهام وجبات التحضير‬

‫لالجتماعات قبل وبعد االجتماع (‪)٧‬‬

‫‪-‬‬ ‫‪-18‬المحفوظات النشطة هي تلك المحفوظات‬

‫‪-‬‬ ‫من األوراق و الوثائق التي يتطلب العمل‬
‫الرجوع إليها بصفة مستمرة (‪)٧‬‬
‫‪-‬‬

‫‪10‬‬
‫‪ -19‬تعتبر السجالت وسيلة لتسجيل البيانات بشكل‬
‫ثابت وبصورة متسلسلة ومنظمة تحول دون حدوث أي‬
‫تغيير أو تالعب فيها أو ضياعها كليا أو جزئيا‬
‫(×)‬

‫‪ -20‬عند سفر المدير ليس ضروري على السكرتير‬

‫االتصال هاتفيا بالمدير إلبالغ بما يستجد‬
‫للمعامالت الهامة (‪)٧‬‬

‫‪-21‬من أهم عمليات التنظيم الفني للمحفوظات‬

‫التصنيف و الترميز و الفهرسة (‪)٧‬‬
‫‪ -22‬التوازن و المرونة من خطوات ومبادئ‬
‫اإلدارة الناجحة للوقف (×)‬

‫‪ -23‬علم لغة الجسد يسمح لنا بتفسير المشاعر‬

‫الصادرة عن مخاطبينا عن طريق قواعد مضبوطة‬
‫(‪)٧‬‬

‫‪ -24‬حركة فرك األصائع مع بعض تدل على الثقة‬

‫(×)‬

‫‪ -25‬من خصائص العميل الودود عدم االستقرار على‬

‫رأي واحد(×)‬

‫‪11‬‬
 ‫‪ -26‬من أهم موضوعات إتيكيت التعامل الرسمي‬
‫واالجتماعي المجاملة والبساطة و األسبقية و‬
‫المصافحة (‪)٧‬‬
‫السؤال الثالث‪ :‬فوائد التي حصلت عليها من خالل‬
‫دراستي لهذا البرنامج‪.‬‬
‫لقد حصلت على فوائد كثير منها‪:‬‬
‫مفهوم وأهمية اإلدارة المكتبية وصفات السكرتير‬
‫الناجح‪ ,‬و المهارات الرد‪ ,‬آداب المكالمات‬
‫الهاتفية‪ ,‬وأتقنت مهارات كتابة التقرير و‬
‫إعداد محضر االجتماع‪.‬‬
‫ضف إلى ذلك أسباب التي يجب مراعاتها عند‬
‫تنظيم المقابالت و الزيارات و كذلك على أهمية‬
‫تنظيم الوقت ثم المعاني و الدالالت لحركة‬
‫األعضاء الجسد‪ ,‬ومعايير النصر مع الناس‪.‬‬

‫‪12‬‬