‫مفهوم السكرتارية‪:‬أمانة السر‪ ،‬وتعرف باألمانة والكتابة )أو‬

‫السكرتارية(‪ ،‬هي الجهاز اإلداري املتخصص في أداء االعمال‬

‫املكتبية مثل اعداد املكاتبات واملراسالت والتقارير والحفظ واألرشفة‬
‫باإلضافة إلى تنظيم االجتماعات واعداد رحالت العمل واستقبال‬
‫الزوار واالستقبال والتوجية وغيره وهي بذلك تساعد كثيرا في زيادة‬
‫فاعلية اإلدارة وقد يشغل السكرتير منصبا أعلى كأن يكون مدير‬
‫مكتب‪.‬‬
‫‪،،،،،،،،،،،،،،،،،،‬‬
‫صفات السكرتير الناجح‪:‬‬
‫‪.١‬االقتناع برسالة املنظمة واهدافها والعمل على تحقيقها‬

‫‪.٢‬اتقان املهارات الالزمة الداء عمله بالطريقه الصحيحه‬

‫‪.٣‬املحافظه على اسرار املنظمه وعدم نشرها‬

‫‪.٤‬سرعه البديهة واملرونه ملواجهة املواقف الطارئة‬

‫‪.٥‬العنايه باملظهر وحسن امللبس‪-‬بدون مبالغه‬

‫‪.٦‬البشاشه وحسن التعامل مع االخرين‬

‫ترتيب املواعيد‪:‬‬
‫الوقت املتاح للمدير‪.‬‬
‫الوقت املناسب للزيارة‪.‬‬
‫مدة الزيارة‪.‬‬
‫تسجيل كافة املواعيد لدى مدير املكتب وتزويد املدير بنسخة منها‪.‬‬
‫التأكد من تسجيل جميع املعلومات عن الزائر وأرقام هواتفه وموضوعه‪.‬‬
‫تحديد مدة زمنية للزيارة‪.‬‬
‫إبالغ صاحب املوعد بالزيارة أو بأي مستجدات أخرى حولها‬
 ‫تصنيف امللفات‪:‬‬
‫تقسيم الوثائق واملستندان الى مجموعات اساسيه تتسم كل مجموعه‬
‫بخصائص متشابهه ومن ثم تقسيمها الى مجموعات فرعيه‪.‬‬

‫العوامل املؤثره في تصنيف امللفات‪:‬‬

‫‪.‬فتره الحفظ الالزمة لحفظ الوثائق واملستندات‬
‫‪.‬نوع الحماية الالزمة لحفظ الوثائق واملستندات‬
‫‪.‬السرعه املطلوبه في الوصول للوثائق واملستندات واخراجها‬
‫‪.‬االدارة واالشخاص الذين يحتاجون الرجوع الى الوثائق واملستندات‬
‫‪.‬حجم الوثائق واملستندات التي تتعامل بها املنظمه‬
‫‪.‬طريقه تسميه املستند او الوثيقه او وصفه عند الطلب‬

‫تعريف فهرسه امللفات‪:‬‬

‫عمليه اعداد قوائم باسماء وعناوين الوثائق واملستندات املطلوب حفظها بما‬
‫يكفل استرجاع اي ملف باقل جهد وفي اسرع وقت ممكن‬

‫انواع فهرسه امللفات‪:‬‬

‫•فهرس الصفحات‬
‫•فهرس البطاقات‬
‫•الفهرس املنظور‬
‫•الفهرس املطبوع‬

‫حفظ امللفات‪:‬‬
‫عمليه ترتيب االوراق والوثائق واملستندات في االوعيه الخاصه بها‬
‫‪..‬‬
‫اجراءات الحفظ‪ :‬اعداد بطاقات االحاله‪،‬تحديد امللفات التي يتم الحفظ فيها‬