‫السكريتارية الطبية المفهوم و االهمية‬

‫مقدمة‬

‫ال ختتلف السكرتارية عن غريها من املهام األخرى من حيث التطور التارخيي فالقول بأن أعمال السكرتارية كآلية عمل‬
‫مل تعرف إال يف العص ر احلديث قول جيايف احلقيقة فق د أثبتت بعض اآلثار القدمية أن األعمال الكتابية عرفت منذ العهد‬
‫القدمي‪ ،‬ولعل بعض ما وجد من كتابات على بعض القطع الفخارية احملفوظة داخل غرفة "األرشيف امللكية" واليت يعود‬
‫تارخيه ا إىل م ا قب ل ‪ ٢٤٠٠‬س نة قب ل امليالد يف س وريا دلي ل مهم على وج ود الفك رة من ذ آالف الس نني‪ .‬كم ا أن كتب‬
‫الفكر اإلسالمي تذخر بالعديد من دالئل وجود التنظيم املكتيب ولو بأشكال خمتلفة فقد كان الرسول صلى اهلل عليه وسلم‬
‫يراسل ملوك الروم وغريهم برسائل متعددة ومتنوعة وبواسطة وسائل متعددة أيضا‪ ،‬كما شهد عهد اخلليفة الراشد عمر‬
‫بن اخلطاب رضي اهلل عنه العديد من التنظيمات ومنها تنظيم الدواوين املختلفة‪ .‬وهكذا استمر العمل يف جمال التدوين يف‬
‫خمتل ف احلض ارات واألجي ال‪ ،‬فتج ده ينش ط ل دى أم ة معين ة ويق ل االهتم ام ب ه ل دى أخ رى‪ ،‬وميكن الق ول أن الظه ور‬
‫احلقيقي لبعض مفاهيم السكرتارية كان يف بريطانيا إبان القرن السادس عشر امليالد حيث كانت هناك بعض االشرتاطات‬
‫اليت يتطلب توفرها فيمن سيعمل مبهنة السكرتارية منها إىل جانب إجادة القراءة والكتابة أن يكون الشخص ممن عرف‬
‫عن ه حف ظ األس رار وبعض املن اقب االجتماعي ة‪ ،‬إال أن االهتم ام الفعلي باألنش طة املكتبي ة ظه رت م ع بداي ة عه د الث ورة‬
‫الصناعية اليت كانت تتطلب العديد من التدوين وأعمال احلفظ واألرشفة حىت وصلنا اليوم إىل عصر التقنيات احلديثة يف‬
‫جمال األدوات واألساليب املتعلقة بأعمال وأنشطة اإلدارة املكتبية"‪.‬‬

‫مفهوم السكرتارية‬ ‫‪.1‬‬

‫يطل ق مص طلح الس كرتارية على جمموع ة الع املني ال ذين يقوم ون مبمارس ة األنش طة ذات الط ابع املكت يب مث ل العم ل على‬
‫حتري ر وإع داد واس تقبال وتص دير املراس الت‪ ،‬ومعاجلة االتص االت املختلف ة‪ ،‬وتنس يق املواعي د واس تقبال ال زوار‪ ،‬وتنظيم‬
‫االجتماعات والسفريات وأعمال احلفظ واألرشفة‪ .‬وكلمة سكرتري كلمة مشتقة من الكلمة الالتينية ‪Secretarius‬‬
‫واملعىن احلريف هلا "كامت األسرار على اعتبار أن عمل السكرتري يتضمن معرفته لكثري املعلومات اليت قد ال تتاح لغريه من‬
‫بقية أفراد املنظمة‪ ،‬وكلمة سكرتري قد يتسع معناها الوظيفي ليصبح شاغلها مبرتبة وزير كما يف بعض الدول أو رئيس‬
‫هيئ ة دولي ة كم ا يف ح ال مس مى األمني الع ام لألمم املتح دة‪ ،‬وق د يض يق ذل ك املس مى ليص بح ميث ل أح د األف راد ال ذين‬
‫يقومون مبساعدة فرد آخر مبسمى سكرتري شخصي‪ ،‬وبني هذا وذاك تتعدد مستويات السكرتري وتتنوع حسب مقتضيات‬
‫خمتلف األعمال واملنظمات‪.‬‬

‫‪1‬‬
 ‫السكريتارية الطبية المفهوم و االهمية‬

‫ومن أبرز التعاريف اليت وردت للسكرتارية ما يلي ‪:‬‬

‫‪ .1‬امللفات واستقبال وإرسال املكاملات اهلاتفية وتصدير الربيد والنسخ واستقبال الزوار واملراجعني وتنظيم املواعيد‬
‫املقابلة املدير‪ ...‬إخل‪.‬‬
‫‪ .2‬تطلق على املهن اليت يتوالها فرد أو جمموعة أفراد يقومون مبعاونة اإلداريني يف تأدية أعمال من قبيل إعداد املراسالت‬
‫وتلقي وإرسال املكاملات اهلاتفية وحفظ املستندات وتنظيم وإدارة مواعيد العمل يف مكتب الرئيس واستقبال الزوار‪...‬‬
‫إخل‪.‬‬
‫وبالتايل ميكن تعريف السكرتري بأنه‪" :‬املوظف الذي يتوىل القيام مبهام األعمال املكتبية واإلدارية واإلدارية املـ‬ ‫‪.3‬‬
‫املساندة للرئيس ‪ .‬من قبيل حفظ امللفات واملعلومات وأرشفتها وترتيب املواعيد واالجتماعات وتنظيم السفريات‬
‫واستقبال الزوار واملراجعني ومعاجلة االتصاالت وأعمال املرسالت والتقارير ويتمتع بثقة الرئيس وحيفظ أسرار العمل"‪.‬‬

‫أهمية السكرتارية ‪:‬‬ ‫‪.1.1‬‬

‫إذا كانت السكرتارية متثل تلك املفاهيم السابقة فإنه ميكن القول إن أمهيتها تأيت من املربرات التالية‪:‬‬

‫• أن ك رب حجم املنظم ات وتعق د عملياهتا وتع دد مس توياهتا جع ل هلذه اإلدارات املس اندة أمهي ة خاص ة فلم يع د ل دى‬
‫املدير الوقت الكايف للقيام بكثري من املهام وخاصة تلك املهام الروتينية اليت هي لب عمل السكرتري أو مدير املكتب مثل‬
‫عملي ة حتري ر املراس الت وإع داد التق ارير أو معاجلة الربي د أو االتص االت ال واردة أو الص ادرة أو م ا يتعل ق بتنظيم املواعي د‬
‫والزي ارات املكتب ال رئيس أو غريه ا‪ ،‬وبالت ايل فه و حباج ة ( أي ال رئيس ) إىل من يعاون ه يف تنفي ذ العدي د من العملي ات‬
‫اإلدارية وميكن للسكرتارية تويل ذلك‪.‬‬

‫• أن العمل بطريقة سليمة يتطلب أن تكون القرارات اإلدارية بناء على البيانات واملعلومات الصحيحة اليت ميكن أن‬
‫يقدمها السكرتري بطريقة مبسطة وخمتصرة وحبيث تصل إىل صانع القرار يف الوقت املناسب حىت ميكن االستفادة منها فهي‬
‫توفر على القائد الوقت الكايف الستغالله يف العمليات االسرتاتيجية يف املنظمة‪.‬‬

‫• كما زاد من أمهية أعمال السكرتارية أهنا مل تعد تلك املهن البسيطة اليت يعتقد أن أي شخص ميكن أن يقوم هبا وإمنا‬
‫هي أصبحت تتطلب قدرًا عاليًا من التأهيل والتدريب للقيام هبا سواء من الناحية املهارية أو الناحية السلوكية لدرجة أننا‬
‫نشاهد يف بعض منظمات اليوم بعض السكرتاريني الذين يعدون مبثابة متخذي قرار كما يف حالة السكرتري التنفيذي‪.‬‬

‫‪2‬‬
 ‫السكريتارية الطبية المفهوم و االهمية‬

‫السكرتارية الطبية‬ ‫‪.2‬‬

‫تمهيد‬ ‫‪.1.2‬‬
‫إن من ميارس ون الس كرتارية الطبي ة ع ادة م ا يكون ون متخصص ني يف أعم ال الس كرتارية‪ ،‬ويقوم ون باألعم ال الرئيس ة‬
‫والفرعية‪ ،‬باإلضافة إىل إحاطتهم باملعلومات الضرورية يف اجملال الطيب ‪،‬كأن يكونوا ملمني بأنواع األمراض الشائعة‪.‬‬
‫ميكن إمجال األعمال اليت يقوم هبا العاملون يف السكرتارية الطبية مبا يلي‪:‬‬

‫استقبال المرضى وأفراد عائالتهم‪:‬‬ ‫‪.2.2‬‬

‫إن الس كرتري الط يب ه و أول ش خص يتعام ل م ع املريض‪ ،‬فيجب أن يت وفر لدي ه الق درة يف حس ن االس تقبال‪ ،‬جميب ًا على‬
‫استفسارات املرضى املتعلقة بالطبيب وساعات الدوام وأن حيدد املواعيد هلم‪.‬‬

‫معالجة البريد الوارد والصادر‪:‬‬ ‫‪.3.2‬‬

‫جيب عليه اإلمام باخلطابات الواردة إىل املستشفى أو الطبيب املختص وتصنيفها وفتحها وإطالع املسؤولني عما جاء هبا‬
‫مث االحتفاظ هبا‪ ،‬باإلضافة إىل الرد عليها‪.‬‬

‫الرد على الهاتف‪:‬‬ ‫‪.4.2‬‬

‫أهنا وظيفة أساسية إىل السكرتري ال غىن عنها‪ ،‬للرد على استفسارات املرضى أو أقارهبم لتحديد املواعيد‪ ،‬واالطمئنان عن‬
‫التحاليل والصور اإلشعاعية وطلب استشارة طبية‪.‬‬

‫إعداد كشوف الحاسب الخاص بالمرضى وسندات القبض لمن يطالبها‪:‬‬ ‫‪.5.2‬‬
‫جيب على السكرتري أن يكون ملم ُا باألمور املالية وتسجيلها يف الدفاتر اخلاصة هبا‪ ،‬حىت يعطي املريض مستندُا بقيمة ما‬
‫يدفعه للطبيب أو املستشفى‪.‬‬

‫كتابة التقارير الطبية بواسطة الحواسيب واآلالت الطباعة‪:‬‬ ‫‪.6.2‬‬

‫على السكرتري إتقان احلاسوب اآللة الطابعة والتنسيق اخلاص بكتابة هذه التقارير اخلالية من األخطاء اإلمالئية حىت يقوم‬
‫بأعداد التقارير للمرضى عن حالتهم الصحية‪.‬‬

‫تزويد العيادة أو المستشفى بالمستلزمات الطبية الضرورية‪:‬‬ ‫‪.7.2‬‬

‫على السكرتري الطيب اإلملام بكتابة الرسائل التجارية إلعداد الطبية املتعلقة باملستلزمات الطبية‪.‬‬

‫مجع وحتليل وتصنيف البيانات واملعلومات الطبية األساسية‪:‬‬

‫على السكرتري الطيب أن يقوم جبمع املعلومات والبيانات املتعلقة باملستشفى أو العيادة الطبية اليت يتعامل معها سواء أكانت‬
‫داخلية أو خارجية‪ ،‬ومن أقسام املستشفى وسجالته أو سجالت املراكز الصحية والعيادات‪.‬‬

‫‪3‬‬
 ‫السكريتارية الطبية المفهوم و االهمية‬

‫حفظ الملفات وصيانتها‪:‬‬ ‫‪.8.2‬‬

‫الحفظ‪:‬‬ ‫‪2.8.1‬‬
‫يعين خزن ووضع امللفات وما فيها من مستندات ووثائق ومعلومات متعددة يف مكان معني ونظام خاص حىت يسهل‬
‫الرجوع إليها يف أي وقت وبأقل جهد ممكن‪.‬‬
‫السجل الطبي‪:‬‬ ‫‪.9.2‬‬
‫تعريف السجل الطبي‪:‬‬
‫ه و عب ارة عن وثيق ة أو مل ف حيت وي معلوم ات شخص ية وأخ رى طبي ة عن املريض‪ .‬واملعلوم ات الشخص ية هي‪ :‬اس م‬
‫املريض‪ ،‬عمره‪ ،‬جنسه‪ ،‬جنسيته‪ ،‬عنوانه ومعلومات عن وثيقة اإلثبات‪.‬‬
‫طرق حفظ السجالت الطبية‪:‬‬
‫توجد طريقتان حلفظ السجالت الطبية ومها‪:‬‬
‫طريقة الرقم العددي المسلسل‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫طريقة الحفظ وفق المجموعة العددية(الطرفية)‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫‪.10.2‬صيانة المحفوظات‪:‬‬
‫للحفاظ على سالمة احملفوظات وراحة العاملني هبا‪،‬جيب أن يتوفر يف أماكن احلفظ ما يلي‪:‬‬
‫‪ ‬اجلو املعتدل‪.‬‬
‫‪ ‬التهوية اجليدة‪.‬‬
‫‪ ‬اإلضاءة اجليدة‪,‬‬
‫‪ ‬النظافة والصحة والسالمة‪.‬‬
‫‪ ‬األثاث املريح‪.‬‬
‫‪ ‬معرفة الفهرس املركزي للمريض‪:‬‬

‫الفهرسة‪:‬‬ ‫‪.11.2‬‬
‫إعداد الكشوف بأمساء وعناوين األشياء موضع احلفظ‪ ،‬بعد ترتيبها على أساس معني‪ ،‬يكفل استخراج أي ملف‬ ‫‪‬‬
‫من ملفاهتا بأقل جهد ويف أقصر وقت‪.‬‬
‫تطبيق النظام األجبدي حلفظ السجالت الطبية‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫هناك طريقتان حلفظ هذه البطاقات اخلاصة بفهرس املريض‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫طريقة احلفظ اهلجائي أو األجبدي‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫طريقة احلفظ اللفظي‬ ‫‪‬‬

‫‪4‬‬
 ‫السكريتارية الطبية المفهوم و االهمية‬

‫أهمية اإلحصاءت الطبية فيما يلي‪:‬‬ ‫‪.3‬‬

‫اإلفادة يف تقييم األعمال واخلدمات الصحية اليت يقدمها املستشفى لآلخرين‪.‬‬ ‫•‬
‫اإلفادة يف الرقابة على العاملني ملقارنة ما مت إجنازة مع ما هو خمطط له‪.‬‬ ‫•‬
‫اإلفادة يف إعداد األحباث والدراسات الطبية‪.‬‬ ‫•‬
‫أخالقيات مهنة العمل في السجالت الطبية‪:‬‬ ‫‪.4‬‬
‫هناك أمور البد من أخدها بعني االعتبار عند العمل يف قسم السجل الطيب منها‪:‬‬
‫أن السجل الطيب وثيقة قانونية مهمة جملموعات متعددة منها‪ :‬املريض وعائلته ‪،‬إدارة املستشفى وأطباؤه‪ ،‬شركات‬ ‫‪‬‬
‫التأمني‪ ،‬املؤسسات اليت يتبعها املرضى‪.‬‬
‫بعض التش ريعات والق وانني يف بعض ال دول‪ ،‬تش رتط ف رتة زمني ة لالحتف اظ بالس جل الط يب‪ ،‬أال أن األردن ال‬ ‫‪‬‬
‫يشرتط وجود مثل هذه الفرتة الزمنية‪.‬‬
‫هناك إجراءات متبعة عند إرسال السجل الطيب إىل احملاكم النظامية جيب األخذ هبا وعدم خمالفتها‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ال يسمح بتشريح جثة املتوىف لغايات تعليمية تدريبية إال بعد املوافقة اخلطية من قبل ذويه األقربني على النموذج‬ ‫‪‬‬
‫اخلاص بذلك‪.‬‬
‫يطلب من الطبيب املختص الذي عهد إليه ختم وتصديق حمتويات السجل الطيب بأن ال يفرض وال يسمح لغريه‬ ‫‪‬‬
‫باستخدام هذه األختام‪.‬‬
‫يعهد إىل رئيس قسم السجالت الطبية باإلشراف املباشر على سجالت املرضى النفسانيني أو مرضى السجون‬ ‫‪‬‬
‫وال حيق اإلطالع عليها إال من قبل املخولني بذلك‪.‬‬
‫عند أخذ صور فوتوغرافية للمريض من أجل نشرها يف اجملالت العلمية أو من أجل التوثيق أو من أجل التدريس‬ ‫‪‬‬
‫والتدريب فالبد من أخذ املوافقة اخلطية من املريض أو من ذويه‪.‬‬

‫‪5‬‬