‫السجالت الطبية‬

‫الهيلك التنظميي والوصف الوظيفي للعاملني بقسم‬

‫السجالت الطبية‬
‫د‪.‬نوال هوساوي‬
 ‫الهيكل التنظيمي و العنصر البشري‬
‫• البد من وجود هيكل تنظيمي واضح‬
‫• يختلف شكل الخريطة التنظيمية من مستشفى الخر ‪ ،‬وذلك بحسب التقسيم التنظيمي‬
‫المتبع‪ ،‬ولكن تبقى العناصر االساسية لهذه الخريطة متشابهة الى حد كبير وإن اختلف‬
‫التقسيم التنظيمي‬
‫• العنصر البشري الكفؤ هو هو المحرك ألساسي في نجاح قسم السجالت الطبية‪.‬‬
‫• فاألنظمة مهما بلغت من الدقة‪ ،‬واألجهزة مهما بلغت من التطور‪ ،‬فإنها ال يمكن أن‬
‫تعمل لوحدها‪ ،‬وإنما تحتاج إلى عنصر بشري مؤهل ومدرب لتطبيق األنظمة وتشغيل‬
‫األجهزة وتحقيق األهداف‪.‬‬
 ‫مدير المستشفى‬

‫المساعد األداري‬

‫رئيس قسم السجالت‬

‫الطبية‬

‫مساعد رئيس قسم‬

‫السجالت الطبية‬

‫وحدة المراجعة و التحليل‬ ‫وحدة األسترجاع‬ ‫وحدة الدخول‬ ‫وحدة الألستقبال‬

‫هيكل تنظيمي مقترح (‪ :)1‬لقسم السجالت الطبية‬

‫هيكل تنظيمي مقترح (‪)2‬‬
 ‫رئيس السجالت الطبية‬

‫❖الوصف الوظيفي‪:‬‬
‫‪ .1‬القيام بالتخطيط والتنظيم والتوجيه والمراقبة لجميع الخدمات والنشاطات التي يقـوم بها قسم السجالت‬
‫الطبية من حفظ واستخراج الملفات الطبية وفهرسة وتصـنيف األمـراض والعملـيات وتحليل وترتيب‬
‫النماذج والملفات وإدخال وإخراج المرضى و إعداد التقارير الطبية‪.‬‬
‫‪ .2‬وضـع برنامج التدريب والتعليم المستمر للعاملين في قسم السجالت الطبية‪.‬‬
‫‪ .3‬التنسيق بين القسم واألقسام األخرى في المستشفى وحل المشاكل‪.‬‬
‫‪ .4‬اإلشراف على تطبيق نظام السجالت الطبية المعتمد من قبل ادارة المستسفى ‪.‬‬
 ‫رئيس السجالت الطبية (الوصف الوظيفي)‬
‫‪ .5‬اإلشـراف على استكمال اإلجراءات على الملفات الطبية مع األطباء المعنيين وتقديم‬
‫االستشارة للجهاز الطبي في مختلف األمور المتعلقة بالسجل الطبي‪.‬‬
‫‪ .6‬تقييم إنجاز العاملين بالقسم ورفع التوصيات بذلك‪.‬‬
‫‪ .7‬يعمل عضوا في لجنة السجالت الطبية‪.‬‬
‫‪ .8‬تطوير النماذج الطبية المستعملة في المستشفى‪.‬‬
‫‪ .9‬حضور المحاضرات والندوات الخاصة بعمل القسم‪.‬‬
‫‪ .10‬إعداد التقارير الدورية الالزمة عن نشاطات القسم‪.‬‬
‫‪ .11‬المشـاركة بوضـع برنامج إدارة الجودة بالمستشفى واإلشراف على تطبيق ما يخص‬
‫السجالت الطبية منه‬
 ‫رئيس السجالت الطبية‬
‫❖المؤهالت العلمية والخبرات المطلوبة‪:‬‬
‫‪ .1‬الشهادة الجامعية االولى كحد ادنى‪ :‬شهادة البكالوريوس في السجالت الطبية أو بكالوريوس في أحد‬
‫فروع العلوم اإلدارية أو اإلنسانية مع دبلوم لمدة سنة في السجالت الطبية‪.‬‬
‫‪ .2‬خبرة لمدة ال تقل عن خمسة سنوات في السجالت الطبية في مستشفى‪.‬‬
‫‪ .3‬دراسة متخصصه في السجالت الطبية بعد الشهادة الجامعية االولى ال تقل مدتها عن ‪ 9‬شهور وخبره‬
‫عملية ال تقل عن ثالث سنوات‬
‫❖االرتباط الوظيفي‪:‬‬
‫يرتبط بالمدير المحدد بالهيكل التنظيمي‪.‬‬
 ‫مساعد رئيس السجالت الطبية‬
‫❖الوصف الوظيفي‪:‬‬
‫‪ .1‬اإلشراف على تنفيذ كافة السياسات الخاصة بالقسم‬
‫• بالتخطيط والتنظيم والتوجيه والمراقبة لجميع الخدمات والنشاطات التي يقـوم بها قسم السجالت الطبية من حفظ‬
‫واستخراج الملفات الطبية وفهرسة وتصـنيف األمـراض والعملـيات وتحليل وترتيب النماذج والملفات وإدخال‬
‫وإخراج المرضى و إعداد التقارير الطبية‪.‬‬
‫اإلشراف على تدريب العاملين في القسم وفق البرنامج الموضوع من رئيس القسم لهذه الغاية‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫التأكد من تطبيق نظام السجالت الطبية المعتمد ورفع التقارير الخطية والشفوية إلى رئيس القسم حول‬ ‫‪.3‬‬
‫هذا الموضوع‬
‫حل المشاكل اليومية التي قد تعترض سير العمل في القسم وحسب تعليمات وتوجيهات رئيس القسم‬ ‫‪.4‬‬
‫اإلشراف على دوام الموظفين ورفع التقارير الدورية إلى رئيس القسم‬ ‫‪.5‬‬
‫التنسيق بين القسم واألقسام األخرى في المستشفى وحل المشاكل‪.‬‬ ‫‪.6‬‬
 ‫مساعد رئيس السجالت الطبية‬
‫❖تابع الوصف الوظيفي‪:‬‬
‫‪ .7‬التنسيق المستمر بين وحدات قسم السجالت الطبية المختلفة لضمان إنجاز األعمال‬
‫المطلوبة بكفاءة عالية‪.‬‬
‫‪ .8‬قد تسند إليه مهمة اإلشراف المباشر على بعض الوحدات التابعة لقسم السجالت الطبية‬
‫‪ .9‬ينوب عن رئيس القسم ويحل مكانه في حالة غيابه‪.‬‬
 ‫مساعد رئيس السجالت الطبية‬
‫❖المؤهالت العلمية والخبرات المطلوبة‪:‬‬
‫‪ .1‬الشهادة الجامعية االولى كحد ادنى و‬
‫‪ .2‬خبـرة لمـدة ال تقل عن ثالث سنوات فـي مجال السجالت الطبية وتصنيف األمراض والعمليات‬
‫واإلجراءات أو‬
‫‪ .3‬الشهادة الجامعية المتوسطة في تخصص السجالت الطبية وخبرة في مجال السجالت الطبية لمدة ال‬
‫تقل عن ست سنوات‬
‫❖االرتباط الوظيفي‪:‬‬
‫يرتبط برئيس قسم السجالت الطبية‬
‫❖القدرات‪:‬‬
‫‪ .1‬االلمام باللغة اإلنجليزية‪.‬‬
‫‪ .2‬االلمام بالمصطلحات الطبية‪.‬‬
 ‫فني السجالت الطبية‬
‫❖الوصف الوظيفي‪:‬‬
‫• ترتيب محتويات السجل الطبي وفق النظام المعمول به في المستشفى‬
‫• مراجعة وتحليل السجالت الطبية للمرضى الذين تخرجوا من المستشفى للتأكد من وجود كافة النماذج‬
‫الطبية واستكمالها لكافة المعلومات والبيانات الطبية‬
‫• تنظيم نموذج خاص لكل سجل طبي غير مكتمل وتعبئة بطاقات السجالت غير المكتملة لكل طبيب‬
‫وحفظها في مكان خاص لمتابعة استكمالها مع األطباء المعنيين‪.‬‬
‫• تصنيف األمراض والعمليات واإلجراءات الجراحية وفق نظام التصنيف العالي المعتمد واستخراج الرمز‬
‫العالمي لكل مرض أو عملية ‪Code Number‬‬
‫• تنظيم فهرس األمراض وفهرس العمليات وفهرس الطبيب وإدامة هذه الفهارس المحددة يدويا أو الكترونيا‪.‬‬
‫• تحضير اإلحصاءات المطلوبة ورفعها إلى رئيس قسم السجالت الطبية في المواعيد‬
‫• تسهيل مهمة األطباء وغيرهم من المختصين في إجراء البحوث والدراسات العلمية‪ .‬تحضير السجالت‬
‫الطبية المطلوبة من قبل لجنة السجالت الطبية قبل اجتماعها ومتابعةاإلجراءات المتخذة بعد كل اجتماعز‬
‫فني السجالت الطبية‬
‫❖المؤهالت العلمية والخبرات المطلوبة‪:‬‬
‫‪ .1‬شهادة جامعية متوسطة في السجالت الطبية واألحصاء‬
‫‪ .2‬خبرة في مجال قسم السجالت الطبية لمدة ال تقل عن سنة‬
‫❖االرتباط الوظيفي‪:‬‬
‫يرتبط برئيس قسم السجالت الطبية‬
‫❖القدرات‪:‬‬
‫‪ .1‬االلمام باللغة اإلنجليزية‪.‬‬
‫‪ .2‬اتقان المصطلحات الطبية‪.‬‬
 ‫موظف االستقبال‬
‫❖الوصف الوظيفي‪:‬‬
‫‪ .1‬استقبال المرضى من مختلف الفئات وتوجيههم نحو مراكز الخدمات المختلفة في المستشفى‪.‬‬
‫‪ .2‬استالم معامالت المرضى اإلدارية مثل التقارير الطبية‪ ،‬اإلجازات المرضية‬
‫‪ .3‬ضبط قانونية المعالجة تبعا لألنظمة والتعليمات المعتمدة‪.‬‬
‫‪ .4‬تنظيم نموذج المعالجة في العيادة الخارجية للمرضى الجدد‪.‬‬
‫‪ .5‬تنظيم دخول المرضى إلى الطبيب المعالج‪.‬‬
‫‪ .6‬التأكد من اعداد كشوفات المواعيد ومتابعة تحضير السجالت الطبية لمرضى المواعيد‪.‬‬
‫‪ .7‬اإلشراف على كتبة الرقابة للتأكد من عدم حمل المريض لسجله الطبي‬
‫‪ .8‬يعتبر حلقة الوصل بين األطباء في العيادات الخارجية والعاملين في قسم السجالت الطبية‪.‬‬
‫‪ .9‬التنسيق مع قسم المحاسبة في األمور المالية المتعلقة بالمراجعات المرضية‬
‫‪ .01‬شرح أنظمة وتعليمات المستشفى للمراجعين واإلجابة على استفساراتهم واستلتهم‬
‫موظف االستقبال‬
‫❖المؤهالت العلمية والخبرات المطلوبة‪:‬‬
‫‪ .1‬شهادة جامعية متوسطة‬
‫‪ .2‬خبرة في مجال السجالت الطبية لمدة ال تقل عن سنة‪.‬‬
‫‪ .3‬مقدرة على التعامل مع المراجعين وحل مشاكلهم‪.‬‬
‫❖االرتباط الوظيفي‪:‬‬
‫يرتبط برئيس قسم السجالت الطبية‬
‫❖القدرات‪:‬‬
‫‪ .1‬االلمام باللغة اإلنجليزية‪.‬‬
 ‫موظف مواعيد‬
‫❖الوصف الوظيفي‪:‬‬
‫‪ .1‬تنظيم سجل مواعيد منفصل لكل عيادة وفق جدول المواعيد المعتمد في المستشفى‬
‫‪ .2‬تسجيل المواعيد في السجالت ومراعاة الدقة والوضوح في كتابة أو ادخال اسم المريض‬
‫‪ .3‬التقيد بأعداد المرضى لكل عيادة وفق التعليمات الصادرة عن قسم العيادات الخارجية‬
‫‪ .4‬تثبيت الموعد باليوم والتاريخ والساعة على بطاقة الموعد التي يحملها المريض‪.‬‬
‫‪ .5‬اإلجابة على أسئلة واستفسارات المرضى المتعلقة بمواعيد المراجعات‬
‫‪ .6‬تحضير كشوفات مواعيد بأسماء وأرقام المرضى لكل عيادة وإرساله إلى قسم السجالت الطبية (وحدة الحفظ‬
‫واالستخراج قبل ‪ 24‬ساعة من موعد العيادة للتحضير الجامعيةالسجالت الطبية للمرضى‬
‫موظف مواعيد‬
‫❖المؤهالت العلمية والخبرات المطلوبة‪:‬‬
‫‪ .1‬شهادة جامعية متوسطة‪.‬‬
‫‪ .2‬شخصية متوازنة ومقدرة على التعاون مع الموظفين‪.‬‬
‫‪ .3‬اإللمام بأنظمة وقوانين المستشفى الخاصة بإدخال المرضى‪.‬‬
‫❖االرتباط الوظيفي‪:‬‬
‫يرتبط برئيس قسم السجالت الطبية‬
‫❖القدرات‪:‬‬
‫‪ .1‬االلمام باللغة اإلنجليزية‪.‬‬
 ‫موظف ملفات (حفظ و استخراج)‬
‫❖الوصف الوظيفي‪:‬‬
‫حفظ السجالت الطبية حسب نظام الحفظ المعتمد من المستشفى‬ ‫‪.1‬‬
‫استخراج السجالت الطبية‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫تنظيم بطاقة رقابة ‪ Out Card‬ووضعها مكان كل سجل طبي يتم استخراجه أو ادامة نظام الرقابة الكترونيا‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫تفقد بطاقات المراقبة لمتابعة إعادة السجالت الطبية وإبالغ المسؤولين في قسم السجالت الطبية إذا لم يتم إعادتها في األوقات المحددة‬ ‫‪.4‬‬
‫تفقد خزائن السجالت الطبية باستمرار الكتشاف اخطاء الحفظ وتصليحها‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
‫إعادة األوراق والنماذج المتساقطة من السجالت الطبية إلى مكانها بعد التأكد من المعلومات المعرفة على كل ورقة أو نموذج‬ ‫‪.6‬‬
‫المحافظة على ترتيب ونظافة خزائن السجالت الطبية في جميع األوقات‪.‬‬ ‫‪.7‬‬
‫تفقد خزائن الحفظ باستمرار لتحديد السجالت الطبية غير النشطة ونقلها إلى منطقةالحفظ الخاصة بها‪.‬‬ ‫‪.8‬‬
‫ترقيم وتلوين السجالت الطبية الجديدة‬ ‫‪.9‬‬
‫‪ .01‬تنظيم بطاقة فهرس المريض لكل سجل طبي جديد‬
‫موظف ملفات (حفظ و استخراج)‬
‫❖المؤهالت العلمية والخبرات المطلوبة‪:‬‬
‫‪ .1‬شهادة الثانوية كحد أدنى‪.‬‬
‫‪ .2‬اإللمام التام بنظام الترقيم و الحفظ المتبع في المستشفى‬

‫❖االرتباط الوظيفي‪:‬‬
‫يرتبط برئيس قسم السجالت الطبية‬
‫❖القدرات‪:‬‬
‫‪ .1‬االلمام باللغة اإلنجليزية‪.‬‬
 ‫كاتب قاعة‬
‫❖الوصف الوظيفي‪:‬‬
‫استقبال المرضى الذين ادخلوا إلى القسم وتحضير النماذج الطبية التي يحتاجها كل مريض وتعبئة المعلومات‬ ‫‪.1‬‬
‫على كل نموذج‬
‫متابعة اجراءات المحاسبة الخاصة بالمرضى حسب النظام المتبع في المستشفى‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫التاكد من وجود كافة النماذج الطبية والقرطاسية التي يحتاجها القسم بالتنسيق مع الممرضة المسؤولة‬ ‫‪.3‬‬
‫القيام بكافة األعمال الكتابية الخاصة بالقسم مثل ( كشف القاعة اإلحصائي اليومي وطلبات الصيانة)‬ ‫‪.4‬‬
‫ترتيب النماذج وكافة األوراق داخل السجل الطبي في القاعة وفق الترتيب المعمول‬ ‫‪.5‬‬
‫تسليم السجالت الطبية للمرضى المتخرجين إلى قسم السجالت الطبية‪.‬‬ ‫‪.6‬‬
‫تسليم كشف القاعة اإلحصائي وقائمة الخروج إلى مكتب اإلدخال في صباح كل يوم وقبل الساعة الثامنة‬ ‫‪.7‬‬
‫والنصف‬
 ‫كاتب قاعة‬
‫❖الوصف الوظيفي‪:‬‬
‫تجهيز إجازات المرضى المتخرجين وتثبيت مواعيدهم عند الخروج من المستشفى‪.‬‬ ‫‪.8‬‬
‫إعالم قسم التغذية عن حاالت الدخول والخروج اليومية‪.‬‬ ‫‪.9‬‬
‫اإلجابة على المكالمات الهاتفية‪.‬‬ ‫‪.01‬‬
‫إدامة سجل خاص بالمرضى الذين يدخلون إلى القسم يبين فيه اسم المريض وتاريخ الدخول وتاريخ‬ ‫‪.11‬‬
‫الخروج والتشخيص ورقم الغرفة والسرير‪.‬‬
 ‫كاتب قاعة‬
‫❖المؤهالت العلمية والخبرات المطلوبة‪:‬‬
‫‪ .1‬شهادة جامعية متوسطة‪.‬‬
‫‪ .2‬خبرة في مجال قسم السجالت الطبية لمدة ال تقل عن ‪ 6‬أشهر‬
‫‪ .3‬االرتباط الوظيفي‪:‬‬
‫يرتبط برئيس قسم السجالت الطبية‬
 ‫كاتب‬
‫❖الوصف الوظيفي‪:‬‬
‫‪ .1‬كتابة وتنسيق الكتب اإلدارية الخاصة بالقسم‪.‬‬
‫‪ .2‬فتح سجالت للكتب الصادرة والواردة‪.‬‬
‫‪ .3‬استالم الكتب الرسمية الواردة وتصنيفها وتسجيلها وتحويلها إلى الموظف المعني التخاذ اإلجراءات‬
‫المناسب عليها‬
‫‪ .4‬اإلشراف على طباعة الكتب الصادرة وتدقيقها وتوقيعها من الموظف المسؤول‬
‫‪ .5‬االحتفاظ بنسخة من كل كتاب يصدر عن القسم وفتح ملف خاص بالكتب التي تحتاج الى متابعة‬
‫‪ .6‬اإلشراف على ممتلكات القسم والحفاظ عليها ‪.‬‬
‫‪ .7‬توزيع البريد داخل القسم وخارجه‪.‬‬
‫‪ .8‬اإلشراف على أعمال الطباعة والنسخ وتصوير الوثائق‬
‫‪ .9‬التنسيق مع رئاسة الديوان في المستشفى بشأن األمور الكتابية والعلمية‬
‫‪ .01‬إنجاز األعمال اإلدارية المتعلقة بكتابة التقارير الطبية‬
‫كاتب‬
‫❖المؤهالت العلمية والخبرات المطلوبة‪:‬‬
‫‪ .1‬شهادة جامعية متوسطة‪.‬‬
‫‪ .2‬خبرة في األعمال الكتابية لمدة ال تقل عن سنة واحدة‬
‫‪ .3‬االرتباط الوظيفي‪:‬‬
‫يرتبط برئيس قسم السجالت الطبية‬
 ‫مهام األسبوع‬
‫مراجعة الدرس‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫المشاركة يف المناقشة االسبوعهية عىل البالك بورد ان وجدت‬ ‫‪.2‬‬
‫ى‬ ‫ى‬ ‫حل الواجب ر‬
‫مستشف يتسع اىل ‪ 3000‬مريض‬ ‫ح لقسم السجالت الطبية يف‬ ‫ي‬ ‫اقت‬ ‫‪.3‬‬
‫ديسمب ‪)2022‬‬
‫ر‬ ‫( تسليم الواجب قبل ‪22‬‬ ‫‪.4‬‬

‫‪View‬‬ ‫‪Read‬‬ ‫‪Discuss‬‬