‫اﻟﻤﺤﺎﺿﺮة اﻷوﻟﻰ ‪:‬‬

‫اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ‪ :‬اﻟﻤﻔﻬﻮم واﻟﺘﻄﻮر‬

 ‫أوﻻ‪ :‬ﻣﻔﻬﻮم اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ وأﻫﻤﻴﺘﻬﺎ‪:‬‬
‫ﻳﻘﺼﺪ ﺑﺎﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﻣﺠﻤﻮﻋﺔ اﻟﻌﻤﻠﻴﺎت اﻟﻀﺮورﻳﺔ ﻷداء اﻟﻮﻇﺎﺋﻒ اﻹدارﻳﺔ اﻟﻤﺨﺘﻠﻔﺔ‪ ،‬واﻟﺘﻲ‬
‫َ‬
‫ﻣﻬﺎﻣﻬﺎ واﻟﻮﺻﻮل إﻟﻰ ﺗﺤﻘﻴﻖ أﻫﺪاﻓﻬﺎ‬
‫ﱢ‬ ‫ﻻ ﺗﺴﺘﻄﻴﻊ اﻹدارات واﻷﻗﺴﺎم ﻓﻲ اﻟﻤﻨﻈﻤﺔ ﺗﻨﻔﻴﺬ‬
‫ﺑﺪوﻧﻪ‪.‬‬
‫ﺑﺸﻜﻞ ﻣﺘﻜﺮ ٍر وروﺗﻴﻨﻲ‪،‬‬
‫ٍ‬ ‫ُﻘﺼﺪ ﺑﺎﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﺟﻤﻴﻊ اﻷﻋﻤﺎل اﻟﺘﻲ ُﺗﺠﺮَى ﻓﻲ اﻟﻤﻜﺘﺐ‬
‫ﻛﻤﺎ ﻳ َ‬
‫وﺑﻤﺎ ﻳﻠﺒﱢﻲ اﺣﺘﻴﺎﺟﺎت أداء اﻟﻮﻇﺎﺋﻒ‪ ،‬ﻣﺜﻞ‪:‬‬
‫‪ -‬اﺳﺘﻘﺒﺎل اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت وﻣﻌﺎﻟﺠﺘﻬﺎ وﺣِ ﻔﻈﻬﺎ ﺑﻐﺮض ﺗﻮﻓﻴﺮ ﺧﺪﻣﺎت اﻟﺘﺰوﻳﺪ ﺑﻬﺎ ﻟﻸﻓﺮاد اﻟﻌﺎﻣﻠﻴﻦ‬
‫ﻓﻲ اﻟﻤﻨﻈﻤﺔ وﺧﺎرﺟﻬﺎ وإﻋﺪاد اﻟﻤﺮاﺳﻼت‬
‫‪ -‬اﻟﻘﻴﺎم ﺑﺄﻋﻤﺎل اﻻﺗﺼﺎﻻت اﻹدارﻳﺔ ﻟﺠﻤﻴﻊ اﻷﻓﺮاد داﺧﻞ اﻟﻤﻨﻈﻤﺔ وﺧﺎرﺟﻬﺎ؛ ﺑﻘﺼﺪ ﺗﻴﺴﻴﺮ إﻧﺠﺎز‬
‫اﻟﻤﻬﺎم‪ ،‬واﻟﺮﻓﻊ ﻣﻦ ﻣﺴﺘﻮى اﻷداء وﻛﻔﺎءﺗﻪ وﻣﺎ ﻳﺘﻄﻠﺒﻪ ذﻟﻚ ﻣﻦ اﺳﺘﺨﺪام اﻟﺘﻘﻨﻴﺔ اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ‪.‬‬

‫‪۲‬‬
 ‫أوﻻ‪ :‬ﻣﻔﻬﻮم اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ وأﻫﻤﻴﺘﻬﺎ‪:‬‬
‫وﻳﺘﻄﻠﺐ ﻫﻨﺎ ﺿﺮورة ﺗﻮﺿﻴﺢ اﻟﻤﻘﺼﻮد ﺑﺎﻟﺒﻴﺎﻧﺎت واﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت واﻟﻤﻌﺮﻓﺔ واﻟﻔﺮوق ﺑﻴﻨﻬﻢ‪:‬‬

‫ﻛﻠﻤﺎت أو رﻣﻮز ًا أو ﺣﺮوﻓ ًﺎ‪ ،‬وﻫﻲ‬

‫ٍ‬ ‫‪ -‬اﻟﺒﻴﺎﻧﺎت ‪ :‬ﻣﻮاد وﺣﻘﺎﺋﻖ ﺧﺎم أوﻟﻴﺔ ﻗﺪ ﺗﻜﻮن أرﻗﺎﻣ ًﺎ أو‬
‫ً‬
‫ﻗﻴﻤﺔ ﺑﺸﻜﻠﻬﺎ اﻷوﱠ ﻟﻲ‪.‬‬ ‫ﻻ ﺗﻤﺜﻞ‬

‫ﺗﻤﺖ ﻣﻌﺎﻟﺠﺘﻬﺎ‬ ‫ً‬

‫ﻣﺠﻤﻮﻋﺔ ﻣﻦ اﻟﺒﻴﺎﻧﺎت اﻟﻤﻨﻈﻤﺔ‪ ،‬أو ﻫﻲ اﻟﺒﻴﺎﻧﺎت اﻟﺘﻲ ﱠ‬ ‫‪ -‬اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت‪:‬‬

‫ﻳﺴﻤﺢ ﺑﺎﺳﺘﺨﺪاﻣﻬﺎ واﻻﺳﺘﻔﺎدة ﻣﻨﻬﺎ‬

‫ُ‬ ‫ﺑﺸﻜﻞ‬
‫ٍ‬ ‫ﺛﻢ ﺗﻄﺒﻴﻘﻬﺎ وﺗﺤﻠﻴﻠﻬﺎ وﺗﻨﻈﻴﻤﻬﺎ وﺗﻠﺨﻴﺼﻬﺎ‬

‫‪ -‬اﻟﻤﻌﺮﻓﺔ ‪ :‬ﻣﺠﻤﻮﻋﺔ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت اﻟﺘﻲ ﱠ‬

‫ﺗﻢ ﺗﻨﻈﻴﻤﻬﺎ وﻣﻌﺎﻟﺠﺘﻬﺎ؛ ﻟﺘﺤﻮﻳﻠﻬﺎ إﻟﻰ ﺧﺒﺮة أو‬

‫ﻣﻌﺮﻓﺔ ﻣﺒﺘﻜﺮة ﻏﻴﺮ ﻣﻌﺮوﻓﺔ ﻣﻦ ﻗﺒﻞ‪.‬‬

‫‪۳‬‬
 ‫أوﻻ‪ :‬ﻣﻔﻬﻮم اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ وأﻫﻤﻴﺘﻬﺎ‪:‬‬
‫وﺗﺸﻴﺮ اﻟﺪراﺳﺎت إﻟﻰ أن ‪ ٩٠%‬ﻣﻦ ﻧﺠﺎح اﻟﻘﺮار ﻳﻌﺘﻤﺪُ ﻋﻠﻰ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت‪ ،‬و ‪ % ١٠‬ﻋﻠﻰ ﻗﺪرات وﻣﻬﺎرات‬
‫ﻣﺘﺨﺬ اﻟﻘﺮار‪.‬‬

‫وﻳﺠﺐ ان ﺗﺤﻘﻖ ﻓﻲ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت اﻷﺑﻌﺎد اﻟﺘﺎﻟﻴﺔ ‪:‬‬

‫‪ -‬اﻟﺒُﻌﺪ اﻟﺰﻣﻨﻲ‪ :‬ﻳﺠﺐ أن ﺗﺘﻮﻓﺮ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت ﺑﺎﻟﺘﻮﻗﻴﺖ اﻟﻤﻨﺎﺳﺐ ﻋﻨﺪ اﻟﺤﺎﺟﺔ إﻟﻴﻬﺎ‪.‬‬
‫ً‬
‫ﻣﺮﺗﺒﺔ وﻓﻖ ﺗﻨﺴﻴﻖ ُﻣﺤﺪﱠ د‬ ‫‪ -‬اﻟﺒُﻌﺪ اﻟﺸﻜﻠﻲ‪ :‬أن ﺗﻜﻮن اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت‬

‫‪ -‬اﻟﺒُﻌﺪ اﻹﺟﺮاﺋﻲ‪ :‬أن ﺗﻌﺘﻤﺪ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت ﻋﻠﻰ ﻗﺎﻋﺪة ﺑﻴﺎﻧﺎت وﻧﻈﺎم ﺣِ ﻔﻆ ُﻣﺤﺪﱠ د؛ ﺑﺤﻴﺚ ﻳﻤﻜِ ﻦ اﻟﺘﺄﻛﺪ ﻣﻦ‬
‫وﻣ ِﺮﻧﺔ‪.‬‬
‫ﺻﺤﺘﻬﺎ‪ ،‬وأن ﺗﺘﻮﻓﺮ ﻟﻠﻤﺴﺘﺨﺪﻣﻴﻦ ﻋﺒﺮ إﺟﺮاءات وﺻﻼﺣﻴﺎت ُﻣﺤﺪﱠ دة وﺳﻬﻠﺔ وآﻣﻨﺔ‪َ ،‬‬
‫ً‬
‫وﺧﺎﻟﻴﺔ ﻣﻦ اﻷﺧﻄﺎء‪ ،‬وﺗﺘﺼﻒ ﺑﺎﻟﺼﺪق واﻟﺜﺒﺎت؛‬ ‫ً‬
‫دﻗﻴﻘﺔ‬ ‫‪ -‬ﺑُﻌﺪ اﻟﻤﻀﻤﻮن)اﻟﻤﺤﺘﻮى(‪ :‬أن ﺗﻜﻮن اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت‬
‫ﻞ ﻣﺮة‪.‬‬
‫ﺑﺤﻴﺚ ﺗﻌﻄﻲ ﻧﻔﺲ اﻟﻨﺘﺎﺋﺞ ﻓﻲ ﻛ ﱢ‬

‫‪٤‬‬
 ‫ﺛﺎﻧﻴﺎ‪ :‬اﻟﻌﻮاﻣﻞ اﻟﺘﻲ أﺳﻬﻤﺖ ﻓﻲ ﺗﻄﻮﱡ ر اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ‪:‬‬
‫‪ -١‬زﻳﺎدة ﺣﺠﻢ اﻟﻤﻨﻈﻤﺎت‪:‬‬
‫ً‬
‫وﺧﺎﺻﺔ ﺑﻌﺪ اﻟﺜﻮرة اﻟﺼﻨﺎﻋﻴﺔ؛ أدﱠ ى إﻟﻰ ﺻﻌﻮﺑﺔ اﻻﺣﺘﻔﺎظ‬ ‫اﻟﺘﻮﺳﻊ اﻟﺬي ﺣﺼﻞ ﻓﻲ ﺣﺠﻢ اﻟﻤﻨﻈﻤﺎت‬ ‫ﱡ‬ ‫إن‬
‫ﺑﺎﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت اﻟﻤﻬﻤﺔ ﻋﻦ ﻣﺨﺘﻠﻒ اﻷﻧﺸﻄﺔ ﻓﻴﻬﺎ؛ ﻣﻤﺎ اﺿﻄﺮﻫﺎ إﻟﻰ اﻻﺣﺘﻔﺎظ ﺑﺎﻟﻌﺪﻳﺪ ﻣﻦ اﻟﺪﻓﺎﺗﺮ‬
‫ﺗﺘﻀﻤﻦ ﻛﺎﻓﺔ اﻟﺒﻴﺎﻧﺎت واﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت واﻟﺴﺠﻼت اﻟﺘﻲ ﺗﻤﺪﱡ اﻹدارة ﺑﺎﻟﺤﻘﺎﺋﻖ اﻟﺘﻲ ﺗﺤﺘﺎﺟﻬﺎ‬
‫ﱠ‬ ‫واﻟﺴﺠﻼت اﻟﺘﻲ‬
‫ﻟﻤﻤﺎرﺳﺔ وﻇﺎﺋﻔﻬﺎ‪.‬‬
‫‪ -٢‬ﺗﻄﻮﱡ ر اﻟﻔﻜﺮ اﻹداري‪:‬‬
‫ﺗﻄﻮﱠ رت اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﺑﺘﻄﻮﱡ ر اﻟﻔﻜﺮ اﻹداري‬
‫‪ -٣‬اﻟﺮﻗﺎﺑﺔ اﻟﺤﻜﻮﻣﻴﺔ ﻋﻠﻰ أﻧﺸﻄﺔ اﻟﻤﻨﻈﻤﺎت‪:‬‬
‫ﻛﺒﻴﺮ ﻋﻠﻰ ﺗﻮﺟﱡ ﻪ اﻟﺤﻜﻮﻣﺎت اﻟﺘﻲ أﺻﺒﺤﺖ اﻟﻜﻔﺎءة وﺧﻔﺾ‬‫ٍ‬ ‫ﺑﺸﻜﻞ‬
‫ٍ‬ ‫إن اﻻﺗﺠﺎه ﻧﺤﻮ ﺗﺤﻘﻴﻖ اﻟﻜﻔﺎءة؛ ﱠأﺛﺮ‬
‫اﻟﺘﻜﻠﻔﺔ ﻫﺪﻓﻬﺎ اﻷﺳﺎﺳﻲ‪ ،‬ﻋﻦ ﻃﺮﻳﻖ ﺗﻮﺣﻴﺪ اﻷﻧﻈﻤﺔ واﻟﻬﻴﺎﻛﻞ وﺗﺤﺪﻳﺪ اﻹﺟﺮاءات‪ ،‬وﻇﻬﻮر ﻣﺒﺪأ اﻟﻤﺴﺎءﻟﺔ‬
‫اﻟﻔﻌﺎل ﻟﻠﻤﻮارد واﻻﻧﻀﺒﺎط اﻟﻤﺎﻟﻲ‪ ،‬وﺗﺸﺠﻴﻊ ورﺻﺪ ﻣﺤﺮﻛﺎت اﻟﻜﻔﺎءة‪ ،‬اﻟﺘﻲ اﻧﻌﻜﺴﺖ ﻋﻠﻰ‬ ‫ﱠ‬ ‫ﻋﻦ اﻻﺳﺘﺨﺪام‬
‫أﺳﺎﻟﻴﺐ أداء اﻟﻌﻤﻞ اﻟﻤﻜﺘﺒﻲ وﺗﺼﻤﻴﻢ اﻟﻤﻜﺎﺗﺐ اﻟﻘﺎﺋﻤﺔ ﻋﻠﻰ اﻟﻨﺸﺎط واﻹدارة‪.‬‬

‫‪٥‬‬
 ‫ﺛﺎﻧﻴﺎ‪ :‬اﻟﻌﻮاﻣﻞ اﻟﺘﻲ أﺳﻬﻤﺖ ﻓﻲ ﺗﻄﻮﱡ ر اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ‪:‬‬
‫‪ -٤‬اﻧﻔﺘﺎح اﻟﻤﻨﻈﻤﺎت ﻋﻠﻰ اﻟﺒﻴﺌﺔ اﻟﺨﺎرﺟﻴﺔ‪:‬‬
‫اﺗﺴﺎع ﻧﻄﺎق ﺗﻌﺎﻣﻼت اﻟﻤﻨﻈﻤﺔ ﻣﻊ اﻟﻤﻨﻈﻤﺎت اﻷﺧﺮى ﻋﻠﻰ اﻟﻤﺴﺘﻮﻳﻴﻦ اﻟﻤﺤﻠﻲ واﻟﺪوﻟﻲ‪ ،‬وزﻳﺎدة‬
‫ُ‬ ‫أدﱠ ى‬
‫ﺣِ ﺪة اﻟﻤﻨﺎﻓﺴﺔ‪.‬‬
‫‪ -٥‬اﻟﺘﻘﺪﱡ م اﻟﺘﻘﻨﻲ‪:‬‬
‫ً‬
‫وﺧﺎﺻﺔ اﻟﺘﻘﺪﱡ م ﻓﻲ ﻣﺠﺎل اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت واﻻﺗﺼﺎﻻت؛‬ ‫اﻟﻤﺴﺘﺨﺪَ ﻣﺔ؛‬
‫ﻣﻊ اﻟﺘﻐﻴّﺮات اﻟﻤﺘﺴﺎرﻋﺔ ﻓﻲ اﻟﺘﻘﻨﻴﺔ ُ‬
‫ٌ‬
‫ﻣﻠﺤﻮظ ﻋﻠﻰ ﺑﻴﺌﺔ اﻟﻤﻨﻈﻤﺎت اﻟﺪاﺧﻠﻴﺔ واﻟﺨﺎرﺟﻴﺔ‪ ،‬ﻓﺎﻟﻌﻼﻗﺔ ﺑﻴﻦ اﻹدارات اﻟﻤﺨﺘﻠﻔﺔ داﺧﻞ‬ ‫ﻃﺮأ ﺗﻐﻴ ٌﺮ‬
‫اﻟﻤﻨﻈﻤﺔ وﻓﻴﻤﺎ ﺑﻴﻦ اﻟﻤﻨﻈﻤﺎت ﻣﻊ ﺑﻌﻀﻬﺎ وﻣﻊ اﻟﻤﺴﺘﻔﻴﺪﻳﻦ واﻟﻤﺘﻌﺎﻣﻠﻴﻦ ﻣﻌﻬﺎ‪.‬‬
‫اﻟﺘﺨﺼﺺ ﻓﻲ اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ‪:‬‬
‫ﱡ‬ ‫‪-٦‬‬
‫ﻧﺘﻴﺠﺔ ﻟﻬﺬه اﻟﺘﻄﻮﱡ رات اﻟﺘﻲ ﺷﻬﺪﺗﻬﺎ اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ‪ ،‬واﻋﺘﺒﺎرﻫﺎ ﻋﻨﺼﺮ ًا رﺋﻴﺴﻴ ًﺎ ﻹﻧﺠﺎز اﻟﻤﻬﺎم؛ ﺗﻄﻮﱠ ر‬
‫ً‬
‫اﻟﻌﻨﺼﺮ اﻟﺒﺸﺮي اﻟﻤﻤﺎرس ﻟﻸﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ؛ ﻣﻤﺎ أﺳﻬﻢ ﻓﻲ اﺟﺘﺬاب اﻟﻜﺜﻴﺮ ﻣﻦ اﻟﻤﻮﻇﻔﻴﻦ اﻟﻤﺆﻫﻠﻴﻦ‬
‫اﻟﻌﻠﻤﻴﺔ واﻟﻘﺎدرﻳﻦ ﻋﻠﻰ اﺳﺘﺨﺪام وﻓﻬﻢ اﻷﺳﺎﻟﻴﺐ اﻟﺤﺪﻳﺜﺔ ﻓﻲ أداء اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ‬ ‫ذوي اﻻﺧﺘﺼﺎﺻﺎت ِ‬
‫واﻟﺘﻘﻨﻴﺔ واﻷﺟﻬﺰة اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ اﻟﺤﺪﻳﺜﺔ‪.‬‬

‫‪٦‬‬
 ‫ﺛﺎﻟﺜﺎ‪ :‬أﻫﺪاف اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ‪:‬‬
‫ﺗﻠﺨﻴﺺ أﻫﺪاف اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﻓﻴﻤﺎ ﻳﻠﻲ ‪:‬‬
‫ُ‬ ‫وﻳﻤﻜِ ﻦ‬

‫ﺑﺸﻜﻞ ﻣﺴﺘﻤﺮ‪ ،‬ﻣﻦ ﺧﻼل اﺳﺘﻘﺒﺎل‬

‫ٍ‬ ‫ﻣﺘﻜﺎﻣﻞ ﻟﻠﻤﻌﻠﻮﻣﺎت واﻟﻤﺤﺎﻓﻈﺔ ﻋﻠﻰ ﺗﺪﻓﻘﻬﺎ‬
‫ٍ‬ ‫‪ -‬إﻧﺸﺎء ﻧﻈﺎمٍ‬
‫وﺟﻤﻊ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت اﻟﻼزﻣﺔ ﻻﺗﺨﺎذ اﻟﻘﺮارات ﻣﻦ ﻣﺼﺎدرﻫﺎ اﻟﻤﺨﺘﻠﻔﺔ‪ ،‬واﻟﻌﻤﻞ ﻋﻠﻰ ﺗﻮﺛﻴﻘﻬﺎ‬
‫ﺑﺸﻜﻞ ﻣﻨﻄﻘﻲ‪.‬‬
‫ٍ‬
‫ﻓﻌﺎﻟﺔ ﺗﺮﺑﻂ ﺟﻤﻴﻊ اﻷﻓﺮاد ﻓﻲ اﻟﻮﺣﺪات اﻹدارﻳﺔ اﻟﻤﻜﻮﱢ ﻧﺔ ﻟﻠﻤﻨﻈﻤﺔ‬
‫‪ -‬إﻧﺸﺎء ﺷﺒﻜﺔ اﺗﺼﺎﻻت ﱠ‬
‫ﺑﻌﻀﻬﻢ ﻣﻊ ﺑﻌﺾ ﻣﻦ ﺟﻬﺔ‪ ،‬وﺗﺮﺑﻂ اﻟﻤﻨﻈﻤﺔ ﻣﻊ ﺟﻤﻴﻊ اﻟﻤﺘﻌﺎﻣﻠﻴﻦ ﻣﻌﻬﺎ ﻣﻦ ﺟﻬﺔٍ أﺧﺮى‪.‬‬

‫‪ -‬اﻻﺳﺘﻔﺎدة ﻣﻦ اﻟﺘﺴﻬﻴﻼت اﻟﻜﺒﻴﺮة اﻟﺘﻲ وﻓﺮﺗﻬﺎ اﻟﺘﻘﻨﻴﺎت اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﻓﻲ إﻧﺠﺎز اﻟﻌﻤﻞ‪.‬‬

‫‪ -‬إدارة اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ وﺗﻨﻈﻴﻤﻬﺎ ﺑﻤﺎ ﻳﺤﻘﻖ ﻛﻔﺎءة اﻷداء؛ ﻣﻦ ﺧﻼل ﺗﺒﺴﻴﻂ اﻹﺟﺮاءات‬
‫اﻟﻤﻌﺘﻤﺪة ﻓﻲ أداء اﻟﻌﻤﻞ اﻟﻤﻜﺘﺒﻲ‪.‬‬

‫‪۷‬‬
 ‫راﺑﻌﺎ‪ :‬أﻧﻮاع اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ‪:‬‬

‫ﺗﻤﺎرس اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﻣﺠﻤﻮﻋﺔ ﻣﻦ اﻟﻮﻇﺎﺋﻒ اﻹدارﻳﺔ اﻟﻤﺴﺎﻋﺪة ﻟﻠﻌﻤﻞ اﻹداري ﻓﻲ ﻛﺎﻓﺔ‬

‫اﻟﻤﺴﺘﻮﻳﺎت اﻹدارﻳﺔ؛ وذﻟﻚ ﻋﻦ ﻃﺮﻳﻖ اﻟﻘﻴﺎم ﺑﻤﺠﻤﻮﻋﺔ ﻣﻦ اﻟﻌﻤﻠﻴﺎت واﻹﺟﺮاءات ﺑﺎﺳﺘﺨﺪام‬

‫اﻟﺘﻘﻨﻴﺎت اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ اﻟﻤﻮﺟﻮدة ﻓﻲ اﻟﻤﻜﺘﺐ؛ ﺑﻬﺪف ﺗﻴﺴﻴﺮ ﺗﻨﺎﻗﻞ وﻣﻌﺎﻟﺠﺔ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت اﻟﻼزﻣﺔ‬

‫ﻷداء اﻟﻤﻬﺎم‪ .‬وﻳﻤﻜﻦ ﺗﻤﻴﻴﺰ ﺛﻼﺛﺔ أﻧﻮاع رﺋﻴﺴﻴﺔ ﻣﻦ اﻟﻌﻤﻞ اﻟﻤﻜﺘﺒﻲ‪ ،‬وﻫﻲ‪:‬‬

‫‪ -١‬أﻋﻤﺎل اﻻﺗﺼﺎﻻت‪.‬‬

‫‪ -٢‬أﻋﻤﺎل إدارة اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ‪.‬‬

‫‪ -٣‬اﻟﺘﻌﺎﻣﻞ ﻣﻊ اﻟﺘﻘﻨﻴﺎت اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ‪.‬‬

‫‪۸‬‬
 ‫راﺑﻌﺎ‪ :‬أﻧﻮاع اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ‪:‬‬
‫‪ -١‬أﻋﻤﺎل اﻻﺗﺼﺎﻻت ‪:‬‬
‫ﺴﻬﻢ اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﻓﻲ أداء ﻛﺎﻓﺔ اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﺘﻌﻠﻘﺔ ﺑﺎﻻﺗﺼﺎل داﺧﻞ اﻟﻤﻨﻈﻤﺔ وﺧﺎرﺟﻬﺎ‪،‬‬ ‫ُﺗ ِ‬
‫ﺳﻮاء اﻟﻤﺒﺎﺷﺮة ﻣﻨﻬﺎ أو ﻏﻴﺮ اﻟﻤﺒﺎﺷﺮة‪ .‬ﻓﻤﻦ ﺧﻼل اﻟﻌﻤﻞ‬
‫ٌ‬ ‫ﺑﻜﺎﻓﺔ أﺷﻜﺎﻟﻪ اﻟﺮﺳﻤﻴﺔ وﻏﻴﺮ اﻟﺮﺳﻤﻴﺔ‪،‬‬
‫اﻟﻤﻜﺘﺒﻲ‪:‬‬

‫ﱡ‬
‫ﻳﺘﻢ ﺗﺴﻬﻴﻞ ﻋﻤﻠﻴﺔ اﻻﺗﺼﺎﻻت اﻟﺪاﺧﻠﻴﺔ واﻟﺘﻨﺴﻴﻖ ﺑﻴﻦ اﻷﻧﺸﻄﺔ ﻓﻲ ﻣﺨﺘﻠﻒ اﻹدارات واﻷﻗﺴﺎم‬ ‫‪-‬‬
‫ﱡ‬
‫ﻳﺘﻢ ﺗﺤﻘﻴﻖ اﻟﺘﻨﺴﻴﻖ اﻟﻔﻌﺎل ﺑﻴﻦ اﻹدارات واﻷﻗﺴﺎم اﻟﻤﺨﺘﻠﻔﺔ‪،‬‬ ‫داﺧﻞ اﻟﻤﻨﻈﻤﺔ‪ .‬وﺑﺎﻟﺘﺎﻟﻲ؛‬
‫وﻣﺴﺎﻋﺪﺗﻬﺎ ﻓﻲ اﻟﻘﻴﺎم ﺑﺎﻟﻮﻇﺎﺋﻒ اﻹدارﻳﺔ‪ ،‬ﻣﺜﻞ‪ :‬اﻟﺘﺨﻄﻴﻂ ﻟﺴﻴﺎﺳﺎت اﻟﻌﻤﻞ وﺿﻤﺎن ﺗﻨﻔﻴﺬﻫﺎ‪،‬‬
‫وﺗﻮﺟﻴﻪ وﺗﻨﺴﻴﻖ اﻷﻧﺸﻄﺔ ﻓﻲ اﻹدارات واﻷﻗﺴﺎم اﻟﻤﺨﺘﻠﻔﺔ‪ ،‬ﻛﻤﺎ ﺗﺴﺎﻋﺪُ ﻓﻲ ﻋﻤﻠﻴﺔ اﻟﻀﺒﻂ‬
‫واﻟﺮﻗﺎﺑﺔ ﻋﻠﻰ اﻷداء ﺑﺎﻋﺘﻤﺎد اﻟﻤﻌﺎﻳﻴﺮ واﺳﺘﺨﺪاﻣﻬﺎ ﻓﻲ ﻗﻴﺎس اﻷداء‪.‬‬

‫‪۹‬‬
 ‫راﺑﻌﺎ‪ :‬أﻧﻮاع اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ‪:‬‬
‫‪ -١‬أﻋﻤﺎل اﻻﺗﺼﺎﻻت ‪:‬‬

‫ﻞ‬
‫ﺗﻀﻤﻦ أﻋﻤﺎل اﻻﺗﺼﺎل ﻓﻲ ﺑﻴﺌﺔ اﻟﻤﻜﺘﺐ ﺗﻔﻌﻴ َ‬
‫َ‬ ‫‪ -‬وﻋﻠﻰ ﺻﻌﻴﺪ اﻻﺗﺼﺎﻻت اﻟﺨﺎرﺟﻴﺔ‬
‫ﱟ‬
‫ﻣﻬﻢ ﻓﻲ اﻟﻤﺤﺎﻓﻈﺔ ﻋﻠﻰ‬ ‫اﻟﻌﻼﻗﺎت ﺑﻴﻦ اﻟﻤﻨﻈﻤﺔ واﻟﻤﺘﻌﺎﻣﻠﻴﻦ ﻣﻌﻬﺎ‪ ،‬واﻟﻘﻴﺎم ﺑﺪو ٍر‬
‫ﺳﻤﻌﺔ ﻃﻴﺒﺔ ﻟﻠﻤﻨﻈﻤﺔ‪.‬‬
‫ﻋﻼﻗﺎت ﺟﻴﺪة ﺑﺎﻟﻌﻤﻼء‪ ،‬وﺑﺎﻟﺘﺎﻟﻲ اﻟﻤﺴﺎﻫﻤﺔ ﻓﻲ ﺗﻜﻮﻳﻦ ُ‬

‫ﱡ‬
‫ﻳﺘﻢ ﺑﻴﻦ اﻷﻓﺮاد اﻟﻌﺎﻣﻠﻴﻦ ﻓﻲ اﻟﻤﻜﺘﺐ ﻋﻠﻰ اﺧﺘﻼف‬ ‫ل اﻟﻤﺒﺎﺷﺮ ‪ :‬اﻟﺬي‬
‫وﻫﻨﺎك اﻻﺗﺼﺎ ُ‬
‫ﻣﺴﺘﻮﻳﺎﺗﻬﻢ اﻟﻮﻇﻴﻔﻴﺔ وﻋﻼﻗﺎت اﻟﻌﻤﻞ ﻓﻴﻤﺎ ﺑﻴﻨﻬﻢ‪.‬‬

‫ﺳﻮاء اﻟﻜﺘﺎﺑﻲ أو اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ اﻟﺬي ﱡ‬

‫ﻳﺘﻢ داﺧﻞ اﻟﻤﻨﻈﻤﺔ‬ ‫ٌ‬ ‫إﻟﻰ ﺟﺎﻧﺐ اﻻﺗﺼﺎل ﻏﻴﺮ اﻟﻤﺒﺎﺷﺮ‪:‬‬
‫وﺧﺎرﺟﻬﺎ ﺑﺄﺷﻜﺎﻟﻪ اﻟﻤﺨﺘﻠﻔﺔ‪.‬‬
‫‪۱۰‬‬
 ‫راﺑﻌﺎ‪ :‬أﻧﻮاع اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ‪:‬‬
‫‪ -٢‬أﻋﻤﺎل إدارة اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ‪:‬‬

‫ﻳُﻨﻈﺮ ﻟﻠﻤﻨﻈﻤﺔ ﻛﻨﻈﺎمٍ ﻣﻜﻮﱠ ٍن ﻣﻦ ﺛﻼﺛﺔ ﻧﻈﻢ ﻓﺮﻋﻴﺔ ﺗﺘﻜﺎﻣﻞ ﺑﻌﻀﻬﺎ ﻣﻊ ﺑﻌﺾ‪ ،‬وﻫﻲ ﻧﻈﺎم اﻹدارة وﻧﻈﺎم‬
‫اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت وﻧﻈﺎم اﻟﻌﻤﻠﻴﺎت‪.‬‬

‫و ُﺗ َﻌﺪﱡ إدارة اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ ﺟﺰء ًا ﻻ ﻳﺘﺠﺰأ ﻣﻦ ﻣﻨﻈﻮﻣﺔ ﺗﻠﻚ اﻷﻧﻈﻤﺔ؛ ﻓﺎﻟﻮﺛﺎﺋﻖ ﺗﻤﺜﻞ اﻟﻮﺳﻴﻂ اﻟﺬي ﻳﺤﻤﻞ‬
‫اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت‪ ،‬وﻳﺘﺮ ﱠﻛﺰ اﻟﻌﻤﻞ اﻟﻤﻜﺘﺒﻲ أﺳﺎﺳ ًﺎ ﻋﻠﻰ وﺿﻊ اﻹﺟﺮاءات اﻟﻜﻔﻴﻠﺔ ﺑﺎﻟﻤﺤﺎﻓﻈﺔ ﻋﻠﻴﻬﺎ‪.‬‬

‫ﻞ أﺷﻜﺎﻟﻬﺎ؛ إذ ﺗﻤﺜﻞ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت‬

‫وﻳﻤﺜﻞ اﻟﺪور اﻷﺳﺎﺳﻲ ﻹدارة اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ ﻓﻲ ﺣِ ﻔﻆ أوﻋﻴﺔ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت ﺑﻜ ﱢ‬
‫اﻟﻌﻨﺼﺮ اﻷﺳﺎﺳﻲ اﻟﺬي ﺗﻌﺘﻤﺪ ﻋﻠﻴﻪ اﻟﻤﻨﻈﻤﺎت ﻓﻲ أداء وﻇﺎﺋﻔﻬﺎ؛ ﻓﺎﻟﻘﺮارات ﺗﻌﺘﻤﺪ أﺳﺎﺳ ًﺎ ﻋﻠﻰ‬
‫اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت وﺗﻮﻇﻴﻔﻬﺎ أﻣﺜﻞ ﺗﻮﻇﻴﻒ ﻓﻲ ﺻﻨﺎﻋﺔ اﻟﻘﺮارات وﺗﻮﻟﻴﺪ اﻷﻓﻜﺎر واﻟﺴﻴﺎﺳﺎت‪.‬‬

‫‪۱۱‬‬
 ‫راﺑﻌﺎ‪ :‬أﻧﻮاع اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ‪:‬‬
‫‪ -٢‬أﻋﻤﺎل إدارة اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ‪:‬‬

‫وﺗﺘﻜﺎﻣﻞ أﻋﻤﺎل إدارة اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ وﻣﺮﻛﺰ اﻻﺗﺼﺎﻻت اﻹدارﻳﺔ ﻓﻲ ﺳﺒﻴﻞ ﺗﻘﺪﻳﻢ ﺧﺪﻣﺎت اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت ﻟﻸﻓﺮاد‬
‫داﺧﻞ اﻟﻤﻨﻈﻤﺔ وﺧﺎرﺟﻬﺎ ﻋﻠﻰ اﺧﺘﻼف ﺗﺨﺼﺼﺎﺗﻬﻢ وﻣﺴﺘﻮﻳﺎﺗﻬﻢ؛ ﻣﻦ ﺧﻼل اﻟﻘﻴﺎم ﺑﺠﻤﻴﻊ اﻷﻧﺸﻄﺔ‬
‫اﻟﻤﺘﻌﻠﻘﺔ ﺑﺎﺳﺘﻘﺒﺎل اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت وﺗﺤﻠﻴﻠﻬﺎ وﺣِ ﻔﻈﻬﺎ وﺗﻘﺪﻳﻤﻬﺎ ﻟﻺدارات واﻷﻗﺴﺎم اﻟﻤﺨﺘﺼﺔ ﺑﻬﺎ‪.‬‬

‫وﻣﻊ ﺗ َﺒ ﱢﻨﻲ اﻟﻤﻨﻈﻤﺎت ﻟﻤﺒﺎدئ اﻹدارة اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﻴﺔ؛ ﻓﻘﺪ ﻟﺠﺄت إﻟﻰ ﻣﻌﺎﻟﺠﺔ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت واﻟﻮﺛﺎﺋﻖ وﺗﺪاوﻟﻬﺎ‬
‫وﺗﻘﻮم ﻧﻈﻢ إدارة اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ‬ ‫ﺑﺎﺳﺘﺨﺪام اﻟﺘﻘﻨﻴﺎت اﻟﻤﺘﻘﺪﻣﺔ ﻓﻲ ﻋﻤﻠﻴﺎت اﻷرﺷﻔﺔ وﺣِ ﻔﻆ اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ‬
‫اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﻴﺔ ﺑﺘﺨﺰﻳﻦ ﺻﻮر اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ ﺑﻮاﺳﻄﺔ ﻣﺎﺳﺤﺎت ﺿﻮﺋﻴﺔ وﻣﻦ ﺛﻢ اﺳﺘﺮﺟﺎﻋﻬﺎ ﻋﻨﺪ اﻟﻄﻠﺐ‪ ،‬وأﺗﺎﺣﺖ‬
‫ﻞ ﻣﺸﻜﻼت‬ ‫اﺳﺘﺨﺪاﻣ ًﺎ ﻏﻴﺮ ُﻣﺤﺪﱠ د ﻟﻠﻮﺛﺎﺋﻖ ﻋﻦ ﻃﺮﻳﻖ اﻟﺒﺤﺚ واﻻﺳﺘﺮﺟﺎع ﻟﻜ ﱢ‬
‫ﻞ وﺛﻴﻘﺔ‪ ،‬وﺳﺎﻋﺪت ﻋﻠﻰ ﺣ ﱢ‬
‫اﻟﻔﻘﺪ واﻟﻀﻴﺎع وأﺧﻄﺎء اﻟﺘﺮﺗﻴﺐ‪.‬‬

‫‪۱۲‬‬
 ‫راﺑﻌﺎ‪ :‬أﻧﻮاع اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ‪:‬‬
‫‪ -٣‬اﻟﺘﻌﺎﻣﻞ ﻣﻊ اﻟﺘﻘﻨﻴﺎت اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ‪:‬‬

‫ﻣﻊ اﻟﺘﻄﻮﱡ ر اﻟﺘﻘﻨﻲ اﻟﻬﺎﺋﻞ اﻟﺤﺎﺻﻞ ﻓﻲ أﻧﻈﻤﺔ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت واﻻﺗﺼﺎﻻت‪ ،‬ورﻏﺒﺔ اﻟﻤﻨﻈﻤﺎت ﻓﻲ‬

‫اﻻﺳﺘﻔﺎدة ﻣﻦ اﻟﺘﺴﻬﻴﻼت واﻹﻣﻜﺎﻧﻴﺎت اﻟﺘﻲ ﺗﻮﻓﺮﻫﺎ ﻫﺬه اﻟﺘﻘﻨﻴﺎت ‪ -‬ﻓﺈن ﻣﻜﺎﺗﺐ اﻟﻴﻮم ﺗﺤﺘﻮي‬

‫ﻋﻠﻰ اﻟﻌﺪﻳﺪ ﻣﻦ اﻟﺘﻘﻨﻴﺎت اﻟﺘﻲ ﺗﺪﻋﻢ أداء اﻷﻓﺮاد ﻟﻠﻌﻤﻞ وإﻧﺠﺎزه وﻓﻖ أﺣﺴﻦ اﻟﻤﻌﺎﻳﻴﺮ‪ ،‬وﺗﻐﻴﱠﺮت‬

‫ﻃﺮﻳﻘﺔ أداء اﻟﻌﻤﻞ اﻟﻤﻜﺘﺒﻲ‪ ،‬ﺑﺎﺳﺘﺨﺪام ﺟﻬﺎز اﻟﺤﺎﺳﺐ اﻵﻟﻲ اﻟﻤﺮﺗﺒﻂ ﺑﺄﺟﻬﺰة أﺧﺮى وﻧﻈﻢ‬

‫وﺑﺮﻣﺠﻴﺎت ﺗﺆدي أﻏﺮاﺿ ًﺎ ﻣﺘﻨﻮﻋﺔ؛ ﺣﻴﺚ ﺣ ﱠ‬

‫ﻞ ﻧﻈﺎم إدارة اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ واﻟﺒﺮﻳﺪ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ ﻣﺤﻞ‬

‫اﻟﻤﺮاﺳﻼت اﻟﻮرﻗﻴﺔ‪ ،‬وأﺻﺒﺢ ﺑﺎﻹﻣﻜﺎن َرﺑْﻂ ﺟﻤﻴﻊ أﻧﻮاع اﻻﺗﺼﺎﻻت اﻟﺼﻮﺗﻴﺔ ﻓﻲ ﺷﺒﻜﺔ اﻟﻌﻤﻞ‪.‬‬

‫‪۱۳‬‬
 ‫راﺑﻌﺎ‪ :‬أﻧﻮاع اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ‪:‬‬
‫‪ -٣‬اﻟﺘﻌﺎﻣﻞ ﻣﻊ اﻟﺘﻘﻨﻴﺎت اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ‪:‬‬

‫ً‬
‫إﺿﺎﻓﺔ إﻟﻰ ذﻟﻚ؛ ﱡ‬
‫ﻳﺘﻢ ﻣﻤﺎرﺳﺔ أﻋﻤﺎل ﻣﻜﺘﺒﻴﺔ أﺧﺮى‪ ،‬ﻣﺜﻞ‪ :‬أﻋﻤﺎل اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ اﻟﺘﻲ ﺗﺘﻮﻟﻰ اﻟﻘﻴﺎم‬
‫ﺑﺠﻤﻴﻊ اﻷﻋﻤﺎل واﻟﻨﺸﺎﻃﺎت اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ واﻹدارﻳﺔ اﻟﺘﺎﺑﻌﺔ ﻟﻤﺪﻳﺮي اﻹدارات واﻟﺮؤﺳﺎء ﻓﻲ اﻟﻤﻨﻈﻤﺔ؛‬
‫ﺑﻐﺮض ﺗﻴﺴﻴﺮ أﻋﻤﺎﻟﻬﻢ وأداء واﺟﺒﺎﺗﻬﻢ‪ ،‬ﻣﻦ ﺧﻼل اﻟﻘﻴﺎم ﺑﺠﻤﻴﻊ اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻮاردة أﻋﻼه‪.‬‬

‫وﻳﺘﻮﻟﻰ اﻟﻘﻴﺎم ﺑﺄﻋﻤﺎل اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ﻓﻲ اﻟﻤﻨﻈﻤﺎت أﻓﺮادٌ ﻣﺆﻫﻠﻮن ﺗﺮﺗﻜﺰ ﻣﻬﺎﻣﻬﻢ ﻋﻠﻰ ﺗﻘﺪﻳﻢ‬
‫اﻟﻤﺴﺎﻧﺪة ﻟﻠﻤﺪﻳﺮﻳﻦ ﻷداء أﻋﻤﺎﻟﻬﻢ ﻣﻦ ﺧﻼل اﻟﻘﻴﺎم ﺑﺄﻋﻤﺎل اﻻﺗﺼﺎﻻت‪ ،‬وﺗﺮﺗﻴﺐ اﻟﻤﻮاﻋﻴﺪ‬
‫واﺳﺘﻘﺒﺎل اﻟﺰوار وﺗﻨﻈﻴﻢ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﻤﺮﺗﺒﻄﺔ ﺑﻬﻢ‪.‬‬

‫)اﻧﺘﻬﻰ اﻟﻔﺼﻞ(‬
‫‪۱٤‬‬