‫مدخل ملقياس أنظمة املعلومات اإلدارية‪1‬‬

‫الدكتور‪.‬غـ ـ ــوار عفي ـ ـ ــف‬

‫أستاذ محاضر قسم أ‬
‫قسم علم املكتبات والعلوم الوثائقية‬
‫جامعة وهران‪ 1‬أحمد بن بلة –الجزائر‪.‬‬
‫‪Afif-6biblio@yahoo.fr‬‬

‫‪.1‬تمهيد‪:‬‬

‫تشكل أنظمة املعلومات ثقافة مهنية متطورة تساهم في حل جل التعقيدات التنظيمية ملؤسسات و‬
‫الهياكل الثقافية و االجتماعية ولقد صورت إلى غاية اليوم على أنها نموذج أساسي في تركيب اإلطار‬
‫الفني و التنظيمي‬

‫لقد ساهمت أنظمة املعلومات اإلدارية في تفكيك جل االنشغاالت العملية إلي أثرتها عملية التطور‬
‫العلوم والتخصصات تعتبر أنظمة املعلومات اإلدارية في املكتبات و املراكز املعلومات نموذج إنساني‬
‫ولغ وي ه و ب ذلك ش به سياس ية جدي دة للثقاف ة املؤسس ة تس عى للتغلب على الص عاب العملي ة‪ ،‬و‬
‫الصعوبات املتالحقة التي أدخلتها تطور العلوم و التكنولوجيا الحديثة و تطبيقاتها‬

‫‪ .2‬ترتكز أنظمة املعلومات على‪:‬‬

‫زيادة تعقد املنظمات‪ :‬نتيجة تعقد العالقات في إدارتها واتساعها‪ ،‬ومن أسباب هذا التعقد‪:‬‬ ‫‪-1‬‬
‫الث ورة الغني ة و التكنولوجي ا في إنت اج الحاس ب اإللك تروني ‪ ،‬زي ادة نفق ات البح وث‬
‫والتطوير ‪...‬‬
‫التطور في اإلدارة‪ :‬زيادة االهتمام بنظم التغذية العكسية‪ ،‬باملعلومات أي مدى إمكانية توافر‬ ‫‪-2‬‬
‫نظ ام يق وم باس ترجاع املعلوم ات به دف توص يل رد فع ل إلى اإلدارة مم ا ي دفع إلى إج راء‬
‫التصحيح الالزم‪.‬‬

‫‪ .3‬تعريف نظام املعلومات اإلداري‪:‬‬

‫‪1‬‬
‫إنه ا ذل ك النظ ام الف رعي داخ ل النظ ام الكلي للمنش أة و ال ذي يختص بتحدي د وتش غيل و‬ ‫أ‪-‬‬
‫تحليل و إرسال املعلومات إلى مراكز اتخاذ القرارات بحيث تتفق مع احتياجات املديرين من‬
‫حيث الشكل‪.‬‬
‫هي مجموعة من العمليات املنتظمة التي تمد املديرين باملعلومات الالزمة ملساعدتهم في تنفيذ‬ ‫ب‪-‬‬
‫األعمال و اتخاذ القرارات داخل التنظيم‪.‬‬
‫نظم املعلوم ات اإلداري ة هي نظم يدوي ة أو ميكانيكي ة أو كهروميكانيكي ة أو الك تروني تس عى‬ ‫ت‪-‬‬
‫لتزويد اإلدارة بآليات التي تحتاجها ملمارسة النشاط‪.‬‬
‫تلك النظم التي تمد املستخدمين باملعلومات املختلفة بجميع مراكز األنشطة املختلفة و ذلك‬ ‫ث‪-‬‬
‫من خالل التقارير التي تعدها‪:‬‬

‫‪.4‬حيث يركز النظام‬

‫نظم املعلومات‪ :‬الخاصة بوضع السياسات و الخطط اإلستراتيجية للمنشأة‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫إعادة املعلومات الخاصة بالتخطيط القصير‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫إعطاء األجل و اتخاذ القرارات املرتبطة بهذه الخطط‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫ض بط املعلوم ات اإلداري ة الخاص ة بوظ ائف التخ اذ الق رارات و التوجي ه و اإلش راف على‬ ‫‪-‬‬
‫العمليات اليومية للمشروع ‪.‬‬
‫إعداد و تجهيز املستندات الخاصة بالعمليات اليومية و العادية للمشروع‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫‪.5‬بناء نظم املعلومات اإلدارية‪:‬‬

‫حجم وطبيعة النشاط‪ :‬حيث كلما كبر حجم النشاط باملنشأة و تنوع فإنه يحتاج إلى أنظمة‬ ‫‪-1‬‬
‫نوعية للمعلومات التغذية نظام املعلومات املركزي‪.‬‬
‫درج ة ت وفر العنص ر البش ري الق ادر على تش غيل نظ ام املعلوم ات اإلداري باملنش أة و ق درة‬ ‫‪-2‬‬
‫املنشأة على االحتفاظ بهذا العنصر ‪.‬‬

‫‪2‬‬
‫درج ة ت وافر الك وادر اإلداري ة الق ادرة على االس تفادة من املعلوم ات املت وفرة و ق درتها على‬ ‫‪-3‬‬
‫املفاض لة بين املعلوم ات ال تي ينتجه ا النظ ام املعلوم ات اإلداري و املعلوم ات ال تي يمكن‬
‫الحصول عليها من مصادر أخرى‪.‬‬
‫مدى توفر املستلزمات املادية مثل الحاسبات اإللكترونية وغيرها من وسائل جمع وتوصيل‬ ‫‪-4‬‬
‫املعلومات من والى النظام‪.‬‬
‫احتياج ات اإلدارة للمعلوم ات ‪ ،‬و االحتياج ات من املعلوم ات تعتم د على ف رض ال ذي‬ ‫‪-5‬‬
‫تستخدم فيه ويحدد بها بعض الكتاب في إنتاج التقارير‪ ،‬التنبؤ بأحداث املستقبل‪.‬‬

‫‪.6‬معلومات أساسها استخدامها في العمل االداري‬

‫معلومــات اإلنســانية‪ :‬وهي التي يحتاجها اإلداري في تطوير وتنمية القدرات وتوسيع املدارك‬ ‫‪-‬‬
‫في مجال العمل و الحياة مثل املعلومات التي يتلقاها املتدربون في الدورات التدريبية‪.‬‬
‫معلومـ ــات االنجازيـ ــة‪ :‬وهي املعلوم ات ال تي يحتاجه ا اإلداري في اتخ اذ ق رار وانج از عم ل أو‬ ‫‪-‬‬
‫مشروع في اتخاذ قرار بتعيين موظف أو شراء أجهزة أو غيرها‪.‬‬
‫معلومــات تعليميــة وتتمثــل في‪ :‬املعلومات ال تي تحتاجها اإلدارة في املؤسس ات التعليمية مث ل‬ ‫‪-‬‬
‫الجامعات و املعاهد و املدارس‪.‬‬
‫معلوم ــات إنتاجي ــة ‪ :‬وهي املعلوم ات ال تي تفي د إج راء البح وث التطبيقي ة وفي تط وير وس ائل‬ ‫‪-‬‬
‫اإلنت اج و اس تثمار املواد الطبيعي ة و اإلمكاني ات املتاح ة بش كل أحس ن‪ ،‬كاملعلوم ات عن‬
‫السلطة املعنية‪.‬‬
‫‪-‬‬

‫‪.7‬مفهوم النظام وعناصره‪:‬‬

‫يع ــرف ‪ :Jacques Les souriant‬النظ ام بأن ه '' مجموع ة من العناص ر املتداخل ة و املتفاعل ة‬
‫فيما بينها لتشكل وحدة تقوم بوظيمة معينة ''‬

‫‪3‬‬
‫وعليــه يمكن القــول بأنــه لتعريــف النظــام يجب أن يكــون هــذا التعريــف مشــتمال على ثالثــة‬
‫عناصر‪:‬‬
‫أن يتكون النظام من مجموعة من األجزاء‪.‬‬ ‫‪-1‬‬
‫أن يكون بين هذه األجزاء عالقات متبادلة أو متداخلة أو معتمدة مع بعضها على بعض‪.‬‬ ‫‪-2‬‬
‫أنها تعمل معا في سبيل تحقيق هذه مشترك‬ ‫‪-3‬‬
‫ولعل أقرب األنظمة لإلنسان هو '' الجسم البشري ''‪.‬‬

‫‪.8‬أهمية نظم املعلومات اإلدارية‪:‬‬

‫سبق الق ول أن النظ ام ه و مجموع ة عناص ر مكون ات تعمل بتناس ق لتحقيق ه دف مش ترك ومن‬
‫هذا املنطلق جاءت العديد من التعاريف لنظم املعلومات على أن مجموعة من املكنونات (إجراءات و‬
‫أفراد و أجهزة تهدف إلى إنتاج معلومات محددة)‬

‫و بما أن نظام املعلومات هي مجموعة من األفراد و التجهيزات و اإلجراءات و البرمجيات و قواعد‬

‫البيان ات تعم ل ي دويا أو ميكانيكي ا أو آلي ا على جمي ع املعلوم ات وتخزينه ا و معالجته ا ومن تم بثه ا إلى‬
‫املستفيدين‪.‬‬

‫كم ا يق ول ''إب راهيم س لطان '' نظم املعلوم ات اإلداري ة بأنه ا « مجموع ة منظم ة من الوس ائل ال تي‬
‫توفر معلومات عند املاضي و الحاضر و التنبؤ باملستقبل فيما يتعلق بأنشطة و عمليات املنشأة وبما‬
‫يحدث في بنيتها الخارجية»‬

‫يهدف النظام إلى مساعدة في صنع القرارات ‪ ،‬سواء تلك التي يمكن برمجتها‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫يه ــدف نظ ــام املعلوم ــات اإلداري ــة إلى مس اندة ودعم العملي ات الخاص ة باملنظم ة في مجاالته ا‬ ‫‪-‬‬
‫الوظيفية املختلفة‪.‬‬
‫يعمل النظام على تدعيم ومساعدة الوظائف اإلدارية من تخطيط وتنظيم ورقابة‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫‪4‬‬
‫يتمــيز هــذا النظــام بتوفــيره للمعلومــات عن البيئة الخارجي ة‪ ،‬وعليه فه و يس اعد في الع رف‬ ‫‪-‬‬
‫على فرص املتاحة في البيئة‪.‬‬
‫كم ــا ي ــوفر معلوم ــات عن عملي ــات املنظم ــة الداخلي ــة‪ ،‬مم ا يوض ح نق اط الق وة في املؤسس ة‬ ‫‪-‬‬
‫والعمل لتدعيمها‪.‬‬
‫ومــا يمــيز نظــام املعلومــات اإلداريــة ك ذلك بش كله الحديث ه و اعتماد عل الحاسب اآللي في‬ ‫‪-‬‬
‫شكل متكامل بين اإلنسان و اآللة‪.‬‬

‫‪5‬‬
 ‫التخطيط لبناء ‪ /‬تطوير املعلومات‪2‬‬

‫الدكتور‪.‬غـ ـ ــوار عفي ـ ـ ــف‬

‫أستاذ محاضر قسم أ‬
‫قسم علم املكتبات والعلوم الوثائقية‬
‫جامعة وهران‪ 1‬أحمد بن بلة –الجزائر‪.‬‬
‫‪Afif-6biblio@yahoo.fr‬‬

‫‪.1‬مفهوم تخطيط فعاليات نظم املعلومات‪:‬‬

‫يشير ‪ Tffgoz‬إلى وجود قصور كبير في مسألة االهتمام بالتخطيط لنظم املعلومات حتى أواخر عام‬
‫‪ 1970‬بس بب ض عف إدراك اإلدارات العلي ا للمنظم ات بأن ه يجب عليه ا التخطي ط لنظم املعلوم ات‬
‫بشكل خاص‪ ،‬وقد تجلى هذا القصور في جانبين هما‪:‬‬

‫تجاهل دور املهنيين في عملية التخطيط‪.‬‬

‫التكوين في التخطيط إلنشاء نظم فاعلة للمعلومات‪.‬‬

‫ومم ا زاد األم ر س وءا أن أغلب املنظم ات أعطت لوح دات نظم املعلوم ات تس مية أقس ام معالج ة‬
‫البيانات كما أنها نظرت إلى مهنيين في هذه األقسام على أنهم فنيين ينجزون مهام أتمتة العمليات بدال‬
‫من اعتبارهم متخصصين في نظم املعلومات يقدمون املساعدة للمنظمة في تحقيق أهدافها‪.‬‬

‫تحدي د مراح ل تص ميم وبن اء وتط وير نظ ام املعلوم ات ‪ ،‬وق د اختل ف الكت اب والب احثون في‬ ‫‪-1‬‬
‫تحديد عدد هذه املراحل ومسمياتها وطبيعتها‪.‬‬

‫‪6‬‬
 ‫بيان األبعاد الخاصة بكل مرحلة من هذه املراحل ‪ ،‬مثال ذلك مرحلة دراسة الجدول‪.‬‬ ‫‪-2‬‬
‫تحدي د املس تلزمات الض رورية لتوجي ه ك ل مرحل ة من املراح ل بأبعاده ا املختلف ة إلى واق ع‬ ‫‪-3‬‬
‫فعلي‪ ،‬والتي تشمل على مستلزمات البشرية و املالية ‪.‬‬

‫‪.2‬ويخضع ل‪:‬‬

‫أدوات املس توى الع الي‪ :‬وهي األدوات املص ممة بش كل أساس ي ملس اندة محللي ومص ممي نظم‬ ‫‪-1‬‬
‫املعلومات في بناء النظام وإجراء التعديل ‪.‬‬
‫أدوات املستوى املنخفض‪ :‬وهي األدوات املصممة بشكل أساسي ملساعدة املبرمجين والقائمين‬ ‫‪-2‬‬
‫لتطبيق النظام املعمم بوساطة أدوات املستوى العالي‪.‬‬
‫أدوات التكامل‪:‬‬ ‫‪-3‬‬
‫وهي أدوات املص ممة لتوف ير املس اندة ع بر مراح ل مع ددة من دورة حي اة نظ ام املعلوم ات‬
‫وهي تضم كل من أدوات املستوى العالي و املستوى املنخفض‪.‬‬
‫األساليب‪:‬‬ ‫‪-4‬‬
‫وهي مجموعة من العمليات واإلجراءات التي يقوم بتوظيفها محلل النظم للتأكد من دقة‬
‫وشمولية التحليل وضمان إمكانية فهمه من قبل اآلخرين‪.‬‬
‫األساليب‪.‬‬ ‫‪-5‬‬
‫تقييم املشاريع املحتملة‪.‬‬ ‫‪-6‬‬
‫املالئمة اإلستراتيجية ‪.‬‬ ‫‪-7‬‬
‫املنافع التنظيمية املتوقعة‪.‬‬ ‫‪-8‬‬
‫توفر املواد‪.‬‬ ‫‪-9‬‬
‫حجم ومدة املشروع‪.‬‬ ‫‪-10‬‬
‫املخاطر أو الصعوبات التكنولوجية‪.‬‬ ‫‪-11‬‬
‫تحليل سلسلة القيمة‪.‬‬ ‫‪-12‬‬
‫اختيار مشروع النظام‪.‬‬ ‫‪-13‬‬

‫‪7‬‬
 ‫إعداد مواصفات النظام املقترح‪3‬‬

‫الدكتور‪.‬غـ ـ ــوار عفي ـ ـ ــف‬

‫أستاذ محاضر قسم أ‬
‫قسم علم املكتبات والعلوم الوثائقية‬
‫جامعة وهران‪ 1‬أحمد بن بلة –الجزائر‪.‬‬
‫‪Afif-6biblio@yahoo.fr‬‬

‫هن اك ص عوبات االتف اق على مواص فات ثابت ة تنطب ق على جمي ع أن واع نظم املعلوم ات بس بب‬
‫اختالف هذه املواصفات تبعا الختالف أسلوب التصميم الذي يختلف بدوره باختالف عوامل عديدة‬
‫مث ل املخططين لنظ ام وحجم النظ ام‪ ،‬وأهداف ه‪ ،‬وطبيع ة املنظم ة‪ ،‬وحجم فعالي ات النظ ام ومق دار‬
‫املواد املخصصة‪.‬‬

‫تحديد مواصفات واملخرجات‪:‬‬

‫مالحظة ‪ 1‬تتعلق بميل بعض الكتاب إلى تفضيل تحديد مواصفات املخرجات ‪.‬‬
‫‪ 2‬تتجس د في أن ه على ال رغم من أن تحدي د مخرج ات نظ ام املعلوم ات اإلدارية ليس‬
‫مسؤولية محلل النظام وكونه مسؤولية املستفيدين الذين يستخدمون هذه املخرجات‪.‬‬
‫أنواع مخرجات املطلوبة‪:‬‬
‫أ‪-‬طريقة االستفسار(السؤال املستفيدين)‪.‬‬
‫ب‪-‬طريقة تحليل املعلومات (إخبار املستفيدين)‪.‬‬
‫ت‪-‬طريقة تحليل املعلومات (إخبار املستفيدين)‪.‬‬

‫‪8‬‬
 ‫ث‪-‬طريقة تحليل القرار (معايشة بيئة املستفيدين)‪.‬‬
‫مزيج من الطرق الثالثة السابقة‪.‬‬

‫أنظمة املعلومات و اإلدارة‪4‬‬

‫الدكتور‪.‬غـ ـ ــوار عفي ـ ـ ــف‬

‫أستاذ محاضر قسم أ‬
‫قسم علم املكتبات والعلوم الوثائقية‬
‫جامعة وهران‪ 1‬أحمد بن بلة –الجزائر‪.‬‬
‫‪Afif-6biblio@yahoo.fr‬‬

‫‪.1‬تمهيد‪:‬‬

‫تش كل اإلدارة عام ل منهي وق تي مهم ‪ ،‬حيث ترتب ط م ع واق ع العملي للمنظم ات فهي أح د األروق ة‬
‫األساس ية ال تي دخلت إلى ع الم التنظيم والفك ر وال يختل ف إنس ان على قيم ة والعلمي ة التط ورات ‪،‬‬
‫املهنية لهذه األنظمة حيث نستطيع أن نلجأ إلى نوع من التطورات الجدير باالهتمام واملتابعة‪.‬‬

‫لق د ش اع اس تخدام التط ورات القديمة للمنظم ات إن اإلدارة لغ ة العص ر و النظم وال يمكن أن‬
‫مؤسسة إلدارة مهمتها التواصل بين املعالج والشعب وال يمكن أن نحضر إلى نوع من النظم لقد شاع‬
‫استخدام اإلدارة أنظمة املعلومات منذ زمان والنظم تساهم اإلدارة في بلورة الوعي التسيير في ميدان‬
‫املعلومات‪.‬‬

‫‪9‬‬
‫إن النظم املهن يين هي أس اس التس يير وترقي ة أعم ال املنظم ات ولكي يك ون هن اك تص ورات يجب‬
‫التركيز على عمليات اإلدارية املتعاقبة التي لها صلة بالتصورات التكنولوجية و القانونية ‪ ،‬ونظم لقد‬
‫شاع استخدام اإلدارة في كل مجاالت إلى العمل‪.‬‬

‫‪.2‬أسس اإلدارة‪:‬‬

‫‪-1‬إعداد مواصفات العمل الفني‪.‬‬

‫‪-2‬التركيز على العنصر البشري ونظم الجزئية‪.‬‬
‫‪-3‬التواصل مع اإلدارات ونظم الجزئية‪.‬‬
‫‪-4‬تأكيد على ميزة الثقافية للعمل اإلداري‪.‬‬
‫‪-5‬توفيق و االتصال من العمال والتنظيم ‪.‬‬
‫‪-6‬تحديد صفات العمل من الواقع والتنظيم املعمول به‪.‬‬
‫‪-7‬لقد ساهمت اإلدارة في تقوية نظام املعلومات ‪.‬‬

‫‪.3‬أهمية اإلدارة في مراكز املعلومات‪:‬‬

‫‪-1‬تواصل مع املوارد البشرية واملعالج‪.‬‬

‫‪-2‬إعداد خطط العمل ومخططات ملهنية‪.‬‬
‫‪-3‬تحسين التواصل بين الفعاليات‪.‬‬
‫‪-4‬إكثار توافق‪.‬‬

‫‪10‬‬
 ‫التوجيه‪5‬‬

‫الدكتور‪.‬غـ ـ ــوار عفي ـ ـ ــف‬

‫أستاذ محاضر قسم أ‬
‫قسم علم املكتبات والعلوم الوثائقية‬
‫جامعة وهران‪ 1‬أحمد بن بلة –الجزائر‪.‬‬
‫‪Afif-6biblio@yahoo.fr‬‬

‫‪.1‬تعريف التوجيه‪:‬‬

‫يمكن تعريف التوجيه بأنه الوظيفة اإلدارية التنفيذية التي تنطوي على قيادة األفراد و اإلشراف‬
‫عليهم وت وجيههم وإرش ادهم على كيفي ة تنفي ذ األعم ال وإتمامها وتحقي ق التنس يق بين مجه داتهم‬
‫وتنمي ة التعاق د االختي اري بينهم من أج ل تحقي ق ه دف مش ترك واملقص ود بالقي ادة في إط ار ه ذا‬
‫التعري ف الق درة على الحص ول على تع اون ومس اعدة األف راد على قب ول توجي ه نش اطاتهم بطريق ة‬
‫اختيارية ‪ ،‬أي أن السلطة‪ ،‬التي يستمتع بها القائد إنما يتبع في الحقيقة األمر من الذين يقوم بتوجيه‬
‫نشاطهم‪.‬‬

‫‪-‬عملية إرشاد لنشاطات أفراد املنظمة في االتجاهات املناسبة التي تؤدي إلى تحقيق األهداف‪.‬‬

‫‪11‬‬
‫‪-‬العملية التي يتم بها االتصال بالعاملين إلرشادهم وترغيبهم والتنسيق بين جهودهم وقيادتهم إلى‬
‫تحقيق األهداف ‪.‬‬

‫الكيفية التي تتمكن بها اإلدارة من تحقيق التعاون بين العاملين في املنشأة وحفزهم للعمل بأقصى‬
‫طاقاتهم وتوفير بنية العمل املالئمة‪ ،‬والتي تمكنهم من إشباع حاجاتهم وتحقيق أهدافهم‪.‬‬

‫‪.2‬مبادئ التوجيه‪:‬‬

‫‪-1‬مبدأ التجانس األهداف‪.‬‬

‫‪-2‬مبدأ وحدة التوجيه (الرئاسة)‪.‬‬

‫‪.3‬حقائق التوجيه‪:‬‬

‫أ‪-‬وظيفة التوجيه تتعلق مباشرة بإدارة العنصر البشري في املؤسسة‪.‬‬

‫ب‪-‬وظيفة التوجيه تعتبر الوسيلة التنفيذية لتحقيق التعاون بين العاملين‪.‬‬
‫ت‪ -‬تمارس وظيفة التوجيه بفاعلية أكثر في عمليات القيادة والحفز اإلنساني واالتصاالت‪.‬‬
‫ث‪-‬تكمن أهمي ة التوجي ه عن دما يك ون هن اك فهم ع ام طبيع ة الس لوك اإلنس اني وتوجيه ه لتحقي ق‬
‫أهداف املؤسسة‪.‬‬

‫‪.4‬أسس التوجيه‪:‬‬

‫يعتبر التوجيه بمثابة القلب في أعمال اإلدارة ألنه هو الذي يحفز على العمل ويشمل التوجيه‪:‬‬

‫‪-1‬إصدار األمر الواضحة و الكاملة في حدود طاقة املرؤوسين و أن تكون هذه املواد مقنعة وقابلة‬
‫للتنفيذ‪.‬‬
‫‪-2‬أن ينفذ أو يتم تزويد املرؤوسين بتعليمات وإرشادات واضحة تدل على طرق ووسائل انجاز تتتا‪.‬‬
‫‪ -3‬تحفيز األفراد على انجاز لتحقيق ما يتوقعه املدير منهم بكفاءة و الوصول إلى هذه الكفاءة‪.‬‬
‫‪-4‬املحافظة على النظام ومكافأة املجد مما يشعره بتقدير اجتهاده وحماسه في العمل‬

‫‪12‬‬
13