‫اثنيًا‪ :‬احملــضر‬

‫‪1‬‬
 ‫تعريــفه‬
‫تعريفهُ لغةً‪:‬‬
‫• يف معاجم اللغة أ ّن كلمة ‪":‬احملضر" مشت ّقة من احلضور‪ ،‬وهو ضد الغياب‪ .‬ويقال‪ " :‬مبحضر الرجل" ‪ ،‬أي مبشهد منه‪.‬‬
‫• ومن معاين " احملضر" السجل أو الكتاب الذي يضم معلومات عن عمل ما‪ ،‬وهذا املعىن األخري هو األقرب ملا نعنيه‬
‫هنا‪.‬‬
‫اصطالحا‪:‬‬
‫ً‬ ‫تعريفهُ‬
‫حدث ما‪ ،‬حيرره عادة‬
‫تقرير أو عرض يلخص أبرز النقاط الرئيسة واملالحظات والتوصيات اليت انتهى إليها اجتماع أو ٌ‬
‫خمتص ابلتدوين‪.‬‬
‫أحد حضور االجتماع أو شاهد عيان للحدث‪ ،‬أو شخص ّ‬

‫‪2‬‬
 ‫أنواع المحضر‬
‫حمضر الوقائع‬
‫‪ ‬وهو السجل الذي يروي تفاصيل حدث معني أو‬
‫واقعة معينة‪ ،‬ويعتمد فيه الكاتب على ما جيمعه من‬
‫نقال عن واحد أو أكثر ممن شهدوا الواقعة‪،‬‬
‫معلومات ً‬
‫أو كانوا على اطالع على بعض التفاصيل املتعلقة‬
‫هبا‪،‬‬
‫‪ ‬مثل‪ :‬حمضر التحقيق الذي ينجزه حمققو الشرطة‬
‫وغريهم‪.‬‬
‫حمضر االجتماعات‬
‫‪ ‬وهو وثيقة رمسيّة تلخص ما دار يف اجتماعات‬
‫العمل‪ ،‬وما عرض فيها من أعمال‪ ،‬وما دار حوهلا من‬
‫نقاش‪ ،‬وما خرج به اجملتمعون من قرارات أو‬
‫توصيات‪ ،‬وما سجلوه من اعرتاضات أو مقرتحات‪.‬‬
‫‪ ‬ومن أمثلة حماضر االجتماعات‪ :‬حماضر اللجان‪،‬‬
‫حماضر اجتماع جملس القسم‪ ،‬حمضر اجتماع جملس‬
‫اإلدارة وغريها‪.‬‬
‫‪3‬‬
 ‫خطوات الكتابة‬
‫‪ ‬خيتلف احملضر نسبيًا عن التقرير يف طريقة اإلعداد له‪.‬‬
‫مجعا للمادة من مصادر متعددة۔‬
‫‪ ‬يتطلب التقرير ً‬
‫‪ ‬ويعتمد احملضر على جدول أعمال االجتماع املع ّد سل ًفا‪ ،‬إضافة إىل ما قيل يف أثناء االجتماع الذي حضره‬
‫كاتب حمضر االجتماع ‪.‬‬
‫‪ ‬يستمد كاتب حمضر الوقائع مادة حمضره من إفادات الشهود وأطراف القضية‪ .‬كما خيتلف التقرير عن احملضر‬
‫يف بعض التفاصيل اللغوية والفنية اليت متيز هذا عن ذاك‪.‬‬
‫‪ ‬خيتلف التقرير عن احملضر يف بعض التفاصيل اللغوية والفنية اليت متيز هذا عن ذاك‪.‬‬

‫‪4‬‬
 ‫عناصر احملضر‬

‫‪‬املقدمة‪:‬‬
‫‪ .1‬تشمل اتريخ االجتماع أو الواقعة وتوقيتها‪ ،‬وعدد األعضاء احلاضرين‪ ،‬وتعري ًفا بصفاهتم االعتبارية‪ ،‬طبيعة‬
‫اللقاء وهدفه‪ ،‬واملدة الزمنية اليت استغرقها اللقاء (النشاط)‪.‬‬
‫‪ .2‬جيب أن ال تضمن أي شيء حيتاج معه القارئ إىل إعمال الذهن‪ ،‬أو شحذ الفكر الستيعابه‪ ،‬والوصول إىل‬
‫مبتغى الكاتب منه‪.‬‬

‫‪5‬‬
 ‫‪‬منت احملضر‪:‬‬
‫‪ .1‬يضم تفاصيل ما دار من نقاش حول حماور اللقاء ورأي كل حاضر حول النقاط املطروحة‪.‬‬
‫‪ .2‬يف االجتماعات يتم النقاش حول موضوعات حمددة سل ًفا‪ ،‬وهي ما يسمى "جدول األعمال"‪ ،‬الذي يرسل‬
‫عادة للمجتمعني قبل االجتماع مبدة كافية ليتمكنوا من اإلعداد للنقاش يف أثناء االجتماع‪ ،‬وتكوين تصور‬
‫أويل حول القرار أو التوصية اليت يرون تقدميها حيال موضوع حمدد‪.‬‬
‫‪ .3‬يتم ترتيب املوضوعات يف جدول األعمال حسب أمهيتها‪ ،‬وحسب املدة الزمنية املتوقع أن يستغرقها‬
‫النقاش حول املوضوع الواحد؛ ولذا فإن رئيس االجتماع يلتزم ذلك الرتتيب يف أثناء إدارة االجتماع‪،‬‬
‫وكاتب احملضر يلتزم بكتابة املوضوعات يف احملضر وفق الرتتيب الذي ورد يف جدول األعمال‪.‬‬

‫‪6‬‬
 ‫أن ترد التوصية أو القرار املتخذ بشأن موضوع ما عقبه مباشرة على النحو التايل‪:‬‬

‫• املوضوع األول‪( :‬وفيه يكتب وصف شامل ملاهية املوضوع‪ ،‬واجلهة أو الشخص املختص به‪ ،‬واإلجراء املطلوب‬
‫اختاذه حياله‪ ،‬كاإلقرار أو التوصية أو إبداء الرأي حوله)‪.‬‬

‫• احليثيات‪( :‬وفيها تكتب املربرات اليت مت أخذها بعني االعتبار عند نقاش املوضوع‪ ،‬كما يكتب يف احليثيات ما‬
‫ورد من نقاش حول املوضوع‪ ،‬واملداوالت اليت مت طرحها‪ ،‬ووجهات نظر املتحفظني إن وجدت)‪.‬‬

‫• التوصية أو القرار األول‪( :‬وفيه يكتب بشكل صريح القرار الذي مت اختاذه حيال املوضوع املدرج للنقاش إذا‬
‫نظاما اختاذ قرار‪ ،‬أو الوصية إذا كان ذلك ما هو منوط هبم)‪.‬‬
‫كان اجملتمعون ممن حيق هلم ً‬

‫‪7‬‬
 ‫• «ما يستجد من أعمال»‪:‬‬
‫• وهي قائمة يدون فيها رئيس االجتماع املوضوعات اليت وردت إليه متأخرة بعد أن متم إرسال قائمة جدول‬
‫األعمال األصلية‪ ،‬حسب ترتيب ورودها إليه۔‬
‫• يدون كاتب احملضر كل موضوع على حدة كما فعل مع املوضوعات األصلية‪ ،‬ووفق الرتتيب الذى اعتمده‬
‫رئيس اجللسة‪.‬‬
‫قليال‪ ،‬وال يتضمن تفاصيل كثرية يف حيثياته‪،‬‬
‫• أما إذا كان عدد املوضوعات املدرجة على جدول األعمال ً‬
‫ومربرات اختاذ القرار أو التوصية حوله‪ ،‬فيمكن أن تكتب قائمة املوضوعات مستقلة مث تتبعها قائمة‬
‫القرارات أو التوصيات‪.‬‬

‫‪8‬‬
 ‫‪‬خامتة احملضر‪:‬‬
‫‪ -‬تضم خامتة احملضر املعلومات التوثيقة اليت ختص انتهاء االجتماع‪ ،‬كزمن االنتهاء وما ورد من‬
‫مقرتحات أو مالحظات ينبغي تدوينها أو توثيقها‪،‬‬

‫‪ -‬ابإلضافة إىل توزيع املهام املستقبلية وحتديد موعد االجتماع املقبل إن مت االتفاق على ذلك‪،‬‬
‫ويتبعها حبمد هللا والصالة والسالم على رسوله صلى هللا عليه وسلم‪.‬‬

‫‪9‬‬
 ‫تنبيهات‬
‫‪ .1‬احملضر وثيقة رمسية واترخيية؛ لذا جيب توفري كامل املعلومات املتوفرة عن االجتماع أو الواقعة‪ ،‬إذ إهنا سجل‬
‫ميكن الرجوع إليه ولو بعد سنني‪.‬‬
‫‪ .2‬جرت العادة أن يكتب يف مقدمة بعض احملاضر عبارات من قبيل (ق ّدم رئيس االجتماع الشكر للحاضرين أو‬
‫هتنئته أو تعزيته) عند وجود ما يتطلب ذلك‪ ،‬وهذه العبارات وحنوها ال أبس هبا شريطة التوسط فيها‬
‫واالختصار‪.‬‬
‫‪ .3‬يف بداية احملضر يُكتب عدد األعضاء احلاضرين لالجتماع وعدد املعتذرين‪ ،‬وعدد الغائبني‪ ،‬وهذه املعلومات‬
‫مهمة ج ًدا‪ ،‬خاصة يف االجتماعات اليت تتطلب حضور عدد حمدد من األعضاء؛ وإال فإن نتائج ذلك االجتماع‬
‫ابطلة‪.‬‬
‫‪10‬‬
‫‪ .4‬يف منت احملضر يفضل االلتزام بكتابة املوضوعات اليت مت نقاشها وفق ترتيبها يف جدول أعمال االجتماع‬
‫كبريا أن يكتب املوضوع الذي متّ‬
‫املعد سل ًفا‪ ،‬وكذلك فإنّه من املستحسن إذا كان عدد املوضوعات ً‬
‫تسهيال على قارئي احملضر‪ ،‬وحفظًا ألوقاهتم‪.‬‬
‫ً‬ ‫متبوعا ابلقرار أو التوصية اليت اختذت بشأنه‬
‫نقاشه ً‬
‫‪ .5‬يف خانة التوثيق تُكتب أمساء احلاضرين لالجتماع مرتبة وفق تسلسلهم الوظيفي‪ ،‬أو رتبهم العملية أو‬
‫العلمية۔‬
‫‪ .6‬يف بعض االجتماعات يكون هناك رئيس لالجتماع‪ ،‬وأمني للجلسة‪ ،‬ويف هذه احلالة فاألمني هو من يتوىل‬
‫كتابة احملضر‪ ،‬وابلتايل ينبغي أن يكتب أمام امسه وتوقيعه ما يدل على أنّه كاتب احملضر أو أمني اجللسة؛‬
‫مستقبال يف حال االحتياج إىل ذلك‪.‬‬
‫ً‬ ‫ليسهل الرجوع إلية‬

‫‪11‬‬
‫منوذج احملضر‬

‫‪12‬‬
13
14
15