‫إعداد التقارير اإلدارية‬

‫أ‪ .‬نجاح الرشيدي‬

‫‪1‬‬
 ‫الفصل الخامس‪ :‬إعداد المذكرات االدارية‬
‫وصياغتها‬
‫تعرف المذكرة ‪:‬‬

‫المذكرة تمثل نوعًا من التقارير صغيرة الحجم ‪ ،‬عادة ال تتعدى صفحة او‬
‫صفحتيين ‪ ،‬وهي شائعة االستخدام في مختلف المنشأت الحكومية‬
‫والتجارية على أختالف انواعها ‪ ،‬وعادة ما تعد هذه المذكرات لكي ترفع‬
‫الى من يشغلون المناصب االدارية األعلى ‪.‬‬

‫‪22‬‬
 ‫الفصل الخامس‪ :‬إعداد المذكرات االدارية‬
‫وصياغتها‬
‫موضوع المذكرة ‪:‬‬
‫‪ .1‬المذكرات تتعامل مع عدد كبير من الموضوعات ‪ ،‬مثل توصيل‬
‫معلومات لمن يشغلون المناصب االدارية األعلى وفي هذه الحالة‬
‫عادة ما تنتهي المذكرة بعبارة ( رجاء التكرم بالعلم ) ( الرجاء‬
‫اإلحاطة )‪.‬‬
‫‪ .2‬قد تعرض المذكرة مشكلة و يقترح كاتب المذكرة حًال لها وعادة‬
‫ماتنتهي المذكرة بعبارة( رجاء التكرم بالموافقة على ما جاء من‬
‫رأي او حلول بخصوص المشكلة التى تتعامل معها المذكرة ‪.‬‬
‫‪ .3‬وق[[د تتع[[رض لموق[[ف معين يرفعه[[ا كاتبه[[ا الى ال[[رئيس طالب [ًا من[[ه‬
‫التوجي[ه فيم[ا يتعل[ق بأس[لوب التعام[ل م[ع ه[ذه الموق[ف وع[ادة م[ا‬
‫تنهي بعبارة ( رجاء التوجيه فيما يجب اتخاذه في مثل هذا الموقف)‬
‫‪33‬‬
‫الفصل الخامس‪ :‬إعداد المذكرات االدارية‬
‫وصياغتها‬
‫الشكل العام للمذكرة ‪:‬‬

‫يراعي بالنسبة للشكل العام للمذكرة األقسام التالية‪:‬‬

‫‪ .1‬اسم وشعار الشركة‬
‫‪ .2‬المقدمة و تشمل على مرسل المذكرة والمخاطب والتاريخ والرقم‬
‫والموضوع والمرفقات ‪.‬‬
‫‪ .3‬صلب الموضوع ويتكون عادة من عدة أسطر او صفحة كاملة‪.‬‬
‫‪ .4‬المطلوب ويوضح في هذا القسم االجراء المطلوب بناء على‬
‫المعلومات المقدمة‪.‬‬
‫‪ .5‬التحية مثل ‪ :‬مع التحية ‪ ،‬دمتم ‪ ،‬تقبلوا تحياتي ‪....‬الخ‬
‫‪ .6‬التوقيع ويكون في الجانب األيسر من الورقة‪.‬‬
‫‪44‬‬
‫الفصل الخامس‪ :‬إعداد المذكرات االدارية‬
‫وصياغتها‬
‫أنواع المذكرات‪:‬‬

‫·‬ ‫مذكرة إخبارية‬

‫·‬ ‫مذكرة استفسارية‬
‫·‬ ‫مذكرة تحليلة‬
‫·‬ ‫مذكرة تقديم أو عرض‬
‫·‬ ‫مذكرة إدارية‬

‫‪55‬‬
 ‫الفصل الخامس‪ :‬إعداد المذكرات االدارية‬
‫وصياغتها‬
‫أوال ‪ :‬المذكرة االخبارية تعريفهـا‬

‫يتعل[ق األم[ر بوثيق[ة تحم[ل معلوم[ات أو أخب[ارا جدي[دة‪ ،‬يعتق[د المرس[ل بج[دوى‬
‫إبالغها إلى المرسل إليه‪.‬‬

‫في ه[ذا الس[ياق تعت[بر م[ذكرة األخب[ار أهم وثيق[ة لالتص[ال بين الم[وظفين داخ[ل‬
‫اإلدارة الواح[[دة‪ ،‬ك[[الوزارة‪ ،‬القس[[م ‪ ،‬المؤسس[[ة ‪ ............‬الخ‪ ،،‬ل[[ذا فهي‬
‫وس[يلة فعال[ة لالتص[ال ال[داخلي دون مراع[اة أي[ة قاع[دة من ناحي[ة الش[كل أو‬
‫التق[ديم‪ ،‬م[ع بعض التب[اين البس[يط حس[ب الجه[ة المرس[ل إليه[ا‪ ، ،‬وهك[ذا‬
‫يمكن أن توج[ه من رئيس إلى م[رؤوس أو من م[رؤوس إلى رئيس[ه‪ ،‬أو من‬
‫موظ[ف لزمي[ل مس[او ل[ه في الدرج[ة‪ ،‬غ[ير أن[ه غالب[ا م[ا توج[ه من س[لطة دني[ا‬
‫‪ 6‬إلى سلطة عليا أي من المرؤوس لرئيسه إلطالعه على بعض المعلومات‬
‫‪6‬‬
 ‫الفصل الخامس‪ :‬إعداد المذكرات االدارية‬
‫وصياغتها‬

‫يس[[تعمل ه[[ذا الن[[وع من الم[[ذكرات في معظم األحي[[ان لتعزي[[ز م[[ا ورد في‬
‫رس[الة أو وثيق[ة إداري[ة س[ابقة‪ ،‬حيث تتع[رض للنق[اط الرئيس[ية م[ع تق[ديم‬
‫ش[روح إض[افية‪ ،‬أو دالئ[ل لت[دعيم وت[برير الق[رار ال[ذي ورد في الرس[الة أو‬
‫الوثيقة‪.‬‬

‫تس[تخدم بك[ثرة لتب[ادل المعلوم[ات وطلب األجوب[ة‪ ،‬وتوض[يح بعض النق[اط‬

‫الغامضة عندما التفي المكالمة الهاتفية بالغرض المطلوب‪.‬‬

‫‪77‬‬
 ‫الفصل الخامس‪ :‬إعداد المذكرات االدارية‬
‫وصياغتها‬
‫ثانيًا ‪ :‬المذكرة االستفسارية تعريفها‪:‬‬

‫هي الوثيق[ة ال[تي تع[الج موض[وعا س[ابقا‪ ،‬من أج[ل تتميم[ه أو إض[افة معلوم[ات‬
‫جدي[[[دة ليس في اإلمك[[[ان عرض[[[ها ش[[[فويا‪ ،‬حيث يك[[[ون المرس[[[ل مطالب[[[ا‬
‫بتوض[يحها بكام[ل الدق[ة وبص[فة نهائي[ة وتق[ديمها إلى ال[رئيس ال[ذي يح[دد على‬
‫ضوء ما جاء فيها‪ ،‬الموقف الواجب اتخاذه بخصوص القضية التي تعرضها‪.‬‬

‫ومن خالل ه[[[ذا التعري[[[ف تتض[[[ح المالمح األساس[[[ية لم[[[ذكرة االستفس[[[ار‬

‫ومميزاته[ا الخاص[ة‪ ،‬وبص[فة عام[ة يك[ون الغ[رض من إع[دادها إعط[اء تفس[ير‬
‫أو توضيح حول قضية جارية أو جديدة‪ ،‬أو يتعلق بموقف أو عمل سابق‪.‬‬

‫‪88‬‬
 ‫الفصل الخامس‪ :‬إعداد المذكرات االدارية‬
‫وصياغتها‬
‫ثالثًا‪ :‬المذكرة التحليلية تعريفها‪:‬‬ ‫•‬

‫هي وثيق[ة قص[يرة ومرك[زة تلخص معلوم[ات أو معطي[ات متفرق[ة موج[ودة بمل[ف‬
‫أو ملف[ات أو بوث[ائق مختلف[ة‪ ،‬بش[كل م[رتب ومنظم ومفه[وم لص[الح ش[خص أو‬
‫مصلحة معينة‪.‬‬

‫من خالل هذا التعريف‪ ،‬تتضح مالمح المذكرة التحليلية فيما يلي ‪:‬‬
‫‪ -‬دراسة لملف أو وثائق مختلفة‪.‬‬
‫‪ -‬تلخيص وتجميع للمعلومات والمعطيات الموجودة بالملف أو الوثيقة‪.‬‬
‫‪ -‬القي[ام به[ذا العم[ل لمص[لحة ش[خص‪ ،‬ولفائدت[ه أو تقديم[ه لجه[ة معين[ة بن[اء‬
‫على طلبها‪.‬‬
‫‪ -‬تقديم مذكرة التحليل للجهة التي طلبتها وليس لغيرها‪.‬‬
‫‪99‬‬
 ‫الفصل الخامس‪ :‬إعداد المذكرات االدارية‬
‫وصياغتها‬
‫ثانيـا ‪ :‬مجال استعمالهـا‪:‬‬
‫• في غالب األحيان تعتبر تتميما لعناصر سابقة‪.‬‬
‫• تستند إلى مرجع سابق إما كتابي أو شفوي‪.‬‬
‫• توجه من رئيس أعلى إلى مرؤوس تابع له يستفسره عن واقعة معينة‪.‬‬
‫• يتوقف القرار المتخذ من طرف الرئيس على جواب المرؤوس‪.‬‬
‫ومن أمثلة ذلك مايلي‪:‬‬
‫‪ -‬عن[د تك[رار غي[اب موظ[ف ب[دون م[برر عن عمل[ه‪ ،‬يطلب من[ه رئيس[ه تق[ديم‬
‫استفسار عن أسباب هذا التغيب‪.‬‬
‫‪ -‬عن[[د قي[[ام موظ[[ف بعم[[ل يتن[[افى والمه[[ام ال[[تي يمارس[[ها أو يمس بس[[معة‬
‫اإلدارة التي ينتمي إليها‪ ،‬يطلب منه تقديم استفسار عن سلوكه هذا‪.‬‬
‫‪-‬‬
‫‪10‬‬
‫‪10‬‬
 ‫الفصل الخامس‪ :‬إعداد المذكرات االدارية‬
‫وصياغتها‬
‫تعكس م[ذكرة التحلي[ل جه[ود وكف[اءة ومق[درة المح[رر الكفء‪ ،‬على دراس[ة‬
‫الملف[ات والوث[ائق‪ ،‬واس[تغاللها بكفاءةعلمي[ة ودقيق[ة للوص[ول إلى الحق[ائق‬
‫الثابت[ة‪ ،‬وهن[ا تط[رح نقط[ة أساس[ية وهي كيفي[ة القي[ام به[ذا العم[ل‪ ،‬مم[ا الش[ك‬
‫في[ه أن عملي[ة التحلي[ل وال[تركيب من األعم[ال المعت[ادة‪ ،‬ب[ل األساس[ية داخ[ل‬
‫اإلدارة حيث تن[[اط مهم[[ة القي[[ام به[[ا إلى االدارة علي[[ا تت[[وفر على التجرب[[ة‬
‫والكف[اءة‪ ،‬وغالب[ا م[ا تك[ون دواعي إنج[از ه[ذا البحث مطلوب[ة بإلح[اح اس[تجابة‬
‫لمتطلب[ات إداري[ة خصوص[ا بالنس[بة للقض[ايا والمس[ائل الش[ائكة والمزمن[ة أو‬
‫القانوني[ة‪ ،‬كقض[ايا المنازع[ات إذ غالب[ا م[ا يك[ون اتخ[اذ الق[رار المناس[ب في‬
‫الموض[وع متوق[ف على معطي[ات وعناص[ر ق[د ال تك[ون مت[وفرة حاليًاب[ل مض[ى‬
‫عليه[ا ف[ترة من ال[زمن‪ ،‬مم[ا يس[توجب الكش[ف عنه[ا‪ ،‬ومعرف[ة مص[درها‪ ،‬لكن‬
‫كي[[ف يتم القي[[ام بدراس[[ة ذل[[ك‪ ،‬الواق[[ع أن تحلي[[ل أي وثيق[[ة يتطلب‪ ،‬إتب[[اع‬
‫الخطوات التالية ‪:‬‬
‫‪11‬‬
‫‪11‬‬
 ‫الفصل الخامس‪ :‬إعداد المذكرات االدارية‬
‫وصياغتها‬

‫•القي[[ام بعملي[[ة ت[[رتيب وث[[ائق المل[[ف ترتيب[[ا منهجي[[ا وف[[ق أن[[واع‬

‫ال[[[[[[[ترتيب المعروف[[[[[[[ة مث[[[[[[[ل الموض[[[[[[[وع‪ ،‬أو الت[[[[[[[اريخ‪ ،‬أو‬
‫الحروف‪..........‬الخ‪ ،‬حسب ما يتطلبه موضوع البحث‪.‬‬
‫• دراس[ة الوث[ائق المرتب[ة دراس[ة فاحص[ة س[واء من حيث طبيعته[ا‬
‫ومحتواه[ا‪ ،‬أو ت[اريخ إص[دارها والجه[ة ال[تي ص[درت عنه[ا ثم تبويبه[ا‬
‫ليتم التعرف بكيفية مفصلة عن الملف موضوع الدراسة‪.‬‬
‫• ترتيب المعلومات المحصل عليها ترتيبا دقيقا ومنطقيا‪.‬‬
‫• تحديد الهدف المراد الوصول إليه من وراء هذه الدراسة‪.‬‬
‫• وضع منهجية لألفكار المراد التعبير عنها‪.‬‬
‫• أخيرا القيام بعملية التحرير‪.‬‬
‫‪12‬‬
‫‪12‬‬
 ‫الفصل الخامس‪ :‬إعداد المذكرات االدارية‬
‫وصياغتها‬
‫وتج[در اإلش[ارة إلى أن عملي[ة التحلي[ل وال[تركيب ليس[ت عملي[ة تلخيص لوث[ائق‬
‫أو نص[[وص فق[[ط‪ ،‬ب[[ل المس[[ألة تتطلب ص[[ياغة وتنظيم[[ا محكمين‪ ،‬فعلى‬
‫س[بيل المث[ال‪ ،‬إذا ك[ان المل[ف يحت[وي على ‪ 8‬وث[ائق فليس المطل[وب ه[و‬
‫أن يتم تحري[ر ثم[ان فق[رات مس[تقلة‪ ،‬ك[ل فق[رة تع[الج وثيق[ة من الوث[ائق‬
‫الثماني[[ة‪ ،‬ب[[ل الموض[[وع يتطلب ص[[ياغة األفك[[ار والمس[[تنتجات ال[[تي تم‬
‫التوص[ل إليه[ا في فق[رات متجانس[ة ومنظم[ة‪ ،‬تعطي للق[ارئ فك[رة واض[حة‬
‫وجلية عن محتوى الملف كأنه عايش القضية من أولها إلى أخرها‪.‬‬
‫وهن[ا ت[برز ق[درة المح[رر على التحلي[ل وال[تركيب‪ ،‬ل[ذا يتعين اإلطالع بتمعن‬
‫على جمي[[ع محتوي[[ات المل[[ف موض[[وع الدراس[[ة والتنقيب عن الوث[[ائق‬
‫ال[تي يحت[وي عليه[ا‪ ،‬وفي ه[ذا الص[دد ال ب[أس أن يختتم الم[ذكرة بإب[داء‬
‫وجه[ة نظ[ره على أن يك[ون رأي[ه كإض[افة للم[ذكرة‪ ،‬وليس كفك[رة أساس[ية‬
‫من أفكاره[ا‪ ،‬وه[ذا العم[ل ال[ذي يق[وم ب[ه المح[رر ه[و بمثاب[ة إع[داد ل[ه‬
‫‪13‬‬
‫‪ 13‬لتحمل مستقبال‪.‬‬
 ‫الفصل الخامس‪ :‬إعداد المذكرات االدارية‬
‫وصياغتها‬

‫•رابعًا ‪ :‬المذكرة االدارية تعريفها‪:‬‬

‫الم[ذكرة اإلداري[ة تس[تعملها المص[الح اإلداري[ة في الغ[الب كوس[يلة لالتص[االت‬

‫الداخلي[ة‪ ،‬تص[در عن س[لطة إداري[ة علي[ا‪ ،‬تتض[من توجيه[ات أو تعليم[ات إلى‬
‫المرؤوس[ين‪ ،‬قص[د تنفي[ذ مق[رر‪ ،‬أو تتعل[ق بتنظيم ط[رق تس[يير مص[لحة أو‬
‫مرفق من المرافق‪.‬‬

‫‪14‬‬
‫‪14‬‬
 ‫الفصل الخامس‪ :‬إعداد المذكرات االدارية‬
‫وصياغتها‬
‫‪ :‬خصائص المذكرة الجيدة‬
‫‪ :‬لكي يصل الموظف الى كتابة مذكرة جيدة عليه مراعاة االتي‬
‫‪ .1‬أال يبدأ كتابة المذكرة التى سيرفعها الى المستوى األعلى اال بعد‬
‫درتسة الموضوع دراسة وافية واإللمام بجميع جوانبه وجمع كل‬
‫البيانات والحقائق عن الموضوع الذي تتضمنه المذكرة‪.‬‬
‫‪ .2‬أن يجعل كاتب المذكرة القارئين لمذكرته نصب عينيه ‪ ،‬فعليه ان‬
‫يستخدم اللغة المناسبة ‪ ،‬و أن يجعل المذكرة على قدر كاف من‬
‫التوضيح بالنسبة لألفكار التي تتضمنها ‪ ،‬إذ إنه كثيرًا ما تكون‬
‫المذكرة واضحة بالنسبة لكاتبها ألنه يعايش الموضوع أو المشكلة‬
‫التي يعالجها‪.‬‬
‫‪15‬‬
‫‪15‬‬
 ‫الفصل الخامس‪ :‬إعداد المذكرات االدارية‬
‫وصياغتها‬

‫أن يس[تخدم في الم[ذكرة الع[دد المناس[ب من الكلم[ات ال أك[ثر و ال أق[ل ‪،‬‬ ‫‪.3‬‬
‫فال تطويل ممل والتقصير مخل‪.‬‬
‫أن يستخدم في المذكرة الشائع من الكلمات ‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫أن تكون معلومات المذكرة معروضة في شكل يسير ويسهل قراءتها‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
‫أن تك[ون الم[ذكرة مكتفي[ة اكتف[اء ذاتي[ًا بالنس[بة للق[ارئ بحيث ال يض[طر‬ ‫‪.6‬‬
‫المس[[[ؤول ال[[[ذي يق[[[رأ الم[[[ذكرة الى الرج[[[وع الى مص[[[ادر أخ[[[رى‬
‫للمعلومات إال في األحوال النادرة‪.‬‬
‫أن يفص[ل ك[اتب الم[ذكرة رأي[ه الشخص[ي بالنس[بة للمس[ائل ال[تى تعرض[ها‬ ‫‪.7‬‬
‫الم[ذكرة من عن الحق[ائق والمعلوم[ات ال[تى تتض[منها الم[ذكرة ح[تي ال‬
‫يختلط االمرعلى قارئها‪.‬‬
‫أن تكون المذكرة خاليه من الخطاء اللغوية واالمالئية‪.‬‬ ‫‪.8‬‬
‫‪16‬‬
‫‪16‬‬
 ‫الفصل الخامس‪ :‬إعداد المذكرات االدارية‬
‫وصياغتها‬
‫‪ .9‬أن تتض[من الم[ذكرة في نهايته[ا توجيه[ًا للمطل[وب اتخ[اذه بش[أن م[ا‬
‫ج[[اء به[[ا ‪ ،‬وه[[ذا يخف[[ف العب الملقي على الس[[ؤول ال[[ذي تع[[رض‬
‫عليه المذكرة ‪.‬‬
‫‪ .10‬أن تكتيب المذكرة كتابة جيدة على الحاسوب ‪.‬‬
‫‪ .11‬أن يك[ون ك[اتب الم[ذكرة مس[تعدًا لمناقش[ة أفك[ار الم[ذكرة من جه[ة‬
‫وال[دفاع عن األفك[ار والمعلوم[ات والمقترح[ات المقدم[ة ‪ ،‬كم[ا أن[ه‬
‫يجب أن يوض[[ح ويوث[[ق مص[[ادر المعلوم[[ات ال[[ورادة في الم[[ذكرة‬
‫حتي تكون موضوعية و ذات قيمة‪.‬‬
‫‪ .12‬أن تق[دم الم[ذكرة في وقت مناس[ب من حيث الزم[ان والمك[ان للجه[ة‬
‫المقدمة لها حتى يتعامل مع مايرد فيها بمنطقية ومهنية ‪.‬‬

‫‪17‬‬
‫‪17‬‬
 ‫الفصل السادس ‪ :‬تدوين محاضر االجتماعات‬

‫تعت[بر المحاض[ر مس[تندات قانوني[ة مهم[ة للق[رارات واالنج[ازات ال[تي ق[امت‬

‫بها الشركة أو المجموعة ‪ ،‬باإلضافة الى انها أدوات معلوماتية مهمة ‪.‬‬
‫وع[ادة م[ا تعطي مس[ؤولية كتاب[ة المحاض[ر لألش[خاص الم[ؤهلين والموث[وقين‬
‫من قبل المنشأة‪.‬‬

‫عناصر المحاضر‪:‬‬

‫للمحاضر ثالثة عناصر رئيسية وهي‪:‬‬

‫• مقدمة المحضر‬
‫• صلب الموضوع‬
‫• الخاتمة‬
‫‪18‬‬
‫‪18‬‬
‫الفصل السادس ‪ :‬تدوين محاضر االجتماعات‬
‫‪ .1‬مقدمة المحضر‪:‬‬

‫تأتي دائم[ًا في مقدم[ة الص[فحة وتحت[وي على أهم المعلوم[ات ال[واردة في‬
‫المحضر ‪ .‬على سبيل المثال ‪:‬‬
‫• زمان ومكان و أغراض االجتماع‬
‫• اسم ووظيفة رئيس االجتماع‬
‫• عدد الحض[ور ( خاص[ة في الهيئ[ات ال[تى تتطلب اجتماعاته[ا اكتم[ل‬
‫النصاب القانوني لمناقشة العمال التجارية أو لتمرير اقتراحات)‬
‫• اسماء الحضور وشركاتهم ووظائفهم ‪.‬‬

‫‪19‬‬
‫‪19‬‬
‫الفصل السادس ‪ :‬تدوين محاضر االجتماعات‬
‫‪ .2‬صلب المحضر‪:‬‬

‫يحتوي صلب المحضر على ما تم تداوله في االجتماع بالضبط ‪:‬‬

‫القرارات التي تم اتخاذها واالقتراحات والمعلومات التى وردت ‪.‬‬
‫و أفضل طريقة لكتابة صلب المحضر هو اتباع تسلسل الموضوعات‬
‫كما جاءت في جدول أعمال االجتماع‪.‬‬
‫وجدول االعمال يمثل البنود التي سوف يتم مناقشتها في‬
‫االجتماع ويقوم بتحضيرها قبل االجتماع عادة رئيس الشركة أو‬
‫من يفوضه بذلك‪.‬‬
‫فاذإ كانت هناك جدول لالجتماع تأكد من حصولك على صورة منه‬
‫قبل بدأ االجتماع أو على االقل في بداية االجتماع ‪ .‬يمثل جدول‬
‫االجتماع نقاطًا ارشادية فقط ‪ .‬وال تعتبر بنودًا معتمدة ‪ .‬النها ربما‬
‫‪20‬‬
‫تتغير نتيجة لبعض االعتبارات‪.‬‬ ‫‪20‬‬
‫الفصل السادس ‪ :‬تدوين محاضر االجتماعات‬

‫• وفي بعض الحاالت يحتوي صلب الموضوع على التالي ‪:‬‬

‫• أس[[ماء ووظ[[ائف ك[[ل ال[[ذين ق[[دموا تق[[ارير في االجتم[[اع م[[ع تلخيص‬

‫لتقاريرهم ‪ ،‬و إذا التقرير مكتوبًا يمكن أرفاقه ‪.‬‬
‫• أسماء المتحدثين االخرين مع ملخص ألقوالهم‪.‬‬
‫• تس[جيل نتيج[ة التص[ويت وع[ددا ال[ذين ص[وتوا بنعم وال[ذين ص[وتوا بـ ال‬
‫وعدد الممتنعين عن التصويت‪.‬‬

‫‪21‬‬
‫‪21‬‬
‫الفصل السادس ‪ :‬تدوين محاضر االجتماعات‬

‫‪ .3‬الـــــخـــــاتــمـــة ‪:‬‬

‫تحتوي على أربع معلومات مهمة هي‪:‬‬

‫زمن نهاية االجتماع‬ ‫•‬

‫اسم ووظيفة وتوقيع كاتب المحضر‬ ‫•‬

‫وإذا تمت طباع[ة المحض[ر بواس[طة ش[خص آخ[ر يجب كتاب[ة اس[مه أيض[ا‬ ‫•‬
‫توقيع االعضاء الذين حضروا االجتماع‪.‬‬
‫‪22‬‬
‫‪22‬‬
 ‫الفصل السادس ‪ :‬تدوين محاضر االجتماعات‬

‫خطوات واجراءات تدوين المحاضر‪:‬‬ ‫•‬

‫جهز جدول أعمال االجتماع ‪ :‬النه سيساعدك في الحصول على األفكار‬ ‫‪.1‬‬
‫الرئيسة ‪ ،‬وبالتالي يساعدك في تنظيم نقاط المحاضر‪.‬‬
‫ابدأ بتسجيل المعلومات المهمة الخاصة بمقدمة المحضر ‪ :‬زمن و‬ ‫‪.2‬‬
‫مكان االجتماع ‪ ،‬عدد الحضور ‪ ،‬الهدف من عقد االجتماع‪...‬‬
‫أكتب لكل بند عنوانه حتي يتسني للقاري للوصول الى البند الذي يريده‬ ‫‪.3‬‬
‫بسهوله‪.‬‬
‫اكتب النقاش الذي تم عن كل بند ‪ ،‬ثم القرار الذي تم اتخاذه و يتم في‬ ‫‪.4‬‬
‫االجتماعات عادة عمل شيئين هما ‪ :‬توصيل المعلومات و اتخاذ‬
‫القرارات ‪ .‬فاذا كان يتعلق بتوصيل المعلومات فإنه يجب إضافة شكل‬
‫محدد للمحضر ‪.‬‬ ‫‪23‬‬
‫‪23‬‬
‫الفصل السادس ‪ :‬تدوين محاضر االجتماعات‬

‫اما اذا كان الموضوع اتخاذ قرارات فيجب كتابة االتي‪:‬‬

‫القرار المتخذ ( مـــــا هــــــــو)‬ ‫•‬

‫المسؤوليات الموكلة ( لــمــن)‬ ‫•‬
‫التاريخ المحدد إلكمال المهمة ( مــتــى)‬ ‫•‬

‫‪ .5‬في ح[ال التص[ويت الش[فهي على االقتراح[ات ب[دون ع[دد االص[وات يمكن ت[دوين‬
‫ذلك في المحضر بإيجاز ( تمت الموافقة على االقتراح ) أو‬
‫( الرفض)‬
‫أما في حال حساب عدد االصوات فيجب أن يحتوي المحضر على مؤيدين‬
‫و عدد المعارضين والممتنعين عن التصويت ‪.‬‬
‫‪24‬‬
‫‪24‬‬
 ‫الفصل السادس ‪ :‬تدوين محاضر االجتماعات‬

‫‪ .6‬اكتب مسودة بعد انتهاء االجتماع مباشرة ‪.‬‬

‫‪ .7‬يجب أن يكون المحضر موجزًا ومناسبًا‪.‬‬
‫‪ .8‬أختم المحضر بطريقة مهنية بالكتابة المختصرة لمعلومات المهمة‬
‫مث[[ل ‪ :‬زمن نهاي[[ة االجتم[[اع اس[[مك ( ك[[اتب المحض[ر ) وتوقيع[[ك و اس[[م‬
‫طابع المحضر‪.‬‬

‫‪25‬‬
‫‪25‬‬