Professional Documents
Culture Documents
تحميل الكراس التعليمي
تحميل الكراس التعليمي
اإلصدار األول
تشرين األول
2021
نظام إدارة المستندات
فهـرس المحتويات
فهـرس1 ...............................................................................................................................
المقدمة 1 ..............................................................................................................................
الدخول للنظام3 ...................................................................................................................
الصفحة الرئيسية4 ...............................................................................................................
إدارة المستندات5 ...............................................................................................................:
تصفح النظام6 .................................................................................................................... :
إضافة المحتويات7 ..............................................................................................................:
1.المجلد الرئيسي7 ............................................................................................................ :
.2المجلد الثانوي8 ...............................................................................................................:
3.الوثائق9 .......................................................................................................................... :
تعديل العناصر11 .................................................................................................................:
مسح العناصر11 .................................................................................................................. :
نقل العناصر12 ....................................................................................................................:
رمز الوصول للوثيقة 12 .............................................................................................. :QR
توليد رمز الوصول للوثيقة 13......................................................................................:QR
قراءة رمز الوصول للوثيقة 14 ....................................................................................:QR
تبديل كلمة السر15...............................................................................................................
()15 - 1
نظام إدارة المستندات
المقدمة
إيماناً منا في تقديم أفضــــل التدمات لبلدنا العزيز في كافة المجالت التي يعمل عليها مركز البيانات
الوطني ضمن الرؤية التي ت شكل بها ،ولغرض ت سهيل العمل في وزارات ودائر وت شكيالت الدولة
العراقية ،يعمل كادر المركز على إعداد كافة التطبيقات واألنظمة اإللكترونية ،وتوفير البيئة المالئمة
لإلدارة اإللكترونية التي تساهم في بناء النواة األساسية للحكومة اإللكترونية.
تم العمل من قبل كوادر المركز على إعداد نظام إدارة المســــتندات اإللكترونية في إصــــدار األول
لغرض تغطية عملية إدارة المستندات ،وبواجهات سهلة الستتدام ،يمكن استتدامها عن طريق
متصفحات الويب ،والتي تمكن المستتدم من الوصول إلى النظام من داخل الشبكة التي يتم تثبيت
النظام بها ،هذ الصــــفحات التي تكوئ مالئمة لجميب البيئات واألنظمة ،والتي تدعم التصــــفح من
أجهزة الهاتف واألجهزة اللوحية ،باإلضافة إلى التصفح عن طريق أجهزة الحاسوب.
متمنين التقدم والزدهار لبلدنا ولمشروع الحكومة اإللكترونية
()15 - 2
نظام إدارة المستندات
الدخول للنظام
ر
ا يتم الدخول للنظام عن طريق صففة ا الدخول الرسيةففلا للنظامل يالتط بتحلا ةففاد ةففت دم ق ًد ةففة او يخلصا رياخاصففا
املةت دمل بدين ا لن يةتحلع أي شخص الدخول إلى النظام واستتدامهل يكصا وضحا في الشكل اقم ق1و.
توزع الصالحيات في النظام وفق مبدأ األعمال المناطة بالمستتدم ،حيث سنجد في شرح التفاصيل
التاصة بالنظام صالحيات غير متوفرة في حساباتنا ،وهذا يمثل صالحيات خاصة بمستتدمين آخرين
مكلفين بأعمال أخرى ،مثل صــالحيات إدارة المســتتدمين ومنحهم الصــالحيات وصــالحيات إضــافة
تفاصيل الجلسات وغيرها.
()15 - 3
نظام إدارة المستندات
الصفحة الرئيسية
تعتبر هذ ال صفحة ،ال صفحة الرئي سية والتعريفية بالنظام ،كما تحتوي هذ ال صفحة شريط إخباري
يظهر في حال وجود رســــائل من ق بل إدارة النظام موجهة إلى المســــتفيدين من النظام ،وهذ
الرسائل على نوعين:
األول :الشــريط األعلى ،وهو شــريط عام موجه إلى جميب المســتتدمين ،حيث يتم إههار إليصــال
رسالة إلى كل المستتدمين.
الثاني :هذا الشــريط يكوئ متصــه لجهة معينة فقط ،ول ترا باقي الجهات ،ويســتتدم إليصــال
رسالة معينة إلى هذ الجهة فقط.
كمــا تحتوي هــذ الصــــفحــة فقرة عــدد المتواجــدين في الموقب حــاليــاً في الموقب لتبيــائ عــدد
المستتدمين الذين يستتدموئ النظام في الوقت الحالي ،وكما موضح في الشكل رقم (.)2
()15 - 4
نظام إدارة المستندات
إدارة المستندات:
وهي الصــفحة الرئيســية إلدارة المســتندات وتصــفحها ،يمكن من خاللها الدخول إلى وثائق النظام،
والتي ستظهر على شكل فولدرات ووثائق ،وكما في الشكل رقم (.)3
()15 - 5
نظام إدارة المستندات
تصفح النظام:
يدعم النظام خاصية المجلد (الفولدر) والوثيقة ،يمكن أنشاء المجلدات األساسية للنظام والتي تمثل
الوزارة أو الهيئة أو الجهة التي تطبق النظام ،والحاويات الداخلية التي تمثل تصنيفات الحفظ التاصة
بالمسـتندات والوثائق داخل النظام ،كما يمكن إضـافة وثيقة داخل أي مجلد من المجلدات المذكورة
بصيغة ملفات المستندات من نوع (.)PDF
يمكن أنشــــاء أكثر من مج لد رئيســــي (مج لد أو حاو ية الج هة التي تطبق الن ظام) في حال الع مل
المركزي ألكثر من جهة في النظام ،علماً أئ الوثائق التاصــة بكل جهة في المجلد الرئيســي ســتكوئ
لها خصـــوصـــيتها في الطالع من قبل مســـتتدمي هذ الجهة ،ول يمكن رؤية محتويات الحاويات
األخرى وحسب الصالحيات التي يوزعها النظام ،وكما في الشكل رقم (.)4
يمكن البحث عن الوثائق في أي مجلد من الحاويات وحســــب مكائ وجودي ،حيث ســــيكوئ البحث
هيكلي في المجلدات ومحتوياتها من مجلدات ثانوية والوثائق.
()15 - 6
نظام إدارة المستندات
إضافة المحتويات:
يمكن إضافة عدة محتويات في النظام وكما تم ذكر سابقاُ ،وكما يلي:
.1المجلد الرئيسي:
لغرض إضــافة المجلد الرئيســي ،يتم ذلك من قبل مدير النظام ،أو موهف الوزارة أو الجهة
المســتتدمة للنظام ،على أئ يتم ذلك في الصــفحة الرئيســية إلدارة المســتندات ،حيث هنا
يمكن إضافة المجلد الرئيسي المطلوب:
لغرض اإلضــافة ،يمكن الضــغط على األيقونة في األســفل والتي على شــكل وثيقة عليها
،حيث ستنبثق واجهة خاصة بإدخال المجلد الرئيسي ،وكما في الشكل (.)5 عالمة ()+
في شــريط التصــفح أعلى الصــفحة يمكن التأكد من وجودنا في الصــفحة الرئيســية إلدارة
المستندات بوجود التبويب ( )Homeكآخر تبويب في الشريط وكما مؤشر في أعلى الشكل
ً
آنفا ،حيث عند الضــــغط على عالمة اإلضــــافة في أســــفل الشــــكل آنف الذكر تنبثق لنا () 5
الحقول التاصــــة بإضــــافة المجلد الرئيســــي ،والتي تحتوي حقل عنوائ المجلد الرئيســــي،
والمالحظات.
حقل عنوائ المجلد الرئيســــي ســــيكوئ العنوائ الرئيســــي للعمل ،أما حقل المالحظات،
فســــيكوئ حقل ثانوي غير مطلوب ،يحتوي معلومات عن المجلد يمكن الســــتفادة منها
في عملية البحث ،ثم نضــــغط على إضــــافة تبويب رئيســــي جديد لإلضــــافة ،أو إلغاء إللغاء
العملية.
()15 - 7
نظام إدارة المستندات
.2المجلد الثانوي:
يقصــــد بالمج لد ال ثانوي ،كل المج لدات وال حاو يات التي ســــتكوئ في الن ظام عدا المج لد
الرئيسي ،يتم إضافة المجلد الثانوي داخل المجلد الرئيسي أو داخل المجلد الثانوي نفسه.
لغرض إضــافة مجلد ثانوي يجب ائ نكوئ داخل المجلد الرئيســي أو داخل أي مجلد ونضــغط
،حيث ســــتنبثق واجهة إلدخال معلومات المجلد ،تحتوي قائمة على عالمة اإلضــــافة
منسدلة لختيار نوع اإلضافة إذا كانت وثيقة أم مجلد ،وكما في الشكل رقم (.)6
ل ستكمال عملية اإل ضافة ،يتم كتابة عنوائ المجلد في حقل العنوائ ،أما حقل المالحظات
فهو حقل غير إجباري اإلدخال يمكن كتابة معلومات عن المجلد يمكن اســــتتدامها في
ً
مستقبال. البحث عن المجلد
يمكن إضــافة أكثر من مجلد في كل مرة ،حيث ســتضــاا هذ المجلدات داخل الحاوية التي
بدأنا منها بإضافة أول مجلد ،وستظهر المجلدات تحت بعض عن إستعراض المجلد الحاوي
لها.
()15 - 8
نظام إدارة المستندات
.3الوثائق:
الوثــائق هي العنصــــر األهم في النظــام والتي تم تصــــميمــه إلحتواءهــا بشــــكــل يالئم
المستتدمين ،النظام يتعامل مب صيغة الملفات ).(PDF
لغرض إضـــافة وثيقة ،نتبب نفس الســـياب الســـابق في النظام باإلضـــافة من خالل عالمة
اإل ضافة في أ سفل المحتويات ،حيث ستنبثق واجهة خا صة باإلدخال ،يتم من خاللها إختيار
نوعية اإلدخال أئ كانت مجلد ثانوي أو وثيقة ،وهنا ســـنتتار الوثيقة ،بعدها ســـتبثق واجهة
إدخال معلومات الوثقية ،وكما في الشكل رقم (.)7
في البداية ســــتكوئ جميب الحقول التاصــــة بإدخال بيانات الوثيقة مقفلة ول يمكن إدخال البيانات
فيها ،عدا حقل تحميل الملف ،وذلك للتأكد من رفب الملف وقبوله من قبل النظام ،بعد رفب الملف
وههور صـــورة الملف ،ســـتتفعل الحقول وعندها يمكن أدخال بيانات الوثيقة التي ســـتكوئ بجانب
الحقول حيث يمكن نقل المعلومات من الصــــورة المعروضــــة من موضــــوع ورقم وتأري وجهة
مصدرة.
()15 - 9
نظام إدارة المستندات
حقل نوع الوثيقة ،هو تصـــنيف للوثيقة يقوم مدخل الوثيقة بإختيارها حيث تمثل وحدة وثائقية ملف
يحتوي عدة وثائق (موضـــوع معين) يتم أدخال رقم إحدى الوثائق ويمكن تضـــمين أرقام باقي الوثائق
في حقل اإلجراء والمضـــموئ ،كما يمكن أســـتتدام حقل اإلجراء والمضـــموئ لكتابة جزء من بيانات
ومعلومات الوثيقة ( )Key Wordsوالتي يمكن البحث عنها كبيانات أخرى غير األســاســية كاألســماء
وأرقام وثائق وغيرها.
حقل المالحظات أيضـــاً يمكن أســـتتدامه لكتابة معلومات ومالحظات عن الوثيقة يســـتدل عليها
بعملية البحث عن الوثيقة.
في النهاية يتم الضــغط على إضــافة وثيقة لغرض إضــافة وثيقة في النظام ،كما يكمن إضــافة أكثر
من وثيقة من نفس الواجهة ســيتم إضــافتها في المجلد الذي بدأنا من داخله عملية إضــافة الوثيقة
األولى في هذ العملية.
()15 - 10
نظام إدارة المستندات
تعديل العناصر:
لغرض تعديل العناصر في النظام ،ويقصد بالعناصر المجلدات سواء مجلد رئيسي أو ثانوي والوثائق،
يتم ذلك من عالمة التعديل بجانب بيانات كل عنصـر والتي على شـكل قلم ،حيث يتم تنبثق لنا حقول
تــحــتــوي بــيــانــات الـعــنصـــــر مــمــلــوءة بــالــبــيــانــات الــمــدخــلــة ويــمــكــن أعــادة الــتــعــديــل عــلــيــهــا،
وكما في الشكل رقم (.)8
مسح العناصر:
لغرض تعديل العناصـــر في النظام ،يتم ذلك من عالمة المســـح بجانب بيانات كل عنصـــر والتي على
شــــكل عالمة ،Xحيث تظهر لنا رســــالة تنبيهية حول تأكدي عملية الحذا ،عند التأكيد ســــيتتفي
العنصر من النظام ،وكما في الشكل رقم (.)9
()15 - 11
نظام إدارة المستندات
نقل العناصر:
لغرض نقل العناصر في النظام ،يتم ذلك من عالمة النقل بجانب بيانات كل عنصر والتي على شكل
عال مة وثي قة علي ها ســــهم ،ح يث يتم حفظ العنصــــر في حاف ظة مؤق ته متف ية ،وتظهر ل نا في
األ سفل إ سم العن صر مب كب ستين باللوئ األحمر األول نقل العن صر هنا ،والثانية إلغاء النقل ،وكما
في الشكل رقم (.)10
لغرض إكمال عملية النقل نقوم بتصــــفح النظام والذهاب إلى الحاوية المطلوب النقل فيها ،حيث
ســــتبقى الكبســــات الحمراء التاصــــة بالنقل فعالة عند الدخول على أي مجلد ،وعند الموصــــول إلى
المجلد المطلوب ،يتم الضغط على نقل العنصر هنا ،أو إلغاء العملية.
هذ التاصــية يتم تفعيلها من إعدادات النظام ،لغرض إســتتدام رمز الوصــول في النظام أو ل ،هذا
الرمز يعمل مب الوثائق فقط.
()15 - 12
نظام إدارة المستندات
عند الضـــغط على العالمة ســـتظهر لنا نافذة منبثقة ،يجب إغالقها بعد اإلنتهاء منها حتى نضـــمن
فتح نا فذة منبث قة ثان ية ،وفي حال عدم فتح ال نا فذة ي جب ال تأ كد من عدم وجود نا فذة منبث قة
مفتوحة ،أو السماح للنظام بفتح كل النوافذ المنبثقة من خالل أعدادات المتصفح.
هذ النافذة التي ســتظهر ســتحتوي رمز الوصــول ،والذي يمكن طباعته على ورقة من خالل األمر
طباعة في أعلى النافذة ،أو خزنه أو تصوير وحسب الرغبة ،وكما في الشكل رقم (.)12
()15 - 13
نظام إدارة المستندات
لغرض قراءة الوثيقة عن طريق رمز الوصــول ،يجب أئ يكوئ لدينا قارو رمز الوصــول أو عن طريق
كامرة الهاتف أو الحا سبة ،وح سب خا صية الو صول المؤ شرة م سبقاً قبل توليد الرمز ،سيظهر لنا
رمز الو صول ،فإذا كانت التا صية مفعلة سيجبرنا رمز الو صول من ت سجيل الدخول ً
أول قبل إتمام
عملية القراءة ،أما إذا كانت التاصــــية غير مفعلة ،فهنا يجبرنا النظام قبل فتح الوثيقة من التأكد من
الم ســــتتدم أئ كائ مســــتتدم حقيقي أو نظام إلكتروني يحاول الدخول للوثيقة ،عن طريق مربب
أختيار ثم التأكيد ،بعدها سيتم عرض الوثيقة ،كما في الشكل رقم (.)13
()15 - 14
نظام إدارة المستندات
يســــتطيب المســــتتدم تبديل كلمة المرور التاصــــة به ،والتي يفضــــل أئ تتم هذ العملية بين فترة
أخرى ،لغرض المحافظة على أمنية الحســــاب ،لكوئ الحســــاب هذا خا ،بالجهة المعنية ،ويتحمل
الموهف الكلف بإدارة الحسـاب كافة المسـؤولية القانونية حول إسـتتدامه ،وهنا تجدر اإلشـارة إلى
على أمنية معلومات الحساب وكلمة المرور وعدم منحها ألي موهف آخر. ضرورة الحفا
ولتغيير كلمة المرور ،يمكن الضغط على إسم المستتدم الظاهر في شريط القوائم باللوئ األصفر،
ومنها يقوم بإختيار تغيير كلمة المرور ،حيث سيتم عرض صفحة تغيير كملة المرور ،كما في الشكل
رقم (.)14
حيث يجب على المســــتتدم إدخال كلمة المرور الحالية ،ثم إدخال كلمة المرور الجديدة مرتين للتأكد
من كتابتها بشـــكل صـــحيح ،والضـــغط على حفظ التغيير ،وفي حال وجود خطأ ما ســـتظهر عبارات
تنبيهيه باألخطاء الموجودة.
()15 - 15