‫تعريف الملف ‪:‬‬ ‫‪.

1‬‬

‫مصطلح "الملف" إلى مجموعة من الوثائق أو المعلومات المرتبطة ببعضها البعض وُتخزن مًع ا‪ .‬يمكن أن يحتوي الملف على نصوص‪ ،‬صور‪ ،‬بيانات‪،‬‬
‫أو أي نوع آخر من المعلومات‪ .‬إليك تعريف للملف‪:‬‬

‫الملف‪ :‬الملف هو وحدة تنظيمية تحتوي على معلومات ذات صلة ُتخزن مًع ا لغرض محدد‪ .‬يمكن أ‬

‫ن يكون الملف عبارة عن مستند نصي‪ ،‬صورة‪ ،‬صوت‪ ،‬فيديو‪ ،‬برنامج‪ ،‬أو أي نوع من أنواع البيانات التي يمكن تخزينها على الكمبيوتر أو وسائط‬
‫تخزين أخرى‪ .‬يمكن للملف أن يكون جزًءا من مجلد أو يكون مستقًال‪ ،‬ويتم تسمية الملف عادًة وفًق ا لنوعه ومحتواه‪.‬‬

‫في السياق التكنولوجي‪ ،‬يشير مصطلح الملف أيًض ا إلى وحدة منظمة من البيانات تحتفظ بمعلومات أو تحتوي على تعليمات يمكن للبرنامج أو النظام‬
‫االطالع عليها‪ .‬يتم تمثيل الملفات عادًة عن طريق االمتداد (مثل ‪ txt.‬للملفات النصية أو ‪ jpg.‬للصور) الذي يحدد نوع المحتوى وكيفية التعامل معه‪.‬‬

‫تعريف المجلدات ‪:‬‬ ‫‪.2‬‬

‫المجلدات هي وحدات تنظيمية ُتستخدم لتنظيم الملفات والوثائق بطريقة منظمة على الكمبيوتر أو أي وسائط تخزين أخرى‪ .‬تساعد المجلدات في تنظيم‬
‫المحتوى وجعله أكثر سهولة في الوصول واإلدارة‪ .‬هناك عدة أنواع من المجلدات‪ ،‬وتختلف استخداماتها‬

‫أنواع المجلدات ‪:‬‬

‫تعتبر المجلدات المكتبية جزًءا أساسًيا من تنظيم المكتب والمستندات‪ .‬يمكن أن تأتي المجلدات المكتبية بأشكال وأحجام مختلفة‪ ،‬وتكون مصممة لتلبية‬
‫احتياجات تنظيم المكتب وتخزين المستندات‪ .‬إليك بعض األنواع الشائعة من المجلدات المكتبية‪:‬‬

‫مجلدات المستندات‪:‬‬ ‫‪.1‬‬

‫تحتوي على الوثائق واألوراق الهامة‪ ،‬وتتنوع في الحجم واللون‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫مجلدات الرسائل أو المراسالت‪:‬‬ ‫‪.2‬‬

‫تستخدم لتنظيم البريد الورقي أو المراسالت الهامة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫مجلدات الفواتير والوثائق المالية‪:‬‬ ‫‪.3‬‬

‫تستخدم لتنظيم الفواتير والوثائق المالية واإليصاالت‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫مجلدات االجتماعات‪:‬‬ ‫‪.4‬‬

‫تحتوي على أوراق االجتماعات والمستندات ذات الصلة باالجتماعات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫مجلدات الزبائن أو العمالء‪:‬‬ ‫‪.5‬‬

‫تستخدم لتنظيم مستندات العمالء والمعلومات الهامة المتعلقة بهم‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫مجلدات األقراص الالمعة (المجلفنة)‪:‬‬ ‫‪.6‬‬

‫تستخدم لتنظيم المستندات الكبيرة أو األقراص المضغوطة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫مجلدات المشاريع‪:‬‬ ‫‪.7‬‬

‫تحتوي على مستندات مرتبطة بمشروع معين‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫مجلدات الرسومات أو الصور‪:‬‬ ‫‪.8‬‬

‫تستخدم لتخزين وتنظيم الرسومات أو الصور ذات الصلة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫مجلدات الفواتير الدفع‪:‬‬ ‫‪.9‬‬

‫تحتوي على الفواتير التي يتم دفعها أو متابعتها‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫مجلدات األقالم والمستلزمات‪:‬‬ ‫‪.10‬‬

 ‫تستخدم لتنظيم األقالم والمستلزمات المكتبية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫مجلدات األوراق المنقولة‪:‬‬ ‫‪.11‬‬

‫تستخدم لنقل المستندات بين المكاتب أو األقسام‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تحتوي المجلدات المكتبية عادًة على طيات ومكان لوضع البطاقات أو العالمات لتسهيل التعرف على محتواها‪ .‬تختلف تلك المجلدات في التصميم والمواد‬
‫واأللوان وفًقا لتفضيالت المستخدم واحتياجاته‪.‬‬

‫خطة تصنيف الوثيقة ‪:‬‬ ‫‪.3‬‬

‫عملية تصنيف الوثائق تعتبر جزًءا مهًما من إدارة المستندات والمعلومات‪ ،‬حيث تساعد في تنظيم الوثائق وتحديد القيمة اإلدارية لكل وثيقة‪.‬‬
‫يمكن أن تختلف الخطة المتبعة في تصنيف الوثائق باختالف الهياكل اإلدارية واحتياجات الشركات‪ ،‬ولكن عموًما‪ ،‬يمكن أن تشمل الخطة‬
‫الخطوات التالية‪:‬‬
‫تحديد أهداف التصنيف‪:‬‬ ‫‪.1‬‬
‫تحديد األهداف والغايات التي يتوجب تحقيقها من خالل عملية التصنيف‪ ،‬مثل تسهيل الوصول إلى المعلومات‪ ،‬وضمان االمتثال‬ ‫‪‬‬
‫للسياسات واللوائح‪.‬‬
‫تطوير نظام تصنيف‪:‬‬ ‫‪.2‬‬
‫تحديد الفئات والتصنيفات التي سيتم استخدامها لتنظيم الوثائق‪ .‬يمكن أن تكون هذه الفئات تعتمد على الوظائف أو اإلدارات أو‬ ‫‪‬‬
‫األنشطة‪.‬‬
‫توفير إرشادات للتصنيف‪:‬‬ ‫‪.3‬‬
‫وضع إرشادات وتعليمات واضحة حول كيفية تصنيف الوثائق والمعلومات‪ .‬يشمل ذلك تعريف الفئات والخطوات الالزمة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تدريب العاملين‪:‬‬ ‫‪.4‬‬
‫توفير التدريب للموظفين حول عملية التصنيف والمعايير المستخدمة‪ .‬ذلك يضمن فهًما جيًد ا لكيفية تطبيق النظام‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫استخدام تقنيات التكنولوجيا‪:‬‬ ‫‪.5‬‬
‫االعتماد على أنظمة التصنيف اإللكتروني والبرمجيات ذات الصلة لتسهيل عملية التصنيف وتحسين دقتها‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تنفيذ عملية التصنيف‪:‬‬ ‫‪.6‬‬
‫تطبيق اإلرشادات وتنفيذ عمليات التصنيف بانتظام لضمان أن تكون الوثائق دائًما مرتبة وسهلة الوصول‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫متابعة وتقييم‪:‬‬ ‫‪.7‬‬
‫متابعة أداء عملية التصنيف وتقييمها بانتظام للتحقق من فعاليتها والتحسين المستمر‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تحديث النظام‪:‬‬ ‫‪.8‬‬
‫تقييم وتحديث نظام التصنيف بشكل دوري لضمان مالءمته الحتياجات الشركة المتغيرة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تحتاج الخطة إلى تناسب احتياجات المؤسسة وتكنولوجيا المعلومات المستخدمة‪ ،‬ويمكن أن يتم تعديلها وتخصيصها وفًق ا للظروف الفردية‪.‬‬
‫نقل الملفات والمجلدات ‪:‬‬ ‫‪.4‬‬

‫عندما تتعامل مع ملفات ومجلدات ورقية‪ ،‬يكون األمر مختلًف ا عن عمليات النقل الرقمية‪ .‬إليك بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لنقل الملفات‬
‫والمجلدات الورقية‪:‬‬
‫تحديد الملفات والمجلدات‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫افتح المجلد أو المكتب الذي يحتوي على الملفات والمجلدات التي تريد نقلها‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫استخدام ملفات أو صناديق نقل‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫يمكنك استخدام ملفات نقل خاصة أو صناديق مقاومة للماء والتي يمكنك وضع الملفات والمجلدات فيها لنقلها بشكل آمن‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تسمية الملفات‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫قم بتسمية الملفات أو المجلدات بشكل واضح قبل نقلها‪ ،‬وذلك لتسهيل الترتيب والتحديد عند الوصول إلى المكتب الجديد‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫فحص الملفات‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫تأكد من فحص جميع الملفات والمجلدات لضمان عدم وجود وثائق مهمة أو ملفات تمتلك قيمة كبيرة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تحديد وسيلة النقل‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫اختر وسيلة نقل مناسبة‪ ،‬مثل سيارة أو عربة يدوية للمسافات القريبة‪ ،‬أو اعتماد خدمة نقل إذا كنت بحاجة إلى نقل كميات كبيرة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫توجيه النقل‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫عند استخدام خدمة نقل‪ ،‬تأكد من توجيه النقل بشكل صحيح للوصول إلى المكتب أو الموقع الجديد‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫التخزين في مكان آمن‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫عند الوصول إلى المكتب الجديد‪ ،‬قم بتخزين الملفات والمجلدات في مكان آمن وسهل الوصول‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫إعادة الترتيب‪:‬‬ ‫‪.2‬‬
‫قم بإعادة ترتيب الملفات والمجلدات في المكتب الجديد بشكل يسهل الوصول إليها ويناسب تنظيم العمل‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تأكد من مراعاة أمان الملفات وتوفير حماية جيدة لها خالل عملية النقل‪ ،‬وذلك لتجنب أي فقدان أو تلف‬
 ‫الفهرسة‬

‫فهرسة تشير إلى عملية تنظيم وترتيب المعلومات بشكل منظم وفّعال لجعلها سهلة الوصول والبحث‪ .‬يتم استخدام مصطلح الفهرسة في سياقات مختلفة‪،‬‬
‫بما في ذلك الكتب‪ ،‬وقواعد البيانات‪ ،‬ونظم الملفات‪ .‬إليك بعض السياقات الشائعة لفهم مفهوم الفهرسة‪:‬‬

‫‪ .1‬فهرس الكتاب‪:‬‬

‫في الكتب‪ ،‬يتم إنشاء فهرس يحتوي على قائمة بالمصطلحات والمواضيع واألسماء الرئيسية المستخدمة في الكتاب‪ ،‬مرتبة بترتيب أبجدي أو بواجهة‬
‫أخرى‪ .‬يهدف الفهرس إلى مساعدة القراء في العثور على المعلومات بسرعة‪.‬‬

‫‪ .2‬فهرس البيانات‪:‬‬

‫في قواعد البيانات‪ ،‬يمكن إنشاء فهارس لتسهيل البحث عن السجالت والمعلومات‪ .‬يتم تحديد حقول الفهرس لتمثيل أهم المعلومات وتسريع عمليات‬
‫االستعالم‪.‬‬

‫‪ .3‬فهرس الملفات‪:‬‬

‫في نظم الملفات‪ ،‬يتم إنشاء فهارس لتسهيل الوصول إلى الملفات وتنظيمها‪ .‬يمكن أن يتم تصنيف الملفات بناًء على األسماء أو التاريخ أو النوع‪ ،‬وتحديد‬
‫فهارس لكل من هذه الفئات‪.‬‬

‫‪ .4‬فهرس الويب‪:‬‬

‫يستخدم في عالم الويب لتسهيل عمليات البحث عبر المواقع والصفحات‪ .‬يقوم محركات البحث بإنشاء فهارس ضخمة للمحتوى على اإلنترنت لتوفير نتائج‬
‫دقيقة وسريعة للمستخدمين‪.‬‬

‫‪ .5‬فهرس األعمال‪:‬‬

‫في سياق األعمال‪ ،‬يمكن أن يكون الفهرس تقريًر ا يحتوي على قائمة بالمواضيع الرئيسية والفقرات ذات الصلة في المستند أو التقرير‪.‬‬

‫الفهرسة تلعب دوًر ا حيوًيا في تنظيم المعلومات وتحسين إمكانية الوصول إليها‪ ،‬سواء في العالم الورقي أو الرقمي‪.‬‬

‫ند الحديث عن "التأشير على الوثائق المكتبية"‪ ،‬يمكن أن يشير ذلك إلى إضافة عالمات أو توقيعات على الوثائق لتحديد حالتها أو لتوفير الموافقة أو‬
‫التحقق‪ .‬إليك بعض السياقات التي قد تكون ذات صلة‪:‬‬

‫التأشير‬

‫يمكن أن يكون التأشير على الوثائق يعني توقيًع ا ُيضاف للداللة على الموافقة أو القبول‪ .‬يمكن أن يكون هذا مهًما في العقود أو المستندات‬ ‫‪‬‬
‫الرسمية حيث يكون التوقيع مصدًر ا للتأكيد‪.‬‬

‫‪ .2‬التأشير باأللوان‪:‬‬

‫يمكن استخدام تحديد باأللوان مثل تحديد بالقلم األحمر لإلشارة إلى تعديالت أو تعليقات على الوثيقة‪ .‬يكون ذلك خاصة في عمليات التحرير‬ ‫‪‬‬
‫والمراجعة‪.‬‬

‫‪ .3‬التأشير بواسطة الختم‪:‬‬

‫قد يتم وضع ختم على الوثيقة للداللة على الموافقة أو التصديق على محتواها‪ .‬يستخدم هذا في العديد من السياقات مثل المستندات الرسمية أو‬ ‫‪‬‬
‫العقود‪.‬‬

‫‪ .4‬تاريخ التأشير‪:‬‬

‫ُيضاف تاريخ التأشير على الوثيقة لتحديد وقت إجراء التغييرات أو الموافقة‪ .‬يكون ذلك ضرورًيا لتتبع التطورات على مر الزمن‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ .5‬تأشير الرفوف‪:‬‬

‫ُيستخدم أحياًن ا مصطلح "تأشير الرفوف" للداللة على تحديد مكان تخزين الوثائق على الرفوف في المكتب‪ ،‬مما يسهل الوصول إليها‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ .6‬التأشير على المرفقات‪:‬‬

 ‫ُيضاف تأشير إلى الوثائق للداللة على وجود مرفقات أو مستندات مرتبطة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫التأشير على الوثائق تعزز فهم حالتها وتاريخ التعديالت والموافقات‪ ،‬وتشكل جزًءا هاًما من عمليات إدارة المستندات في البيئة المكتبية‪.‬‬

‫السجل‬
‫تعريف السجل ‪ :‬يشير إلى مجموعة من الوثائق أو السجالت التي ُت ستخدم لتوثيق وتتبع األنشطة واألحداث في سياق المكتب أو المؤسسة‪ُ .‬يستخدم السجل‬
‫للحفاظ على سجل دقيق ومنظم لألنشطة التي تحدث في المكتب‪ .‬إليك بعض الجوانب المهمة للسجل في المكاتب‪:‬‬

‫التوثيق‪:‬‬ ‫‪.1‬‬

‫ُيستخدم السجل لتوثيق األنشطة واألحداث المهمة التي تحدث في المكتب‪ ،‬مما يوفر سجًال تاريخًيا لألنشطة الماضية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تسجيل الدخول والخروج‪:‬‬ ‫‪.2‬‬

‫ُيمكن أن يتضمن السجل تسجيل أوقات وتواريخ دخول وخروج الموظفين‪ ،‬مما يساهم في تتبع ساعات العمل والحضور‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تسجيل المكالمات‪:‬‬ ‫‪.3‬‬

‫في بعض المكاتب‪ ،‬يتم استخدام سجل لتسجيل المكالمات الواردة والصادرة‪ ،‬مما يكون ذا أهمية خاصة في المجاالت التي تتعامل مع‬ ‫‪‬‬
‫خدمة العمالء‪.‬‬

‫تسجيل االجتماعات‪:‬‬ ‫‪.4‬‬

‫يمكن أيًض ا استخدام السجل لتوثيق التفاصيل والقرارات المتعلقة باالجتماعات الداخلية والخارجية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تسجيل الطلبات والشكاوى‪:‬‬ ‫‪.5‬‬

‫ُيستخدم السجل لتسجيل الطلبات الواردة‪ ،‬والشكاوى‪ ،‬وأي تفاعل مع العمالء أو الشركاء‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تسجيل التغييرات والتحديثات‪:‬‬ ‫‪.6‬‬

‫ُيمكن استخدام السجل لتوثيق التغييرات في السياسات‪ ،‬واإلجراءات‪ ،‬وأي تحديثات تطرأ على بيئة العمل‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تسجيل األمان‪:‬‬ ‫‪.7‬‬

‫يمكن استخدام السجل لتسجيل أنشطة األمان‪ ،‬مثل محاوالت الوصول غير المصرح به وتحديد المشكالت األمنية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اإلبالغ والتحليل‪:‬‬ ‫‪.8‬‬

‫ُيستخدم السجل إلنتاج تقارير دورية أو تحليالت لفهم األداء والتحديات التي يمكن أن تواجه المكتب‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫االستمرار في تحديث واالعتناء بالسجل في المكتب يساهم في تحسين فعالية اإلدارة وتوفير مصداقية وشفافية في األنشطة اليومية‬

‫انواع السجالت ‪:‬‬

‫سجل األعمال (‪:)Business Records‬‬ ‫‪.1‬‬

 ‫يتعلق باألنشطة اليومية للمؤسسة‪ ،‬مثل الفواتير‪ ،‬والعقود‪ ،‬والمراسالت التجارية‪ُ .‬يستخدم للحفاظ على‬ ‫‪‬‬
‫سجل دقيق للتفاصيل التجارية‪.‬‬

‫سجالت الموظفين (‪:)Personnel Records‬‬ ‫‪.2‬‬

‫تتضمن معلومات حول الموظفين‪ ،‬مثل السيرة الذاتية‪ ،‬والعقود الوظيفية‪ ،‬والتقارير األدائية‪ُ .‬تستخدم‬ ‫‪‬‬
‫إلدارة شؤون الموظفين‪.‬‬

‫سجالت المالية (‪:)Financial Records‬‬ ‫‪.3‬‬

‫تتعلق باألنشطة المالية‪ ،‬مثل الفواتير‪ ،‬والفواتير الضريبية‪ ،‬والتقارير المالية‪ُ .‬تستخدم لتتبع األمور المالية‬ ‫‪‬‬
‫للمؤسسة‪.‬‬

‫سجالت العمالء (‪:)Customer Records‬‬ ‫‪.4‬‬

‫تحتوي على معلومات حول العمالء‪ ،‬مثل طلبياتهم‪ ،‬وتاريخ الشراء‪ ،‬وأية تواصالت‪ُ .‬تستخدم لتحسين‬ ‫‪‬‬
‫خدمة العمالء وفهم احتياجات السوق‪.‬‬

‫سجالت الجودة (‪:)Quality Records‬‬ ‫‪.5‬‬

‫تتضمن معلومات حول مراقبة الجودة واالمتثال للمعايير‪ُ .‬تستخدم لتحقيق الجودة وتحسين العمليات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫سجالت السالمة والصحة المهنية (‪:)Safety and Health Records‬‬ ‫‪.6‬‬

‫تتعلق بسالمة وصحة الموظفين في مكان العمل‪ .‬تشمل تقارير الحوادث‪ ،‬والتفتيشات الصحية‪ ،‬وبرامج‬ ‫‪‬‬
‫السالمة‪.‬‬

‫سجالت االجتماعات (‪:)Meeting Records‬‬ ‫‪.7‬‬

‫تحتوي على تسجيالت االجتماعات‪ ،‬وقرارات الفريق‪ ،‬ومحاضر االجتماعات‪ُ .‬تستخدم لتوثيق واتخاذ‬ ‫‪‬‬
‫القرارات‪.‬‬

‫سجالت األمان (‪:)Security Records‬‬ ‫‪.8‬‬

‫تتعلق باألمان والتأمين‪ ،‬مثل سجل الوصول إلى المباني‪ ،‬وتسجيل الحوادث األمنية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تختلف السجالت باختالف نوع الصناعة والمؤسسة‪ .‬إدارة هذه السجالت بشكل فعال تسهم في تحسين اإلدارة واالمتثال‬
‫واألداء العام للمؤسسة‪.‬‬