‫إجراء‬

‫حس‪.‬ج‪)1.0( 01‬‬ ‫ضبط المعلومات الموثقة‬

‫‪2018/02/18‬‬

‫‪ .1‬الغرض‬
‫التأكد من أن الوثائق والسجالت المستخدمة ف الجمعية مراقبة بشكل جيد وأنها موزعة ف جميع أنحائها‪.‬‬

‫‪ .2‬النطاق‬
‫كافة الوثائق والسجالت ف نظام إدارة جمعية الزواج بجدة‪.‬‬

‫‪ .3‬المصطلحات والتعريفات‬
‫التعريف‬ ‫المصطلح‬
‫إطار عمل من العمليات واإلجراءات يستخدم للتأكد من أن المنظمة يمكنها إنجاز المهام‬ ‫نظام إدارة‬
‫المطلوبة لتحقيق أهدافها‪.‬‬
‫أي وسيط يحتوي عىل معلومات يمكن استخدامها كدليل أو أساس أو داعم ألغراض نظام اإلدارة‪.‬‬ ‫الوثيقة‬
‫وثيقة مرجعية يمكن مراجعتها أو تعديلها وتوزيعها عدة مرات خالل دورة عمرها‪.‬‬ ‫وثيقة مقيدة‬
‫أي وثيقة تنشأ وتضبط من داخل المنظمة‪.‬‬ ‫وثيقة داخلية‬
‫أي وثيقة – مهما كان شكلها – ل تكون للمنظمة سيطرة عىل محتواها‪ ،‬ولكنها تستخدم أو‬ ‫وثيقة خارجية‬
‫يرجع إليها من قبل نظام اإلدارة‪.‬‬
‫أمثلة عىل الوثائق الخارجية‪ :‬المعايي‪ ،‬القواني‪ ،‬األنظمة ر‬
‫التشيعية‪ ،‬مالزم الموردين التسويقية‪.‬‬
‫وثيقة تم الطالع عىل محتواها ومراجعتها والموافقة عىل ما جاء فيها من ذوي الصالحية‪.‬‬ ‫وثيقة معتمدة‬
‫سلسلة من األفعال المطبقة ربيتيب أو أسلوب محدد لتحقيق نتيجة محددة‪.‬‬ ‫إجراء‬
‫طريقة محددة لتنفيذ نشاط عادة ما يتم عن طريق شخص واحد‪ ،‬وعادة ما تحتوي عىل‬ ‫تعليمات عمل‬
‫أكي‪.‬‬
‫معلومات تقنية بشكل ر‬
‫وثيقة تستخدم لتسجيل المعلومات ر‬
‫الت يحتاجها نظام اإلدارة‬ ‫نموذج‬
‫وثيقة تثبت النتائج المحققة أو تعط الدليل عىل أن نشاطا معينا قد تم إنجازه‪.‬‬ ‫سجل‬
‫أي نشاط متخد (أو سيتم اتخاذه) لتحديد مصي السجالت‪ ،‬بما فيه النقل إىل أرشيف ثابت‪.‬‬ ‫التخلص‬
‫الت يتعي فيها الحتفاظ بالسجالت‪ .‬وبالتاىل فإنها تمثل عادة وسيتم‬ ‫طول ر‬
‫الفية الزمنية ر‬ ‫الحفظ‬
‫ر‬
‫التعبي عنها باعتبارها فية التخلص منها‪.‬‬
‫اليامج المكتبية المتخصصة وغي المحفوظة بشكل‬ ‫الت يتم تحريرها ر‬ ‫الوثيقة ر‬ ‫ر‬
‫إلكيونيا عىل ر‬ ‫اإللكتون‬ ‫األصل‬
‫يمنع تحريرها‪.‬‬

‫‪ .4‬السياسة‬
‫‪ .4.1‬استخدام الوثائق‬
‫ً‬
‫أ) أي استخدام للوثائق ف نظام إدارة الجمعية يجب أن يتم طبقا لهذا اإلجراء‪.‬‬
‫ب) وثائق نظام اإلدارة مقيدة‪ ،‬ول يمكن توزي ع أو تعديل هذه الوثائق إل تحت رإشاف إدارة التخطيط والتطوير والجودة‪.‬‬
‫ر‬
‫الوثائق‪ ،‬راجع‬ ‫ت) تختلف صالحيات استخدام الوثائق ومراجعتها واعتمادها وفقا لنوع ومستوى الوثيقة ف النظام‬
‫ملحق ‪ I‬للمزيد من التفاصيل‪.‬‬
‫ً‬
‫ث) يسمح بتداول الوثائق الداخلية بمجرد الحصول عىل كافة توقيعات العتماد الالزمة طبقا لما جاء ف ملحق ‪.I‬‬

‫صفحة ‪ 1‬من ‪14‬‬ ‫النسخة المطبوعة غي مقيدة‬

‫إجراء‬
‫حس‪.‬ج‪)1.0( 01‬‬ ‫ضبط المعلومات الموثقة‬
‫‪2018/02/18‬‬
‫ر‬
‫المشيك معتمدة‪ ،‬ومع ذلك فإنها تفقد اعتمادها بمجرد طباعتها أو نقلها‬ ‫ر‬
‫اإللكيونية عىل المجلد‬ ‫تعتي كافة الوثائق‬ ‫ج)‬
‫ر‬
‫ر‬
‫عىل أي مجلد آخر ف حواسيب أخرى‪ ،‬حيث من الممكن أن يتم تحديث الوثيقة مباشة بعد الطباعة أو النقل‪.‬‬
‫ر‬
‫والوثائق‪ ،‬وينطبق عليها هذا اإلجراء‬ ‫تعتي واجهات نظام تخطيط الموارد (‪ )ERP‬جزءا من النظام اإلداري‬ ‫ح)‬
‫ر‬
‫لتعريفها وتحديثها واعتمادها‪.‬‬
‫خ) تشمل الوثائق الخارجية المقيدة جميع الوثائق المرجعية ذات الصلة بأعمال الجمعية‪ ،‬مثل األنظمة والقواني‬
‫تعتي كتيبات المالك الخاصة بالمعدات وما يشابهها وثائق مقيدة أيضا‪،‬‬ ‫ر‬
‫والتشيعات الحكومية أو الدولية‪ ،‬كما ر‬
‫تعتي وثيقة مقيدة‪.‬‬
‫أما أي وثيقة خارجية أخرى فه للمعلومية فقط ول ر‬
‫د) السجالت ليست وثائق مقيدة‪ ،‬ولكن يجب رعايتها بشكل جيد حيث أنها المصدر الرئيس للمعلومات ف‬
‫الجمعية‪ ،‬وتشمل السجالت ما يىل‪:‬‬
‫‪ )1‬كافة النماذج المعبأة (ورقية أو ر‬
‫إلكيونية)‬
‫‪ )2‬التقارير‬
‫‪ )3‬الخطط التشغيلية‬
‫ً‬
‫ذ) يمكن ألي موظف اإلبالغ عن الحاجة لتحديث الوثائق‪ ،‬وف هذه الحالة يجب أن يتم تحديث الوثائق طبقا‬
‫لإلجراءات المذكورة ف ‪.5.1‬‬
‫ر) لن يتم إصدار التغييات إل كبديل كامل‪ ،‬وبالتاىل فيجب عىل المستلمي التخلص من اإلصدارات محل من التداول‪.‬‬

‫‪ .4.2‬تميت وتعريف الوثائق‬

‫‪ .4.2.1‬الوثائق الداخلية‬
‫أ) يجب أن تكون الوثائق الداخلية واضحة ويمكن التعرف عليها بسهولة‪ ،‬ويقصد بالوضوح أن يتم استخدام‬
‫خطوط معيارية سهلة القراءة باإلضافة إىل أسلوب الكتابة الواضح الذي ل يؤدي ألي التباس‪.‬‬
‫الت تسمح بتتبعها وبيان‬‫تخي عن هويتها بالطريقة ر‬
‫ب) يجب أن تحتوي كافة صفحات الوثيقة عىل بيانات كافية ر‬
‫الت حدثت عليها بسهولة‪ ،‬لذا ستحتوي كل صفحة عىل‪:‬‬ ‫التغييات ر‬
‫شعار الجمعية "زواج"‬ ‫‪)1‬‬
‫عنوان الوثيقة‬ ‫‪)2‬‬
‫رمز فريد (أنظر النقطة (ت) أدناه)‬ ‫‪)3‬‬
‫رقم اإلصدار‬ ‫‪)4‬‬
‫تاري خ اإلصدار (عدا النماذج)‬ ‫‪)5‬‬
‫رقم الصفحة (عدا النماذج ذات الصفحة الواحدة)‬ ‫‪)6‬‬
‫أماكن حفظ األصل والنسخ (ف النماذج الورقية فقط)‪.‬‬ ‫‪)7‬‬
‫ت) يجب ترمي الوثائق الداخلية برموز فريدة ل يمكن تكرارها‪ ،‬ويتم اختيارها طبقا لنظام ر‬
‫اليمي ف ملحق ‪.II‬‬
‫ث) تحتفظ إدارة التخطيط والتطوير والجودة بالمعلومات عن بيانات وثائق نظام اإلدارة‪ ،‬وتشمل البيانات ما يىل‬
‫عىل األقل‪:‬‬
‫رمز الوثيقة‬ ‫‪)1‬‬
‫اسم الوثيقة‬ ‫‪)2‬‬
‫رقم اإلصدار‬ ‫‪)3‬‬
‫تاري خ اإلصدار‬ ‫‪)4‬‬
‫تاري خ اإلصدار السابق‬ ‫‪)5‬‬
‫أماكن التوزي ع (للنسخ الورقية فقط)‬ ‫‪)6‬‬

‫‪ .4.2.2‬الوثائق الخارجية‬
‫تعرف الوثائق الخارجية المقيدة من خالل رمزها األصىل‪ ،‬وف حالة عدم وجود رمز خاص بها فيتم إنشاء رمز‬ ‫أ)‬
‫داخىل حسب طبيعة الوثيقة وبما ل يتعارض مع أي وثيقة داخلية أخرى‪.‬‬
‫صفحة ‪ 2‬من ‪14‬‬ ‫النسخة المطبوعة غي مقيدة‬
‫إجراء‬
‫حس‪.‬ج‪)1.0( 01‬‬ ‫ضبط المعلومات الموثقة‬
‫‪2018/02/18‬‬

‫‪ .4.2.3‬السجالت‬
‫أ) يعتمد تعريف السجالت عىل طبيعة السجل نفسه والمعلومات ر‬
‫الت يحتوي ها‪ ،‬إل أنه وف جميع األحوال ينبغ‬
‫أن تعريف السجل بالطريقة المناسبة‪ ،‬وتقع مسؤولية تعريف السجل عىل الموظف القائم بالعملية‪.‬‬
‫ب) عىل كل موظف أن يتأكد من أن السجالت تحت سيطرته تحتوي عىل ما يكق من البيانات ر‬
‫والت من شأنها‬
‫تعريف السجل بشكل فريد‪ ،‬وتشمل هذه البيانات عىل سبيل المثال‪ :‬رمز السجل والتاري خ والموضوع والموقع‬
‫ً‬
‫أو أي بيانات أخرى من شأنها جعل السجل فريدا‪ ،‬ولمزيد من المعلومات ارجع لنظام ترمي السجالت ف ملحق‬
‫‪.II‬ب‪.2.‬‬

‫‪ .4.3‬حفظ وإتاحة وتوزي ع الوثائق‬

‫‪ .4.3.1‬وثائق نظام اإلدارة‬
‫ر‬
‫المشيك المعلن ف الجمعية‪ ،‬إل أن بعض الوثائق‬ ‫وثائق نظام اإلدارة المعتمدة متاحة للمستخدمي عىل المجلد‬ ‫أ)‬
‫الت تحتوي ها‪ ،‬ويحتوي ملحق ‪ IV‬عىل تفاصيل‬‫قد تحجب عن بعض المستخدمي نظرا لحساسية المعلومات ر‬
‫سياسة النفاذ إىل الوثائق ف الجمعية‪.‬‬
‫وتعتي النسخة المطبوعة ف هذه الحالة للمعلومية فقط‬
‫ر‬ ‫يسمح للموظفي بطباعة نسخ من الوثائق المعتمدة‪،‬‬ ‫ب)‬
‫ُ‬
‫ول يعتد بها كوثيقة معتمدة ما لم تختم من قبل قسم ضبط الوثائق‪.‬‬
‫ر‬
‫المشيك بما يمنع تعديلها من قبل المستخدمي‬ ‫يجب أن تحفظ الوثائق المتاحة عىل المجلد‬ ‫ت)‬
‫ُ‬
‫تحفظ كافة األصول المطبوعة لدى إدارة التخطيط والتطوير والجودة‪.‬‬ ‫ث)‬
‫ر‬
‫المشيك بشكل دوري‪ ،‬ويكون قسم تقنية‬ ‫يتوجب عمل نسخة احتياطية من الوثائق المعتمدة عىل المجلد‬ ‫ج)‬
‫ً‬
‫المعلومات مسؤول عن ذلك‪.‬‬
‫ر‬
‫اإللكيونية للوثائق المتقادمة ف مجلد خاص متاح فقط لمسؤول ضبط الوثائق‪.‬‬ ‫تحفظ األصول‬ ‫ح)‬

‫‪ .4.3.2‬السجالت‬
‫‪ .4.3.2.1‬التخزين والنفاذ والنسخ االحتياطية‬
‫وترتب كافة السجالت الورقية بما يمنع فقدها أو وضعها ف غي موضعها ويعمل عىل تسهيل ر‬ ‫ُ‬ ‫ُ‬
‫اسيجاعها‬ ‫تحفظ‬ ‫أ)‬
‫ً‬
‫عمليا‪.‬‬ ‫بشكل فوري‪ ،‬وبالطريقة ر‬
‫الت تمنع تدهورها أو تلفها أينما كان ذلك‬
‫ب) قد تشمل السجالت أي وثائق خارجية لها عالقة بأحد أصحاب المصلحة المتعاملي مع الجمعية‪ ،‬لذا فيجب‬
‫حفظ هذه الوثائق ف الموقع المناسب حسب العملية المعنية‪ ،‬وتشمل الوثائق الخارجية عىل سبيل المثال‪:‬‬
‫الياخيص ونسخ الهويات‪.‬‬‫الخطابات من الداعمي أو أصحاب المصلحة والعقود ونسخ ر‬
‫ر‬
‫الوثائق تحت تصنيفها‬ ‫ت) ُتحفظ كافة سجالت الجمعية ر‬
‫إلكي ً‬
‫ونيا ف مواقعها المحددة عىل الخادم ف مجلد النظام‬
‫المناسب‪ ،‬مثل "التدقيقات" أو "اإلجراءات التصحيحية"‪ ..‬إلخ‪ ،‬أو ف مواقع أخرى ف نظام تخطيط موارد‬
‫المؤسسة (‪ )ERP‬ذات العالقة بالعمليات المستخدمة‪ ،‬مثل "المسيات" أو "أوامر ر‬
‫الشاء"‪ ..‬إلخ‪.‬‬
‫اسيجاعه من الخادم‪.‬‬ ‫إلكيون بعنوان محدد وفريد‪ ،‬لك يمكن أن يتم ر‬
‫ث) يجب أن يحفظ كل سجل ر‬

‫ج) يتحمل قسم تقنية المعلومات مسؤولية عمل نسخ احتياطية من كافة السجالت عىل الخادم بشكل دوري‪ ،‬كما‬
‫أن له الحق ف إزالة ما يراه مناسبا منها وتخزينها ف أقراص خارجية حسب الحاجة‪.‬‬
‫ح) عىل مدراء اإلدارات التأكد من إتاحة السجالت للفحص والتقييم من قبل األشخاص الذين تراهم الجمعية‬
‫مرخصا لهم ف ذلك‪.‬‬
‫‪ .4.3.2.2‬حفظ السجالت والتخلص منها‬
‫ً‬
‫لمدراء اإلدارات الحق ف تحديد مدد الحتفاظ بسجالت نظام اإلدارة الخاصة بإداراتهم طبقا لحتياجات العمل‬ ‫أ)‬
‫ر‬
‫السيشاد بمدد الحتفاظ‬ ‫تشيعات حكومية‪ ،‬ويمكنهم‬ ‫وبما يراع مصلحة الجمعية ودون مخالفة ألنظمة أو ر‬
‫المذكورة ف ملحق ‪ III‬عىل أل تقل مدد الحتفاظ عما ذكر به‪.‬‬

‫صفحة ‪ 3‬من ‪14‬‬ ‫النسخة المطبوعة غي مقيدة‬

‫إجراء‬
‫حس‪.‬ج‪)1.0( 01‬‬ ‫ضبط المعلومات الموثقة‬
‫‪2018/02/18‬‬
‫ب) ُتحفظ أي ّبينات وما يتبعها من مراسالت ر‬
‫إلكي ً‬
‫ونيا لمدة ل تقل عن سنتي‪.‬‬
‫ت) يحتفظ بجميع السجالت ذات الصلة بالجوانب المالية للجمعية لمدة ل تقل عن ‪ 6‬سنوات وبما ل يتعارض مع‬
‫ر‬
‫التشيعات المحلية‪.‬‬
‫ث) لمدراء اإلدارات الحق ف التخلص من سجالت نظام اإلدارة الخاصة بإداراتهم بالتعاون مع إدارة التخطيط‬
‫والتطوير والجودة عند القتضاء‪.‬‬

‫‪ .5‬اإلجراء‬
‫‪ .5.1‬تحديث الوثائق الداخلية‬
‫‪ .5.1.1‬الطلب‬
‫أ) يحرر الطالب نموذج طلب تحديث وثيقة (حس‪.‬ن‪.)01‬‬
‫ر‬
‫المباش‪.‬‬ ‫ب) يعتمد الطالب الطلب من مديره‬
‫ً‬
‫ت) يقدم الطالب الطلب إىل ضابط الوثائق مرفقا معه نسخة من الوثيقة المراد إنشاؤها‪/‬تعديلها‪/‬إلغاؤها‪.‬‬
‫ر‬
‫الوثائق للتأكد من الوثائق‬ ‫ث) يراجع ضابط الوثائق الطلب للتأكد من وجود كامل البيانات وكذلك مراجعة النظام‬
‫ر‬
‫المقيح تحديثها‪.‬‬ ‫الحالية مقارنة بالوثيقة‬
‫ج) يقدم ضابط الوثائق الطلب ومرفقاته إىل مسؤول الجودة لمراجعته‪.‬‬
‫ً‬ ‫ر‬
‫المقيحة طبقا للضوابط التالية‪:‬‬ ‫ح) يقوم مسؤول الجودة بمراجعة الوثيقة‬
‫‪ )1‬المتثال للمعايي المطبقة‪.‬‬
‫‪ )2‬المتثال للسياسات العليا للجمعية والسياسات التنفيذية األخرى‪.‬‬
‫‪ )3‬المتثال لتوجهات الجمعية‬
‫‪ )4‬التأثيات المحتملة لهذا ر‬
‫القياح عىل العمليات واإلدارات واألقسام األخرى‪.‬‬
‫خ) يتخذ مسؤول الجودة القرار بشأن المعايي طبقا لما يىل‪:‬‬
‫ً‬
‫‪ )1‬إذا كانت التعديالت المطلوبة شكلية – كتغيي ف مقاسات الجداول ف نموذج ما مثال – فيوافق مسؤول‬
‫اعيا ف ذلك‬ ‫ر‬
‫اإللكيون مر ً‬ ‫الجودة عىل الطلب ويبلغ ضابط الوثائق لعمل التعديالت الالزمة عىل األصل‬
‫الضوابط المعمول بها ف تنسيق وثائق الجمعية‪.‬‬
‫ً‬
‫‪ )2‬عند الحاجة‪ ،‬يقوم مسؤول الجودة بوضع التعديالت المناسبة عىل الوثيقة إذا كان ذلك ممكنا‪ ،‬بحيث‬
‫تمتثل للضوابط المذكورة أعاله‪ ،‬ومن ثم يبلغ ضابط الوثائق بأن الطلب تحت المراجعة‪.‬‬
‫مير الرفض‪ ،‬ومن ثم يبلغ ضابط الوثائق‬‫‪ )3‬إذا لم يوافق مسؤول الجودة عىل الطلب فيجب عليه أن يبي ر‬
‫برفض الطلب‪.‬‬
‫ُ‬
‫ضابط الوثائق الطالب بحالة طلبه (مقبول ‪ /‬قيد المراجعة ‪ /‬مرفوض)‪.‬‬ ‫د) يبلغ‬

‫‪ .5.1.2‬المراجعة‬
‫أ) إذا وافق مسؤول الجودة عىل الطلب‪ ،‬فيحدد ما إذا كانت الوثيقة المراد تحديثها مرتبطة بإدارات أو أقسام أخرى‬
‫ً‬
‫من عدمه طبقا لطبيعة عمليتها‪.‬‬
‫ب) ف حالة إلغاء وثيقة يتم اتباع الخطوات ف ‪.5.1.2.1‬‬
‫ت) ف حالة إنشاء‪/‬تعديل وثيقة يتم اتباع الخطوات ف ‪.5.1.2.2‬‬
‫‪ .5.1.2.1‬الوثائق الملغاة‬
‫ف حالة لم تكن الوثيقة ذات ارتباط أي أطراف أخرى‪ ،‬فيعتمد مسؤول الجودة طلب اإللغاء‪.‬‬ ‫أ)‬
‫ب) ف حالة ما كانت الوثيقة مرتبطة بأطراف أخرى‪ ،‬فيبلغ ضابط الوثائق تلك األطراف عن الوثيقة المراد إلغاءها‪.‬‬

‫صفحة ‪ 4‬من ‪14‬‬ ‫النسخة المطبوعة غي مقيدة‬

‫إجراء‬
‫حس‪.‬ج‪)1.0( 01‬‬ ‫ضبط المعلومات الموثقة‬
‫‪2018/02/18‬‬
‫ت) يجب عىل األطراف المعنية إبداء الرأي حول اإللغاء إما بالرفض أو الموافقة أو ر‬
‫اقياح تعديل عليها أو طرح وثيقة‬
‫بديلة‪ ،‬وعندها يتم اتباع الخطوات ف ‪.5.1.2.2‬‬
‫اعياض من أي من األطراف المعنية خالل أسبوعي (‪ 10‬أيام عمل)‪ ،‬فيعتمد مسؤول‬ ‫ث) ف حالة لم يكن هناك أي ر‬
‫الجودة طلب اإللغاء‪.‬‬
‫‪ .5.1.2.2‬الوثائق الجديدة‪ /‬المعدلة‬
‫المقيحة باستخدام قوالب الوثائق المعتمدة‪.‬‬‫أ) يحض ضابط الوثائق مسودة من الوثيقة الجديدة‪ /‬ر‬
‫ب) ّ‬
‫يرمز ضابط الوثائق المسودة كالتاىل‪:‬‬
‫اليمي ف ملحق ‪ II‬ويعط رقم إصدار "‪."0.1‬‬ ‫‪ )1‬ف حالة الوثيقة الجديدة‪ :‬يعي رمزا جديدا طبقا لنظام ر‬
‫‪ )2‬ف حالة الوثيقة المعدلة‪ :‬يعدل رقم اإلصدار بإضافة "‪ "0.01‬إىل رقم اإلصدار الحاىل‪ ،‬وعىل سبيل المثال‬
‫إذا كان رقم اإلصدار الحاىل "‪ "1.4‬فيصبح رقم إصدار المسودة "‪."1.41‬‬
‫ت) بناء عىل تعليمات مسؤول الجودة‪ ،‬يرسل ضابط الوثائق المسودة إىل مدير اإلدارة المعنية و‪/‬أو اإلدارات ذات‬
‫الصلة للمراجعة والتعديل إذا دعت الحاجة‪.‬‬
‫إلكيون (إيميل) إىل ضابط‬‫مباشة أو من خالل رسالة بريد ر‬ ‫ث) يوضح المستلمون مالحظاتهم عىل المسودة ر‬
‫الوثائق‪ ،‬ويجب أن يتم ذلك ف أشع وقت ممكن‪.‬‬
‫ج) يقوم ضابط الوثائق بتعديل المسودة حسب التعديالت المرسلة ومن ثم يعدل رقم اإلصداركما ورد ف النقطة (ب) أعاله‪.‬‬
‫ُ‬
‫ح) تعاد الخطوات من (أ) إىل (ج) إىل أن يتبي أنه ل حاجة إىل المزيد من التعديالت‪.‬‬
‫خ) يحض ضابط الوثائق المسودة النهائية من الوثيقة ويعدل رقم اإلصدار كما يىل‪:‬‬
‫‪ )1‬ف حالة الوثيقة الجديدة‪ :‬يعط رقم إصدار "‪."1.0‬‬
‫ً‬
‫‪ )2‬ف حالة الوثيقة المعدلة‪ :‬إذا كان التغيي بسيطا فيعدل رقم اإلصدار بإضافة "‪ "0.1‬إىل رقم اإلصدار األصىل‪،‬‬
‫ً‬
‫فمثال إذا كان رقم اإلصدار الحاىل "‪ "1.4‬فيصبح رقم إصدار الوثيقة "‪ ،"1.5‬أما إذا كان التغيي ً‬
‫كبيا فيعدل رقم‬
‫ً‬
‫اإلصدار إىل رقم "‪ "1.0‬التاىل‪ ،‬فمثال إذا كان رقم اإلصدار الحاىل "‪ "1.4‬فيصبح رقم إصدار الوثيقة "‪."2.0‬‬

‫‪ .5.1.3‬االعتماد‬
‫ً‬
‫يطبع ضابط الوثائق نسخة من الوثيقة – محدثة طبقا للقواعد المشار إليها ف ‪ – 4.2‬ويرفق معها أصل طلب‬ ‫أ)‬
‫تحديث الوثائق (حس‪.‬ن‪.)01‬‬
‫ب) يحصل عىل التواقيع الالزمة من أصحاب الصالحية المذكورين ف طلب تحديث الوثيقة وطبقا للتسلسل‬
‫المذكور ف ملحق ‪.I‬‬

‫‪ .5.1.4‬التوزي ع‬
‫ت) يراجع ضابط الوثائق الحاجة إىل إعالم اإلدارات األخرى ف الجمعية‪.‬‬
‫ف حال الحاجة إلعالم اإلدارات األخرى يحرر ضابط الوثائق نموذج "بيان إعالن وتوزي ع وثائق" (حس‪.‬ن‪،)02‬‬ ‫ث)‬
‫ويتأكد من أن كافة التوقيعات المذكورة مستوفاة‪.‬‬
‫ر‬
‫الوثائق"‪.‬‬ ‫ر‬
‫يحفظ ضابط الوثائق األصل الورف ف ملف "النظام‬ ‫ج)‬
‫ّ‬
‫يحدث ضابط الوثائق المعلومات ف "القائمة الرئيسية للوثائق" (حس‪.‬ن‪.)03‬‬ ‫ح)‬
‫ْيع ِلم الموظفي بتحديث الوثيقة من خالل اإليميل‪.‬‬ ‫خ)‬
‫ر‬
‫المشيك‪ ،‬كما يسحب أيضا النسخ الورقية‬ ‫ر‬
‫اإللكيون‬ ‫يسحب ضابط الوثائق الوثيقة المتقادمة من المجلد‬ ‫د)‬
‫الموزعة حيثما وجدت وطبقا للمواقع المذكورة ف "القائمة الرئيسية للوثائق" (حس‪.‬ن‪.)03‬‬
‫ر‬ ‫ً‬
‫المشيك أو ف ملف‬ ‫ذ) يوزع ضابط الوثائق نسخا من الوثيقة الجديدة‪/‬المحدثة ف مواقعها‪ ،‬سواء ف المجلد‬
‫ر‬
‫الوثائق‪.‬‬ ‫النظام‬

‫صفحة ‪ 5‬من ‪14‬‬ ‫النسخة المطبوعة غي مقيدة‬

‫إجراء‬
‫حس‪.‬ج‪)1.0( 01‬‬ ‫ضبط المعلومات الموثقة‬
‫‪2018/02/18‬‬

‫‪ .5.2‬ضبط وتحديث الوثائق الخارجية‬

‫‪ .5.2.1‬التحديث‬
‫ما لم يتم إشعاره بصدور تحديثات‪ ،‬يراجع ضابط الوثائق موقف التحديث للوثائق الخارجية الحالية بشكل‬ ‫أ)‬
‫دوري بالرجوع إىل مصادر هذه الوثائق‪.‬‬
‫ب) يراجع ضابط الوثائق نتائج مراجعته مع مسؤول الجودة لتخاذ القرار حول الوثائق الحالية (إبقاؤها – تحديثها‬
‫– التخلص منها)‪.‬‬
‫ت) ف حالة وجود تحديث للوثيقة‪ ،‬فيتخذ ضابط الوثائق اإلجراء المناسب للحصول عىل اإلصدار الجديد من‬
‫الوثيقة (تييلها – رشاؤها ‪ ...‬إلخ)‬
‫ث) يوزع ضابط الوثائق الوثيقة المحدثة كما ذكر سابقا ف ‪.5.1.4‬‬

‫‪ .5.3‬ضبط السجالت‬
‫‪ .5.3.1‬تحديد السجالت‬
‫أ) مع بداية كل عام‪ ،‬يخاطب ضابط الوثائق مدراء اإلدارات للحصول عىل معلومات حول السجالت ر‬
‫الت تم‬
‫إنشاؤها من تشغيل عملياتهم‪.‬‬
‫ب) يرسل ضابط الوثائق نسخة من "القائمة الرئيسية للسجالت" (حس‪.‬ن‪ )04‬لكل مدير إدارة‪.‬‬
‫ت) يراجع مدير اإلدارة السجالت الحالية مع مرؤوسيه‪ ،‬ويكون مسؤول عن تعريف السجالت وإكمال نموذج‬
‫"القائمة الرئيسية للسجالت "‪.‬‬
‫ث) يعتمد مدير اإلدارة القائمة (بالتوقيع والتاري خ) ومن ثم يحفظها ف ملف نظام اإلدارة لدى إدارته‪.‬‬
‫ً‬
‫سنويا إىل ضابط الوثائق‪.‬‬ ‫ج) يتأكد مدير اإلدارة من إرسال نسخة محدثة من "القائمة الرئيسية للسجالت "‬

‫صفحة ‪ 6‬من ‪14‬‬ ‫النسخة المطبوعة غي مقيدة‬

‫إجراء‬
‫حس‪.‬ج‪)1.0( 01‬‬ ‫ضبط المعلومات الموثقة‬
‫‪2018/02/18‬‬

‫‪ .6‬مخطط التدفق‬
‫‪ .6.1‬تحديث الوثائق الداخلية‬
‫قيد التطوير‬

‫صفحة ‪ 7‬من ‪14‬‬ ‫النسخة المطبوعة غي مقيدة‬

‫إجراء‬
‫حس‪.‬ج‪)1.0( 01‬‬ ‫ضبط المعلومات الموثقة‬
‫‪2018/02/18‬‬

‫تحديث الوثائق الخارجية‬ ‫‪.1.1‬‬

‫قيد التطوير‬

‫صفحة ‪ 8‬من ‪14‬‬ ‫النسخة المطبوعة غي مقيدة‬

‫إجراء‬
‫حس‪.‬ج‪)1.0( 01‬‬ ‫ضبط المعلومات الموثقة‬
‫‪2018/02/18‬‬

‫‪ .2‬الوثائق ذات العالقة‬

‫الرمز‬ ‫االسم‬ ‫نوع الوثيقة‬
‫حس‪.‬ن‪01‬‬ ‫طلب تحديث وثيقة‬ ‫نموذج‬
‫حس‪.‬ن‪02‬‬ ‫بيان إعالن وتوزي ع وثائق‬ ‫نموذج‬
‫حس‪.‬ن‪03‬‬ ‫القائمة الرئيسية لضبط الوثائق‬ ‫نموذج‬
‫حس‪.‬ن‪04‬‬ ‫القائمة الرئيسية لضبط السجالت‬ ‫نموذج‬
‫حس‪.‬ن‪05‬‬ ‫نموذج‬
‫إجراء‬

‫‪ .3‬قائمة التعديالت‬
‫ملخص التعديل‬ ‫اإلصدار التاري خ‬
‫اإلصدار األول المعتمد‬ ‫‪2018/02/18‬‬ ‫‪1.0‬‬

‫صفحة ‪ 9‬من ‪14‬‬ ‫النسخة المطبوعة غي مقيدة‬

‫إجراء‬
‫حس‪.‬ج‪)1.0( 01‬‬ ‫ضبط المعلومات الموثقة‬
‫‪2018/02/18‬‬

‫هيكل وثائق نظام اإلدارة‬ ‫ملحق ‪.I‬‬

‫المستوى األول‪ :‬ال ِق َيم‬

‫‪1‬‬ ‫الرؤية‪ ،‬الرسالة‪ ،‬القيم المؤسسية‪ ،‬السياسة العامة‬
‫المستوى الثان‪ :‬ر‬
‫‪2‬‬ ‫ر‬
‫السياتيجية‪ ،‬الهيكل التنظيم‬
‫استاتيجية‬
‫الدليل العام‪ ،‬الخطط‬
‫المستوى الثالث‪ :‬تكتيكية‬
‫‪3‬‬ ‫السياسات التنظيمية‪ ،‬اإلجراءات‪ ،‬الخطط التشغيلية‬
‫َ‬
‫المستوى الرابع‪َ :‬شطية‬
‫‪4‬‬ ‫تعليمات العمل‪ ،‬األوصاف الوظيفية‪ ،‬المواصفات‪ ،‬التقارير‬
‫المستوى الخامس‪ :‬تشغيلية‬
‫‪5‬‬ ‫النماذج‪ ،‬سجالت نظام اإلدارة‬

‫تعتمد من قبل‬ ‫تراجع من قبل‬ ‫أمثلة‬ ‫النوع‬ ‫المستوى‬

‫رئيس مجلس اإلدارة‬ ‫مجلس اإلدارة‬ ‫الرسالة‪ ،‬الرؤية‪ ،‬القيم‪ ،‬السياسات العامة‬ ‫القيم‬ ‫‪1‬‬

‫رئيس مجلس اإلدارة‬ ‫مجلس اإلدارة‬ ‫ر‬

‫السياتيجية‪ ،‬الدليل العام‪ ،‬الهيكل التنظيم‬ ‫الخطة‬ ‫ر‬
‫اسياتيجية‬ ‫‪2‬‬

‫المدير العام‬ ‫مدير اإلدارة‬ ‫السياسات التنفيذية‪ ،‬اإلجراءات‪ ،‬الخطط التشغيلية‬ ‫تكتيكية‬ ‫‪3‬‬

‫المدير العام‬ ‫مدير اإلدارة‬ ‫تعليمات العمل‪ ،‬المواصفات‪ ،‬األوصاف الوظيفية‬ ‫رشطية‬ ‫‪4‬‬

‫ً‬ ‫ً‬
‫طبقا للعملية‬ ‫طبقا للعملية‬ ‫النماذج‪ ،‬السجالت‪ ،‬التقارير‬ ‫تشغيلية‬ ‫‪5‬‬

‫صفحة ‪ 10‬من ‪14‬‬ ‫النسخة المطبوعة غي مقيدة‬

‫إجراء‬
‫حس‪.‬ج‪)1.0( 01‬‬ ‫ضبط المعلومات الموثقة‬
‫‪2018/02/18‬‬

‫ملحق ‪ .II‬نظام ترمت الوثائق‬

‫الرموز واالختصارات ومعانيها‬ ‫أ‪.‬‬
‫‪ .1‬رموز الوثائق المقيدة‬
‫وصف‬ ‫تعليمات‬ ‫خطة ‪/‬‬ ‫وثيقة إدارة‬
‫مواصفة‬
‫وظيف‬
‫نموذج‬
‫عمل‬ ‫برنامج‬
‫إرشادات‬ ‫إجراء‬ ‫سياسة‬ ‫دليل‬
‫عليا‬
‫الوثيقة‬

‫ص‬ ‫و‬ ‫ن‬ ‫ع‬ ‫خ‬ ‫ش‬ ‫ج‬ ‫س‬ ‫د‬ ‫ق‬ ‫الرمز‬

‫‪ .2‬رموز العمليات‬
‫العالقات‬ ‫تنمية‬
‫عالقات‬ ‫ضبط‬ ‫التحسي‬
‫العامة‬ ‫التسويق‬
‫الداعمي‬
‫الموارد‬ ‫الخدمات‬
‫العمليات‬
‫التطوير‬ ‫التخطيط‬
‫المتواصل‬
‫العملية‬
‫واإلعالم‬ ‫المالية‬

‫عع‬ ‫سق‬ ‫عد‬ ‫تم‬ ‫خد‬ ‫ضع‬ ‫طر‬ ‫خط‬ ‫حس‬ ‫الرمز‬

‫العمليات‬ ‫تقنية‬ ‫الخدمات‬ ‫شؤون‬ ‫الموارد‬ ‫الشؤون‬ ‫سلسلة‬

‫السالمة‬
‫المالية‬
‫الصيانة‬
‫المعلومات‬ ‫العامة‬ ‫الموظفي‬ ‫َ‬
‫البشية‬ ‫اإلدارية‬ ‫اإلمداد‬
‫العملية‬

‫سل‬ ‫مل‬ ‫صن‬ ‫تق‬ ‫خع‬ ‫شم‬ ‫بش‬ ‫إد‬ ‫مد‬ ‫الرمز‬

‫‪ .3‬رموز اإلدارات‬
‫العالقات‬ ‫تنمية‬
‫اإلدارة‬ ‫الشؤون‬ ‫الموارد‬ ‫خدمات‬
‫اإلدارة العامة‬
‫المالية‬ ‫اإلدارية‬ ‫َ‬
‫البشية‬
‫العامة‬ ‫الموارد‬ ‫النسائية‬
‫العرسان‬
‫اإلدارة‬
‫واإلعالم‬ ‫المالية‬

‫إع‬ ‫مل‬ ‫إد‬ ‫بش‬ ‫عع‬ ‫تم‬ ‫نس‬ ‫خد‬ ‫الرمز‬

‫‪ .4‬رموز التخصص‬
‫الصحة والسالمة‬ ‫ر‬
‫البيئة‬ ‫الجودة‬ ‫االستاتيجية‬ ‫الحوكمة‬ ‫الوثيقة‬
‫المهنية‬

‫رنء‬ ‫سلم‬ ‫جود‬ ‫شج‬ ‫حكم‬ ‫الرمز‬

‫صفحة ‪ 11‬من ‪14‬‬ ‫النسخة المطبوعة غي مقيدة‬

‫إجراء‬
‫حس‪.‬ج‪)1.0( 01‬‬ ‫ضبط المعلومات الموثقة‬
‫‪2018/02/18‬‬

‫ب‪ .‬نظام رالتمت‬

‫‪ .1‬الوثائق المقيدة‬
‫الرمز‬
‫مثال‬ ‫الرمز‬ ‫تفاصيل الرمز‬
‫السجل‬
‫البيانات الرسمية‬
‫ق‪02.‬‬ ‫ق‪00.‬‬ ‫[نوع الوثيقة]‪[.‬مسلسل]‬
‫لإلدارة العليا‬
‫ر‬
‫سي‪01.‬‬ ‫ءء‪.‬د‪00‬‬ ‫[التخصص]‪[.‬نوع الوثيقة][مسلسل]‬ ‫دليل‬
‫حس‪.‬ج‪03‬‬ ‫ءء‪.‬ج‪00‬‬ ‫[العملية]‪[.‬نوع الوثيقة][مسلسل]‬ ‫إجراء‬
‫خد‪.‬ش‪02‬‬ ‫ءء‪.‬ش‪00‬‬ ‫[العملية]‪[.‬نوع الوثيقة][مسلسل]‬ ‫إرشادات‬
‫تم‪.‬ع‪04‬‬ ‫ءء‪.‬ع‪00‬‬ ‫[العملية]‪[.‬نوع الوثيقة][مسلسل]‬ ‫تعليمات عمل‬
‫بش‪.‬ن‪15‬‬ ‫ءء‪.‬ن‪00‬‬ ‫[العملية]‪[.‬نوع الوثيقة][مسلسل]‬ ‫نموذج‬
‫نس‪.‬و‪01‬‬ ‫ءء‪.‬و‪00‬‬ ‫[اإلدارة]‪[.‬نوع الوثيقة][مسلسل]‬ ‫وصف وظيف‬
‫ص‪01.‬‬ ‫ص‪00.‬‬ ‫[نوع الوثيقة]‪[.‬مسلسل]‬ ‫مواصفة داخلية‬

‫‪ .2‬سجالت نظام اإلدارة‬

‫قيد التطوير‬

‫صفحة ‪ 12‬من ‪14‬‬ ‫النسخة المطبوعة غي مقيدة‬

‫إجراء‬
‫حس‪.‬ج‪)1.0( 01‬‬ ‫ضبط المعلومات الموثقة‬
‫‪2018/02/18‬‬

‫ر‬
‫المقتحة لحفظ بعض سجالت نظام اإلدارة‬ ‫ملحق ‪ .III‬المدد‬
‫مدة االحتفاظ‬
‫ر‬ ‫السجل‬
‫النسخ الورقية‬ ‫اإللكتونية‬
‫سنتان‬ ‫باستمرار عىل الشبكة‬ ‫مراجعات اإلدارة‬
‫‪ 5‬سنوات‬ ‫تقارير التدقيق (كافة األنواع)‬
‫‪ 5‬سنوات‬ ‫شكاوى المستفيدين‬
‫‪ 5‬سنوات‬ ‫تقارير الفحص والختبارات‬
‫‪ 5‬سنوات‬ ‫ر‬
‫المشييات‬ ‫تأهيل الموردين‪/‬‬
‫‪ 5‬سنوات‬ ‫تقارير عدم المطابقة‬
‫‪ 5‬سنوات‬ ‫تقارير األفعال التصحيحية‬
‫‪ 5‬سنوات‬ ‫المعايرة‬
‫ُ‬
‫ل تتلف‬ ‫ملفات الموظفي‬
‫‪ 10‬سنوات‬ ‫التدريب‬
‫‪ 5‬سنوات‬ ‫مراجعات العقود وتسليم الخدمات‬
‫سنتان بعد انتهاء التعاقد‬ ‫التعاقدات‬
‫‪ 10‬سنوات‬ ‫سجالت الشؤون المالية‬
‫ُ‬
‫ل تتلف‬ ‫الميانيات‬

‫صفحة ‪ 13‬من ‪14‬‬ ‫النسخة المطبوعة غي مقيدة‬

 ‫إجراء‬
‫حس‪.‬ج‪)1.0( 01‬‬ ‫ضبط المعلومات الموثقة‬
‫‪2018/02/18‬‬

‫ر‬
‫المشتك‬ ‫ملحق ‪ .IV‬سياسة النفاذ إىل المجلد‬
‫ً‬ ‫ر‬
‫المشيك مقيد إىل "القراءة فقط" طبقا للجدول أدناه‪ ،‬ويعط "النفاذ الكامل" فقط للموظفي التاىل ذكرهم‪:‬‬ ‫النفاذ إىل المجلد‬
‫مدير الجودة – نفاذ بالقراءة فقط لكافة المجلدات والمجلدات الفرعية‪.‬‬ ‫•‬
‫ضابط الوثائق – نفاذ بكامل السيطرة لكل المجلدات والمجلدات الفرعية‪.‬‬ ‫•‬
‫النفاذ العادي (قراءة فقط)‬ ‫المجلد الفرع‬ ‫المجلد‬ ‫المستوى‬
‫الجميع‬ ‫الرسالة والرؤية‬
‫بيانات اإلدارة العليا (‪)Statements‬‬ ‫‪1‬‬
‫الجميع‬ ‫سياسات الجمعية‬
‫الجميع‬ ‫أدلة نظام اإلدارة‬
‫الجميع‬ ‫أدلة الحوكمة‬ ‫األدلة (‪)Manuals‬‬ ‫‪2‬‬
‫الجميع‬ ‫ر‬
‫السياتيجية‬ ‫األدلة‬
‫جميع المدراء‬ ‫الياخيص‬‫ر‬
‫جميع المدراء‬ ‫خريطة المبت‬ ‫الكيان‬ ‫‪2‬‬
‫الجميع‬ ‫الهيكل التنظيم‬
‫الجميع‬ ‫المستهدفات السنوية‬
‫الخطط‬ ‫‪2‬‬
‫الجميع‬ ‫الخطط السنوية‬
‫الجميع‬ ‫السياسات التنفيذية‬ ‫اإلرشادات والسياسات الداخلية‬ ‫‪3‬‬
‫الجميع‬ ‫اإلجراءات‬ ‫اليامج واإلجراءات‬
‫ر‬ ‫‪3‬‬
‫الجميع‬ ‫قرارات مجلس اإلدارة‬
‫القرارات اإلدارية‬ ‫‪3‬‬
‫الجميع‬ ‫قرارات اإلدارة العامة‬
‫الجميع‬ ‫المواصفات الداخلية‬
‫الجميع‬ ‫المواصفات الخارجية‬ ‫المواصفات والمعايي‬ ‫‪4‬‬
‫الجميع‬ ‫األوصاف الوظيفية‬
‫الجميع‬ ‫تعليمات العمل‬ ‫‪4‬‬
‫الجميع‬ ‫النماذج‬ ‫‪5‬‬
‫الجميع‬ ‫ضبط السجالت‬ ‫‪5‬‬

‫صفحة ‪ 14‬من ‪14‬‬ ‫النسخة المطبوعة غي مقيدة‬