‫مشروع أصيل القابضة‬

‫مشروع أبراج نسيم بنغازي‬

‫اإلشراف ‪ /‬شركة البنيان المرصوص لألعمال الهندسية‬

‫إجـ ــراء ‪ :‬مراقبـة الوثائق‬

‫( )‬ ‫إصـدار رقـم‪:‬‬
‫‪.... / .. / ..‬‬ ‫التــاريخ‪:‬‬
‫وثيقــة رقــم ‪::‬‬

‫حــائز النسخــة‬ ‫نسخة رقم‬

‫…………………………‬ ‫)‬ ‫(‬

‫اعتماد‪ :‬ممثل اإلدارة‬ ‫مراجعـة‪ :‬مــدير الجــودة‬ ‫إعـداد‪ :‬مسـئول العمليــة‬

‫التوقـيع‪:‬‬ ‫التوقـيع‪:‬‬ ‫التوقـيع‪:‬‬
‫‪4‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪1‬‬ ‫تعـديل رقـم‬
‫التـــاريخ‬
‫صفحة ‪ /‬صفحات التعديل‬

‫‪ -1‬الغـرض ‪:‬‬
‫‪: Purpose‬‬
‫ضمـان إنشـاء وحفظ وثائق نظام الجـودة بما فيها الوثائق خارجية المصدر وذلك من خالل ‪:‬‬
‫‪ ‬تمييز كل وثيقة برقم كودي وحيد ال يتكرر‪.‬‬
‫‪ ‬ترخيص واعتماد الوثيقة بواسطة األشخاص ذوي الصالحية لذلك ‪.‬‬
‫‪ ‬آخر إصدار‪/‬تعديل للوثيقة هو المتاح لدى المتعاملين بها‪.‬‬
‫‪ ‬إنشاء سجل لحصر وتسليم وثائق نظام الجودة للمتعاملين بها‪.‬‬
‫‪ -2‬مجـال التطبيق ‪:‬‬
‫‪: Scope‬‬
‫ـودة‬
‫ـام إدارة الجـ‬
‫ـة بنظـ‬
‫ـات الخاصـ‬ ‫ـجيالت والبيانـ‬
‫ـائق والتسـ‬
‫يتم تطبيق هذا اإلجراء على جميع الوثـ‬
‫بالمشروع كما يتم تطبيقه على الوثائق الخارجية المصدر التي ترد إلى المشروع‪.‬‬

‫‪ -3‬المسـئوليات ‪:‬‬
‫‪: Responsibilities‬‬
‫‪page: 1/6‬‬
 ‫مشروع أصيل القابضة‬
‫مشروع أبراج نسيم بنغازي‬
‫اإلشراف ‪ /‬شركة البنيان المرصوص لألعمال الهندسية‬

‫‪ 3-1‬مسئول الوثائق (مراقب الوثائق ) هو مسئول هذا اإلجراء ( ‪ ) Process owner‬وكفاءة تطبيقه ويكون‬
‫مسئوال" عن ‪:‬‬
‫‪‬تسجيل ومتابعة وتداول وفهرسة وتوزيع جميع وثائق نظام إدارة الجودة‪.‬‬
‫‪‬حفظ أصول هذه الوثائق والتحفظ على أصول الوثائق الملغاة لمدة عام من تاريخ إلغائها‪.‬‬
‫‪‬التحقق من إعدام‪ /‬التخلص من الوثائق الملغاة‪.‬‬

‫‪ 3-2‬مدير الجودة مسئول عن ‪:‬‬

‫‪‬مراقبة إصدارات ‪ /‬تعديالت ‪ /‬إلغاء الوثائق الخاصة بنظام إدارة الجودة ‪.‬‬
‫‪‬مراجعة جميع وثائق نظام الجودة قبل إصدارها‪.‬‬
‫‪‬التحقق من إعدام الوثائق الملغاة‪.‬‬

‫‪ 3-3‬الجهة المصدرة للوثيقة هي المسئولة عن إعداد اإلجراءات ويكون المدير المسئول في كل جهة هو‬
‫القائم إعداد تعليمات العمل الخاصة‪.‬‬
‫‪ 3-4‬ممثل اإلدارة هو المسئول عن اعتماد جميع اإلجراءات‪.‬‬
‫‪ 3-5‬ممثل اإلدارة هو المسئول عن اعتماد دليل الجودة‪.‬‬
‫‪ 3-6‬مسئولي اإلدارات‪ /‬العمليات ‪ /‬األنشطة مسئولون عن ‪:‬‬
‫‪‬عمل حصر بالوثائق خارجية المصدر الموجودة ‪.‬‬
‫‪ ‬طلب التعديل ‪/‬اإلصدار ‪/‬اإللغاء للوثائق في حالة االحتياج ‪.‬‬
‫‪ ‬التحقق من أن الوثائق الخاصة بنظام إدارة الجودة متوفرة في جميع أماكن استخدامها وأن‬
‫الوثائق الملغاة قد تم سحبها والتخلص منها‪.‬‬
‫‪: Records‬‬ ‫‪ -4‬السجـالت المستخدمة ‪:‬‬
‫مدة االحتفاظ‬ ‫رقم كودي‬ ‫الســجل‬ ‫م‬
‫سنـة‬ ‫‪DDC:01/F 01‬‬ ‫‪ 4-1‬طلب إصدار‪/‬تعديل‪/‬إلغاء وثيقة‬
‫يتم تحديثها دوريا‬ ‫‪DDC:01/F 02‬‬ ‫‪ 4-2‬قائمـة حصـر الوثــائق‬
‫يتم تحديثها دوريا‬ ‫‪DDC:01/F 03‬‬ ‫‪ 4-3‬سجـل توزيـع الوثــائق‬
‫يتم تحديثها دوريا‬ ‫‪DDC:01/F 04‬‬ ‫‪ 4-4‬قائمــة حصـر نمـاذج‬

‫‪Definitions :‬‬ ‫‪ -5‬تعريفــات ‪:‬‬

‫‪ 5-1‬وثيقة خاضعة للمراقبة (‪: ) Controlled Document‬‬
‫هي الوثائق التي يتم ختمها بخاتم ( ‪ ) Document Control‬ويتم إصدارها طبقًا لمعدل توزيع الوثائق‬
‫ويتم مراقبتها والمحافظة عليها طبقًا لما هو وارد بهذا اإلجراء‪.‬‬

‫‪ 5-2‬وثيقة غير خاضعة للمراقبة (‪: ) Uncontrolled Document‬‬

‫هي الوثائق الغير خاضعة ألسلوب ضبط ومراقبة الوثائق والبيانات والتي ال تحمل خاتم المراقبــة وال‬
‫يوجد لها سجل توزيع الوثائق‪.‬‬
‫‪ 5-3‬معد ‪ /‬مصدر الوثيقة ‪:‬‬
‫‪page: 2/6‬‬
 ‫مشروع أصيل القابضة‬
‫مشروع أبراج نسيم بنغازي‬
‫اإلشراف ‪ /‬شركة البنيان المرصوص لألعمال الهندسية‬

‫هو الشخص المسئول فنيا عن األشراف على إعداد الوثائق والتأكد من مالءمتها للنظام وهو مســئول‬
‫أيضا عن اعتماد التعديالت التي تتم على هذه الوثيقة كما أعدها‪.‬‬
‫‪ 5-4‬إجـراء (‪: ) Procedure‬‬
‫وثيقة تصف أسلوب تنفيذ عملية من عمليات نظام الجودة تحدد تتابع األنشطة للعملية ومسئولية تنفيذها‬
‫للتأكد من أن التنفيذ يتم طبقا للمطلوب وبالكفاءة الالزمة وتوضح السجالت التي يتم حفظها كدليل على‬
‫تنفيذ النشاط كما يوضح اإلجراء العالقات العرضية بين اإلدارات المختلفة لتنظيم العمل‬
‫فيما بينها‪.‬‬
‫‪ 5-5‬تعليمات العمل (‪: ) Work Instructions‬‬
‫ـا‬
‫ـوص طبقـ‬
‫ـه الخصـ‬
‫ـدد على وجـ‬
‫ـاط محـ‬
‫وثيقة تحدد تفاصيل المهام المطلوبة من أحد األفراد ‪/‬نشـ‬
‫ألسلوب العمل وذلك بالدقة المطلوبة لتنفيذ هذه المهام‪.‬‬

‫‪:‬‬ ‫‪ -6‬اإلجــراءات ‪:‬‬

‫‪Procedure‬‬
‫‪6-1‬إصـــدار الوثائق‪:‬‬
‫‪ 6-1-1‬يحتفظ مراقب الوثائق بكشف معتمد من ممثل اإلدارة بوظائف وأسماء المسئولين الذين لهم الحــق‬
‫في إعداد ‪ /‬إصدار الوثائق الخاصة بنظام إدارة الجودة‪.‬‬
‫‪ 6-1-2‬يقوم الشخص معد الوثيقة بعمل مقترح للوثيقة بعد التأكد من أنها تشتمل على التالي ‪:‬‬
‫عنوان الوثيقة – الغرض – مجال التطبيق – المسئوليات – السجالت المستخدمة – التعريفات‬
‫(إن وجدت)– اإلجـراءات – الوثائق المرجعية ‪.‬‬
‫‪ 6-1-3‬يقوم الشخص معد ‪ /‬مصدر الوثيقة بالتنسيق مع الجهات التي لها عالقة بالوثيقة إلبــداء الــرأي‬
‫وتوفيق اآلراء‪.‬‬
‫ـا‬
‫‪ 6-1-4‬يقوم الشخص معد ‪ /‬مصدر الوثيقة بالتقدم باالقتراح إلى إدارة الجودة لمراجعتها والتأكد من أنهـ‬
‫ال تتعارض مع نظام إدارة الجودة‪.‬‬
‫‪ 6-1-5‬يقوم مدير الجودة بمراجعة الوثيقة للتأكد من مالءمتها للمواصفات ولنظام ولسياسة المشروع وفى‬
‫حالة الموافقة عليها يتم كتابتها وأخذ الموافقات عليها من إعداد ومراجعة ويتم اعتمادهــا من‬
‫ممثل اإلدارة وترسل لمراقب الوثائق التخاذ خطوات إصدارها كما هو مبين فيما بعد‪.‬‬

‫‪6-2‬تعـديالت الوثائق‪:‬‬
‫‪ 6-2-1‬يمكن ألي شخص بالمشروع التقدم بطلب ( تعديل ‪ /‬إصدار ‪ /‬إلغاء ) أي وثيقة وذلــك على‬
‫نموذج طلب إصدار‪/‬تعديل‪/‬إلغاء وثيقة وتقديمها إلى المدير المسئول المعتمد بإدارته لدراسته‬
‫وفى حالة الموافقة يتم إرساله إلى مدير الجودة على أن يرفق بالنموذج مقترح تعديل الوثيقة‬
‫(إن وجد)‪.‬‬

‫‪page: 3/6‬‬
 ‫مشروع أصيل القابضة‬
‫مشروع أبراج نسيم بنغازي‬
‫اإلشراف ‪ /‬شركة البنيان المرصوص لألعمال الهندسية‬

‫‪ 6-2-2‬يقوم مدير الجودة بمراجعة التعديل والتأكد من أنه ال يتعارض مع نظــام إدارة الجــودة و‬
‫مناقشة التعديل مع المعنيين ( إذا تطلب األمر ذلك )‪.‬‬
‫‪ 6-2-3‬في حالة الموافقة على التعديل يتولى مراقب الوثائق اتخاذ خطوات إصدار التعديل كما هــو‬
‫وارد بهذا اإلجراء أما في حالة تأجيل تنفيذ التعديل ألسباب تتعلق بالمشروع فيتم حفظ أصل‬
‫المقترح لدى مراقب الوثائق والبيانات لحين التنفيذ في التوقيت الذي تم تحديده ‪.‬‬
‫‪ 6-2-4‬في حالة رفض مقترح التعديل يقوم مدير الجودة بإبالغ الجهة الطالبة بأسباب الرفض ويحفظ‬
‫نموذج طلب التعديل في الملف الخاص به لمدة سنة من تاريخ الموافقة عليه‪.‬‬

‫‪6-3‬اإلعـداد لتنفيذ اإلصـدار ‪ /‬التعـديل للوثيقـة ‪:‬‬

‫ـاص‬ ‫ـودي الخـ‬ ‫‪ 6-3-1‬في حالة الموافقة على المقترح يقوم مراقب الوثائق بإعطاء الوثيقة الرقم الكـ‬
‫بالوثيقة الجديدة أو إعطاء رقم التعديل الجديد والتاريخ للوثائق التي لها كود من قبل‪.‬‬
‫‪ 6-3-2‬يقوم مراقب الوثائق والبيانات باإلشراف على كتابة اإلصدار ‪ /‬التعديل وتحديث الوثائق على‬
‫الحاسب اآللي‪.‬‬
‫‪ 6-3-3‬يقوم مدير الجودة بمراجعة الوثيقة بعد كتابتها وإرسالها للجهة المصدرة العتمــاد اإلعــداد‬
‫واخذ اعتماد ممثل االدارة عليها وذلك بالنسبة لإلجراءات أما التعليمات فيتم اعتمادهــا من‬
‫المدير المسئول طبقا لما ورد بالبند ‪ 3-3‬من هذا اإلجراء‪.‬‬
‫‪ 6-3-4‬ينشئ مراقب الوثائق قائمة حصر الوثائق وذلك للدليل ‪ /‬اإلجراءات ‪/‬التعليمات المســتخدمة‬
‫بالنظام كما ينشئ معدل التوزيع للوثيقة ويحفظ سجل التوزيع مع أصل كل وثيقة ويتم عمــل‬
‫قائمة حصر للنماذج‪.‬‬
‫‪ 6-3-5‬يقوم مراقب الوثائق بتحديث قائمة حصر الوثائق ومعدل التوزيع للوثيقة عنــد حــدوث أي‬
‫تعديل أو إصدار جديد على أن يشمل هذا التحديث أخر موقف للوثائق وتحفظ أحدث طبعــة‬
‫لقائمة الحصر بأخر موقف للوثائق حتى التحديث التالي‪.‬‬
‫‪ 6-3-6‬يتم تمييز التعديل بوضع خط رأسي ( ) على يمين السطور المعدلة‪ ,‬ويسجل أرقام الصفحات‬
‫ـتي تم‬
‫ـة الـ‬‫التي بها تغير وتاريخ التغيير في خانة التعديالت في ورقة الغالف الخاصة بالوثيقـ‬
‫ـاذج‬‫تعديلها بخط اليد وال تحَدث التوقيعات بها إال في حالة اإلصدار الجديد فقط وفى حالة النمـ‬
‫يتم تغيير التاريخ فقط لكل تعديل وال يتم تمييز التعديل بالنماذج بالعالمة الراسية( )‪.‬‬

‫‪6-4‬إصـدار ‪ /‬تحديث أصـل الوثيقـة ‪:‬‬

‫يقوم مراقب الوثائق والبيانات بمراجعة توقيعات الوثيقة المصدرة وختم جميع صفحاتها األصل من‬
‫ـل‬
‫الخلف بخاتم ( ‪ ) Document Control‬وتضاف الوثيقة إلى ملف أصل الوثائق بعد سحب أصـ‬
‫الوثيقة الملغاة وختمها بخاتم (‪ ) Cancelled‬األحمر أو تعليمها باللون األحمر ووضعها في ملف‬
‫الوثائق الملغاة لمدة عام قبل إعدامها‪.‬‬

‫‪6-5‬مراقبـة البيـانات بالحاسـب اآللي‪:‬‬

‫‪page: 4/6‬‬
 ‫مشروع أصيل القابضة‬
‫مشروع أبراج نسيم بنغازي‬
‫اإلشراف ‪ /‬شركة البنيان المرصوص لألعمال الهندسية‬

‫يقوم مسئول مراقبة الوثائق بتحديث بيانات الحاسب اآللي الخاصة بنظام إدارة الجودة ومراقبة هذه‬ ‫‪6-4-1‬‬
‫البيانات كل ستة شهور كما يلي‪:‬‬
‫‪ ‬إعداد جميع وثائق نظام إدارة الجودة على الحاسب اآللي قبل طباعتها‪.‬‬
‫‪ ‬يقوم مراقب الوثائق بحفظ الوثائق وتحديثها فور التعديل بالحاسب اآللي‪.‬‬
‫‪ ‬يقوم مسئول مراقبة الوثائق بعمل نسخة ( ‪ ) Backup‬على أقراص ممغنطة‪ )CD S( /‬أو‬
‫‪,‬‬

‫أي وسائط حفظ مناسبة ويتم تحديثها عند حدوث تعديل‪.‬‬

‫‪ ‬يقوم المسئول عن البيانات بعمل نسخة ( ‪ ) Backup‬على أقراص ممغنطــة (‪ ) CD S‬أو‬
‫‪,‬‬

‫أي وسائط حفظ مناسبة ويتم تحديثها كل اسبوعين‪.‬‬

‫‪ ‬يتم التعامل مع البيانات على الحاسب اآللي طبقا لتعليمات مراقبة بيانات الحاسب اآللي‬
‫‪ ‬يتم االحتفاظ بهذه األقراص لدى المختص بالحاسب اآللي وفي مكان آمن ضد التلف‪.‬‬

‫‪6-6‬إعداد نسخ الوثـائق الخاضعـة للمراقبـة (‪: )Controlled Documents‬‬

‫‪ 6-4-2‬يقوم مراقب الوثائق باإلشراف على تصوير النسخ المطلوبة من الوثيقة طبقا لمعدل توزيع الوثــائق‬
‫المعتمد ويتأكد من جودة النسخ التي تم تصويرها ويراجع صفحاتها ويتم تصوير جميع وثائق‬
‫النظام على ورق ‪.A4‬‬
‫‪ 6-4-3‬يقوم مراقب الوثائق بتعديل قائمة حصر الوثائق طبقا ألخر تحديث‪.‬‬
‫ـذلك على‬ ‫‪ 6-4-4‬يتم ختم النسخ المعدة للتوزيع بخاتم (‪ ) Document Control‬في المكان المخصص لـ‬
‫الصفحة األولي للوثيقة فقط ويوضح بها أيضا رقم النسخة وحائز النسخة‪.‬‬
‫‪6-7‬قواعـد التعـديل ‪ /‬اإلصـدار للوثيقـة ‪:‬‬
‫‪ 6-7-1‬عند إصدار الوثيقة ألول مرة تأخذ رقم إصدار (‪ )1‬و رقم تعديل (صفر) والتاريخ‪.‬‬
‫ـاء رقم‬‫ـديل ‪ ،‬يتم إعطـ‬ ‫‪ 6-7-2‬عند الحاجة إلى تعديل أي وثيقة أو صفحة بها ‪ ،‬بعد الموافقة على التعـ‬
‫مسلسل التعديل يبدأ من (‪ )1‬وتاريخ جديد لهذه الصفحة ‪ /‬الصفحات التي بها تعديل فقط‪.‬‬
‫ـا‬
‫‪ 6-7-3‬النماذج يتم تغيير التاريخ فقط ليكون التاريخ الجديد هو تاريخ بدء العمل بالنموذج المعدل أمـ‬
‫اإلجراءات و التعليمات فيتم إعادة إصدارها بعد التعديل الرابع لهــا أو في حالــة تغيــيرات‬
‫جوهرية وذلك طبقا لقرار مدير الجودة‪.‬‬
‫‪6-8‬توزيـــع الوثائق‪:‬‬
‫‪ 6-8-1‬يقوم مراقب الوثائق بتسليم الوثائق المصدرة ‪ /‬المعدلة إلى الجهات المعنية طبقا لسجل التوزيع‬
‫للوثائق (نموذج رقم ‪. ) DDC:01/ F03‬‬
‫‪ 6-8-2‬مسئول اإلدارة ‪ /‬القسم هو المسئول عن التحقق من أن الوثائق الخاصة بنظام إدارة الجودة‬
‫ـا ويقـوم‬‫ـحبها والتخلص منهـ‬ ‫متوفرة في جميع أماكن استخدامها وأن الوثائق الملغاة قد تم سـ‬
‫المراجع الداخلي بالتحقق من ذلك أثناء المراجعات الداخلية لنظام إدارة الجودة‪.‬‬

‫‪6-9‬الوثـائق الملغــاة ‪:‬‬

‫ـاة‬
‫ـائق الملغـ‬‫ـحب الوثـ‬ ‫‪ 6-9-1‬في حالة إلغاء العمل بالوثيقة يقوم مسئول الوثائق باإلدارة ‪ /‬القسم بسـ‬
‫وإعدامها ويستبدل مكانها الوثيقة المعدلة وعلى ان يتم اإلحتفاظ بنسخة واحــدة من الوثــائق‬
‫الملغاه لمدة سنة واحدة فقط لوثائق النظام أما بالنسبة للمنتجات فيتم اإلحتفاظ بوثائق المنتج لمدة‬
‫ـوانين أو‬
‫ـا ألى قـ‬ ‫ـالحية المنتج أو طبقـ‬ ‫ال تقل عن خمس سنوات وهذا العمر اإلفتراضى لصـ‬
‫تشريعات أخرى‬

‫‪page: 5/6‬‬
 ‫مشروع أصيل القابضة‬
‫مشروع أبراج نسيم بنغازي‬
‫اإلشراف ‪ /‬شركة البنيان المرصوص لألعمال الهندسية‬

‫‪6-10‬مراقبــة الوثـائق خارجيـة المصــدر ‪:‬‬

‫‪ 6-10-1‬تقوم كل إدارة بعمل قائمة حصر بالوثائق الخارجية المصدر الموجودة لديها بعمل قائمة حصر‬
‫خاصة بها وتحديثها دوريا في حالة حدوث تغييرات‪.‬‬
‫ـلوب‬‫‪ 6-10-2‬يتم التحفظ على الوثائق الخارجية المصدر (التي تحدد بواسطة المدير المختص ) بأسـ‬
‫مناسب لطبيعتها وفى حالة ورود تعديالت بها يتم تمييز القديم منها باستخدام " ماركر " ويحدد‬
‫مسئول القسم مدة االحتفاظ بالنسخ القديمة كمرجع وأغراض االستفادة منها ‪ ،‬علما بأن جميــع‬
‫ـتخدام ويمكن‬
‫ـالحة لالسـ‬ ‫الوثائق الخارجية المصدر بدون تمييز " بالماركر " تعتبر وثائق صـ‬
‫الرجوع إليها‪.‬‬
‫‪ 6-10-3‬يتم تحديث قائمة الحصر للوثائق الخارجية المصدر عند ورود أي تعــديالت بهــا ويكتب في‬
‫القائمة تاريخ ورود هذه التعديالت‪.‬‬
‫ـة من خالل‬‫ـفات العالميـ‬
‫‪ 6-10-4‬يقوم مدير الجودة والمدير العام بمتابعة أحدث االصدارات للمواصـ‬
‫متابعة هيئة التوحيد القياسى ‪ /‬بوزارة الصناعة للحصول على أحدث االصدارات ‪ /‬من خالل‬
‫شبكة اإلنترنت العالمية‪.‬‬

‫‪References :‬‬ ‫‪ -7‬المرجعيات‪:‬‬

‫‪ 7-1‬المواصفات ‪.ISO 9001:2008‬‬
‫‪ 7-2‬المواصفات ‪.ISO 13485:2003‬‬

‫‪page: 6/6‬‬