‫‪ 

‬‬
‫‪ ‬‬

‫إجراء ضبط الوثائق‬

‫ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬

‫جودة – ج – ‪٠١‬‬

‫إعتماد‬ ‫مراجعة‬ ‫إعداد‬

‫اإلسم‪:‬‬ ‫اإلسم‪:‬‬ ‫اإلسم‪:‬‬

‫الوظيفة‪:‬‬ ‫الوظيفة‪:‬‬ ‫الوظيفة‪:‬‬

‫التوقيع‪:‬‬ ‫التوقيع‪:‬‬ ‫التوقيع‪:‬‬

‫‪ ‬‬

‫‪١٣‬‬ ‫عدد الصفحات ‪ ‬‬ ‫‪........../....‬‬ ‫نسخة رقم‪  :‬‬ ‫‪ ‬‬

‫‪ ‬‬

‫‪ ‬‬

‫‪ ‬‬

‫‪ ‬‬

‫ختم ضبط الوثائق ‪ ‬‬

 ‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬

‫الغرض ‪ ‬‬ ‫‪١‬‬

‫‪ ١-١‬وضع نظام وتحديد مسؤوليات إعداد وإصدار ومراقبة وضبط الوثائق لنظام‬
‫الجودة بالتشكيل‬

‫مجال التطبيق‬ ‫‪٢‬‬

‫‪ ‬‬

‫‪ ١-٢‬جميع وثائق نظم العمل والجودة بالتشكيل ابتداء من إعداد او تعديل الوثيقة‬
‫‪ ‬وحتى اصدارھا‬
‫‪ ‬‬ ‫‪٣‬‬
‫التعريفات ‪ ‬‬

‫‪ ١-٣‬وثيقة ‪ :‬ھى مستند به بيانات ذات معنى تأخذ أى شكل مثل السياسة أو اإلجراء‬
‫أو تعليمات العمل‪ ....‬الخ يرجع إليه لتنفيذ األنشطة وضبطھا‪.‬‬
‫‪ ٢-٣‬الوثيقة الداخلية ‪:‬ھي وثيقة تم إصدارھا واعتمادھا بواسطة احدى إدارات او‬
‫اقسام التشكيل وتشمل التالي ‪:‬‬
‫‪ ٢-١-٣‬السياسة)س(‪:‬ھي التوجه والنية العامة التي تعطي االطار العام ألداء‬
‫النشاط‪/‬العملية‬
‫‪ ٢-٢-٣‬اإلجراء )ج(‪:‬ھو طريقة محددة لتنفيذ النشاط من خالل وضع النظام وتحديد‬
‫المسؤوليات لكل مرحلة )ماذا نعمل؟(‬
‫‪ ٢-٣-٣‬تعليمات العمل )ع(‪ :‬ھي طريقة تفصيلية ألداء النشاط )كيف نعمل؟(‬
‫لالسترشاد بھا او اتباعھا بدقة يمكن ان تسمى ايضا ً إرشادات او بروتوكوالت‬
‫‪ ٢-٤-٣‬الخطة )خ(‪:‬ھي جزء من نظام التشكيل لتوثيق االھداف الموضوعة وتحديد‬
‫العمليات الضرورية لتحقيقھا وتحديد المسؤوليات المرتبطة بھا وتوفير الموارد‬
‫الالزمة لتحقيقھا في إطار زمني ‪.‬‬
‫ختم ضبط الوثائق ‪ ‬‬
 ‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬

‫‪ ٢-٥-٣‬خريطة التدفق )ر(‪:‬ھي رسم تخطيطي لعرض تسلسل خطوات العمل‬

‫‪ ٣-٦-٣‬الھيكل التنظيمي )ھـ(‪ :‬ھو وسيلة بيانية لتوضيح العالقات التنظيمية وخطوط‬
‫االتصاالت بين اإلدارات واالفراد العاملين داخل التشكيل‬
‫‪ ٢-٧-٣‬الوصف الوظيفي)و(‪ :‬ھو وثيقة تستخدم للتعريف بالواجبات والمسؤوليات‬
‫والصالحيات المطلوبة لكل وظيفه مع تحديد المؤھالت والخبرات والتدريب‬
‫والمھارات الالزمة لشغل ھذه الوظيفة‬
‫‪ ٢-٨-٣‬الدليل )د(‪ :‬ھو تجميع ماسبق من وثائق او بعضھا في مجلد واحد‬

‫‪ ٣-٣‬الوثيقة الخارجية ‪:‬ھي أية وثيقة يحصل عليھا التشكيل من جھة خارجية مثل‬
‫القوانين والمراجع وادلة تشغيل االجھزة والمواصفات المحلية والعالمية ‪...‬الخ ولھا‬
‫عالقة بجودة الخدمة‬

‫النماذج المستخدمه ‪ ‬‬ ‫‪٤‬‬

‫جودة – ن – ‪٠١ – ٠١‬‬ ‫‪ ١-٤‬نموذج طلب إصدار ‪ /‬تعديل ‪ /‬الغاء وثيقة‬

‫جودة – ن ‪٠٢ – ٠١ -‬‬ ‫‪ ٢-٤‬نموذج سجل الوثائق الملغاة‬
‫جودة – ن – ‪٠٣ – ٠١‬‬ ‫‪ ٣-٤‬نموذج قائمة توزيع الوثائق‬
‫جودة – ن – ‪٠٤ – ٠١‬‬ ‫‪ ٤-٤‬نموذج سجل تسليم الوثائق‬
‫جودة – ن – ‪٠٥ – ٠١‬‬ ‫‪ ٥-٤‬نموذج سجل الوثائق الخارجية‬

‫ختم ضبط الوثائق ‪ ‬‬

 ‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬

‫خطوات العمل ‪ ‬‬ ‫‪٥‬‬

‫المسؤول‬ ‫الخطوة‬ ‫م‬

‫إعداد الوثائق‬ ‫‪١-٥‬‬
‫مقترح الوثيقة‬ ‫عند الرغبة فى إعداد وثيقة يتم ملء نموذج طلب إصدار‬ ‫‪١-١-٥‬‬
‫وثيقة)جودة – ن – ‪ (٠١ – ٠١‬ويرفق به مسودة الوثيقة المراد‬
‫إصدارھا ويسلمھا لمسئول ضبط الوثائق‪.‬‬
‫مسؤول ضبط‬ ‫تتم مراجعة الوثيقة من حيث مطابقتھا لمعايير إعداد الوثيقة)بند‬ ‫‪٢-١-٥‬‬
‫الوثائق‬ ‫‪ ٣-١-٥‬وبند ‪ (٥-١-٥‬وشروط اإلصدار وعدم تعارضھا مع أية‬
‫وثائق أخرى ثم إصدارھا‪.‬‬
‫يتم إعداد الوثيقة بواسطة أكثر العاملين دراية بموضوعھا‬
‫ومسئول جھة اإلصدار يوقع فى خانة اإلعداد وله أن يضيف‬
‫اسم معد الوثيقة‬
‫مسؤول جھة‬ ‫يتم إعداد وثائق )اإلجراءات (بحيث تستوفى العناصر اآلتية‬ ‫‪٣-١-٥‬‬
‫االصدار‬ ‫كحد أدنى‪:‬‬
‫الغرض ‪ :‬وھو الھدف الذى وضعت من أجله الوثيقة‬ ‫‪ ٣-١-٥‬أ‬
‫مجال التطبيق ‪ :‬األنشطة‪/‬العمليات‪/‬الخدمات‪...‬الخ التى تنطبق‬ ‫‪ ٣-١-٥‬ب‬
‫عليھا الوثيقة أو تتأثر بھا مع توضيح بداية العملية ونھايتھا‪.‬‬
‫التعريفات ‪ :‬مدلول المصطلحات واالختصارات المستخدمة فى‬ ‫‪ ٣-١-٥‬ج‬
‫الوثيقة )إن وجدت(‬

‫النماذج المستخدمة ‪ :‬النماذج المذكورة فى الوثيقة‪.‬‬ ‫‪ ٣-١-٥‬د‬

‫خطوات العمل ‪ :‬شرح لتتابع الخطوات المطلوبة لتنفيذ ما ورد‬ ‫‪ ٣-١-٥‬ھـ‬
‫فى الوثيقة والمسئول عن تنفيذ كل خطوة‪.‬‬
‫ضبط العمليات ‪ :‬الوسائل المستخدمة لمراقبة وضبط العمليات‬ ‫‪ ٣-١-٥‬و‬
‫المذكورة فى اإلجراء للتأكد من األداء وفقا لما ھو موثق‪.‬‬

‫ختم ضبط الوثائق ‪ ‬‬

 ‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬

‫مسؤول جھة‬ ‫ويمكن إضافة بنود أخرى عند الحاجة إليھا مثل‪:‬‬ ‫‪٤-١-٥‬‬
‫االصدار‬ ‫‪ ‬الموارد المستخدمة‬
‫‪ ‬خرائط التدفق‬
‫‪ ‬معايير قياس االداء والعمليات‬
‫‪ ‬المراجع المستخدمة‬
‫‪ ‬المرفقات )الخرائط – الجداول – الرسوم التوضيحية‬
‫‪..‬الخ(‬
‫معد الوثيقة‬ ‫تتكون وثيقة )اإلجراءات( من‪:‬‬ ‫‪٥-١-٥‬‬
‫صفحة الغالف بنفس عناصر وشكل غالف ھذا اإلجراء‪.‬‬ ‫‪ ٥-١-٥‬أ‬
‫صفحات متكررة تغطى العناصر السابقة ببند ‪٣-١-٥‬‬ ‫‪ ٥-١-٥‬ب‬
‫الصفحة األخيرة لبيان التعديالت التى جرت على الوثيقة‪.‬‬ ‫‪ ٥-١-٥‬ج‬
‫فى حالة النماذج يكتفى بوضع رمز النموذج ورقم وتاريخ‬ ‫‪ ٥-١-٥‬د‬
‫اإلصدار فى ذيل الصفحة‬
‫معد الوثيقة‬ ‫يتم مراعاة القواعد االتية عند اعداد اي وثيقة ‪:‬‬ ‫‪٦-١-٥‬‬
‫كتابة المسودة على الكمبيوتر‬ ‫‪٦-١-٥‬أ‬
‫الكتابة العربية حجم ‪ Arial A4‬والعناوين ‪ Bold‬والغالف‬ ‫‪ ٦-١-٥‬ب‬
‫بنفس حجم الخط في ھذا االجراء‬
‫مراعاة القواعد اللغوية‬ ‫‪ ٦-١-٥‬ج‬
‫استخدام المصطلحات الشائعة في مواقع استخدام الوثيقة‬ ‫‪ ٦-١-٥‬د‬
‫يستخدم الترقيم المتسلسل وبعد الرقم الثالث تستخدم الحروف‬ ‫‪ ٦-١-٥‬ه‬
‫االبجدية‬
‫مسؤول ضبط‬ ‫تعتبر صياغة ھذا اإلجراء نموذجا تطبيقيا يحتذى به فى إصدار‬ ‫‪٧-١-٥‬‬
‫الوثائق‬ ‫اإلجراءات‪.‬‬
‫أية وثائق أخرى)مثل تعليمات العمل ‪ -‬بطاقات الوصف‬ ‫‪٨-١-٥‬‬
‫الوظيفى ‪-‬ااالھداف والخطط ‪ ...‬الخ (يتم صياغتھا طبقا للنماذج‬
‫الصادرة من مسئول ضبط الوثائق لتوحيد شكل الوثائق على‬
‫مستوى التشكيل‪.‬‬

‫ختم ضبط الوثائق ‪ ‬‬

 ‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬

‫المسؤول‬ ‫الخطوة‬ ‫م‬

‫الترميز‬ ‫‪٢-٥‬‬
‫يتم ترميز جميع الوثائق عند إصدارھا ويتم ذلك وفقا للبند ‪-٢-٥‬‬ ‫‪١-٢-٥‬‬
‫‪٢‬‬
‫مسؤول ضبط‬ ‫يتكون الرمز من ثالثة أجزاء فى حالة الوثائق وأربعة أجزاء‬ ‫‪٢-٢-٥‬‬
‫الوثائق‬ ‫فى حالة النماذج‪.‬‬
‫الجزء األول من اليمين به رمز الجھة التى أصدرت الوثيقة‬ ‫‪٢-٢-٥‬أ‬
‫طبقا للمرفق)‪(١‬‬
‫الجزء الثانى من اليمين يحتوى على نوع الوثيقة طبقا للرموز‬ ‫‪٢-٢-٥‬ب‬
‫الواردة فى بند ‪٣‬‬
‫الجزء الثالث من اليمين ويحتوى على رقم مسلسل للوثيقة‬ ‫‪٢-٢-٥‬ج‬
‫بالنسبة لجھة اإلصدار وھو يتكون من خانتين فى حالة اإلجراء‬
‫ومن ثالث خانات فى حالة تعليمة العمل‬ ‫‪٢-٢-٥‬د‬
‫ترميز النماذج تتبع فيه نفس الخطوات السابقة فالجزء األول‬
‫يدل على جھة اإلصدار والثانى يدل على النموذج أي)ن(‬
‫والثالث به رقم اإلجراء أو تعليمة العمل الذى يتبعھا النموذج‬
‫والجزء الرابع وھو مكون من خانتين ھما مسلسل النموذج‬ ‫‪٢-٢-٥‬ھـ‬
‫بالنسبة لإلجراء أو تعليمة العمل‪.‬‬
‫النماذج التى ال تتبع أية إجراءات أو تعليمات عمل يتم استبدال‬
‫الجزء الثالث فيھا بصفرين‪.‬‬
‫مسؤول ضبط‬ ‫بعض النماذج الخارجية لھا رموز خاصة بھا يتم التعامل بھا‬ ‫‪٣-٢-٥‬‬
‫الوثائق‬ ‫بنفس رموزھا أو بأسمائھا حسب طريقة تعريفھا‬
‫مسؤول ضبط‬ ‫أمثلة لترميز النماذج‪:‬‬ ‫‪٤-٢-٥‬‬
‫الوثائق‬ ‫النموذج )جودة – ن – ‪ (٠١ – ٠٣‬ھو رقم )‪(١‬صادر من‬ ‫‪٤-٢-٥‬أ‬
‫الجودة طبقا لإلجراء رقم )‪(٣‬‬
‫النموذج )عليا – ن – ‪ (٠٣ – ٠٠٢‬ھو رقم )‪ (٣‬صادر من‬ ‫‪ ٤-٢-٥‬ب‬
‫اإلدارة العليا لتعليمات العمل رقم )‪(٢‬‬

‫ختم ضبط الوثائق ‪ ‬‬

 ‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬

‫المسؤول‬ ‫الخطوة‬ ‫م‬

‫اختام ضبط الوثائق‬ ‫‪٣-٥‬‬
‫مسؤول ضبط‬ ‫لدى مسئول ضبط الوثائق خاتمين لضبط الوثائق يوضح كل ختم‬ ‫‪١-٣-٥‬‬
‫شعار التشكيل ويكتب على الختم األول عبارة " ضبط الوثائق "لونھ الوثائق‬
‫أزرق وعلى الختم الثانى عبارة" الوثائق الملغاة " باللون األحمر ويتم‬
‫االحتفاظ ببصمة الخاتمين على مستند يعتمد من ممثل التشكيل‪.‬‬
‫مسؤول ضبط‬ ‫يجب المحافظة والمراقبة والسيطرة على ختمى ضبط الوثائق‬ ‫‪٢-٣-٥‬‬
‫الوثائق‬
‫إصدار الوثائق‬ ‫‪٤-٥‬‬
‫جميع الوثائق التى يتم التعامل بھا على مستوى التشكيل والمثل مطلبا مسؤول ضبط‬ ‫‪١-٤-٥‬‬
‫الوثائق‬ ‫أساسيا فى مواصفات الجودة تصدر من الجودة ويراجعھا ممثل‬
‫اإلدارة ويعتمدھا المسوؤل أو من يفوضه‪.‬‬
‫تعليمات العمل التى يتم التعامل بھا داخل جھة معينة يتم إصدارھا من جھة اإلصدار‬ ‫‪٢-٤-٥‬‬
‫تلك الجھة المعنية ويعتبر مديرھا مسئوال عنھا ويعتمدھا‪.‬‬
‫جھة اإلصدار‬ ‫الوثائق التى تصدرھا أحدى الجھات وتتعدى المسئوليات فيھا جھة‬ ‫‪٣-٤-٥‬‬
‫اإلصدار وتتعامل أو تتأثر بھا جھات أخرى تلتزم الجھة المصدرة‬
‫بالحصول على موافقة تلك الجھات عليھا ويتم إعداد تلك الوثائق‬
‫بواسطة الجھة المصدرة وتراجعھا الجھات المتأثرة بھا واعتمادھا يتم‬
‫بواسطة الجھة األعلى طبقا للھيكل التنظيمى‪.‬‬
‫الجھات المسموح لھا بإصدار الوثائق ھى الجھات الوارد ذكرھا فى جھة اإلصدار‬ ‫‪٤-٤-٥‬‬
‫المرفق )‪ (١‬فقط‬
‫مسؤول ضبط‬ ‫يوضع رقم اإلصدار)‪(١‬على الوثيقة عند إصدارھا للمرة األولى‬ ‫‪٥-٤-٥‬‬
‫الوثائق‬ ‫ويذكر تاريخ اإلصدار ويتم تغيير رقم اإلصدار بعد إجراء خمسة‬
‫تعديالت على الوثيقة أى عند الرغبة فى عمل التغيير السادس حيث‬
‫يتم إعادة إصدار الوثيقة ويكون رقم اإلصدار ھو )‪ (٢‬وھكذا )راجع‬
‫بند ‪ (٥-٥‬او عند وجود تعديل يؤثر على اكثر من صفحة او عدد‬
‫الصفحات‬

‫ختم ضبط الوثائق ‪ ‬‬

 ‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬

‫المسؤول‬ ‫الخطوة‬ ‫م‬

‫جھة اإلصدار‬ ‫تتم مراجعة شاملة للوثائق وإعادة إصدارھا كل ثالث سنوات من‬ ‫‪٦-٤-٥‬‬
‫تاريخ آخر إصدار أو إذا اقتضت الضرورة قبل ذلك ويعاد إصدارھا‬
‫برقم إصدار جديد‪.‬‬
‫مسؤول ضبط‬ ‫تتم مراجعة حالة اإلصدار وإعادة اإلصدار وحلول موعد المراجعة‬ ‫‪٧-٤-٥‬‬
‫الوثائق‬ ‫الدورية وإعادة اإلصدار دوريا وإبالغ الجھات المعنية للقيام‬
‫بمسئولياتھا‪.‬‬
‫جھة اإلصدار‬ ‫عند إصدار الوثيقة – فى حالة تفعيل نظام ضبط الوثائق اإللكترونى ‪-‬‬ ‫‪٨-٤-٥‬‬
‫مسؤول ضبط‬ ‫تسلم جھة اإلصدار طلب اإلصدار المعتمد مع نسخة الكترونية من‬
‫الوثائق‬ ‫الوثيقة المراد إصدارھا لمسئول ضبط الوثائق الذى يقوم بدوره‬
‫باتخاذ الالزم نحو وضع الوثيقة على النموذج اإللكترونى وإصدار‬
‫النسخة األصلية حيث يحتفظ بھا مع طلب اإلصدار والذى يقوم بدوره‬
‫باستكمال التوقيعات واالعتمادات‪.‬‬
‫تعديل الوثائق‬ ‫‪٥-٥‬‬
‫جھة اإلصدار‬ ‫عند تعديل جزء فى الوثيقة يستخدم نموذج طلب تعديل وثيقة )جودة‬ ‫‪١-٥-٥‬‬
‫– ن – ‪ (٠١ – ٠١‬ويتم الموافقة على التعديل بنفس خطوات‬
‫وضوابط الموافقة على االصدار‬
‫معد الوثيقة‬ ‫يتم تمييز ما تم تعديله بكتابته بطريقة مميزة بكتابة بخط مائل سميك‪.‬‬ ‫‪٢-٥-٥‬‬
‫معد الوثيقة‬ ‫يتم تسجيل ملخص التعديل الذى تم فى صفحة التعديالت مع توقيع‬ ‫‪٣-٥-٥‬‬
‫معتمد الوثيقة أمام التعديل‪.‬‬
‫معد الوثيقة‬ ‫الوثائق المكونة من صفحة واحدة أو صفحتين مثل بطاقات الوصف‬ ‫‪٤-٥-٥‬‬
‫الوظيفى وتعليمات تشغيل األجھزة أو البرامج والنماذج يتم إعادة‬
‫اإلصدار مع كل تعديل‪.‬‬
‫ال يجوز عمل تعديل على أية وثيقة بخط اليد وفى حالة وجود ذلك ال‬ ‫‪٥-٥-٥‬‬
‫يعتمد التعديل وإذا طمس النص األصلى ال يعتد بالوثيقة‪.‬‬

‫ختم ضبط الوثائق ‪ ‬‬

 ‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬

‫المسؤول‬ ‫الخطوة‬ ‫م‬

‫إلغاء الوثائق‬ ‫‪٦-٥‬‬
‫الجھة المطالبة‬ ‫عند الرغبة فى إلغاء وثيقة يتم استخدام نموذج طلب إلغاء وثيقة )جودة‬ ‫‪١-٦-٥‬‬
‫– ن – ‪ (٠١ – ٠١‬ويتم إعتماد اإللغاء بنفس إسلوب اإلصدار‬
‫مسؤول ضبط‬ ‫يتم تسجيل الوثيقة الملغاة فى سجل الوثائق الملغاة )جودة – ن – ‪٠١‬‬ ‫‪٢-٦-٥‬‬
‫الوثائق‬ ‫– ‪(٠٢‬‬
‫مسؤول ضبط‬ ‫الوثيقة التى تم إعادة إصدارھا يعامل اإلصدار القديم لھا نفس معاملة‬ ‫‪٣-٦-٥‬‬
‫الوثائق‬ ‫الوثيقة الملغاة‬
‫مسؤول ضبط‬ ‫يتم سحب جميع نسخ الوثيقة الملغاة طبقا لقائمة توزيع الوثائق‬ ‫‪٤-٦-٥‬‬
‫الوثائق‬ ‫وإعدامھا مع االحتفاظ بالنسخة األصلية فى ملف الوثائق الملغاة بعد‬
‫ختم جميع صفحاتھا على الوجه المقروء بختم الوثائق الملغاة‪.‬‬
‫ضبط وتوزيع الوثائق الداخلية‬ ‫‪٧-٥‬‬
‫مسؤول ضبط‬ ‫يتم االحتفاظ بالنسخة األصلية للوثيقة ويتم ضبطھا بختم جميع‬ ‫‪١-٧-٥‬‬
‫الوثائق‬ ‫صفحاتھا من الخلف بختم ضبط الوثائق وتعتبر ھذه النسخة ھى التى‬
‫يتم التصوير منھا إلعداد النسخ المضبوطة التى سيتم توزيعھا وھى‬
‫المرجع للتأكد من صحة النسخة اإللكترونية‪.‬‬
‫مسؤول ضبط‬ ‫يتم تسجيل جميع الوثائق الصادرة فى قائمة توزيع الوثائق)جودة – ن‬ ‫‪٢-٧-٥‬‬
‫الوثائق‬ ‫– ‪ (٠٣- ٠١‬والتي تبين بيانات الوثيقة واماكن توزيعھا‬
‫مسؤول ضبط‬ ‫النسخ التى يتم توزيعھا تختم جميع صفحاتھا على الوجه بختم ضبط‬ ‫‪٣-٧-٥‬‬
‫الوثائق‬ ‫الوثائق وال يجوز التصوير منھا إطالقا وإنما تطلب من مسئول ضبط‬
‫الوثائق باستثناء النماذج فيمكن التصوير منھا لالستخدام‪.‬‬
‫مسؤول ضبط‬ ‫كل نسخة يتم توزيعھا يوضع عليھا رقم النسخة وھو عبارة عن رمز‬ ‫‪٤-٧-٥‬‬
‫الوثائق‬ ‫الجھة المستلمة مع رقم مسلسل لعدد النسخ المسلمة لھا مثال عند توزيع‬
‫‪ ٣‬نسخ من وثيقة ما على الدراسات والبحوث يتم كتابة )دراسات ‪(٣/١‬‬
‫على النسخة االولى و)دراسات ‪ (٣/٢‬على النسخة الثانية و)دراسات‬
‫‪ ( ٣/٣‬على النسخة الثالثة ويتم تسجيل النسخ الموزعة واعدادھا في‬
‫قائمة توزيع الوثائق جودة‪-‬ن‪(٠٣-٠١-‬‬

‫ختم ضبط الوثائق ‪ ‬‬

 ‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬

‫المسؤول‬ ‫الخطوة‬ ‫م‬

‫إذا رغبت الجھة في توزيع عدد من النسخ داخليا فيتم تسجيل ذلك في جھة اإلصدار‬ ‫‪٥-٧-٥‬‬
‫سجل تسليم الوثائق )جودة‪-‬ن‪(٠٤-٠١-‬مع توقيع المستلم لضبط‬
‫التوزيع‬
‫مسؤول ضبط‬ ‫عند إلغاء وثيقة يتم سحب جميع النسخ التى سبق توزيعھا وإعدامھا‬ ‫‪٦-٧-٥‬‬
‫الوثائق‬ ‫مع االحتفاظ بالنسخة األصلية الملغاة بعد ختم جميع صفحاتھا على‬
‫الوجه المقروء بختم )وثيقة ملغاة(ويتم االحتفاظ بھا لمدة خمس‬
‫سنوات‪.‬‬
‫عند التعديل على أى إجراء يتم سحب الصفحة أو الصفحات التى تم مسؤول ضبط‬ ‫‪٧-٧-٥‬‬
‫الوثائق‬ ‫التعديل عليھا فقط وكذلك صفحة بيان التعديالت واستبدالھا‬
‫بالصفحات المعدلة كما يتم إعدام جميع الصفحات الملغاة أما‬
‫الصفحات األصلية فترفق بطلب التعديل وال يتم تسجيلھا فى سجل‬
‫الوثائق الملغاة ألن التعديالت مذكورة فى بيان التعديالت‪.‬‬
‫مسؤول ضبط‬ ‫الوثائق غير المختومة بختم ضبط الوثائق ھى وثائق غير خاضعة‬ ‫‪٨-٧-٥‬‬
‫الوثائق‬ ‫للرقابة وھى‬
‫لالطالع والمعلومية فقط وال يعتد بھا فى تطبيق أو تنفيذ أية أنشطة أو‬
‫عمليات أو تعليمات‪.‬‬
‫يمكن وضع الوثائق الداخلية على شبكة الحاسب االلي لتكون متاحة مسؤول ضبط‬ ‫‪٩ -٧-٥‬‬
‫الوثائق‬ ‫لجميع العاملين بالتشكيل طبقا للضوابط التالية‪  :‬‬
‫إتاحتھا للقراءة فقط‪.‬‬ ‫‪ ٩-٧-٥‬أ‬
‫عدم السماح بطباعتھا باستثناء النماذج‪.‬‬ ‫‪ ٩-٧-٥‬ب‬
‫مسئول ضبط الوثائق ھو الوحيد الذى له صالحية إدخال الوثائق‬ ‫‪ ٨-٧-٥‬ج‬
‫وتعديلھا على الشبكة‪  .‬‬
‫مسئول ضبط الوثائق ھو الوحيد المسئول عن إصدار‪/‬تعديل الوثائق‬ ‫‪ ٩-٧-٥‬د‬
‫األصلية الورقية على النموذج اإللكترونى بناء على طلب‬
‫اإلصدار‪/‬التعديل‪/‬اإللغاء مع وجود األصل اإللكترونى المسلم له من‬
‫جھة اإلصدار وتتم الخطوات طبقا للبند ‪٧-٤-٥‬‬

‫ختم ضبط الوثائق ‪ ‬‬

 ‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬

‫المسؤول‬ ‫الخطوة‬ ‫م‬

‫ضبط وتوزيع الوثائق الخارجية‬ ‫‪٨-٥‬‬
‫مسؤول ضبط‬ ‫يتم تسجيل الوثائق الخارجية فى سجل الوثائق الخارجية )جودة – ن –‬ ‫‪١-٨-٥‬‬
‫الوثائق‬ ‫‪ (٠٥- ٠١‬ويتم ختم الصفحة االولى للنسخة االصلية فقط منھا بختم‬
‫ضبط الوثائق من الخلف‬
‫مسؤول ضبط‬ ‫عند الحاجة لتوزيع نسخ يتم التصوير من النسخة األصلية وختمھا على‬ ‫‪٢-٨-٥‬‬
‫الوثائق‬ ‫الصفحة األولى مع إضافة رقم النسخة وإثبات ذلك فى سجل تسليم‬
‫الوثائق )جودة – ن – ‪(٠٤ – ٠١‬‬
‫حفظ الوثائق على الوسائط االلكترونية‬ ‫‪٩-٥‬‬
‫مسؤول ضبط‬ ‫ال يتم تعديل الوثائق المحفوظة على الحاسب اآللى أو إلغاؤھا إال من‬ ‫‪١-٩-٥‬‬
‫الوثائق‬ ‫خالل مسئول ضبط الوثائق وذلك باستخدام كلمة مرور خاصة به‪.‬‬
‫ممثل اإلدارة‬ ‫يتم االحتفاظ بنسخة احتياطية تحت ضوابط أمن المعلومات‬ ‫‪٢-٩-٥‬‬
‫جھة اإلصدار‬ ‫يمكن للجھة التى أصدرت الوثيقة أن تحتفظ بنسخة إلكترونية على أية‬ ‫‪٣-٩-٥‬‬
‫وسائط) إذا كان ذلك متاحا ( شريطة تسجيل تاريخ اإلصدار للوثيقة‬
‫على الوسيط ويحفظ فى مكان آمن لالستعانة بھا عند الرغبة فى إجراء‬
‫أية تعديالت‪.‬‬

‫ضبط العمليات ‪ ‬‬ ‫‪٦‬‬

‫يتم ضبط عملية إصدار وتعديل وإلغاء وتوزيع الوثائق من خالل‪:‬‬

‫‪ ١-٦‬تفعيل السجالت المذكورة فى اإلجراء‬
‫‪٢-٦‬المراجعات الداخلية والخارجية على نظام الجودة‬
‫‪٣-٦‬وجود مسئول عن ضبط الوثائق بالتشكيل منفرد بھذه المھمة‪.‬‬

‫ختم ضبط الوثائق ‪ ‬‬

 ‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬

‫خريطة التدفق ‪ ‬‬ ‫‪٧‬‬

‫‪ ١-٧‬يظھر الشكل التالي تدفق العمليات لضبط الوثائق‪:‬‬

‫ھل لھا صلة‬ ‫كتابة المسودة‬ ‫إعتماد من جھة‬ ‫ملء النموذج ‪ ‬‬ ‫الرغبة في‬
‫بجھات اخرى؟ ‪ ‬‬ ‫على‬ ‫اإلصدار‬ ‫إصدار وثيقة‬
‫الكومبيوتر ‪ ‬‬

‫ال ‪ ‬‬
‫نعم ‪ ‬‬ ‫مراجعة المسودة‬
‫من جھة اإلصدار ‪ ‬‬ ‫ضبط النسخ الموزعة ‪ ‬‬

‫تسليم المسودة‬
‫حفظ االصل وتسجيل‬
‫لمسؤول ضبط‬ ‫توزيع النسخ‬
‫النسخ ‪ ‬‬
‫الوثائق ‪ ‬‬ ‫المضبوطة ‪ ‬‬
‫موافقة الجھات ذات‬
‫العالقة ‪ ‬‬

‫مراجعة المسودة‬ ‫إعداد نسخ التوزيع ‪ ‬‬

‫من مسؤول ضبط‬
‫الوثائق ‪ ‬‬

‫إعتماد النسخة‬
‫االصلية ‪ ‬‬

‫ھل توجد‬ ‫ترميز وتعديل‬ ‫إصدار النسخة‬

‫مالحظات ؟ ‪ ‬‬ ‫التنسيق ‪ ‬‬ ‫االصلية ‪ ‬‬

‫ختم ضبط الوثائق ‪ ‬‬

 ‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬

‫المرفقات ‪ ‬‬ ‫‪٨‬‬

‫‪ ١-٨‬بيان بأسماء ورموز إدارات الوكالة مرفق رقم )‪(١‬‬

‫بيان التعديل‬
‫ــــــــــــــــــــــــــ‬
‫التوقيع‬ ‫ملخص التعديل‬ ‫نوع التعديل *‬ ‫رقم‬ ‫التاريخ‬ ‫م‬
‫الصفحة‬
‫‪١‬‬

‫‪٢‬‬

‫‪٣‬‬

‫‪٤‬‬

‫‪٥‬‬

‫*نوع التعديل تعني ‪ :‬إضافة ‪ /‬حذف ‪ /‬تعديل‬

‫ختم ضبط الوثائق ‪ ‬‬