‫‪ 

‬‬

‫إجراء ظبط الوثائق‬

‫‪ -1‬الغرض‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬وضع نظام وتحديد مسئوليات إعداد وإصدار ومراقبة وضبط الوثائق لنظام الجودة‬

‫‪ -2‬مجال التطبيق‬
‫وضع نظام وتحديد مسئوليات‪ -‬إعداد وإصدار ومراقبة وضبط الوثائق لنظام‪ -‬الجودة بالكلية‪.‬‬
‫‪ ‬‬

‫‪ -3‬التعريفات‬
‫جميع وثائق نظم العمل والجودة بالكلية ابتداء من إعداد أو تعديل الوثيقة وحتى إصدارھا‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫وثيقة ‪ :‬ھى مستند به بيانات‪ -‬ذات معنى تأخذ أى شكل مثل السياسة‪ -‬أو اإلجراء أو تعليمات‪ -‬العمل ‪....‬الخ يرجع إليه‬
‫لتنفيذ األنشطة وضبطھا‪.‬‬

‫الوثيقة الداخلية‪ : -‬ھى وثيقة تم إصدارھا واعتمادھا بواسطة إحدى إدارات أو أقسام الوكالة‬

‫السياسة‪ :‬ھى التوجه والنية العامة التى تعطى اإلطار‪ -‬العام ألداء النشاط‪/-‬العملية‪.‬‬

‫اإلجراء ‪ :‬ھو طريقة محددة لتنفيذ‪ -‬النشاط‪ -‬من خالل وضع النظام‪ -‬وتحديد المسئوليات‪ -‬لكل‬
‫مرحلة (ماذا نعمل؟)‬

‫تعليمات‪ -‬العمل ‪ :‬ھى طريقة تفصيلية ألداء النشاط‪( -‬كيف نعمل؟) لالسترشاد بھا أو اتباعھا بدقة‪ .‬يمكن أن تسمى‬
‫أيضا إرشادات أو بروتوكوالت‪.‬‬

‫الخطة ‪ :‬ھى جزء من نظام الكلية‪ -‬لتوثيق األھداف الموضوعة وتحديد العمليات‪ -‬الضرورية‪-‬‬
‫لتحقيقھا‪ -‬وتحديد المسئوليات‪ -‬المرتبطة‪ -‬بھا وتوفير الموارد الالزمة لتحقيقھا فى إطار زمنى‪.‬‬

‫خريطة التدفق ‪ :‬ھى رسم تخطيطى لعرض تتسلسل خطوات العمل‬

‫الھيكل التنظيمى‪ :‬ھو وسيلة بيانية لتوضيح العالقات‪ -‬التنظيمية وخطوط االتصاالت بين اإلدارات أو األفراد العاملين‪-‬‬
‫داخل الكلية‪.‬‬

‫الوصف الوظيفى‪ :‬ھو وثيقة تستخدم للتعريف بالواجبات والمسئوليات‪ -‬والصالحيات‪ -‬المطلوبة لكل وظيفة مع تحديد‬
‫المؤھالت والخبرات‪ -‬والتدريب‪ -‬والمھارات‪ -‬الالزمة لشغل ھذه الوظيفة‪.‬‬

‫الدليل ‪ :‬ھو تجميع ما سبق من وثائق أو بعضھا في مجلد واحد‪.‬‬

‫الوثيقة الخارجية ‪ :‬ھى أية وثيقة تحصل عليھا‪ -‬الكلية‪ -‬من جھة خارجية مثل القوانين‪ -‬والمراجع وأدلة‬
 ‫تشغيل األجھزة والمواصفات‪ -‬المحلية‪ -‬والعالمية‪.... -‬الخ ولھا عالقة بجودة الخدمة‪ .‬‬

‫‪ -4‬النماذج المستخدمة‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪  4-1‬نموذج طلب إصدار ‪ /‬تعديل ‪ /‬إلغاء وثيقة جودة – ن – ‪٠١ - ٠١‬‬
‫‪  4-2‬نموذج سجل الوثائق الملغاة جودة – ن – ‪٠2 - ٠١‬‬
‫‪  4-3‬نموذج قائمة توزيع الوثائق ‪    ‬جودة – ن – ‪٠3 - ٠١‬‬
‫‪ 4-4‬نموذج سجل تسليم الوثائق جودة – ن – ‪٠4 - ٠١‬‬
‫‪ 4-5‬نموذج سجل الوثائق الخارجية‪ -‬جودة – ن – ‪٠5 - ٠١‬‬
‫‪ ‬‬

‫‪ -5‬خطوات العمل‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫المسئول‬ ‫الخطـــوة‬ ‫‪#‬‬
‫إعداد الوثائق‬ ‫‪5-1‬‬
‫مقترح الوثيقة‬ ‫عند الرغبة فى إعداد وثيقة يتم‬ ‫‪5-1-1‬‬
‫ملء نموذج طلب إصدار وثيقة‬
‫(جودة–ن–‪ )١-١‬ويرفق به مسودة‬
‫الوثيقة المراد إصدارھا ويسلمھا‬
‫لمسئول ضبط الوثائق‪.‬‬
‫مسئول ضبط‬ ‫تم مراجعة الوثيقة من حيث‬ ‫‪5-1-2‬‬
‫مطابقتھا لمعايير إعداد الوثيقة (بند الوثائق‬
‫‪ 3-١-5‬وبند ‪ )٥-١-٥‬وشروط‬
‫اإلصدار وعدم تعارضھا مع أية‬
‫وثائق أخرى ثم إصدارھا‪.‬‬
‫يتم إعداد الوثيقة بواسطة أكثر‬
‫العاملين دراية بموضوعھا‬
‫ومسئول جھة اإلصدار يوقع فى‬
‫خانة اإلعداد وله أن يضيف اسم‬
‫معد الوثيقة‬
‫يتم إعداد وثائق (اإلجراءات) مسئول جھة اإلصدار‬ ‫‪5-1-3‬‬
‫بحيث تستوفى العناصر اآلتية كحد‬ ‫‪-5-1-3‬أ‬
‫‪:‬أدنى‬ ‫‪-5-1-3‬ب‬
‫الغرض ‪ :‬وھو الھدف الذى‬ ‫‪ ‬‬
‫وضعت من أجله الوثيقة‬ ‫‪-5-1-3‬ج‬
‫مجال التطبيق ‪:‬‬ ‫‪-5-1-3‬د‬
‫األنشطة‪/‬العمليات‪/‬الخدمات‪...‬الخ‬ ‫‪-5-1-3‬هـ‬
‫التى تنطبق عليھا الوثيقة أو تتأثر‬ ‫‪ ‬‬
 ‫بھا مع توضيح بداية العملية‬ ‫‪-5-1-3‬و‬
‫‪.‬ونھايتھا‬ ‫‪ ‬‬
‫التعريفات ‪ :‬مدلول المصطلحات‬ ‫‪5-1-4‬‬
‫واالختصارات المستخدمة فى‬
‫‪.‬الوثيقة (إن وجدت)‬
‫النماذج المستخدمة ‪ :‬النماذج‬
‫‪.‬المذكورة فى الوثيقة‬
‫خطوات العمل ‪ :‬شرح لتتابع‬
‫الخطوات المطلوبة لتنفيذ ما ورد‬
‫فى الوثيقة ‪ ‬والمسئول عن تنفيذ كل‬
‫‪.‬خطوة‬
‫ضبط العمليات ‪ :‬الوسائل‬
‫المستخدمة لمراقبة وضبط‬
‫العمليات المذكورة فى اإلجراء‬
‫‪.‬للتأكد من األداء وفقا لما ھو موثق‬
‫ويمكن إضافة بنود أخرى عند‬
‫‪:‬الحاجة إليھا مثل‬
‫الموارد المستخدمة •‬
‫خرائط التدفق •‬
‫معايير قياس األداء والعمليات •‬
‫المراجع المستخدمة •‬
‫• المرفقات (الخرائط– الجداول–‬
‫الرسوم التوضيحية ‪...‬الخ‪).‬‬
‫‪:‬تتكون وثيقة (اإلجراءات) من معد الوثيقة‬ ‫‪5-1-5‬‬
‫صفحة الغالف بنفس عناصر‬ ‫‪-5-1-5‬أ‬
‫‪.‬وشكل غالف ھذا اإلجراء‬ ‫‪-5-1-5‬ب‬
‫صفحات متكررة تغطى العناصر‬ ‫‪-5-1-5‬ج‬
‫السابقة ببند ‪3-١-5‬‬ ‫‪-5-1-5‬د‬
‫الصفحة األخيرة لبيان التعديالت‬
‫‪.‬التى جرت على الوثيقة‬
‫فى حالة النماذج يكتفى بوضع‬
‫رمز النموذج ورقم وتاريخ‬
‫اإلصدار فى ذيل الصفحة‬
‫يتم مراعاة القواعد اآلتية عند معد الوثيقة‬ ‫‪5-1-6‬‬
‫‪.‬إعداد أية وثيقة‬ ‫‪-5-1-6‬أ‬
‫‪.‬كتابة المسودة على الكمبيوتر‬ ‫‪-5-1-6‬ب‬
‫‪ Arial 14‬الكتابة العربية حجم‬ ‫‪-5-1-6‬ج‬
‫والغالف بنفس ‪ Bold‬والعناوين‬ ‫‪-5-1-6‬د‬
‫‪.‬حجم الخط فى ھذا اإلجراء‬ ‫‪-5-1-6‬هـ‬
‫‪.‬مراعاة القواعد اللغوية‬
‫استخدام المصطلحات الشائعة فى‬
 ‫‪.‬مواقع استخدام الوثيقة‬
‫يستخدم الترقيم المتسلسل وبعد‬
‫الرقم الثالث تستخدم الحروف‬
‫األبجدية‬
‫تعتبر صياغة ھذا اإلجراء نموذجا مسئول ضبط الوثائق‬ ‫‪5-1-7‬‬
‫تطبيقيا يحتذى به فى إصدار‬
‫اإلجراءات‪.‬‬
‫أية وثائق أخرى (مثل تعليمات‬ ‫‪5-1-8‬‬
‫العمل ‪ -‬بطاقات الوصف‬
‫الوظيفى‪ -‬األھداف والخطط‬
‫الخ) يتم صياغتھا طبقا للنماذج ‪...‬‬
‫الصادرة من مسئول ضبط الوثائق‬
‫لتوحيد شكل‬
‫الوثائق على مستوى الوكالة‪.‬‬
‫الترميز‬ ‫‪5-2‬‬
‫مسئول ضبط الوثائق‬ ‫يتم ترميز جميع الوثائق عند‬ ‫‪5-2-1‬‬
‫إصدارھا ويتم ذلك وفقا للبند ‪-٢-5‬‬
‫‪.2‬‬
‫يتكون الرمز من ثالثة أجزاء فى‬ ‫‪5-2-2‬‬
‫حالة الوثائق وأربعة أجزاء فى‬
‫حالة النماذج‪.‬‬
‫الجزء األول من اليمين به رمز‬
‫الجھة التى أصدرت الوثيقة طبقا‬
‫للمرفق(‪)١‬‬
‫الجزء الثانى من اليمين يحتوى‬
‫على نوع الوثيقة طبقا للرموز‬
‫‪.‬الواردة فى بند ‪٣‬‬
‫الجزء الثالث من اليمين ويحتوى‬
‫على رقم مسلسل للوثيقة بالنسبة‬
‫لجھة اإلصدار وھو يتكون من‬
‫خانتين فى حالة اإلجراء ومن‬
‫ثالث خانات فى حالة تعليمة‬
‫‪.‬العمل‬
‫ترميز النماذج تتبع فيه نفس‬
‫الخطوات السابقة فالجزء األول‬
‫يدل على جھة اإلصدار والثانى‬
‫يدل على النموذج أى (ن ) والثالث‬
‫به رقم اإلجراء أو تعليمة العمل‬
‫التى يتبعھا النموذج والجزء الرابع‬
‫وھو مكون من خانتين ھما مسلسل‬
 ‫النموذج بالنسبة لإلجراء أو تعليمة‬
‫‪.‬العمل‬
‫النماذج التى ال تتبع أية إجراءات‬
‫أو تعليمات عمل يتم استبدال‬
‫الجزء الثالث فيھا بصفرين‪.‬‬
‫مسئول ضبط الوثائق‬ ‫بعض النماذج الخارجية لھا رموز‬ ‫‪5-2-3‬‬
‫خاصة بھا يتم التعامل بھا بنفس‬
‫رموزھا أو بأسمائھا حسب طريقة‬
‫تعريفھا‪.‬‬
‫‪:‬أمثلة لترميز النماذج‬ ‫‪5-2-4‬‬
‫النموذج (جودة – ن – ‪٠ – ٠3‬‬
‫‪)1‬ھو رقم (‪ )١‬صادر من الجودة‬
‫‪.‬طبقا إللجراء رقم (‪)٣‬‬
‫النموذج (عليا – ن – ‪)٠3– 0٠2‬‬
‫ھو رقم (‪)٣‬صادر من اإلدارة‬
‫العليا لتعليمة العمل رقم (‪.)٢‬‬
‫أختام ضبط الوثائق‬ ‫‪5-3‬‬
‫لدى مسئول ضبط الوثائق خاتمين مسئول ضبط الوثائق‬ ‫‪5-3-1‬‬
‫لضبط الوثائق يوضح كل ختم‬
‫شعار الوكالة ويكتب على الختم‬
‫األول عبارة " ضبط الوثائق" لونه‬
‫أزرق وعلى الختم الثانى عبارة‬
‫"الوثائق الملغاة " باللون األحمر‬
‫ويتم االحتفاظ ببصمة الخاتمين‬
‫على مستند يعتمد من ممثل الكلية‪.‬‬
‫يجب المحافظة والمراقبة‬ ‫‪5-3-2‬‬
‫والسيطرة على ختمى ضبط‬
‫الوثائق‪.‬‬
‫إصدار الوثائق‬ ‫‪5-4‬‬
‫جميع الوثائق التى يتم التعامل بھا مسئول ضبط الوثائق‬ ‫‪5-4-1‬‬
‫على مستوى الكلية والتى تمثل‬
‫مطلبا أساسيا فى مواصفات الجودة‬
‫تصدر من الجودة ويراجعھا ممثل‬
‫االبرنامج او الوحدة ويعتمدھا‬
‫الوكيل أو من يفوضه‪.‬‬
‫تعليمات العمل التى يتم التعامل بھا جھة اإلصدار‬ ‫‪5-4-2‬‬
‫داخل جھة معينة يتم إصدارھا من‬
‫تلك الجھة المعنية ويعتبر مديرھا‬
‫مسئول عنھا ويعتمدھا‪.‬‬
‫جھة اإلصدار‬ ‫الوثائق التى تصدرھا أحدى‬ ‫‪5-4-3‬‬
‫الجھات وتتعدى المسئوليات فيھا‬
‫جھة اإلصدار وتتعامل أو تتأثر بھا‬
‫جھات أخرى تلتزم الجھة‬
‫المصدرة بالحصول على موافقة‬
‫تلك الجھات عليھا ويتم إعداد تلك‬
‫الوثائق بواسطة الجھة المصدرة‬
‫وتراجعھا الجھات المتأثرة بھا‬
‫واعتمادھا يتم بواسطة الجھة‬
‫األعلى طبقا للھيكل التنظيمى‪.‬‬
‫جھة اإلصدار‬ ‫الجھات المسموح لھا بإصدار‬ ‫‪5-4-4‬‬
‫الوثائق ھى الجھات الوارد ذكرھا‬
‫فى المرفق (‪ )١‬فقط‬
‫مسئول ضبط الوثائق‬ ‫يوضع رقم اإلصدار (‪ )١‬على‬ ‫‪5-4-5‬‬
‫الوثيقة عند إصدارھا للمرة األولى‬
‫ويذكر تاريخ اإلصدار ويتم تغيير‬
‫رقم اإلصدار بعد إجراء خمسة‬
‫تعديالت على الوثيقة أى عند‬
‫الرغبة فى عمل التغيير السادس‬
‫حيث يتم إعادة إصدار الوثيقة‬
‫ويكون رقم اإلصدار ھو (‪)٢‬‬
‫وھكذا‪( .‬راجع بند ‪ )٥-٥‬أو عند‬
‫وجود تعديل يؤثر على أكثر من‬
‫صفحة أو عدد الصفحات‪.‬‬
‫جھة اإلصدار‬ ‫تتم مراجعة شاملة للوثائق وإعادة‬ ‫‪5-4-6‬‬
‫إصدارھا كل ثالث سنوات من‬
‫تاريخ آخر إصدار أو جھة‬
‫اإلصدار إذا اقتضت الضرورة‬
‫قبل ذلك ويعاد إصدارھا برقم‬
‫إصدار جديد‪.‬‬
‫مسئول ضبط الوثائق‬ ‫تتم مراجعة حالة اإلصدار وإعادة‬ ‫‪5-4-7‬‬
‫اإلصدار وحلول موعد المراجعة‬
‫الدورية وإعادة اإلصدار دوريا‬
‫وإبالغ الجھات المعنية للقيام‬
‫بمسئولياتھا‪.‬‬
‫جھة اإلصدار‬ ‫عند إصدار الوثيقة – فى حالة‬ ‫‪5-4-8‬‬
‫‪ ‬‬ ‫تفعيل نظام ضبط الوثائق‬
‫مسئول ضبط الوثائق‬ ‫اإللكترونى‪ -‬تسلم جھة اإلصدار‬
‫طلب اإلصدار المعتمد مع نسخة‬
‫الكترونية من الوثيقة المراد‬
 ‫إصدارھا لمسئول ضبط الوثائق‬
‫الذى يقوم بدوره باتخاذ الالزم نحو‬
‫وضع الوثيقة على النموذج‬
‫اإللكترونى وإصدار النسخة‬
‫األصلية حيث يحتفظ بھا مع طلب‬
‫اإلصدار والذى يقوم بدوره‬
‫باستكمال التوقيعات واالعتمادات‪.‬‬
‫تعديل الوثائق‬ ‫‪5-5‬‬
‫عند تعديل جزء فى الوثيقة يستخدم جھة اإلصدار‬ ‫‪5-5-1‬‬
‫نموذج طلب تعديل وثيقة (جودة‪-‬‬
‫ن‪ )٠١-٠١-‬ويتم الموافقة على‬
‫التعديل بنفس خطوات وضوابط‬
‫الموافقة على اإلصدار‪.‬‬
‫معد الوثيقة‬ ‫يتم تمييز ما تم تعديله بكتابته‬ ‫‪5-5-2‬‬
‫بطريقة مميزة بكتابة بخط مائل‬
‫سميك‪.‬‬
‫معد الوثيقة‬ ‫يتم تسجيل ملخص التعديل الذى تم‬ ‫‪5-5-3‬‬
‫فى صفحة التعديالت مع توقيع‬
‫معتمد الوثيقة أمام التعديل‪.‬‬
‫معد الوثيقة‬ ‫الوثائق المكونة من صفحة واحدة‬ ‫‪5-5-4‬‬
‫أو صفحتين مثل بطاقات الوصف‬
‫الوظيفى وتعليمات تشغيل األجھزة‬
‫أو البرامج والنماذج يتم إعادة‬
‫اإلصدار مع كل تعديل‪.‬‬
‫ال يجوز عمل تعديل على أية وثيقة‬ ‫‪5-5-5‬‬
‫بخط اليد وفى حالة وجود ذلك ال‬
‫يعتمد التعديل وإذا طمس النص‬
‫األصلى ال يعتد بالوثيقة‪.‬‬
‫إلغاء الوثائق‬ ‫‪5-6‬‬
‫الجھة الطالبة‬ ‫عند الرغبة فى إلغاء وثيقة يتم‬ ‫‪5-6-1‬‬
‫استخدام نموذج طلب إلغاء وثيقة‬
‫(جودة‪-‬ن‪ )٠١-٠١-‬ويتم اعتماد‬
‫اإللغاء بنفس أسلوب اإلصدار‪.‬‬
‫يتم تسجيل الوثيقة الملغاة فى سجل مسئول ضبط الوثائق‬ ‫‪5-6-2‬‬
‫الوثائق الملغاة (جودة‪-‬ن‪.)٠2-٠1‬‬
‫مسئول ضبط الوثائق‬ ‫الوثيقة التى تم إعادة إصدارھا‬ ‫‪5-6-3‬‬
‫يعامل اإلصدار القديم لھا نفس‬
‫معاملة الوثيقة الملغاة‪.‬‬
‫مسئول ضبط الوثائق‬ ‫يتم سحب جميع نسخ الوثيقة‬ ‫‪5-6-4‬‬
‫الملغاة طبقا لقائمة توزيع الوثائق‬
‫وإعدامھا مع االحتفاظ بالنسخة‬
‫األصلية فى ملف الوثائق الملغاة‬
‫بعد ختم جميع صفحاتھا على‬
‫الوجه المقروء بختم الوثائق‬
‫الملغاة‪.‬‬
‫مسئول ضبط الوثائق‬ ‫‪5-7‬‬
‫مسئول ضبط الوثائق‬ ‫يتم االحتفاظ بالنسخة األصلية‬ ‫‪5-7-1‬‬
‫للوثيقة ويتم ضبطھا بختم جميع‬
‫صفحاتھا من الخلف بختم ضبط‬
‫الوثائق وتعتبر ھذه النسخة ھى‬
‫التى يتم التصوير منھا إلعداد‬
‫النسخ المضبوطة التى سيتم‬
‫توزيعھا وھى المرجع للتأكد من‬
‫صحة النسخة اإللكترونية‪.‬‬
‫مسئول ضبط الوثائق‬ ‫يتم تسجيل جميع الوثائق الصادرة‬ ‫‪5-7-2‬‬
‫فى قائمة توزيع الوثائق (جودة‪-‬ن‪-‬‬
‫‪ )٠3-٠1‬والتى تبين بيانات الوثيقة‬
‫وأماكن توزيعھا‪.‬‬
‫مسئول ضبط الوثائق‬ ‫النسخ التى يتم توزيعھا تختم جميع‬ ‫‪5-7-3‬‬
‫صفحاتھا على الوجه بختم ضبط‬
‫الوثائق وال يجوز التصوير منھا‬
‫إطالقا وإنما تطلب من مسئول‬
‫ضبط الوثائق باستثناء النماذج‬
‫فيمكن التصوير منھا لالستخدام‪.‬‬
‫مسئول ضبط الوثائق‬ ‫كل نسخة يتم توزيعھا يوضع‬ ‫‪5-7-4‬‬
‫عليھا رقم النسخة وھو عبارة عن‬
‫رمز الجھة المستلمة مع رقم‬
‫مسلسل لعدد النسخ المسلمة لھا‬
‫مثال عند توزيع ‪ ٣‬نسخ من وثيقة‬
‫ما على الدراسات والبحوث يتم‬
‫كتابة (دراسات ‪) 3 / 1‬على‬
‫النسخة األولى و(دراسات‪) 3 / 2‬‬
‫على النسخة الثانية و(دراسات ‪/ ٣‬‬
‫‪) ٣‬على النسخة الثالثة ويتم تسجيل‬
‫النسخ الموزعة وأعدادھا فى قائمة‬
‫توزيع الوثائق (جودة‪-‬ن‪.)٠3-٠1-‬‬
‫جھة اإلصدار‬ ‫إذا رغبت الجھة فى توزيع عدد‬ ‫‪5-7-5‬‬
‫من النسخ داخليا فيتم تسجيل ذلك‬
 ‫فى سجل تسليم الوثائق (جودة‪-‬ن‪-‬‬
‫‪.)٠4-٠1‬مع توقيع المستلم لضبط‬
‫التوزيع‪.‬‬
‫مسئول ضبط الوثائق‬ ‫عند إلغاء وثيقة يتم سحب جميع‬ ‫‪5-7-6‬‬
‫النسخ التى سبق توزيعھا وإعدامھا‬
‫مع االحتفاظ بالنسخة األصلية‬
‫الملغاة بعد ختم جميع صفحاتھا‬
‫على الوجه المقروء بختم (وثيقة‬
‫ملغاة) ويتم االحتفاظ بھا لمدة‬
‫خمس سنوات‪.‬‬
‫مسئول ضبط الوثائق‬ ‫عند التعديل على أى إجراء يتم‬ ‫‪5-7-7‬‬
‫سحب الصفحة أو الصفحات التى‬
‫تم التعديل عليھا فقط وكذلك‬
‫صفحة بيان التعديالت واستبدالھا‬
‫بالصفحات المعدلة كما يتم إعدام‬
‫جميع الصفحات الملغاة أما‬
‫الصفحات األصلية فترفق بطلب‬
‫التعديل وال يتم تسجيلھا فى سجل‬
‫الوثائق الملغاة ألن التعديالت‬
‫مذكورة فى بيان التعديالت‪.‬‬
‫مسئول ضبط الوثائق‬ ‫الوثائق غير المختومة بختم ضبط‬ ‫‪5-7-8‬‬
‫الوثائق ھى وثائق غير خاضعة‬
‫للرقابة وھى لالطالع والمعلومية‬
‫فقط وال يعتد بھا فى تطبيق أو‬
‫تنفيذ أية أنشطة أو عمليات أو‬
‫تعليمات‪.‬‬
‫مسئول ضبط الوثائق‬ ‫يمكن وضع الوثائق الداخلية على‬ ‫‪5-7-9‬‬
‫شبكة الحاسب اآللى لتكون متاحة‬ ‫‪ ‬‬
‫لجميع العاملين بالوكالة طبقا‬ ‫‪-5-7-9‬أ‬
‫‪:‬للضوابط التالية‬ ‫‪-5-7-9‬ب‬
‫‪.‬إتاحتھا للقراءة فقط‬ ‫‪-5-7-9‬ج‬
‫عدم السماح بطباعتھا باستثناء‬ ‫‪-5-7-9‬د‬
‫‪.‬النماذج‬
‫مسئول ضبط الوثائق ھو الوحيد‬
‫الذى له صالحية إدخال الوثائق‬
‫‪.‬وتعديلھا على الشبكة‬
‫مسئول ضبط الوثائق ھو الوحيد‬
‫المسئول عن إصدار‪/‬تعديل الوثائق‬
‫األصلية الورقية على النموذج‬
‫اإللكترونى بناء على طلب‬
 ‫اإلصدار‪/‬التعديل‪/‬اإللغاء مع وجود‬
‫األصل اإللكترونى المسلم له من‬
‫جھة اإلصدار وتتم الخطوات طبقا‬
‫للبند ‪.7-٤-5‬‬
‫ضبط وتوزيع الوثائق الخارجية‬ ‫‪5-8‬‬
‫يتم تسجيل الوثائق الخارجية فى مسئول ضبط الوثائق‬ ‫‪5-8-1‬‬
‫سجل الوثائق الخارجية (جودة‪-‬ن‪-‬‬
‫‪ )٠5-٠1‬ويتم ختم‬
‫الصفحة األولى للنسخة األصلية‬
‫فقط منھا بختم ضبط الوثائق من‬
‫الخلف‪.‬‬
‫عند الحاجة لتوزيع نسخ يتم مسئول ضبط الوثائق‬ ‫‪5-8-2‬‬
‫التصوير من النسخة األصلية‬
‫وختمھا على الصفحة األولى‬
‫مع إضافة رقم النسخة وإثبات ذلك‬
‫فى سجل تسليم الوثائق (جودة‪-‬ن‪-‬‬
‫‪)٠4-٠1‬‬
‫حفظ الوثائق على الوسائط‬ ‫‪5-9‬‬
‫اإللكترونية‬
‫مسئول ضبط الوثائق‬ ‫ال يتم تعديل الوثائق المحفوظة‬ ‫‪5-9-1‬‬
‫على الحاسب اآللى أو إلغاؤھا إال‬
‫من خالل مسئول ضبط الوثائق‬
‫وذلك باستخدام كلمة مرور خاصة‬
‫به‪.‬‬
‫يتم االحتفاظ بنسخة احتياطية تحت ممثل الجهة‬ ‫‪5-9-2‬‬
‫ضوابط أمن المعلومات‪.‬‬
‫جھة اإلصدار‬ ‫يمكن للجھة التى أصدرت الوثيقة‬ ‫‪5-9-3‬‬
‫أن تحتفظ بنسخة إلكترونية على‬
‫أية وسائط (إذا كان ذلك متاحا)‬
‫شريطة تسجيل تاريخ اإلصدار‬
‫للوثيقة على الوسيط ويحفظ فى‬
‫مكان آمن لالستعانة بھا عند‬
‫الرغبة فى إجراء أية تعديالت‪.‬‬

‫‪ -6‬ضبط العمليات‬
‫‪ ‬العمليات‬
‫‪ ‬‬

‫يتم ضبط عملية إصدار وتعديل وإلغاء وتوزيع الوثائق من‬

 ‫خالل‬
‫◦‬ ‫‪.‬تفعيل السجالت المذكورة فى اإلجراء‬
‫◦‬ ‫‪.‬المراجعات الداخلية والخارجية على نظام الجودة‬
‫◦‬ ‫‪.‬وجود مسئول عن ضبط الوثائق بالوكالة منفرد بھذه المھمة‬
‫‪ ‬‬

‫‪-7‬خريطة التدفق‬

‫‪ ‬‬
‫يظھر الشكل التالى تدفق العمليات لضبط الوثائق‪:‬‬

‫‪-8‬بيان التعديل‬
‫التوقيع‬
‫ملخص التعديل‬
‫نوع التعديل‬
‫رقم الصفحة‬
‫التاريخ‬