‫إجراءات الجودة‬

‫‪Quality Procedures‬‬

‫ضبط الوثائق‬
‫كالس‬ ‫‪Control of Documents‬‬
‫العالمية للحلويات‬ ‫‪P-01‬‬

‫إجراء ضبط الوثائق‬

‫‪Control of Documents‬‬
‫‪Procedure‬‬

‫‪P-01‬‬

‫(‪) 1‬‬ ‫رقم اإلصدار‪:‬‬

‫تاريخ اإلصدار‪)01/09/2008( :‬‬
‫( )‬ ‫رقم النسخة‪:‬‬
‫إعداد ‪ :‬مدير الجودة‬
‫‪..................................‬‬

‫اعتماد ‪ :‬المدير العام‬

‫‪....................................‬‬

‫عدد الصفحات‪12 :‬‬

‫‪1‬‬
 ‫إجراءات الجودة‬
‫‪Quality Procedures‬‬

‫ضبط الوثائق‬
‫كالس‬ ‫‪Control of Documents‬‬
‫العالمية للحلويات‬ ‫‪P-01‬‬

‫صفحة التعديالت‬
‫‪L-01-04‬‬
‫اعتماد‬ ‫القائم بالتعديل‬ ‫وصف التعديل‬ ‫تاريخ التعديل‬ ‫رقم التعديل‬

‫‪2‬‬
 ‫إجراءات الجودة‬
‫‪Quality Procedures‬‬

‫ضبط الوثائق‬
‫كالس‬ ‫‪Control of Documents‬‬
‫العالمية للحلويات‬ ‫‪P-01‬‬

‫‪ -1‬الغرض‬

‫تحديد النظام الواجب اتباعه لضبط و مراقبة وثائق نظام إدارة الجودة بالمصنع ‪.‬‬

‫‪ -2‬مجال التطبيق‬
‫يطبق على كافة وثائق نظام إدارة الجودة بالمصنع و التى تتضمن ‪:‬‬

‫‪ 2-1‬سياسة الجودة ‪.‬‬

‫‪ 2-2‬أهداف الجودة ‪.‬‬
‫‪ 2-3‬دليل الجودة‪.‬‬
‫‪ 2-4‬إجراءات الجودة‪.‬‬

‫‪ -3‬مسئولية االستخدام‬
‫مدير إدارة الجودة ‪.‬‬
‫‪– 4‬تعريفات و مصطلحات‬

‫‪ 4-1‬العملية ‪:‬‬
‫هي مجموعة األنشطة المترابطة أو المتفاعلة الالزمة لتحويل مدخالت إلى مخرجات‬
‫باستخدام موارد متاحة وبشرط الحصول على قيمة مضافة ‪.‬‬
‫‪ 4-2‬اإلجراء ‪:‬‬
‫طريق محدد لتنفيذ عملية أو نشاط‬
‫‪ 4-3‬دليل الجودة ‪:‬‬
‫وثيقة تحدد سياسة الجودة وأهدافها و تصف نظام إدارة الجودة المطبق بالمصنع و كيفية‬
‫تنفيذه‪.‬‬
‫‪ 4-4‬السجالت‬
‫هي البرهان (الدليل) الذي يدل على تأدية األنشطة أو النتائج المحققة و كذلك على مطابقة‬
‫المتطلبات وعلى فاعلية التشغيل لنظام إدارة الجودة ‪.‬‬
‫‪ -5‬المراجع و الوثائق‬

‫المواصفة الدولية ‪ISO 9001:2000‬‬

‫‪3‬‬
 ‫إجراءات الجودة‬
‫‪Quality Procedures‬‬

‫ضبط الوثائق‬
‫كالس‬ ‫‪Control of Documents‬‬
‫العالمية للحلويات‬ ‫‪P-01‬‬

‫‪ -6‬اإلجراء‬
‫‪ 6-1‬تمييز الوثائق‬
‫‪ 6-1-1‬يتم تمييز كافة وثائق نظام إدارة الجودة باسم الوثيقة ‪ -‬الرقم الكودي ‪ -‬رقم وتاريخ‬
‫اإلصدار – ورقم النسخة و في بعض الوثائق يكون الحد الأدنى لتمييزها اسم الوثيقة و الرقم‬
‫الكودى ‪.‬‬
‫‪ 6-2-2‬يتم بصفة مؤقتة تمييز النماذج المطبوعة قبل إصدار هذا اإلجراء باالسم فقط و لحين‬
‫استهالك الكمية المطبوعة ‪ ،‬على أن يتم التأكد من تمييز النماذج باستخدام كل من االسم و‬
‫الرقم الكودى وفق ضوابط هذا اإلجراء عند إعادة طبع نماذج جديدة ‪ ،‬و يكون مدير الجودة‬
‫مسئوال عن التحقق من استخدام„ التمييز الصحيح لكل نموذج يتم إعادة طباعته‪.‬‬
‫‪ 6-2‬ترقيم الوثائق‬
‫يتم ترقيم و تكويد الوثائق على النحو التالى ‪:‬‬
‫‪ 6-2-1‬اإلجراءات‪:‬‬
‫‪P‬‬ ‫‪XX‬‬
‫اإلجراء‬ ‫رقم اإلجراء‬

‫‪ 6-2-2‬النماذج ‪:‬‬
‫‪F‬‬ ‫‪XX‬‬ ‫‪XX‬‬ ‫‪X/‬‬
‫النموذج‬ ‫رقم اإلجراء‬ ‫رقم النموذج داخل اإلجراء‬ ‫رقم الصفحة‬
‫ملحوظة ‪ :‬يتم إضافة رقم الصفحة فقط فى حالة إذا كان النموذج مكون من أكثر من صفحة‬
‫واحدة ‪.‬‬
‫‪ 6-2-3‬القوائم‪:‬‬
‫‪L‬‬ ‫‪XX‬‬ ‫‪XX‬‬
‫القائمة‬ ‫رقم اإلجراء‬ ‫رقم القائمة داخل اإلجراء‬
‫‪ 6-2-4‬تعليمات تشغيل‪:‬‬

‫‪W‬‬ ‫‪XX‬‬ ‫‪XX‬‬

‫تعليمات التشغيل‬ ‫رقم اإلجراء‬ ‫رقم التشغيل داخل اإلجراء‬

‫‪ 6-2-5‬كارت التوصيف الوظيفى‪:‬‬

‫‪JD‬‬ ‫‪XX‬‬
‫توصيف وظيفى‬ ‫رقم الوظيفة‬
‫‪ 6-3‬أختام وثائق نظام الجودة ‪:‬‬

‫‪4‬‬
 ‫إجراءات الجودة‬
‫‪Quality Procedures‬‬

‫ضبط الوثائق‬
‫كالس‬ ‫‪Control of Documents‬‬
‫العالمية للحلويات‬ ‫‪P-01‬‬

‫‪ 6-3-1‬جميع وثائق نظام الجودة التي يتم مراقبتها تختم بختم ( ‪ ) CONTROLLED‬باللون‬
‫األزرق على الصفحة األولى أو ظهرها‪ ،‬أى وثيقة غير مختومة بهذا الختم على‬
‫الصفحة األولى أو ظهرها تعد نسخ غير مراقبة و ال يجوز العمل بها‪.‬‬
‫‪ 6-3-2‬الوثائق غير المراقبة والتي قد تستخدم في أغراض التدريب ‪ /‬التصوير يتم ختمها‬
‫بختم (‪ )UNCONTROLLED‬باللون األحمر على صفحة الغالف‪.‬‬
‫‪ 6-3-3‬أما الوثائق الملغاة فيتم االحتفاظ بنسـخة واحـدة منها كمـــــرجـع تاريخي وتختم بختم‬
‫(‪ )CANCELED‬أحمر اللون على جميع الصفحات و على صفحة الغالف ويتم‬
‫التخلص من باقي النسخ ‪.‬‬
‫‪ 6-3-4‬الوثائق التي يتم مراجعتها ( مثل ملفات العمليات ) تختم بختم (‪) CHECKED‬‬
‫باللون األحمر على الملف‪.‬‬
‫‪ 6-3-5‬الوثائق الخارجية ( ‪ ) Externally Generated Documents‬مثل‪ISO :‬‬
‫‪..9001:2000‬الخ تسجل بقائمة الوثائق ذات األصل الخارجى ‪ L-01-02‬وتختم بخاتم‬
‫(‪)CONTROLLED‬‬
‫‪ 6-3-6‬تحفظ جميع األختام السابق ذكرها لدى مدير الجودة‪.‬‬
‫‪ 6-4‬الوثائق القانونية والتاريخية‪:‬‬
‫جميع الوثائق ذات الصيغة القانونية أو الوثائق المطلوب المحافظة عليها كمرجع تاريخي‬
‫الستخدامها بالشركة والمتمثلة في ( الكتب ‪ /‬المراجع العلمية ‪ /‬المواصفات القياسية ‪ ....‬الخ )‪،‬‬
‫يتم تميزها وحفظها في األماكن المخصصة لها‪ ،‬وإذا أمكن ذلك يكتب عليها غرض ‪ /‬سبب‬
‫االحتفاظ بها ‪.‬‬
‫‪ 6-5‬إصدار الوثائق ألول مرة ‪:‬‬
‫‪ 6-5-1‬تصدر جميع وثائق الجودة بالشركة تحت رقم اإلصدار األول وتكون أرقام التعديالت‬
‫بعد ذلك برقم (‪ )... ،3 ،2 ،1‬على التوالي ‪ ،‬و بعد إجراء خمس تعديالت يتم إلغاء‬
‫اإلصدار و إعداد إصدار جديد تحت رقم اإلصدار الثانى ‪ ،‬الثالث ‪ .. ،‬الخ ‪.‬‬
‫‪ 6-5-1‬يقوم مدير الجودة بإعداد و مراجعة دليل الجودة ‪ ،‬و يتم اعتماده من المدير العام ‪.‬‬
‫‪ 6-5-2‬يقوم المسئول عن تنفيذ النشاط أو العملية بإعداد اإلجراء أو تعليمات التنفيذ ‪ ،‬ثم يتم‬
‫مراجعتها بواسطة مدير الجودة ‪.‬‬
‫‪ 6-5-3‬يقوم مدير الجودة باعتماد تعليمات التنفيذ ‪،‬فيما يقوم المدير العام باعتماد‬
‫اإلجراءات‪.‬‬
‫‪ 6-6‬إصدار‪ -‬تعديل ‪ -‬إلغاء وثائق الجودة‪:‬‬
‫‪ 6-6-1‬عند الحاجة إلى إصدار‪ ،‬تعديل أو إلغاء وثيقة‪ ،‬يقوم مدير اإلدارة المختصة بتقديم‬
‫طلب (إصدار‪ -‬تعديل‪-‬إلغاء) وثيقة على نموذج ‪ F-01-03‬إلى مدير الجودة موضحا به‬
‫السبب‪.‬‬
‫‪ 6-6-2‬يقوم مدير الجودة بدراسة الطلب ‪ /‬االقتراح من كل الجوانب و إذا لزم األمر يرسل‬
‫صورة منه لإلدارات األخرى‪ ،‬ذات العالقة في التنفيذ إلبداء آرائها حوله‪.‬‬

‫‪5‬‬
 ‫إجراءات الجودة‬
‫‪Quality Procedures‬‬

‫ضبط الوثائق‬
‫كالس‬ ‫‪Control of Documents‬‬
‫العالمية للحلويات‬ ‫‪P-01‬‬

‫‪ 6-6-3‬يتم إخطار الجهة الطالبة بما تم في ذلك من حيث (الموافقة أو الموافقة بعد إجراء‬
‫التعديل أو الرفض) على نفس النموذج السابق بعد عرضه على ممثل اإلدارة العليا و‬
‫المدير العام ‪.‬‬
‫‪ 6-6-4‬في حالة الموافقة على طلب التعديل يقوم مدير الجودة بتنفيذ التعديل و إظهاره في‬
‫سجل التعديالت رقم ‪ ،L-01-04‬المرفق بكافة اإلجراءات ويتم اعتماد التعديل من‬
‫الجهات التي أصدرت هذه اإلجراءات‪/‬الوثائق أول مرة‪.‬‬
‫‪ 6-6-5‬بعد ذلك يتم تسليم الصفحات ‪ /‬النسخ المعدلة لجهات االختصاص بموجب القائمة ‪L-‬‬
‫‪ 01-05‬مع سحب الصفحات ‪ /‬النسخ القديمة والتخلص منها‪.‬‬
‫‪ 6-6-6‬ويتم التعديل أيضا في القائمة الرئيسية (‪ )Master list‬لمراجعة الوثائق حسب‬
‫النموذج ‪ L-01-01‬وذلك إلظهار أخر التعديالت وأخر اإلصدارات و عدد النسخ‬
‫المعمول بها‪.‬‬
‫‪ 6-6-7‬يقوم مدير الجودة بعمل إصدار جديد للوثيقة عند حدوث تغيير جوهرى بها أو عند‬
‫التعديل الخامس للوثيقة أو عند زيادة التعديالت عن ‪ % 50‬من محتوى الوثيقة ‪.‬‬
‫‪ 6-6-8‬تتولى إدارة الجودة مراقبة الوثائق والتسجيالت للتأكد من أنها موجودة في األماكن‬
‫المحددة لها وإنها مطابقة لإلصدار األخير‪ ،‬وذلك من خالل عمليات الفحص‪/‬‬
‫المراجعة الداخلية‪.‬‬
‫‪ 6-7‬مراقبة وثائق الجودة‪:‬‬
‫‪ 6-7-1‬يقوم مدير الجودة بمراجعة صفحات الوثيقة والتأكد من أنها واضحة ومقروءة‬
‫ومرقمة ومسلسلة و الصفحة األولى بها تاريخ ورقم آخر إصدار ‪ ،‬وكذلك التأكد أن‬
‫المالحق مرفقة بالوثيقة ومسلسلة ومرقمة ‪.‬‬
‫‪ 6-7-2‬يقوم مدير الجودة بالتأكد من اعتماد الوثيقة و حفظ األصل في قسم الوثائق ‪.‬‬
‫‪ 6-7-3‬يقوم مدير الجودة بتصوير الوثيقة و بختمها و توزيعها طبقا لقائمة التوزيع ‪ ،‬يما‬
‫يقوم مستلم الوثيقة بالتوقيع باالستالم على القائمة ‪. L-01-05‬‬
‫‪ 6-7-4‬يقوم مدير الجودة بسحب الوثائق الملغاة و القديمة و ختمها و التخلص منها‬
‫‪ 6-7-5‬يقوم مدير الجودة بإعداد القائمة الرئيسية للوثائق ‪L-01-01‬‬
‫‪ 6-7-6‬يقوم مدير الجودة بإعداد قائمة الوثائق ذات األصل الخارجى ‪L-01-02‬‬
‫‪ 6-7-6‬يتم عمل نسخ من ملفات الوثائق الموجودة على الحاسب اآللي وفق أحدث التعديالت‬
‫وذلك على اسطوانات مدمجة ‪ CD‬مدون عليها أسماء الملفات ويتم حفظها ضمن‬
‫وثائق الجودة ‪.‬‬
‫‪ 6-8‬التعامل مع وثائق الجودة‪:‬‬
‫‪ 6-8-1‬يجب مراعاة التالى ‪:‬‬
‫‪ -‬عدم إضافة أي كتابة على أي من صفحات الوثيقة بما فيها وضع أرقام الصادر والوارد‬
‫أو وضع أي خطوط أو عالمات أو تأشيرات ‪.‬‬
‫‪ -‬عدم الكشط أو استخدام„ أي مواد مزيلة ‪.‬‬

‫‪6‬‬
 ‫إجراءات الجودة‬
‫‪Quality Procedures‬‬

‫ضبط الوثائق‬
‫كالس‬ ‫‪Control of Documents‬‬
‫العالمية للحلويات‬ ‫‪P-01‬‬

‫‪ -‬عدم الشطب لتصحيح الكلمات والحروف‪.‬‬

‫‪ -‬عدم استخدام نسخ غير محدثة ‪.‬‬
‫‪ -‬عدم استخدام نسخ غير مختومة ‪.‬‬
‫‪ -‬عدم استخدام نسخ غير كاملة أو بها صفحة أو صفحات ناقصة ‪.‬‬
‫‪ -‬عدم استخدام نسخ غير موقعه ‪.‬‬
‫‪ 6-8-2‬يراعى على وجه العموم التعامل مع الوثائق بطريقة تضمن الحفاظ عليها سليمة‬
‫وبشكل الئق وفى حالة وجود أى من المخالفات السابقة تعتبر النسخة الغية وخارج‬
‫الرقابة على الوثائق ‪.‬‬
‫‪ -7‬قائمة التوزيع‬
‫‪ -1‬مدير عام المصنع‬
‫‪ -2‬ممثل اإلدارة للجودة‬
‫‪ -3‬المدير المالى‬
‫‪ -8‬النماذج و السجالت‬

‫مدة‬
‫مكان الحفظ‬ ‫رقم النموذج‬ ‫اسم النموذج‬
‫الحفظ‬
‫سنة‬ ‫مدير الجودة‬ ‫‪L-01-01‬‬ ‫القائمة الرئيسية للوثائق‬

‫سنة‬ ‫مدير الجودة‬ ‫‪L-01-02‬‬ ‫قائمة الوثائق ذات األصل الخارجى‬

‫نموذج طلب (إصدار‪ -‬تعديل‪-‬إلغاء)‬
‫سنة‬ ‫مدير الجودة‬ ‫‪F-01-03‬‬
‫وثيقة‬
‫سنة‬ ‫مدير الجودة‬ ‫‪L-01-04‬‬ ‫سجل التعديالت‬

‫سنة‬ ‫مدير الجودة‬ ‫‪L-01-05‬‬ ‫قائمة توزيع واستالم وثائق‬

‫‪7‬‬
 ‫إجراءات الجودة‬
‫‪Quality Procedures‬‬

‫ضبط الوثائق‬
‫كالس‬ ‫‪Control of Documents‬‬
‫العالمية للحلويات‬ ‫‪P-01‬‬

‫القائمة الرئيسية للوثائق‬

‫‪Master List of Documents‬‬
‫‪L-01-01‬‬

‫تاريخ‬ ‫رقم‬ ‫تاريخ‬ ‫رقم‬ ‫عدد‬ ‫الرقم‬

‫التعديل‬ ‫التعديل‬ ‫اإلصدار‬ ‫اإلصدار‬ ‫النسخ‬ ‫الكودي‬ ‫اسم الوثيقة‬ ‫م‬

‫‪8‬‬
 ‫إجراءات الجودة‬
‫‪Quality Procedures‬‬

‫ضبط الوثائق‬
‫كالس‬ ‫‪Control of Documents‬‬
‫العالمية للحلويات‬ ‫‪P-01‬‬

‫قائمة الوثائق ذات األصل الخارجى‬

‫‪List of Externally Generated Documents‬‬
‫‪L-01-02‬‬

‫إصدار (‪)2‬‬ ‫إصدار (‪)1‬‬ ‫كود الوثيقة‬ ‫اسم الوثيقة‬ ‫م‬

‫التاريخ‬ ‫الرقم‬ ‫التاريخ‬ ‫الرقم‬

‫‪200 /‬‬ ‫‪/‬‬ ‫التاريخ ‪:‬‬ ‫مدير الجودة االسم ‪:‬‬

‫‪9‬‬
 ‫إجراءات الجودة‬
‫‪Quality Procedures‬‬

‫ضبط الوثائق‬
‫كالس‬ ‫‪Control of Documents‬‬
‫العالمية للحلويات‬ ‫‪P-01‬‬

‫التوقيع ‪:‬‬

‫طلب (إصدار‪-‬تعديل‪-‬إلغاء)‬
‫‪F-01-03‬‬

‫الجهة الطالبة‪:‬‬
‫‪200 /‬‬ ‫‪/‬‬ ‫التاريخ ‪:‬‬ ‫االسم ‪:‬‬
‫التوقيع ‪:‬‬ ‫الوظيفة‪:‬‬
‫رقم الوثيقة‪:‬‬ ‫اسم الوثيقة‪:‬‬
‫‪200 /‬‬ ‫‪/‬‬ ‫تاريخ اإلصدار‪:‬‬ ‫رقم اإلصدار‪:‬‬
‫وصف االقتراح ( إصدار‪-‬تعديل‪-‬إلغاء )‬

‫رأى اإلدارات األخرى‪:‬‬

‫الرأى ‪:‬‬ ‫إدارة ‪:‬‬
‫التوقيع ‪:‬‬ ‫‪200 /‬‬ ‫‪/‬‬ ‫التاريخ ‪:‬‬
‫الرأى ‪:‬‬ ‫إدارة ‪:‬‬
‫التوقيع ‪:‬‬ ‫‪200 /‬‬ ‫‪/‬‬ ‫التاريخ ‪:‬‬
‫الرأى ‪:‬‬ ‫إدارة ‪:‬‬
‫التوقيع ‪:‬‬ ‫‪200 /‬‬ ‫التاريخ ‪/ :‬‬
‫قرار مدير الجودة‪:‬‬
‫‪ -‬قبول التعديل‪:‬‬
‫‪ -‬رفض التعديل لألسباب التالية‪:‬‬

‫‪ -‬قبول التعديل بعد التغيير اآلتي‪:‬‬

‫التوقيع ‪/‬التاريخ ‪200 / /‬‬

‫‪200 /‬‬ ‫الموافق‪/ :‬‬ ‫يعتمد ويبدأ العمل بالتعديل الجديد اعتبارا من يوم‬
‫المدير العام‬ ‫ممثل اإلدارة العليا‬
‫‪200 /‬‬ ‫التوقيع ‪/‬التاريخ ‪/ :‬‬ ‫التوقيع ‪/‬التاريخ ‪200 / / :‬‬

‫‪10‬‬
 ‫إجراءات الجودة‬
‫‪Quality Procedures‬‬

‫ضبط الوثائق‬
‫كالس‬ ‫‪Control of Documents‬‬
‫العالمية للحلويات‬ ‫‪P-01‬‬

‫سجل التعديالت‬
‫‪L-01-04‬‬

‫اعتماد‬ ‫مراجعه‬ ‫وصف التعديل‬ ‫تاريخ التعديل‬ ‫رقم التعديل‬

‫‪11‬‬
 ‫إجراءات الجودة‬
‫‪Quality Procedures‬‬

‫ضبط الوثائق‬
‫كالس‬ ‫‪Control of Documents‬‬
‫العالمية للحلويات‬ ‫‪P-01‬‬

‫قائمة توزيع واستالم الوثائق‬

‫‪L-01-05‬‬
‫عدد الوثائق‪.......:‬‬ ‫نسخة رقم‪........... :‬‬
‫التوقيع باالستالم‪........... :‬‬ ‫اسم الوظيفة ‪.......... :‬‬
‫رقم‬ ‫رقم‬ ‫تاريخ‬ ‫تاريخ‬ ‫عدد‬ ‫اسم‬ ‫كود‬ ‫م‬
‫التعديل‬ ‫إلصدار‬ ‫تعديلها‬ ‫إصدارها‬ ‫صفحاتها‬ ‫الوثيقة‬ ‫الوثيقة‬

‫‪12‬‬