‫‪PURCHASING CONTROL‬‬ ‫‪Date of issue‬‬

‫‪PROCEDURE‬‬ ‫‪Rev. no.‬‬

‫‪Ref No.‬‬ ‫‪P-PU-10‬‬
‫إدارة المشتريات‬ ‫‪Page‬‬ ‫‪1 of 8‬‬

‫إجراء التحكم في المشتريات‬

‫رقم‬ ‫نسخة‬
‫الوظيفة‬ ‫األسم‬ ‫المهمة‬
‫)‬ ‫‪( :‬‬
‫إعداد‬
‫مراجعة‬
‫إعتماد‬

‫المحتويات ‪:‬‬
‫‪ - 1‬قائمة التوزيع‬
‫‪ - 2‬سجل التعديالت‬
‫‪ - 3‬الهدف من اإلجراء‬
‫‪ - 4‬مجال التطبيق‬
‫‪ - 5‬المسؤوليات‬
‫‪ - 6‬المراجع‬
‫‪ - 7‬تعاريف‬
‫‪ - 8‬تفاصيل اإلجراء‬
 ‫‪PURCHASING CONTROL‬‬ ‫‪Date of issue‬‬
‫‪PROCEDURE‬‬ ‫‪Rev. no.‬‬
‫‪Ref No.‬‬ ‫‪P-PU-10‬‬
‫إدارة المشتريات‬ ‫‪Page‬‬ ‫‪2 of 8‬‬

‫‪ - 9‬النماذج‬
‫‪ -10‬السجالت ومدة الحفظ‬
‫‪ -11‬خريطة التدفق‬

‫‪ - 1‬قائمة التوزيع‬

‫اسم المسؤول‬ ‫تاريخ تسليم‬ ‫اسم الشخص الذى بحوزته‬

‫التوقيع‬ ‫عن التحكم في‬ ‫النسخة‬ ‫النسخة ووظيفته‬ ‫رقم النسخة‬
‫الوثائق‬
‫رئيس مجلس االدارة‬ ‫‪1‬‬
‫المدير العام‬ ‫‪2‬‬
‫‪----‬‬ ‫مدير االنتاج‬ ‫‪3‬‬
‫‪----‬‬ ‫مدير الجوده‬ ‫‪4‬‬
‫مدير المخازن‬ ‫‪5‬‬
‫مدير مالي واداري‬ ‫‪6‬‬
‫رئيس قسم ضبط الوثائق‬ ‫‪7‬‬
‫مدير المشتريات‬ ‫‪8‬‬
‫‪9‬‬
‫‪10‬‬
 ‫‪PURCHASING CONTROL‬‬ ‫‪Date of issue‬‬
‫‪PROCEDURE‬‬ ‫‪Rev. no.‬‬
‫‪Ref No.‬‬ ‫‪P-PU-10‬‬
‫إدارة المشتريات‬ ‫‪Page‬‬ ‫‪3 of 8‬‬

‫‪ - -2‬سجل التعديالت‬

‫المصدق على‬ ‫القائم‬ ‫ملخص التعديل‬ ‫تاريخ‬ ‫رقم‬

‫التعديل‬ ‫بالتعديل‬ ‫التعديل‬ ‫االصدار‬
 ‫‪PURCHASING CONTROL‬‬ ‫‪Date of issue‬‬
‫‪PROCEDURE‬‬ ‫‪Rev. no.‬‬
‫‪Ref No.‬‬ ‫‪P-PU-10‬‬
‫إدارة المشتريات‬ ‫‪Page‬‬ ‫‪4 of 8‬‬

‫‪Objective:‬‬ ‫‪ -3‬الهدف‬

‫تس‪..‬جيل وض‪..‬بط وتحدي‪.‬د‪ .‬مش‪..‬تريات الش‪..‬ركة المختلف‪..‬ة الداخلي‪..‬ة والخارجي‪..‬ة ‪ ,‬ووض‪..‬ع المع‪..‬ايير واألس‪..‬س إلختي‪..‬ار‬
‫الموردين وتقييم أدائهم ‪.‬‬

‫‪Scope:‬‬ ‫‪ -4‬مجال التطبيق‪p‬‬

‫يغطى هذا اإلجراء جميع إحتياجات الشراء وأنواع‪ .‬المشتريات‪ .‬التي تؤثر على جودة ا المنتجات والتي تتم من خالل‬
‫اإلدارة المالية ‪.‬‬

‫‪ -5‬المسئوليات‪Responsibilities:‬‬

‫‪ 5-1‬المدير العام أو من يفوضه هو المسئول الرئيسي‪ .‬في التصديق‪ .‬على عمليات الشراء في المنشأة ‪.‬‬
‫‪ 5-2‬مدير المشتريات‪ .‬هو المسئول عن تحديد آلية الشراء وتحرير‪ .‬أوامر الشراء ومتابعة عمليات الشراء حتى وصولها‪.‬‬
‫إلى مخازن المنشأة‪.‬‬

‫‪References:‬‬ ‫‪ -6‬المراجع‬

‫‪ISO 13485/2016‬‬

‫‪Definitions:‬‬ ‫‪ -7‬التعاريف‬

‫ال يوجد‬
‫‪ -8‬اإلجراء ‪Procedures:‬‬
 ‫‪PURCHASING CONTROL‬‬ ‫‪Date of issue‬‬
‫‪PROCEDURE‬‬ ‫‪Rev. no.‬‬
‫‪Ref No.‬‬ ‫‪P-PU-10‬‬
‫إدارة المشتريات‬ ‫‪Page‬‬ ‫‪5 of 8‬‬

‫يقوم مسئول المخزن فى حالة عدم توفر المواد فى المخزن بإعداد طلب شراء (مخازن) للمواد‬ ‫‪8-1‬‬
‫نموذج رقم (‪ )F-PU-01‬محددًا علية مواصفات األصناف‪ .‬المطلوبة بشكل واضح‪.‬‬

‫‪ 8-2‬يقوم مدير المشتريات‪ .‬ياعتماد طلب شراء المواد‪)F-PU-01( ,‬بعد التأكد من عدم توفره ثم إعتماده من المدير‬
‫العام‬

‫‪ 8-3‬يقوم المدير العام بتحديد طريقة الشراء على أساس الشراء باألمر المباشر‪ ))F-PU-02‬والذي يتم في الحال‬
‫وخصوصاً‪ .‬إن كان السعر ثابت والمورد معروف‪ .‬وقام بتوريد نفس المواد من قبل و كذلك فى الحاالت العاجلة ‪.‬‬

‫‪ 8-4‬يقوم مدير المشتريات بإختيار‪ .‬موردين من سجل الموردين المعتمدين ‪)F-SG-01(.‬‬

‫‪ 8-5‬يقوم مدير المشتريات بملئ أمر الشراء (‪ )F-PU-02‬ثم إعتماده من المدير‪.‬‬

‫‪ 8-6‬يقوم مسئول المشتريات‪ .‬بتسجيل أمر الشراء ‪/‬التوريد (‪)F-PU-02‬في سجل المشتريات وسجل تقييم الموردين‬
‫(‪ )F-SG-02‬ثم إرساله إلى المورد أو التوجهة لشراء المواد المطلوبة‪.‬‬

‫‪ 8-7‬يقوم مدير المشتريات بمتابعة وصول المواد المطلوبة من المورد حتى دخولها للمخازن ‪.‬‬

‫‪ 8-8‬يقوم مدير المشتريات بعد وصول المواد بإخطار‪ .‬أمين المخزن الذي يقوم بمعاينة المواد وإستالمها بواسطة لجنة‬
‫مكونة من أمين المخزن وممثل القسم المعنى بالطلب ورئيس اللجنة للتأكد من مطابقتها للمواصفات الموضحة في‬
‫طلب الشراء (‪.)F-PU-01‬‬

‫‪ 8-9‬يقوم مسئول المشتريات‪ .‬بعد وصول‪ .‬المواد وإستالمها و تحريرإذن استالم (‪ )F-INV-01‬بإغالق أمر الشراء (‪F-‬‬
‫‪ )PU-02‬في سجل المشتريات ثم تسجيل ذلك في سجل المورد المعتمد ‪)F-VA-02(.‬‬

‫‪ 8-10‬في حالة عدم قبول صنف أو بعض األصناف الموردة يتم تسجيل ذلك بنموذج المرفوضات من المواد الخام‬
‫رقم (‪ )F-INV-03‬يتم كتابة أسباب الرفض على المستند واإلعتماد من المدير المشتريات‪ .‬وإعادتها بالتالي‬
‫إلى الجهة الموردة ‪ ،‬ومخاطبة المورد وإلزامه بتوريد أصناف مطابقة بدالً من الغيرمطابقة أو إتخاذ اإلجراءات‬
‫طبقا ً لإلتفاق معهم‪.‬‬
‫‪:Forms‬‬ ‫‪9-‬النماذج‬

‫(‪)F-PU-01‬‬ ‫طلب شراء ‪ /‬توريد مواد‬ ‫‪9-1‬‬

‫(‪)F-PU-02‬‬ ‫أمر الشراء‬ ‫‪9-2‬‬
‫‪ 9-3‬سجل الموردين المعتمدين (‪)F-SG-01‬‬
‫تقييم الموردين (‪)F-SG-02‬‬ ‫‪9-4‬‬
‫‪ 9-5‬نموذج فحص وإستالم خامات (‪)F- QC-01‬‬
‫(‪)F-INV-01‬‬ ‫إذن استالم‪ /‬اضافه للمخازن‬ ‫‪9-6‬‬
‫(‪)F-INV-03‬‬ ‫طلب ارتجاع من المواد الخام‬ ‫‪9-7‬‬

‫‪:‬‬ ‫‪ -10‬السجالت ‪Records‬‬

 ‫‪PURCHASING CONTROL‬‬ ‫‪Date of issue‬‬
‫‪PROCEDURE‬‬ ‫‪Rev. no.‬‬
‫‪Ref No.‬‬ ‫‪P-PU-10‬‬
‫إدارة المشتريات‬ ‫‪Page‬‬ ‫‪6 of 8‬‬

‫يتم حفظ مستندات عملية الشراء في ملفات بأرقام مسلسلة تبدأ من بداية العام وحتى نهايته موض ًحا‪ .‬السنة المالية‬
‫وتحفظ لمدة ال تقل عن (سنة واحدة) لضمان الرجوع إليها إن دعت الضرورة لدى مدير المشتريات ‪.‬‬

‫‪Flow Chart‬‬ ‫(‪((FC-PU-01)FC-PU‬‬ ‫‪ -11‬خريطة التدفق‪:‬‬

‫البداية‬

‫إعداد طلب شراء بواسطة مسئول القسم‬

‫توقيع طلب الشراء ‪ /‬أمين المخزن‬

‫ملي أمر الشراء ‪ /‬مدير المشتريات وتوقيعة من المدير العام‬

‫تحديد طريقة الشراء ‪ /‬شراء باألمر المباشر‪ /‬المدير العام‬

‫إختيار الموردين من سجل الموردين المعتمدين وسجل تقييم الموردين‬

‫تسجيل أمر الشراء في سجل المشتريات مدير المشتريات‬

‫مرفوضات‬

‫إستالم البضاعة وفحصها ومطابقتها للمواصفات‬

‫ال‬

‫نعم‬
‫يقوم مدير المشتريات بإغالق أمر الشراء في سجل المشترياتثم تسجيله في سجل المورد المعتمد‬

‫النهاية‬
 ‫‪PURCHASING CONTROL‬‬ ‫‪Date of issue‬‬
‫‪PROCEDURE‬‬ ‫‪Rev. no.‬‬
‫‪Ref No.‬‬ ‫‪P-PU-10‬‬
‫إدارة المشتريات‬ ‫‪Page‬‬ ‫‪7 of 8‬‬

‫فحص‬ ‫رفض‬ ‫عملية‬ ‫بداية ونهاية‬

‫طلب شراء ‪ /‬توريد مواد‬

‫(‪)F-PU-01‬‬

‫السيد مدير المشتريات‬

‫بعد التحية‬
‫يرجى تامين االصناف التاليه نظرا لحاجة العمل لها‬

‫مالحظات‬ ‫الوحده الكمية‬ ‫الوصف‬ ‫م‬

‫التوقيع‬

‫‪.....................‬‬
 ‫‪PURCHASING CONTROL‬‬ ‫‪Date of issue‬‬
‫‪PROCEDURE‬‬ ‫‪Rev. no.‬‬
‫‪Ref No.‬‬ ‫‪P-PU-10‬‬
‫إدارة المشتريات‬ ‫‪Page‬‬ ‫‪8 of 8‬‬

‫أمر الشراء‬
‫(‪)F-PU-02‬‬

‫امر شراء رقم‬ ‫التاريخ ‪/ /‬‬

‫اسم المورد‪:‬‬
‫العنوان‪:‬‬
‫البريد االلكتروني‪:‬‬ ‫التليفون‬

‫مالحظات‬ ‫الكمية‬ ‫الوحده‬ ‫الوصف‬ ‫م‬

‫يعتمد ‪ /‬المدير العام‬ ‫مسئول المشتريات‬

‫‪.....................‬‬ ‫‪..................‬‬