‫المواصفة ‪ 10013‬التوثيق‬

‫الدليل االسترشادي ‪1004‬‬

‫ماذا تعني كلمة توثيق ‪:‬‬
‫ان كلمة توثيق يعود أصلها في اللغة الى وثق والثقة من‬
‫الحكمة ومن أحكم الشيء أثبت صحته واإلحكام هو أثبات‬
‫ماقلته على الورق ‪.‬‬

‫ان القاعدتين االساسيتين للتوثيق هما ‪:‬‬

 ‫لماذا التوثيق في ادارة الجودة ؟‬

‫التوثيق يطبق على كل عمل يؤثر على الجودة ‪.‬‬

‫التوثيق يطبق بشكل رئيسي على اجراءات نظام‬
‫الجودة‪.‬‬
‫التوثيق مهم لكل االشخاص الذين يؤثر عملهم على‬
‫الجودة يجب ان يعلموا كيف يؤدون ذلك العمل بما‬
‫يكفل أعلى مستوى للجودة ويتحقق ذلك بإنشاء وثائق‬
‫مكتوبة بشكل مفصل إلجراءات وتعليمات العمل ‪.‬‬
 ‫ماهية التوثيق‬
‫يمكن للتوثيق ان يحقق عملية تسهيل االتصاالت ذات‬
‫العالقة بمحتوى العمل المطلوب ويساهم في ‪:‬‬
‫أ‪ /‬تحقيق المطابقة لمتطلبات الزبون وتحسين الجودة ‪.‬‬
‫ب‪/‬توفير التدريب المناسب ‪.‬‬
‫ج‪ /‬التكرارية وتقفي االثر ‪.‬‬
‫د‪ /‬توفير الدليل الموضوعي ‪.‬‬
‫ه‪/‬تقييم الفاعلية المالئمة والمستمرة لنظام ادارة الجودة الن عملية‬
‫التوثيق ليس هدفا نهائيا بحد ذاتها وإنما هي فعالية ذات قيمة‬
‫مضافة‬
 ‫التوثيق ‪Documentation‬‬
‫تعاريف‪:‬‬
‫التوثيق ‪:‬مصطلح أتى من المصدر وثق وكلمة وثق تعني‬
‫أحكم‪.‬‬
‫الوثيقة‪ :‬معلومة أو مجموعة معلومات مثبتة على وسط معين‪.‬‬
‫المعلومة ‪:‬بيانات ذات معنى ‪.‬‬
‫السجل ‪:‬وثيقة تعطي نتائج متحققة أو تعطي الدليل حول‬
‫الفعاليات المنجزة ‪.‬‬
‫خطة الجودة ‪:‬هي وثيقة االجراءات التي يجب تطبيقها والمواد‬
‫الالزم تأسيسها ومن المسئول عن ذلك ومتى يتم ذلك لمشروع‬
‫محدد أو منتج محدد أو عملية محددة أو عقد محدد‪.‬‬
 ‫دليل الجودة ‪:‬وثيقة تتضمن تفاصيل نظام ادارة الجودة‬
‫لمنظمة ما‪.‬عادة دليل الجودة يحتوي على قائمة الوثائق‬
‫المشار لها لكن ال يتضمنها ‪,‬وكما لدليل الجودة مالحق‬
‫يمكن ان تشمل معلومات ساندة لالجراء الموثق وقد‬
‫تكون بصيغة جداول أو رسومات بيانية أو مخططات‬
‫انسيابية أو استمارات ‪.‬‬
‫المواصفة القياسية ‪:‬وثيقة تم تثبيت المتطلبات فيها ‪.‬ومن‬
‫المفروض ان تحقق متطلبات المنتج والزبون والجودة‬
‫معا‪.‬‬
 ‫هيكلية توثيق نظام ادارة الجودة‬

‫ات تتضمن هيكلية التوثيق ثالث مستويات وهي‪:‬‬

‫‪ -1‬دليل الجودة ‪ /‬ويمثل دستور المنظمة ‪.‬‬
‫‪ -2‬دليل االجراءات ‪ /‬ويمثل الية التنفيذ ‪.‬‬
‫‪ -3‬دليل تعليمات العمل (النماذج واالستمارات والقوائم‬
‫والسجالت ) ‪ /‬ويتمثل بخطوات العمل لكل فعالية أي‬
‫التعليمات‪.‬‬
 ‫مستويات هيكلية التوثيق‬
‫يمن توضيح المستويات‬
‫بالشكل التالي‪:‬‬
‫دليل‬
‫تعتبر هيكلية التوثيـــق‬ ‫الجودة‬
‫المتمثلة بالمستويــــات‬
‫عنوان لكفــــاءة وأداء‬ ‫دليل االجراءات‬

‫المنظمة ‪.‬‬
‫دليل التعليمات(نماذج‪,‬تقارير‪,‬استمارات‪,‬‬
‫تعليمات العمل‪,‬السجالت)‬
 ‫دليل الجودة ‪/‬المستوى االول‬
‫وهو كتيب يعكس مدى تطبيق الشركة لكل بند من بنود‬
‫المواصفة والذي يحتوي أيضا على سياسة الجـــــــودة والتي‬
‫تعتبر بمثابة تصريح رسمي معلن وموثق ومعتمد للتعريف‬
‫باألهداف الخاصة لسير الجودة داخل الشركة ‪.‬‬
‫يعكس دليل الجودة مدى تطبيق متطلبات نظام االيزو ‪9000‬‬
‫بالشركة تبدأ وتنتهي سلسلة التوثيق في تكوين دليل الجودة‬
‫للشركة ضمن وجهة نظر تطبيق نظام الجودة وان انشاء دليل‬
‫الجودة يعود من أعلى مستويات مجلس تنفيذ الجودة والذي‬
‫يمر على االنظمة واإلجراءات والوثائق التي طبقت من قبل‬
‫لجان تنفيذ الجودة ‪.‬‬
‫يجب أن يعنون دليل الجودة حسب بنود المواصفة االيزو ‪ 9001‬المراد‬
‫تطبيقها ‪.‬ويتضمن دليل الجودة مايلي ‪:‬‬
‫‪ -1‬العنوان ‪.‬‬
‫‪ -2‬نطاق التطبيق‪.‬‬
‫‪ -3‬التعديالت‪.‬‬
‫‪ -4‬قائمة بالمحتويات‪.‬‬
‫‪ -5‬قائمة التوزيع‪.‬‬
‫‪ -6‬مقدمة عن الشركة ‪.‬‬
‫‪ -7‬معلومات عامة عن الدليل‪/‬االصدار‪,‬تاريخ االصدار ‪,‬تعديل على‬
‫الدليل ‪,‬كيفية تدقيق الدليل ‪.‬‬
‫‪-8‬سياسة الجودة حيث تحدد سياسة الجودة المتبعة في الشركة وأهداف‬
‫الجودة ‪.‬‬
‫‪-9‬الهيكل التنظيمي حيث يحدد هيكل أو مخطط تنظيمي ويلحق بالدليل‬
‫المذكور بشكل مفصل المسؤوليات والصالحيات ووصف االعمال لكافة‬
‫االقسام ‪.‬‬
‫‪ -10‬موجز عن نظام الجودة المستخدم‪.‬‬
‫هنا نذكر موجز عن النظام المستخدم فيما يخص كل فقرة من فقرات‬
‫المواصفة ‪.‬‬
 ‫دليل اجراءات العمل ‪/‬المستوى الثاني‬
‫عبارة عن كتيب يحدد خطوات العمل داخل أي قسم يتعلق‬
‫نشاطه بجودة المنتج أو الخدمة ويحدد فيه ‪:‬‬
‫‪ -1‬المسؤولية ‪ /‬الشخص المسئول عن تنفيذ االجراء ‪.‬‬
‫‪ -2‬كيفية القيام باإلجراء (خطوات العمل )‪.‬‬
‫‪ -3‬مراحل اجراء العمليات أو مراحل اجراء خطوات‬
‫العمل ‪.‬‬
‫يعمل ‪,‬‬ ‫يجب ان يعرف من المسئول عن العمل ‪,‬ماذا‬
‫كيف يعمل‪ ,‬متى يعمل ‪ ,‬أين يعمل ؟؟؟؟؟‬
‫‪ -4‬الغرض من االجراء‪.‬‬
 ‫وعادة يتضمن دليل االجراءات مايلي أيضا ‪:‬‬
‫‪ ---‬مجال تطبيق االجراء ‪.‬‬
‫‪ ---‬التعاريف ‪.‬‬
‫‪ ---‬الوثائق ذات العالقة باإلجراء ‪.‬‬
‫‪ ---‬معد االجراء ‪.‬‬
‫‪ ---‬رقم الصفحة ‪ /‬عدد الصفحات ‪.‬‬
‫‪ ---‬عنوان االجراء ‪.‬‬
‫‪ ---‬تاريخ اعداد االجراء ‪.‬‬
‫‪ ---‬الشخص الذي قام بمراجعة االجراء ‪.‬‬
‫‪ ---‬الشخص أو المسئول الذي صدق على االجراء‬
 ‫دليل تعليمات العمل ‪ /‬المستوى الثالث‬

‫كتيب يوضح فيه اجراء كل عملية داخل االجراءات‬

‫الموجودة أو المشار اليها في دليل الجودة وتكون‬
‫تعليمات العمل مناسبة لبيئة المستخدم وليس بالضرورة‬
‫ان تكون اوراقا بل يمكن ان تكون على شكل صور‬
‫وأن يتم كتابتها من قبل االشخاص الذين يقومون‬
‫بالعمل وأن تتناسب مع العمل الذين يقومون به وأن يتم‬
‫تطويره ‪.‬‬
‫ان التعليمات الخاصة بالعمل يجب ان تتضمن مايلي ‪:‬‬
‫‪ -1‬رقم كل تعليم ‪.‬‬
‫‪ -2‬عنوان التعليمات ‪.‬‬
‫‪ -3‬اسم الشركة ‪.‬‬
‫‪ -4‬المراجعة ‪ /‬ممثل ادارة الجودة ‪.‬‬
‫‪ -5‬التصديق ‪.‬‬
‫‪ -6‬رقم الصفحة ‪.‬‬
‫‪ -7‬عدد الصفحات ‪.‬‬
‫‪ -8‬الوصف الكامل للصحيفة ‪.‬‬
 ‫فائدة تعليمات العمل‬
‫ان الغرض من تعليمات العمل هو ثبات مستوى جودة المنتج‬
‫ان تعليمات العمل عادة تكون معدة وفقا للمعدات أو التعليمات‬
‫التي يمكن ان يكون لها تأثير على جودة المنتج أو الخدمة مثل‬
‫(الرسومات ‪,‬المواصفات ‪,‬تعليمات التصنيع ‪,‬اسس‬
‫الفحص ‪,‬طرق التقييم ‪....‬الخ)‪.‬‬
‫ان هيكل ومحتويات تعليمات العمل تشبه تلك الخاصة‬
‫بإجراءات نظام الجودة ‪.‬‬
‫في الشركات الضعيفة يمكن ان يكون هنالك فصل بين‬
‫تعليمات العمل وبين االجراءات وفي حالة معينة يمكن ان‬
‫يكون االثنان معا بوثيقة واحدة ‪.‬‬
 ‫ضبط الوثائق‬
‫الضبط يعني ولألنواع المختلفة من الوثائق‪:‬‬
‫‪ -1‬انشاء ‪.‬‬
‫‪ -2‬اقرار ‪.‬‬
‫‪ -3‬توزيع ‪.‬‬
‫‪ -4‬تعديل ‪.‬‬
‫‪ -5‬حفظ‪.‬‬
‫‪ -6‬اتالف ‪.‬‬
‫لذا يجب ان تخضع جميع الوثائق المرتبطة بمتطلبات هذه‬
‫المواصفة الى أساليب موثقة تمكن من السيطرة عليها‬
‫(ضبطها)‪.‬‬
 ‫الغاية من ضبط الوثائق‬

‫تزويد العاملين بالمعلومات الصحيحة والمحدثة التي‬

‫يحتاجونها ‪.‬ان أساس ضبط الوثائق هو التأكد من ان‬
‫الوثيقة قيد االستعمال وهي الوثيقة الصحيحة‬
‫والمصادق عليها أي ان الوثيقة سارية المفعول‬
‫(بإصدارها االخير ) وتعتبر عملية الضبط عملية مهمة‬
‫لتزويد العاملين بالمعلومة التي يحتاجونها لتنفيذ العمل‬
‫المطلوب فيه ‪.‬‬
 ‫يتضمن ضبط الوثائق مايلي‬
‫اعتماد الوثائق للتأكد من مالئمتها لالستخدام قبل اصدارها ‪.‬‬
‫مراجعة وتحديث الوثائق عند الضرورة وإعادة اعتمادها‪.‬‬
‫التأكد من تحديد موقف التعديالت الحاصلة على الوثائق‬
‫وتماثلها مع االصدارات السرية لهذه الوثائق‪.‬‬
‫التأكد من كون االصدارات المالئمة للوثائق المطلوبة متوفرة‬
‫في نقاط االستخدام ‪.‬‬
‫التأكد من ان الوثائق واضحة وسهلة التمييز ‪.‬‬
‫التأكد من تمييز الوثائق الخارجية المصدر وضبط أسلوب‬
‫توزيعها ‪.‬‬
‫منع االستخدام الغير مقصود للوثائق الملغاة وإتباع اسلوب‬
‫مناسب لتمييزها في حالة بقائها ألي سبب‪.‬‬
 ‫تحديث الوثائق الموجودة‬
‫لتغيير أي وثيقة موجودة يجب ان يكون هنالك استمارة طلب‬
‫تغيير ‪ CRF change request form‬وترفق معها نسخة‬
‫من الوثيقة ويجب تحديد المطلوب تغييره ولماذا في استمارة‬
‫طلب التغير تحال استمارة طلب التغير الى المسئول للمصادقة‬
‫ومن ثم بدوره يتخذ االجراء الالزم ‪.‬‬
‫بعد اجراء أو اصدارستة نسخ معدلة من الوثيقة يجب اصدار‬
‫وثيقة جديدة لها رقم اصدار جديد وكذلك تحذف الوثيقة عند‬
‫انتهاء الحاجة لها ويكون الحذف بموجب استمارة معدة لهذا‬
‫الغرض ‪.‬‬
‫التنقيح ال يتطلب تغير االجراء الموثق ‪.‬بينما التعديل يتطلب تغير‬
‫االجراء الموثقة ولكن بعد اصدار ستة نسخ معدلة من الوثيقة ‪.‬‬
‫السجالت ال تحتاج الى ضبط التنقيح كما التحتاج الى ضبط‬
‫التعديل ‪.‬‬