‫إدارة املخازن يف الشركات‬

‫التعريف – األهمية – املهام والوظائف‬

 ‫يتناول هذه املقال‬

‫تعريف إدارة املخازن‬

‫أهمية وأهداف إدارة املخازن‬

‫طبيعة املخازن يف كل من الشركات الخدمية والشركات‬

‫اإلنتاجية‬

‫مهام ووظائف إدارة املخازن‬

‫موقع قسم إدارة املخازن يف الهيكل التنظيمي للشركة‬

‫‪1‬‬
‫تُعرّف إدارة املخازن بأنها مجموعة عمليات التخطيط واملراقبة والتنظيم التي يتم من‬

‫خاللها إدارة الكميات واملواد املُخزّنة وإدارة مكان التخزين‪ .‬كما تتضمن اإلشراف لع‬

‫جميع عمليات التخزين وفحصها وتسجيلها بفاعلية‪ ،‬وإجراء عمليات الصيانة ملكونات‬

‫نظام التخزين بأقل كلفة ممكنة‪ ،‬وإدارة ما يتعلق بالنقل والتعبئة والتكنولوجيا‬

‫واستالم البضائع من مصدرها‪ ،‬والقيام بتخزينها حتى يتم طلبها والحاجة إليها وشحنها‬

‫وتوصيلها إلى املستخدم‪.‬‬

‫تشمل إدارة املخازن كذلك كافة عمليات التخطيط لتحديد األهداف املرجوّ إنجازها‪،‬‬

‫والطريقة التي يتم من خاللها تحقيقها‪ ،‬واملراقبة والتحكم لضمان تحقيق الخطة وما‬

‫يجب القيام به‪.‬‬

‫‪ .1‬أهمية وأهداف إدارة املخازن يف الشركات‬

‫تُساهم إدارة املخازن يف نجاح أو فشل العديد من الشركات؛ حيث يُعد املخزن وسيطا‬

‫يف سلسلة التوريد‪ ،‬والذي يؤثر لع كل من تكاليف الخدمة وعملية التوريد‪.‬‬

‫إن إدارة املخازن بفاعلية وكفاءة مهمة ليست بسهلة؛ فالتخطيط‪ ،‬واتخاذ القرارات‪،‬‬

‫وتنظيم املخزن‪ ،‬واملراقبة‪ ،‬والتحكم يف عملية التخزين والتوزيع‪ ،‬جميعها مهمات‬

‫تواجه العديد من التحديات التي ترتبط بإدارة الشركة وبسوق العمل‪.‬‬

‫‪2‬‬
‫تحتاج كذلك عمليات التخزين إلى التخطيط والسيطرة واملراقبة‪ ،‬والتي تتضمن عمليات‬

‫التدفّق الداخلي وتخزين وتحديد املُنتَج املطلوب وتجميع الطلبات وإرسالها وكل ما‬

‫يتعلق بأمور الشحن واالستيراد‪.‬‬

‫تبرز أسباب وجود إدارة املخازن فيما يلي‪:‬‬

‫استقبال املواد‬
‫اإلشراف والرقابة‬
‫املشتراة والتحفظ‬
‫ىلع املواد‬
‫عليها وحفظها‬
‫املخزونة‬
‫باألسلوب املناسب‬

‫املسؤولية الكاملة‬ ‫صرف األصناف‬

‫عن املخازن‬ ‫املطلوبة يف‬
‫ومحتوياتها‬ ‫الوقت وبالكمية‬
‫وسجالتها‬ ‫وباملواصفات‬
‫والعاملين بها‬ ‫املحددة‪.‬‬

‫‪3‬‬
 ‫‪ .2‬طبيعة املخازن يف الشركات الخدمية‬

‫يغلب ىلع العاملين بها‬ ‫املخازن تكون قسم‪/‬إدارة‬

‫ليس من نشاطها إنتاج‬
‫طابع عدم التخصص‬ ‫لحفظ مستلزمات النشاط‬
‫سلع ومنتجات‬
‫الفني‬ ‫الخدمي‬

‫معظم محتويات املخازن مواد‬

‫تتبع اإلدارة املالية‬
‫استخدامية يف شكل مواد‬
‫(الشؤون املالية) ألنها‬
‫قرطاسية مكتبية وأثاث‬
‫تمثل أمواال للشركة‬
‫للمكاتب ومستلزمات الحاسب‬

‫‪ .3‬طبيعة املخازن يف الشركات اإلنتاجية‬

‫املخازن هي التي تصرف‬ ‫املخازن إدارة رئيسية‬

‫يغلب عليها طابع‬
‫جميع املواد‬ ‫يف الشركة‪ ،‬واملخزون‬
‫التخصص سواء من حيث‬
‫واملستلزمات لجميع‬ ‫حلقة أساسية يف‬
‫األنشطة أو املواد‬
‫إدارات الشركة‬ ‫العملية اإلنتاجية‬

‫لها دورة مستندية‬

‫تشمل املخازن جميع‬
‫وحسابات وكادر وظيفي‬
‫أشكال املواد التي يمكن‬
‫مستقل‪ ،‬وتحكمها‬
‫أن تحتفظ بها الشركة‬
‫تعليمات ولوائح‬

‫‪4‬‬
 ‫‪ .4‬مهام ووظائف إدارة املخازن‬

‫‪ .4.1‬مهام التمييز‬

‫ويعني وصف األصناف التي يتكون منها املخزون‪ ،‬وإعداد فهرس األصناف أو قاموس‬

‫يميزها حتى يمكن حصرها ومعرفة أعدادها ومواقعها يف املخازن ولع الحاسب‪ ،‬ولقد‬

‫أصبحت اآلن مهام التمييز تتم آليا‪.‬‬

‫‪ .4.2‬مهام االستالم‬

‫يعتبر االستالم من أولى مسؤوليات‬

‫وأنشطة إدارة املخازن واملخزون‪،‬‬

‫ويخصص أماكن واسعة يف املخازن‬

‫لعمليات استالم بكل ما تشمله من‬

‫إجراءات وأشكال عملية ومستندية‬

‫وعمليات معاينة ومطابقة‪.‬‬

‫‪ .4.3‬الفحص والتفتيش‬

‫تتم عمليات الفحص يف بداية عمليات االستالم للتحقق من الجودة واملطابقة ألوامر‬

‫الشراء وطلبات اإلدارات الطالبة للمواد‪ ،‬ثم تتم عمليات التفتيش املستمر لع املواد‬

‫املخزونة باملخازن طبقا للقواعد واألسس املخزنية الصحيحة‪.‬‬

‫‪5‬‬
 ‫‪ .4.4‬تسليم وإصدار املواد‬

‫تشمل مهام تسليم وإصدار املواد ملستخدميها‪ ،‬وتتضمن عمليات فرز وتحديد ومناولة‬

‫املواد وتسليمها محملة لع السيارات بموجب مستندات الصرف‪.‬‬

‫‪ .4.5‬إمساك سجالت املخازن واملخزون‬

‫وتشمل جميع السجالت اآللية املحملة‬

‫لع الحاسب اآللي والسجالت‬

‫املقروءة التي تثبت محتويات‬

‫املخزون وحركته‪ ،‬وجميع بيانات‬

‫املخازن‪.‬‬

‫‪ .4.6‬توفير بيانات املحاسبة لع املخزون‬

‫تمد إدارة املخازن واملخزون إدارة املحاسبة (اإلدارة املالية) بحركة املخزون واتجاهاته‬

‫واإلدارات التي صرفت تمهيدا لتحميل هذه اإلدارات بقيمة املخزون الذي صرفته‪.‬‬

‫‪6‬‬
 ‫‪ .4.7‬الرقابة لع املخزون‬

‫تعتبر مهام الرقابة لع املخزون من املهام األساسية إلدارة املخازن‪ ،‬حيث إنها تشمل‬

‫ترتيبات الصرف واالستالم وتحديد مستويات املخزون (الحد األدنى ‪ -‬الحد األلع ‪ -‬حد‬

‫الطلب) لكل صنف‪ ،‬كما تقوم إدارة الرقابة لع املخزون يف بعض الشركات بإجراءات‬

‫طلب املواد التي يصل رصيدها للحد األدنى‪ ،‬إذا كانت أصناف يتكرر استخدامها‪.‬‬

‫‪ .4.8‬جرد املخزون‬

‫وهي تلك املهمة التي يتم عن طريقها التحقق املادي من أن كمية املخزون الفعلية‬

‫حاليا يف املخازن (كل يف موقعه) مطابقة تماما ملا هو مثبت لع الحاسب‬

‫وبالسجالت‪ .‬وقد يكون الجرد دوريا أو خاصا أو مفاجئا‪ ،‬وعادة ما تقوم به لجان يصدر بها‬

‫قرار يحدد مهامها والفترة التي يتم فيها الجرد‪.‬‬

‫‪ .4.9‬مهام التخزين‬

‫حفظ‬ ‫عمليات‬ ‫التخزين‬ ‫يشمل‬

‫املواد والحفاظ عليها يف‬

‫أماكنها باملخازن‪ ،‬وعمليات‬

‫ترقيمها وحمايتها‪ ،‬وتشغيل‬

‫وعمليات‬ ‫والصاالت‬ ‫املخازن‬

‫املناولة ومعدات التخزين‪.‬‬

‫‪7‬‬
 ‫‪ .5‬موقع قسم إدارة املخازن يف الهيكل التنظيمي للشركة‬

‫وعالقته باألقسام األخرى‬

‫يختلف موقع قسم إدارة املخازن والتنظيم الداخلي له باختالف الشركات وحجمها‬

‫ومنتجاتها وعوامل أخرى يبينها الشكل أدناه‪.‬‬

‫مستوى أىلع يف الهيكل‬ ‫إنتاجية‬

‫طبيعة نشاط‬
‫الشركة‬
‫مستوى أدنى يف الهيكل‬ ‫خدمية‬

‫مستوى أىلع يف الهيكل‬ ‫كبير‬

‫حجم الشركة‬
‫مستوى أدنى يف الهيكل‬ ‫صغير‬

‫مستوى أىلع يف الهيكل‬ ‫مهم‪/‬كبير‬

‫حجم وأهمية‬
‫غير‬ ‫املخزون‬
‫مستوى أدنى يف الهيكل‬
‫مهم‪/‬صغير‬

‫مستوى أىلع يف الهيكل‬ ‫كبير‬

‫عدد العاملين‬
‫باملخازن‬
‫مستوى أدنى يف الهيكل‬ ‫صغير‬

‫‪8‬‬
 ‫‪ .5.1‬التبعية اإلدارية إلدارة املخازن واملخزون‬

‫هناك عدة آراء حول تبعية إدارة املخازن يوضحها الشكل التالي‪:‬‬

‫إذا كان إمداد عمليات اإلنتاج باملواد أساسًا‪ ،‬وتستخدم‬

‫• التبعية إلدارة اإلنتاج‬
‫اآلالت واملعدات يف املخازن‬

‫إذا كان إمداد السوق باملنتجات أساسًا‪ ،‬ومخازن املنتجات‬

‫• التبعية إلدارة التسويق‬
‫التامة رئيسية وكبيرة‬

‫إذا كانت قيمة املواد قليلة كما يف املنظمات الحكومية‬

‫• التبعية إلدارة الشؤون املالية‬
‫والخدمية‬

‫نشاط الشراء كبيرة ومتخصص‪ ،‬نشاط التخزين كبير‬

‫• التبعية إلدارة املواد واإلمداد‬
‫ومتخصص‬

‫‪ .5.2‬عالقة إدارة املخازن باإلدارات األخرى‬

‫ال تشتري جميع األقسام ‪ /‬اإلدارات ما تحتاجه‪ ،‬وإنما تقوم إدارة املشتريات بالشراء‬

‫للشركة ككل‪ ،‬وتقوم إدارة املخازن واملخزون بالصرف للشركة ككل فعالقتها بجميع‬

‫إدارات الشركة هي عالقة عطاء‪ ،‬فإدارة املخازن تتسلم املواد من خارج الشركة‪،‬‬

‫وتسلمها لإلدارات داخلها‪.‬‬

‫لذلك غالبا ما يتم دمج املخازن واملشتريات يف إدارة واحدة‪ .‬لكن إذا كانت إدارة املخازن‬

‫مستقلة وغير تابعة إلدارة املشتريات فإنه يجب أن تكون العالقات بينهما قوية‬

‫ومستمرة‪.‬‬

‫‪9‬‬
‫ففي إدارة املخازن توجد السجالت التي تدون فيها بيانات هامة تحتاج إليها إدارة‬

‫املشتريات يف القيام بمسؤولياتها‪ ،‬كما يجب لع إدارة املشتريات أن تحيط إدارة‬

‫املخازن علما بالحد األدنى لألصناف املختلفة وباملستويات التي إذا وصل إليها املخزون‬

‫من األصناف وجب إعادة الطلب عندها حتى تتمكن إدارة املخازن من املحافظة لع‬

‫املستويات الصحيحة من الكميات املخزنة‪.‬‬

‫ترتبط إدارة املخازن ببقية اإلدارات يف الشركة حسب املواد كما يلي‪:‬‬

‫املواد الخام ‪ -‬نصف املصنعة ‪ -‬قطع الغيار ‪ -‬مواد اإلستخدام‬

‫إدارة اإلنتاج‬
‫‪ -‬اآلالت واملعدات‬

‫إدارة التسويق‬ ‫مواد اإلستخدام واألجهزة (األدوات املكتبية ‪ -‬األثاث ‪ ...‬الخ)‬

‫إدارة املخازن‬
‫اإلدارة املالية‬ ‫مواد اإلستخدام واألجهزة (األدوات املكتبية ‪ -‬األثاث ‪ ...‬الخ)‬

‫إدارة املوارد‬
‫مواد اإلستخدام واألجهزة (األدوات املكتبية ‪ -‬األثاث ‪ ...‬الخ)‬
‫البشرية‬

‫إدارة املواد‬ ‫مواد اإلستخدام ‪ -‬املعدات واألجهزة‬

‫‪10‬‬
 ‫الشكل أدناه يبين الهيكل التنظيمي إلدارة املخازن يف الشركات بشكل عام‪.‬‬

‫التنفيذية‬
‫ة‬‫اإلدارة التنفيذي‬

‫إدارة التسويق‬ ‫إدارة املوارد‬

‫إدارة اإلنتاج‬ ‫إدارة املخازن‬ ‫اإلدارة املالية‬ ‫اإلدارة الفنية‬
‫واملبيعات‬ ‫البشرية‬

‫منسق إدارة‬
‫املخازن‬

‫أمين مخزن‬

‫عمال مخزن‬

‫عمال استالم‬
‫وتسليم‬

‫‪11‬‬
‫نسعى يف ‪ Business Insight‬إىل تحقيق جرس من الثقة واملعرفة يصل بني املستثمرين الراغبني‬
‫بإقامة مشاريع ريادية جريئة وبني رواد األعامل أصحاب الكفاءة لتنفيذ تلك املشاريع‪ ،‬ومن جهة أخرى‬
‫دراسة فرص السوق للرشكات الصاعدة لتوسيع مجاالت استثامرها بشكل صحيح والعمل عىل تطويرها‬
‫لتكون قادرة كرشكة عىل االنتشار والتطور واملنافسة‪...‬‬
‫نقدم يف ‪ Business Insight‬خدمات‪:‬‬

‫التحليل املايل وإعداد املوازنات‪،‬‬ ‫تصميم وتطوير األعامل‪،‬‬

‫املراقبة والتقييم‪،‬‬ ‫إعداد وكتابة املشاريع‪،‬‬

‫إدارة وضبط الجودة‪،‬‬ ‫ابتكار وتصميم الخدمات واملنتجات‪،‬‬

‫التوظيف واملوارد البرشية‪،‬‬ ‫تحسني العمليات‪،‬‬

‫استشارات األعامل‪.‬‬ ‫إعداد البحوث والتقارير‪،‬‬

‫دراسات الجدوى‪،‬‬

‫إذا وجدت هذا املقال مفيدا ً‪ ،‬ميكنك مشاركته عىل وسائل التواصل االجتامعي مع حفظ حقوق النرش‬
‫إن كان لديك رأي‪ ،‬مالحظاتك محل تقدير كبري! قم بالتعليق هنا أو اتصل بنا‬

‫‪+90 552 645 91 10‬‬ ‫‪info@abinsight.net‬‬

‫‪www.abinsight.net‬‬