‫منهجية مكتب إدارة املشاريع‬

‫املؤسس ي (‪)EPMO‬‬
 ‫جدول المحتويات‬
‫مقدمة ‪4 ........................................................................................................................................................................... ............‬‬ ‫‪1.‬‬

‫سياسات مكتب إدارة املشاريع ‪5 ..................................................................................................................................................‬‬ ‫‪2.‬‬

‫إدارة املشاريع ‪8 ........................................................................................................................................................................... .‬‬ ‫‪3.‬‬

‫مرحلة البدء للمشروع ‪13 .............................................................................................................................................................‬‬ ‫‪.3.1‬‬

‫‪ .3.1.1‬السياسات الخاصة باملرحلة ‪13 ...................................................................................................................................................‬‬

‫‪ .3.1.2‬عملية طرح املنافسة ‪14 ...............................................................................................................................................................‬‬

‫‪ .3.1.3‬عملية إعداد ميثاق املشروع‪21 ....................................................................................................................................................‬‬

‫مرحلة التخطيط للمشروع‪30 ......................................................................................................................................................‬‬ ‫‪.3.2‬‬

‫‪ .3.2.1‬السياسات الخاصة باملرحلة ‪30 ...................................................................................................................................................‬‬

‫‪ .3.2.2‬عملية إعداد خطة إدارة املشروع ‪31 ............................................................................................................................................‬‬

‫‪ .3.2.3‬عملية إعداد الجدول الزمني للمشروع ‪38 ...................................................................................................................................‬‬

‫مرحلة التنفيذ للمشروع ‪48 ..........................................................................................................................................................‬‬ ‫‪.3.3‬‬

‫‪ .3.3.1‬السياسات الخاصة باملرحلة ‪48 ...................................................................................................................................................‬‬

‫‪ .3.3.2‬عملية تنفيذ املشروع ‪49 ...............................................................................................................................................................‬‬

‫مرحلة املراقبة والتحكم ‪56 ..........................................................................................................................................................‬‬ ‫‪.3.4‬‬

‫‪ .3.4.1‬السياسات الخاصة باملرحلة ‪56 ...................................................................................................................................................‬‬

‫‪ .3.4.2‬عملية املراقبة والتحكم‪57 ...........................................................................................................................................................‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪2‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
‫‪ .3.4.3‬عملية إدارة مخرجات املشروع ‪63 ................................................................................................................................................‬‬

‫‪ .3.4.4‬عملية إدارة املخاطر ‪70 ................................................................................................................................................................‬‬

‫‪ .3.4.5‬عملية إدارة املعوقات ‪77 ..............................................................................................................................................................‬‬

‫‪ .3.4.6‬عملية إدارة طلب التغيير ‪84 ........................................................................................................................................................‬‬

‫مرحلة اإلغالق للمشروع ‪91 ..........................................................................................................................................................‬‬ ‫‪.3.5‬‬

‫‪ .3.5.1‬السياسات الخاصة باملرحلة ‪91 ...................................................................................................................................................‬‬

‫‪ .3.5.2‬عملية إغالق املشروع ‪92 ..............................................................................................................................................................‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪3‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫‪ .1‬مقدمة‬
‫في ظل تسارع التطورات املؤسسية وما يصاحب ذلك من تنوع واختالف ل ألولويات ‪ ،‬وبهدف تمكين‬
‫اإلدارة العليا باملؤسسة من تنفيذ خطتها االستراتيجية وإدارة أداءها املؤسس ي باملستوى الذي يرقى‬
‫إلى إنجاز مشاريع الخط ة االستراتيجية بشكل منظم وسلس وبما يضمن تحقيق األهداف االستراتيجية‬
‫املرجوة‪ ،‬يجب إنشاء مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي والذي سيعمل على تقديم الدعم واملساندة‬
‫واإلشرا ف على تنفيذ مشاريع املؤسسة الحالية واملستقبلية ‪.‬‬
‫يعزز وجود مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي قدرة املؤسسة على إدارة مشاريعها من خالل توحيد إطار‬
‫العمل الخاص بإدارة املشاريع لجميع إدارات املؤسسة ‪ .‬وي عتبر مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي املصدر‬
‫الوحيد للمعلومات وملراقبة املهام الخاصة بكل مشروع على مستوى املؤسسة وبهذا يعمل على تحقيق‬
‫الريادة في إدارة امل شاريع باملؤسسة ‪.‬‬
‫وتشكل عمليات وإجراءات مكتب إدارة املشاريع الخطوات‬
‫وف قا ً إل ح صا ئ ية ش ملت ‪ 2 9 7‬ش ركة فإ ن وج و د‬
‫الضرورية التي س تساعد على توفير عناصر اإلدارة الناجحة‬
‫مك تب إلدا رة ا ل م شار ي ع أ دى إ لى ‪:‬‬
‫للمشاريع‪ ،‬وتوفير آليات مبسطة الطالع اإلدارة العليا‬
‫ت سل يم ‪ % 1 9‬من ا ل م شار يع ق ب ل‬ ‫▪‬ ‫ب املؤسسة على بيانات املشاريع وحالتها ‪.‬‬
‫ا ل م وع د ا ل م ح د د‬
‫على ان يتم تحديث عمليات وإجراءات مكتب إدارة املشاريع‬
‫أ ظ هر ت حسن ب اإل ن ت اج ية ب نس بة‬ ‫▪‬
‫‪%21‬‬
‫بما يراعي املستجدات في مجال إدارة املشاريع‪ ،‬والخبرات‬
‫العملية التي ت تاح مل كتب إدارة املشاريع املؤسس ي عبر فرق‬
‫ت سل يم ‪ % 3 0‬من ا ل م شار يع ا قل م ن‬ ‫▪‬
‫ا لم يزا ن ية ا ل م خ ط ط ة‬
‫العمل املختلفة ‪ .‬تعتبر هذه الوثيقة املرجع الرئيس ي لجميع‬
‫‪PMI White Paper– State of the PMO‬‬ ‫فرق عمل امل شاريع ب املؤسسة من مرحلة اإلعداد للمشروع‬
‫وحتى إغالقه ‪.‬‬
‫ّ‬
‫وتقد م هذه الوثيقة وصفا إلطار عمل ومنهجية إدارة املشاريع ‪ ،‬ويوفر هذا اإلطار تعريفا لدورة حياة‬
‫ومراحل املشروع‪ ،‬والعمليات التي يجب تنفيذها في كل مرحلة من هذه املراحل بالتزامن مع "عمليات‬
‫ُ‬
‫وت ّ‬
‫نف ذ "عمليات املراقبة والتحكم " على امتداد دورة حياة املشروع وذلك لتوفير‬ ‫املراقبة والتحكم "‪.‬‬
‫الدعم والتحكم باملشاريع‪ .‬ولقد روعي ف ي تصميم منهجية إدارة املشاريع‪ ،‬القدرة على إدارة املشاريع‬
‫الداخلية‪ ،‬فضال عن املشاريع التي ت نفذها جهات خارجية ( الشركات املنفذة ) ‪.‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪4‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫‪ .2‬سياسات مكتب إدارة املشاريع‬

‫السياسة‬ ‫اسم السياسة‬

‫ُي ّ‬
‫عرف معهد إدارة املشاريع (‪ )PMI‬املشروع بأنه "عمل مؤقت له خصوصيه إلنتاج‬
‫مجموعة من املخرجات ضمن قيود واضحة مرتبطة باملدة الزمنية والتكلفة والجودة"‪.‬‬
‫يجب أن تتوافر الشروط اآلتية في املشاريع التي تقدم إلى املؤسسة‪:‬‬
‫‪ .1‬ذات طبيعة فريدة‪ ،‬وال يمثل عمليات متكررة‪.‬‬
‫تعريف املشروع‬
‫‪ .2‬له مواعيد زمنية محددة‪( ،‬مدة زمنية)‪.‬‬
‫‪ .3‬له موازنة معتمدة وموارد‪.‬‬
‫‪ .4‬له أهداف ونتائج محددة‪.‬‬
‫ً‬
‫‪ .5‬يحقق تغييرا يعود بالفائدة على املؤسسة ‪.‬‬
‫ال يمكن البدء بإجراءات املشتريات والتعاقد بدون وجود ميزانية معتمدة للمشروع أو‬
‫اعتماد ميزانية املشروع‬
‫موافقة كتابية من اللجنة التوجيهية إلدارة املشاريع أو الجهات ذات الصالحية‪.‬‬
‫ّ‬
‫يتعين على مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي توفير الدعم الكلي لكافة مشاريع املؤسسة‪.‬‬ ‫دعم املشروع‬
‫ّ‬
‫يتعين على مدراء املشاريع ومنفذي مشاريع املؤسسة‪ ،‬تنفيذ املشاريع وفقا ملنهجية إدارة‬
‫منهجية إدارة املشاريع‬
‫املشاريع الخاصة بمكتب إدارة املشاريع‪.‬‬
‫هناك ثالث فئات من املشاريع‪:‬‬
‫‪ .1‬مشاريع تسند عن طريق األمر املباشر (تكلفة اقل من ‪ 300‬الف ريال(‬
‫تصنيف املشروع‬
‫‪ .2‬مشاريع تسند عن طريق إجراء املناقصات (تكلفة اعلى من مليون ريال(‬
‫‪ .3‬مشاريع تنفذ داخليا‬
‫ّ‬ ‫ّ‬
‫يتعين على مكتب إدارة املشاريع التأكد من توفر كافة املعلومات واملراجع الالزمة إلدارة‬
‫توعية مديراملشروع‬
‫املشاريع‪ ،‬لكافة مدراء املشاريع في املؤسسة‪.‬‬
‫يتعين على مدراء املشاريع إنجاز املشاريع في حينها‪ ،‬والبقاء ضمن حدود املوازنة‬
‫املخصصة‪ ،‬وضمن حدود نطاق العمل ومراعاة املستوى املطلوب من الجودة لضمان‬ ‫نجاح املشروع‬
‫نجاح املشروع‪.‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪5‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫يجب حفظ الوثائق التي تخص كافة املشاريع في مكتبة بيانات مشاريع اإلدارة‪.‬‬ ‫وثائق املشروع‬
‫ّ‬
‫يتعين على كل من مدير املشروع من طرف املؤسسة‪ ،‬ومدير املشروع التابع للمورد‬
‫سياسات وإجراءات املراحل‬
‫االلتزام بالسياسات واإلجراءات الخاصة بكل مرحلة‪.‬‬
‫ّ‬
‫ينبغي أال يتم تنفيذ أية أعمال تتصل باملشاريع دون تفويض‪ ،‬مثل ميثاق املشروع‬
‫التفويض‬
‫املعتمد‪.‬‬
‫يحدد اسم مدير املشروع من طرف املؤسسة ومدير املشروع من طرف املنفذ‪ ،‬كما‬
‫يتضمن وصفا ملتطلبات املشروع‪ ،‬وامليزانية‪ ،‬واألحداث الرئيسية (‪،)Milestones‬‬
‫ميثاق املشروع‬
‫واملخاطر واملهام ومسؤوليات فريق العمل‪ .‬ويجب االلتزام بالنموذج املعد لذلك عند‬
‫إعداد ميثاق املشروع‪.‬‬
‫يحدد نطاق عمل املشروع غايات املشروع‪ ،‬ونطاقه التفصيلي‪ ،‬وجدوله الزمني‪ ،‬ومعايير‬
‫نجاحه‪ ،‬ويعتبر نطاق عمل املشروع القاعدة األساسية للمشروع بعد اعتماده من‬
‫نطاق عمل املشروع‬
‫األشخاص املعنيين‪ ،‬ويجب االلتزام بالنموذج املعد لذلك عند إعداد نطاق عمل‬
‫املشروع‪.‬‬
‫تحدد كيفية تنفيذ‪ ،‬ومراقبة املشروع والتحكم به‪ .‬وتحتوي وثيقة خطة إدارة املشروع‬
‫على عدد من الخطط التفصيلية‪ .‬والغرض منها هو تحديد األسلوب الذي سيستخدم‬
‫خطة إدارة املشروع‬
‫لتنفيذ نطاق العمل املتفق عليه للمشروع‪ ،‬ويجب االلتزام بالنموذج املعد لذلك عند‬
‫إعداد خطة إدارة املشروع‪.‬‬
‫يعتبر الجدول الزمني للمشروع من العناصر املهمة للتحكم باملشروع وإعداد وتقديم‬
‫ً‬
‫التقارير عن حالة املشروع‪ .‬ويوفر الجدول الزمني للمشروع رسما بيانيا للمهام املتوقعة‪،‬‬
‫واملراحل الرئيسية‪ ،‬ومدى اعتماد املشاريع على أطراف أخرى (االعتمادية على مشاريع‬
‫الجدول الزمني للمشروع‬
‫أخرى داخل وخارج املؤسسة)‪ ،‬واملوارد املطلوبة‪ ،‬واملدة التي تستغرقها املهمة‪،‬‬
‫واملواعيد النهائية لتسليم املهام واملخرجات‪ ،‬ويجب االلتزام بالنموذج املعد لذلك عند‬
‫إعداد الجدول الزمني للمشروع‪.‬‬
‫يعتبر نظام إدارة املشاريع نظاما تخطيطيا مساعدا إلدارة مشاريع املؤسسة‪ ،‬وفيه تحفظ‬
‫جميع وثائق املشاريع وبياناتها‪ .‬ويجب أال تتعدى فترة تحديث بيانات تقدم سير املشروع‬ ‫نظام إدارة املشاريع‬
‫على نظام إدارة املشاريع أكثر من أسبوع‪.‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪6‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫ُ‬
‫في حالة املشاريع التي ت ّنفذ من قبل موردين‪ ،‬يجب العمل باستمرار على ربط الدفعات‬
‫ّ‬
‫املالية للمورد باستيفاء املوافقات الالزمة لقبول مخرجات املشروع وفقا لعملية إدارة‬ ‫الدفعات إلى منفذي املشاريع‬
‫مخرجات املشروع‪.‬‬
‫أي تعديل يتعلق بمنهجية إدارة املشاريع والعمليات الواردة في وثيقة منهجية إدارة‬
‫إجراء التعديالت على املنهجية‬
‫املشاريع‪ ،‬ال يمكن إجراءه أال بعد اخذ املوافقات الالزمة من الجهات ذات العالقة‪.‬‬

‫جدول ‪ - 1‬سياسات مكتب إدارة املشاريع‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪7‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫‪ .3‬إدارة املشاريع‬
‫تقدم منهجية إدارة املشاريع إطار عمل متكامل إلدارة املشروع والتحكم به‪ ،‬بدءا من تعريف املشروع‪ ،‬وصوال إلى التنفيذ‬

‫والتشغيل وإغالقه بشكل كامل‪.‬‬

‫دورة حياة املشروع‬

‫املشروع هو نشاط تستخدم فيه موارد محددة من داخل أو خارج املؤسسة ويتم توفير امليزانية الالزمة للحصول على‬
‫منافع متوقعة خالل فترة زمنية معينة‪ .‬تتكون دورة حياة املشروع من خمسة‬
‫مراحل أساسية هي‪:‬‬
‫ال مؤ سس ا ت ا لت ي ت تب نى مما رس ات إ دا ر ة‬
‫ال مشا ر يع ت وف ر ‪ 1 0 9‬مل يو ن د والر لك ل‬ ‫‪ .1‬مرحلة البدء‪ :‬املوافقة على أهداف ومكونات املشروع بشكل رسمي‪،‬‬
‫‪ 1‬مل يا ر دوال ر م ست ثم رة في ا ل مشا ر يع‬ ‫وتحديد نطاق العمل بشكل مفصل‪.‬‬
‫و الب رام ج‬ ‫‪ .2‬مرحلة التخطيط‪ :‬تطوير خطة شاملة إلدارة املشروع مع وضع‬
‫‪PMI’s Pulse of Profession – Capturing the‬‬ ‫جدول زمني مفصل ألنشطة املشروع‪.‬‬
‫‪Value of Project Management‬‬
‫‪ .3‬مرحلة التنفيذ‪ :‬مرحلة دمج العناصر البشرية واملوارد األخرى‬
‫لتنفيذ خطة املشروع على أرض الواقع‪ ،‬وإدارة تنفيذ أعمال املشروع ومخرجاته والدفعات املالية املرتبطة بهذه‬
‫املخرجات‪.‬‬
‫‪ .4‬مرحلة املر اقبة والتحكم‪ :‬هي مرحلة قياس ومراقبة أي انحراف عن خطة أو نطاق عمل املشروع‪ ،‬واتخاذ‬
‫إجراءات تصحيحية عند الضرورة‪ ،‬باإلضافة إلى إدارة التواصل الفعال مع كافة املعنيين باملشروع‪.‬‬
‫‪ .5‬مرحلة الغالق‪ :‬هي مرحلة انتهاء العمل باملشروع وإغالقه وتحديث وأرشفة كافة الوثائق الخاصة به‪.‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪8‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫ُ‬
‫تنفذ مراحل إدارة املشروع بالتزامن مع مرحلة "املر اقبة والتحكم" على امتداد الدورة الكاملة للمشروع بهدف قياس‬
‫ومراقبة أي انحراف عن خطة أو نطاق عمل املشروع‪ ،‬واتخاذ إجراءات تصحيحية عند الضرورة‪ ،‬باإلضافة إلى إدارة‬
‫التواصل الفعال مع كافة املعنيين باملشروع‪.‬‬

‫اإلغالق‬ ‫التنفيذ‬ ‫التخطيط‬ ‫البدء‬

‫المراقبة والتحكم‬

‫رسم توضيحي ‪ - 1‬مراحل دورة حياة املشروع من البداية للنهاية‬

‫العمليات التي يتم تنفيذها في كل مرحلة من مراحل املشروع تمكن مكتب إدارة املشاريع من‪:‬‬
‫‪ -1‬ضمان اتباع املنهجية املعتمدة إلدارة كافة املشاريع من قبل إدارات املؤسسة أو فريق العمل من الشركات‬
‫املنفذة‪.‬‬
‫‪ -2‬توحيد ممارسات وإجراءات إدارة املشاريع وتوحيد النماذج املستخدمة‬
‫‪ -3‬ضمان تنفيذ مشاريع املؤسسةدون أي تأخير وضمن امليزانية املحددة‪.‬‬
‫‪ -4‬وضع معايير الجودة لضبط مخرجات املشروع‪.‬‬
‫‪ -5‬تحقيق الفوائد املرجوة من تنفيذ املشاريع‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪9‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫)‬
‫(‬

‫(‬ ‫)‬

‫رسم توضيحي ‪ - 2‬عمليات دورة حياة املشروع من البداية الى النهاية‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪10‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫فيما يلي العمليات الرئيسية إلدارة محافظ املشاريع ‪:‬‬
‫• عملية تحديد املشاريع لطلب االعتماد املالي‬
‫• عملية طلب مشروع جديد‬
‫• عملية متابعة حالة محفظة املشاريع‬

‫إدارة محافظ املشاريع‬

‫عملية تحديد املشاريع لطلب االعتماد‬

‫املالي‬

‫عملية طلب مشروع جديد‬

‫عملية متابعة حالة محفظة املشاريع‬

‫رسم توضيحي ‪ - 3‬عمليات إدارة محافظ املشاريع‬

‫فيما يلي املراحل والعمليات الرئيسية إلدارة املشروع ‪:‬‬

‫‪ .1‬مرحلة البدء‬
‫• عملية طرح املنافسة‬
‫• عملية إعداد ميثاق املشروع‬
‫‪ .2‬مرحلة التخطيط‬
‫• عملية إعداد خطة إدارة املشروع‬
‫• عملية إعداد الجدول الزمني للمشروع‬
‫‪ .3‬مرحلة التنفيذ‬
‫• عملية تنفيذ املشروع‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪11‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫التنفيذ‬ ‫التخطيط‬ ‫البدء‬

‫عملية تنفيذ املشروع‬ ‫عملية إعداد خطة ادارة املشروع‬ ‫عملية طرح املنافسة‬

‫عملية إعداد الجدول الزمني للمشروع‬ ‫عملية إعداد ميثاق املشروع‬

‫رسم توضيحي ‪ - 4‬عمليات دورة حياة املشروع (البدء‪ ،‬التخطيط‪ ،‬التنفيذ)‬

‫‪ .4‬مرحلة املر اقبة والتحكم‬

‫• عملية املراقبة والتحكم‬
‫• عملية إدارة مخرجات املشروع‬
‫• عملية إدارة املخاطر‬
‫• عملية إدارة املعوقات‬
‫• عملية إدارة طلب التغيير‬
‫‪ .5‬مرحلة الغالق‬
‫• عملية إغالق املشروع‬

‫االغالق‬ ‫املر اقبة والتحكم‬

‫عملية إغالق املشروع‬ ‫عمليةاملر اقبة و التحكم‬

‫عملية إدارة مخرجات املشروع‬

‫عملية إدارة املخاطر‬

‫عملية إدارة املعوقات‬

‫عملية إدارة طلب التغيير‬

‫رسم توضيحي ‪ - 5‬عمليات دورة حياة املشروع (املر اقبة والتحكم‪ ،‬االغالق)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪12‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫ُ‬
‫تنفذ مراحل إدارة املشروع بالتزامن مع مرحلة "املر اقبة والتحكم" على امتداد الدورة الكاملة للمشروع‪ ،‬وخصوصا في‬

‫مرحلتي التخطيط والتنفيذ من دورة حياة املشروع‪ .‬وقد تم تعريف كافة إملدخالت واملخرجات الرئيسية لكل عملية من‬

‫العمليات املبينة أعاله‪ ،‬باإلضافة إلى األدوات واألساليب التي ستستخدم في تطبيق عمليات إدارة املشاريع لتعزيز فوائدها‬

‫عمارة‬ ‫إلى أقص ى حد ممكن‬

‫املشاريع‬

‫‪ .3.1‬مرحلة البدء للمشروع‬

‫مرحلة البدء للمشروع توضح اإلجراءات األساسية التي يجب تنفيذها لبدء املشروع‪ .‬والغرض الرئيس ي من هذه املرحلة هو‬
‫إدراك أن املشروع يجب أن يبدأ وأن تحدد املوارد الالزمة لتنفيذه‪ .‬وتعتبر مرحلة بدء املشروع مرحلة هامة نظرا لكونها توفر‬
‫املدخالت الضرورية ملرحلة التخطيط‪.‬‬

‫‪ .3.1.1‬السياسات الخاصة باملرحلة‬

‫• يقوم مدير اإلدارة املالكة للمشروع باالشتراك مع مدير مكتب إدارة املشاريع باختيار مدير املشروع وفريق‬
‫العمل‪.‬‬
‫• لجنة فحص العروض يجب أن يكون من أعضائها فريق عمل كراسة الشروط ومسئول متابعة العقود‬
‫واملناقصات‬
‫• مدير املشروع هو املسئول عن إدارة املشروع بشكل كامل‪.‬‬
‫• يجب أن يقوم مدير املشروع بإعداد ميثاق املشروع باستخدام نموذج «ميثاق املشروع» الخاص بمكتب إدارة‬
‫املشاريع‪.‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪13‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫‪ .3.1.2‬عملية طرح املنافسة‬
‫الهدف‬
‫الهدف من هذه العملية تكليف مدير املشروع وفريق العمل لكتابة كراسة الشروط واملواصفات واختيار املورد أو املقاول‬

‫املناسب للبدء في تنفيذ أعمال املشروع‪ ،‬عملية تبدأ بعد املوافقة على املشروع مع وجود حاجة للتعاقد مع مورد أو مقاول‬

‫خارجي‪ .‬لتبدأ بعدها كتابة كراسة الشروط واملواصفات‪ ،‬طرح املنافسة‪ ،‬استالم العروض‪ ،‬تقييم العروض ومن ثم التعاقد‪.‬‬

‫املسببات‬
‫• تخصيص امليزانية للمشاريع املعتمدة‬
‫• الحاجة إلى مورد أو مقاول خارجي لتنفيذ املشروع‬
‫املدخالت‪ ،‬األدوات واألساليب‪ ،‬واملخرجات‬

‫املخرجات‬ ‫األدوات واألساليب‬ ‫املدخالت‬

‫كراسة الشروط و املواصفات‬ ‫•‬ ‫نموذج "كراسة الشروط و‬ ‫•‬ ‫• قائمة املشاريع املعتمدة‬
‫الرد على االستفسارات‬ ‫•‬ ‫املواصفات"‬
‫تقرير التقييم للعروض‬ ‫•‬ ‫جمع املعلومات‬ ‫•‬
‫خطاب الترسية‬ ‫•‬ ‫اجتماع‪ /‬إجتماعات ألصحاب‬ ‫•‬
‫املنفعة الرئيسيين‬
‫نظام ادارة املشاريع‬ ‫•‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪14‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫خريطة العملية‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫خريطة العملية ‪ - 1‬عملية طرح املنافسة‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪15‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫مصفوفة تحديد املسئوليات‬

‫الشخص الذي يقوم بتنفيذ النشاط أو يؤدي العمل‪.‬‬ ‫‪ - R‬مسؤول‪:‬‬

‫الشخص الذي يتحمل املسئولية النهائية و له حق املو افقة‪/‬الرفض‪/‬النقض‪.‬‬ ‫‪ - A‬ذو موضع محاسبة‪:‬‬

‫الشخص الذي يتم إستشارته في أداء النشاط‪.‬‬ ‫‪ - C‬يستشار‪:‬‬

‫الشخص الذي يجب إخطاره بالقرارات أو الجراءات التي يتم إتخاذها لتنفيذ النشاط‪.‬‬ ‫‪ - I‬يتم إخطاره‪:‬‬

‫االدارة العامة للشئون‬ ‫لجنة فحص‬ ‫لجنة فتح‬ ‫مسئول متابعة العقود‬ ‫مديرالدارة املالكة‬ ‫فريق عمل كراسة‬ ‫مديرمكتب‬ ‫النشاط‬

‫االدارية واملالية‬ ‫العروض‬ ‫املظاريف‬ ‫واملناقصات‬ ‫للمشروع‬ ‫الشروط واملواصفات‬ ‫إدارة املشاريع‬

‫‪R/A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫التنسيق مع الدارة املالية بخصوص نطاق املشروع وامليزانية املعتمدة للمشروع‬ ‫‪1‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫تكليف مديراملشروع وفريق عمل لعداد كراسة الشروط واملواصفات‬ ‫‪2‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R‬‬ ‫إعداد كراسة الشروط و املواصفات وارسالها الى مسئول متابعة العقود واملناقصات‬ ‫‪3‬‬

‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫التأكد من تو افق الكراسة مع معاييرمكتب ادارة املشاريع‬ ‫‪4‬‬

‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫إعالم فريق عمل الكراسة باملالحظات‬ ‫‪5‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديث كراسة الشروط و املواصفات وارسالها الى مسئول متابعة العقود واملناقصات‬ ‫‪6‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫إرسال كراسة الشروط واملوصفات الى االدارة العامة للشؤن االدارية واملالية‬ ‫‪7‬‬

‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫مراجعة كراسة الشروط و املواصفات مع االدارة القانونية ومن ثم االعالن عن املنافسة‬ ‫‪8‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫استالم االستفسارات و تجميعها و الرد عليها وارسالها الى املوردين‬ ‫‪9‬‬

‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫استالم العروض وإرسالها إلى لجنة فتح املظاريف‬ ‫‪10‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫إرسال العروض إلى لجنة فحص العروض‬ ‫‪11‬‬

‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫فحص العروض وإرسال تقريرالتقييم إلى سعادة أمين املؤسسة‬ ‫‪12‬‬

‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫إصدار خطاب الترسية واعالم املعنيين ومكتب ادارة املشاريع‬ ‫‪13‬‬

‫جدول ‪ - 2‬مصفوفة تحديد املسئوليات (عملية طرح املنافسة)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪16‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫في حال كان االعتماد املالي للمشروع اقل من امليزانية املطلوبة‪ ،‬يقوم مديرمكتب ادارة املدخالت‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير مكتب ادارة املشاريع‬ ‫‪-1‬التنسيق مع الدارة املالية بخصوص‬
‫قائمة املشاريع املعتمدة‬ ‫‪-‬‬ ‫املشاريع باالشتراك مع مدير الدارة املالكة للمشروع بالتنسيق مع الدارة املالية‬ ‫‪ -‬مدير الدارة املالكة للمشروع‬ ‫نطاق املشروع وامليزانية املعتمدة‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫مع‬ ‫باملؤسسة بخصوص نطاق املشروع وامليزانية املعتمدة و بحث الحلول املقترحة‬ ‫للمشروع‬
‫الدارة املالية بشان تعدبل نطاق املشروع او طلب تعزيز مليزانية املشروع‪.‬‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬
‫بعد التنسيق مع الدارة املالية بشان تعدبل نطاق املشروع او طلب تعزيز مليزانية املدخالت‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير مكتب ادارة املشاريع‬ ‫‪-2‬تكليف مدير املشروع وفريق عمل‬
‫قائمة املشاريع املعتمدة‬ ‫‪-‬‬ ‫املشروع او كان يوجد اعتماد مالى كامل للمشروع‪ ،‬يقوم مدير مكتب ادارة املشاريع‬ ‫ألعداد كراسة الشروط واملواصفات‬
‫‪ -‬مدير الدارة املالكة للمشروع‬
‫باالشتراك مع مدير الدارة املالكة للمشروع بترشيح وتكليف مدير للمشروع و فريق املخرجات‪:‬‬
‫عمل يمتلك افراده الخبرات الالزمة ألعداد كراسة الشروط و املواصفات للمشروع‪.‬‬
‫ال يوجد‬

‫ال يوجد‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫كراسة الشروط و املواصفات‬
‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع و فريق عمل كراسة الشروط و املواصفات باعداد كراسة‬ ‫‪ -‬فريق عمل كراسة الشروط‬ ‫‪-3‬إعداد كراسة الشروط و املواصفات‬
‫‪-‬‬ ‫الشروط و املواصفات بواسطة النموذج املخصص و يكون مدير الدارة املالكة‬ ‫وأرسالها الى مسئول متابعة العقود‬
‫واملواصفات‬
‫للمشروع مشارك رئيس ي في اعداد الكراسة و يجب ان يعتمدها قبل ارسالها الى‬ ‫واملناقصات‬
‫مكتب إدارة املشاريع ‪ ،‬و تكون الكراسة متضمنة كل ما يلزم من جوانب فنية لتنفيذ‬ ‫‪ -‬مدير الدارة املالكة للمشروع‬
‫‪-‬‬
‫املشروع و ايضا وسيلة التواصل من خالل بريد اليكتروني و الذى تستطيع الشركات‬
‫املتقدمة استخدامه الرسال استفساراتها بعد طرح العطاء ‪ ،‬وبعد االنتهاء من اعداد‬
‫الكراسة يتم ارسالها الى مسئول متابعة العقود واملناقصات ملراجعة تو افق‬
‫الكراسة مع معايير مكتب ادارة املشاريع‪.‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫عند ورود الكراسة إلى مكتب إدارة املشاريع‪ ،‬يقوم مسئول متابعة العقود و‬ ‫‪-4‬التأكد من تو افق الكراسة مع معايير ‪ -‬مسئول متابعة العقود واملناقصات‬
‫كراسة الشروط و املواصفات‬ ‫‪-‬‬ ‫املناقصات بمراجعة كراسة الشروط و املواصفات للتاكد من تو افقها مع معايير‬ ‫مكتب ادارة املشاريع‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫مكتب ادارة املشاريع من حيث استيفاء نموذج الكراسة بكل البيانات املطلوبة ‪ ،‬في‬
‫حال وجود مالحظات ترسل الى مدير املشروع و فريق عمل الكراسة لتحديث‬
‫كراسة الشروط و املواصفات‬ ‫‪-‬‬
‫الكراسة باملالحظات ‪ ،‬في حال التاكد من اكتمال الكراسة و تو افقها مع معايير‬
‫(مكتملة و موائمة للمعايير)‬
‫مكتب ادارة املشاريع ‪ ،‬يتم ارسال كراسة الشروط و املناقصات الى االدارة العامة‬
‫للشؤن االدارية واملالية‪.‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪17‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مسئول متابعة العقود و املناقصات باعالم فريق عمل الكراسة باملالحظات‬ ‫‪ -‬مسئول متابعة العقود واملناقصات‬ ‫‪-5‬إعالم فريق عمل الكراسة‬
‫كراسة الشروط و املواصفات‬ ‫‪-‬‬ ‫الشكلية او الفنية لتحديث الكراسة‪.‬‬ ‫باملالحظات‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫مالحظات على كراسة الشروط و املواصفات‬ ‫‪-‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع و فريق عمل كراسة الشروط و املواصفات بتحديث كراسة‬ ‫‪ -‬فريق عمل كراسة الشروط‬ ‫‪-6‬تحديث كراسة الشروط و املواصفات‬
‫مالحظات على كراسة الشروط و املواصفات‬ ‫‪-‬‬ ‫الشروط واملواصفات باملالحظات الواردة من مسئول متابعة العقود و املناقصات‪،‬‬ ‫وأرسالها الى مسئول متابعة العقود‬
‫واملواصفات‬
‫ومن ثم إرسال الكراسة إلى مسئول متابعة العقود و املناقصات للمراجعة مرة‬ ‫واملناقصات‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫أخرى‪.‬‬
‫كراسة الشروط و املواصفات‬ ‫‪-‬‬
‫(محدثة)‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫في حال التاكد من اكتمال الكراسة و تو افقها شكليا و فنيا مع معايير مكتب ادارة‬ ‫‪ -‬مسئول متابعة العقود واملناقصات‬ ‫‪-7‬ارسال كراسة الشروط و املناقصات‬
‫كراسة الشروط و املواصفات‬ ‫‪-‬‬ ‫املشاريع ‪ ،‬يقوم مسئول متابعة العقود و املناقصات بارسال كراسة الشروط و‬ ‫الى االدارة العامة للشؤن االدارية‬
‫(مكتملة و موائمة للمعايير)‬ ‫واملالية‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫املناقصات الى االدارة العامة للشؤن االدارية واملالية للبدء باجراءات االعالن عن‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬ ‫املنافسة‪ .‬و من ثم متابعة باقى إجراءات عملية التعاقد‪.‬‬

‫املدخالت ‪:‬‬ ‫‪ -‬االدارة العامة للشؤن االدارية واملالية تقوم االدارة العامة للشؤن االدارية واملالية بمراجعة كراسة الشروط و املواصفات‬ ‫‪-8‬مراجعة كراسة الشروط و‬
‫كراسة الشروط و املواصفات‬ ‫‪-‬‬ ‫مع االدارة القانونية و من ثم االعالن عن املنافسة‪.‬‬ ‫املواصفات مع االدارة القانونية ومن ثم‬
‫(مكتملة و موائمة للمعايير)‬ ‫االعالن عن املنافسة‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫بعد االعالن عن املنافسة تقوم الشركات الراغبة غي التقدم للمنافسة بارسال‬ ‫‪ -‬فريق عمل كراسة الشروط‬ ‫‪-9‬استالم االستفسارات و تجميعها و‬
‫استفسارات الشركات املتنافسة‬ ‫‪-‬‬ ‫استفساراتها على البريد االلكتروني املرفق بالكراسة ‪ ،‬و يقوم مدير املشروع و فريق‬ ‫الرد عليها وارسالها الى املوردين‬
‫واملواصفات‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫عمل كراسة الشروط و املواصفات باستالم هذة االستفسارات و تجميعها و الرد‬
‫الرد على االستفسارات‬ ‫‪-‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪18‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫عليها و ارسال الرد الى الشركات املتنافسة بواسطة البريد االليكترونى او عن طريق‬
‫عقد اجتماع يدعى الية الشركات املتنافسة‪.‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫‪-10‬استالم العروض و ارسالها الى لجنة ‪ -‬االدارة العامة للشؤن االدارية واملالية تقوم االدارة العامة للشؤن االدارية واملالية باستالم العروض املالية و الفنية من‬
‫العروض املالية و الفنية‬ ‫‪-‬‬ ‫الشركات ومن ثم ارسالها إلى لجنة فتح املظاريف‪.‬‬ ‫فتح املظاريف‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬
‫تقوم لجنة فتح املظاريف بفتح املظاريف و إرسال العروض إلى لجنة فحص العروض املدخالت‪:‬‬ ‫‪ -‬لجنة فتح املظاريف‬ ‫‪-11‬إرسال العروض إلى لجنة فحص‬
‫العروض املالية و الفنية‬ ‫‪-‬‬ ‫للبدء في التقييم للعروض املقدمة‪.‬‬ ‫العروض‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬
‫املدخالت‪:‬‬ ‫تقوم لجنة فحص العروض باستالم العروض وتقيمها والتنسيق مع مكتب ادارة‬ ‫‪ -‬لجنة فحص العروض‬ ‫‪-12‬فحص العروض وإرسال تقرير‬
‫العروض املالية و الفنية‬ ‫‪-‬‬ ‫املشاريع بترسية العقد على افضل العروض املقدمة من خالل االتفاق اوال مع‬ ‫التقييم إلى سعادة أمين املؤسسة‬
‫صاحب افضل عرض مقدم ‪ .‬و في حالة عدم التوصل التفاق مع صاحب افضل‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫عرض مقدم يتم التفاوض مع العرض الذي يليه في الترتيب‪ ،‬ومن ثم اعداد تقرير‬
‫تقرير التقييم للعروض‬ ‫‪-‬‬
‫التقييم للعروض و ارسالة بواسطة مسئول متابعة العقود واملناقصات الى سعادة‬
‫أمين املؤسسة الذى يقوم بدورة بإحالة االمر إلى االدارة العامة للشؤن االدارية‬
‫واملالية الستكمال إجراءات التعاقد‪.‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫‪ -‬االدارة العامة للشؤن االدارية واملالية بعد انتهاء املفاوضات و اختيار الشركة التى ستنفذ املشروع ‪ ،‬تقوم االدارة العامة‬ ‫‪-13‬إصدار خطاب الترسية واعالم‬
‫تقرير التقييم للعروض‬ ‫‪-‬‬ ‫للشؤن االدارية واملالية بإصدار خطاب الترسية واعالم جميع أصحاب املصلحة‬ ‫املعنيين ومكتب ادارة املشاريع‬
‫املعنيين ومكتب ادارة املشاريع‪.‬‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫خطاب الترسية‬ ‫‪-‬‬

‫جدول ‪ - 3‬وصف اجراءات العملية (عملية طرح املنافسة)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪19‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫مؤشرات أداء العملية (‪)KPIs‬‬

‫وحدة القياس‬ ‫القيمة املستهدفة‬ ‫القيمة الفعلية‬ ‫الوصف‬ ‫اسم املؤشر‬

‫أيام‬ ‫الوقت املستغرق لالنتهاء من كتابة كراسة الشروط واملواصفات‬ ‫مدة االنتهاء من إعداد الكراسة‬

‫أيام‬ ‫الوقت املستغرق لالنتهاء من مراجعة كراسة الشروط واملواصفات من قبل‬ ‫مدة االنتهاء من مراجعة كراسة‬
‫مسئول متابعة العقود واملناقصات ‪-‬األيام املنقضية من تاريخ إرسال‬ ‫الشروط واملواصفات‬
‫الكراسة ملسئول متابعة العقود واملناقصات‬

‫أيام‬ ‫الوقت املستغرق لطرح املنافسة منذ استالم الكراسة‬ ‫مدة طرح املنافسة‬

‫أيام‬ ‫مدة االنتهاء من إعداد تقرير التقييم الوقت املستغرق إلعداد تقرير التقييم للعروض‬
‫للعروض‬

‫جدول ‪ - 4‬مؤشرات أداء العملية (عملية طرح املنافسة)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪20‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫‪ .3.1.3‬عملية إعداد ميثاق املشروع‬
‫الهدف‬
‫الهدف من عملية "البدء وتطوير امليثاق" هو املوافقة رسميا على البدء باملشروع‪ ،‬وتفويض مدير املشروع بتطبيق العمليات‬
‫ُ‬
‫واإلجراءات التنظيمية على كل من فريق عمل املشروع التابع للمؤسسة أو الشركات املنفذة‪ ،‬وكذلك يتم تشكيل فريق عمل‬
‫املشروع والتحديد املبدئي ألصحاب املصلحة‪.‬‬
‫وعند هذه املرحلة يبدأ املشروع بصورة رسمية‪ ،‬وعلى الرغم من عدم تحديد كافة التفاصيل بعد‪ ،‬فإن ميثاق املشروع قد‬
‫يتضمن وصفا عاما للمتطلبات‪ ،‬وامليزانية‪ ،‬واألحداث الرئيسية (‪ ،)Milestones‬واملخاطر واملهام ومسؤوليات فريق العمل‪.‬‬
‫املسببات‬
‫• االنتهاء من اختيار املورد أو املقاول الذي سينفذ املشروع إذا كان املشروع سيتم تنفيذه خارجيا‪.‬‬
‫• تنفيذ املشروع بواسطة فريق عمل داخلي‪.‬‬

‫م يث ا ق ا لم ش رو ع م ن أ ه م و ثا ئ ق ا لم ش ر و ع ح يث ي عتب ر‬
‫ب مث اب ة ت فوي ض ل لب د ء ب تن في ذ ا لم ش رو ع و ت ح دي د بع ض‬
‫عنا ص ر ا لم ش رو ع ب شك ل عا م ‪ .‬ل ذ لك ع لى م دي ر ال م ش ر و ع‬
‫إ ش ر اك ا ل ج ها ت ا لم خت ص ة و ا ال طال ع ع لى ن مو ذج ط لب‬
‫ا لم ش رو ع با إل ضاف ة إ لى ا ال س تع ا ن ة ب أي وث ائ ق م ت عل ق ة‬
‫ب ال م ش ر و ع عن د إ ع دا د ا ل م يث ا ق‬
‫ؤاملدخالت‪ ،‬األدوات واألساليب‪ ،‬واملخرجات‬

‫املخرجات‬ ‫األدوات واألساليب‬ ‫املدخالت‬

‫ميثاق املشروع‬ ‫•‬ ‫نموذج "ميثاق املشروع"‬ ‫•‬ ‫• عقد املشروع‬

‫تقريرتقييم نهاية املرحلة‬ ‫•‬ ‫نموذج "تقييم نهاية املرحلة"‬ ‫•‬ ‫• خطاب الترسية‬
‫سجل املشروع على نظام ادارة‬ ‫•‬ ‫جمع املعلومات‬ ‫•‬
‫املشاريع‬ ‫اجتماع‪ /‬إجتماعات ألصحاب‬ ‫•‬
‫سجل الدروس املستفادة‬ ‫•‬ ‫املنفعة الرئيسيين‬
‫نظام ادارة املشاريع‬ ‫•‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪21‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫خريطة العملية‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫خريطة العملية ‪ – 2‬عملية اعداد ميثاق املشروع‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪22‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫مصفوفة تحديد املسئوليات‬

‫الشخص الذي يقوم بتنفيذ النشاط أو يؤدي العمل‪.‬‬ ‫‪ - R‬مسؤول‪:‬‬

‫الشخص الذي يتحمل املسئولية النهائية و له حق املو افقة‪/‬الرفض‪/‬النقض‪.‬‬ ‫‪ - A‬ذو موضع محاسبة‪:‬‬

‫الشخص الذي يتم إستشارته في أداء النشاط‪.‬‬ ‫‪ - C‬يستشار‪:‬‬

‫الشخص الذي يجب إخطاره بالقرارات أو الجراءات التي يتم إتخاذها لتنفيذ النشاط‪.‬‬ ‫‪ - I‬يتم إخطاره‪:‬‬

‫مدير مكتب إدارة‬ ‫مدير الدارة‬ ‫مدير املحفظة‬ ‫مسئول التو افق وااللتزام‬ ‫فريق عمل املشروع‬ ‫مدير املشروع‬ ‫النشاط‬

‫املشاريع‬ ‫املالكة للمشروع‬

‫‪R/A‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫تشكيل فريق عمل املشروع بالتنسيق مع االدارات املعنية‬ ‫‪1‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫انشاء سجل املشروع على نظام ادارة املشاريع‬ ‫‪2‬‬

‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديد مبدئي ألصحاب املصلحة املعنيين‬ ‫‪3‬‬

‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديد نطاق عمل املشروع واملخاطر التي يمكن ان تهدد املشروع‬ ‫‪4‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫إعداد ميثاق املشروع وإرساله الى مسئول التو افق وااللتزام‬ ‫‪5‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫التأكد من تو افق ميثاق املشروع مع معايير مكتب ادارة املشاريع‬ ‫‪6‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديث ميثاق املشروع وإرساله الى مسئول التو افق وااللتزام‬ ‫‪7‬‬

‫‪R/A‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫مراجعة واعتماد ميثاق املشروع‬ ‫‪8‬‬

‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫اعالم مدير املشروع باملالحظات‬ ‫‪9‬‬

‫تحديث ميثاق املشروع باملالحظات وإرساله الى مسئول التو افق‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪10‬‬
‫وااللتزام‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫ارسال ميثاق املشروع املعتمد الى أصحاب املصلحة املعنيين‬ ‫‪11‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديث نظام ادارة املشاريع بالوثائق الالزمة و تسجيل الدروس املستفادة‬ ‫‪12‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪23‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫اعالم مدير املحفظة باالنتهاء من مرحلة البدء‬ ‫‪13‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫اجراء تقييم نهاية املرحلة للتأكد من تحقيق كافة متطلبات املرحلة‬ ‫‪14‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫اتخاذ اإلجراءات التصحيحية الالزمة‬ ‫‪15‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫اعالم مدير املشروع بنجاح تقييم املرحلة‬ ‫‪16‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تسجيل الدروس املستفادة الناتجة عن تقييم نهاية املرحلة‬ ‫‪17‬‬

‫جدول ‪ - 5‬مصفوفة تحديد املسئوليات (عملية اعداد ميثاق املشروع)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪24‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف إجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫يقوم كل من مديرمكتب إدارة املشاريع ومديرالدارة املالكة للمشروع باالشتراك في اختيار و تشكيل املدخالت ‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير مكتب إدارة املشاريع‬ ‫‪ -1‬تشكيل فريق عمل املشروع‬
‫خطاب الترسية‬ ‫‪-‬‬ ‫فريق عمل املشروع بالتنسيق مع االدرات املعنية مع مراعاة أن يمتلك فريق العمل الخبرات الالزمة‬ ‫‪ -‬مدير الدارة املالكة للمشروع‬ ‫بالتنسيق مع االدارات املعنية‬
‫عقد املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫ملساعدة مدير املشروع في تنفيذ املشروع على النحو الصحيح‪.‬‬
‫املخرجات ‪:‬‬
‫محضر اجتماع‬ ‫‪-‬‬
‫يقوم مدير املشروع بإنشاء سجل املشروع على نظام ادارة املشاريع‪ ،‬ويقوم باعالم مسئول التو افق املدخالت ‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪ -2‬انشاء سجل املشروع على نظام‬
‫عقد املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫وااللتزام و مدير املحفظة‪.‬‬ ‫ادارة املشاريع‬
‫املخرجات ‪:‬‬
‫سجل املشروع على نظام ادارة املشاريع‬ ‫‪-‬‬

‫يقوم مديراملشروع باجراء اجتماع تحضيري للمشروع يدعو له كل من املورد في حالة تنفيذ املشروع املدخالت ‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪ -3‬تحديد مبدئي ألصحاب‬
‫سجل املشروع على نظام ادارة املشاريع‬ ‫‪-‬‬ ‫خارجيا و فريق العمل ملناقشة التالي ‪:‬‬ ‫‪ -‬فريق عمل املشروع‬ ‫املصلحة املعنيين‬
‫املخرجات ‪:‬‬ ‫‪ -‬املستفيدين من املشروع و أدوارهم ومسؤولياتهم‬
‫محضر اجتماع‬ ‫‪-‬‬

‫يقوم مديراملشروع باجراء اجتماع تحضيري للمشروع يدعو له كل من املورد في حالة تنفيذ املشروع املدخالت ‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪ -4‬تحديد نطاق عمل املشروع‬
‫سجل املشروع على نظام ادارة املشاريع‬ ‫‪-‬‬ ‫خارجيا و فريق العمل ملناقشة التالي ‪:‬‬ ‫‪ -‬فريق عمل املشروع‬ ‫واملخاطر التي يمكن ان تهدد‬
‫املخرجات ‪:‬‬ ‫‪ -‬نطاق عمل املشروع‬ ‫املشروع‬
‫محضر اجتماع‬ ‫‪-‬‬ ‫‪ -‬مخاطر املشروع املتوقعة و كيفية التعامل معها‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪25‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف إجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫ميثاق املشروع املعتمد هى الوثيقة التى تفوض املشروع رسميا‪ .‬وهي التى تزود مديراملشروع بالسلطة املدخالت ‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪ -5‬إعداد ميثاق املشروع وإرساله‬
‫محضر اجتماع‬ ‫‪-‬‬ ‫لتخصيص موارد املؤسسة للمشروع‪.‬‬ ‫الى مسئول التو افق وااللتزام‬
‫يقوم مدير املشروع بناء على االجتماعات التي تمت مع فريق العمل باعداد ميثاق املشروع بواسطة املخرجات ‪:‬‬
‫ميثاق املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫النموذج املخصص‪ ،‬و يكون ميثاق املشروع متضمنا وصفا عاما ألهداف املشروع و متطلباتة‪،‬‬
‫وامليزانية‪ ،‬واألحداث الرئيسية (‪ ،)Milestones‬واملخاطر واملهام و مسؤوليات فريق العمل ‪ ،‬وبعد‬
‫االنتهاء من ميثاق املشروع يتم إرساله الى مسئول التو افق و االلتزام ملراجعة تو افق امليثاق مع‬
‫معايير مكتب ادارة املشاريع‪..‬‬

‫يقوم مسئول التو افق و االلتزام بمراجعة ميثاق املشروع للتأكد من تو افقه مع معاييرمكتب ادارة املدخالت ‪:‬‬ ‫‪ -‬مسئول التو افق و االلتزام‬ ‫‪ -6‬التأكد من تو افق ميثاق‬
‫ميثاق املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫املشاريع من حيث استيفاء امليثاق لكل البيانات املطلوبة ‪ ،‬في حال وجود مالحظات ترسل الى مدير‬ ‫املشروع مع معايير مكتب ادارة‬
‫املشروع لتحديث امليثاق باملالحظات‪ ،‬في حال التاكد من اكتمال امليثاق و تو افقه مع معايير مكتب املخرجات ‪:‬‬ ‫املشاريع‬
‫ادارة املشاريع‪ ،‬يتم ارسال امليثاق الى مدير الدارة املالكة للمشروع ومدير املحفظة للمراجعة و‬
‫ميثاق املشروع (مكتمل و مطابق للمعايير)‬ ‫‪-‬‬
‫االعتماد و ابداء املالحظات ان وجدت‪.‬‬

‫يقوم مديراملشروع بتحديث ميثاق املشروع باملالحظات الواردة من مسئول التو افق وااللتزام‪ ،‬ومن املدخالت ‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪ -7‬تحديث ميثاق املشروع وإرساله‬
‫مالحظات على ميثاق املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫ثم يقوم بإرسال امليثاق إلى مسئول التو افق وااللتزام للمراجعة مرة أخرى‪.‬‬ ‫الى مسئول التو افق وااللتزام‬
‫املخرجات ‪:‬‬
‫ميثاق املشروع‬ ‫‪-‬‬

‫يقوم مديرالدارة املالكة للمشروع ومديراملحفظة بمراجعة محتوى ميثاق املشروع‪ ،‬في حال وجود املدخالت ‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير الدارة املالكة للمشروع‬ ‫‪ -8‬مراجعة و اعتماد ميثاق‬
‫ميثاق املشروع (مكتمل و مطابق للمعايير)‬ ‫‪-‬‬ ‫مالحظات يتم ارسالها الى مسئول التو افق و االلتزام الجراء الالزم‪ ،‬و في حال عدم و جود مالحظات‬ ‫‪ -‬مدير املحفظة‬ ‫املشروع‬
‫املخرجات ‪:‬‬ ‫على امليثاق‪ ،‬يتم إعتماد امليثاق تمهيدا الرسالة الى جميع أصحاب املصلحة املعنيين في املشروع‪.‬‬
‫ميثاق املشروع (معتمد)‬ ‫‪-‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪26‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف إجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫يقوم مسئول التو افق و االلتزام باعالم مدير املشروع باملالحظات الواردة من مدير الدارة املالكة املدخالت ‪:‬‬ ‫‪ -‬مسئول التو افق و االلتزام‬ ‫‪ -9‬اعالم مدير املشروع باملالحظات‬
‫ميثاق املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫للمشروع ومدير املحفظة لتحديث امليثاق‪.‬‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬
‫املخرجات ‪:‬‬
‫مالحظات على ميثاق املشروع‬ ‫‪-‬‬

‫يقوم مدير املشروع بتحديث ميثاق املشروع باملالحظات الواردة من مدير الدارة املالكة للمشروع املدخالت ‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪ -10‬تحديث ميثاق املشروع‬
‫مالحظات على ميثاق املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫ومدير املحفظة ‪ ،‬ومن ثم يقوم بإرسال امليثاق إلى مسئول التو افق و االلتزام للمراجعة مرة أخرى‪.‬‬ ‫باملالحظات وإرساله الى مسئول‬
‫املخرجات ‪:‬‬ ‫التو افق وااللتزام‬
‫ميثاق املشروع‬ ‫‪-‬‬

‫يقوم مدير املشروع بأرسال ميثاق املشروع املعتمد الى أصحاب املصلحة املعنيين ومن ثم تحديث املدخالت ‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪ -11‬ارسال ميثاق املشروع املعتمد‬
‫ميثاق املشروع (معتمد)‬ ‫‪-‬‬ ‫نظام ادارة املشاريع بالوثائق الالزمة و تسجيل الدروس املستفادة‪.‬‬ ‫الى أصحاب املصلحة املعنيين‬
‫املخرجات ‪:‬‬
‫سجل الدروس املستفادة‬ ‫‪-‬‬
‫يقوم مدير املشروع بمراعاة تسجيل اي دروس مستفادة تم مالحظتها اثناء عملية اعداد ميثاق املدخالت ‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-12‬تحديث نظام ادارة املشاريع‬
‫ميثاق املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫املشروع في نظام ادارة املشاريع‪ .‬ومن ثم يقوم مدير املشروع بتحديث سجل املشروع على نظام ادارة‬ ‫بالوثائق الالزمة و تسجيل الدروس‬
‫املخرجات ‪:‬‬ ‫املشاريع بوثائق العملية ومن ثم اعالم مدير املحفظة باالنتهاء من مرحلة البدء‪.‬‬ ‫املستفادة‬
‫سجل املشروع محدث على نظام ادارة‬ ‫‪-‬‬
‫املشاريع‬
‫بعد االنتهاء من تحديث نظام ادارة املشاريع بالوثائق الالزمة و تسجيل الدروس املستفادة‪ ،‬يقوم املدخالت ‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪ -13‬اعالم مدير املحفظة باالنتهاء‬
‫ميثاق املشروع (معتمد)‬ ‫‪-‬‬ ‫مدير املشروع باعالم مدير املحفظة باالنتهاء من مرحلة البدء‪.‬‬ ‫من مرحلة البدء‬
‫املخرجات ‪:‬‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪27‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف إجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫بمجرد اخطار مدير املشروع ملدير املحفظة باالنتهاء من مرحلة البدء‪ ،‬يقوم مدير املحفظة باجراء املدخالت ‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املحفظة‬ ‫‪ -14‬اجراء تقييم نهاية املرحلة‬
‫نموذج تقييم نهاية املرحلة‬ ‫‪-‬‬ ‫تقييم نهاية املرحلة للتأكد من تحقيق كافة متطلبات املرحلة باستخدام النموذج املخصص لذلك‪،‬‬ ‫للتأكد من تحقيق كافة متطلبات‬
‫و من ثم يقوم مدير املحفظة باستخدام النموذج املخصص لتقرير نهاية املرحلة لنشاء تقرير نهاية املخرجات ‪:‬‬ ‫املرحلة‬
‫املرحلة‪ .‬سيقوم التقرير بتسجيل النتائج والجراءات التصحيحية الخاصة بتقييم نهاية املرحلة ‪.‬‬
‫تقرير تقييم نهاية املرحلة‬ ‫‪-‬‬
‫على املشروع ان يتجاوز تقييم نهاية املرحلة واال سيتطلب على مدير املشروع ان يجري تعديالت‬
‫وتصحيحات من اجل اعادة تقديم املشروع لتقييم نهاية املرحلة مرة اخرى ‪.‬‬
‫يجب ان تنتهى و تعتمد عملية التقييم قبل ان يسمح للمشروع باملض ي قدما باملرحلة املقبلة‪.‬‬

‫في حال وجود مالحظات ناتجة عن تقييم نهاية املرحلة‪ ،‬يتطلب من مدير املشروع إتخاذ الجراءات املدخالت ‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪ -15‬اتخاذ الجراءات التصحيحية‬
‫تقرير تقييم نهاية املرحلة‬ ‫‪-‬‬ ‫التصحيحية املحددة من مدير املحفظة لتصحيح أي مشاكل محددة و إعالم مدير املحفظة مرة‬ ‫الالزمة‬
‫اخرى باالنتهاء من مرحلة البدء‪.‬‬
‫املخرجات ‪:‬‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬
‫في حال استيفاء املرحلة لجميع متطلباتها ‪ ،‬يقوم مدير املحفظة بإعالم مدير املشروع بنجاح تقييم املدخالت ‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املحفظة‬ ‫‪ -16‬اعالم مدير املشروع بنجاح‬
‫تقرير تقييم نهاية املرحلة‬ ‫‪-‬‬ ‫املرحلة و االنتقال الى املرحلة التالية من املشروع‪.‬‬ ‫تقييم املرحلة‬
‫املخرجات ‪:‬‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬

‫يقوم مدير املشروع بتسجيل الدروس املستفادة الناتجة عن تقييم نهاية املرحلة‪ .‬و من ثم البدء في املدخالت ‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪ -17‬تسجيل الدروس املستفادة‬
‫تقرير تقييم نهاية املرحلة‬ ‫‪-‬‬ ‫اعداد خطة ادارة املشروع و الجدول الزمني‪.‬‬ ‫الناتجة عن تقييم نهاية املرحلة‬
‫املخرجات ‪:‬‬
‫سجل الدروس املستفادة‬ ‫‪-‬‬

‫جدول ‪ 6‬وصف اجراءات العملية (عملية اعداد ميثاق املشروع)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪28‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫مؤشرات أداء العملية (‪)KPIs‬‬

‫وحدة القياس‬ ‫القيمة املستهدفة‬ ‫القيمة الفعلية‬ ‫الوصف‬ ‫اسم املؤشر‬

‫أيام‬ ‫الوقت املستغرق لالنتهاء من إعداد امليثاق ‪-‬األيام املنقضية من تاريخ البدء‬ ‫مدة االنتهاء من إعداد امليثاق‬
‫وحتى تاريخ اإلرسال إلى مسئول التوافق وااللتزام‬

‫أيام‬ ‫الوقت املستغرق لالنتهاء من مراجعة ميثاق املشروع من قبل مسئول‬ ‫مدة االنتهاء من مراجعة امليثاق‬
‫التوافق وااللتزام ‪-‬األيام املنقضية من تاريخ إرسال امليثاق ملسئول التوافق‬
‫وااللتزام‬

‫أيام‬ ‫الفترة الزمنية الالزمة العتماد ميثاق املشروع‬ ‫فترة اعتماد ميثاق املشروع‬

‫إحصاء‬ ‫‪0‬‬ ‫عدد مرات رفض ميثاق املشروع وإرساله إلعادة العمل عليه (عدد نسخ‬ ‫عدد تكرارات العمل على امليثاق‬
‫امليثاق قبل االعتماد)‬

‫إحصاء‬ ‫‪0‬‬ ‫عدد اإلجراءات التصحيحية ملراجعة عدد اإلجراءات التصحيحية عند االنتهاء من مراجعة نهاية املرحلة‬
‫نهاية املرحلة‬

‫جدول ‪ - 7‬مؤشرات أداء العملية (عملية اعداد ميثاق املشروع)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪29‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫‪ .3.2‬مرحلة التخطيط للمشروع‬
‫تعتبر مرحلة التخطيط للمشروع حجر األساس إلدارة املشروع بنجاح‪ ،‬وتعتبر أكثر املراحل أهمية في إدارة املشاريع نظرا‬
‫لكونها تنطوي على تحديد مهام وفريق عمل املشروع‪ ،‬وتحدد كيفية إتمام هذه املهام‪ .‬حيث أن التخطيط الجيد للمشروع‪،‬‬
‫ومعرفة احتياجات املشروع‪ ،‬ووضع الهيكلية املناسبة لتنظيم وإدارة املشاريع‪ ،‬يوفر الوقت واملجهودات في مرحلة التنفيذ‪.‬‬
‫سواء من داخل‬‫ً‬ ‫وفي أعقاب تحديد املشروع وتعيين أعضاء فريق العمل‬
‫املؤسسة أو من شركات خارجية‪ ،‬يكون مدير املشروع جاهزا للدخول في‬
‫مدي ر الم ش ر وع ا لن اج ح هو م خ طط ن اج ح‪،‬‬ ‫مرحلة تخطيط املشروع بشكل مفصل‪ .‬وتتضمن هذه املرحلة إنشاء‬
‫و ع لي ه و ضع ا ست ر ا تي جي ة نا جح ة إل دا رة‬
‫مجموعة من الخطط ملساعدة فريق العمل طوال مدة املشروع‪.‬‬
‫خ طط ا لمش روع الم خ تلف ة م ثل خط ة‬
‫إ دا رة ا لتغ يي ر‪ ،‬إ دا رة أ صح اب ا لعال قة‪.‬‬ ‫أما املخرجات الرئيسية لهذه املرحلة فهي خطة إدارة املشروع والتي تتضمن‬
‫كما ي تو جب على م دي ر ال مش ر وع‬ ‫كافة الخطط الثانوية التفصيلية والجدول الزمني لتنفيذ املشروع‪.‬‬
‫ال رج وع إل ى خط ة إدا رة المش روع‬
‫تتضمن أهداف مرحلة التخطيط للمشروع ما يلي‪:‬‬
‫و الج دو ل ال ز مني خ الل م را حل ال مشر وع‬
‫و تح دي ثهما ع ند وجو د ت ع دي الت‬
‫‪ .1‬تحديد نطاق عمل املشروع بشكل ّ‬
‫مفصل‪.‬‬
‫‪ .2‬تحديد عملية إدارة املخاطر وطرق االتصال‪ ،‬في املشروع‪.‬‬
‫‪ .3‬تطوير جدول زمني لتنفيذ املشروع (بما في ذلك قائمة باملخرجات وتواريخ التسليم)‪.‬‬
‫‪ .4‬تحديد املوارد واملسئوليات املرتبطة بكل منها‪.‬‬
‫‪ .5‬توفير إطار ومدخالت لعملية املراجعة والتحكم من قبل اإلدارة العليا‪.‬‬

‫‪ .3.2.1‬السياسات الخاصة باملرحلة‬

‫• يتم إعداد خطة إدارة املشروع والجدول الزمني وذلك استنادا إلى النموذج املعد لذلك‪.‬‬
‫• يجب أن يتم االستعانة بالخبراء في تحديد معايير قبول مخرجات املشروع‬
‫• يجب أن يتم عقد اجتماع لبدء تنفيذ املشروع‪ ،‬ويكون مدير املشروع هو املسئول عن التنسيق لعقد هذا االجتماع‪.‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪30‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫‪ .3.2.2‬عملية إعداد خطة إدارة املشروع‬
‫الهدف‬
‫الهدف من هذه العملية هو تطوير خطة ّ‬
‫مفصلة إلدارة املشروع‪ ،‬خطة إدارة املشروع تقر كيفية تنفيذ أعمال املشروع‪ .‬يتم‬
‫تطويرها عن طريق توثيق كل اإلجراءات الضرورية لتحديد وتنسيق وإعداد ودمج جميع الخطط الفرعية‪ .‬ولذلك فإنها‬
‫ً‬
‫املصدر الرئيس ي للمعلومات حول كيفية التخطيط‪ ،‬التنفيذ‪ ،‬املراقبة والتحكم وأخيرا اإلغالق للمشروع‪ ،‬ويجب أن تشمل‬
‫خطة إدارة املشروع الخطط الفرعية التالية على األقل‪ :‬خطة املوارد البشرية‪ ،‬خطة التكاليف‪ ،‬خطة الجودة‪ ،‬خطة‬
‫االتصاالت‪ ،‬خطة إدارة املخاطر‪.‬‬
‫املسببات‬
‫االنتهاء من إعداد ميثاق املشروع واملوافقة عليه‪.‬‬
‫املدخالت‪ ،‬األدوات واألساليب‪ ،‬واملخرجات‬

‫املخرجات‬ ‫األدوات واألساليب‬ ‫املدخالت‬

‫• خطة ادارة املشروع‬ ‫نموذج "خطة ادارة املشروع"‬ ‫•‬ ‫• ميثاق املشروع‬
‫• هيكل تجزئة العمل‬ ‫جمع املعلومات‬ ‫•‬ ‫• عقد املشروع‬
‫• محاضر اجتماعات‬ ‫اجتماع‪ /‬إجتماعات ألصحاب‬ ‫•‬
‫املنفعة الرئيسيين‬
‫نظام ادارة املشاريع‬ ‫•‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪31‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫خريطة العملية‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫خريطة العملية ‪ - 3‬عملية اعداد خطة ادارة املشروع‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪32‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫مصفوفة تحديد املسئوليات‬
‫الشخص الذي يقوم بتنفيذ النشاط أو يؤدي العمل‪.‬‬ ‫‪ - R‬مسؤول‪:‬‬

‫الشخص الذي يتحمل املسئولية النهائية و له حق املو افقة‪/‬الرفض‪/‬النقض‪.‬‬ ‫‪ - A‬ذو موضع محاسبة‪:‬‬

‫الشخص الذي يتم إستشارته في أداء النشاط‪.‬‬ ‫‪ - C‬يستشار‪:‬‬

‫الشخص الذي يجب إخطاره بالقرارات أو الجراءات التي يتم إتخاذها لتنفيذ النشاط‪.‬‬ ‫‪ - I‬يتم إخطاره‪:‬‬

‫مدير املحفظة‬ ‫مدير الدارة املالكة للمشروع‬ ‫مسئول التو افق وااللتزام‬ ‫فريق عمل املشروع‬ ‫مدير املشروع‬ ‫النشاط‬

‫عقد اجتماعات مع املعنيين و فريق العمل لتحديد محددات املشروع ( نطاق ‪،‬‬
‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪1‬‬
‫فرضيات ‪ ،‬مخرجات ‪ ،‬مخاطر‪ ،‬الخ )‬

‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديد معايير قبول مخرجات املشروع‬ ‫‪2‬‬

‫تطوير عناصر خطة إدارة املشروع ( الجودة ‪ ،‬االتصاالت ‪ ،‬املخاطر ‪ ،‬املوارد البشرية ‪،‬‬
‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪3‬‬
‫التغيير ‪ ،‬املشتريات ‪ ،‬الخ)‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R‬‬ ‫إنشاء هيكل تجزئة العمل باالشتراك مع فريق العمل‬ ‫‪4‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫إعداد خطة إدارة املشروع بما تتضمنه من خطط فرعية وإرسالها الى مسئول التو افق‬
‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪5‬‬
‫وااللتزام‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫التأكد من تو افق خطة ادارة املشروع مع معايير مكتب ادارة املشاريع‬ ‫‪6‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديث خطة ادارة املشروع وإرسالها الى مسئول التو افق وااللتزام‬ ‫‪7‬‬

‫‪R/A‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫مراجعة واعتماد خطة ادارة املشروع‬ ‫‪8‬‬

‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫إعالم مدير املشروع باملالحظات‬ ‫‪9‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديث خطة ادارة املشروع وإرسالها الى مسئول التو افق وااللتزام‬ ‫‪10‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديث نظام ادارة املشاريع بالوثائق الالزمة وتسجيل الدروس املستفادة‬ ‫‪11‬‬

‫جدول ‪ - 8‬مصفوفة تحديد املسئوليات (عملية اعداد خطة ادارة املشروع)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪33‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫بمجرد االنتهاء من توقيع ميثاق املشروع ‪ ،‬يقوم مدير املشروع بالبدء في عقد اجتماعات مع جميع أصحاب‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-1‬عقد اجتماعات مع‬
‫ميثاق املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫املصلحة املعنيين ( منفذ املشروع ‪ ،‬فريق العمل ) و ذلك للعمل على تحديد محددات املشروع ( نطاق ‪،‬‬ ‫‪ -‬فريق عمل املشروع‬ ‫املعنيين و فريق العمل‬
‫عقد املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫فرضيات ‪ ،‬مخرجات ‪ ،‬مخاطر‪ ،‬الخ)‪.‬‬ ‫لتحديد محددات املشروع‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫(نطاق ‪ ،‬فرضيات ‪،‬‬
‫محاضر اجتماعات‬ ‫‪-‬‬ ‫مخرجات ‪ ،‬مخاطر‪ ،‬الخ)‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫لضمان الجودة يقوم مدير املشروع باالشتراك مع فريق العمل باالجتماع مع املعنيين لتحديد معايير قبول‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-2‬تحديد معايير قبول‬
‫ميثاق املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫مخرجات املشروع‪.‬‬ ‫‪ -‬فريق عمل املشروع‬ ‫مخرجات املشروع‬
‫عقد املشروع‬ ‫‪-‬‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫محاضر اجتماعات‬ ‫‪-‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫بعد االنتهاء من تحديد محددات املشروع ‪ ،‬يقوم مدير املشروع باالشتراك مع فريق العمل و منفذ املشروع‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-3‬تطوير عناصر خطة إدارة‬
‫ميثاق املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫بالتخطيط لجميع عناصر خطة إدارة املشروع ( الجودة ‪ ،‬االتصاالت ‪ ،‬املخاطر ‪ ،‬املوارد البشرية ‪ ،‬التغيير ‪،‬‬ ‫‪ -‬فريق عمل املشروع‬ ‫املشروع (الجودة ‪،‬‬
‫محاضر اجتماعات‬ ‫‪-‬‬ ‫املشتريات ‪ ،‬الخ)‪.‬‬ ‫االتصاالت ‪ ،‬املخاطر ‪،‬‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫املوارد البشرية ‪ ،‬التغيير ‪،‬‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬ ‫املشتريات ‪ ،‬الخ)‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع باالشتراك مع فريق العمل و منفذ املشروع بتحديد و انشاء هيكل تجزئة العمل املطلوب‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-4‬إنشاء هيكل تجزئة العمل‬
‫ميثاق املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫لتسليم نطاق املشروع‪.‬‬ ‫باالشتراك مع فريق العمل‬
‫محاضر اجتماعات‬ ‫‪-‬‬ ‫هيكل تجزئة العمل هو نموذج العمل الذي يجب إنجازه في املشروع املنظم في بنية هرمية‪ .‬وتعتبر تجزئة‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫هيكل العمل أداة هامة حيث تساعد على تكوين ملحة عامة عن املشروع فهو يشكل األساس لتنظيم‬
‫هيكل تجزئة العمل‬ ‫‪-‬‬ ‫وتنسيق املشروع‪ .‬يبين مقدار العمل‪ ،‬والوقت املطلوب‪ ،‬والتكاليف التي ينطوي عليها هذا املشروع‪.‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪34‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع باعداد خطة إدارة املشروع بما تتضمن من خطط فرعية و ارسالها الى مسئول التو افق‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-5‬إعداد خطة إدارة املشروع‬
‫ميثاق املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫وااللتزام ملراجعة تو افق الخطة مع معايير مكتب ادارة املشاريع‪ ،‬خطة إدارة املشروع تقر كيفية تنفيذ‬ ‫بما تتضمن من خطط‬
‫نموذج خطة إدارة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫أعمال املشروع و يتم تطويرها عن طريق توثيق كل الجراءات الضرورية لتحديد وتنسيق وإعداد و دمج‬ ‫فرعية وإرسالها الى مسئول‬
‫هيكل تجزئة العمل‬ ‫‪-‬‬ ‫جميع الخطط الفرعية‪ .‬ولذلك فانها املصدر الرئيس ي للمعلومات حول كيفية تخطيط‪ ،‬تنفيذ‪ ،‬مر اقبة‪،‬‬ ‫التو افق وااللتزام‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫التحكم و إغالق املشروع ‪.‬‬
‫خطة إدارة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫يجب أن تشمل الخطط الفرعية التالية على األقل ‪:‬‬
‫هيكل تجزئة العمل‬ ‫‪-‬‬
‫خطة املوارد البشرية‬ ‫‪-‬‬
‫ُ‬
‫خطة التكاليف (الجدول الزمني للدفعات "حسبما تم االتفاق عليه بالعقد املبرم)‬ ‫‪-‬‬
‫خطة الجودة (قائمة باملخرجات ومعايير القبول)‬ ‫‪-‬‬
‫خطة االتصاالت‬ ‫‪-‬‬
‫خطة إدارة املخاطر‬ ‫‪-‬‬
‫خطة إدارة التغيير‬ ‫‪-‬‬
‫الجدول الزمني املبدئي للمخرجات واألحداث الرئيسية‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫الهيكل التنظيمي للمشروع‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مسئول التو افق و االلتزام بمراجعة الخطة للتأكد من تو افقها مع معايير مكتب ادارة املشاريع من‬ ‫‪ -‬مسئول التو افق و االلتزام‬ ‫‪-6‬التأكد من تو افق خطة‬
‫خطة إدارة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫حيث استيفاء كل البيانات املطلوبة‪ ،‬في حال وجود مالحظات يتم ارسالها الى مدير املشروع لتحديث‬ ‫ادارة املشروع مع معايير‬
‫الخطة باملالحظات‪ ،‬في حال التاكد من اكتمال الخطة و التو افق مع معايير مكتب ادارة املشاريع‪ ،‬يتم‬ ‫مكتب ادارة املشاريع‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫ارسالها الى مدير الدارة املالكة للمشروع ومدير املحفظة للمراجعة و ابداء املالحظات‪.‬‬
‫خطة إدارة املشروع (مكتمل و مطابق‬ ‫‪-‬‬
‫للمعايير)‬
‫يقوم مدير املشروع بتحديث خطة ادارة املشروع باملالحظات الواردة من مسئول التو افق و االلتزام ‪ ،‬ومن ثم املدخالت‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-7‬تحديث خطة ادارة‬
‫خطة إدارة املشروع ( مالحظات)‬ ‫‪-‬‬ ‫ارسال خطة ادارة املشروع الى مسئول التو افق وااللتزام للمراجعة مرة اخرى‪.‬‬ ‫املشروع وإرسالها الى مسئول‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫التو افق وااللتزام‬
‫خطة إدارة املشروع ( محدث)‬ ‫‪-‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪35‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير الدارة املالكة للمشروع ومدير املحفظة بمراجعة محتوى الخطة‪ ،‬إذا كان لديهم أية مالحظات‪،‬‬ ‫‪ -‬مدير الدارة املالكة‬ ‫‪-8‬مراجعة واعتماد خطة‬
‫خطة إدارة املشروع (مكتملة و مطابقة‬ ‫‪-‬‬ ‫يتم ارسال املالحظات الى مسئول التو افق و االلتزام التخاذ الالزم‪ ،‬و في حال عدم وجود مالحظات على‬ ‫للمشروع‬ ‫ادارة املشروع‬
‫للمعايير)‬ ‫الخطة‪ ،‬يتم إعتماد الخطة و من ثم يبدأ مدير املشروع باعداد الجدول الزمني للمشروع‪.‬‬ ‫‪ -‬مدير املحفظة‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫خطة إدارة املشروع (املعتمدة)‬ ‫‪-‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫‪ -‬مسئول التو افق و االلتزام يقوم مسئول التو افق و االلتزام باعالم مدير املشروع باملالحظات الواردة من مدير الدارة املالكة للمشروع‬ ‫‪-9‬إعالم مدير املشروع‬
‫خطة إدارة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫ومدير املحفظة لتحديث الخطة‪.‬‬ ‫باملالحظات‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫مالحظات على خطة إدارة املشروع‬ ‫‪-‬‬

‫يقوم مدير املشروع بتحديث خطة ادارة املشروع باملالحظات الواردة من مدير الدارة املالكة للمشروع ومدير املدخالت‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-10‬تحديث خطة ادارة‬
‫خطة إدارة املشروع ( مالحظات)‬ ‫‪-‬‬ ‫املحفظة‪ ،‬ومن ثم يقوم بإرسال خطة ادارة املشروع الى مسئول التو افق وااللتزام للمراجعة مرة اخرى‪.‬‬ ‫املشروع وإرسالها الى مسئول‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫التو افق وااللتزام‬
‫خطة إدارة املشروع ( محدثة)‬ ‫‪-‬‬
‫املدخالت‪:‬‬ ‫بعد اعتماد خطة إدارة املشروع يقوم مدير املشروع بتسجيل اية دروس مستفادة تم مالحظتها اثناء عملية‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-11‬التأكد من تحديث نظام‬
‫ميثاق املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫اعداد خطة إدارة املشروع وادخالها على نظام ادارة املشاريع‪ .‬و من ثم يقوم مدير املشروع بتحديث سجل‬ ‫ادارة املشاريع بالوثائق‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫املشروع على نظام ادارة املشاريع بوثائق العملية و من ثم اعداد الجدول الزمني للمشروع‪.‬‬ ‫الالزمة وتسجيل الدروس‬
‫سجل املشروع محدث على نظام ادارة‬ ‫‪-‬‬ ‫املستفادة‬
‫املشاريع‬

‫جدول ‪ - 9‬وصف اجراءات العملية (عملية اعداد خطة ادارة املشروع)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪36‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫مؤشرات أداء العملية (‪)KPIs‬‬

‫وحدة القياس‬ ‫القيمة املستهدفة‬ ‫القيمة الفعلية‬ ‫الوصف‬ ‫اسم املؤشر‬

‫أيام‬ ‫مدة االنتهاء من إعداد خطة املشروع الوقت املستغرق لالنتهاء من إعداد خطة املشروع ‪-‬األيام املنقضية من‬
‫تاريخ البدء وحتى تاريخ اإلرسال إلى مسئول التوافق وااللتزام‬

‫أيام‬ ‫الوقت املستغرق لالنتهاء من مراجعة خطة املشروع من قبل مسئول‬ ‫مدة االنتهاء من مراجعة خطة‬
‫التوافق وااللتزام ‪-‬األيام املنقضية من تاريخ إرسال خطة املشروع ملسئول‬ ‫املشروع‬
‫التوافق وااللتزام‬

‫أيام‬ ‫الفترة الزمنية الالزمة العتماد خطة املشروع‬ ‫فترة اعتماد خطة املشروع‬

‫إحصاء‬ ‫‪0‬‬ ‫عدد مرات رفض خطة املشروع وإرسالها إلعادة العمل عليها (عدد نسخ‬ ‫عدد تكرارات العمل على خطة‬
‫الخطة قبل االعتماد)‬ ‫املشروع‬

‫جدول ‪ - 10‬مؤشرات أداء العملية (عملية اعداد خطة ادارة املشروع)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪37‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫‪ .3.2.3‬عملية إعداد الجدول الزمني للمشروع‬
‫الهدف‬
‫الهدف من هذه العملية هو إنشاء الجدول الزمني للمشروع والذي سيقاس عليه تقدم املشروع‪ ،‬أيضا يتضمن الجدول‬
‫الزمني املوارد املخصصة لكل مهمة باإلضافة إلى املدة الزمنية املتوقعة لالنتهاء من كل مهمة‪.‬‬
‫املسببات‬
‫االنتهاء من إعداد خطة إدارة املشروع واملوافقة عليها‪.‬‬
‫املدة الزمنية‬
‫يتوقع إتمام هذه العملية خالل املدة الزمنية املتفق عليها داخل مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‪.‬‬
‫املدخالت‪ ،‬األدوات واألساليب‪ ،‬واملخرجات‬

‫املخرجات‬ ‫األدوات واألساليب‬ ‫املدخالت‬

‫• الجدول الزمنى للمشروع‬ ‫برمجيات إعداد الجدول‬ ‫•‬ ‫• خطة ادارة املشروع‬
‫• تقريرتقييم نهاية املرحلة‬ ‫الزمني()‪MS Project‬‬ ‫• هيكل تجزئة العمل‬
‫نموذج تقييم نهاية املرحلة‬ ‫•‬
‫جمع املعلومات‬ ‫•‬
‫اجتماع‪ /‬إجتماعات ألصحاب‬ ‫•‬
‫املنفعة الرئيسيين‬
‫نظام ادارة املشاريع‬ ‫•‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪38‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫خريطة العملية‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫خريطة العملية ‪ - 4‬عملية اعداد الجدول الزمني للمشروع‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪39‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫مصفوفة تحديد املسئوليات‬

‫الشخص الذي يقوم بتنفيذ النشاط أو يؤدي العمل‪.‬‬ ‫‪ - R‬مسؤول‪:‬‬

‫الشخص الذي يتحمل املسئولية النهائية وله حق املو افقة‪/‬الرفض‪/‬النقض‪.‬‬ ‫‪ - A‬ذو موضع محاسبة‪:‬‬

‫الشخص الذي يتم استشارته في أداء النشاط‪.‬‬ ‫‪ - C‬يستشار‪:‬‬

‫الشخص الذي يجب إخطاره بالقرارات أو الجراءات التي يتم اتخاذها لتنفيذ النشاط‪.‬‬ ‫‪ - I‬يتم إخطاره‪:‬‬

‫مدير املحفظة‬ ‫مدير الدارة املالكة‬ ‫مسئول التو افق وااللتزام‬ ‫فريق عمل املشروع‬ ‫مدير املشروع‬ ‫النشاط‬

‫للمشروع‬

‫‪C‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R‬‬ ‫مراجعة هيكل تجزئة العمل باالشتراك مع فريق العمل‬ ‫‪1‬‬

‫‪C‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديد األنشطة وتسلسلها وتحديد املدة الزمنية واملوارد الالزمة لها‬ ‫‪2‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫إعداد الجدول الزمني للمشروع وإرساله إلى مسئول التو افق وااللتزام‬ ‫‪3‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫التأكد من تو افق الجدول الزمني للمشروع مع معايير مكتب إدارة املشاريع‬ ‫‪4‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديث الجدول الزمني للمشروع وإرساله إلى مسئول التو افق وااللتزام‬ ‫‪5‬‬

‫‪R/A‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫اعتماد خط أساس الجدول الزمني للمشروع‬ ‫‪6‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫إعالم مدير املشروع باملالحظات‬ ‫‪7‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديث الجدول الزمني للمشروع وإرساله إلى مسئول التو افق وااللتزام‬ ‫‪8‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫إرسال خطة إدارة املشروع والجدول الزمني إلى أصحاب املصلحة املعنيين‬ ‫‪9‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديث نظام إدارة املشاريع بالوثائق الالزمة وتسجيل الدروس املستفادة‬ ‫‪10‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫إعالم مدير املحفظة باالنتهاء من مرحلة التخطيط‬ ‫‪11‬‬

‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫إجراء تقييم نهاية املرحلة للتأكد من تحقيق كافة متطلبات املرحلة‬ ‫‪12‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪40‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫اتخاذ الجراءات التصحيحية الالزمة‬ ‫‪13‬‬

‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫إعالم مدير املشروع بنجاح تقييم املرحلة‬ ‫‪14‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تسجيل الدروس املستفادة الناتجة عن تقييم نهاية املرحلة‬ ‫‪15‬‬

‫عقد اجتماع إطالق املشروع وتحديد خط أساس الجدول الزمني على نظام‬
‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪16‬‬
‫إدارة املشاريع‬

‫جدول ‪ -11‬مصفوفة تحديد املسئوليات (عملية اعداد الجدول الزمني للمشروع)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪41‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫بمجرد اعتماد خطة إدارة املشروع يبدأ مدير املشروع باعداد الجدول الزمني للمشروع‪ ،‬و‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-1‬مراجعة هيكل تجزئة العمل‬
‫خطة إدارة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫أولى خطوات اعداد الجدول الزمني للمشروع هو مراجعة هيكل تجزئة العمل باالشتراك مع‬ ‫باالشتراك مع فريق العمل‬
‫هيكل تجزئة العمل‬ ‫‪-‬‬ ‫فريق املشروع و منفذ املشروع متبعا الجراءات التالية‪:‬‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫مراجعة (املخرجات) واألعمال املتعلقة بها‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫مراجعة نموذج هيكل تجزئة العمل املتعلق باملشروع وتحديد ما إذا كان هناك‬ ‫‪-‬‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬
‫حاجة ملكونات إضافية ‪ ،‬أو إذا كان هناك حاجة لزالة بعض املكونات‬
‫املوجودة‪.‬‬
‫تقييم مستوى وضوح النطاق لكل مرحلة من مراحل املشروع و من الطبيعي‬ ‫‪-‬‬
‫أن تكون املراحل الالحقة أقل وضوحا في املشاريع كثيرة التعقيد‪.‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫بناء على مراجعة هيكل تجزئة العمل يقوم مدير املشروع باالشتراك مع فريق املشروع‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-2‬تحديد األنشطة وتسلسلها‬
‫خطة إدارة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫ومنفذ املشروع بتحديد األنشطة التفصيلية املطلوبة لتسليم نطاق املشروع وتحديد‬ ‫وتحديد املدة الزمنية واملوارد‬
‫هيكل تجزئة العمل‬ ‫‪-‬‬ ‫املوارد‬ ‫األنشطة الالحقة والسابقة لكل نشاط و تحديد التبعيات بين األنشطة‪ .‬و تخصيص‬ ‫الالزمة لها‬
‫املبدئية املحددة لألنشطة‪ ،‬وتقدير الفترات الزمنية املخصصة لتنفيذ أنشطة املشروع‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫كالتالى‪:‬‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬
‫تعريف النشاطات املهمة املطلوبة لكمال كل حزمة عمل على األقل للمرحلة‬ ‫‪-‬‬
‫األولى والثانية‪.‬‬
‫إذا لم يكن بالمكان تفصيل املراحل الالحقة‪ ،‬فيجب تقديم شرح عما يجب‬ ‫‪-‬‬
‫أن يحدث قبل أن يتم تفصيل املراحل الالحقة وما هو االطار الزمني املتوقع‬
‫لها‪.‬‬
‫تعيين رموز لحزم (هيكل تجزئة العمل) بناءا على خطة الترميز املوضوعة في‬ ‫‪-‬‬
‫نموذج (هيكل تجزئة العمل)‪.‬‬
‫التأكد من أن النشاطات وحزم العمل تكفي للقيام باملخرجات املتعلقة بها‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪42‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫بناء على ما سبق يقوم مدير املشروع بإنشاء الجدول الزمني للمشروع والذى سيقاس عليه‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-3‬اعداد الجدول الزمني‬
‫خطة إدارة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫تقدم املشروع‪.‬و ايضا يتضمن الجدول الزمني املوارد املخصصة لكل مهمة بالضافة الى‬ ‫للمشروع وإرساله الى مسئول‬
‫هيكل تجزئة العمل‬ ‫‪-‬‬ ‫املدة الزمنية املتوقعة لإلنتهاء من كل مهمة‪ ،‬وبعد االنتهاء من الجدول الزمني يتم ارساله‬ ‫التو افق وااللتزام‬
‫الى مسئول التو افق وااللتزام ملراجعة تو افق الجدول الزمني مع معايير مكتب ادارة‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫املشاريع ‪.‬‬
‫الجدول الزمني للمشروع‬ ‫‪-‬‬
‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مسئول التو افق و االلتزام بمراجعة الجدول الزمني للمشروع للتاكد من تو افقه مع‬ ‫‪ -‬مسئول التو افق و االلتزام‬ ‫‪-4‬التأكد من تو افق الجدول‬
‫الجدول الزمني للمشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫معايير مكتب ادارة املشاريع من حيث استيفاء الجدول الزمني للمشروع بكل البيانات‬ ‫الزمني للمشروع مع معايير‬
‫املطلوبة‪ ،‬في حال وجود مالحظات ترسل الى مدير املشروع لتحديث الجدول الزمني‬ ‫مكتب ادارة املشاريع‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫للمشروع باملالحظات‪ ،‬في حال التاكد من اكتمال الجدول الزمني للمشروع و تو افقه مع‬
‫الجدول الزمني للمشروع (مكتمل و مطابق للمعايير)‬ ‫‪-‬‬
‫معايير مكتب ادارة املشاريع‪ ،‬يتم ارسال الجدول الزمني للمشروع الى مدير الدارة املالكة‬
‫للمشروع ومدير املحفظة لالعتماد و ابداء املالحظات‪.‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع بتحديث الجدول الزمني للمشروع باملالحظات الواردة من مسئول‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-5‬تحديث الجدول الزمني‬
‫مالحظات على الجدول الزمني للمشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫التو افق و االلتزام‪ ،‬ومن ثم إرسال الجدول الزمني للمشروع إلى مسئول التو افق وااللتزام‬ ‫للمشروع‬
‫للمراجعة مرة أخرى‪.‬‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫الجدول الزمني للمشروع‬ ‫‪-‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير الدارة املالكة للمشروع ومدير املحفظة بمراجعة محتوى الجدول الزمني‬ ‫‪ -‬مدير الدارة املالكة للمشروع‬ ‫‪-6‬اعتماد خط أساس الجدول‬
‫الجدول الزمني للمشروع (مكتمل و موائم للمعايير)‬ ‫‪-‬‬ ‫حال‬ ‫للمشروع‪ ،‬يتم ارسال املالحظات إلى مسئول التو افق وااللتزام التخاذ الالزم‪ ،‬و في‬ ‫‪ -‬مدير املحفظة‬ ‫الزمني للمشروع‬
‫عدم و جود مالحظات على الجدول الزمني للمشروع ‪ ،‬يتم اعتماد الجدول الزمني للمشروع‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫تمهيدا الرساله مع خطة إدارة املشروع الى جميع أصحاب املصلحة املعنيين في املشروع‪.‬‬
‫الجدول الزمني للمشروع (معتمد)‬ ‫‪-‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مسئول التو افق و االلتزام باعالم مدير املشروع باملالحظات الواردة من مدير الدارة‬ ‫‪ -‬مسئول التو افق و االلتزام‬ ‫‪-7‬إعالم مدير املشروع‬
‫الجدول الزمني للمشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫املالكة للمشروع ومدير املحفظة لتحديث الجدول الزمني‪.‬‬ ‫باملالحظات‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫مالحظات على الجدول الزمني للمشروع‬ ‫‪-‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪43‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع بتحديث الجدول الزمني للمشروع باملالحظات الواردة من مدير الدارة‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-8‬تحديث الجدول الزمني‬
‫مالحظات على الجدول الزمني للمشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫املالكة للمشروع ومدير املحفظة ‪ ،‬ومن ثم يقوم بإرسال الجدول الزمني للمشروع إلى‬ ‫للمشروع وإرساله الى مسئول‬
‫مسئول التو افق وااللتزام للمراجعة مرة أخرى‪.‬‬ ‫التو افق وااللتزام‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫الجدول الزمني للمشروع‬ ‫‪-‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع بإرسال خطة إدارة املشروع والجدول الزمني الى أصحاب املصلحة‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-9‬إرسال خطة إدارة املشروع‬
‫خطة إدارة املشروع (املعتمدة)‬ ‫‪-‬‬ ‫املعنيين ومن ثم تحديث نظام ادارة املشاريع بالوثائق الالزمة و تسجيل الدروس املستفادة‪.‬‬ ‫والجدول الزمني الى أصحاب‬
‫الجدول الزمني للمشروع (املعتمد)‬ ‫‪-‬‬ ‫املصلحة املعنيين‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬
‫املدخالت‪:‬‬ ‫بعد اعتماد الجدول الزمني للمشروع يقوم مدير املشروع بمراعاة تسجيل اي دروس‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-10‬تحديث نظام ادارة املشاريع‬
‫الجدول الزمني للمشروع (معتمد)‬ ‫‪-‬‬ ‫مستفادة تم مالحظتها اثناء عملية اعداد الجدول الزمني للمشروع في نظام ادارة املشاريع‪ .‬و‬ ‫بالوثائق الالزمة وتسجيل‬
‫من ثم يقوم مدير املشروع بتحديث سجل املشروع على نظام ادارة املشاريع بوثائق العملية و املخرجات‪:‬‬ ‫الدروس املستفادة‬
‫سجل املشروع محدث على نظام ادارة املشاريع‬ ‫‪-‬‬ ‫من ثم اعالم مدير املحفظة باالنتهاء من مرحلة التخطيط‪.‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫بعد االنتهاء من تحديث نظام ادارة املشاريع بالوثائق الالزمة و تسجيل الدروس املستفادة‪،‬‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-11‬إعالم مدير املحفظة‬
‫خطة إدارة املشروع (معتمد)‬ ‫‪-‬‬ ‫يقوم مدير املشروع بإعالم مدير املحفظة باالنتهاء من مرحلة التخطيط‪.‬‬ ‫باالنتهاء من مرحلة التخطيط‬
‫الجدول الزمني للمشروع (معتمد)‬ ‫‪-‬‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪44‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫بمجرد اخطار مدير املشروع ملدير املحفظة باالنتهاء من مرحلة التخطيط ‪ ،‬يقوم مدير‬ ‫‪ -‬مدير املحفظة‬ ‫‪-12‬إجراء تقييم نهاية املرحلة‬
‫نموذج تقييم نهاية املرحلة‬ ‫‪-‬‬ ‫املحفظة باجراء تقييم نهاية املرحلة للتأكد من تحقيق كافة متطلبات املرحلة باستخدام‬ ‫للتأكد من تحقيق كافة‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫النموذج املخصص لذلك‪ ،‬و من ثم يقوم مدير املحفظة باستخدام النموذج املخصص‬ ‫متطلبات املرحلة‬
‫لتقرير نهاية املرحلة لنشاء تقرير نهاية املرحلة‪ .‬سيقوم التقرير بتسجيل النتائج والجراءات‬
‫تقرير تقييم نهاية املرحلة‬ ‫‪-‬‬
‫التصحيحية الخاصة بتقييم نهاية املرحلة ‪.‬‬
‫على املشروع ان يتجاوز تقييم نهاية املرحلة واال سيتطلب على مدير املشروع ان يجري‬
‫تعديالت وتصحيحات من اجل اعادة تقديم املشروع لتقييم نهاية املرحلة مرة اخرى ‪.‬‬
‫يجب ان تنتهى و تعتمد عملية التقييم قبل ان يسمح للمشروع باملض ي قدما باملرحلة‬
‫املقبلة‪.‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫في حال وجود مالحظات ناتجة عن تقييم نهاية املرحلة‪ ،‬يتطلب من مدير املشروع إتخاذ‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-13‬إتخاذ الجراءات‬
‫تقرير تقييم نهاية املرحلة‬ ‫‪-‬‬ ‫الجراءات التصحيحية املحددة من مدير املحفظة لتصحيح أي مشاكل محددة و إعالم‬ ‫التصحيحية الالزمة‬
‫مدير املحفظة مرة اخرى باالنتهاء من مرحلة التخطيط‪.‬‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬
‫في حال استيفاء املرحلة لجميع متطلباتها‪ ،‬يقوم مدير املحفظة بإعالم مدير املشروع بنجاح املدخالت‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املحفظة‬ ‫‪-14‬إعالم مدير املشروع بنجاح‬
‫تقرير تقييم نهاية املرحلة‬ ‫‪-‬‬ ‫تقييم املرحلة و االنتقال الى املرحلة التالية من املشروع‪.‬‬ ‫تقييم املرحلة‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع بتسجيل الدروس املستفادة الناتجة عن تقييم نهاية املرحلة‪ .‬و من ثم‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-15‬تسجيل الدروس املستفادة‬
‫تقرير تقييم نهاية املرحلة‬ ‫‪-‬‬ ‫عقد اجتماع إطالق املشروع وتحديد خط أساس الجدول الزمني على نظام إدارة املشاريع‪.‬‬ ‫الناتجة عن تقييم نهاية املرحلة‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫سجل الدروس املستفادة‬ ‫‪-‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫بعد اكتمال و اعتماد خطة ادارة املشروع و الجدول الزمني يدعو مدير املشروع فريق‬ ‫مدير املشروع‬ ‫‪-16‬عقد اجتماع إطالق‬
‫خطة ادارة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫العمل و املعنيين و املورد (في حالة تنفيذ املشروع خارجيا) الى اجتماع بدء تنفيذ املشروع و‬ ‫املشروع وتحديد خط أساس‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪45‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫الجدول الزمني للمشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫يقوم مدير املشروع بتحديد خط أساس الجدول الزمني على نظام إدارة املشاريع و من ثم‬ ‫الجدول الزمني على نظام إدارة‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫تبدا عملية تنفيذ املشروع‪.‬‬ ‫املشاريع‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬

‫جدول ‪ - 12‬وصف اجراءات العملية (عملية اعداد الجدول الزمني للمشروع)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪46‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫مؤشرات أداء العملية (‪)KPIs‬‬

‫وحدة القياس‬ ‫القيمة املستهدفة‬ ‫القيمة الفعلية‬ ‫الوصف‬ ‫اسم املؤشر‬

‫أيام‬ ‫الوقت املستغرق لالنتهاء من إعداد الجدول الزمني للمشروع ‪-‬األيام‬ ‫مدة االنتهاء من إعداد الجدول‬
‫املنقضية من تاريخ البدء وحتى تاريخ اإلرسال إلى مسئول التوافق وااللتزام‬ ‫الزمني للمشروع‬

‫أيام‬ ‫الوقت املستغرق لالنتهاء من مراجعة الجدول الزمني للمشروع من قبل‬ ‫مدة االنتهاء من مراجعة الجدول‬
‫مسئول التوافق وااللتزام ‪-‬األيام املنقضية من تاريخ إرسال الجدول الزمني‬ ‫الزمني للمشروع‬
‫للمشروع ملسئول التوافق وااللتزام‬

‫أيام‬ ‫فترة اعتماد الجدول الزمني للمشروع الفترة الزمنية الالزمة العتماد الجدول الزمني للمشروع‬

‫إحصاء‬ ‫‪0‬‬ ‫عدد مرات رفض الجدول الزمني للمشروع وإرساله إلعادة العمل عليه‬ ‫عدد تكرارات العمل على الجدول‬
‫(عدد نسخ الجدول الزمني للمشروع قبل االعتماد)‬ ‫الزمني للمشروع‬

‫إحصاء‬ ‫‪0‬‬ ‫عدد اإلجراءات التصحيحية ملراجعة عدد اإلجراءات التصحيحية عند االنتهاء من مراجعة نهاية املرحلة‬
‫نهاية املرحلة‬

‫جدول ‪ - 13‬مؤشرات أداء العملية (عملية اعداد الجدول الزمني للمشروع)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪47‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫‪ .3.3‬مرحلة التنفيذ للمشروع‬
‫يبدأ العمل بمرحلة التنفيذ بهدف تطبيق وتطوير خدمة‪ ،‬أو تطوير مخرجات املشروع‪ .‬وخالل مرحلة تنفيذ املشروع‪ ،‬تتركز‬

‫الجهود على املشاركة في العمل الذي يجري تنفيذه‪ ،‬ومتابعته‪ ،‬وتحليله‪.‬‬

‫وتهدف مرحلة التنفيذ إلى القيام بتنفيذ الخطط التي تم تطويرها سابقا خالل مرحلة التخطيط للمشروع وتم توثيقها‬

‫ضمن خطة إدارة املشروع والجدول الزمني‪ ،‬حيث يبدأ فريق عمل املشروع بالعمل إلنجاز مهام املشروع‪ .‬ويقوم مدير‬

‫املشروع‪ ،‬خالل هذه املرحلة‪ ،‬بالعمل على تنفيذ املشروع ووضع املعنيين باملشروع بصورة التطورات الكاملة ملجريات العمل‬

‫باملشروع‪.‬‬

‫‪ .3.3.1‬السياسات الخاصة باملرحلة‬

‫• يلتزم مدير املشروع بالجدول الزمني املعتمد وبخطة إدارة املشروع ويعتبر الجدول الزمني املعتمد هو خط األساس وال‬
‫يجوز تغييره إال بموافقة الجهة الطالبة للمشروع ومدير مكتب إدارة املشاريع أو بإيعاز من اللجنة التوجيهية إلدارة‬
‫املشاريع‪.‬‬
‫• مدير املشروع مسئول عن إعداد تقرير أسبوعي عن حالة املشروع‪.‬‬
‫• مدير املشروع مسئول عن تحديث الجدول الزمني للمشروع بشكل أسبوعي‪.‬‬
‫• مدير املشروع مسئول عن تحديث بيانات املشروع ومكتبة الوثائق الخاصة باملشروع بشكل أسبوعي‪.‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪48‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫‪ .3.3.2‬عملية تنفيذ املشروع‬
‫الهدف‬
‫الهدف من هذه العملية هو ضمان تنفيذ املشروع بشكل منظم من خالل تنفيذ خطة إدارة املشروع املعتمدة وفقا للجدول‬
‫الزمني الذي تم اعتماده كخط أساس لتنفيذ املشروع‪ ،‬وتتضمن العملية استقدام فريق العمل وتوزيع املعلومات وإدارة‬
‫األطراف املعنية وتنفيذ إجراءات التعامل مع املخاطر وفق خطة إدارة املشروع‪ ،‬تتم أنشطة عملية التنفيذ بشكل متزامن‪،‬‬
‫وتستمر بشكل تكراري حتى تنتهي مرحلة التنفيذ باملوافقة على كل املخرجات‬
‫املسببات‬
‫• عقد اجتماع بدء تنفيذ املشروع‬
‫• انتهاء مرحلة التخطيط للمشروع‬
‫املدخالت‪ ،‬األدوات واألساليب‪ ،‬واملخرجات‬

‫املخرجات‬ ‫األدوات واألساليب‬ ‫املدخالت‬

‫• محاضر اجتماعات‬ ‫• نموذج تقييم نهاية املرحلة‬ ‫• خطة ادارة املشروع‬

‫• سجل املخاطر‬ ‫• اجتماع‪ /‬إجتماعات ألصحاب‬ ‫• الجدول الزمنى للمشروع‬
‫• تقريرتقييم نهاية املرحلة‬ ‫املنفعة الرئيسيين‬ ‫• طلب التغيير معتمد‬
‫• نظام ادارة املشاريع‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪49‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫خريطة العملية‬

‫‪V‬‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫خريطة العملية ‪ – 5‬عملية تنفيذ املشاريع‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪50‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫مصفوفة تحديد املسئوليات‬
‫الشخص الذي يقوم بتنفيذ النشاط أو يؤدي العمل‪.‬‬ ‫‪ - R‬مسؤول‪:‬‬

‫الشخص الذي يتحمل املسئولية النهائية و له حق املو افقة‪/‬الرفض‪/‬النقض‪.‬‬ ‫‪ - A‬ذو موضع محاسبة‪:‬‬

‫الشخص الذي يتم إستشارته في أداء النشاط‪.‬‬ ‫‪ - C‬يستشار‪:‬‬

‫الشخص الذي يجب إخطاره بالقرارات أو الجراءات التي يتم إتخاذها لتنفيذ النشاط‪.‬‬ ‫‪ - I‬يتم إخطاره‪:‬‬

‫مدير املحفظة‬ ‫مدير الدارة املالكة للمشروع‬ ‫مدير املشروع‬ ‫الجهة املنفذة للمشروع‬ ‫النشاط‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫إستقدام فريق عمل املشروع‬ ‫‪1‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪A/I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تنفيذ املشروع وفقا لنطاق العمل و الخطة املعتمدة‬ ‫‪2‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديث الجدول الزمني على نظام إدارة املشاريع بصفة مستمرة‬ ‫‪3‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫إدارة العالقة مع أصحاب املصلحة املعنيين وابقائهم على علم تام بسير اعمال‬
‫‪4‬‬
‫املشروع‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫تنفيذ إجراءات التعامل مع املخاطر وفق خطة إدارة املشروع‬ ‫‪5‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫تحديث نظام ادارة املشاريع بالوثائق الالزمة و تسجيل الدروس املستفادة‬ ‫‪6‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫متابعة تنفيذ مخرجات املشروع وفقا للجدول الزمني‬ ‫‪7‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫اعالم مدير املحفظة باالنتهاء من مرحلة التنفيذ‬ ‫‪8‬‬

‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫اجراء تقييم نهاية املرحلة للتأكد من تحقيق كافة متطلبات املرحلة‬ ‫‪9‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫اتخاذ الجراءات التصحيحية الالزمة‬ ‫‪10‬‬

‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫اعالم مدير املشروع بنجاح تقييم املرحلة‬ ‫‪11‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تسجيل الدروس املستفادة الناتجة عن تقييم نهاية املرحلة‬ ‫‪12‬‬

‫جدول ‪ - 14‬مصفوفة تحديد املسئوليات (عملية تنفيذ املشروع)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪51‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫بناء على خطة إدارة املشروع ‪ ،‬يقوم مدير املشروع بإستقدام فريق عمل املشروع و ذلك لضمان‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-1‬إستقدام فريق عمل املشروع‬
‫خطة ادارة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫تو افر املوارد البشرية و الحصول على الفريق الضرورى لستكمال املشروع‪ .‬إن كانت املوارد غير‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫متوفرة‪ ،‬يجب إستشارة مدير الدارة املالكة للمشروع وإدارة املوارد البشرية و مكتب إدارة املشاريع‬
‫لتحديد الحل و توفير البدائل‪.‬‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬
‫املدخالت‪:‬‬ ‫تبدأ مرحلة تنفيذ املشروع بعد االنتهاء من مرحلة تخطيط املشروع ويقوم منفذ املشروع ‪ /‬املورد‬ ‫‪ -‬منفذ املشروع‬ ‫‪-2‬تنفيذ املشروع وفقا لنطاق‬
‫خطة ادارة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫بتنفيذ املشروع وفقا لخطة إدارة املشروع التي تمت املو افقة عليها وايضا االلتزام بالجدول الزمني‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫العمل و الخطة املعتمدة‬
‫الجدول الزمني للمشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫للمشروع للسيطرة على أي تأخيرات أو انحر افات في املشروع ‪ ،‬و يكون مدير املشرع هو الشخص‬
‫طلب التغيير املعتمد‬ ‫‪-‬‬ ‫الذي يتحمل املسئولية عن املشروع‪.‬‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬
‫يقوم مدير املشروع بتحديث الجدول الزمني للمشروع على نظام إدارة املشاريع بشكل دوري ليتمكن املدخالت‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-3‬تحديث الجدول الزمني على‬
‫خطة ادارة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫أصحاب املصلحة املعنيين من متابعة حالة املشروع‪.‬‬ ‫نظام إدارة املشاريع بصفة‬
‫الجدول الزمني للمشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫مستمرة‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫الجدول الزمني‬ ‫‪-‬‬
‫املدخالت‪:‬‬ ‫يجب على مدير املشروع إبقاء أصحاب املصلحة املعنيين على اطالع تام بسراعمال املشروع بشكل‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-4‬إدارة العالقة مع أصحاب‬
‫خطة ادارة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫‪ -‬مدير الدارة املالكة للمشروع مستمر خالل دورة حياة املشروع‪ ،‬و ذلك من خالل عقد اجتماعات دورية معهم و االستماع الى‬ ‫املصلحة املعنيين و ابقائهم على‬
‫الجدول الزمني‬ ‫‪-‬‬ ‫مالحظاتهم عن سير اعمال املشروع‪.‬‬ ‫علم تام بسير اعمال املشروع‬
‫‪ -‬مدير املحفظة‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫محاضر اجتماعات‬ ‫‪-‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫من اهم مهام مدير املشروع خالل مرحلة تنفيذ املشروع مر اقبة املخاطر و تحديدها و التعامل معها‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-5‬تنفيذ إجراءات التعامل مع‬
‫خطة ادارة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫وفق خطة إدارة املشروع في حال كانت مخاطر معرفة مسبقا ‪ ،‬اما بالنسبة الى املخاطر التي يتم‬ ‫املخاطر وفق خطة إدارة املشروع‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫تحديدها خالل مرحلة التنفيذ فيتم وضع خطط للتعامل معها باالشتراك مع فريق عمل املشروع و‬
‫املورد‪.‬‬
‫سجل املخاطر‬ ‫‪-‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪52‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع خالل عملية التنفيذ بتسجيل اي دروس مستفادة تم مالحظتها لضافتها على‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-6‬تحديث نظام ادارة املشاريع‬
‫محاضر اجتماعات‬ ‫‪-‬‬ ‫نظام ادارة املشاريع‪ .‬و يقوم بتحديث سجل املشروع على نظام ادارة املشاريع بالوثائق‪.‬‬ ‫بالوثائق الالزمة وتسجيل‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫الدروس املستفادة‬
‫سجل املشروع محدث على نظام ادارة‬ ‫‪-‬‬
‫املشاريع‬
‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع بمتابعة تنفيذ مخرجات املشروع وفقا للجدول الزمني‪ ،‬في حال تنفيذ جميع‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-7‬متابعة تنفيذ مخرجات‬
‫خطة ادارة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫مخرجات املشروع و اعتمادها ‪ ،‬يقوم مدير املشروع بإخطار مدير املحفظة باالنتهاء من مرحلة‬ ‫املشروع وفقا للجدول الزمني‬
‫الجدول الزمني للمشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫التنفيذ‪.‬‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫بعد االنتهاء من تنفيذ جميع مخرجات املشروع و اعتمادها‪ ،‬يقوم مدير املشروع بإعالم مدير‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-8‬اعالم مدير املحفظة باالنتهاء‬
‫خطة إدارة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫املحفظة باالنتهاء من مرحلة التنفيذ‪.‬‬ ‫من مرحلة التنفيذ‬
‫‪ -‬مدير املحفظة‬
‫الجدول الزمني للمشروع‬ ‫‪-‬‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬
‫بمجرد اخطار مدير املشروع ملدير املحفظة باالنتهاء من مرحلة التنفيذ ‪،‬يقوم مدير املحفظة باجراء املدخالت‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املحفظة‬ ‫‪-9‬إجراء تقييم نهاية املرحلة‬
‫نموذج تقييم نهاية املرحلة‬ ‫‪-‬‬ ‫تقييم نهاية املرحلة للتأكد من تحقيق كافة متطلبات املرحلة باستخدام النموذج املخصص لذلك‪،‬‬ ‫للتأكد من تحقيق كافة متطلبات‬
‫و من ثم يقوم مدير املحفظة باستخدام النموذج املخصص لتقرير نهاية املرحلة لنشاء تقرير نهاية املخرجات‪:‬‬ ‫املرحلة‬
‫املرحلة‪ .‬سيقوم التقرير بتسجيل النتائج والجراءات التصحيحية الخاصة بتقييم نهاية املرحلة ‪.‬‬
‫تقرير تقييم نهاية املرحلة‬ ‫‪-‬‬
‫على املشروع ان يتجاوز تقييم نهاية املرحلة وإال سيترتب على مدير املشروع ان يجري التعديالت‬
‫والتصحيحات الالزمة من اجل اعادة تقديم املشروع لتقييم نهاية املرحلة مرة اخرى ‪.‬‬
‫يجب ان االنتهاء واعتماد عملية التقييم قبل ان ينتقل املشروع الى املرحلة التالية‪.‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪53‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫في حال وجود مالحظات ناتجة عن تقييم نهاية املرحلة‪ ،‬يقوم مدير املشروع بإتخاذ الجراءات‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-10‬إتخاذ الجراءات التصحيحية‬
‫تقرير تقييم نهاية املرحلة‬ ‫‪-‬‬ ‫التصحيحية املحددة من مدير املحفظة لتصحيح أي مشاكل محددة‪ ،‬ثم يقوم بإعالم مدير‬ ‫الالزمة‬
‫املحفظة مرة اخرى باالنتهاء من مرحلة التنفيذ‪.‬‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬
‫املدخالت‪:‬‬ ‫في حال استيفاء املرحلة لجميع متطلباتها ‪ ،‬يقوم مدير املحفظة باعالم مدير املشروع بنجاح تقييم‬ ‫‪ -‬مدير املحفظة‬ ‫‪-11‬إعالم مدير املشروع بنجاح‬
‫تقرير تقييم نهاية املرحلة‬ ‫‪-‬‬ ‫املرحلة و االنتقال الى املرحلة التالية من املشروع‪.‬‬ ‫تقييم املرحلة‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع بتسجيل الدروس املستفادة الناتجة عن تقييم نهاية املرحلة‪ .‬و من ثم البدء‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-12‬تسجيل الدروس املستفادة‬
‫تقرير تقييم نهاية املرحلة‬ ‫‪-‬‬ ‫مرحلة االغالق‪.‬‬ ‫الناتجة عن تقييم نهاية املرحلة‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫سجل الدروس املستفادة‬ ‫‪-‬‬

‫جدول ‪ - 15‬وصف اجراءات العملية (عملية تنفيذ املشروع)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪54‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫مؤشرات أداء العملية (‪)KPIs‬‬

‫وحدة القياس‬ ‫القيمة املستهدفة‬ ‫القيمة الفعلية‬ ‫الوصف‬ ‫اسم املؤشر‬

‫أيام‬ ‫أسبوع‬ ‫الوقت املستغرق الستقدام فريق عمل املشروع ووضعهم في أماكنهم‬ ‫الوقت املستغرق الستقدام فريق‬
‫العمل‬

‫أيام‬ ‫أسبوعيا‬ ‫تحديث الجدول الزمني للمشروع في تحديث الجدول الزمني للمشروع في الوقت املحدد‬
‫الوقت املحدد‬

‫إحصاء‬ ‫‪0‬‬ ‫عدد اإلجراءات التصحيحية ملراجعة عدد اإلجراءات التصحيحية عند االنتهاء من مراجعة نهاية املرحلة‬
‫نهاية املرحلة‬

‫جدول ‪ - 16‬مؤشرات أداء العملية (عملية تنفيذ املشروع)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪55‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫‪ .3.4‬مرحلة املر اقبة والتحكم‬
‫مرحلة املراقبة والتحكم ضرورية لضمان إنهاء مخرجات املشاريع وتحقيق أقص ى مستويات الجودة‪ ،‬لذلك فإن عملية‬
‫املراقبة والتحكم باملشاريع ينبغي أن تكون شاملة‪ ،‬وأن تتضمن عمليات متعددة وكافية‪ .‬وتعتبر هذه العمليات أساسا‬
‫للحفاظ على مستوى أداء متميز للمشاريع طوال دورة حياة املشروع‪ ،‬يتم تنفيذ عمليات املراقبة والتحكم على امتداد‬
‫املراحل املختلفة للمشروع لدعم ومراقبة مشاريع املؤسسة‬

‫‪ .3.4.1‬السياسات الخاصة باملرحلة‬

‫• أصحاب املصلحة املعنيين لديهم الحق في طلب تغيير على نطاق عمل املشروع‪.‬‬
‫• ألصحاب املصلحة املعنيين الحق في اإلبالغ عن أي مخاطر أو مشاكل أثناء عملية تنفيذ املشروع‪.‬‬
‫• مدير املشروع هو املسئول عن تعبئة «طلب التغيير» باستخدام النموذج املعد لذلك‪.‬‬
‫• اللجنة التوجيهية إلدارة املشاريع هي املسئولة عن مراجعة واعتماد طلبات التغيير‪.‬‬
‫• مدير املشروع مسئول عن تحديث «الجدول الزمني للمشروع» و «خطة إدارة املشروع» وجميع الوثائق املتعلقة‬
‫بالتغيير في حال املوافقة على طلب التغيير‪.‬‬
‫• في حالة حاجة مدير املشروع للدعم للتعامل مع املخاطر واملشاكل فان هناك درجتان للتصعيد‪ ،‬التصعيد األول‬
‫يكون ملدير املحفظة ومدير مكتب إدارة املشاريع التصعيد الثاني يكون للجنة التوجيهية إلدارة املشاريع‪.‬‬
‫• مدير املشروع مسئول عن متابعة مخرجات املشروع وفي حال اكتمالها يقوم بأعداد نموذج «قبول املخرجات»‬
‫والحصول على املوافقات الالزمة‪.‬‬
‫• مسئول متابعة العقود واملناقصات مسئول عن متابعة فواتير املشروع عند اكتمال تنفيذ املخرجات املتعلقة‬
‫فيها‪ ،‬والحصول على املوافقات الالزمة‪.‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪56‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫‪ .3.4.2‬عملية املر اقبة والتحكم‬
‫الهدف‬
‫تعد املراقبة والتحكم في املشروع من أهم أسباب نجاح املشروع وتتم خالل دورة حياة املشروع عن طريق العمليات الخاصة‬
‫بها‪ .‬الهدف من هذه العملية هو مراقبة سير العمل باملشروع والوقت املحدد لتنفيذه ومقارنته بنطاق عمل وخطة إدارة‬
‫املشروع املعتمدة‪ ،‬وتتضمن كذلك التحقق من مطابقة املخرجات ملتطلبات الجودة‪ ،‬باإلضافة ملؤشرات قياس األداء املتفق‬
‫عليها‪ .‬في حال وجود انحراف عن نطاق العمل أو الجدول الزمني أو مستوى جودة املخرجات يتم تنفيذ اإلجراءات‬
‫التصحيحية الالزمة‪ ،‬إن التطبيق املستمر لعملية املراقبة والتحكم تمكن فريق املشروع من متابعة حالة املشروع بشكل‬
‫فعال‪.‬‬
‫املسببات‬
‫بداية تنفيذ املشروع‬
‫املدخالت‪ ،‬األدوات واألساليب‪ ،‬واملخرجات‬

‫املخرجات‬ ‫األدوات واألساليب‬ ‫املدخالت‬

‫• محاضر اجتماعات‬ ‫• اجتماع‪ /‬إجتماعات ألصحاب‬ ‫• خطة ادارة املشروع‬

‫• التقرير االسبوعى عن حالة‬ ‫املنفعة الرئيسيين‬ ‫• الجدول الزمنى للمشروع‬
‫املشروع‬ ‫• نظام ادارة املشاريع‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪57‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫خريطة العملية‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫‪V‬‬

‫خريطة العملية ‪ – 6‬عملية املر اقبة والتحكم‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪58‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫مصفوفة تحديد املسئوليات‬

‫الشخص الذي يقوم بتنفيذ النشاط أو يؤدي العمل‪.‬‬ ‫‪ - R‬مسؤول‪:‬‬

‫الشخص الذي يتحمل املسئولية النهائية و له حق املو افقة‪/‬الرفض‪/‬النقض‪.‬‬ ‫‪ - A‬ذو موضع محاسبة‪:‬‬

‫الشخص الذي يتم إستشارته في أداء النشاط‪.‬‬ ‫‪ - C‬يستشار‪:‬‬

‫الشخص الذي يجب إخطاره بالقرارات أو الجراءات التي يتم إتخاذها لتنفيذ النشاط‪.‬‬ ‫‪ - I‬يتم إخطاره‪:‬‬

‫مدير املحفظة‬ ‫مسئول التو افق وااللتزام‬ ‫مدير املشروع‬ ‫النشاط‬

‫‪R‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R‬‬ ‫مر اقبة تنفيذ أعمال املشروع (تكاليف ‪ ،‬نطاق ‪ ،‬جدول زمني ‪ ،‬مخرجات ‪ ،‬مخاطر و معوقات)‬ ‫‪1‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫إعداد تقرير أسبوعي عن حالة املشروع وإرساله الى مدير املحفظة ومسئول التو افق وااللتزام‬ ‫‪2‬‬

‫‪R/A‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫مناقشة التقرير األسبوعي مع فريق العمل ومدير املحفظة ومسئول التو افق وااللتزام‬ ‫‪3‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديث التقرير األسبوعي لحالة املشروع وإرساله الى مدير املحفظة ومسئول التو افق وااللتزام‬ ‫‪4‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫إرسال التقرير األسبوعي عن حالة املشروع الى أصحاب املصلحة املعنيين‬ ‫‪5‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديث نظام ادارة املشاريع بالوثائق الالزمة و تسجيل الدروس املستفادة‬ ‫‪6‬‬

‫‪C‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪R‬‬ ‫إجراء اجتماعات دورية مع أصحاب املصلحة املعنيين ملناقشة حالة املشروع‬ ‫‪7‬‬

‫جدول ‪ - 17‬مصفوفة تحديد املسئوليات (عملية املر اقبة والتحكم)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪59‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع ومسئول التو افق وااللتزام ومدير املحفظة بمتابعة ومر اقبة تنفيذ‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-1‬مر اقبة تنفيذ اعمال‬
‫خطة ادارة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫أعمال املشروع من (تكاليف ‪ ،‬نطاق ‪ ،‬جدول زمني ‪ ،‬مخرجات ‪،‬مخاطر و معوقات) بناء على‬ ‫‪ -‬مسئول التو افق وااللتزام‬ ‫املشروع (تكاليف ‪ ،‬نطاق ‪،‬‬
‫الجدول الزمني للمشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫خطة إدارة املشروع و الجدول الزمني للمشروع ‪ ،‬كما يقوموا بتحديد أو استقبال بالغ عن‬ ‫جدول زمني ‪ ،‬مخرجات ‪،‬‬
‫‪ -‬مدير املحفظة‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫مخاطر او معوقات تؤثر باملشروع‪.‬‬ ‫مخاطر و معوقات)‬
‫طلب تغيير‬ ‫‪-‬‬
‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع باالشتراك مع فريق العمل بإعداد تقرير أسبوعي عن حالة املشروع‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-2‬إعداد تقرير أسبوعي عن‬
‫خطة ادارة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫يوضح الوضع الراهن ملا تم تنفيذه من اعمال املشروع‪ ،‬ومن ثم ارسال التقرير الى مدير‬ ‫حالة املشروع وإرساله الى مدير‬
‫الجدول الزمني للمشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫املحفظة ومسئول التو افق وااللتزام‪.‬‬ ‫املحفظة ومسئول التو افق‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫‪-‬‬ ‫وااللتزام‬
‫التقرير األسبوعي عن حالة املشروع‬ ‫‪-‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع بإجراء اجتماع اسبوعى يدعو له كل من مدير املحفظة‪ ،‬مسئول‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-3‬مناقشة التقرير األسبوعي مع‬
‫التقرير األسبوعي عن حالة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫التو افق وااللتزام وفريق العمل ملناقشة التقرير األسبوعي‪.‬‬ ‫‪ -‬مسئول التو افق وااللتزام‬ ‫فريق العمل ومدير املحفظة‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املحفظة‬ ‫ومسئول التو افق وااللتزام‬
‫محضر االجتماع‬ ‫‪-‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫في حال وجود مالحظات من مدير املحفظة أو مسئول التو افق وااللتزام على التقرير‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-4‬تحديث التقرير األسبوعي‬
‫التقرير األسبوعي عن حالة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫االسبوعى‪ ،‬يقوم مدير املشروع بتحديث التقرير األسبوعي لحالة املشروع باملالحظات‬ ‫لحالة املشروع وإرساله الى‬
‫وإرساله مرة اخرى للمراجعة‪.‬‬ ‫مدير املحفظة ومسئول‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫التو افق وااللتزام‬
‫التقرير األسبوعي عن حالة املشروع (محدث)‬ ‫‪-‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫في حال عدم وجود مالحظات عل ى التقرير األسبوعي لحالة املشروع ‪ ،‬يقوم مدير املشروع‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-5‬إرسال التقرير األسبوعي عن‬
‫التقرير األسبوعي عن حالة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫بارسال التقرير األسبوعي عن حالة املشروع الى جميع أصحاب املصلحة املعنيين‬ ‫حالة املشروع الى أصحاب‬
‫خطة التواصل‬ ‫‪-‬‬ ‫املصلحة املعنيين‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪60‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع خالل عملية املر اقبة والتحكم بتسجيل اي دروس مستفادة تم‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-6‬تحديث نظام ادارة املشاريع‬
‫التقرير األسبوعي عن حالة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫مالحظتها لضافتها على نظام ادارة املشاريع‪ .‬و يقوم بتحديث سجل املشروع على نظام ادارة‬ ‫بالوثائق الالزمة و تسجيل‬
‫محاضر اجتماعات‬ ‫‪-‬‬ ‫املشاريع بالوثائق‪.‬‬ ‫الدروس املستفادة‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫سجل املشروع محدث على نظام ادارة املشاريع‬ ‫‪-‬‬
‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع بإجراء اجتماعات دورية مع أصحاب املصلحة املعنيين ملناقشة حالة‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-7‬إجراء اجتماعات دورية مع‬
‫خطة ادارة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫املشروع ومناقشة التالي‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املحفظة‬ ‫أصحاب املصلحة املعنيين‬
‫الجدول الزمني للمشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫•النجاز في تنفيذ اعمال املشروع طبقا للجدول الزمني والخطة املوضوعة‬ ‫ملناقشة حالة املشروع‬
‫التقرير األسبوعي عن حالة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫•وجود طلب امر تغيير بنطاق املشروع ومن ثم تبدأ عملية ادارة التغيير‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫• وجود مخاطر او معوقات تهدد سير العمل باملشروع بحاجة لتصعيد ومن ثم تبدأ عملية‬
‫محاضر اجتماعات‬ ‫‪-‬‬ ‫إدارة املخاطر او املعوقات‪.‬‬

‫جدول ‪ - 18‬وصف اجراءات العملية (عملية املر اقبة والتحكم)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪61‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫مؤشرات أداء العملية (‪)KPIs‬‬

‫وحدة القياس‬ ‫القيمة املستهدفة‬ ‫القيمة الفعلية‬ ‫الوصف‬ ‫اسم املؤشر‬

‫إحصاء‬ ‫‪10‬‬ ‫عدد االجتماعات خالل كل شهر مع أصحاب املصلحة املعنيين ملناقشة‬ ‫عدد االجتماعات ملناقشة حالة‬
‫حالة املشروع‬ ‫املشروع‬

‫‪%‬‬ ‫‪%100‬‬ ‫نسبة االلتزام باالجتماعات املحددة بخطة التواصل الخاصة باملشروع‬ ‫نسبة االلتزام بخطة التوصل‬
‫الخاصة باملشروع‬

‫جدول ‪ - 19‬مؤشرات أداء العملية (عملية املر اقبة والتحكم)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪62‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫‪ .3.4.3‬عملية إدارة مخرجات املشروع‬
‫الهدف‬
‫الهدف من هذه العملية هو مراقبة ومراجعة مخرجات املشروع املكتملة وفقا لنطاق عمل املشروع ومطابقتها ملعايير القبول‬
‫والجودة والتي تم تحديدها سابقا ضمن خطة إدارة الجودة‪ ،‬كجزء من خطة إدارة املشروع‪.‬‬
‫املسببات‬
‫االنتهاء من تطوير أحد مخرجات املشروع‪ ،‬بحيث أصبح جاهزا للمراجعة واالستالم النهائي‪.‬‬

‫املدخالت‪ ،‬األدوات واألساليب‪ ،‬واملخرجات‬

‫املخرجات‬ ‫األدوات واألساليب‬ ‫املدخالت‬

‫• تقرير قبول املخرج‬ ‫نموذج "تقرير قبول املخرج"‬ ‫•‬ ‫• خطة ادارة املشروع‬
‫• شهادة انجازاملخرج‬ ‫قائمة املخرجات واألحداث‬ ‫•‬ ‫• الجدول الزمنى للمشروع‬
‫• فاتورة املخرج‬ ‫الرئيسية‬
‫ادارة املخرجات‬ ‫•‬
‫عمليات التحكم‬ ‫•‬
‫اجتماعات‬ ‫•‬
‫نظام ادارة املشاريع‬ ‫•‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪63‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫خريطة العملية‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫‪V‬‬

‫خريطة العملية ‪ – 7‬عملية إدارة مخرجات املشروع‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪64‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫مصفوفة تحديد املسئوليات‬
‫الشخص الذي يقوم بتنفيذ النشاط أو يؤدي العمل‪.‬‬ ‫‪ - R‬مسؤول‪:‬‬

‫الشخص الذي يتحمل املسئولية النهائية و له حق املو افقة‪/‬الرفض‪/‬النقض‪.‬‬ ‫‪ - A‬ذو موضع محاسبة‪:‬‬

‫الشخص الذي يتم إستشارته في أداء النشاط‪.‬‬ ‫‪ - C‬يستشار‪:‬‬

‫الشخص الذي يجب إخطاره بالقرارات أو الجراءات التي يتم إتخاذها لتنفيذ النشاط‪.‬‬ ‫‪ - I‬يتم إخطاره‪:‬‬

‫الجهات أو الجهة املستفيدة‬ ‫مسئول التو افق وااللتزام‬ ‫مسئول متابعة العقود واملناقصات‬ ‫فريق عمل املشروع‬ ‫مدير املشروع‬ ‫الجهة املنفذة للمشروع‬ ‫النشاط‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫إخطار مدير املشروع باالنتهاء من تنفيذ إحدى املخرجات‬ ‫‪1‬‬

‫‪R/A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R‬‬ ‫مراجعة املخرج والتحقق من اكتماله ومقارنته بمعايير القبول‬ ‫‪2‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫إعالم الجهة املنفذة للمشروع باملالحظات على املخرج‬ ‫‪3‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫مراجعة املخرج وتنفيذه طبقا لقائمة املخرجات ومعايير القبول‬ ‫‪4‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫إعداد تقرير قبول املخرج وإرساله إلى مسئول التو افق وااللتزام‬ ‫‪5‬‬

‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫التأكد من تو افق تقرير قبول املخرج مع معايير مكتب إدارة املشاريع‬ ‫‪6‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديث تقرير قبول املخرج باملالحظات وإرساله إلى مسئول التو افق وااللتزام‬ ‫‪7‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫استيفاء التو اقيع الالزمة للتقرير وإعالم مسئول متابعة العقود واملناقصات‬ ‫‪8‬‬

‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫التحقق من ارتباط املخرج بدفعة مالية وإعالم مدير املشروع‬ ‫‪9‬‬

‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫مخاطبة الجهة املنفذة للمشروع لعداد الفاتورة الخاصة باملخرج‬ ‫‪10‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫استالم الفاتورة وإعداد شهادة إنجاز املخرج واستيفاء التو اقيع الالزمة‬ ‫‪11‬‬

‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫إرسال الفاتورة وشهادة إنجاز املخرج إلى االدارة العامة للشؤن االدارية واملالية‬ ‫‪12‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديث نظام إدارة املشاريع بالوثائق الالزمة وتسجيل الدروس املستفادة‬ ‫‪13‬‬

‫جدول ‪ - 20‬مصفوفة تحديد املسئوليات (عملية إدارة مخرجات املشروع)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪65‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم منفذ املشروع ‪ /‬املورد بإخطار مدير املشروع باالنتهاء من تنفيذ احدى مخرجات املشروع لتبدأ‬ ‫‪ -‬الجهة املنفذة للمشروع‬ ‫‪-1‬اخطار مدير املشروع باالنتهاء‬
‫مخرج مكتمل‬ ‫‪-‬‬ ‫إجراءات مراجعة املخرج‪.‬‬ ‫من تنفيذ إحدى املخرجات‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫إخطار بتنفيذ املخرج‬ ‫‪-‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع باالشتراك مع فريق عمل املشروع وممثل عن الجهات أو الجهة املستفيدة ويمكن‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-2‬مراجعة املخرج والتحقق من‬
‫مخرج مكتمل‬ ‫‪-‬‬ ‫أن يكون اختصاص ي الجودة بمراجعة املخرج والتحقق من أن املخرج الذي تم االنتهاء منه مو افق‬ ‫‪ -‬فريق عمل املشروع‬ ‫اكتماله ومقارنته بمعايير القبول‬
‫خطة إدارة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫ملعايير القبول والجودة التي تم تحديدها في بيان نطاق العمل وخطة إدارة الجودة‪ ،‬وفي حال وجود‬
‫‪ -‬الجهات او الجهة املستفيدة‬
‫مالحظات على اكتمال املخرج يتم إخطار الجهة املنفذة للمشروع بها التخاذ الالزم‪.‬‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫وجود (أو عدم وجود) مالحظات على اكتمال‬ ‫‪-‬‬
‫املخرج‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫في حالة عدم مو افقة املخرج للمعايير املطلوبة‪ ،‬يطلب مدير املشروع من الجهة املنفذة للمشروع‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-3‬اعالم الجهة املنفذة للمشروع‬
‫مالحظات على املخرج‬ ‫‪-‬‬ ‫مراجعة املخرج وإعادة العمل عليه لتعديله‪.‬‬ ‫باملالحظات على املخرج‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫تقوم الجهة املنفذة للمشروع بالعمل على جميع املالحظات الواردة من قبل مدير املشروع واملتعلقة‬ ‫‪ -‬الجهة املنفذة للمشروع‬ ‫‪-4‬مراجعة املخرج وتنفيذه طبقا‬
‫مالحظات على املخرج‬ ‫‪-‬‬ ‫باستكمال تنفيذ املخرج مع االلتزام بمعايير القبول وقائمة املخرجات‪ ،‬ومن ثم إخطار مدير املشروع‬ ‫لقائمة املخرجات ومعايير القبول‬
‫مرة أخرى باكتمال تنفيذ املخرج طبقا للمالحظات‪.‬‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫مخرج مكتمل‬ ‫‪-‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫في حال التأكد من اكتمال املخرج ومطابقته ملعايير الجودة‪ ،‬يقوم مدير املشروع بأعداد تقرير قبول‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-5‬اعداد تقرير قبول املخرج‬
‫نموذج تقرير قبول املخرج‬ ‫‪-‬‬ ‫املخرج باستخدام النموذج املخصص وإرساله إلى مسئول التو افق وااللتزام ملراجعته‪.‬‬ ‫وإرساله إلى مسئول التو افق‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫وااللتزام‬
‫تقرير قبول املخرج‬ ‫‪-‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪66‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫‪ -‬مسئول التو افق وااللتزام يقوم مسئول التو افق و االلتزام بمراجعة تقرير قبول املخرج للتاكد من تو افقه مع معايير مكتب ادارة املدخالت‪:‬‬ ‫‪-6‬التأكد من تو افق تقرير قبول‬
‫تقرير قبول املخرج‬ ‫‪-‬‬ ‫املشاريع من حيث استيفاء التقرير بكل البيانات املطلوبة ‪ ،‬في حال وجود مالحظات ترسل الى مدير‬ ‫املخرج مع معايير مكتب إدارة‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫املشروع لتحديث التقرير باملالحظات‪،‬‬ ‫املشاريع‬
‫تقرير قبول املخرج (مكتمل و مطابق للمعايير)‬ ‫‪-‬‬
‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع بتحديث تقرير قبول املخرج باملالحظات الواردة من مسئول التو افق و االلتزام‪،‬‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-7‬تحديث تقرير قبول املخرج‬
‫مالحظات على تقرير قبول املخرج‬ ‫‪-‬‬ ‫ومن ثم إرسال تقرير قبول املخرج إلى مسئول التو افق وااللتزام للمراجعة مرة أخرى‪.‬‬ ‫باملالحظات وإرساله إلى مسئول‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫التو افق وااللتزام‬
‫تقرير قبول املخرج‬ ‫‪-‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع باستيفاء التو اقيع الالزمة لتقرير قبول املخرج من أصحاب املصلحة املعنيين‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-8‬استيفاء التو اقيع الالزمة‬
‫تقرير قبول املخرج‬ ‫‪-‬‬ ‫(مدير الدارة املالكة للمشروع‪ ،‬الجهة أو الجهات املستفيدة)‪ ،‬وبعد استيفاء التو اقيع الالزمة يقوم‬ ‫للتقرير وإعالم مسئول متابعة‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫مدير املشروع بإعالم مسئول متابعة العقود واملناقصات ملتابعة فاتورة املخرج‪.‬‬ ‫العقود واملناقصات‬
‫تقرير قبول املخرج (معتمد)‬ ‫‪-‬‬
‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مسئول متابعة العقود و املناقصات بناء على تقرير قبول املخرج املعتمد بالتاكد من ارتباط‬ ‫‪ -‬مسئول متابعة العقود‬ ‫‪-9‬التحقق من ارتباط املخرج‬
‫تقرير قبول املخرج‬ ‫‪-‬‬ ‫املخرج بدفعة مالية واعالم مدير املشروع‪.‬‬ ‫واملناقصات‬ ‫بدفعة مالية وإعالم مدير املشروع‬
‫خطة إدارة املشروع‬ ‫‪-‬‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫في حال كان املخرج مرتبط بدفعة مالية للجهة املنفذة للمشروع يقوم مسئول متابعة العقود‬ ‫‪ -‬مسئول متابعة العقود‬ ‫‪-10‬مخاطبة الجهة املنفذة‬
‫تقرير قبول املخرج‬ ‫‪-‬‬ ‫واملناقصات بمخاطبة الجهة املنفذة للمشروع العداد الفاتورة الخاصة باملخرج‪.‬‬ ‫واملناقصات‬ ‫للمشروع ألعداد الفاتورة‬
‫خطة إدارة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫الخاصة باملخرج‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪67‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫عند استالم الفاتورة من الجهة املنفذة للمشروع يقوم مسئول متابعة العقود واملناقصات بمراجعة‬ ‫‪ -‬مسئول متابعة العقود‬ ‫‪-11‬استالم الفاتورة وإعداد‬
‫فاتورة املخرج‬ ‫‪-‬‬ ‫الفاتورة و اعداد شهادة انجاز املخرج و استيفاء التو اقيع الالزمة‪.‬‬ ‫واملناقصات‬ ‫شهادة إنجاز املخرج واستيفاء‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫التو اقيع الالزمة‬
‫شهادة انجاز املخرج‬ ‫‪-‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫بعد قيام مسئول متابعة العقود واملناقصات باستيفاء التو اقيع الالزمة لشهادة انجاز املخرج ‪ ،‬يقوم‬ ‫‪ -‬مسئول متابعة العقود‬ ‫‪-12‬ارسال الفاتورة وشهادة إنجاز‬
‫فاتورة املخرج‬ ‫‪-‬‬ ‫بارسال الفاتورة و شهادة انجاز املخرج الى االدارة العامة للشؤن االدارية واملالية لصرف املستحقات‪.‬‬ ‫واملناقصات‬ ‫املخرج إلى االدارة العامة للشؤن‬
‫شهادة انجاز املخرج‬ ‫‪-‬‬ ‫االدارية واملالية‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬
‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع بمراعاة تسجيل اي دروس مستفادة تم مالحظتها اثناء عملية ادارة مخرجات‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-13‬تحديث نظام إدارة املشاريع‬
‫تقرير قبول املخرج‬ ‫‪-‬‬ ‫املشروع في نظام ادارة املشاريع‪ .‬و من ثم يقوم مدير املشروع بتحديث سجل املشروع على نظام ادارة‬ ‫بالوثائق الالزمة وتسجيل‬
‫فاتورة املخرج‬ ‫‪-‬‬ ‫املشاريع بوثائق العملية و تستمر باقي اجراءات مرحلة املر اقبة و التحكم حتى انتهاء مرحلة التنفيذ‪.‬‬ ‫الدروس املستفادة‬
‫شهادة انجاز املخرج‬ ‫‪-‬‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫سجل املشروع محدث على نظام ادارة املشاريع‬ ‫‪-‬‬

‫جدول ‪ - 21‬وصف اجراءات العملية (عملية إدارة مخرجات املشروع)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪68‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫مؤشرات أداء العملية (‪)KPIs‬‬

‫القيمة الفعلية القيمة املستهدفة وحدة القياس‬ ‫الوصف‬ ‫اسم املؤشر‬

‫‪%‬‬ ‫‪%100‬‬ ‫نسبة االلتزام باملدة الزمنية ملراجعة املخرج طبقا‬ ‫نسبة االلتزام بمدة‬
‫مراجعة وقبول املخرج للمدة الزمنية املخطط لها في الجدول الزمني‬
‫للمشروع‬

‫جدول ‪ - 22‬مؤشرات أداء العملية (عملية ادارة مخرجات املشروع)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪69‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫‪ .3.4.4‬عملية إدارة املخاطر‬
‫الهدف‬
‫الهدف من هذه العملية هو مراقبة املؤشرات املختلفة للمشروع باستمرار لتحديد املخاطر الجديدة أو التغيرات في‬
‫مؤشرات املخاطر الحالية للمشروع‪ ،‬تطبيق خطة مواجهة املخاطر‪ ،‬تعقب املخاطر املحددة‪ ،‬مراقبة املخاطر املتبقية‪،‬‬
‫تحديد املخاطر الجديدة‪ ،‬وتقييم املخاطر بفعالية خالل املشروع‪.‬‬
‫املسببات‬
‫عملية التخطيط إلدارة املخاطر تتم خالل مرحلة تخطيط املشروع وينبغي إجراؤها أيضا طوال دورة حياة املشروع‪.‬‬

‫املدخالت‪ ،‬األدوات واألساليب‪ ،‬واملخرجات‬

‫املخرجات‬ ‫األدوات واألساليب‬ ‫املدخالت‬

‫• سجل املخاطر (محدث)‬ ‫أساليب إدارة املخاطر‬ ‫•‬ ‫• نموذج التبليغ عن مخاطر‬
‫رأي الخبراء‬ ‫•‬ ‫• خطة ادارة املشروع‬
‫اجتماعات مناقشة حالة املشروع‬ ‫•‬ ‫• الجدول الزمنى للمشروع‬
‫التصعيد‬ ‫•‬
‫نظام ادارة املشاريع‬ ‫•‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪70‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫خريطة العملية‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫‪V‬‬

‫خريطة العملية ‪ – 8‬عملية إدارة املخاطر‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪71‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫مصفوفة تحديد املسئوليات‬

‫الشخص الذي يقوم بتنفيذ النشاط أو يؤدي العمل‪.‬‬ ‫‪ - R‬مسؤول‪:‬‬

‫الشخص الذي يتحمل املسئولية النهائية و له حق املو افقة‪/‬الرفض‪/‬النقض‪.‬‬ ‫‪ - A‬ذو موضع محاسبة‪:‬‬

‫الشخص الذي يتم إستشارته في أداء النشاط‪.‬‬ ‫‪ - C‬يستشار‪:‬‬

‫الشخص الذي يجب إخطاره بالقرارات أو الجراءات التي يتم إتخاذها لتنفيذ النشاط‪.‬‬ ‫‪ - I‬يتم إخطاره‪:‬‬

‫اللجنة التوجيهية‬ ‫مدير املحفظة‬ ‫مدير مكتب إدارة املشاريع‬ ‫مدير املشروع‬ ‫النشاط‬

‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديث سجل املخاطر‬ ‫‪1‬‬

‫تطبيق الجراءات املحددة مسبقا لخفض احتمالية حدوث املخاطر والتعامل معها حال تحقق‬
‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪2‬‬
‫مشغالتها‬

‫تقييم وتصنيف املخاطر وتحديد إجراءات لخفض احتمالية حدوث املخاطر والتعامل معها حال تحقق‬
‫‪C‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪3‬‬
‫مشغالتها‬

‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫تصعيد إجراءات التعامل مع املخاطر إلى مدير مكتب إدارة املشاريع‬ ‫‪4‬‬

‫‪C/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫دراسة إجراءات التعامل مع املخاطر وتقديم التوصيات الالزمة‬ ‫‪5‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديث سجل املخاطر‬ ‫‪6‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تطبيق الجراءات الالزمة لخفض احتمالية حدوث املخاطر والتعامل معها حال تحقق مشغالتها‬ ‫‪7‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫مر اقبة تنفيذ الجراءات التصحيحية‬ ‫‪8‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديث نظام ادارة املشاريع بالوثائق الالزمة وتسجيل الدروس املستفادة‬ ‫‪9‬‬

‫جدول ‪ - 23‬مصفوفة تحديد املسئوليات (عملية إدارة املخاطر)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪72‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع بتعريف مخاطر املشروع التي تواجه املشروع من خالل مر اقبة تنفيذ‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-1‬تحديث سجل املخاطر‬
‫نموذج التبليغ عن مخاطر‬ ‫‪-‬‬ ‫املشروع ‪ ،‬و ايضا بإمكان اي من املعنيين في املشروع واملحددين مسبقا في ميثاق املشروع‬
‫خطة إدارة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫تحديد و االبالغ عن خطر ما في املشروع عن طريق استخدام نموذج التبليغ عن مخاطر‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫ومناقشة ذلك مع مدير املشروع ‪ .‬و على مدير املشروع ان يحدد ما اذا كان الخطر قد تم‬
‫تعريفة مسبقا في خطة ادارة املشروع ام هو خطر جديد و لم يتم تعريفه مسبقا ‪ ،‬و بناء‬
‫سجل املخاطر (محدث)‬ ‫‪-‬‬
‫عليه يقوم مدير املشروع بتحديث بيانات املخاطر في نظام إدارة املشاريع‪.‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫في حال كانت املخاطر قد تم تعريفها مسبقا في خطة ادارة املشروع فيقوم مدير املشروع‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-2‬تطبيق الجراءات املحددة‬
‫سجل املخاطر‬ ‫‪-‬‬ ‫بتطبيق االجراءات التصحيحية املحددة مسبقا لخفض احتمالية حدوث املخاطر‬ ‫مسبقا لخفض احتمالية‬
‫خطة ادارة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫والتعامل معها حال تحقق مشغالتها‪.‬‬ ‫حدوث املخاطر والتعامل معها‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫حال تحقق مشغالتها‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬
‫املدخالت‪:‬‬
‫في حال كانت املخاطر لم يتم تعريفها مسبقا في خطة ادارة املشروع ‪ ،‬يقوم مدير املشروع‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-3‬تقييم وتصنيف املخاطر‬
‫سجل املخاطر‬ ‫‪-‬‬ ‫املشروع‬ ‫بتقييم و تصنيف املخاطر عن طريق التحليل النوعي للمخاطر و تقييم اثرها على‬ ‫‪ -‬مدير املحفظة‬ ‫وتحديد إجراءات لخفض‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫ومن ثم يقوم بالتشاور مع مدير املحفظة لتحديد الجراءات الالزمة لخفض احتمالية‬ ‫احتمالية حدوث املخاطر‬
‫حدوث املخاطر والتعامل معها حال تحقق مشغالتها وتحديد إمكانية الحاجة إلى‬ ‫والتعامل معها حال تحقق‬
‫تصنيف املخاطر‬ ‫‪-‬‬
‫التصعيد من عدمها بما يتناسب مع الصالحيات املخولة ملدير املحفظة‪ .‬بعض املخاطر‬ ‫مشغالتها‬
‫الجراءات التصحيحية املحددة‬ ‫‪-‬‬
‫يمكن تقبلها و عدم التعامل معها بناء على تاثيرها املحدود على املشروع‪ ،‬في حال كان‬
‫التعامل مع املخاطر يتتطلب طلب تغيير فتبدا حينها عملية إدارة التغيير‪.‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫في حال كان تنفيذ الجراءات املحددة لخفض احتمالية حدوث املخاطر والتعامل معها‬ ‫‪ -‬مدير املحفظة‬ ‫‪-4‬تصعيد إجراءات التعامل مع‬
‫تصنيف املخاطر‬ ‫‪-‬‬ ‫حال تحقق مشغالتها بحاجة إلى مو افقة و اعتماد ال تتناسب مع الصالحيات املخولة ملدير‬ ‫املخاطر إلى مدير مكتب إدارة‬
‫الجراءات التصحيحية املحددة‬ ‫‪-‬‬ ‫املحفظة يقوم مدير املحفظة بتصعيد إجراءات التعامل مع املخاطر إلى مديرمكتب إدارة‬ ‫املشاريع‬
‫املشاريع‪.‬‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪73‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫يقوم مدير مكتب إدارة املشاريع بدراسة إجراءات التعامل مع املخاطر وتقديم التوصيات و املدخالت‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير مكتب إدارة املشاريع‬ ‫‪-5‬دراسة إجراءات التعامل مع‬
‫تصنيف املخاطر‬ ‫‪-‬‬ ‫املو افقات الالزمة بشان تنفيذها بما يتناسب مع الصالحيات املخولة لة‪ ،‬في حال احتياج‬ ‫‪ -‬اللجنة التوجيهية‬ ‫املخاطر وتقديم التوصيات‬
‫الجراءات التصحيحية املحددة‬ ‫‪-‬‬ ‫رفع االمرللجنة التوجيهيه يقوم مدير مكتب إدارة املشاريع برفع االمر للجنة التوجيهية‬ ‫الالزمة‬
‫الخذ مو افقتها و توصياتها‪.‬‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫توصيات و مو افقات‬ ‫‪-‬‬
‫املدخالت‪:‬‬ ‫سواء كانت إجراءات التعامل مع املخاطر يحتاج تنفيذها إلى التصعيد و قد تم ذلك ونتج‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-6‬تحديث سجل املخاطر‬
‫الجراءات التصحيحية املحددة‬ ‫‪-‬‬ ‫عنة توصيات و مو افقات أو يمكن تنفيذها بدون الحاجة للتصعيد‪ ،‬يقوم مدير املشروع‬
‫توصيات و مو افقات‬ ‫‪-‬‬ ‫بتحديث سجل املخاطر بإالجراءات الالزمة لخفض احتمالية حدوث املخاطر والتعامل‬
‫معها حال تحقق مشغالتها وذلك تمهيدا لتطبيقها‪.‬‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫سجل املخاطر‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع بتطبيق الجراءات الالزمة لخفض احتمالية حدوث املخاطر والتعامل‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-7‬تطبيق الجراءات الالزمة‬
‫سجل املخاطر‬ ‫‪-‬‬ ‫معها حال تحقق مشغالتها‪ ،‬و يجب إخطار مدير املحفظة ببدء التطبيق‪.‬‬ ‫‪ -‬مدير املحفظة‬ ‫لخفض احتمالية حدوث‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫املخاطر والتعامل معها حال‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬ ‫تحقق مشغالتها‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع ومدير املحفظة بمر اقبة تنفيذ الجراءات التصحيحية ومتابعة أثرها‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-8‬مر اقبة تنفيذ الجراءات‬
‫سجل املخاطر‬ ‫‪-‬‬ ‫على املشروع ‪ .‬في حال ظهور معوقات نتيجة عدم نجاح تطبيق إجراءات التعامل مع‬ ‫‪ -‬مدير املحفظة‬ ‫التصحيحية‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫املخاطر‪ ،‬تبدا عملية إدارة املعوقات‪.‬‬
‫سجل املخاطر‬ ‫‪-‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪74‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫في حال نجاح تطبيق إجراءات التعامل مع املخاطر‪ ،‬يقوم مدير املشروع بتسجيل اي دروس املدخالت‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-9‬تحديث نظام ادارة املشاريع‬
‫سجل املخاطر‬ ‫‪-‬‬ ‫مستفادة تم مالحظتها في نظام ادارة املشاريع‪ .‬و تحديث سجل املشروع على نظام ادارة‬ ‫بالوثائق الالزمة وتسجيل‬
‫املشاريع بوثائق العملية‪ .‬و تستمر باقي اجراءات مرحلة املر اقبة و التحكم حتى انتهاء‬ ‫الدروس املستفادة‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫مرحلة التنفيذ‪.‬‬
‫سجل املشروع محدث على نظام إدارة املشاريع‬ ‫‪-‬‬

‫جدول ‪ - 24‬وصف اجراءات العملية (عملية إدارة املخاطر)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪75‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫مؤشرات أداء العملية (‪)KPIs‬‬

‫وحدة القياس‬ ‫القيمة املستهدفة‬ ‫القيمة الفعلية‬ ‫الوصف‬ ‫اسم املؤشر‬

‫‪%‬‬ ‫‪%90‬‬ ‫نسبة املخاطر التي تم التعامل معها عدد املخاطر التي تم حلها بنجاح ‪ /‬عدد املخاطر الكلى ‪x100‬‬
‫بنجاح‬

‫أيام‬ ‫‪2‬‬ ‫مدة االنتهاء من مراجعة اإلجراءات الوقت املستغرق لالنتهاء من مراجعة إجراءات التعامل مع املخاطر وتقديم‬
‫التوصيات بشأنها ‪-‬األيام املنقضية من تاريخ التصعيد حتى تقديم‬ ‫وتقديم التوصيات‬
‫التوصيات‬

‫جدول ‪ - 25‬مؤشرات أداء العملية (عملية إدارة املخاطر)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪76‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫‪ .3.4.5‬عملية إدارة املعوقات‬
‫الهدف‬
‫الهدف من هذه العملية هو مراقبة املؤشرات املختلفة للمشروع باستمرار لتحديد املعوقات التي تواجه املشروع سواء كانت‬
‫ناتجة عن عدم نجاح التعامل مع مخاطر املشروع أو معوقات تم تحديدها أثناء مراحل املشروع‪.‬‬
‫املسببات‬

‫املعوقات التي تنشأ خالل دورة حياة املشروع‬

‫املدخالت‪ ،‬األدوات واألساليب‪ ،‬واملخرجات‬

‫املخرجات‬ ‫األدوات واألساليب‬ ‫املدخالت‬

‫• سجل املعوقات (محدث)‬ ‫أساليب إدارة املعوقات‬ ‫•‬ ‫• نموذج التبليغ عن معوقات‬
‫رأي الخبراء‬ ‫•‬ ‫• خطة ادارة املشروع‬
‫اجتماعات مناقشة حالة املشروع‬ ‫•‬ ‫• الجدول الزمنى للمشروع‬
‫التصعيد‬ ‫•‬
‫نظام ادارة املشاريع‬ ‫•‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪77‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫خريطة العملية‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫‪V‬‬

‫خريطة العملية ‪ – 9‬عملية إدارة املعوقات‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪78‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫مصفوفة تحديد املسئوليات‬

‫الشخص الذي يقوم بتنفيذ النشاط أو يؤدي العمل‪.‬‬ ‫‪ - R‬مسؤول‪:‬‬

‫الشخص الذي يتحمل املسئولية النهائية و له حق املو افقة‪/‬الرفض‪/‬النقض‪.‬‬ ‫‪ - A‬ذو موضع محاسبة‪:‬‬

‫الشخص الذي يتم إستشارته في أداء النشاط‪.‬‬ ‫‪ - C‬يستشار‪:‬‬

‫الشخص الذي يجب إخطاره بالقرارات أو الجراءات التي يتم إتخاذها لتنفيذ النشاط‪.‬‬ ‫‪ - I‬يتم إخطاره‪:‬‬

‫اللجنة التوجيهية‬ ‫مدير املحفظة‬ ‫مدير مكتب إدارة‬ ‫مدير املشروع‬ ‫النشاط‬

‫املشاريع‬

‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديث سجل املعوقات‬ ‫‪1‬‬

‫‪C‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديد إجراءات للتعامل مع املعوقات‬ ‫‪2‬‬

‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫تصعيد إجراءات التعامل مع املعوقات إلى مدير مكتب إدارة املشاريع‬ ‫‪3‬‬

‫‪C/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫دراسة إجراءات التعامل مع املعوقات وتقديم التوصيات الالزمة‬ ‫‪4‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديث سجل املعوقات‬ ‫‪5‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تطبيق الجراءات الالزمة للتعامل مع املعوقات‬ ‫‪6‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫مر اقبة تنفيذ الجراءات التصحيحية‬ ‫‪7‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫إعالم اللجنة التوجيهية بعدم نجاح تطبيق إجراءات التعامل مع املعوقات‬ ‫‪8‬‬

‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪I‬‬ ‫تقديم التوصيات الالزمة للتعامل مع املعوقات‬ ‫‪9‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديث نظام ادارة املشاريع بالوثائق الالزمة وتسجيل الدروس املستفادة‬ ‫‪10‬‬

‫جدول ‪ - 26‬مصفوفة تحديد املسئوليات (عملية إدارة املعوقات)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪79‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫يقوم مدير املشروع بتعريف معوقات املشروع التي تواجه املشروع من خالل مر اقبة تنفيذ‬
‫املدخالت‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-1‬تحديث سجل املعوقات‬
‫نموذج التبليغ عن معوقات‬ ‫‪-‬‬ ‫املشروع ‪ ،‬و ايضا بإمكان اي من املعنيين في املشروع واملحددين مسبقا في ميثاق املشروع‬
‫خطة إدارة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫تحديد و االبالغ عن معوقات ما في املشروع عن طريق استخدام نموذج التبليغ عن‬
‫معوقات ومناقشة ذلك مع مدير املشروع‪ ،‬و بناء عليه يقوم مدير املشروع بتحديث بيانات‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫املعوقات في نظام إدارة املشاريع‪.‬‬
‫سجل املعوقات (محدث)‬ ‫‪-‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع بتقييم املعوقات و تقييم اثرها على املشروع ومن ثم يقوم بالتشاور مع‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-2‬تحديد إجراءات للتعامل مع‬
‫سجل املعوقات‬ ‫‪-‬‬ ‫مدير املحفظة بتحديد الجراءات الالزمة للتعامل معها وتحديد إمكانية الحاجة إلى‬ ‫‪ -‬مدير املحفظة‬ ‫املعوقات‬
‫التصعيد من عدمها بما يتناسب مع الصالحيات املخولة ملدير املحفظة‪ ،‬في حال كان‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫التعامل مع املعوقات يتتطلب طلب تغيير فتبدا حينها عملية إدارة التغيير‬
‫الجراءات التصحيحية املحددة‬ ‫‪-‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫في حال كان تنفيذ الجراءات املحددة للتعامل مع املعوقات بحاجة إلى مو افقة و اعتماد‬ ‫‪ -‬مدير املحفظة‬ ‫‪-3‬تصعيد إجراءات التعامل مع‬
‫ال تتناسب مع الصالحيات املخولة ملدير املحفظة يقوم مدير املحفظة بتصعيد إجراءات‬ ‫املعوقات إلى مدير مكتب إدارة‬
‫الجراءات التصحيحية املحددة‬ ‫‪-‬‬ ‫التعامل مع املعوقات إلى مدير مكتب إدارة املشاريع‪.‬‬ ‫املشاريع‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬

‫يقوم مدير مكتب إدارة املشاريع بدراسة إجراءات التعامل مع املعوقات وتقديم التوصيات املدخالت‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير مكتب إدارة املشاريع‬ ‫‪-4‬دراسة إجراءات التعامل مع‬
‫و املو افقات الالزمة بشان تنفيذها بما يتناسب مع الصالحيات املخولة لة‪ ،‬في حال احتياج‬ ‫‪ -‬اللجنة التوجيهية‬ ‫املعوقات وتقديم التوصيات‬
‫الجراءات التصحيحية املحددة‬ ‫‪-‬‬
‫رفع االمرللجنة التوجيهيه يقوم مدير مكتب إدارة املشاريع برفع االمر للجنة التوجيهية الخذ‬ ‫الالزمة‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫مو افقتها و توصياتها‪.‬‬
‫توصيات و مو افقات‬ ‫‪-‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪80‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫سواء كانت إجراءات التعامل مع العوقات يحتاج تنفيذها إلى التصعيد و قد تم ذلك ونتج‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-5‬تحديث سجل املعوقات‬
‫عنة توصيات و مو افقات أو يمكن تنفيذها بدون الحاجة للتصعيد‪ ،‬يقوم مدير املشروع‬
‫الجراءات التصحيحية املحددة‬ ‫‪-‬‬ ‫بتحديث سجل املعوقات بإالجراءات الالزمة وذلك تمهيدا لتطبيقها‪.‬‬
‫توصيات و مو افقات‬ ‫‪-‬‬

‫املخرجات‪:‬‬
‫سجل املعوقات‬ ‫‪-‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع بتطبيق الجراءات الالزمة للتعامل مع املعوقات‪ ،‬و يجب إخطار مدير‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-6‬تطبيق الجراءات الالزمة‬
‫سجل املعوقات‬ ‫‪-‬‬ ‫املحفظة ببدء التطبيق‪.‬‬ ‫‪ -‬مدير املحفظة‬ ‫للتعامل مع املعوقات‬

‫املخرجات‪:‬‬
‫ال يوجد‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع ومدير املحفظة بمر اقبة تنفيذ الجراءات التصحيحية ومتابعة أثرها‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-7‬مر اقبة تنفيذ الجراءات‬
‫سجل املعوقات‬ ‫‪-‬‬ ‫على املشروع‪.‬‬ ‫‪ -‬مدير املحفظة‬ ‫التصحيحية‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫سجل املعوقات‬ ‫‪-‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫في حال عدم نجاح تطبيق إجراءات التعامل مع املعوقات‪ ،‬يقوم مدير املحفظة باعالم‬ ‫‪ -‬مدير املحفظة‬ ‫‪-8‬إعالم اللجنة التوجيهية‬
‫سجل املعوقات‬ ‫‪-‬‬ ‫اللجنة التوجيهية بذلك لتقوم اللجنة التوجيهية بتقديم التوصيات الالزمة للتعامل مع‬ ‫بعدم نجاح تطبيق إجراءات‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫املعوقات التي لم يتم معالجتها‪.‬‬ ‫التعامل مع املعوقات‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬

‫تقوم اللجنة التوجيهية بدراسة املعوقات املرفوعة لها‪ ،‬ومن ثم تقديم الحلول و التوصيات املدخالت‪:‬‬ ‫‪ -‬اللجنة التوجيهية‬ ‫‪-9‬تقديم التوصيات الالزمة‬
‫سجل املعوقات‬ ‫‪-‬‬ ‫الالزمة للتعامل معها و معالجتها‪ ،‬و يقوم مدير املحفظة بإخطار مدير املشروع بهذة‬ ‫للتعامل مع املعوقات‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫التوصيات لتطبيقها و مر اقبة األثر الناتج عن تطبيق هذه الجراءات‪.‬‬
‫التوصيات الالزمة‬ ‫‪-‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪81‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫في حال نجاح تطبيق إجراءات التعامل مع املعوقات‪ ،‬يقوم مدير املشروع بتسجيل اي‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-10‬تحديث نظام ادارة املشاريع‬
‫دروس مستفادة تم مالحظتها في نظام ادارة املشاريع‪ .‬و تحديث سجل املشروع على نظام‬ ‫بالوثائق الالزمة وتسجيل‬
‫سجل املعوقات‬ ‫‪-‬‬ ‫ادارة املشاريع بوثائق العملية‪ .‬و تستمر باقي اجراءات مرحلة املر اقبة و التحكم حتى انتهاء‬ ‫الدروس املستفادة‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫مرحلة التنفيذ‪.‬‬
‫سجل املشروع محدث على نظام إدارة املشاريع‬ ‫‪-‬‬

‫جدول ‪ - 27‬وصف اجراءات العملية (عملية إدارة املعوقات)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪82‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫مؤشرات أداء العملية (‪)KPIs‬‬

‫وحدة القياس‬ ‫القيمة املستهدفة‬ ‫القيمة الفعلية‬ ‫الوصف‬ ‫اسم املؤشر‬

‫‪%‬‬ ‫‪%90‬‬ ‫نسبة املعوقات التي تم حلها بنجاح عدد املعوقات التي تم حلها بنجاح ‪ /‬عدد املعوقات الكلى ‪x100‬‬

‫أيام‬ ‫‪2‬‬ ‫مدة االنتهاء من مراجعة اإلجراءات الوقت املستغرق لالنتهاء من مراجعة إجراءات التعامل مع املعوقات‬
‫وتقديم التوصيات بشأنها ‪-‬األيام املنقضية من تاريخ التصعيد حتى تقديم‬ ‫وتقديم التوصيات‬
‫التوصيات‬

‫جدول ‪ - 28‬مؤشرات أداء العملية (عملية إدارة املعوقات)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪83‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫‪ .3.4.6‬عملية إدارة طلب التغيير‬
‫الهدف‬
‫الهدف من هذه العملية هو القيام بإدارة طلبات التغيير خالل مراحل املشروع والتي قد تؤثر على نطاق العمل باملشروع‪،‬‬
‫والتحكم بهذه التغييرات بصورة رسمية ومتابعتها‪ ،‬وتبدأ عملية إدارة طلب التغيير بتقديم طلب التغيير الذي يحدد التغيير‬
‫املطلوب لنطاق عمل املشروع ودراسة وتقييم األثر الناتج لهذا التغيير على محددات املشروع من وقت وكلفة وجودة‬
‫مخرجات وموارد بشرية‪.‬‬
‫املسببات‬
‫طلب تغيير لنطاق العمل عن طريق تعبئة نموذج طلب التغيير‬
‫ا تب اع عم لي ات إ دا رة ا لت غيي ر ب شكل فع ال‬
‫يؤ دي إ لى زي اد ة نس بة ن جاح ا ل مشر وع ب نس بة‬
‫‪%28‬‬

‫‪PMI Pulse of Profession – The High cost of low‬‬

‫‪Performance 2014‬‬

‫املدخالت‪ ،‬األدوات واألساليب‪ ،‬واملخرجات‬

‫املخرجات‬ ‫األدوات واألساليب‬ ‫املدخالت‬

‫سجل التغيير‬ ‫•‬ ‫نموذج "طلب التغيير"‬ ‫•‬ ‫• خطة ادارة املشروع‬
‫طلب التغيير (في نطاق املشروع)‬ ‫•‬ ‫تحليل االثار‬ ‫•‬ ‫• الجدول الزمنى للمشروع‬
‫محضر اللجنة‬ ‫•‬ ‫اجتماعات‬ ‫•‬
‫الجدول الزمنى للمشروع‬ ‫•‬ ‫راى الخبراء‬ ‫•‬
‫خطة ادارة املشروع‬ ‫•‬ ‫عقد املشروع‬ ‫•‬
‫نظام ادارة املشاريع‬ ‫•‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪84‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫خريطة العملية‬

‫(‬ ‫)‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫‪V‬‬

‫‪/‬‬

‫‪V‬‬

‫خريطة العملية ‪ – 10‬عملية إدارة طلب التغيير‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪85‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫مصفوفة تحديد املسئوليات‬
‫الشخص الذي يقوم بتنفيذ النشاط أو يؤدي العمل‪.‬‬ ‫‪ - R‬مسؤول‪:‬‬

‫الشخص الذي يتحمل املسئولية النهائية و له حق املو افقة‪/‬الرفض‪/‬النقض‪.‬‬ ‫‪ - A‬ذو موضع محاسبة‪:‬‬

‫الشخص الذي يتم إستشارته في أداء النشاط‪.‬‬ ‫‪ - C‬يستشار‪:‬‬

‫الشخص الذي يجب إخطاره بالقرارات أو الجراءات التي يتم إتخاذها لتنفيذ النشاط‪.‬‬ ‫‪ - I‬يتم إخطاره‪:‬‬

‫مسئول متابعة العقود‬ ‫اللجنة التوجيهية‬ ‫مدير مكتب إدارة‬ ‫مسئول التو افق‬ ‫الجهة املنفذة‬ ‫مدير‬ ‫مدير املشروع‬ ‫النشاط‬

‫واملناقصات‬ ‫املشاريع‬ ‫وااللتزام‬ ‫للمشروع‬ ‫املحفظة‬

‫‪C‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحليل وتقييم أثار تنفيذ طلب التغيير‬ ‫‪1‬‬
‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تعبئة نموذج طلب التغيير مشتمال على تقييم اثار تنفيذه وإرساله الى مسئول التو افق وااللتزام‬ ‫‪2‬‬
‫التأكد من تو افق طلب التغيير مع معايير مكتب ادارة املشاريع ومراجعة طلب التغيير ورفع تقرير‬
‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪3‬‬
‫ملدير املكتب‬
‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديث طلب التغيير وإرساله الى مسئول التو افق وااللتزام‬ ‫‪4‬‬
‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫رفع طلب التغيير للجنة التوجيهية لصدارالقرار النهائي‬ ‫‪5‬‬
‫‪R/A‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪I‬‬ ‫بحث طلب التغيير واصدار القرار باملو افقة او الرفض‬ ‫‪6‬‬
‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫اعالم مدير املشروع بأسباب الرفض‬ ‫‪7‬‬
‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديث سجل التغيير وحفظ الطلب‬ ‫‪8‬‬
‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫اعالم مدير املشروع واملعنيين باملو افقة على طلب التغيير‬ ‫‪9‬‬
‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديث سجل التغيير وكافة وثائق املشروع املرتبطة بتنفيذ التغيير‬ ‫‪10‬‬
‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫التنسيق مع االدارات املعنية في حالة الحاجة لتعديل عقد املشروع طبقا للتغيير‬ ‫‪11‬‬
‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديث نظام ادارة املشاريع بالوثائق الالزمة وتسجيل الدروس املستفادة‬ ‫‪12‬‬
‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫اعالم منفذ املشروع‪/‬املورد بالبدء في تنفيذ التغيير املو افق عليه‬ ‫‪13‬‬

‫جدول ‪ - 29‬مصفوفة تحديد املسئوليات (عملية ادارة طلب التغيير)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪86‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع باالشتراك مع مدير املحفظة والجهة املنفذة للمشروع باعداد دراسة لتقييم‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-1‬تحليل و تقييم أثار تنفيذ‬
‫خطة إدارة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫االثار الفنية لتنفيذ التغيير املطلوب في نطاق عمل املشروع ‪ ،‬تتضمن الدراسة التحقق من‬ ‫‪ -‬مدير املحفظة‬ ‫طلب التغيير‬
‫الجدول الزمني للمشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫عوائد هذا التغيير التي تصب في مصلحة املشروع ودراسة تأثير هذا التغيير على محددات‬
‫‪ -‬الجهة املنفذة للمشروع‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫املشروع من تكلفة ووقت ‪ ،‬وتأثيره على جودة املخرجات‪.‬‬
‫دراسة تقييم اثار التغيير‬ ‫‪-‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع بتعبئة النموذج املخصص لطلب التغيير مشتمال على تقييم اثار تنفيذه و‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-2‬تعبئة نموذج طلب التغيير‬
‫دراسة تقييم اثار التغيير‬ ‫‪-‬‬ ‫ارساله الى مسئول التو افق وااللتزام لتبدا اجراءات مراجعته شكليا و فنيا‪.‬‬ ‫مشتمال على تقييم اثار تنفيذه‬
‫نموذج طلب التغيير‬ ‫‪-‬‬ ‫وإرساله الى ضابط التو افق‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫وااللتزام‬
‫طلب التغيير‬ ‫‪-‬‬
‫يقوم مسئول التو افق وااللتزام بمراجعة طلب التغيير للتاكد من تو افقه مع معايير مكتب ادارة املدخالت‪:‬‬ ‫‪ -‬مسئول التو افق وااللتزام‬ ‫‪-3‬التأكد من تو افق طلب‬
‫طلب التغيير‬ ‫‪-‬‬ ‫املشاريع من حيث استيفاء الطلب بكل البيانات املطلوبة ‪ ،‬في حال وجود مالحظات ترسل الى‬ ‫التغيير مع معايير مكتب ادارة‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫مدير املشروع لتحديث الطلب باملالحظات ‪ ،‬في حالة التاكد من اكتمال الطلب و مطابقته مع‬ ‫املشاريع ومراجعة طلب‬
‫معايير مكتب ادارة املشاريع ‪ ،‬تتم مراجعة الطلب ورفع تقرير عن طلب التغيير ملدير مكتب ادارة‬ ‫التغيير ورفع تقرير ملدير املكتب‬
‫طلب التغيير (مكتمل و موائم للمعايير)‬ ‫‪-‬‬
‫املشاريع يوضح جدوى الطلب للمشروع ‪.‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع بتحديث طلب التغيير باملالحظات الواردة من مسئول التو افق و االلتزام‪،‬‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-4‬تحديث طلب التغيير‬
‫مالحظات على طلب التغيير‬ ‫‪-‬‬ ‫ومن ثم إرساله إلى مسئول التو افق وااللتزام للمراجعة مرة أخرى‪.‬‬ ‫وإرساله الى ضابط التو افق‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫وااللتزام‬
‫طلب التغيير‬ ‫‪-‬‬
‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير مكتب إدارة املشاريع بمراجعة طلب التغيير وتقرير مسئول التو افق وااللتزام ومن ثم‬ ‫‪ -‬مدير مكتب إدارة املشاريع‬ ‫‪-5‬رفع طلب التغيير للجنة‬
‫طلب التغيير‬ ‫‪-‬‬ ‫رفع الطلب إلى اللجنة التوجيهية لصدارالقرار النهائي بشأنه‪.‬‬ ‫التوجيهية لصدار القرار‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫النهائي‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪87‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫تقوم اللجنة التوجيهيه بدراسة طلب التغيير وأخذ القرارالنهائي بشأن طلب التغيير‪ ،‬سواء‬ ‫‪ -‬اللجنة التوجيهيه‬ ‫‪-6‬بحث طلب التغيير و اصدار‬
‫طلب التغيير‬ ‫‪-‬‬ ‫املو افقة أو عدمها مع بيان االسباب و اعالم املعنيين بالقرار ‪.‬‬ ‫القرار باملو افقة او الرفض‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫محضر اللجنة‬ ‫‪-‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫في حال عدم املو افقة على الطلب يقوم مسئول التو افق وااللتزام باعالم مدير املشروع بأسباب‬ ‫‪ -‬مسئول التو افق وااللتزام‬ ‫‪-7‬اعالم مدير املشروع بأسباب‬
‫محضر اللجنة‬ ‫‪-‬‬ ‫عدم املو افقة على طلب التغيير‪ ،‬و تستمر باقي اجراءات مرحلة املر اقبة و التحكم حتى انتهاء‬ ‫الرفض‬
‫مرحلة التنفيذ‪.‬‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬
‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع بتحديث سجل التغيير على نظام إدارة املشاريع بكافة تفاصيل التغيير و‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-8‬تحديث سجل التغيير‬
‫محضر اللجنة‬ ‫‪-‬‬ ‫أسباب عدم املو افقة عليه ‪ ،‬و يقوم بحفظ طلب التغيير‬ ‫وحفظ الطلب‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫سجل التغيير على نظام ادارة املشاريع‬ ‫‪-‬‬
‫املدخالت‪:‬‬ ‫في حال املو افقة على الطلب يقوم مسئول التو افق وااللتزام باعالم مدير املشروع واملعنيين‬ ‫‪ -‬مسئول التو افق وااللتزام‬ ‫‪-9‬اعالم مدير املشروع‬
‫محضر اللجنة‬ ‫‪-‬‬ ‫باملو افقة على طلب التغيير ‪.‬‬ ‫واملعنيين باملو افقة على طلب‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫التغيير‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع بتحديث سجل التغيير على نظام إدارة املشاريع بكافة تفاصيل التغيير ‪ ،‬و‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-10‬تحديث سجل التغيير‬
‫طلب التغيير‬ ‫‪-‬‬ ‫ايضا يقوم بتحديث كافة وثائق املشروع املرتبطة بتنفيذ التغيير (على سبيل املثال خطة ادارة‬ ‫وكافة وثائق املشروع املرتبطة‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫املشروع و الجدول الزمني)‪.‬‬ ‫بتنفيذ التغيير‬
‫سجل التغيير على نظام ادارة املشاريع‬ ‫‪-‬‬
‫خطة إدارة املشروع‬ ‫‪-‬‬
‫الجدول الزمني للمشروع‬ ‫‪-‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪88‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫‪ -‬مسئول متابعة العقود واملناقصات يقوم مسئول متابعة العقود واملناقصات بناء على التغيير في نطاق عمل املشروع بالتاكد من‬ ‫‪-11‬التنسيق مع االدارات‬
‫طلب التغيير‬ ‫‪-‬‬ ‫الحاجة الى وجود تعديل عقد املشروع او عدم الحاجة لذلك ‪ .‬في حال عدم الحاجة لتعديل‬ ‫املعنية في حالة الحاجة‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫عقد املشروع فيتم تنفيذ التغييراملطلوب من خالل عملية تنفيذ املشروع ‪ ،‬اما في حال الحاجة‬ ‫لتعديل عقد املشروع طبقا‬
‫الى تعديل عقد املشروع يقوم مسئول متابعة العقود واملناقصات بالتنسيق مع االدارة العامة‬ ‫للتغيير‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬
‫للشؤن االدارية واملالية ‪ ،‬و من ثم تنفيذ التغيير املطلوب من خالل عملية تنفيذ املشروع‪.‬‬

‫املدخالت‪:‬‬ ‫يقوم مدير املشروع بتسجيل اي دروس مستفادة تم مالحظتها في نظام ادارة املشاريع‪ .‬و تحديث‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪ -12‬تحديث نظام ادارة‬
‫سجل التغيير‬ ‫‪-‬‬ ‫سجل املشروع على نظام ادارة املشاريع بوثائق العملية‪ .‬و تستمر باقي اجراءات مرحلة املر اقبة و‬ ‫املشاريع بالوثائق الالزمة‬
‫خطة إدارة املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫التحكم حتى انتهاء مرحلة التنفيذ‪.‬‬ ‫وتسجيل الدروس املستفادة‬
‫الجدول الزمني للمشروع‬ ‫‪-‬‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫سجل املشروع محدث على نظام إدارة املشاريع‬ ‫‪-‬‬
‫بناء على طلب التغيير املعتمد يقوم مدير املشروع باعالم الجهة املنفذة للمشروع بالبدء في تنفيذ املدخالت‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪ -13‬إعالم منفذ‬
‫طلب التغيير‬ ‫‪-‬‬ ‫التغيير املو افق عليه‪.‬‬ ‫املشروع‪/‬املورد بالبدء في تنفيذ‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫التغيير املو افق عليه‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬

‫جدول ‪ - 30‬وصف اجراءات العملية (عملية ادارة طلب التغيير)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪89‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫مؤشرات أداء العملية (‪)KPIs‬‬

‫وحدة القياس‬ ‫القيمة املستهدفة‬ ‫القيمة الفعلية‬ ‫الوصف‬ ‫اسم املؤشر‬

‫أيام‬ ‫مدة االنتهاء من إعداد طلب التغيير الوقت املستغرق لالنتهاء من إعداد طلب التغيير ‪-‬األيام املنقضية من تاريخ‬
‫البدء وحتى تاريخ اإلرسال إلى مسئول التوافق وااللتزام‬

‫أيام‬ ‫مدة االنتهاء من مراجعة طلب التغيير الوقت املستغرق لالنتهاء من مراجعة طلب التغيير من قبل مسئول‬
‫التوافق وااللتزام ‪-‬األيام املنقضية من تاريخ إرسال طلب التغيير ملسئول‬
‫التوافق وااللتزام‬

‫أيام‬ ‫الفترة الزمنية الالزمة العتماد طلب التغيير‬ ‫فترة اعتماد طلب التغيير‬

‫جدول ‪ – 31‬مؤشرات أداء العملية (عملية ادارة طلب التغيير)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪90‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫‪ .3.5‬مرحلة الغالق للمشروع‬
‫تتضمن مرحلة إغالق املشروع تسليم مخرجات املشروع النهائية‪ ،‬تسليم وثائق املشروع‪ ،‬وإنهاء عقود املورد‪ ،‬تحرير موارد‬
‫املشروع‪ ،‬والتواصل مع أصحاب املصلحة إلغالق املشروع‪ .‬حيث تمثل الخطوة األخيرة املتبقية إلجراء عملية املراجعة بعد‬
‫تنفيذ املشروع لتحديد مستوى نجاح املشروع وجمع جميع الدروس املستفادة الستخدامها في املشاريع املستقبلية‪.‬‬
‫في املرحلة النهائية‪ ،‬يتحمل مدير املشروع مسئولية ضمان إغالق املشروع بشكل كامل وصحيح‪ .‬وهذا ينطوي على ضمان‬
‫تلبية معايير النجاح‪ ،‬حيث يجب على مدير املشروع التأكد من أن جميع املعنيين راضين عن اإلنجازات التي حققها املشروع‪.‬‬
‫وينبغي معالجة جميع املخاطر واملسائل العالقة‬
‫مرحلة إغالق املشروع هي فرصة ملراجعة األداء الكلي للمشروع وتحديد األمور التي سارت على ما يرام أو األمور التي لم تسر‬
‫على ما يرام‪ ،‬والتي تشكل األساس لتقارير الدروس املستفادة التي يمكن أن يتم االستفادة منها في مشاريع أخرى‪.‬‬

‫‪ .3.5.1‬السياسات الخاصة باملرحلة‬

‫• عند إغالق املشروع يلتزم مدير املشروع ومسئول متابعة العقود واملناقصات بالتنسيق مع اإلدارات املعنية للتأكد‬
‫من إغالق املشروع ماليا وقانونيا وإداريا‪.‬‬
‫• عند إغالق املشروع‪ ،‬يلتزم مدير املشروع بتعبئة النماذج التالية واعتمادها من الجهات املعنية‪:‬‬
‫‪« o‬نموذج إغالق املشروع» و «نموذج الدروس املستفادة» و «شهادة إنجاز املشروع»‬
‫‪ o‬يجب أن يقوم مدير املشروع بأرشفة وتحديث جميع بيانات ووثائق املشروع في حال إغالقه‪ ،‬على أن يقوم‬
‫مسئول التوافق وااللتزام بمكتب إدارة املشاريع بمتابعة ذلك‪.‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪91‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫‪ .3.5.2‬عملية إغالق املشروع‬
‫الهدف‬
‫الهدف من هذه العملية هو التأكد من إغالق املشروع والعقود املساندة له وعدم وجود أي أنشطة متبقية لم تتم بعد‪،‬‬
‫والقيام بتوثيق الدروس املستفادة من املشروع‬
‫املسببات‬
‫تبدأ عملية اإلغالق بعد االنتهاء من تسليم كافة مخرجات املشروع‬
‫املدخالت‪ ،‬األدوات واألساليب‪ ،‬واملخرجات‬

‫املخرجات‬ ‫األدوات واألساليب‬ ‫املدخالت‬

‫تقرير اغالق املشروع‬ ‫•‬ ‫نموذج "تقرير اغالق املشروع"‬ ‫•‬ ‫• خطة ادارة املشروع‬
‫شهادة انجازاملشروع‬ ‫•‬ ‫نموذج "تقرير الدروس املستفادة"‬ ‫•‬ ‫• الجدول الزمنى للمشروع‬
‫تقرير الدروس املستفادة‬ ‫•‬ ‫اجتماعات‬ ‫•‬ ‫• عقد املشروع‬
‫سجل املشروع‬ ‫•‬ ‫راى الخبراء‬ ‫•‬
‫عقد املشروع‬ ‫•‬
‫نظام ادارة املشاريع‬ ‫•‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪92‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫خريطة العملية‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫‪XOR‬‬

‫خريطة العملية ‪ – 11‬عملية إغالق املشروع‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪93‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫مصفوفة تحديد املسئوليات‬
‫الشخص الذي يقوم بتنفيذ النشاط أو يؤدي العمل‪.‬‬ ‫‪ - R‬مسؤول‪:‬‬

‫الشخص الذي يتحمل املسئولية النهائية و له حق املو افقة‪/‬الرفض‪/‬النقض‪.‬‬ ‫‪ - A‬ذو موضع محاسبة‪:‬‬

‫الشخص الذي يتم إستشارته في أداء النشاط‪.‬‬ ‫‪ - C‬يستشار‪:‬‬

‫الشخص الذي يجب إخطاره بالقرارات أو الجراءات التي يتم إتخاذها لتنفيذ النشاط‪.‬‬ ‫‪ - I‬يتم إخطاره‪:‬‬

‫مسئول متابعة‬ ‫مسئول التو افق‬ ‫مدير مكتب إدارة‬ ‫مدير املحفظة‬ ‫مدير الدارة‬ ‫مدير املشروع‬ ‫النشاط‬

‫العقود‬ ‫وااللتزام‬ ‫املشاريع‬ ‫املالكة‬

‫واملناقصات‬ ‫للمشروع‬

‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫اعداد تقرير اغالق املشروع وإرساله الى مسئول التو افق وااللتزام‬ ‫‪1‬‬

‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫التأكد من تو افق تقرير اغالق املشروع مع معايير مكتب ادارة املشاريع‬ ‫‪2‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديث تقرير اغالق املشروع وإرساله الى مسئول التو افق وااللتزام‬ ‫‪3‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪R/A‬‬ ‫‪I‬‬ ‫مراجعة واعتماد تقرير اغالق املشروع‬ ‫‪4‬‬

‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫اعالم مدير املشروع باملالحظات‬ ‫‪5‬‬

‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫تحديث تقرير إغالق املشروع وإرساله الى مسئول التو افق وااللتزام‬ ‫‪6‬‬

‫‪A‬‬ ‫اعداد شهادة انجازاملشروع واستيفاء التو اقيع الالزمة واعالم مسئول متابعة العقود‬
‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪A‬‬ ‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪7‬‬
‫واملناقصات‬

‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫التأكد من اغالق املشروع ماليا وقانونيا واداريا مع االدارات املعنية‬ ‫‪8‬‬

‫‪I‬‬ ‫عقد اجتماع الدروس املستفادة مع فريق العمل واملعنيين واعداد تقرير الدروس‬
‫‪R‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪9‬‬
‫املستفادة‬

‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪R‬‬ ‫ارشفة جميع وثائق املشروع واغالق املشروع على نظام ادارة املشاريع‬ ‫‪10‬‬

‫جدول ‪ - 32‬مصفوفة تحديد املسئوليات (عملية اغالق املشروع)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪94‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫يقوم مدير املشروع باعداد تقرير اغالق املشروع عن طريق استخدام النموذج املخصص املدخالت‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-1‬إعداد تقرير اغالق املشروع وإرساله‬
‫مو افقات اغالق املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫لذلك و من ثم ارساله الى مكتب ادارة املشاريع لتبدا اجراءات املراجعة شكليا و فنيا‪.‬‬ ‫الى مسئول التو افق وااللتزام‬
‫نموذج تقرير اغالق املشروع‬ ‫‪-‬‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫تقرير اغالق املشروع‬ ‫‪-‬‬

‫يقوم مسئول التو افق و االلتزام بمراجعة تقرير اغالق املشروع للتاكد من تو افقه مع املدخالت‪:‬‬ ‫‪ -‬مسئول التو افق وااللتزام‬ ‫‪-2‬التأكد من تو افق تقرير اغالق‬
‫تقرير اغالق املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫معاييرمكتب ادارة املشاريع من حيث استيفاء البيانات املطلوبة ‪ ،‬في حالة وجود مالحظات‬ ‫املشروع مع معايير مكتب ادارة‬
‫ترسل الى مدير املشروع التخاذ الالزم ‪ ،‬في حالة التاكد من اكتمال تقرير اغالق املشروع املخرجات‪:‬‬
‫و‬ ‫املشاريع‬
‫تو افقه مع معايير مكتب ادارة املشاريع ‪ ،‬يتم ارسال تقرير اغالق املشروع ملدير الدارة‬
‫تقرير اغالق املشروع‬ ‫‪-‬‬
‫املالكة للمشروع ومدير مكتب إدارة املشاريع لالعتماد و التوقيع‪.‬‬
‫(مكتمل و موائم للمعايير)‬

‫يقوم مديراملشروع بتحديث تقريرإغالق املشروع باملالحظات الواردة من مسئول التو افق املدخالت‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-3‬تحديث تقرير اغالق املشروع‬
‫مالحظات على تقرير اغالق املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫و االلتزام‪ ،‬ومن ثم إرسال التقرير إلى مسئول التو افق وااللتزام للمراجعة مرة أخرى‪.‬‬ ‫وإرساله الى مسئول التو افق وااللتزام‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫تقرير اغالق املشروع‬ ‫‪-‬‬

‫يقوم مدير املحفظة ومدير الدارة املالكة للمشروع ومدير مكتب إدارة املشاريع بمراجعة املدخالت‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير الدارة املالكة للمشروع‬ ‫‪-4‬مراجعة واعتماد وتوقيع تقرير‬
‫تقرير اغالق املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫محتوى التقرير ‪ ،‬إذا كان لديهم أية مالحظات ‪ ،‬فترسل الى مسئول التو افق وااللتزام‬ ‫‪ -‬مدير مكتب إدارة املشاريع‬ ‫اغالق املشروع‬
‫التخاذ الالزم ‪ ،‬و في حال عدم وجود مالحظات على التقرير ‪ ،‬يتم االعتماد النهائى للتقرير‪ .‬املخرجات‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املحفظة‬
‫تقرير اغالق املشروع (معتمد)‬ ‫‪-‬‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪95‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫يقوم مسئول التو افق و االلتزام باعالم مدير املشروع باملالحظات الواردة من مدير الدارة املدخالت‪:‬‬ ‫‪ -‬مسئول التو افق و االلتزام‬ ‫‪-5‬اعالم مدير املشروع باملالحظات‬
‫مالحظات على تقرير اغالق املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫املالكة للمشروع ومدير مكتب إدارة املشاريع لتحديث تقرير اغالق املشروع‪.‬‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫ال يوجد‬ ‫‪-‬‬

‫يقوم مدير املشروع بتحديث تقرير إغالق املشروع باملالحظات الواردة من مدير الدارة املدخالت ‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-6‬تحديث تقرير إغالق املشروع‬
‫مالحظات على تقرير اغالق املشروع‬ ‫‪-‬‬ ‫املالكة للمشروع ومدير مكتب إدارة املشاريع‪ ،‬ومن ثم إرسال الجدول الزمني للمشروع إلى‬ ‫وإرساله الى مسئول التو افق وااللتزام‬
‫مسئول التو افق و االلتزام للمراجعة مرة أخرى‪.‬‬
‫املخرجات ‪:‬‬
‫تقرير اغالق املشروع‬ ‫‪-‬‬

‫بناء على اعتماد تقرير اغالق املشروع ‪ ،‬يقوم مدير املشروع بإعداد شهادة االنجاز الخاصة املدخالت‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-7‬إعداد شهادة انجاز املشروع‬
‫تقرير اغالق املشروع (معتمد)‬ ‫‪-‬‬ ‫‪ -‬مسئول متابعة العقود واملناقصات باملشروع و استيفاء التو اقيع الالزمة واعالم مسئول متابعة العقود واملناقصات واخطار‬ ‫واستيفاء التو اقيع الالزمة واعالم‬
‫املخرجات‪:‬‬ ‫املورد رسميا بذلك‪.‬‬ ‫مسئول متابعة العقود واملناقصات‬
‫شهادة انجاز املشروع‬ ‫‪-‬‬
‫بناء على تقرير اغالق املشروع املعتمد يبدا مدير املشروع بالشتراك مع مسئول متابعة املدخالت‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-8‬التأكد من اغالق املشروع ماليا‬
‫تقرير اغالق املشروع (معتمد)‬ ‫‪-‬‬ ‫‪ -‬مسئول متابعة العقود واملناقصات العقود واملناقصات اجراءات اغالق املشروع ماليا و قانونيا و اداريا مع االدارات املعنية‪.‬‬ ‫وقانونيا واداريا مع االدارات املعنية‬
‫شهادة انجاز املشروع‬ ‫‪-‬‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫اجراءات اغالق املشروع الخاصة باالدارات‬ ‫‪-‬‬
‫املعنية‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪96‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫وصف اجراءات العملية‬
‫املدخالت‪/‬املخرجات‬ ‫الوصف‬ ‫املسئول‬ ‫خطوة العملية‬

‫يقوم مدير املشروع بدعوة جميع املعنيين باملشروع و فريق العمل الجتماع مناقشة املدخالت‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-9‬عقد اجتماع الدروس املستفادة مع‬
‫سجل الدروس املستفادة على نظام ادارة‬ ‫‪-‬‬ ‫الدروس املستفادة خالل املشروع ‪ ،‬و بناء على االجتماع يتم اعداد تقرير الدروس‬ ‫فريق العمل واملعنيين واعداد تقرير‬
‫املشاريع‬ ‫املستفادة من املشروع‪.‬‬ ‫الدروس املستفادة‬
‫تقرير اغالق املشروع‬ ‫‪-‬‬
‫املخرجات‪:‬‬
‫تقرير الدروس املستفادة‬ ‫‪-‬‬

‫يقوم مديراملشروع بارشفة جميع وثائق املشروع و إغالق املشروع على نظام إدارة املشاريع املدخالت‪:‬‬ ‫‪ -‬مدير املشروع‬ ‫‪-10‬ارشفة جميع وثائق املشروع و‬
‫والتأكد من وجود جميع وثائق املشروع املحدثة على نظام إدارة املشاريع‪.‬‬ ‫اغالق املشروع على نظام ادارة‬
‫جميع وثائق املشروع‬ ‫‪-‬‬
‫املشاريع‬
‫املخرجات‪:‬‬

‫سجل املشروع محدث على نظام ادارة املشاريع‬ ‫‪-‬‬

‫جدول ‪ - 33‬وصف اجراءات العملية (عملية اغالق املشروع)‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪97‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬
 ‫مؤشرات أداء العملية (‪)KPIs‬‬

‫وحدة القياس‬ ‫القيمة املستهدفة‬ ‫القيمة الفعلية‬ ‫الوصف‬ ‫اسم املؤشر‬

‫أيام‬ ‫مدة االنتهاء من إعداد تقرير إغالق الوقت املستغرق لالنتهاء من إعداد تقرير إغالق املشروع ‪-‬األيام املنقضية‬
‫من تاريخ البدء وحتى تاريخ اإلرسال إلى مسئول التوافق وااللتزام‬ ‫املشروع‬

‫أيام‬ ‫مدة االنتهاء من مراجعة تقرير إغالق الوقت املستغرق لالنتهاء من مراجعة تقرير إغالق املشروع من قبل مسئول‬
‫التوافق وااللتزام ‪-‬األيام املنقضية من تاريخ إرسال تقرير إغالق املشروع‬ ‫املشروع‬
‫ملسئول التوافق وااللتزام‬

‫أيام‬ ‫الفترة الزمنية الالزمة العتماد تقرير إغالق املشروع‬ ‫فترة اعتماد تقرير إغالق املشروع‬

‫جدول ‪ – 34‬مؤشرات أداء العملية (عملية اغالق املشروع‬

‫>إطار عمل منهجية إدارة املشاريع<‬ ‫‪98‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع املؤسس ي‬