‫الصفحة ‪1‬من ‪10‬‬

‫العنوان‪ :‬دليل‪/‬سياسة إجراءات إدارة المخزون‬

‫‪.1.1‬‬
‫رقم مركز الشرطه‬ ‫‪0014‬‬ ‫غاية‬ ‫‪.1.2‬‬
‫تاريخ النفاذ‬ ‫تاريخ الموافقة‬
‫تاريخ المراجعة القادمة‬ ‫‪2013‬‬ ‫لتنظيم‬
‫موافقة‬ ‫اء ‪30/03/2011‬‬ ‫اقتن‬
‫وتوزيع وصيانة المتاجر داخل كلية ‪.Waterberg FET‬‬

‫ينطبق دليل اإلجراءات على جميع موظفي ‪.Waterberg FET College‬‬

‫مقدمة‬ ‫‪.1.3‬‬

‫من أجل تحقيق والحفاظ على الرقابة الداخلية الفعالة إلدارة المخازن والمخزون‪ ،‬يتم عادًة فصل الهياكل المختلف ة‬
‫وأنشطتها‪.‬‬

‫أي قسم إدارة المخزون (المستودع) وقسم إدارة المعامالت والتوزيع‪.‬‬

‫ولذلك ال ينبغي أن يكون نفس المسؤولين مسؤولين عن أكثر من نشاط واحد‪ .‬ومع ذل ك‪ ،‬في ح االت اس تثنائية‬
‫عندما ينشأ نقص في الموظفين‪ ،‬يجب الحصول على الموافقة على استخدام نفس المسؤول من مسؤول المحاسبة‬
‫على أساس مخصص ‪ ،‬على أن تتم مراجعتها سنوًي ا‪.‬‬

‫مستودع‪/‬مخازن‬ ‫‪.1.4‬‬

‫قسم إدارة المخزون‬ ‫‪.1.4.1‬‬

‫يتناول هذا القسم التعامل الفعلي مع جميع المخازن وهو المكان ال ذي يتم في ه االحتف اظ بالمخ ازن إلص دارها‬
‫في المستقبل‪.‬‬

‫المسؤوليات األساسية لهذا القسم هي التخزين والحفظ‪ ،‬ومراقبة المستودعات‪ ،‬وس المة المس تودعات‪ ،‬والتقس يم‬
‫الفرعي للمستودعات‪ ،‬وجرد المخازن‪ ،‬وحرب التسليم واالستيالء على المخازن‪.‬‬

‫يجب االلتزام الصارم بتنفيذ تحليل المخزون من ‪ A‬إلى ‪ G‬في عملية الشراء ‪.‬‬

‫ولذلك ينبغي للبنية التحتي ة المادي ة أن تس توعب‪ ،‬حيثم ا أمكن ذل ك‪ ،‬الح د األقص ى لمس تويات المخ زون كم ا‬
‫تعكسها إحصاءات االستهالك اعتماًد ا على العوامل التالية‪:‬‬

‫حجم العناصر المراد تخزينها ؛‬ ‫‪.1.4.1.1‬‬

‫األبعاد المادية لهذه العناصر؛‬ ‫‪.1.4.1.2‬‬
‫طبيعة العناصر‬ ‫‪.1.4.1.3‬‬
‫المواد القابلة للتلف‬ ‫‪.1.4.1.4‬‬
‫توفير تخزين السائبة‪ .‬و‬ ‫‪.1.4.1.5‬‬
‫منطقة مؤمنة‬ ‫‪.1.4.1.6‬‬

‫مراعاة االلتزام بمعايير السالمة (المخاطر المباشرة وارتفاع الرفوف)‪.‬‬

‫قسم إدارة المعامالت والتوزيع‬ ‫‪.1.4.2‬‬

‫هذا هو المكان الذي تمر فيه جميع البضائع والمعدات الواردة والصادرة للتأك د من ص حتها ومراقب ة الج ودة‬
‫قبل تخزين أي مخازن في المستودع أو مغادرتها المس تودع‪ .‬ثم تتب ع العملي ة اإلداري ة‪ .‬ولكي يعم ل القس م‬
‫على النحو األمثل‪ ،‬يجب مراعاة الجوانب التالية‪:‬‬
‫‪ ‬عدد مجموعات األصول التي سيتم استيعابها‬
 ‫الصفحة ‪2‬من ‪10‬‬

‫توفر الموظفين والقيود المادية التي يفرضها المبنى‪ ،‬وموقع عدد سجالت العناصر التي سيتم التعامل معها‬ ‫‪‬‬
‫طبيعة وظائف الخط المراد استيعابها‬ ‫‪‬‬
‫نسبة العناصر غير االستهالكية والمستهلكة‬ ‫‪‬‬
‫توفير الوظائف واإلصالحات المتخصصة‪ ،‬و‬ ‫‪‬‬
‫تكون الوثائق الالزم ة لش راء العناص ر وتس جيلها وإص دارها متاح ة ح تى ال تعي ق عملي ة سلس لة التوري د‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫وبالتالي ينبغي شراؤها في الوقت المناسب‪.‬‬

‫إدارة مستويات المخزون‬ ‫‪.1.4.3‬‬

‫ال يتم تحديد مستويات المخزون إال مباشرة بعد إغالق السجالت في نهاية السنة المالية‪.‬‬

‫ينطبق هذا فقط على مخزن المواد االستهالكية الذي يمكن االحتفاظ به في المستودع‪.‬‬

‫عنصر مهم يجب مراعاته في إدارة مستويات المخزون‪:‬‬

‫وحدة القضية‬ ‫‪.1.4.3.1‬‬

‫يجب تحديد أصغر وحدة كمية مناسبة لإلصدار لكل بند من بنود المخزون ويجب تطبيقها بش كل متس ق‬
‫في جمي ع عملي ات اإليص االت واإلص دارات والتس جيل‪ ،‬على س بيل المث ال الكيلوجرام ات والج رام والل تر‬
‫والمليمتر والمتر والسنتيمتر ووحدات العدد‪.‬‬

‫وحدة التوريد‬ ‫‪.1.4.3.2‬‬

‫ويتم الحصول على ذلك من المورد أو من عقد رسمي‪ .‬يجب أن تكون الكمية المطلوبة مطابقة لوحدة‬
‫التعبئة الخاصة بالمورد وليس حسب وحدة اإلصدار‪.‬‬
 ‫الصفحة ‪3‬من ‪10‬‬

‫تقدير االستهالك‬ ‫‪.1.4.3.3‬‬

‫كن على علم وقم بتقدير االستهالك المستقبلي ‪ .‬يجب أال تك ون أرق ام األداء واالس تهالك الس ابقة كم ا‬
‫تنعكس في سجالت العناصر أكثر من مجرد دليل وأحدث المعلوم ات الموثوق ة من جمي ع م ديري مراك ز‬
‫التكلفة ليكونوا على دراية باألنشطة المخططة والمعتمدة‪.‬‬

‫توافر العناصر‬ ‫‪.1.4.3.4‬‬

‫معرفة مدة التسليم للسلع التي أنت مسؤول عنها‪.‬‬

‫األداء السابق سيكون مؤشرا‪.‬‬
‫التحليل للحصول على معلومات تتعلق بالتوقعات الحالية والمستقبلية ح ول التس ليم والمه ل الزمني ة أم ًر ا‬
‫ضرورًي ا‪.‬‬

‫تكلفة الطلب‬ ‫‪.1.4.3.5‬‬

‫التكلفة اإلدارية لتقديم الطلبات ليست ضئيلة‪ ،‬ومع العناصر ذات قيمة الوحدة المنخفضة‪ ،‬قد تكون عامًال‬
‫مهًم ا‪.‬‬

‫ع ادة م ا يتم طلب العناص ر األك ثر تكلف ة في كث ير من األحي ان‪ ،‬ولكن بكمي ات أق ل‪ .‬تتطلب العناص ر‬
‫األرخص شحنات أكبر متباعدة على مدى فترات أطول ‪.‬‬

‫نوع العنصر‬ ‫‪.1.4.3.6‬‬

‫ال يمكن تحديد مستويات المخزون للمواد القابلة للتلف أو الموسمية بشكل صارم‪.‬‬

‫لذلك يجب استش ارة م دراء األقس ام‪ .‬ويجب أن يؤخ ذ في االعتب ار ت وافر مراف ق التخ زين مث ل غ رف‬
‫التبريد ‪.‬‬

‫تخصيص عناصر المخزون‬ ‫‪.1.4.3.7‬‬

‫إذا تم تخصيص (تخصيص) كميات مح ددة من المخ زون ل برامج خاص ة أو مش اريع رأس مالية‪ ،‬فيجب‬
‫أخذ ذلك في االعتبار عند إدارة الكمية الموجودة في المخزون حيث يتم استخدام المادة أيًض ا ألغ راض‬
‫أخرى ‪.‬‬

‫عناصر باهظة الثمن‬ ‫‪.1.4.3.8‬‬

‫‪ ،‬يتم تمثيل نسبة كبيرة من قيمة المخزون بعدد صغير نسبًي ا من العناصر‪/‬الم واد ذات مع دل اس تهالك‬
‫مرتفع جًد ا‬

‫عناصر أخرى‬ ‫‪.1.4.3.9‬‬

‫الموقع الجغرافي لمصدر التوريد وتخفيضات األسعار وعدد م ديري األقس ام ومع دل اإلص دار للمس تخدمين‬
‫والحد األدنى لكميات الطلب واألصناف التي لها تواريخ انتهاء الصالحية‪.‬‬

‫تقنية تحليل المخزون‬ ‫‪.1.5‬‬

‫الغرض والهدف‪:‬‬ ‫‪.1.5.1‬‬

‫لتحديد نوع وكمية عناصر المخزون التي يجب االحتفاظ بها في المخزون بشكل أساسي‪.‬‬ ‫‪.1.5.1.1‬‬
‫وتنقسم عناصر المخزون إلى مجموعتين‪ ،‬أي‪ .‬المواد االستهالكية والمواد غير االستهالكية ؛‬ ‫‪.1.5.1.2‬‬
 ‫الصفحة ‪4‬من ‪10‬‬

‫شراء المتاجر مباشرة وفًقا للمتطلبات عن دما يك ون ذل ك عملًي ا واقتص ادًي ا‪ ،‬أو ش راء المت اجر بالطريق ة‬ ‫‪.1.5.1.3‬‬
‫األكثر اقتصادا؛ و‬
‫تزويد اإلدارة بالمعلومات عن أصناف المخزون المختلفة (مجموعة األصول) من حيث قيمة االستهالك‪.‬‬ ‫‪.1.5.1.4‬‬

‫هذا هو اإلجراء‪/‬اإلجراء الذي يتم بين المؤسسة ومورديها ومستودعاتها ومخازنها الخارجية من أج ل تحقي ق‬ ‫‪.1.5.2‬‬
‫تجديد مفيد للمخزونات‪.‬‬

‫طريقة الشراء‬ ‫‪.1.5.3‬‬

‫يجوز الشراء في الحاالت التالية‪:‬‬
‫بمجرد الوصول إلى هامش األمان في سجل الصنف‪ ،‬في الح االت ال تي يتم فيه ا تجدي د المخ زون وفًق ا‬ ‫‪.1.5.3.1‬‬
‫للمستويات المحسوبة عن طريق تقنيات إدارة مستويات المخزون‪.‬‬
‫عند استالم قسيمة طلب من مدير القسم بخصوص صنف غير محفوظ في المستودع‪.‬‬ ‫‪.1.5.3.2‬‬
‫عندما يتم طلب المواد الغذائية‪.‬‬ ‫‪.1.5.3.3‬‬

‫قواعد عامة‬ ‫‪.1.5.4‬‬

‫يجب أن تك ون جمي ع المش تريات متوافق ة م ع األقس ام ذات الص لة من ق انون إدارة المالي ة العام ة أو‬ ‫‪.1.5.4.1‬‬
‫لوائح الخزانة أو التوجيهات األخرى الصادرة عن الخزانة من وقت آلخر‪.‬‬
‫يتم حساب الكميات التي سيتم الحصول عليها وفًقا لتقنيات إدارة مستويات المخزون المستخدمة‪.‬‬ ‫‪.1.5.4.2‬‬
‫شراء كميات صغيرة من السلعة لتحقيق أفضل مصلحة للمؤسسة‬ ‫‪.1.5.4.3‬‬
‫ال يجوز إتمام عمليات الشراء دون أمر وموافقة المدير المالي‪/‬الرئيس التنفيذي‬ ‫‪.1.5.4.4‬‬
‫يجب أن تقتصر المشتريات على العناصر‪/‬الخدمات األساسية‪.‬‬ ‫‪.1.5.4.5‬‬
‫يجب أن تكون البنود مدرجة في الميزانية‪ ،‬وأن يتم التصويت على األموال وأن تت وفر أم وال احتياطي ة‬ ‫‪.1.5.4.6‬‬
‫كافية لتمويل النفقات‪.‬‬
‫العناصر متعاق د عليه ا‪ ،‬وإذا لم يكن األم ر ك ذلك‪ ،‬فق د تم الحص ول على ع روض األس عار الالزم ة من‬ ‫‪.1.5.4.7‬‬
‫خالل االستفادة من قاعدة بيانات الموردين‪ ،‬أو يجب دعوة العطاءات لتوريد العناصر‬
‫يجب أن يبقى عدد الطلبات عند أدنى مستوى ممكن‪.‬‬ ‫‪.1.5.4.8‬‬
‫يجب تجنب أو التقليل من مخاطر الخسارة المحتملة الناتجة عن االحتفاظ بالمخزون االحتياطي‪.‬‬ ‫‪.1.5.4.9‬‬

‫يتم تطبيق استراتيجية هامش األمان عندما ال تكون المعلومات التالية متاحة أو موثوقة‪:‬‬
‫موثوقية العرض؛‬ ‫‪.a‬‬
‫إمكانية التنبؤ بالطلب‬ ‫‪.b‬‬
‫تكلفة حمل مخزون إضافي؛ و‬ ‫‪.c‬‬
‫تكلفة الفشل في توفير األصناف‪.‬‬ ‫‪.d‬‬

‫مبدأ "الوقت المناسب" (‪.)SIT‬‬ ‫‪.1.5.5‬‬

‫ويستخدم هذا المبدأ في المقام األول في حالة عدم وجود مرافق التخزين‪ ،‬ألن الوضع يستلزم تسليم العناصر‬
‫مباشرة إلى الموظف المعني‪.‬‬

‫ويعتمد أيًض ا على أوقات التسليم القصيرة والموثوقة‪ ،‬وأوقات التعديل القصيرة للمعدات‪ ،‬وتكنولوجيا المجموعة‪،‬‬
‫ومعايير الجودة العالية والعمال والموردين الموثوق بهم للغاية‪.‬‬

‫القرار بشأن ماذا ومتى يتم الطلب اآلن من مسؤولية مدير القسم‪.‬‬

‫ماذا تأمر‬ ‫‪.1.5.6‬‬

‫إذا كان الرصيد يساوي أو يزيد عن الحد األدنى للكمية فيجب طلب الحد األقصى للكمية‪.‬‬ ‫‪.1.5.6.1‬‬
‫إذا ك ان الرص يد أق ل من الح د األدنى للكمي ة فيجب حس اب الف رق بين الرص يد والح د األدنى للكمي ة‬ ‫‪.1.5.6.2‬‬
‫وإضافته إلى الكمية القصوى‪.‬‬

‫إجراءات الشراء‬ ‫‪.1.6‬‬

 ‫الصفحة ‪5‬من ‪10‬‬

‫تعتبر قسيمة الطلب المكتملة والمعتمدة حسب األصول نقطة البداية الوحيدة لعملية الشراء‬ ‫‪.1.6.1.1‬‬
‫سيتم إعداد أمر رسمي على النحو التالي وتوقيعه حسب األصول من قبل المسؤول المفوض ‪-‬‬ ‫‪.1.6.1.2‬‬
‫نسخة المورد‪،‬‬ ‫‪.1.6.1.2.‬‬
‫مخازن نسخة لملء‪،‬‬ ‫‪.1.6.1.2.‬‬
‫نسخ الحسابات‬ ‫‪.1.6.1.2.‬‬

‫وفي حالة بنود المخزون‪ ،‬يجب إثبات توفر األموال‬ ‫‪.1.6.1.3‬‬

‫في حالة األصناف غير المخزونة ‪ ،‬يب دأ الطلب من م دير مرك ز التكلف ة م ع وص ف واض ح لألص ناف‪،‬‬ ‫‪.1.6.1.4‬‬
‫ويكون مصحوًب ا بالمواصفات حيثما ينطبق ذلك‪.‬‬

‫نسخة نسخة المتجر إلى مدير القسم بينما يتم إرسال نسخة المتجر إلى ‪ TMS‬النتظار التسليم‪.‬‬

‫إجراءات الشراء‬ ‫‪.1.7‬‬

‫جمع العناصر من المورد‬ ‫‪.1.7.1‬‬

‫يتم تعبئة العناصر واستالمها في حاويات مغلقة وال يستطيع سائق العربة التحقق من المحتويات‪ ،‬ويوقع‬ ‫‪.1.7.1.1‬‬
‫المس تلم فق ط على ع دد الحاوي ات المس تلمة ويجب التص ديق على إش عار التس ليم "لم يتم التحق ق من‬
‫المحتويات "‬
‫إذا تم التصديق على إقرار االستالم بالمث ل‪ ،‬فيمكن أن يك ون الم ورد مس ؤوًال عن أي نقص ق د يظه ر‬ ‫‪.1.7.1.2‬‬
‫عند تفريغ العناصر؛‬
‫إذا تم اإلقرار باالستالم دون التظهير المذكور‪ ،‬فال يمكن تحمي ل الم ورد مس ؤولية أي نقص في مرحل ة‬ ‫‪.1.7.1.3‬‬
‫الحقة؛‬
‫بغض النظر عن الشروط المتعلقة بشروط التسليم‪ ،‬تنتقل المسؤولية إلى المشتري بمجرد اإلقرار باس تالم‬ ‫‪.1.7.1.4‬‬
‫العناصر‪.‬‬
‫ل ذلك ف إن المس ؤول مهم ا ك ان المنص ب ال ذي يش غله يقب ل المس ؤولية الكامل ة عن كمي ة‬ ‫‪.1.7.1.5‬‬
‫الحاويات‪/‬الحجم‪/‬الكتلة بمجرد توقيعه على األصناف المسلمة‬

‫عام‬ ‫‪.1.7.2‬‬

‫يجب أن تمر جميع العناصر المستلمة عبر موظف االستالم لفحصها قبل تخزينها؛ التحقق مهم للغاية؛‬ ‫‪.1.7.2.1‬‬
‫يجب التحقق من العناصر في أقرب وقت ممكن بعد االستالم؛‬ ‫‪.1.7.2.2‬‬
‫يعد فحص العناصر الواردة وظيفة متخصص ة ويجب أن يق وم به ا موظف ون م دربون‪ ،‬وإذا ل زم األم ر‪،‬‬ ‫‪.1.7.2.3‬‬
‫يمكن االتصال بخبير في منتج معين للمساعدة في عملية التحقق؛‬
‫عند استالم العناصر‪ ،‬يجب تحديد م ا إذا ك ان الطلب متوقًع ا عن طري ق التحق ق من ال رقم ذي الص لة‬ ‫‪.1.7.2.4‬‬
‫المنعكس في مذكرة التسليم مقابل الطلبات المعلقة؛‬
‫ال يجوز استالم العناصر ما لم يتوفر نموذج طلب أو وثيقة مماثلة ؛‬ ‫‪.1.7.2.5‬‬
‫يجب التحقق من العناص ر ال تي تم تس ليمها مقاب ل الطلب والمس تندات األخ رى ذات الص لة على النح و‬ ‫‪.1.7.2.6‬‬
‫التالي‪:‬‬
‫أو ‪ ،‬الصحة ‪ -‬أن العناصر المستلمة هي في الواقع العناصر التي تم طلبه ا‪ ،‬على س بيل المث ال‬ ‫ًال‬ ‫‪.1.7.2.6.‬‬
‫المواصفات؛‬
‫ثانيًا الكمية المستلمة؛‬ ‫‪.1.7.2.6.‬‬
‫وأخيًر ا‪ ،‬الجودة ‪ -‬يجب فحص العناصر بحًث ا عن العيوب و‪/‬أو الجودة الرديئة؛‬ ‫‪.1.7.2.6.‬‬
‫يجب التحقيق على الفور في أي دليل على التالعب أو التلف أو التسليم القصير ويجب التصديق‬ ‫‪.1.7.2.6.‬‬
‫على التفاصيل في مذكرة التسليم؛‬
‫اإلشارة إلى االختالفات فيما يتعلق بالص حة أو الكمي ة أو الج ودة‪ ،‬كم ا يجب اإلش ارة إلى إيص ال‬ ‫‪.1.7.2.6.‬‬
‫االستالم الذي يوضح "المرفوض وأسباب الرفض ؛‬
‫ال يجوز ترك العناصر في نظام ‪ TMS‬لمدة تزيد عن ثمان وأربعين ساعة‪.‬‬ ‫‪.1.7.2.6.‬‬
‫عندما يتم استالم العناصر في حوامل‪ ،‬يجب فحص الحالة الخارجية لهؤالء الحاملين بحًث ا عن أي‬ ‫‪.1.7.2.6.‬‬
‫ضرر أو تالعب قبل التوقيع على مذكرة التسليم ؛‬
 ‫الصفحة ‪6‬من ‪10‬‬

‫في حالة تلف الحامل‪ ،‬يجب إعادة العبوة إلى المورد ؛‬ ‫‪.1.7.2.6.‬‬
‫إذا لم يتم تفريغ المحتويات وفحصها عند االستالم‪ ،‬فيجب تصديق م ذكرة التس ليم "لم يتم فحص‬ ‫‪.1.7.2.6.‬‬
‫المحتويات "؛‬
‫عندما ال يتم تسليم العناصر أو الخدمات إلى المستودع‪ ،‬يجب على الشخص (على سبيل المث ال‪،‬‬ ‫‪.1.7.2.6.‬‬
‫م دير القس م) ال ذي يتلقى العناص ر ‪ /‬الخدم ة أن ي زود نظ ام إدارة النق ل على الف ور بإيص ال‬
‫االستالم فيما يتعلق بصحة ه ذه العناص ر ‪ /‬الخدم ة وكميته ا وجودته ا وحالته ا؛ اس تالم وتوزي ع‬
‫عناصر المخزون حيث يكون نظام الرصد الدولي قيد التشغيل‬

‫التسليم الكامل‬ ‫‪.1.7.3‬‬

‫يجب على موظف االستالم تحديث المستندات التالية‬ ‫‪.1.7.3.1‬‬

‫قم بتحديث إيص ال االس تالم عن طري ق إدخ ال "الكمي ة المس تلمة" وتس جيل ال دخول في مس احة‬ ‫‪.1.7.3.1.‬‬
‫"التوزيع في"؛‬
‫عن د االقتض اء‪ ،‬يكم ل الش هادة الموج ودة على نس خة ال دفع من نم وذج الطلب أو يص دق على‬ ‫‪.1.7.3.1.‬‬
‫الفواتير‪.‬‬
‫يق ر (ه و‪/‬هي) ب أن العنص ر‪/‬العناص ر ق د تم اس تالمها بحال ة جي دة وأن ه يمكن س داد ثمن‬ ‫‪.1.7.3.1.‬‬
‫العنصر‪/‬العناصر‪ .‬حيثما ينطب ق ذل ك‪ ،‬يج وز للمس ؤول ال ذي أذن بالش راء أن يق ر فق ط باس تالم‬
‫البضائع‪ .‬ال يجوز التوقيع على الشهادة وشهادة التسوية على األمر الرسمي إال من قب ل ‪TMS‬‬
‫للدفع‬
‫يجب على ‪ TMS‬إعادة توجيه العناصر المستلمة وقسيمة االستالم إلى ‪IMS‬‬ ‫‪.1.7.3.1.‬‬

‫ويجب على موظفي المستودع بعد ذلك‪:‬‬ ‫‪.1.7.3.2‬‬

‫تحقق من أن الكمية المستلمة تتوافق مع (م ع) الكمي ة الموض حة في قس يمة االس تالم إذا ل زم‬ ‫‪.1.7.3.2.‬‬
‫األم ر‪ ،‬وقم بوض ع عالم ة على العناص ر بعالم ة المقاطع ة أو الرم ز الش ريطي ووض ع العناص ر‬
‫المستلمة في الصندوق (الصناديق) ذات الصلة‪،‬‬
‫التحديث (التحديثات) بضرورة زيادة الرصيد الموجود في سجل سلة المهمالت‬ ‫‪.1.7.3.2.‬‬
‫قم بتح ديث إيص ال االس تالم عن طري ق إدخ ال رقم تخص يص الحاوي ة والتوقي ع في المس احة‬ ‫‪.1.7.3.2.‬‬
‫المخصصة للمستودع‬
‫أعد قس يمة االس تالم إلى ‪ TMS‬ال ذي س يقوم بإع ادة توجي ه جمي ع المس تندات ذات الص لة إلى‬ ‫‪.1.7.3.2.‬‬
‫‪TMS‬‬

‫يجب على مسؤول االستالم بعد ذلك‪:‬‬ ‫‪.1.7.3.3‬‬

‫إرسال نسخة الدفع من الطلب والفاتورة ومذكرة التسليم إلى الحسابات للدفع ؛‬ ‫‪.1.7.3.3.‬‬
‫سجل سجل األسهم‬ ‫‪.1.7.3.3.‬‬
‫قم بحفظ المستند في ملف القسيمة لمجموعة أصول محددة وتحديث ورقة التحكم‬ ‫‪.1.7.3.3.‬‬

‫التسليم الجزئي ألصناف المخزون‬ ‫‪.1.7.4‬‬

‫تنبع عمليات التسليم الجزئية من أوامر تنص على تسليم األصناف المطلوب ة بكمي ات مح ددة وفي‬ ‫‪.1.7.4.1.‬‬
‫تاريخ محدد‬
‫عند استالم التسليم الجزئي ‪ ،‬يقوم موظف االستالم بإكم ال الس جل ذي الص لة عن طري ق إدخ ال‬ ‫‪.1.7.4.1.‬‬
‫"الكمية المستلمة" الفعلية‬
‫مساحة "التوزيع في"‪.‬‬ ‫‪.1.7.4.1.‬‬
‫ًق‬
‫بعد كل تسليم جزئي‪ ،‬يتم تسجيل التس ليم الت الي المتوق ع‪ ،‬وف ا لمعلوم ات التس ليم الموج ودة في‬ ‫‪.1.7.4.1.‬‬
‫الطلب‬

‫عمليات التسليم الخاطئة‬ ‫‪.1.7.5‬‬

 ‫الصفحة ‪7‬من ‪10‬‬

‫التسليم المتأخر‬ ‫‪.1.7.5.1‬‬

‫إذا لم يتم التسليم الفعلي في ت اريخ التس ليم المس جل (المتوق ع)‪ ،‬يجب على موظ ف المش تريات‬ ‫‪.1.7.5.1.‬‬
‫إخط ار موظ ف االس تالم على الف ور عن طري ق م ذكرة‪ ،‬م ع اإلش ارة إلى رقم الطلب والم ورد‬
‫والكمية المعتمدة وتاريخ التسليم المتوقع‬
‫ويجب على مسؤول المشتريات بعد ذلك االستعالم عن الم ورد عن طري ق خط اب مس جل‪ .‬ويجب‬ ‫‪.1.7.5.1.‬‬
‫تقديم نسخة من االستعالم م ع الم ذكرة األص لية‪ .‬يتم إرس ال نس خة أخ رى إلى موظ ف االس تالم‬
‫حيث يتم إرفاق االستعالم باألمر ذي الصلة‪.‬‬
‫ظل الطلب غير ُم سَّلم بعد فترة طويلة ‪ ،‬فيجب تكرار العملية الم ذكورة أعاله‪ .‬إذا لم يكن هن اك‬ ‫‪.1.7.5.1.‬‬
‫أي رد فعل من المورد بعد االستعالم الثاني‪ ،‬فيجب إبالغ األم ر إلى مكتب الم دير التنفي ذي ح تى‬
‫يمكن اتخاذ المزيد من الخطوات‬

‫التسليم القصيرة‬ ‫‪.1.7.5.2‬‬

‫في حالة حدوث تسليم قصير‪ ،‬يجب تظهير إشعار التسليم وفًقا لذلك‬ ‫‪.1.7.5.2.‬‬
‫الكمية التي تم استالمها بالفعل سيتم أخذها على عاتقك‪،‬‬ ‫‪.1.7.5.2.‬‬
‫إذا تمت فوترة الكمية المطلوبة‪ ،‬ولكن لم يتم تسليمها بالكامل‪ ،‬فيجب مطالبة المورد بذلك؛‬ ‫‪.1.7.5.2.‬‬
‫تأثير تسليم الرصيد؛ أو‬ ‫‪.1.7.5.2.‬‬
‫تقديم إشعار دائن فيما يتعلق بما يلي‪ :‬العناصر التي لم يتم تسليمها؛‬ ‫‪.1.7.5.2.‬‬
‫تقديم فاتورة معدلة تعكس الكمية المستلمة بالفعل‬ ‫‪.1.7.5.2.‬‬
‫ال يمكن تسوية الحساب حتى يتم تسوية النقص بإحدى الطرق الموضحة‬ ‫‪.1.7.5.2.‬‬
‫ويجب تقديم حساب المورد دون تأخير لتسوية المبلغ كامًال‪.‬‬ ‫‪.1.7.5.2.‬‬
‫إذا تم فتح الحاويات المغلقة وتبين أن هناك نقًص ا‪ ،‬ولكن ال توجد عالم ة على العبث أو التل ف‪،‬‬ ‫‪.1.7.5.2.‬‬
‫فمن المحتمل أن يكون المورد قد ارتكب خطأ‪.‬‬
‫يجب اس تخدام الحكم الس ليم وال دقيق من قب ل الم دير الم الي ‪ /‬ال رئيس التنفي ذي عن د تحدي د‬ ‫‪.1.7.5.2.‬‬
‫المسؤولية‬
‫إذا لزم األمر‪ ،‬يجب الحصول على البيانات من المسؤولين وإرفاقها‬ ‫‪.1.7.5.2.‬‬
‫عند استالم البيانات ومن الواضح أن النقص هو مسؤولية المورد‪ ،‬يجب على ‪ TMS‬رفع األم ر‬ ‫‪.1.7.5.2.‬‬
‫مع المورد أو العربة على الفور كتابًي ا إلبالغه بأن الحاوية قد تم استالمها مختومة وغير تالفة‪،‬‬
‫وأنه من غير المرجح أن من الممكن أن يحدث النقص أثناء النقل‪.‬‬
‫إلبقاء السلطات المعنية‪ ،‬على سبيل المثال‪ ،‬مدير مركز التكلفة‪ ،‬على علم بنسخ جمي ع المراس الت‬ ‫‪.1.7.5.2.‬‬
‫التي سيتم توفيرها لهم حتى يتم االنتهاء من األمر‪.‬‬
‫إذا لم يتم االنتهاء من التناقضات بشكل مرض‪ ،‬فيجب إخطار المكتب الرئيسي‪.‬‬ ‫‪.1.7.5.2.‬‬

‫تسليم الفائض‬ ‫‪.1.7.5.3‬‬

‫يتم أخذ الكمية التي تم طلبها فقط مقابل رسوم‪.‬‬ ‫‪.1.7.5.3.‬‬

‫التسليم الزائ د عن الكمي ة المطلوب ة من قب ل ورش العم ل‪ ،‬في حال ة الم واد‪ ،‬إذا تم النص على‬ ‫‪.1.7.5.3.‬‬
‫فائض العرض على وجه التحديد في العقد‪.‬‬
‫في حالة عدم وجود سلطة لقبول هذا التس ليم الزائ د‪ ،‬يجب إخط ار الم ورد على الف ور كتابًي ا ‪/‬‬ ‫‪.1.7.5.3.‬‬
‫بالفاكس فيما يتعلق بالكمية المسلمة التي تزيد عن الكمية المطلوبة‬

‫تشير "العناصر غير الصحيحة" إلى‪:‬‬ ‫‪.1.7.5.4‬‬

‫العناصر التي تم تسليمها ليست العناصر المطلوبة؛‬ ‫‪.1.7.5.4.‬‬

‫العناصر التالفة؛ و‬ ‫‪.1.7.5.4.‬‬
‫العناصر ذات الجودة الرديئة‪.‬‬ ‫‪.1.7.5.4.‬‬
‫يتم إدخ ال كمي ة األص ناف غ ير الص حيحة في "الكمي ة المرفوض ة" م ع بي ان أس باب ال رفض‬ ‫‪.1.7.5.4.‬‬
‫(مثال‪ :‬خطأ أو تالف أو سوء الجودة)‬
 ‫الصفحة ‪8‬من ‪10‬‬

‫يقوم ‪ TMS‬بإخطار ‪ SCMU‬على الفور عن طريق مذكرة تشير إلى رقم المستند‪ ،‬والمورد‪ ،‬والكمي ة‬ ‫‪.1.7.5.5‬‬
‫المعتمدة‪ ،‬ورقم الطلب‪ ،‬وكمية العناصر غير الصحيحة‪ ،‬وعدد الحاملين‪ ،‬والمظه ر الخ ارجي للحام ل‪ ،‬وإذا‬
‫تم تفريغ البضائع وفحصها وعلى الفور أسباب التأخير‪.‬‬
‫يجب على نظام ‪ TMS‬بعد ذلك االستعالم عن المورد عن طريق خطاب مسجل؛ يجب تقديم نسخة من‬ ‫‪.1.7.5.6‬‬
‫االستعالم المذكور‪،‬‬
‫ويجب الحصول على اإلفادات من المسؤولين المعنيين وإرفاقها إذا لزم األمر‪ .‬ال يمكن تس وية الحس اب‬ ‫‪.1.7.5.7‬‬
‫حتى يحين الوقت الذي يقوم فيه المورد بتعديل الفاتورة أو تقديم االئتمان‪.‬‬
‫إذا تم طلب استبدال العناص ر غ ير الص حيحة ولكن ال يمكن اس تبدالها على الف ور بالعناص ر الص حيحة‪،‬‬ ‫‪.1.7.5.8‬‬
‫فسيتم ملء حقول "الكمية المطلوب متابعتها" بكمية العناصر غير الص حيحة ويتم اتب اع إج راء التس ليم‬
‫القصير‪.‬‬
‫ال يجوز تخزين العناصر غير الص حيحة أو وض ع عالم ة عليه ا‪ ،‬ولكن يجب إعادته ا إلى الم ورد تحت‬ ‫‪.1.7.5.9‬‬
‫غطاء خالل ‪ 24‬ساعة ويتم اتباع نفس اإلجراء الخاص بإرجاع العناصر التي تم تسليمها بشكل زائد‪.‬‬
‫وفيما يتعلق باألصناف التالفة‪ ،‬يتم إجراء التحقيق الالزم‪ ،‬إن أمكن‪ ،‬وإثبات المساءلة‪.‬‬ ‫‪.1.7.5.10‬‬
‫استالم وتوزيع العناصر غير المخزونة‪/‬عناصر المخزون عندما ال يكون نظام الرصد الدولي قيد التشغيل‬ ‫‪.1.7.5.11‬‬
‫تعتبر جميع العناصر "عناصر ‪ "D‬التي يجب شراؤها عند الطلب واستالمها وإصدارها‪.‬‬ ‫‪.1.7.5.12‬‬
‫تظل مسؤولية ‪ TMS‬كما هي عندما يكون لدى المؤسس ة نظ ام ‪ IMS‬قي د التش غيل‪ ،‬أي التحق ق من‬ ‫‪.1.7.5.13‬‬
‫العناصر‪ ،‬وتوقيع مذكرة التسليم‪ ،‬وتحديث المستندات‪ ،‬وحفظ الملفات‪ ،‬وإكمال عمليات الدفع‪.‬‬

‫الالعبون ومسؤولياتهم‬ ‫‪.1.8‬‬

‫يجب تعيين جميع الالعبين الذين يلعبون األدوار كتابًي ا‪.‬‬

‫المدير المالي‪/‬المدير المالي‬ ‫‪.1.8.1‬‬

‫االلتزام بجميع التوجيهات واللوائح والتفويضات والتشريعات والسياسات‬ ‫‪.1.8.1.1‬‬

‫الموافقة على الطلبات (الخارجية والداخلية)‬ ‫‪.1.8.1.2‬‬
‫يأذن بالمدفوعات‪/‬األوامر على النحو المبين في السياسة المالية ‪0001 -‬‬ ‫‪.1.8.1.3‬‬

‫الجرد‬ ‫‪.1.8.1.4‬‬

‫يجب أن يكون على دراية كاملة بإجراءات الج رد والتأك د من االل تزام بجمي ع التعليم ات المتعلق ة‬ ‫‪.1.8.1.4.‬‬
‫بالجرد‬
‫‪ -‬مسؤول عن جرد المخزون واألصول‬ ‫‪.1.8.1.4.‬‬
‫قم بتجميع برنامج الجرد للس نة المالي ة القادم ة أو ال دورة أو المرحل ة من ال دورة وتقديم ه إلى‬ ‫‪.1.8.1.4.‬‬
‫مكتب الرئيس التنفيذي‪.‬‬
‫يضمن إجراء فحوصات مفاجئة منتظمة للجرد على المخزون وكذلك جميع األصول‬ ‫‪.1.8.1.4.‬‬
‫يعين في كتابة فرق الجرد‬ ‫‪.1.8.1.4.‬‬
‫يصدر شهادة تؤكد أن جميع عمليات االستالم ومع امالت اإلص دار ق د تم ترحيله ا بش كل ص حيح‪،‬‬ ‫‪.1.8.1.4.‬‬
‫وأن أرصدة العناصر كما تظهر في النسخ األصلية ونسخ سجالت األصول تتوافق‬
‫التأك د من أن التناقض ات ال تي تم تحدي دها ليس ت نتيج ة لإليص االت والمش كالت ال تي لم يتم‬ ‫‪.1.8.1.4.‬‬
‫تسجيلها‪ ،‬أو الحسابات واألخطاء اإلدارية األخرى‬
‫‪ -‬التحقيق ووضع اللمسات النهائية على جميع أوجه القصور والفوائض‬ ‫‪.1.8.1.4.‬‬
‫تقرير الجرد الموحد‬ ‫‪.1.8.1.4.‬‬
‫يعالج الفائض والنقص‬ ‫‪.1.8.1.4.‬‬
‫يتعامل مع تقارير التصرفات إلى الرئيس المحلي لوحدة إدارة سلس لة التوري د ح ول حال ة وج ودة‬ ‫‪.1.8.1.4.‬‬
‫وتقدم اإلدارة العامة إلدارة سلسلة التوريد‬

‫المدقق الرسمي (يتم تعيينه كتابًي ا)‬ ‫‪.1.8.2‬‬

‫يشرف على قسم المخازن‬ ‫‪.1.8.2.1‬‬

 ‫الصفحة ‪9‬من ‪10‬‬

‫يتحقق ويوقع جميع نماذج المتطلبات‬ ‫‪.1.8.2.2‬‬

‫يض من التط بيق الص حيح لتقني ة إدارة مس تويات المخ زون المطبق ة وجمي ع إج راءات السياس ة المق ررة‬ ‫‪.1.8.2.3‬‬
‫األخرى‬
‫االلتزام بجميع التوجيهات واللوائح التشريعية والتفويضات والسياسات‬ ‫‪.1.8.2.4‬‬
‫يجري عمليات تفتيش مفاجئة على الوثائق والمخزون‬ ‫‪.1.8.2.5‬‬
‫يضمن أن جميع عمليات الشراء تتم وفًقا للتفويضات والتوجيهات‬ ‫‪.1.8.2.6‬‬
‫يضمن أن جميع المشتريات تتم وفًقا للعقود الحالية‬ ‫‪.1.8.2.7‬‬
‫يضمن أن جميع المشتريات تتم وفًقا إلعفاءات المؤسسة ‪ /‬سياسات الطوارئ‬ ‫‪.1.8.2.8‬‬
‫التقيد الصارم بعقد الشروط العامة ( دول مجلس التعاون الخليجي)‪.‬‬ ‫‪.1.8.2.9‬‬
‫يضمن أن بيع ممتلكات الدولة يتوافق مع إجراءات العطاءات المقررة‬ ‫‪.1.8.2.10‬‬
‫يضمن إدارة عملية تقديم العطاءات بشكل صحيح‬ ‫‪.1.8.2.11‬‬
‫يضمن تحديث العقود والحفاظ عليها بانتظام‬ ‫‪.1.8.2.12‬‬
‫الطلبات الداخلية والخارجية‬ ‫‪.1.8.2.13‬‬
‫دفتر نموذج طلب الشيكات‬ ‫‪.1.8.2.14‬‬
‫يدير حفظ نماذج القيمة االسمية‬ ‫‪.1.8.2.15‬‬
‫يدير الذرة بضرب الفساد‬ ‫‪.1.8.2.16‬‬
‫التحقق من دقة ‪ :‬معلومات المعاملة الخاصة بسندات االستالم واإلصدار وكذلك ملفات القسائم‬ ‫‪.1.8.2.17‬‬
‫يوافق على األوامر الرسمية للموردين‬ ‫‪.1.8.2.18‬‬
‫فريق الفصل في العطاءات‬ ‫‪.1.8.2.19‬‬
‫يقدم المشورة لمديري القسم بشأن جداول التخطيط لتقديرات المواد‬ ‫‪.1.8.2.20‬‬
‫البيان المالي السنوي‬ ‫‪.1.8.2.21‬‬
‫يضمن أن المدفوعات مسموح بها وفًقا للتفويضات المعمول بها‬ ‫‪.1.8.2.22‬‬
‫يضمن االنتهاء من جميع المعامالت المعلقة‬ ‫‪.1.8.2.23‬‬
‫تنسيق ومواءمة ومراقبة إجراءات المكتب مثل تدفقات اإلجراءات وإدارة القسائم وحفظ الملفات وم ا إلى‬ ‫‪.1.8.2.24‬‬
‫ذلك‪.‬‬
‫التحق ق من س جالت العناص ر وتوقيعه ا وتأريخه ا‪ ،‬وتس جيل س جالت العناص ر في فه رس العناص ر ليتم‬ ‫‪.1.8.2.25‬‬
‫االحتفاظ بها تحت سيطرته المباشرة‬
‫فحص القوائم بشكل دوري‪ ،‬واالحتفاظ بسجالت العناصر والسجالت والملفات وما إلى ذلك‬ ‫‪.1.8.2.26‬‬
‫سجالت األصول‬ ‫‪.1.8.2.27‬‬
‫يقوم بالفحص الفوري والتوقيع على الجانب العكسي من سجالت األصول‬ ‫‪.1.8.2.28‬‬
‫يضمن إغالق المستندات‪/‬السجالت في نهاية السنة المالية‬ ‫‪.1.8.2.29‬‬
‫يدير السيطرة على الخسارة‬ ‫‪.1.8.2.30‬‬
‫أداء سلسلة التوريد‬ ‫‪.1.8.2.31‬‬

‫مسؤول إصدار المخزون (التوزيع في‪/‬التوزيع للخارج)‬ ‫‪.1.8.3‬‬

‫يحتفظ بنظام حفظ الملفات لجميع الوثائق‬ ‫‪.1.8.3.1‬‬

‫يحتفظ بمذكرات اإليصاالت ويتابع بشكل دوري عملي ات التس ليم المعلق ة ويتواص ل بش كل ع ام م ع قس م‬ ‫‪.1.8.3.2‬‬
‫المشتريات‬
‫يشهد مالحظات التسليم‬ ‫‪.1.8.3.3‬‬
‫التحقق من صحة ونوعية وكمية جميع المخزون الذي تم تسليمه واألصناف الصادرة‬ ‫‪.1.8.3.4‬‬
‫يمأل‪/‬يوقع‪/‬يعيد توجيه الوثائق المتعلقة باستالم العناصر‬ ‫‪.1.8.3.5‬‬
‫تم إرسال العناصر والوثائق المستلمة إلى ‪IMS‬‬ ‫‪.1.8.3.6‬‬
‫يرسل العناصر ويتولى تعبئة المخزون للنقل‬ ‫‪.1.8.3.7‬‬
‫يحتفظ بسجل ألداء البائع‬ ‫‪.1.8.3.8‬‬

‫مسؤول إدارة المخزون‬ ‫‪.1.8.4‬‬

 ‫الصفحة ‪10‬من ‪10‬‬

‫ينفذ اإلدارة العامة للمستودعات (على سبيل المثال حفظ المخزون ومفاتيح المستودعات‪ ،‬ووضع عالمات‬ ‫‪.1.8.4.1‬‬
‫على األص ول‪ ،‬واالل تزام ب اللوائح ‪ ،‬ومخ زون معين‪ ،‬والتس ليم‪ ،‬باإلض افة إلى تعليم ات الوقاي ة من‬
‫الحرائق)‬
‫يقوم بإدارة وصيانة تخصيصات الصناديق (على سبيل المثال‪ ،‬نظام ترقيم الص ناديق) ويبقي قس م إدارة‬ ‫‪.1.8.4.2‬‬
‫المعامالت منشوًر ا‬
‫يستلم المخزون ويتحقق من صحته ونوعيته وكميته ويمأل‪/‬يوقع الوثائق المناسبة؛ تخزين المخزون وفًقا‬ ‫‪.1.8.4.3‬‬
‫لمبادئ إدارة المستودعات المقررة‬
‫إصدار الكميات المعتمدة من عناصر المخزون؛ يمأل ‪ /‬يوقع ‪ /‬يعيد توجيه الوثائق والعناص ر المناس بة‬ ‫‪.1.8.4.4‬‬
‫إلى قسم إدارة التوزيع‬
‫مساعدة فريق الجرد في عملية الجرد‬ ‫‪.1.8.4.5‬‬
‫قم باإلبالغ عن تناقضات المخزون إلى الالعبين ذوي الصلة‬ ‫‪.1.8.4.6‬‬
‫يقوم ب إبالغ عناص ر المخ زون ال تي س يتم التخلص منه ا إلى ال رئيس المحلي لـ ‪ SCMU‬عن طري ق‬ ‫‪.1.8.4.7‬‬
‫مذكرة ‪ /‬خطاب خدمة‪.‬‬

‫رئيس قسم‬ ‫‪.1.8.5‬‬

‫الميزانية التشغيلية لمدير القسم‬ ‫‪.1.8.5.1‬‬

‫يمارس الرقابة المادية والمالي ة على جمي ع الطلب ات (يواف ق‪/‬يع دل‪/‬ي رفض م ذكرات الطلب ال واردة من‬ ‫‪.1.8.5.2‬‬
‫الموظفين‪ ،‬ويأذن بطلبات المخزون واألصول والخدمات قبل تقديمها إلى وحدة إدارة سلسلة التوريد)‬
‫التحقيق في أوجه القصور المكتشفة فيما يتعلق بممتلكات الكلية (المواد االستهالكية وغير االستهالكية)‬ ‫‪.1.8.5.3‬‬
‫التحقيق في الخسائر ( النفقات التي يمكن تجنبها)‬ ‫‪.1.8.5.4‬‬
‫فريق الجرد‬ ‫‪.1.8.5.5‬‬
‫مسؤول عن إدارة األصول في قسمهم‬ ‫‪.1.8.5.6‬‬