‫مهارات إدارية‬

‫إجراءات البريد الوارد‬

‫إعداد المعلم‬
‫رشيد محمد هاشم رشيد‬

‫ابدأ‬
‫تعتبر أعمال البريد في أي منظمة العمود الفقري في األنشطة المكتبية ‪،‬‬
‫وذلك تولي المنظمات على مختلف أنشطتها اهمام ًا كبيرًا بتخطيط وتنظيم‬
‫ورقابة أعمال البريد لما لها من أثر فعال على كفاءة األداء وتحقيق األهداف‬
‫التنظيمية ‪.‬‬

‫عودة‬ ‫التالي‬ ‫السابق‬

 ‫نشاط جماعي‬

‫يعت بر البري د ه ام للمنظم ة ‪ ،‬قم م ع زمالئ ك بمحاول ة توض يح م ا‬

‫االعتبارات التي تجعل البريد مهم للمنظمات سواء العامة أو الخاصة‬

‫عودة‬ ‫التالي‬ ‫السابق‬

 ‫أهمية البريد للمنظمة‬

‫ترجع هذه األهمية إلى االعتبارات التالية ‪:‬‬

‫‪ ) 1‬يمثل قسم البريد نقطة االتصال الهامة التي تربط المنظمة والمنظمات‬
‫األخرى وجمهور المتعاملين معها ‪.‬‬
‫‪ ) 2‬أن الخدمات البريدية الناجحة تعمل على مساندة األنشطة المكتبية‬
‫األخرى ‪ ،‬مثل إعداد المراسالت وسرعة عمليات الحفظ وإنهاء المعامالت ‪.‬‬
‫‪ ) 3‬تعتبر هامة جدًا لبعض المنظمات التي تمارس نشاطها عن طريق البريد‬
‫مثل متاجر البيع عن طريق البريد ‪ ،‬وبعض الجامعات والمعاهد ‪.‬‬

‫عودة‬ ‫التالي‬ ‫السابق‬

 ‫القواعد الواجب مراعاتها في تنظيم أعمال البريد‬

‫‪ ) 1‬ضرورة تبسيط اإلجراءات في حركة البريد الوارد والصادر ‪.‬‬

‫‪ ) 2‬أن تكون القاعدة األساسية استالم البريد وتسليمه لمن يخصه في نفس اليوم ‪.‬‬
‫‪ ) 3‬تقليل استخدام دفاتر تسليم المعامالت بالتوقيع ( ماعدا المعامالت المالية )‬
‫‪ ) 4‬مراعاة الدقة والوضوح في إجراء قيود البريد في السجالت الخاصة به ‪،‬‬
‫وكذلك في إعداد المراسالت ‪ ،‬وكذلك ترقيم البريد الوارد والصادر بأرقام مسلسلة‬
‫اعتبارًا من بداية السنة الهجرية ‪.‬‬
‫‪ ) 5‬إذا كان حجم البريد كبيرًا فمن المفضل أن تتم عمليات الوارد والصادر على‬
‫أساس مركزي وإنشاء قسم أو وحدة تنظيمية خاصة لهذا الغرض ‪.‬‬

‫عودة‬ ‫التالي‬ ‫السابق‬

‫إجراءات البريد الوارد‬

‫‪ ) 1‬تجميع البريد واستالمه ‪.‬‬

‫‪ ) 2‬فتح البريد وفض المحتويات وفحصها ‪.‬‬
‫‪ ) 3‬ختم البريد ‪.‬‬
‫‪ ) 4‬فرز البريد وفهرسته ‪.‬‬
‫‪ ) 5‬القيد في دفتر البريد الوارد ‪.‬‬
‫‪ ) 6‬توزيع البريد ‪.‬‬
‫‪ ) 7‬متابعة البريد الوارد ‪.‬‬

‫عودة‬ ‫التالي‬ ‫السابق‬

 ‫إجراءات البريد الوارد‬

‫‪ ) 1‬تجميع البريد واستالمه‬

‫في ه ذه الخط وة يتم جم ع البري د ال وارد للمنظم ة من‬
‫صندوق البريد الخاص بالمنظمة و يتولى مندوب المنظمة‬
‫عملية استالمه ‪.‬‬
‫أم ا البرقي ات ف ترد إلى المنظم ة مباش رة و يجب أن يح دد‬
‫ش خص بقس م البري د ال وارد يك ون مس ئول عن اس تقبال و‬
‫استالم هذه المكاتبات ‪.‬‬

‫عودة‬ ‫التالي‬ ‫السابق‬

 ‫إجراءات البريد الوارد‬
‫وفحصهابفتح البريد‬
‫المحتوياتالعاملين‬
‫وفضيقوم أحد‬ ‫البريد البريد‬
‫للمنظمة‬ ‫بعد وصول‪ ) 2‬فتح‬
‫تحت إشراف رئيس القسم و يكون ذلك في الفترة الصباحية‬
‫‪ ،‬بعد فتح المظاريف يتم فض محتوياتها و التأكد من أن‬
‫المظاريف فارغة قبل التخلص منها ‪.‬‬
‫أما البريد الشخصي أو السري فيجب أن يفتح بمعرفة قسم‬
‫البريد الوارد على أن يتم إرساله إلى الشخص أو اإلدارة‬
‫المعنية ‪.‬‬
‫بعد ذلك يتم فحص مضمون كل رسالة لتحديد الغرض منها‬
‫حتى تسهل عملية توزيعها ‪ ،‬و في حال وجود مرفقات أو‬
‫شيكات أو حواالت يجب التأكد من مطابقتها بما هو وارد‬
‫في مضمون الرسالة ‪.‬‬
‫عودة‬ ‫التالي‬ ‫السابق‬
 ‫إجراءات البريد الوارد‬

‫‪ )3‬ختم البريد‬
‫يجب ختم كل رسالة بخاتم بريدي يوضح تاريخ و‬
‫موعد ورودها مع إعطائها رقم مسلسل و فيما يلي‬
‫شكل لهذا الخاتم ‪:‬‬
‫إىل ‪:‬‬ ‫( اسم اجلهة املوجه إليها الرسالة ) ‪:‬‬
‫رقم الوارد ‪:‬‬ ‫ملف رقم ‪:‬‬
‫تاريخ الوارد‪:‬‬ ‫املرفقات ‪:‬‬
‫الوقت ‪:‬‬ ‫رقم و تاريخ الرد ‪:‬‬

‫عودة‬ ‫التالي‬ ‫السابق‬

 ‫إجراءات البريد الوارد‬

‫‪ )4‬فرز البريد وفهرسته‬

‫في هذه الخطوة يقوم العاملون بفرز البريد لتحديد‬
‫اإلدارة المختصة ‪ ،‬ثم يتم وضع المراسالت في‬
‫األماكن المخصصة لكل إدارة ‪ ،‬و بعد عملية الفرز‬
‫يتم تحديد رقم الملف الخاص بالمكاتبة من واقع‬
‫فهارس محددة ‪ ،‬ثم يكتب رقم الملف في الخانة‬
‫المبينة بخاتم الوارد ‪.‬‬

‫عودة‬ ‫التالي‬ ‫السابق‬

 ‫إجراءات البريد الوارد‬

‫‪ )5‬القيد في دفتر البريد الوارد‬

‫يخصص في الغالب دفترا يطلق عليه "دفتر البريد‬

‫الوارد " ليكون سجال بكافة المراسالت الواردة‬
‫يتضمن المعلومات الخاصة بالرسالة و مرسلها ‪.‬‬

‫عودة‬ ‫التالي‬ ‫السابق‬

 ‫إجراءات البريد الوارد‬

‫‪ )6‬توزيع البريد‬
‫يتم في هذه الخطوة إرفاق المكاتبة بالملف الخاص‬
‫بها بعد إحضاره من غرفة الحفظ إذا كان البريد‬
‫مركزيا ‪ ،‬ثم يتم توزيع المكاتبات على اإلدارات‬
‫المختصة باستخدام المراسلين ‪ ،‬و تستعين المنظمان‬
‫الكبيرة ببعض الوسائل اآللية في توزيع المكاتبات‬
‫مثل أنابيب األوراق بعد وضع المكاتبات في‬
‫أسطوانات خاصة من البالستيك ‪.‬‬

‫عودة‬ ‫التالي‬ ‫السابق‬

 ‫إجراءات البريد الوارد‬

‫‪ )7‬متابعة البريد الوارد‬

‫تسعى المنظمة التي تحرص على سمعتها إلى التأكد‬
‫من أن المكاتبات التي ترد إليها قد تمت معالجتها و‬
‫الرد عليها بسرعة ‪.‬‬
‫و تتولى متابعة البريد الوارد اإلدارة المختصة و‬
‫يقوم رئيسها بحث العاملين على سرعة الرد على‬
‫المكاتبات من خالل مذكرة استعجال ‪.‬‬

‫عودة‬ ‫السابق‬