‫البريد الوارد و الصادر‬

‫‪L-GE-CBE-TRHS-mmng-U2-L8‬‬

‫‪st-net.t4edu.com/Files/LessonsQR/httpsien.edu.saqrL-GE-CBE-‬‬
‫‪TRHS-mmng-U2-L8.png‬‬

‫اﻟﺪرس اﻟﺜﺎﻣﻦ‪ :‬اﻟﺒﺮﻳﺪ اﻟﻮارد واﻟﺼﺎدر‬

‫الﻮﺣـــﺪة الﺜﺎﻧﻴﺔ‬

‫ﻣﻮﺿﻮﻋﺎت اﻟﺪرس‪:‬‬ ‫اﻟﻬﺪف ﻣﻦ ﻫﺬا اﻟﺪرس ﻫﻮ أن‪:‬‬

‫‪ -‬أهمية البريد للمنظمة‪.‬‬
‫‪ -‬إجراءات البريد الوارد‪.‬‬
‫‪ -‬إجراءات البريد الصادر‪.‬‬
‫اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ وﻣﻜﻨﻨﺔ اﻟﻌﻤﻞ اﻟﻤﻜﺘﺒﻲ‬
‫ني أهمية البريد للمنظمة‪.‬‬‫‪ -‬تُب َ‬
‫‪ -‬ت َْش َ‬
‫رح إجراءات البريد الوارد‪.‬‬
‫‪ -‬تطبق إجراءات البريد الصادر عملي ُا بشكل سليم‪.‬‬

‫قام مدير اإلنتاج في الشركة بالتحدث إلى سكرتيره ‪ -‬الذي كان منهمك ًا في مكتبه وأمامه مجموعة من‬
‫اخلطابات التي كان يقوم بوضعها في مظاريف ‪ -‬فقال له‪:‬‬
‫هل جهزت اخلطابات التي سنرسلها إلى شركة صيانة اآلالت يا أحمد؟‬
‫أجاب السكرتير‪ :‬انتهت اآلن‪ ،‬وسأقوم بإنزالها لقسم البريد حتى يقوموا بإرسالها‪.‬‬
‫املدير‪ :‬وهل وصلت العروض من الشركات التي تقدمت في مناقصة جتديد اآلالت في املصنع؟‬
‫السكرتير‪ :‬لقد اتصلت على قسم البريد الوارد في الشركة‪ ،‬وأخبروني بأن موظف البريد في القسم قد‬
‫ذهب في الصباح جللب البريد من مكتب البريد‪.‬‬
‫من خالل احلوار السابق جند أن السكرتير كان يقوم بتجهيز بعض اخلطابات إلرسالها‪.‬‬
‫هل سيقوم السكرتير بﺈرسال تلك اخلطابات ملكتب البريد بنفسه؟‬ ‫‪1‬‬

‫من أين سيستلم مظاريف عروض الشركات املتقدمة ملناقصة ﲡديد اآلالت؟‬ ‫‪2‬‬

‫ماذا كان يقصد السكرتير بــقسم البريد؟‬ ‫‪3‬‬

‫ما املهام التي يقوم بها قسم البريد يف املنظمة؟‬ ‫‪4‬‬

‫‪ -1‬ﻻ‪ ..‬ﺳﯾرﺳل اﻟﺧطﺎﺑﺎت ﻟﻣﻛﺗب اﻟﺑرﯾد ﺑواﺳطﺔ ﻣوظف اﻟﺑرﯾد ﻓﻲ اﻟﻘﺳم‪.‬‬

‫الوارد والبريد الصادر واإلجراءات املتبعة في التعامل مع‬ ‫البريدﻘﺳم‪.‬‬
‫علىرﯾد ﻓﻲ اﻟ‬
‫الضوءف اﻟﺑ‬
‫بتسليططﺔ ﻣوظ‬
‫الدرسوارد ﺑواﺳ‬
‫هذا اﻟﺑرﯾد اﻟ‬
‫فين ﻗﺳم‬
‫سنقومﮭﺎ ﻣ‬
‫‪ -2‬ﺳﯾﺳﺗﻠﻣ‬
‫‪ -3‬ﯾﻘﺻد ﺑذﻟك اﻟﻘﺳم اﻟﻣﻌﻧﻲ ﺑﺈرﺳﺎل اﻟﺑرﯾد واﺳﺗﻼﻣﮫ ﻣن وإﻟﻰ اﻟﻣﻧظﻣﺔ‪.‬‬
‫كل منهما‪.‬‬
‫‪ -4‬اﺳﺗﻘﺑﺎل اﻟﺑرﯾد اﻟوارد وﺗوزﯾﻌﮫ ﻋﻠﻰ اﻷﻗﺳﺎم اﻟﻣﺧﺗﺻﺔ وأﯾﺿًﺎ ﺟﻣﻊ اﻟﺑرﯾد اﻟﺻﺎدر ﻣن اﻷﻗﺳﺎم اﻟﻣﺧﺗﻠﻔﺔ وإرﺳﺎﻟﮫ ﻟذوﯾﮫ‪.‬‬
‫‪11٣‬‬
 ‫مقترحات لزيادة فاعلية الدرس‪.‬‬
‫االطالع على سجل الوارد وسجل الصادر اخلاص ببريد املدرسة‪ ،‬مع مالحظة حقول املعلومات التي يتم تسجيلها‬
‫في هذا الدفتر (اختالف بعض احلقول عن احلقول التي متت دراستها راجع إلى أن كل منظمة تضع في السجل احلقول‬
‫التي حتتوي على أهم املعلومات التي حتتاجها)‪.‬‬
‫زيارة قسم السكرتارية باملدرسة واالطالع على إجراءات البريد املتبعة‪.‬‬

‫العـرض‬

‫أﳘية الﱪﻳد للﻤنﻈﻤة‬

‫تُعدُّ حركة املراسالت في املنظمة ــ داخل ًّيا وخارج ًّيا ــ العمود الفقري في األنشطة املكتبية‪ ،‬لذلك تلقى أعمال البريد‬
‫أهمية من قبل اإلدارة ملا لها من أثر فعال على كفاءة األداء‪ ،‬وحتقيق أهداف املنظمة‪.‬‬
‫وترجع هذه األهمية إلى االعتبارات اآلتية‪:‬‬
‫‪ 1‬ــ ُيعدُّ قسم البريد نقطة االتصال املهمة التي تربط املنظمة باملنظمات‬
‫تـمـار‪‬س ‪‬ع‪‬س ال�شر‪‬ـات البيـع عـ‪ ‬طري‪‬‬ ‫األخرى وجمهور املتعاملني معها‪ ،‬ولذلك فخدمة البريد اجليد تعمل‬
‫التو‪‬شيـل ‪‬ال‪‬يد‪ ‬و‪‬ذل‪ ‬تتـم الـدرا‪‬شـة‬
‫ع‪ ‬طري‪ ‬املرا‪‬شلة ‪ ‬ع‪‬س ا‪‬امعات‪‬‬ ‫على تنمية العالقات الطيبة في املجتمع‪.‬‬
‫‪ 2‬ــ تعمل اخلدمات البريدية الناجحة على مساندة األنشطة املكتبية‬
‫األخرى‪ ،‬مثل إعداد املراسالت وسرعة عمليات احلفظ وإنهاء املعامالت‬
‫داخل املنظمة وخارجها‪.‬‬
‫‪ 3‬ــ في املنظمات التي متارس نشاطها عن طريق البريد تُعدُّ املراسالت وحركتها مهمة لها‪ ،‬ويكون البريد في هذه‬
‫يبني مدى جناح املنظمة في أداء عملها بطريقة جيدة‪.‬‬ ‫احلالة هو املعيار احلقيقي الذي ّ‬

‫إجﺮاءات الﱪﻳد الﻮارد‬

‫تبدأ أعمال املنظمة من البريد الذي يرد إليها‪ ،‬و ُيعدُّ األساس الذي متارس‬
‫ا‪‬ــ‪  ‬م‪‬شا‪‬ر املعلومــات ع‪ ‬ال‪‬لت‬ ‫عليه باقي األعمال املكتبية‪ ،‬ولتحقيق الكفاءة في معاجلة البريد الوارد يجب‬
‫والـــمعدات التي ت�شــتخد‪  ‬ت�شهيل‬ ‫القيام بعدد من اإلجراءات‪ ،‬وال بد من توافر اإلمكانيات واملعدات الالزمة‬
‫ا‪‬راءات ال‪‬يد‪‬‬
‫ملعاجلة البريد الوارد‪ ،‬وتتمثل إجراءات البريد الوارد في اخلطوات اآلتية‪:‬‬

‫‪114‬‬
 ‫ً‬
‫أوال‪ :‬ﲡميع البريد واستالمه‪:‬‬
‫يتم جمع البريد الوارد للمنظمة من صندوق البريد اخلاص باملنظمة ويتولى مندوب املنظمة عملية استالمه‪ .‬كما‬
‫أن بعض البريد الوارد يرد إلى املنظمة مباشرة‪ ،‬مثل البريد السريع والبرقيات والفاكس‪ ،‬ويجب أن يحدد شخص بقسم‬
‫البريد الوارد يكون مسؤو ًال عن استقبال واستالم هذه املكاتبات‪.‬‬
‫ثانيا‪ :‬فتح البريد وفﺾ محتوياته وفحصها‪:‬‬
‫ً‬
‫الﻮﺣـــﺪة الﺜﺎﻧﻴﺔ‬

‫بعد وصول البريد للمنظمة يقوم أحد العاملني بفتح البريد حتت إشراف رئيس القسم‪ ،‬ويكون ذلك في الفترة‬
‫الصباحية‪ ،‬بعد فتح املظاريف يتم فض محتوياتها والتأكد من أن املظاريف فارغة قبل التخلص منها (البريد الشخصي‬
‫والسري يتم إرساله إلى الشخص أو اإلدارة املعنية دون فتح)‪ ،‬بعد ذلك يتم فحص مضمون كل رسالة لتحديد الغرض‬
‫منها‪ ،‬حتى تسهل عملية توزيعها‪ ،‬و في حال وجود مرفقات أو شيكات أو حواالت‪ ،‬يجب التأكد من مطابقتها مبا‬
‫اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ وﻣﻜﻨﻨﺔ اﻟﻌﻤﻞ اﻟﻤﻜﺘﺒﻲ‬

‫هو وارد في مضمون الرسالة‪.‬‬

‫ثالثا‪ :‬ختم البريد‪:‬‬‫ً‬
‫يجب ختم كل رسالة بخامت بريدي يوضح تاريخ وموعد ورودها‪ ،‬واجلهة املرسلة إليها الرسالة‪ ،‬مع إعطائها رقم ًا‬
‫متسلسالً‪ ،‬وبعض املعلومات املهمة لكل منظمة‪.‬‬
‫رابعا‪ :‬فرز البريد وفهرسته‪:‬‬ ‫ً‬
‫في هذه اخلطوة يقوم العاملون بفرز البريد لتحديد اإلدارة املختصة‪ ،‬ثم يتم وضع املراسالت في األماكن املخصصة‬
‫لكل إدارة‪ ،‬وبعد عملية الفرز يتم حتديد رقم امللف اخلاص باملكاتبة من واقع فهارس محددة‪ ،‬ثم يكتب رقم امللف في‬
‫اخلانة املبينة بخامت الوارد‪.‬‬
‫خامسا‪ :‬القيد يف دفتر البريد الوارد‪:‬‬
‫ً‬
‫دفترا يطلق عليه "دفتر البريد الوارد " ليكون سجال بكافة املراسالت الواردة يتضمن املعلومات‬
‫يخصص في الغالب ً‬
‫اخلاصة بالرسالة و مرسلها‪ ،‬وكثير من املنظمات اآلن تستخدم برامج حاسوبية لالتصاالت اإلدارية تضبط حركة البريد‬
‫الوارد والصادر‪.‬‬
‫وأهم املعلومات التي تدون في هذا السجل تظهر في احلقول اآلتية‪:‬‬

‫اجلهة املختصة‬ ‫املرفقات‬ ‫املوضوع‬ ‫اجلهة املرسلة‬ ‫التاريﺦ‬ ‫رقم الوارد‬

‫‪115‬‬
 ‫سادسا‪ :‬توزيع البريد الوارد‪:‬‬
‫ً‬
‫يتم في هذه اخلطوة إرفاق املكاتبة بامللف اخلاص بها ــ بعد إحضاره من غرفة احلفظ إذا كان البريد مركز ًّيا ــ ثم ُيوزع‬
‫املكاتبات على اإلدارات املختصة باستخدام املراسلني‪ ،‬وتستعني املنظمات الكبيرة ببعض الوسائل اآللية في توزيع‬
‫املكاتبات مثل أنابيب األوراق بعد وضع املكاتبات في أسطوانات خاصة من البالستيك‪.‬‬
‫سابعا‪ :‬متابعة البريد الوارد‪:‬‬
‫ً‬
‫تســعى املنظمــة التي حترص على ســمعتها إلــى التأكد من أن املكاتبات التي ترد إليها قــد متت معاجلتها والرد عليها‬
‫بسرعة‪.‬‬
‫وتتولى متابعة البريد الوارد اإلدارة املختصة ويقوم رئيسها بحث العاملني على سرعة الرد على املكاتبات من خالل‬
‫مذكرة استعجال‪.‬‬

‫إجﺮاءات الﱪﻳد الﺼادر‬

‫ملراسالت املنظمة الصادرة عدة خطوات قبل إرسالها إلى جهات خارجية‪،‬‬
‫م‪ ‬قواعد ال‪‬يد ال‪‬شا‪‬ر‪‬‬
‫اأ‪ ‬تعطي املكاتبات ال‪‬شا‪‬رة ‪‬شورة‬ ‫من أهمها‪ :‬إعدادها وصياغتها‪ ،‬ومن ثم نسخها وتوقيعها من قبل املسؤول‪،‬‬
‫طيبة ع‪ ‬املن‪‬مة‪‬‬ ‫وترقيمها وجتهيز املرفقات إن وجدت‪ ،‬أما إجراءات تصدير البريد وتوزيعه‬
‫اأ‪ ‬ل يثمر ع‪ ‬هذ‪ ‬املكاتبات الت‪‬ام‪‬ا‬
‫اأو ‪‬‬
‫فهي على النحو اآلتي‪:‬‬
‫تعهدا ل تر‪ ‬املن‪‬مة ‪‬يه‪‬‬
‫ً‬
‫أوال‪ :‬ﲡميع البريد واملراسالت الصادرة‪:‬‬
‫في هذه اخلطوة يتم جمع البريد واملراسالت من اإلدارات واألقسام في املنظمة خالل فترة زمنية محددة‪ ،‬ويتولى‬
‫املراسلون عملية التجميع‪.‬‬
‫ثانيا‪ :‬مراجعة املراسالت‪:‬‬
‫ً‬
‫يقوم املسؤول في قسم البريد الصادر مبراجعة املراسالت من الناحية الشكلية‪ ،‬والتأكد من أنها حتمل توقيع املسؤول‪،‬‬
‫ومن وجود املرفقات اخلاصة بها ــ إن وجدت ــ‪.‬‬
‫ً‬
‫ثالثا‪ :‬ﲡهيز املظاريف‪:‬‬
‫يقوم العاملون في مكتب البريد الصادر بإعداد املظاريف للمراسالت طب ًقا للعنوان املبني على كل رسالة‪.‬‬

‫‪116‬‬
 ‫رابعا‪ :‬فرز البريد الصادر‪:‬‬
‫ً‬
‫في هذه اخلطوة يتم فرز البريد الصادر تب ًعا للجهات املصدر إليها‪ ،‬وفي هذه اخلطوة يتم فصل الصور عن األصل‬
‫ألغراض احلفظ‪.‬‬

‫خامسا‪ :‬القيد يف دفتر البريد الصادر‪:‬‬

‫ً‬
‫الﻮﺣـــﺪة الﺜﺎﻧﻴﺔ‬

‫يخصص في الغالب دفت ٌر يطلق عليه "دفتر البريد الصادر" ليكون سجال بكافة املراسالت الصادرة يتضمن املعلومات‬
‫اخلاصة بالرسالة ومرسلها واجلهة أو الشخص املرسلة إليه‪.‬‬
‫ما هي املعلومات التي تتوقع أن يتضمنها دفتر البريد الصادر؟‬
‫اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ وﻣﻜﻨﻨﺔ اﻟﻌﻤﻞ اﻟﻤﻜﺘﺒﻲ‬

‫سادسا‪ :‬تغليف املظاريف‪:‬‬

‫ً‬
‫يتم طي اخلطابات ووضعها في املظاريف اخلاصة بها‪ ،‬وقد يتم ذلك يدو ًّيا أو باستخدام أجهزة خاصة لطي اخلطابات‬
‫(حسب حجم البريد الصادر)‪.‬‬
‫سابعا‪ :‬لصق الطوابع‪:‬‬
‫ً‬
‫وفي هذه اخلطوة يتم وضع الطوابع البريدية على املظاريف‪.‬‬
‫وقد يستعني املوظف بآلة حتديد رسوم البريد لهذا الغرض‪.‬‬
‫(في حالة شركات بيع السلع عن طريق البريد حتدد تكلفة مصاريف النقل إلضافتها لسعر السلعة)‪.‬‬
‫ثامنً ا‪ :‬توزيع البريد وتسليمه‪:‬‬
‫يتم تسليم البريد اخلارجي إلى مكتب البريد في املدينة‪.‬‬
‫أما البريد املرسل إلى جهات داخل املدينة فعادة ما يتم تسليمه عن طريق سجل تسليم املعامالت بواسطة املراسلني‪.‬‬
‫في حالة إرسال ملف طالب مت انتقاله من مدينة الرياض إلى مدينة جدة‪،،،‬‬
‫هل سيتم إرسال امللف عن طريق مكتب البريد؟ أم عن طريق سجل تسليم املعامالت؟‬

‫‪11٧‬‬
 ‫التقومي‬
‫أجب عن األسﺌلة اآلتية‪:‬‬
‫‪ 1‬ــ ضع عالمة ( ) أمام العبارة الصحيحة وعالمة (×) أمام العبارة غير الصحيحة فيما يأتي‪:‬‬

‫)‬ ‫(‬ ‫املراسالت التي تخرج من املنظمة يتم تسجيل معلوماتها في دفتر البريد الصادر‪.‬‬ ‫‪1‬‬
‫)‬ ‫‪X‬‬ ‫يقوم العاملون في قسم البريد بفتح جميع البريد الوارد‪ ،‬مبا في ذلك البريد الشخصي والسري‪( .‬‬ ‫‪2‬‬
‫)‬ ‫(‬ ‫من إجراءات البريد الوارد قيام أحد العاملني مبراجعة املراسالت من الناحية الشكلية‪.‬‬ ‫‪3‬‬
‫‪X‬‬
‫)‬ ‫(‬ ‫يفضل عدم وضوح املراسالت الصادرة‪ ،‬حتى ال ينشأ عن ذلك التزام جتاه املنظمة‪.‬‬ ‫‪4‬‬
‫‪X‬‬
‫)‬ ‫(‬ ‫الهدف من فرز البريد الصادر‪ ،‬حتديد اجلهات املصدرة إليها هذه املراسالت‪.‬‬ ‫‪5‬‬
‫‪ 2‬ــ حدد نوع البريد واإلجراء املناسب لكل حالة من احلاالت اآلتية‪:‬‬

‫إجراء البريد املناسب للحالة‬ ‫نوع البريد‬ ‫احلالة‬

‫بريد صادر‬ ‫بريد وارد‬ ‫التأكد من أن املظاريف فارغة قبل التخلص منها‬
‫بريد صادر‬ ‫بريد وارد‬ ‫إدخال املراسالت في املظاريف‬
‫بريد صادر‬ ‫بريد وارد‬ ‫تسليم املراسالت بواسطة املراسلني داخل املدينة‬
‫بريد صادر‬ ‫بريد وارد‬ ‫تاريخ وموعد ورود املراسالت‬
‫بريد صادر‬ ‫بريد وارد‬ ‫حتديد الرسوم لكل مظروف‬

‫‪ 3‬ــ اربط كل عبارة يف القائمة األولى ﲟا يناسبها من القائمة الثانية ( بوضع الرقم املناسب أمام القائمة الثانية )‪:‬‬
‫حث العاملني على سرعة الرد على املكاتبات‬ ‫‪3‬‬ ‫توزيع البريد الوارد‬ ‫‪1‬‬
‫تسجيل تاريخ ورقم وجهة الرسالة‬ ‫‪4‬‬ ‫مراجعة املراسالت‬ ‫‪2‬‬
‫إرفاق املكاتبة بامللف اخلاص بها‬ ‫‪1‬‬ ‫متابعة البريد الوارد‬ ‫‪3‬‬
‫وضع املراسالت في األماكن املخصصة لكل إدارة‬ ‫‪5‬‬ ‫ختم البريد‬ ‫‪4‬‬
‫التأكد من توقيع املسؤول‪ ،‬ووجود املرفقات‬ ‫‪2‬‬ ‫فرز البريد وفهرسته‬ ‫‪5‬‬

‫‪118‬‬