‫وزارة المالية‬

‫المفتش العام‬
‫مكتب العام‪/‬‬
‫مكتب المفتش‬
‫متابعة وحفظ وأرشفة البريد‬

‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‬ ‫‪12.1‬‬ ‫رمز االجراء‬

‫أسم األجراء‬
‫متابعة وحفظ وأرشفة البريد‬

‫قائمة المحتويات‬
‫الهدف‪...................................................‬‬ ‫‪.1‬‬
‫‪133‬‬
 ‫‪.2‬‬
‫مكتب المفتش العام‪ /‬وزارة المالية‬
‫متابعة وحفظ وأرشفة البريد‬

‫‪2.0‬‬ ‫رقم االصدار‬ ‫‪12.1‬‬ ‫رمز االجراء‬

‫نطاق العمل‪............................................‬‬
‫‪ .3‬المصطلحات‪.............................................‬‬
‫‪ .4‬المسؤوليات‪..............................................‬‬
‫‪ .5‬المدخالت والمخرجات‪...................................‬‬
‫‪ .6‬االجراءات‪...............................................‬‬
‫‪ .7‬الرسم التوضيحي‪.......................................‬‬

‫الهدف‪ :‬تطوير مقدرات وقابليات وإ مكانيات موظفي مكتب المفتش العام‬ ‫‪.1‬‬
‫بشكل علمي ومدروس للسيطرة على حركة البريد الوارد والصادر وضمان‬
‫تنفيذ اإلجراءات الالزمة‪.‬‬

‫‪134‬‬
 ‫نطاق العمل‪:‬الوحدات التنظيمية في مكتب المفتش العام‪.‬‬ ‫‪.2‬‬

‫المصطلحات‪:‬‬ ‫‪.3‬‬
‫التعريف‬ ‫المصطلح‬ ‫ت‬
‫كافة المراسالت والوثائق المستلمة من الوزارات الدوائر الحكومية‬ ‫البريد الوارد‬ ‫‪1‬‬
‫وغير الحكومية‬

‫كاف ة المراس الت والوث ائق المرس لة من مكتب المفتش الع ام الى‬ ‫البريد الصادر‬ ‫‪2‬‬
‫الوزارات والدوائر الحكومية والجهات غير الحكومية‪.‬‬

‫عملي ة ف رز وتنظيم وحف ظ الوث ائق وجعله ا متاح ة لالس ترجاع وف ق‬ ‫األرشفة‬ ‫‪3‬‬
‫نظام محدد‪.‬‬

‫‪ .4‬المسؤوليات‬
‫المسؤولية‬ ‫الجهة‬ ‫ت‬
‫إستالم البريد السري والشخصي وأتخاذ ما يلزم أو التوجيه‬ ‫المفتش العام‬ ‫‪1‬‬
‫بخصوصه‬
‫معاون المفتش العام توجيه البريد الوارد الى الوحدات التنظيمية في المكتب وحسب‬ ‫‪2‬‬
‫االختصاص‬
‫إستالم البريد الوارد وتسجيله وتوزيع البريد على الوحدات في‬ ‫الوارد والصادر‬ ‫‪3‬‬
‫المكتب واصدار البريد المنجز‪.‬‬
‫حفظ نسخ ورقية والكترونية من البريد الصادر‬ ‫االرشيف‬ ‫‪4‬‬

‫‪ .5‬المدخالت والمخرجات‪:‬‬
‫المدخالت‪ :‬البريد الوارد‪.‬‬

‫‪135‬‬
 ‫المخرجات‪ :‬البريد الصادر‪.‬‬
‫االجراءات‬ ‫‪.6‬‬

‫الوحدة‬ ‫الموظف المسؤول‬ ‫وصف الخطوة‬ ‫عنوان الخطوة‬ ‫‪#‬‬

‫االدارية‬
‫متابعة وحفظ وأرشفة البريد‬
‫وارد‬ ‫ال‬ ‫يق وم مس ؤول الوح دة التنظيمي ة موظف الوارد‬ ‫د‬ ‫تالم البري‬ ‫اس‬ ‫‪12.1.1‬‬
‫والصادر‬ ‫المتخصصة بالوارد والصادر باستالم‬ ‫الوارد‬
‫البري د ال وارد وتس جيله في الس جالت‬
‫الخاصة بذلك ‪.‬‬
‫كرتارية‬ ‫تستلم سكرتارية معاون المفتش العام س كرتارية مع اون س‬ ‫ع رض البري د‬ ‫‪12.1.2‬‬
‫اون‬ ‫مع‬ ‫البري د ال وارد بس جل ذم ة من الوح دة المفتش العام‬ ‫ال وارد على مع اون‬
‫المفتش العام‬ ‫التنظيمية الخاصة بالوارد والصادر‬ ‫المفتش العام‬
‫اون‬ ‫اون المفتش مع‬ ‫يق وم مع اون المفتش الع ام باس تالم مع‬ ‫اإلطالع على‬ ‫‪12.1.3‬‬
‫المفتش العام‬ ‫البري د الوارد واإلطالع علي ه ومن ثم العام‬ ‫وارد‬ ‫د ال‬ ‫البري‬
‫توجيه ه حس ب االختص اص الى‬ ‫وتوجيهه‬
‫تشكيالت مكتب المفتش العام‬
‫كرتارية‬ ‫تق وم س كرتارية مع اون المفتش الع ام س كرتارية مع اون س‬ ‫توزيع البريد‬ ‫‪12.1.4‬‬
‫اون‬ ‫مع‬ ‫بتوزي ع البري د حس ب توجي ه مع اون المفتش العام‬
‫المفتش العام‬ ‫المفتش الع ام الى التش كيالت ذات‬
‫العالق ة في مكتب المفتش الع ام وف ق‬
‫سجل ذمة‬
‫ع‬ ‫تق وم ك ل وح دة تنظيمي ة بإتخ اذ اإلج راء ‪ -‬م دراء االقس ام جمي‬ ‫إتخاذ اإلجراءات‬ ‫‪12.1.5‬‬
‫كيالت‬ ‫تش‬ ‫ومسؤولي الشعب‬ ‫المحدد وحسب طبيعة البريد الوارد لهم‬
‫مكتب المفتش‬
‫العام‬
‫ع‬ ‫رف ع البري د للمفتش يرس ل جمي ع البري د المتخ ذ إج راءات م دراء االقس ام جمي‬ ‫‪12.1.6‬‬
‫كيالت‬ ‫تش‬ ‫بشأنه الى مكتب المفتش العام لتقديم ه الى ومسؤولي الشعب‬ ‫العام‬
‫مكتب المفتش‬ ‫المفتش العام للتوقيع‪.‬‬

‫‪136‬‬
 ‫العام‬
‫تق وم س كرتارية مكتب المفتش الع ام س كرتارية المفتش مكتب المفتش‬ ‫إستالم البريد‬ ‫‪12.1.7‬‬
‫العام‪.‬‬ ‫بإستالم البريد بسجل خاص من تشكيالت العام‬
‫المكتب لتقديمه للمفتش العام للتوقيع‬
‫تسليم البريد المنجز تقوم سكرتارية مكتب المفتش العام بتسليم س كرتارية المفتش مكتب المفتش‬ ‫‪12.1.8‬‬
‫العام‪.‬‬ ‫البري د المنج ز والموق ع من قب ل المفتش العام‬
‫الع ام الى ال وارد والص ادر لمنح ه رقم‬
‫صادر وإ رساله حسب التوجيه‬
‫وارد‬ ‫ال‬ ‫يقوم الوارد والصادر بتسجيل رقم الكتاب موظف الصادر‬ ‫إصدار البريد‬ ‫‪12.1.9‬‬
‫والصادر‬ ‫الص ادر على متن الكت اب وفي الس جل‬
‫الخ اص بالص ادر وإ رس اله الى الجه ات‬
‫ذات العالق ة وحس ب ع دد النس خ‬
‫الموضحة في الكتاب‪.‬‬
‫دة‬ ‫وح‬ ‫بعد اصدار البري د يتم حفظ نسخة ورقية موظف االرشيف‬ ‫الحفظ واألرشفة‬ ‫‪12.1.1‬‬
‫االرشفة‪.‬‬ ‫من ه في اإلض بارة الخاص ة ب ه وحس ب‬ ‫‪0‬‬
‫نوع ه في األرش يف‪ ،‬ويتم حف ظ نس خة‬
‫الكتروني ة في قاع دة البيان ات المص ممة‬
‫لهذا الغرض‪.‬‬

‫‪137‬‬
138
 ‫رسم توضيحي يمثل إجراءات متابعة وحفظ وأرشفة البريد‬
‫كال‬
‫موافقة‬ ‫تدقيق البريد‬

‫نعم‬ ‫االطالع‬ ‫عرض‬

‫والتوجية‬ ‫البريد‬

‫استالم‬ ‫استالم البريد‬

‫البريد‬ ‫من المفتش‬
‫المنجز‬

‫حفظ وارشفة‬ ‫ارسال البريد‬ ‫تصدير‬ ‫اتخاذ‬ ‫توزيع البريد‬ ‫استالم البريد‬
‫إلى الجهات‬ ‫البريد‬ ‫االجراءات من‬ ‫على‬
‫قبل التشكيالت‬ ‫التشكيالت‬
‫المعنية‬ ‫المعنية‬

‫‪139‬‬
140