‫اجلمهورية اجلزائرية الدميقراطية الشعبية‬

‫وزارة الرتبية الوطنية‬

‫املفتشية العامة‬
‫الشلف – املقاطعة ‪01‬‬
‫ملتقى تكويين يوم ‪2017/03/20‬‬

‫ألعوان األمانة‬
‫مبتوسطة أحممد أحسن – بوقدير‬

‫مهام أعوان األمانة يف املؤسسة الرتبوية‬

‫إعداد وتقديم‪:‬‬
‫السيد‪ :‬قندوز الغول الشارف – مفتش إدارة املتوسطات‬

‫السنة الدراسية‪2017/2016 :‬‬

 ‫املقدمة‪:‬‬
‫إن أعوان أمانة املؤسسات الرتبوية يلعبون دورا بالغ األهمية يف حياتها اليومية ‪ .‬فهم همزة وصل بني‬
‫املدير وخمتلف موظفي املؤسسة من جهة وبني املددير ويديوف وزوار املؤسسدة مدن جهدة أخدر ‪ ،‬فهدم‬
‫الذين يستقبلون كافة الشركاء املتعاملني ويردون على انشغاالتهم وتساؤالتهم كلمدا كدان للد‬
‫ممكنا ويوجهون من حيتاج منهم اىل توجيه اىل املصلحة أو اجلهة القادرة علدى تلبيدة الطلدا الدذ‬
‫قدموا من اجله‪ .‬كما يستقبلون الربيد ويردون على املكاملات اهلاتفية‪ ،‬وينجزون االعمال االداريدة‬
‫والرتبوية والبيداغوجية واملالية اليت تسلم هلم‪ ،‬ويطالبون بإجنازها‪ ،‬فضال عن حترير كافة التقدارير‬
‫واملراسالت الصادرة عن املؤسسات اليت يعملون فيها ويتصلون مبن يطلا منهم االتصال بده يف املؤسسدة‬
‫موظفددون وتالمددذة إلا لددزم االمددر لل د ‪ ،‬فيبلغددونهم دعددوات أو اسددتدعاءات أو تعليمددات أو مراسددالت أو‬
‫يستلمون منهم أعماال سبق وان كلفوا بإعدادها او اجنازها زيادة على ترتيا وتصنيف الربيد الصدادر‬
‫والوارد‪ ،‬وتنظيم املكتا وقاعة االرشيف إلا مل يكن به موظف دائم يسهر على التعامل مع حمتوياته‬
‫وفق التنظيم املعمول به يف املؤسسات الرتبوية‪.‬‬

‫تعريف األمانة‪:‬‬
‫أمانة املؤسسة الرتبوية‪ ،‬امسها يدل عليها لل أنها تعين االلتزام بالسر املهين جلميع األعمال اليت تنجز‬
‫فيها أو متر عربها سواء أكانت أعماال أو وثائق أو تصرفات أو اختدال إجدراءات أو قدرارات‪ ،‬وتلتدزم األماندة‬
‫بكتمان السر املهين وفقا ملا نصت عليه املادة ‪ 28‬من القدرار ‪ 1017‬الصدادر عدن كتابدة الدولدة للتعلديم‬
‫الثانو يف ‪ 1983/09/15‬وكل إفشاء لألسرار املهنية يعرض صاحبه للعقوبات التأديبية واجلزائيدة أو‬
‫هما معا‪.‬‬
‫واألمانة يف املؤسسات الرتبوية تعترب هي الرئة اليت تتنفس بها‪ ،‬باعتبارهدا مركدز اسدتقبال وإرسدال‬
‫الربيد من جهة‪ ،‬وإجناز جل األعمال اإلدارية والرتبوية فضال عن كونها حمطة اتصال مبدير املؤسسة‬
‫من جهة أخر ‪.‬‬

‫تنظيم األمانة‪:‬‬
‫عندما تتوفر األمانة يف املؤسسة الرتبوية على أكثر من كاتا أو عون إدار ينبغي على املدير أن‬
‫يوزع املهام بني أعضائها مع مراعاة خربة وموهبة كل عضو وإحداث التوازن يف األعمال املطلوبة منهم‪،‬‬
‫والعمل على التناوب الدور يف إجناز األعمال تكوينا للموظفني وعدم تعطيل شدؤون املؤسسدة عندد‬
‫غياب أحدهم فيكلف املوظدف أأ مدثال بتنظديم الربيدد الدوارد والصدادر‪ ،‬وحتريدر الشدهادات املدرسدية‬
‫اخلاصددة بالتالميددذ القدددامى واملوظددف أب يكلددف بددالرقن واملوظددف أج يكل دف بالنسددو والسددحا‬
‫واألرشيف إلا مل يكن بها موظف خاص باالشرتاك علدى تسديو وتنظديم‪ ،‬أمدا املوظدف أد فتوكدل لده‬
‫مهمة متابعة املنح وتصفيتها ‪ ....‬إخل‪ .‬واألمانة املنظمة هي اليت تنجز األعمال يف أقصر وقت وبأقل جهدد‬
‫ممكن‪.‬‬

‫اختصاص األمانة‪ :‬ختتص األمانة بد‪:‬‬

‫‪ ‬استقبال الربيد الوارد والصادر وتسجيله وترتيبه‪.‬‬
‫‪ ‬إجناز حماير تنصيا مجيع موظفي املؤسسة‪.‬‬
‫‪ ‬رقن األعمال املقدمة هلا ‪ .‬وكذا السحا والتصوير‪.‬‬
‫‪ ‬إعداد الشهادات املدرسية اخلاصة بالتالميذ الذين غادروا املؤسسة‪.‬‬
‫‪ ‬متابعة بطاقات املنح‪ ،‬وإجناز كافة األعمال املتعلقة بها‪.‬‬

‫‪2‬‬
 ‫‪ ‬استقبال الزوار وتوجيههم‪.‬‬
‫‪ ‬االتصال مبختلف األطراف العاملة يف املؤسسة‪ :‬أساتذة‪ ،‬وموظفني‪ ،‬وعماال‪...‬‬
‫‪ ‬متابعة كافة األعمال املطلوبة يف الرزنامة اإلدارية‪ ،‬وتذكو رئيس املؤسسة بها‪.‬‬
‫‪ ‬الرد على املكاملات اهلاتفية‪...‬‬
‫‪ -1‬استقبال الربيد‪:‬‬
‫أ‪ -‬الربيد الوارد‪ :‬تستقبل األمانة الربيد الوارد وتسلمه للمدير‪ ،‬حيد يفتحده ويدرسده ثدم يعيددإ إليهدا‬
‫كليا أو جزئيا‪ ،‬مؤشرا عليه باملصلحة أو بعدد النسدو املطلوبدة أو بالنشدر واإلعدالم أو بدأمر الرتتيدا أو‬
‫التنفيذ‪ ،‬وبعد لل تسجله األمانة فتضع ختما على كل وثيقة وردت ويتضمن اخلدتم اسدم املؤسسدة‬
‫وتاريو الوصول ورقم ملف الرتتيا‪ ،‬يسجل هذا الربيد يف سجل الربيد الوارد‪ ،‬وبعدلل ‪:‬‬
‫‪ ‬تسليم الوثائق‪ :‬تسلم الوثائق إىل خمتلف املصاحل واألشخاص مقابل إمضاء رؤساء املصاحل أو‬
‫األشخاص املعنيني باألمر على دفرت االتصال وتسليم الوثائق املعد هلذا الغرض خصيصا‪.‬‬
‫‪ ‬ترتيا املناشو واملراسالت اإلدارية الضرورية لنشاط املصاحل حسا أسلوب الرتتيا املعمول به يف‬
‫املؤسسات الرتبوية‪ ،‬وترتا جداول اإلرسال الوارد حسا تواريو وصوهلا يف مصنف خاص أكرونو‬

‫ب – الربيد الصادر‪ :‬ويراد به الربيد الصادر عن املؤسسة من مراسالت ووثائق ردا على الربيد الوارد‪ ،‬أو إجناز‬
‫األعمال املطلوبة يف الرزنامة اإلدارية‪ ،‬أو التقارير واملراسالت االستثنائية ويتم لل وفق ما يلي‪:‬‬
‫‪ ‬تنجز األعمال اإلدارية املطلوبة قبل أسبوع على األقدل مدن التداريو الددد هلدا‪ ،‬مدن أجدل املراقبدة‬
‫واملراجعة وحتسا أل طارئ‪.‬‬
‫‪ ‬ترسل كل الوثدائق يدمن جدداول إرسدال يددون عليهدا عددد الوثدائق املرسدلة وتددون يف خاندة‬
‫املالحظات‪ :‬ردا على مراسلتكم رقم ‪...‬املؤرخة يف ‪ ...‬أو بناء على الرزنامة اإلدارية نرسل إلديكم أو‬
‫الرجاء إشعارنا باالستالم‪ ...‬إخل‬
‫‪ ‬تنجز املراسالت وجداول اإلرسال يف ثالث نسو‪ ،‬واحدة لإلرسال والثانيدة حيدتف بهدا يف خزاندة أو‬
‫ملف الرتتيا‪ ،‬أما الثالثة فيستحسن أن تكون من الورق اخلفيف للرتتيا الزمين يف حافظة الربيد‬
‫الصادر أكرونو‬
‫‪ ‬بعد إجناز الربيد يسلم إىل املدير لإلمضاء‪.‬‬
‫فتح سجلي الربيد الصادر والوارد‪:‬‬
‫يشرع يف ترقيم املراسالت ابتداء من فاتح جانفي من كل سنة‪.‬‬
‫‪ -‬سجل الربيد الوارد‪:‬‬
‫تاريو اإلرسال تاريو الوصول‬ ‫تاريو اإلجابة‬
‫املرسل‬ ‫املويوع‬
‫رقم التسجيل‬ ‫رقم اإلرسال‬ ‫رقم اإلرسال‬
‫يف‪:‬‬ ‫يف‪:‬‬ ‫يف‪:‬‬
‫رقم‪:‬‬ ‫رقم‪:‬‬ ‫رقم‪:‬‬

‫‪ -‬سجل الربيد الصادر‪:‬‬

‫تاريو ورقم‬ ‫عدد‬ ‫رقم‬
‫املرسل إليه‬ ‫املويوع‬ ‫املالحظات‬
‫الرسالة‬ ‫الوثائق‬ ‫األرشيف‬
‫يف‪:‬‬
‫رقم‪:‬‬

‫‪3‬‬
 ‫ترتيا الربيد‪:‬‬
‫من أجل تسهيل عملية البح عن الوثائق واملناشو‪ ،‬وحتقيقا هلذا التنظيم اجليد‪ ،‬وسرعة اإلجنداز ودقتده‬
‫اليت ينبغي أن تتم بها كافة أعمال أمانة املؤسسات الرتبويدة‪ ،‬وجدا إتبداع املنهجيدة الرمسيدة وهدي الديت‬
‫تضمنها خمطط إحصاء وتصنيف الوثائق املتداولة على مسدتو املؤسسدات التعليميدة الصدادرة عدن وزارة‬
‫الرتبية الوطنية ويف لل توحيد ألساليا العمل على مسدتو أماندات املؤسسدات الرتبويدة علدى املسدتو‬
‫الوطين‪ ،‬وجيا ترتيا الوثائق فوريا كي ال ترتاكم أو تتداخل أو حيدث بينها خلط‪.‬‬
‫وقد اختار املسؤولون على الرتبية املخطط السالف الذكر ليكون أسلوبا لتنظيم وتسيو الوثائق املتداولة‬
‫على مستو املؤسسات التعليمية على شكل ملفات يشتمل كل ملف على الوثائق املتجانسة اليت ختدم‬
‫املويوع أو الغرض نفسه‪.‬‬
‫وجتددددر اإلشدددارة إىل أن املنشدددور الصدددادر عدددن وزارة الرتبيدددة الوطنيدددة بتددداريو ‪ 1999/11/21‬حتدددت‬
‫رقم‪ 1999/6.3.0/181‬قد تضمن يدرورة تعمديم تطبيدق هدذا األسدلوب اجلديدد يف كافدة اإلكماليدات‬
‫والثانويات واملتاقن ابتداء من املوسم الدراسي ‪.2000/1999‬‬

‫األرشيف‪:‬‬
‫إن تنظيم األرشيف يف املؤسسة الرتبوية يدل على مد تنظيم إدارتهدا وبدالنظر لألهميدة الديت يكتسديها‬
‫األرشدديف‪ ،‬بددات لزامددا علددى مددوظفي األمانددة إعطدداء مددا يسددتحقه مددن العنايددة واالهتمددام‪ ،‬ألندده يضددمن‬
‫االستمرارية يف التنظيم ويسهل عملية الرجوع إليه للبح عن الوثائق أو امللفات عند الطلا‪ .‬لذا وجا أن‬
‫يكون يف مكان آمن بعيد عن احلركة‪ ،‬مسيج يمانا ألمنه وأمن ما فيه‪ ،‬تكون به رفدوف معدنيدة أو‬
‫خشبية أو خزائن خيصص البعض منها لربيد أرشيف األمانة والبعض اآلخر لدفاتر النصوص وغوإ مللفدات‬
‫التالميذ ‪...‬اخل ومينع منعا باتا أ إتالف لتويات األرشيف من وثائق ومراسالت أو دفاتر أو سجالت أو أوراق‬
‫الغيابات واالختبارات ‪ ...‬اخل إال بعد انقضاء اآلجال القانونية لذل ‪.‬‬

‫دفع األرشيف إىل الدل‪:‬‬

‫‪ -1‬طبيعة الوثائق املعنية بالدفع‪ :‬الوثائق اليت تدفع للحف يف حمل األرشيف باملؤسسات التعليمية هدي‬
‫وثائق مرحلة األرشيف الوسيط‪ ،‬وقبل أن حتول من املصاحل املستعملة هلا إىل قاعة األرشيف ينبغي‪:‬‬
‫أ‪ -‬التأكد من أن االستعمال اليدومي للوثدائق مل يعدد قائمدا‪ ،‬لدذل نقدرت عددم حتويدل النصدوص‬
‫القانونية وخمتلف القرارات واملناشو اليت تبقى احلاجة إليها دائمة‪.‬‬
‫ب‪ -‬التأكد من قيدام املصلحة الدافعة بعملية الفرز األولي‪.‬‬
‫ت‪ -‬التأكد من أن الوثائق املراد حتويلها معدة يف شكل ملفات كاملة ومعلبة جيدا ومعرفة‪.‬‬
‫‪ -2‬رزنامة الدفع السنوية‪ :‬تتم عملية حتويل الوثائق من املصاحل إىل قاعة األرشيف طبقا لرزنامة سنوية‬
‫تويع على مستو املؤسسة التعليمية طبقا للمنشور الدوزار ‪ 2000/163‬املدؤر يف ‪2000/12/11‬‬
‫حي حتددها اجلهات الوصية‪.‬‬
‫ال يشرع يف حتويل وثائق املصلحة املوالية إىل قاعة األرشيف إال بعد االنتهاء نهائيا وبصفة تامة من‬
‫تصفيف وترتيا وثائق املصلحة األوىل‪.‬‬
‫‪ -3‬الدددفددددددددددع‬
‫أ‪ -‬تعريف الددفع‪ :‬هي العملية اليت يتم مبوجبها حتويل امللفات من املصاحل املستعملة هلا إىل قاعدة‬
‫األرشيف‪ ،‬ويراعى يف عملية التحويل مبددأ االحتفاظ بوحددة األرشيف املتكامل الدذ يقصدد‬
‫به احتدرام الشكدل والطريقدة اليت نظمت بها امللفات على مستو املصلحة الدافعة‪.‬‬
‫ب‪ -‬جدول الدفع‪ :‬حيرر جدول الدفع من طرف املصلحة الدافعة يف نسختني أ‪ 2‬ويسلم إىل األرشيفي‬
‫قبل دفع العلا لتدوين األرقام التسلسلية لتل العلا اليت ستصفف يف رفوف قاعة األرشيف واليت‬
‫‪4‬‬
‫حتتو على امللفات املقيدة فيه أإ يف جدول الدفع واليت أاألرقدام التسلسدلية جيدا أن تكدون‬
‫مطابقة لألرقام التسلسلية يف سجل دخول األرشيف‪.‬أ امللحق‪ 1‬و‪ 2‬ويعيد األرشيفي نسدخة مدن‬
‫جدول الدفع بعد توقيعها إىل املصلحة الدافعة وحيتف بالنسخة الثانية ويعترب جدول الدفع‪:‬‬
‫‪ -‬وثيقة إثبات نقل مسؤولية الوثائق من املصلحة الدافعة إىل قاعة األرشيف‪.‬‬
‫‪ -‬وسيلة تسيو وحب ال غنى عنهدا‪ ،‬الديت تسدمح بالتوجده إىل امللدف الدذ نبحد عنده مباشدرة‬
‫وبيسر‪.‬‬
‫ت‪ -‬سجل دخول األرشيف‪ :‬وخيصص لقيد الوثائق اليت يتم حتويلدها مدن املصداحل املسدتعملة هلدا إىل‬
‫قاعة األرشيف‪ ،‬وتدون فيه امللفات املويوعة داخل العلا وترقم العلا بأرقدام تسلسدلية حسدا‬
‫تدداريو دخوهلددا حبيد تكددون األرقددام التسلسددلية للعلددا يف سددجل الددخول مطابقددة لألرقدام‬
‫التسلسلية للعلا يف جداول الدفع ومطابقة لألرقام املدوندة علدى العلدا املصدففة واملرتبدة يف‬
‫قاعة األرشيف‪.‬‬
‫ث‪ -‬سجدل مراجعدة األرشيدف‪ :‬خيصص هذا السجل لقيد امللفات اليت ترغدا املصداحل يف اسدرتجاعها‬
‫لإلطالع عليها لغرض العمل واالنتفاع‪.‬‬
‫التصفيف والرتتيا يف قاعدة األرشيددف‪:‬‬
‫ينبغي تصفيف علا ورزم األرشيف حسا الرتقديم املتواصدل مدن ‪ 1‬إىل ‪ .......‬مدع االحتفداظ مببددأ وحددة‬
‫األرشيف املتكامل الذ يقصد به القيام خالل سنة معينة بتحويل مجيع ملفات الوحدة املتكاملة أ‪-2‬‬
‫املقتصدية مثال دفعة واحدة يف جدول دفع واحد إىل قاعة األرشيف فرتتا علبها متجاورة وتأخذ أرقاما‬
‫جديدة متسلسلة بداية من آخر رقم آلخر علبة من آخر دفع‪ ،‬على أن تقيد هذإ األرقدام يف نفدس الوقدت‬
‫بالتواز يف عمود الرقم التسلسلي بسجل دخول األرشديف وجددول الددفع جيدا أن تسدجل مجيدع العلدا‬
‫والرزم لكل املصاحل يف سجل دخول األرشيف‪ ،‬وأن حتمل نفس األرقام التسلسلية املدونة يف السجل وهدذا‬
‫يف مجيع احلاالت املعتادة يف التصفيف والرتتيا‪:‬‬
‫‪ ‬احلالة األوىل‪ :‬يرتا األرشديف يف قاعدة واحددة حسدا تداريو الددفع ولديس حسدا طبيعدة كدل‬
‫مصلحة‪.‬‬
‫‪ ‬احلالة الثانية‪ :‬ختصيص فضاء مستقل لكل مصلحة داخل القاعة الواحدة‪.‬‬
‫‪ ‬احلالة الثالثة‪ :‬احتفاظ املصلحة باألرشيف على مستواها أرغم أن هذإ الكيفيدة غدو مسدمو بهدا‬
‫ولكنها موجودة على مستو املصلحة االقتصادية ففي هذإ احلالة األخوة جيا‪:‬‬
‫‪ -‬أن يكتفي األرشيفي بتسجيل أرقام دخول العلا والرزم يف جدول الدفع‪.‬‬
‫‪ -‬ثم يسجل عبارةأحمفوظة باملصلحة يف عمود املالحظة جلدول الدفع‪.‬‬
‫‪ -‬ثم حيتف بنسخة منه ويعيد النسخة الثانية إىل صاحا املصلحة‪.‬‬

‫‪5‬‬
 ‫واجلمهورية اجلزائرية الدميقراطية الشعبية‬
‫وزارة الرتبية الوطنية‬
‫مكتدا األرشيددف‬ ‫مديرية الرتبية لوالية ‪...........................:‬‬
‫رقدددم ‪............../‬‬ ‫متوسطة‪...................................................................:‬‬

‫جدددول الدفددددع أامللحق‪1‬‬

‫التاريدددددو ‪....................................... :‬‬ ‫املصلحة الدافعة‪................................................................. :‬‬
‫اخلتم والتوقيع‬ ‫‪...................................................................‬‬ ‫جممدوع العلدا‪:‬‬
‫جممدوع الدددرزم‪.................................................................... :‬‬
‫إطار ميأل بعدد رقم الدفعة‪........................................................ :‬‬
‫نهايدة عمليددة الدجندددددا ‪......................................................... :‬‬
‫التسددددددددجيل الددددددددرف‪.......................................................... :‬‬
‫والرتتيددددا يف مالحظددات عدامدددة‪:‬‬
‫قاعة األرشيف ‪.............................................................................‬‬
‫‪.............................................................................‬‬
‫‪ -‬متأل جداول الدفع يف نسختني‪ ،‬حتف نسخة يف قاعة األرشيف وتعاد الثانية إىل املصلحة الدافعة‬
‫تدداريدددددو‬ ‫عنددوان امللدددددددددددددددددددف‬ ‫رقددددددم‬

‫العدد اإلقصداءأ‪2‬‬
‫الوثددددددددددددددددددددائق‬ ‫التسجيل‬
‫اسددددددم امللف‬ ‫الرمز‬ ‫أ‪1‬‬

‫أ‪ 1‬األرقام اليت تدون يف هذا العمود ويف عمود أالرقم التسلسلي يف سجل دخول األرشيف‪ ،‬ويف العلدا والدرزم املصدففة‬
‫واملرتبة بقاعة احلف تكون متطابقة‪.‬‬

‫يف األرشيف أخمطط تصنيف الوثائق ‪.‬‬ ‫أ‪ 2‬تدوين التاريو املفرتض إلقصاء امللف الدد ملدة احلف‬

‫مسؤول األرشيدف‬

‫أالتاريو والتوقيع‬

‫‪6‬‬
 ‫سجددل دخددول األرشيدف أامللحددق ‪2 :‬‬
‫رقم جدول املصلحة رقم اخلروج‬ ‫تاريو‬ ‫عندددددددددددوان امللف‬ ‫الرقم‬
‫مالحظات‬
‫أ‪1‬‬ ‫الدافعة‬ ‫الدفع‬ ‫الدخول‬ ‫اسددددددددم امللف‬ ‫الرمز‬ ‫التسلسلي‬

‫أ‪ 1‬يسجل يف هذا العمود الرقم التسلسلي للعلا والرزم الذوفة واملدون يف سجل إقصاء األرشيف‬

‫‪7‬‬
 ‫سجددل مراجعدة األرشيدف أامللحق ‪3‬‬
‫مسرتجع امللف تاريو اخلروج تاريو اإلعادة‬ ‫عنددددوان امللدددددددددددددددف‬ ‫رقم‬
‫الرقم‬
‫مالحظات‬ ‫والتوقيع‬ ‫والتوقيع‬ ‫الرمز اسددددددم املدلددددددددددددف ووظيفته أ‪2‬‬
‫التسجيل‬
‫التسلسلي‬
‫أ‪1‬‬

‫أ‪ 1‬يسجل يف هذا العمود الرقم التسلسلي للعلا والرزم املدون يف سجل دخول األرشيف واخلاص بعلا ورزم‬
‫امللفات املسرتجعة‪.‬‬
‫أ‪ 2‬ال يسمح باسرتجاع أ وثيقة من قاعة حف األرشيف إال برتخيص من مدير املؤسسة‪.‬‬

‫‪8‬‬
 ‫سجددل إقصدداء األرشيدف أامللحق ‪4‬‬
‫تدداريو ورقدم‬ ‫رقم التسجيل تدداريددددو‬ ‫عندددددددددوان امللدددددددددددددددف‬ ‫الرقم‬
‫مالحظات‬
‫اإلقدصددداء الرتخيص باإلقصاء‬ ‫أ‪1‬‬ ‫الرمز اسدددددددددم امللددددددددددددف‬ ‫التسلسلي‬

‫أ‪ 1‬يسجل يف هذا العمود الرقم التسلسلي املدون يف سجل دخول األرشيف واخلاص بالعلا والرزم اليت حتتو‬
‫على امللفات الذوفة‪.‬‬
‫‪ -‬يف حالة حذف جزء فقط من حمتو العلبة يشار إىل امللفات الذوفة يف عمود املالحظات‪.‬‬

‫‪9‬‬
 ‫اجلمهورية اجلزائرية الدميقراطية الشعبية‬
‫وزارة الرتبية الوطنية‬
‫مديرية الرتبية لواليدة‪........................... :‬‬
‫‪.....................................................‬‬ ‫متوسطة‬
‫بد‪...........................‬يف‪.............................‬‬
‫مدير املتوسطة ‪.................:‬‬ ‫رقم‪.................. :‬‬
‫إىل السيد ‪ :‬مدير الرتبية لواليدة‪........................‬‬

‫املويدددددددددوع ‪ :‬طلا الرتخيص بإقصاء وثائق من األرشيف‬

‫املدرجددددددددددع ‪ :‬القانون رقم‪ 09 :‬املؤر يف ‪1988/01/26 :‬‬

‫تطبيقا للقانون رقم‪ 09 :‬املؤر يف‪ 1988/01/26 :‬املتعلق باألرشيف الوطين يشرفين أن أطلا مدنكم السدعي‬
‫لد اجلهات املعنية من أجل الرتخيص لنا باإلقصاء الدور أو املؤقت للوثائق املذكورة أدناإ‪ ،‬وهذا بعد انتهاء مدة‬
‫احلف القانونية يف قاعة األرشيف‪.‬‬

‫قائمة امللفات املطلوب الرتخيص بإقصائها بعد نفال مدة احلف يف قاعة األرشيف‬
‫مدة احلف يف قاعة‬ ‫عنددددددوان امللدددددددف‬
‫مالحظدددات‬
‫األرشيف‬ ‫التسمية‬ ‫الرمز‬
‫ت‬
‫ت‬
‫ت‬
‫ت‬
‫ت‬
‫ت‬
‫ت‬

‫ت‬
‫ت‬
‫ت‬
‫للعلم فإن مجيع النصوص القانونية والتعليمات والقرارات واملناشو املتعلقة بامللفدات ا ملطلدوب إقصداؤها مهمدا‬
‫كان نوعها أو مصدرها تبقى حمفوظة بصفة دائمة على مستو مصاحلنا‪.‬‬

‫حرر بد‪ ..............................‬يف ‪..............................‬‬

‫املديدددر‬

‫‪10‬‬
 ‫الرقدددددددددددن‪:‬‬
‫يقوم املوظف املكلف بدالرقن بتحريدر األعمدال اإلداريدة الديت تتطلدا اسدتعمال اآللدة الراقندة أو اإلعدالم اآللدي‬
‫كالرسائل واملراسالت اإلدارية‪ ،‬وكتابة نسو إيافية من الوثائق اهلامة لتوزيعها على املوظفني أو املصداحل‪ ،‬إلا‬
‫تعذر أمر‪.‬‬
‫‪ -‬الكتابة على الورق احلرير أسنتسيل وهي خايعة – وجوبا – ملوافقة املدير أو نائا املدير للدراسدات مدع‬
‫حتمية االحتياط والتحف خبصوص كل ما يقوم به املوظف الراقن من أعمال‪ ،‬إل ينبغي أن تكون لكدل‬
‫آلة أو جهاز مواصفات يعرف بها عند التحقيق‪.‬‬
‫‪ -‬ويستحسددن متكددن كددل مددوظفي األمانددة مددن اسددتعمال اآللددة الكاتبددة وجهدداز اإلعددالم اآللددي وآلددة‬
‫التصويرحتسبا واحتياطا لغياب العون الراقن من جهة ولكثرة األعمال اليت تتطلا الكتابة يف بعض فرتات‬
‫السنة الدراسية حي يساعدإ زمالؤإ من جهة أخر وخباصة يف بداية ونهاية السنة الدراسية‬

‫السحا‪:‬‬
‫يكلف أحد موظفي األمانة بالقيام بعملية السحا ومبس دفرت خاص هلذا الغرض يتضمن ما يلي‪:‬‬
‫اسم الراغا يف السحا املويوع عدد األوراق املسحوبة مالحظات‬ ‫التاريو‬ ‫الرقم‬

‫وال تسحا سو األوراق اليت يوقع املدير أو نائا املدير للدراسدات علدى ورقهدا احلريدر أستنسديل ‪ ،‬أمدا موايديع‬
‫الفروض واالختبارات فال يتم سحبها إال حبضور األسدتال الدذ يأخدذ معده أوراق الستنسديل وكدل مدا لده صدلة‬
‫باملويوع املسحوب تفاديا للشبهات اليت ميكن أن حتوم حول تسرب األسئلة‪.‬‬
‫ويطلا من موظف األمانة املكلف بالسحا االحتفاظ بنسخة من أية وثيقة مت سحبها يف لل الدورق احلريدر‬
‫قصد استعماله مرة أخر باستثناء وثائق الفروض واالختبارات اليت يستلم نسخا منها بعد إجرائها‪.‬‬

‫مس وترتيا ملفات املوظفني‪:‬‬

‫متس أمانة مدير املؤسسة امللفات اخلاصة باملوظفني وترتا يف املكتا وتكون مجيع املعلومات املدرجة فيها‬
‫سرية وال جيوز إفشاؤها‪..‬‬
‫‪ ‬كما يطلا من عون األمانة أن تكون حبوزته قوائم مجيدع املدوظفني تتضدمن املعلومدات الضدرورية مثدل‪:‬‬
‫االسم واللقا‪ ،‬تاريو ومكان امليالد‪ ،‬احلالة العائلية‪ ،‬السلم‪ ،‬آخر درجة وتاريو مفعوهلا‪.‬‬
‫‪ ‬ويتكون ملف املوظف من غدالف مدن الدورق املقدو ‪ ،‬ختصدص الصدفحة األوىل منده للمعلومدات الشخصدية‬
‫وصفحته الثانية للعطل والغيابات‪ ،‬أما الصفحة الثالثدة فتخصدص للكشدف املفصدل للخددمات والتسلسدل‬
‫املهين‪ .‬ويشتمل على ثالثة أقمصة لرتتيا الوثائق اخلاصة به وهذا رمزإ‪17.1 :‬‬
‫‪ 1.17.1 -‬املسار الوظيفي‬
‫‪ 2.17.1 -‬احلالة املدنية‬
‫‪ 3.17.1 -‬العطل والغيابات‬
‫‪ 4.17.1 -‬وثائق خمتلفة‬

‫املنددددددح‪:‬‬
‫‪ ‬إجناز ومتابعة العمليات اخلاصة باملنح‪.‬‬
‫‪ ‬تكوين ملف التالميذ غو املمنوحني‪.‬‬
‫‪ ‬حتويل املنح للتالميذ املستفيدين من املنح الذين جاؤوا من مؤسسات أخر ‪.‬‬

‫‪11‬‬
 ‫‪ ‬التحويل والتغيو ملنح التلميذ من الداخلي إىل نصف الداخلي أو العكس‪.‬‬
‫‪ ‬إعادة املنح للتالميذ املمنوحني سابقا والذين فقدوها لسبا ما‪.‬‬
‫‪ ‬املنح املعروية للدراسة للتالميذ الراسبني ولل بإعادتها إلا حتسنت نتائجهم وجنحوا‪.‬‬
‫‪ ‬املنح الشاغرة‪ :‬بعد انعقاد جمالس أقسام نهاية السنة الدراسية يتم تعيني التالميذ املفصولني عن الدراسة‪ ،‬أو‬
‫الذين أنهوا دراستهم أو انقطعوا عنها‪.‬‬
‫‪ ‬جداول حضور التالميذ املمنوحني إىل ‪ 31‬جانفي‬
‫‪ ‬جداول تصفية حسابات املنح‪:‬‬
‫‪ ‬جداول إيافية لتصفية حسابات املنح‪.‬‬

‫املطبوعات اليت ينبغي وجودها باألمانة على الدوام‪:‬‬

‫من املواصفات اليت ينبغي أن يتصف بها موظفو أمانات املؤسسات الرتبوية االستقبال احلسن للزوار وعددم تأجيدل‬
‫عمل اليوم إىل الغد‪ ،‬والقدرة على حسن ترتيا وتنظيم األماندة‪ ،‬واالسدتغالل األمثدل لوسدائل العمدل املويدوعة‬
‫حتت تصرفهم‪ ،‬والدراية الكافية بكل املطبوعات اهلامة اليت يعملون بها ويتعاملون معها يوميا حي جيا أن‬
‫تكون مرتبة ومنظمة بكيفية تسمح بالرجوع إليها يف أسرع وقت وبأقل جهد وألكر منها على اخلصوص‪:‬‬
‫‪ -‬حماير التنصيا‪.‬‬
‫‪ -‬تقرير الدخول‪.‬‬
‫‪ -‬تقرير نهاية السنة الدراسية‬
‫‪ -‬القمصان اخلاصة مبلفات املوظفني‪.‬‬
‫‪ -‬االستمارات املوجهة إىل املفتشني‪.‬‬
‫‪ -‬استمارات استئناف العمل‪.‬‬
‫‪ -‬طلبات العطل املريية‪.‬‬
‫‪ -‬طلبات الرتخيص بالغياب‪.‬‬
‫‪ -‬طلا ملف إدار ‪.‬‬
‫‪ -‬طلا ملف تلميذ‪.‬‬
‫‪ -‬شهادات العمل‪.‬‬
‫‪ -‬الشهادات املدرسية للتالميذ القدامى‬
‫‪ -‬التسجيل على قوائم التأهيل‪.‬‬
‫‪ -‬التصريح بالرغبة يف التنقل‪.‬‬
‫‪ -‬جداول اإلرسال‪.‬‬
‫‪ -‬جداول املداومة‪.‬‬
‫‪ -‬إثبات صحة شهادة مدرسية‪.‬‬
‫‪ -‬مطبوعات منحة املردودية‪.‬‬
‫‪ -‬مطبوعات عمليات املنح ‪ :‬طلا املنحة ‪ ،‬جداول التصفية ‪ ...‬إخل‬
‫‪ -‬االستدعاءات خمتلفة‬
‫‪ -‬االستقصاء الشامل‪.‬‬
‫‪ -‬تقارير الصحة املدرسية‪.‬‬
‫‪ -‬كشوف الغيابات اخلاصة‬

‫‪12‬‬
 ‫‪ -‬االستفسارات‪.‬‬
‫اإلشعار باخلصم من الراتا‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫كشوف العطل‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫مطبوعات اإللزام بالعودة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫مطبوعات إهمال منصا‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫‪ -‬تذكو‬
‫‪ -‬تنبيه‪.‬‬

‫وعليه فمن واجا موظفي األمانة‪:‬‬

‫‪ -‬االمتناع عن استعمال آالت الرقن والطبع والنسو والتصوير والورق واهلاتف والسدجالت ‪ ...‬إخل لغدو األغدراض‬
‫اليت وجدت من أجلها واستشارة املدير عند طلا تقديم مساعدات يف هذا اجملال إىل املوظفني أو األسداتذة أو‬
‫مؤسسات تربوية أخر ‪.‬‬
‫‪ -‬منع واالمتناع عن إحضدار األشدياء الديت ال صدلة هلدا كاألكدل وأدوات اخلياطدة والنسديج وأدواتده‪ ،‬يدمانا‬
‫لالستغالل األمثل جلهد املوظفني واملوظفات يف خدمة املؤسسة والتلميذ‪ .‬وعدم إهدار الوقت يف غدو حملده‬
‫ويف غو ترقية وتطوير العمل يف املؤسسة‬
‫‪ -‬أن تلعا دورا هاما يف جمال االتصاالت مع املوظفني واألساتذة والعمال والتالميذ وأولياء أمدورهم والدزوار‪ .‬لدذا‬
‫وجا على موظفي األماندة االسدتقبال احلسدن للمرتدديدن عليهدا وإدخدال الدراغبني مدنهم يف زيدارة املددير‬
‫والتعامل معهم تبعا للتعليمات والتوجيهات اليت يقدمها يف هذا الشأن واملتمثلة باخلصوص يف‪:‬‬
‫‪ o‬التزام كتمان السر املهين يف عالقاتها وتعاملها مع اجلميع ودون اسدتثناء مهمدا كدان ويدع أو مركدز‬
‫الزائر‪.‬‬
‫‪ o‬يرورة إمتام كل معامالتها مع اجلميع بأدب ولباقة وحسدن االسدتقبال واملعاملدة الديت جتعدل هدؤالء‬
‫املوظفني حمط احرتام وتقدير‪.‬‬
‫‪ o‬التصرف مع اجلميع باملرونة واحلكمة والذكاء وفق خمتلف املواقف واألحوال‪.‬‬
‫‪ o‬العمل على إعفاء املدير من استقبال الزوار من أجل األمور البسيطة اليت ميكن حلها على مسدتواها أو‬
‫على مستو املصداحل األخدر ‪ .‬خاصدة إلا كدان املددير منهمكدا يف أعمدال مسدتعجلة‪ ،‬أو تتطلدا‬
‫تركيزا لهنيا أو حضورا نفسيا كافيا‪.‬‬
‫‪ o‬عدم إدخال الزوار على املدير دون سابق إشعار واحلصول على موافقته‬
‫‪ o‬احلضور الدائم يف املكتا وعدم مغادرته إال بإلن من املدير احتياطدا أل طدارئ حمتمدل كتوجيده‬
‫زائر أو الرد على هاتف أو التكليف مبهام مستعجلة‪.‬‬
‫‪ o‬ومع نهاية العمل اليومي وقبل مغادرة املكتا تقوم األمانة اجلادة الشاعرة مبسؤولياتها بتنظيم كل‬
‫الوثائق والسجالت يف اخلزائن املخصصة هلا‪ ،‬وويع األغطية على خمتلف اآلالت حلفظها مدن الغبدار‪،‬‬
‫وتنحيددة املوصددالت الكهربائيددة لألجهددزة واآلالت لكددي ال تتسددبا يف عطددا كهربددائي أو حريددق‬
‫وإغالق اخلزائن وإطفاء اإلنارة ‪...‬إخل‬
‫من كل ما تقدم يتضح جليا أن أمانة املؤسسة الرتبوية تعد مبثابة الشريان الذ يتدفق منده الددم لتغذيدة‬
‫كافة أعضاء اجلسم والرئة اليت يتنفس بهدا لكونهدا مصددر إمدداد مجيدع املصداحل واملدوظفني العداملني فيهدا‬
‫بالتعليمات والتوجيهات واملستجدات اخلاصة بهم وبالعمل املساعد على ترقيدة الفعدل الرتبدو تنفيدذا ألوامدر‬
‫وتعليمات املديرأة‬

‫‪13‬‬