‫معالجة البريد الوارد والصادر‬

‫اجراءات معالجة البريد الوارد‪:‬‬

‫ا‪ -‬استالم البريد يقوم السكرتير أو الموظف المختص باستالم البريد حسب مصادر قدومه‬
‫‪ ‬من صندوق البريد الخاص بالمنشأة في مكتب البريد‬
‫‪ ‬من مكتب البرقيات‬
‫‪ ‬من ناقل خاص (البريد السريع)‪ :‬فيديكس ‪ ,‬دي إتش إل ‪......‬‬
‫‪ ‬من البريد االلكتروني‪ :‬يتم استالم البريد االلكتروني الخاص بالمنشأة من خالل جهاز‬
‫الحاسب اآللي الموجود لدى السكرتير أو الموظف المختص العميل أو المراجع‬
‫‪ ‬الفاكس والتلكس‬
‫‪ -2‬الفرز المبدئي ‪:‬‬
‫يقوم السكرتير بفرز البريد إلى األنواع التالية ‪:‬‬
‫‪ -‬برقيات وبريد الكتروني‬
‫‪ -‬رسائل سرية‬
‫‪ -‬رسائل عامة (رسمية)‬
‫‪ -‬رسائل خاصة‬
‫‪ -3‬فتح الرسائل يدويا أو آليا ‪:‬‬
‫يقوم الموظف بفتح الرسائل العامة والبرقيات والبريد االلكتروني فقط وفي حالة البريد‬
‫االلكتروني يقوم السكرتير بفتح برنامج ‪ outlook‬واستعراض الرسائل وفي حال وجود‬
‫رسائل تخص إدارات مختلفة ووجود شبكة حاسب يقوم بتحويل تلك الرسائل إلى تلك‬
‫اإلدارات مع تزويد المدير بصورة عنها ‪.‬‬
‫‪ -4‬التأكد من محتويات المادة البريدية من حيث ‪:‬‬
‫‪ -‬أن عنوان المادة البريدية المستلمة يخص الجهة وإال تعاد إلى المصدر‬
‫‪ -‬أن مرفقات المادة البريدية كاملة وفي حال وجود نقص يتم إشعار الجهة المرسلة‬
‫‪ -‬أن المادة المرسلة موقعة من قبل المرسل وإال يتم إعادتها للمرسل‬
‫‪ -‬أن رقم الرسالة الموجود داخل الرسالة هو نفس الرقم الموجود على ظرف الرسالة‬
‫‪ -5‬ختم البريد الوارد ‪:‬‬
‫‪ -‬يجب وضع ختم البريد الوارد على وجه المادة المرسلة في الجهة اليسارية السفلية أما‬
‫في حالة البريد السري فيتم الختم على ظرف الرسالة دون فتحها ‪ .‬يجب أن يحتوي ختم‬
‫البريد الوارد المعلومات التالية ‪:‬‬
‫‪ -‬اسم الجهة‬
‫‪ -‬رقم البريد الوارد‪ -‬التاريخ‬
‫‪ -‬المرفقات‬
‫‪ -‬القسم المحال إليه‬

‫‪1‬‬
 ‫‪ -6‬عرض البريد على المدير ‪:‬‬
‫يجب وضع البريد المستعجل في األعلى ويفضل البريد العادي الذي يتكرر مجيئه إلى‬
‫المكتب في مجموعة مستقلة ‪.‬‬
‫‪ -7‬فرز البريد حسب جهات اإلحالة ‪:‬‬
‫يقوم السكرتير بفرز البريد حسب جهة اإلحالة بشكل مجموعات حسب اإلدارات أو‬
‫األقسام وذلك بوضع كل قسم أو إدارة في سلة مختلفة عن األخرى ‪.‬‬
‫‪ -8‬تسجيل البريد الوارد ‪:‬‬
‫يقوم السكرتير بتسجيل البريد الوارد في نموذج مكرر ( أصل ‪ +‬صورتين ) وذلك وفقا‬
‫لما يلي ‪:‬‬
‫‪ -‬يسجل بريد كل قسم أو إدارة في نموذج مستقل عن اإلدارات األخرى‬
‫‪ -‬جميع المواد البريدية عامة أو سرية لكل األقسام تأخذ رقما متسلسال يبدأ مع بداية‬
‫السنة وينتهي في نهايتها ‪.‬‬
‫‪ -‬البريد السري يجب تسجيله في نموذج البريد الوارد ويمكن اإلشارة إلى سرية المادة‬
‫البريدية في خانة الموضوع ‪.‬‬
‫‪ -‬دور السكرتير أو الموظف المختص تسجيل أرقام البريد الوارد والجهة في النموذج‬

‫نموذج البريد الوارد‬

‫تاريخ الرد‬ ‫توقيع‬ ‫جهة‬ ‫الموضوع‬ ‫اسم‬ ‫تاريخ‬ ‫تاريخ‬ ‫م‬

‫أو الحفظ‬ ‫االختصاص المستلم‬ ‫المرسل‬ ‫الوصول الرسالة‬

‫‪ -9‬تعبئة خانات ختم البريد الوارد من حيث الرقم والتاريخ وجهة اإلحالة والمرفقات ‪.‬‬
‫‪ -01‬تسليم البريد الوارد إلى اإلدارات واألقسام ‪:‬‬
‫يقوم الموظف بإرسال البريد الوارد باإلضافة إلى نموذج البريد الوارد مع المراسل ويقوم‬
‫سكرتير كل قسم أو إدارة بالتوقيع على أصل النموذج واستالم صورة عنه باإلضافة على‬
‫البريد الوارد له ‪.‬‬
‫‪ -00‬البريد الشخصي الخاص ال يتم تسجيله وال فتحه إال بإذن مسبق من صاحبه ‪.‬‬
‫‪ -02‬معالجة البريد أثناء غياب المدير ‪:‬‬
‫على السكرتير معرفة ما هو اإلجراء المطلوب منه اتخاذه حيال البريد أثناء المدير فقد‬
‫يكون من الضروري إرسال كافة المراسالت التي تتطلب اتخاذ قرارات إلى المدير‬
‫األعلى أو نائبه والقيام ببعض اإلجراءات الروتينية بخصوص بعض الرسائل‪.‬‬
‫‪ -03‬متابعة البريد الوارد‪:‬‬
‫من خالل القيام ببعض الخطوات لمعرفة ماذا حدث للرسالة القادمة للجهة ‪ .‬تهدف‬
‫المتابعة إلى تقليل عملية التأخير في الرد على المراسالت وتقليل المتابعة من قبل المرسل‬
‫فهي تهدف إلى عكس صورة حسنة للمنظمة لدى المرسل أو الجهة المتعامل معها ‪.‬‬

‫‪2‬‬
 ‫‪ -2‬البريد الصادر‪:‬‬
‫يجب على المؤسسة االهتمام بهذه الرسائل الصادرة منها ألنها تعطي انطباعا عنها‬
‫للجهات المصدرة إليها ‪ ,‬بحيث تكون ذات مظهر الئق ومنسق وخالية من األخطاء‬
‫اللغوية والمطبعية على اعتبار إنها إعالن للمؤسسة‪.‬‬

‫اإلجراءات الخاصة بالبريد الصادر‪:‬‬

‫‪ -‬يقوم السكرتير بإعداد المادة المرسلة وغالبا ما تكون رد على رسالة واردة أو طلب‬
‫معلومات من جهة ما ‪ .‬وعند إعداد مسودة الرسالة وعرضها على المدير وموافقته عليها‬
‫يقوم السكرتير بطباعتها ومراجعتها بحيث تحوي ما يلي ‪:‬‬
‫‪ -‬البسملة ألن كل عمل ال يبدأ باسم هللا فهو أبتر (حديث نبوي)‬
‫‪ -‬اسم الجهة المرسلة‬
‫‪ -‬الرقم‬
‫‪ -‬التاريخ‬
‫‪ -‬المرفقات‬
‫‪ -‬الموضوع وهو عبارة عن ملخص صغير للرسالة‬
‫‪ -‬المرسل إليه وعنوانه‬
‫‪ -‬تحية االفتتاح‬
‫‪ -‬التوقيع‬

‫خطوات معالجة البريد الصادر‪:‬‬

‫‪ -0‬فرز البريد الصادر إلى مجموعات حسب طريقة االرسال ‪ :‬بريد عادي ‪ ,‬ناقل خاص‬
‫‪ ,‬برقية ‪....‬‬
‫‪ -2‬تسجيل البريد الصادر في نموذج البريد الصادر الذي يبدأ برقم متسلسل من بداية‬
‫العام وينتهي بنهايته ‪.‬‬
‫نموذج البريد الصادر‬

‫الموضوع المرفقات طريقة اإلرسال‬ ‫اسم المرسل إليه‬ ‫رقم الصادر التاريخ‬ ‫م‬
‫وعنوانه‬

‫‪ -3‬تصوير البريد الصادر‬

‫يجب أخذ صورة عن البريد قبل إرساله وذلك لغرض المتابعة ويتم ختم الصورة بخاتم‬
‫وفق األصل‪.‬‬

‫‪3‬‬
 ‫‪ -4‬وضع العنوان على الظرف ‪:‬‬
‫‪ -‬يجب وضع عنوان المرسل إليه في الوسط وغلى اليمين‬
‫‪ -‬يجب وضع عنوان المرسل في األعلى وإلى اليسار ‪.‬‬
‫‪ -‬ينبغي ترك مسافة للطوابع واألختام في األعلى جهة اليمين ‪.‬‬
‫‪ -5‬طي وإدخال الرسالة في الظرف ‪:‬‬
‫يجب قبل طي الرسالة وإدخالها في الظرف التأكد مما يلي ‪:‬‬
‫‪ -‬هل العنوان الموجود في الرسالة مطابق للعنوان الموجود على الظرف؟‬
‫‪ -‬هل الرسالة تم توقيعها من صاحب الصالحية؟‬
‫‪ -‬هل مرفقات الرسالة كاملة؟‬
‫‪ -‬هل شكل الرسالة يوحي باالرتياح والجاذبية؟‬
‫‪ -6‬تسجيل رقم الصادر على الظرف وفي حالة البريد السري يتم كتابة سري في خانة‬
‫الموضوع في نموذج الصادر ‪.‬‬
‫‪ -7‬تسليم البريد الصادر حسب طريقة توزيعه بحيث يقوم المراسل باستالم البريد‬
‫الصادر الذي سيتم توجيهه بالبريد العام إضافة إلى نموذج الصادر ‪ .‬وفي حالة البريد‬
‫السريع يتم االتصال عليه الستالم البريد بعد أخذ توقيعه على نموذج الصادر ‪.‬‬

‫األدوات المستخدمة في معالجة البريد الوارد والصادر‪:‬‬

‫األختام – آالت فتح المغلفات – آالت إغالق المغلفات – آالت طي الرسائل –‬
‫آالت العنونة – آالت وضع الطوابع‪..‬‬

‫‪4‬‬