‫جامعة الجزائر ‪ 3‬ماستر عن بعد‪ ،‬تخصص محاسبة‬

‫درس االتصال والتحرير اإلداري‬

‫عنوان الدرس‪ :‬االتصال والتحرير اإلداري‬

‫عنوان المقطع ‪ :3‬أنواع المراسالت في اإلدارة ووثائق العالقات اإلدارية‬

‫أهداف المقطع ‪:3‬‬

‫الهدف من هذا المقطع هو تعريف الطالب بمختلف أنواع المراسالت المستخدمة في اإلدارة‪ ،‬والتطرق‬
‫إلى الوثائق المرسلة في إطار العالقات اإلدارية‪.‬‬

‫مقدمة‪:‬‬

‫لإلدارة أنواع عديدة من المراسالت‪ ،‬تستعملها في مختلف نشاطاتها‪ ،‬سواء مع األشخاص أو مع‬
‫المرافق اإلدارية‪ ،‬كما أن هذه المراسالت تختلف باختالف المواضيع المطروحة واألهداف المراد تحقيقها‬
‫من تلك المراسالت‪.‬‬

‫المحتوى‪:‬‬

‫الفقرة ‪ :1‬أنواع المراسالت في اإلدارة‪:‬‬

‫هدف الفقرة ‪ :1‬التمييز بين مختلف أنواع المراسالت في اإلدارة‪ ،‬والهدف من كل نوع منها‪.‬‬

‫أوال‪ :‬المراسالت بين المصالح‪ :‬وهي‪:‬‬

‫‪ -‬الرسالة المصلحية‪ :‬هي المراسلة التي تصدر من إدارة أو مصلحة إدارية محددة وتوجهها إلى إدارة‬
‫ومصلحة إدارية أخرى‪ ،‬تحمل معلومات أو معطيات في موضوع إداري يهم اإلدارتين أو المصلحتين‪ ،‬أو‬
‫لهما عالقة به‪.‬‬

‫‪ -‬رسالة التذكير‪ :‬هي المراسلة الموجهة من طرف مصلحة إدارية إلى جهة إدارية معينة سبق أن‬
‫راسلتها من قبل في موضوع معين‪ ،‬ولم تتلق جوابا في الوقت المناسب‪،‬فاضطرت المصلحة المرسلة إلى‬
‫توجيه رسالة ثانية للمرسل إليها لتذكيرها بضرورة الجواب على القضية أو الموضوع المطروح‬

‫‪ -‬رسالة التنبيه‪ :‬وترسل عادة مراسلة التنبيه بعد مراسلة التذكير‪ ،‬وتهدف هذه المراسلة تنبيه الجهة‬
‫المرسل إليها على ضرورة إرسال رد على الموضوع المتناول‪.‬‬

‫‪1‬‬
‫د‪ :‬شكري‪ .‬م & د‪ :‬حداد‪ .‬م‬ ‫درس‪ :‬االتصال والتحرير اإلداري‬
 ‫جامعة الجزائر ‪ 3‬ماستر عن بعد‪ ،‬تخصص محاسبة‬
‫درس االتصال والتحرير اإلداري‬

‫‪ -‬رسالة التحويل‪ :‬هي مراسلة تبين فيها جهة إدارية معينة إحالة وثائق أو معطيات معينة ومهمة‬
‫لجهة إدارية أخرى وعادة ما تتعلق هذه الرسائل بتحويل ملفات أو وثائق خاصة ذات األهمية بالنسبة‬
‫لإلدارة الموجهة إليها‪.‬‬

‫‪ -‬جدول اإلرسال‪ :‬جدول اإلرسال أو حافظة اإلرسال هي وثيقة إدارية ومراسلة من المراسالت‬
‫البسيطة ن تستعمل من طرف اإلدارات العمومية بهدف تحويل وثائق إدارية رسمية أو خاصة بأشخاص‬
‫معينين بذواتهم من مصلحة إلى مصلحة أخرى‪ ،‬أو من إدارة إلى إدارة أخرى سواء كانت قاعدية أو‬
‫وسطى أو عليا‪.‬‬

‫والوثائق المرفقة بجدول اإلرسال بإمكان طلب إشعار بوصولها للتأكد من حقيقة استالمها من قبل‬
‫المرسل إليه‪ ،‬وذلك بواسطة إعادة النسخة اإلضافية من الورق الشفاف موقعا عليها من طرف العون‬
‫اإلداري المكلف باستالم الوثائق مع وضع ختم اإلدارة وتاريخ االستالم هذا من حيث الجانب الموضوعي‬
‫لجدول اإلرسال أما من حيث الجانب الشكلي لجدول اإلرسال‪ ،‬فهو يتضمن العناصر التالية‪:‬‬

‫‪ .1‬اسم الدولة ألنه مراسلة إدارية رسمية؛‬

‫‪ .2‬اسم اإلدارة المرسلة؛‬
‫‪ .3‬الرقم؛‬
‫‪ .4‬المرسل إليه؛‬
‫‪ .5‬الموضوع "جدول اإلرسال" يكتب في وسط صفحة الجدول لطبيعته الخاصة‪ ،‬أي كونه سند تسليم‬
‫الوثائق المسماة بأسمائها وأعدادها موضحة ولجداول اإلرسال عادة أربع "‪ "04‬خانات تخصص كل خانة‬
‫لمعلومات معينة‪:‬‬

‫الخانة األولى‪ :‬للترتيب التسلسلي‬

‫الخانة الثانية‪ :‬لبيان طبيعة الوثائق المحولة‬
‫الخانة الثالثة‪ :‬لبيان عدد الوثائق المرسلة‬
‫الخانة ال اربعة‪ :‬للمالحظات واإلجراءات المطلوب اتخاذها‬

‫ومما تجدر اإلشارة إليه والتأكيد عليه أن يرتب ذكر الوثائق المرسلة في الجدول حسب وضعها في‬
‫الملف‪ ،‬مثال‪:‬‬

‫‪2‬‬
‫د‪ :‬شكري‪ .‬م & د‪ :‬حداد‪ .‬م‬ ‫درس‪ :‬االتصال والتحرير اإلداري‬
 ‫جامعة الجزائر ‪ 3‬ماستر عن بعد‪ ،‬تخصص محاسبة‬
‫درس االتصال والتحرير اإلداري‬

‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫الجزائر في ‪2017/02/09‬‬ ‫الوالية‪..........‬‬
‫دائرة ‪..........‬‬
‫رقم‪............‬‬
‫السيد‪.............../‬‬
‫إلى‬
‫السيد‪.............../‬‬
‫جدول اإلرسال‪:‬‬
‫المالحظات‬ ‫عدد الوثائق‬ ‫بيان الوثائق‬ ‫الرقم‬
‫للدراسة وادراجه ضمن‬ ‫تجدون رفقة هذا الجدول ملف السيد‪:‬‬
‫قائمة المترشحين للمسابقة‬ ‫غربي محمد‪ ،‬والمتكون من‪:‬‬
‫‪........‬‬ ‫‪02‬‬ ‫صورتان‬ ‫‪1‬‬
‫‪01‬‬ ‫شهادة ميالد‬ ‫‪2‬‬
‫‪01‬‬ ‫شهادة الجنسية‬ ‫‪3‬‬
‫‪01‬‬ ‫شهادة اإلقامة‬ ‫‪4‬‬
‫‪01‬‬ ‫شهادة طبية‬ ‫‪5‬‬
‫‪01‬‬ ‫شهادة اإلعفاء من الخدمة الوطنية‬ ‫‪6‬‬

‫ثانيا‪ :‬المراسالت اإلدارية ذات الطابع الشخصي‪:‬‬

‫في البداية‪ ،‬البد من اإلشارة إلى المجال الواسع لتدخل اإلدارة –في عصرنا‪ -‬في تنظيم المجتمع بشكل‬
‫واضح‪ ،‬وقد تنوعت المراسالت اإلدارية لتتماشى مع التشعب الناتج عن التنوع متطلبات المجتمع ويمكن‬
‫أن نعرف هذه المراسالت اإلدارية ذات الطابع الشخصي بأنها تلك المراسالت التي تحررها اإلدارة‬
‫وتوجهها لشخص معين في قضية تهم اإلدارة أو شخص معين وال يتعدى تأثير هذه المراسالت نطاق‬
‫الطرفين في القضية المطروحة‪.‬‬

‫‪3‬‬
‫د‪ :‬شكري‪ .‬م & د‪ :‬حداد‪ .‬م‬ ‫درس‪ :‬االتصال والتحرير اإلداري‬
 ‫جامعة الجزائر ‪ 3‬ماستر عن بعد‪ ،‬تخصص محاسبة‬
‫درس االتصال والتحرير اإلداري‬

‫أما من حيث الشكل فان هذه المراسالت تخضع لنفس المعايير والشروط الواجب توفرها في المراسلة‬
‫الصادرة عن اإلدارة إال أنها تخضع من حيث األسلوب للعوامل اآلتية ‪:‬موضوع الرسالة‪ ،‬نوعية العالقة‬
‫التي تربط اإلدارة بالمرسل إليه‪ ،‬الهدف المراد تحقيقه من وراء الرسالة‪ ،‬وخاتمة متميزة بأسلوب يعكس‬
‫السلطة واالحترام ومن البديهي أن تأخذ اإلدارة –في مراسالتها ذات الطابع الشخصي –وضعية المرسل‬
‫إليه ومكانته االجتماعية بعين االعتبار‪.‬‬

‫ولتوضيح ذلك‪ ،‬فهذه نماذج لصيغة الدعوة‪ ،‬مثل‬

‫الشخصيات السياسية‪ :‬ففي عنوان المراسلة يقال‪:‬‬

‫‪-‬فخامة الرئيس – معالي الوزير – سعادة السفير – جاللة الملك – سمو األمير‬

‫الشخصيات الدينية‪ :‬يقال في عنوان المراسلة‪:‬‬

‫– صاحب القداسة (البابا)‬ ‫– فضيلة اإلمام‬ ‫فضيلة الشيخ‬

‫الشخصيات اإلدارية‪ :‬مثل‬

‫‪ -‬سيدي الوالي ‪ -‬سيدي رئيس الدائرة ‪ -‬سيدي رئيس المجلس الشعبي البلدي لبلدية‬ ‫سيدي الوزير‬
‫‪....‬‬

‫السلطات القضائية‪:‬يقال‪:‬‬

‫‪ -‬سيدي النائب العام‬ ‫‪ -‬سيدي وكيل الجمهورية‬ ‫‪ -‬سيدي الرئيس‬

‫الشخصيات العلمية‪ :‬يقال‪:‬‬

‫‪ -‬السيد فالن‬ ‫‪ -‬األستاذ فالن‬ ‫الدكتور فالن‬

‫ثالثا‪ :‬المراسالت الشخصية ذات الطابع اإلداري‪:‬‬

‫إن اإلدارة وجدت لخدمة المواطنين‪ ،‬فمن الطبيعي أن يلجأ المواطن إليها في قضايا مختلفة والتعامل‬
‫في الميدان اإلداري يتم في اغلب األحيان عن طريق تبادل الوثائق لذلك فالمواطن يراسل اإلدارة في أي‬
‫موضوع يهمه شخصيا أو يهم غيره‪ ،‬وتسمى المراسلة رسالة شخصية ذات طابع إداري‪ ،‬وال يخضع هذا‬
‫النوع من المراسالت للقواعد والضوابط الشكلية كما تخضع لها المراسلة اإلدارية‪ ،‬ذلك ألن األشخاص كل‬

‫‪4‬‬
‫د‪ :‬شكري‪ .‬م & د‪ :‬حداد‪ .‬م‬ ‫درس‪ :‬االتصال والتحرير اإلداري‬
 ‫جامعة الجزائر ‪ 3‬ماستر عن بعد‪ ،‬تخصص محاسبة‬
‫درس االتصال والتحرير اإلداري‬

‫منهم يكتب بطريقته‪ ،‬وليس له معايير يتقيد بها في طرح مواضيعه ورغم هذا توجد بعض المواصفات ال‬
‫بد من مراعاتها في هذه المراسلة وهي‪:‬‬

‫ـ وضوح اسم وعنوان المرسل‪ ،‬وكل المعلومات لتسهيل اتصال اإلدارة به واجابته‪.‬‬

‫ـ وضوح التاريخ الذي حررت فيه المراسلة ألهمية العامل الزمني لإلدارة والمواطن أيضا خاصة في‬
‫حالة وقوع نزاع‪.‬‬

‫وكنموذج عن المراسلة الشخصية ذات الطابع اإلداري‪:‬‬

‫الجزائر في ‪2017/02/10‬‬
‫المرسل‪ :‬سعدون رشيد‬
‫العنوان‪ 10 :‬شارع ساعي عمر‬
‫بولوغين – الجزائر‬
‫المهنة ‪:‬بدون عمل‬

‫إلى السيد رئيس الدائرة‬

‫الموضوع ‪ :‬طلب مقابلة شخصية‬
‫سيدي رئيس دائرة باب الوادي – المحترم‬

‫يشرفني أن أتقدم إلى سيادتكم المحترمة بطلبي هذا‪ ،‬وملتمسا منكم تحديد موعد لمقابلة شخصكم‬
‫الكريم‪ ،‬لطرح قضية شخصية مازالت عالقة بالرغم من المساعي العديدة لدى مختلف مصالحكم‪.‬‬

‫في انتظار تحديد موعد المقابلة‪ ،‬تقبلوا مني فائق االحترام والتقدير‪.‬‬

‫توقيع المعني‬

‫سعدون رشيد‬

‫‪5‬‬
‫د‪ :‬شكري‪ .‬م & د‪ :‬حداد‪ .‬م‬ ‫درس‪ :‬االتصال والتحرير اإلداري‬
 ‫جامعة الجزائر ‪ 3‬ماستر عن بعد‪ ،‬تخصص محاسبة‬
‫درس االتصال والتحرير اإلداري‬

‫الفقرة ‪ :2‬وثائق العالقات اإلدارية (غير الرسالة)‪:‬‬

‫هدف الفقرة ‪ :2‬التعرف على مختلف وثائق العالقات اإلدارية‪ ،‬وهي تلك التي تختلف عن الرسائل‬
‫اإلدارية العادية‪.‬‬

‫يقصد بها كل ما تحرره اإلدارة في تسيير شؤونها في إطار المهام المكلفة بها ولتحتفظ اإلدارة بأثر‬
‫مكتوب ترجع إليه عند الضرورة‪ .‬إن هذه الوثائق هي إحدى الضمانات التي تحافظ على استم اررية أداء‬
‫اإلدارة للمهام الموكلة إليها مهما ط أر عليها من تغيرات كمرفق عام (مثل الحركة التي تمس األعوان‬
‫كالترقية والتقاعد واالستقالة والوفاة ‪....‬إلخ )‬

‫باإلضافة إلى هذه األهمية‪ ،‬فان لوثائق العالقات اإلدارية دور إعالمي بين مختلف المصالح اإلدارية‪،‬‬
‫إذ يطلع الموظف رئيسه اإلداري بواسطتها على األوضاع‪ ،‬أو يطلب توجيهات ليتخذ القرار السليم بشأن‬
‫قضية معينة كما أن هذه الوثائق تساعد المسؤولين المركزيين على اتخاذ ق اررات بناء على تلك المعطيات‬
‫والمعلومات الموضوعية المذكورة فيها فضال على ذلك‪ ،‬تعد هذه الوثائق وسيلة إثبات يمكن الرجوع إليها‬
‫عند الضرورة كما سبق ذكره ويمكن حصر وثائق العالقات اإلدارية ("غير الرسالة" ) فيما يلي‪:‬‬

‫أوال‪ :‬المذكرة‪ :‬إن المذكرة هي من الوثائق الهامة في اإلدارة‪ ،‬وهي وثيقة داخلية‪ ،‬تهدف إلى ضمان‬
‫االنسجام بين األعوان في أداء المهام الموكلة إليهم‪ ،‬وتتضمن مقررات من الرئيس اإلداري إلى مرؤوسه‬
‫قصد العمل على تطبيق التعليمات والتوجيهات الصادرة بشأن توحيد طرق العمل وتحسينها‪.‬‬

‫وتعرف المذكرة بأنها وثيقة داخلية ومؤقتة أيضا ألنها ال تستعمل في التعامل مع األشخاص أجانب‬
‫عن اإلدارة‪ ،‬أو بين مصلحة ومصلحة أخرى‪ ،‬وتنتهي بانتهاء العمل الذي صدرت من أجله‪.‬‬

‫وعادة ما تنشر فتلصق في األماكن المخصصة لذلك‪ ،‬لتكون بمثابة إعالن للموظفين أو الزوار‪ ،‬أو‬
‫توزع على جميع األعوان ليطلعوا على محتواها‪.‬‬

‫وتخضع المذكرة في شكلها وضوابطها لنفس القواعد التي تخضع لها المراسلة اإلدارية عامة ن إال أن‬
‫المذكرة تصدر دائما من الرؤساء اإلداريين‪ ،‬وتوجه لألعوان المرؤوسين‪ ،‬كما قد تكون المذكرة فردية‬
‫موجهة لعون بذاته استثناءا‪.‬‬

‫‪6‬‬
‫د‪ :‬شكري‪ .‬م & د‪ :‬حداد‪ .‬م‬ ‫درس‪ :‬االتصال والتحرير اإلداري‬
 ‫جامعة الجزائر ‪ 3‬ماستر عن بعد‪ ،‬تخصص محاسبة‬
‫درس االتصال والتحرير اإلداري‬

‫أما من الناحية الموضوعية‪ ،‬فتتناول المذكرة في معظم األحيان التذكير بالترتيبات والقوانين واإلجراءات‬
‫الواجب إتباعها من طرف األعوان سواء تعلق األمر باالنضباط (كاحترام وقت الدخول والخروج من‬
‫العمل) أو بكيفية تسيير ومعالجة المسائل المطروحة وتوضيح الترتيبات القانونية الواجب تطبيقها‪.‬‬

‫ثانيا‪ :‬عرض الحال‪ :‬هو وثيقة إدارية داخلية‪ ،‬تحرير وتوقع وترفع من المرؤوس إلى الرئيس إلفادته‬
‫بواقعة معينة‪ ،‬تنقل برمتها بال زيادة وال نقصان‪ ،‬أي كل ما سمعه وشاهده المحرر من الحضور والشهود‬
‫العيان‪ ،‬والمقصود بالواقعة المعينة قد تكون اجتماعا أو ندوة أو محاضرة أو ملتقى أو غير ذلك‪.‬‬

‫ومن المعمول به أن يتناول عرض الحال عناصر محددة بالعناية من قبل محرره‪ ،‬وهي تحديد مكان‬
‫وتاريخ وساعة الوقائع‪ ،‬بيان اسم الشخص المشرف ووظيفته‪،‬بيان أسماء المشاركين ووظائفهم‪ ،‬بيان أسماء‬
‫األعوان المتغيبين بعذر‪ ،‬بيان أسماء األعوان المتغيبين بال عذر‪ ،‬بيان المتدخلين والنقاط المثارة‪.‬‬

‫وقد نجد البعض يطلق على عرض الحال تسمية "محضر" فيقول محضر جلسة أو محضر اجتماع‪...‬‬
‫إن هذه التسمية وان كانت جائزة فهي خاطئة‪ ،‬وذلك إذا علمنا أنه توجد فوارق جوهرية تميز "عرض‬
‫الحال" عن "المحضر" كما سيأتي توضيحه‪ ،‬وهذا نموذج عن عرض الحال‪:‬‬

‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫جامعة الجزائر ‪03‬‬

‫‪7‬‬
‫د‪ :‬شكري‪ .‬م & د‪ :‬حداد‪ .‬م‬ ‫درس‪ :‬االتصال والتحرير اإلداري‬
 ‫جامعة الجزائر ‪ 3‬ماستر عن بعد‪ ،‬تخصص محاسبة‬
‫درس االتصال والتحرير اإلداري‬

‫الجزائر في ‪2017/02/09‬‬ ‫كلية العلوم االقتصادية وعلوم التسيير‬

‫اللجنة المكلفة بالملتقيات والندوات‬
‫رقم‪..........‬‬

‫السيد‪......../‬‬
‫إلى‬
‫السيد‪......../‬‬
‫الموضوع‪ :‬عرض حال اجتماع يوم ‪ .......‬المتعلق بالتحضير للملتقى الدولي المقرر يومي‬
‫‪.2017/06/13،12‬‬

‫في عام ألفين وسبعة عشر‪ ،‬من يوم ‪ 09‬من شهر فيفري‪ ،‬انعقد اجتماع على الساعة (‪ )09‬صباحا‬
‫تحت إشراف الدكتور حداد محمد رئيس اللجنة المكلفة بالملتقيات والندوات‪.‬‬

‫حضر االجتماع السادة‪/‬‬

‫الدكتور‪ :‬بن ناصر عبد الحميد‬
‫الدكتور‪ :‬رجراج أحمد‬
‫الدكتور‪ :‬صنهاجي مراد‬
‫الدكتور‪ :‬سعداوي الياس‬
‫اعتذر عن الحضور السادة ‪(/‬مبرر)‬
‫الدكتور‪ :‬مؤمن عبد الرحيم‬
‫الدكتور‪ :‬مبارك نسيم‬
‫تغيب عن االجتماع السادة (غير مبرر)‬
‫الدكتور‪ :‬لعربي رضوان‬

‫أشرف السيد الدكتور حداد محمد على افتتاح االجتماع منوها باألهمية الذي يكتسيه هذا االجتماع‬
‫إلنجاح الملتقى الدولي المقرر يومي ‪ 13،12‬جوان من السنة الجارية‪ ،‬وقدم السيد الدكتور حداد محمد كل‬
‫التوضيحات والكيفيات التي يمكن من خاللها تنظيم وتسيير الملتقى‪.‬‬

‫كما تم تعيين وتكليف أعضاء من اللجنة المكلفة بالملتقيات والندوات تسهر على راحة المشاركين في‬
‫الملتقى وتكليف السيد الدكتور سعداوي الياس ليكون على رأس هذه اللجنة‪.‬‬

‫‪8‬‬
‫د‪ :‬شكري‪ .‬م & د‪ :‬حداد‪ .‬م‬ ‫درس‪ :‬االتصال والتحرير اإلداري‬
 ‫جامعة الجزائر ‪ 3‬ماستر عن بعد‪ ،‬تخصص محاسبة‬
‫درس االتصال والتحرير اإلداري‬

‫كما كلفت لجنة أخرى بالسهر على تسيير سواء من الناحية البيداغوجية أو المادية فمن الناحية‬
‫البيداغوجية كلف السيد الدكتور صنهاجي مراد بجمع وتحضير كل الوثائق والنصوص للمشاركين‪ ،‬وهي‬
‫كالتالي ‪:‬‬

‫‪ -‬تنظيم الملفات التي لها عالقة بهذا الملتقى وضرورة توفيرها للمشاركين‬

‫أما من الناحية المادية فكلف السيد الدكتور مؤمن عبد الرحيم بتنظيم المدرج‪ ،‬إيواء ونقل المشاركين‪.‬‬

‫وفي الختام كلف السيد الدكتور رجراج أحمد بـلجنة التغطية واعداد المحضر العام لسير الملتقى واتفق‬
‫أعضاء اللجنة المكلفة بالملتقيات والندوات بعقد اجتماعات أسبوعية إلى غاية اختتام الملتقى‪.‬‬

‫وبعد أن قدم الحاضرون في االجتماع كل التوضيحات وفتح المجال للمناقشة التي دارت حول بعض‬
‫النقاط المتعلقة بالجانب المادي‪ ،‬وبعد أن تمت التوضيحات‪ ،‬رفعت الجلسة على الساعة الثانية عشر(‪)12‬‬
‫من نفس اليوم والشهر والسنة المذكورين‪.‬‬

‫اسم ولقب ووظيفة محرر عرض الحال‬

‫ثالثا‪ :‬التقريـر‪ :‬هو وثيقة إدارية داخلية مؤقتة تحرر وتوقع وترفع دائما من المرؤوس إلى رئيسه قصد‬
‫إفادة هذا األخير بواقعة معينة أو حدث معين‪ ،‬متبوعا باقتراح أو عدة اقتراحات تستهدف الحصول على‬
‫الموافقة الرئيس اإلداري التخاذ التدابير العاجلة أو اآلجلة‪ ،‬وهذا ما يميز التقرير عن عرض الحال‪ ،‬فهذا‬

‫‪9‬‬
‫د‪ :‬شكري‪ .‬م & د‪ :‬حداد‪ .‬م‬ ‫درس‪ :‬االتصال والتحرير اإلداري‬
 ‫جامعة الجزائر ‪ 3‬ماستر عن بعد‪ ،‬تخصص محاسبة‬
‫درس االتصال والتحرير اإلداري‬

‫األخير يقدم اقتراحات بينما نجد عرض الحال ينقل المعلومات بال زيادة وال نقصان إلى الرئيس وال‬
‫يتضمن اقتراحا معينا لحل المشكالت المطروحة فيه‪.‬‬

‫وعن كيفية تقديم التقرير‪ ،‬فان الصفحة األولى منه تتضمن نفس المعلومات الشكلية التي نجدها في‬
‫مختلف المراسالت اإلدارية‪ :‬الدمغة‪ ،‬والطابع‪ ،‬والتاريخ‪ ،‬واسم الموظف ووظيفته ورتبته‪ ،‬وتاريخ التحرير‪،‬‬
‫والموضوع‪ ،‬والمرجع ونسخ من الوثائق المرفقة إن وجدت أما بخصوص إعداد التقرير فانه يتطلب من‬
‫محرره ما يلي‪:‬‬

‫أ‪ .‬مقدمة‪ :‬تطرح األسباب التي دفعت المقرر إلى إعداد التقرير وتقديمه إلى السلطة المختصة‪.‬‬

‫ب‪ .‬الموضوع أو المحتوى‪ :‬بعد المقدمة التي تكون مختصرة‪ ،‬يتناول مباشرة موضوع التقرير بالطرح‬
‫والتحليل اعتمادا على الدقة والموضوعية والوضوح بشأن القضية المطروحة‪.‬‬

‫ج‪ .‬االقتراحات‪ :‬االقتراح أو االقتراحات تكون منسجمة مع موضوع التقرير حتى تخدمه وتناول موافقة‬
‫الرئيس‪.‬‬

‫والبد من التنبيه والتأكيد على أن محرر التقرير يجب عليه أن يتجنب التكرار وأن يرتب أفكاره‬
‫المطروحة وفق تسلسل منطقي كما يجب أن يرتب حججه المقدمة في التقرير بطريقة منظمة ومقنعة من‬
‫أضعفها إلى أقواها حجة ليكون للتقرير التأثير المرجو على المرسل إليه‪ ،‬كما أن محرر التقرير عليه أن‬
‫يراجع تقريره قبل أن يقدمه إلى الجهة المعينة ن بغية تدارك الخطأ وتفاديه‪.‬‬

‫وكنموذج تطبيقي لكتابة تقرير‪:‬‬

‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫الجزائر في ‪2017/02/03‬‬ ‫والية الجزائر‬

‫‪10‬‬
‫د‪ :‬شكري‪ .‬م & د‪ :‬حداد‪ .‬م‬ ‫درس‪ :‬االتصال والتحرير اإلداري‬
 ‫جامعة الجزائر ‪ 3‬ماستر عن بعد‪ ،‬تخصص محاسبة‬
‫درس االتصال والتحرير اإلداري‬

‫دائرة باب الوادي‬

‫فرع األشغال العمومية‬

‫رقم ‪17/129‬‬

‫تقـريـر‬

‫من المهندس الفرعي سعدي محمد‬

‫رئيس فرع األشغال العمومية‬
‫إلى‬
‫السيد‪/‬رئيس دائرة باب الوادي‬
‫الموضوع‪ :‬احتمال وقوع انهيار مبنى‬

‫المرجع‪ :‬مراسلتكم رقم ‪ 212‬بتاريخ ‪2017/01/18‬‬

‫األوراق المرفقة‪ :‬مخطط بياني لحالة المبنى مدعم بمجموعة صور‬

‫إن موضوع هذا التقرير متعلق بإفادتكم بكل المعلومات طبقا لمراسلتكم المذكورة في المرجع أعاله‪،‬‬
‫والتي تخص الوضعية الحالية للمبنى الكائن بين مدرسة االبتدائية مالك بن رابية‪ ،‬والمدرسة اإلكمالية‬
‫نفيسة‪ ،‬شارع عمر بن خطاب بباب الوادي‪ ،‬وفي نفس الوقت يعرض عليكم االقتراحات المتعلقة‬
‫باإلجراءات الواجب اتخاذها لتفادي هذا االنهيار‪.‬‬

‫إن اإلهمال المطلق للمبنى وقدم بناءه والتقلبات المناخية وسقوط األمطار بغ ازرة‪ ،‬وتجمعها بين جداري‬
‫المبنى بسبب سقوط سقف المبنى تسببت في انشقاقات وتصدع بالغ للجدران‪ ،‬مما يجعل احتمال سقوطها‬
‫وارد في أي لحظة على الطرقات واألرصفة المحاذية كما تبين الصور المرفقة لهذا التقرير‬

‫في الختام أرى أنه من المستعجل جدا إرسال مقاول أو من يقوم مقامه ليقوم باإلجراءات الضرورية‬
‫لترميمه واصالحه‪ ،‬ووضع موانع وحواجز أسفل المبنى لتفادي خسائر بشرية ومادية‪.‬‬

‫إني في انتظار التعليمات واإلجراءات التي ترونها مالئمة لمعالجة هذه الوضعية‪.‬‬

‫اإلمضاء‬

‫( س‪ .‬م) رئيس فرع األشغال العمومية‬

‫‪11‬‬
‫د‪ :‬شكري‪ .‬م & د‪ :‬حداد‪ .‬م‬ ‫درس‪ :‬االتصال والتحرير اإلداري‬
 ‫جامعة الجزائر ‪ 3‬ماستر عن بعد‪ ،‬تخصص محاسبة‬
‫درس االتصال والتحرير اإلداري‬

‫رابعا‪ :‬المحضر‪ :‬المحضر هو وثيقة إدارية لها قوة اإلثبات‪ ،‬تدون فيها وقائع قد سمعها أو شاهدها‬
‫عون مختص من شخص أو عدة أشخاص أدلوا بها إداريا بعين المكان أو عند استدعائهم إلى مقرات‬
‫العمل أو التنقل إلى مكان تواجدهم وتدوين تصريحاتهم في مطبوع رسمي يوقع عليه المعنيون‪.‬‬

‫وكلمة محضر تدل داللة تامة على إثبات حضور الشخص أو األشخاص المعنيين بأنفسهم في المكان‬
‫والزمان لإلدالء بتصريحاتهم بخصوص واقعة أمام السلطة المختصة حسب ما هو ثابت بتلك الواقعة‪.‬‬

‫ويحرر المحضر بتحديد التاريخ بالحروف‪ ،‬ثم اسم صفة الموظف المحرر للمحضر‪ ،‬ويبين بوضوح‬
‫الواقعة والمتسببين فيها‪ ،‬وأسبابها‪ ،‬والنتائج المترتبة عنها‪ ،‬وبيان أسماء الشهود المعنيين إن وجدوا‪.‬‬

‫والمحاضر متعددة اإلشكال والمواضيع نذكر منها ‪:‬‬

‫‪.1‬محضر إثبات واقعة مادية معينة‪ :‬يستعمل من قبل مصالح الدرك الوطني ن أو المصالح الشرطة‪،‬‬
‫أو مصالح الجمارك‪ ،‬أو مصالح حراس الغابات‪ ،‬أو مصالح التجارة والمنافسة واألسعار‪....‬إلخ‬

‫‪.2‬محضر تسليم األشياء حسب الحال‪:‬بالنسبة لتسليم مفاتيح مباني عمومية جاهزة من قبل المقاول‬
‫إلى مدير ديوان الترقية وتسيير العقاري مثال ويوقع من األطراف المعنية‪.‬‬

‫‪.3‬محضر التنصيب‪ :‬الذي يتم بواسطة استالم الموظف مهامه للعمل باإلدارة بعد التوقيع عليه من‬
‫الطرفين "المعني باألمر"من جهة واإلدارة الممثلة في "شخص المسؤول" من جهة ثانية‪.‬‬

‫وتجدر اإلشارة إلى أن المحاضر المحررة من الجهات الرقابية سواء كانت تابعة للضبطية القضائية أو‬
‫للجهات اإلدارية تترتب عنها إجراءات ردعية نتيجة للمخالفات للنصوص القانونية أو التنظيمية‪ ،‬وقد تكون‬
‫في شكل عقوبات إدارية تتمثل في غرامات أو غلق للمحالت التجارية ‪...‬الخ تحددها الجهة المحررة ن أو‬
‫للمحضر‪،‬أو تحال على الجهات القضائية لتفصل فيها ‪.‬ومن أمثلة المحاضر‪:‬‬

‫نموذج عن محضر التنصيب‬

‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫جامعة الجزائر‪03‬‬

‫‪12‬‬
‫د‪ :‬شكري‪ .‬م & د‪ :‬حداد‪ .‬م‬ ‫درس‪ :‬االتصال والتحرير اإلداري‬
 ‫جامعة الجزائر ‪ 3‬ماستر عن بعد‪ ،‬تخصص محاسبة‬
‫درس االتصال والتحرير اإلداري‬

‫كلية العلوم االقتصادية والعلوم التجارية وعلوم التسيير‬

‫مصلحة المستخدمين‬

‫رقم ‪16/210‬‬

‫محضر التنصيب‬

‫بتاريخ التاسع من شهر سبتمبر ألفين وستة عشر (‪ ،)2016/09/09‬نحن عميد كلية العلوم‬
‫االقتصادية والعلوم التجارية وعلوم التسيير لجامعة الجزائر ‪ ،03‬نصرح بتنصيب السيد‪ :‬الهاشمي وليد‬
‫المولود بتاريخ ‪ 1987/10/30‬بالقصبة والية الجزائر‬

‫بناءا على مقرر الترقية إلى رتبة أعلى المؤرخ في ‪2016/02/03‬‬

‫تحت تأشيرة المراقبة المالية رقم ‪ 491‬المؤرخ في ‪2016/06/02‬‬

‫وبعد أن سلمنا له نسخة من القرار المذكور‪ ،‬نصبناه في مهامه بصفة أستاذ مساعد"أ"‬

‫ابتداء من ‪2016/05/04‬‬
‫ً‬

‫الجزائر ‪2016/02/10‬‬

‫توقيع المعني باألمر‬

‫عميد الكلية‬

‫ونظ ار للتشابه الموجود بين كل من عرض الحال‪ ،‬والتقرير‪ ،‬والمحضر فجدول المقارنة التالي يوضح‬
‫الفروق الموجودة بين هذه الوثائق اإلدارية‪:‬‬

‫المحضر‬ ‫التقرير‬ ‫عرض الحال‬

‫‪13‬‬
‫د‪ :‬شكري‪ .‬م & د‪ :‬حداد‪ .‬م‬ ‫درس‪ :‬االتصال والتحرير اإلداري‬
 ‫جامعة الجزائر ‪ 3‬ماستر عن بعد‪ ،‬تخصص محاسبة‬
‫درس االتصال والتحرير اإلداري‬

‫سرد لوقائع معينة من طرف‬

‫دراسة وتحليل لواقعة أو قضية أو الموظف أو العون‪ ،‬سواء شاهدها‬ ‫سرد لوقائع كما جرت بدون تحليل‬
‫أو تفسير أو تعليق يوجه إلى رئيس رسالة معينة يتضمن مالحظات أو سمع عنها أو حقق فيها‪ ،‬يحرر‬
‫على سبيل اإلشعار أو للحفاظ على واقتراحات‪ ،‬يطلب التعليمات ويقدم من طرف هيئات إدارية وأعوان لهم‬
‫صفة الضبطية القضائية طبقا‬ ‫االقتراحات‬ ‫بيانات كتابية للواقعة‬
‫لنصوص قانونية معينة‬
‫أنواع المحضر‬ ‫أنواع التقرير‬ ‫أنواع عرض الحال‬
‫‪ -‬محاضر استالم المهام‬ ‫‪ -‬تقرير حول سلوك شخص‬ ‫‪ -‬عرض حال الواقعة‬
‫‪ -‬محاضر التنصيب‬ ‫‪ -‬تقرير عن التنظيم الجديد‬ ‫‪ -‬عرض حال حادث‬
‫‪ -‬محاضر اللجان المشكلة‬ ‫‪ -‬تقرير نتيجة مهمة‬ ‫‪ -‬عرض حال عن مهمة‬
‫‪ -‬محاضر رسمية‬ ‫‪ -‬تقرير نتيجة التحقيق‬ ‫‪ -‬عرض حال اجتماع عمل‬
‫‪ -‬محاضر التحقيق‬ ‫‪ -‬تقرير حول قضية‬ ‫‪ -‬عرض حال مناقشة‬
‫‪ -‬تقرير سنوي حول الميزانية‬

‫ملخص المقطع ‪:3‬‬

‫‪ -‬تتمثل المراسالت اإلدارية في‪ :‬المراسالت بين المصالح (الرسالة المصلحية‪ ،‬رسالة التذكير‪ ،‬رسالة‬
‫التنبيه‪ ،‬رسالة التحويل‪ ،‬جدول اإلرسال)‪ ،‬والمراسالت اإلدارية ذات الطابع الشخصي‪ ،‬والمراسالت‬
‫الشخصية ذات الطابع اإلداري‪.‬‬
‫‪ -‬أما وثائق العالقات اإلدارية (غير الرسالة) فتتمثل في‪ :‬المذكرة‪ ،‬عرض الحال‪ ،‬التقرير‪ ،‬المحضر‪،‬‬
‫أن هناك اختالفات من حيث المضمون والجهة المنوطة‬
‫ورغم التشابه الموجود بين هذه الوثائق إالّ ّ‬
‫بإعدادها‪.‬‬

‫‪14‬‬
‫د‪ :‬شكري‪ .‬م & د‪ :‬حداد‪ .‬م‬ ‫درس‪ :‬االتصال والتحرير اإلداري‬