Professional Documents
Culture Documents
م2 محاضراتي في تقنيات الاتصال Copie
م2 محاضراتي في تقنيات الاتصال Copie
التعميمة ىي وسيمة قانونية يستعمميا الرئيس اإلداري لتنظيـ قطاعو وتوجيو المستخدميف فيو ،وتفصيؿ مسائؿ
قد ورد ذكرىا بصفة مختصرة في المراسيـ والق اررات الو ازرية.
وتتضمف أوامر وتوجييات وبيانات وايضاحات كتابية (وقد تكوف شفوية) توجييا سمطة إدارية إلى مرؤوسييا
لتحديد طرؽ وكيفيات تنفيذ المياـ المنوطة بيـ .وىي وثيقة إدارية داخمية تصدر عف سمطة إدارية عميا بمعنى
مف الرئيس اإلداري إلى المرؤوس وىي ال توجو إلى شخص واحد وانما إلى كافة الموظفيف في اإلدارة
المعنية.
وتعد التعميمات مف الناحية القانونية بمثابة إجراءات النظاـ الداخمي ،أي ال صالحية ليا إال داخؿ اإلدارة ،وال
يمكف معارضتيا.
تحريرها:
تحرر التعميمة في شكؿ رسالة إدارية تخمو مف ضيغ المجاممة ويبقى معموؿ بيا ما لـ يتـ إلغاءىا أو تعديميا.
فاليدؼ مف تحريرىا ىو إعطاء توجييات في مجاؿ مف المجاالت ،ويتـ نشرىا عمى نطاؽ واسع في المصالح
المركزية وقد تكوف التعميمة في أحد األشكاؿ التالية:
تعميمة رقـ........بتاريخ........تتعمؽ بتطبيؽ........ويكوف ىذا الموضوع غالبا مرجعا لمنص القانوني الذي
يبررىا أو يعمميا.
حمارضات :تلٌيات الإتصال. د .حياة كزادري.
والتعميمات تكوف قابمة لمنشر في الجريدة الرسمية مف غير حاجة إلى قرار وزاري ،وذلؾ عندما يكوف
موضوعيا مجرد إبالغ الموظفيف المختصيف وحتى الجميور ببعض كيفيات التطبيؽ الخاصة بتقنيف عاـ .كما
أف التعميمة ال تحتوي عمى صيغة اإلرساؿ،أما التاريخ فيوضع فوؽ التوقيع وعمى النحو التالي:
حرربػ.....بتاريخ......
وبما أف التعميمات تعد عمى العموـ تمديدا قانونيا لعمؿ تنظيمي فإنيا تنشر غالبا في الجريدة الرسمية مما
يدعـ طابعيا الحتمي واإللزامي ،وتخضع التعميمة لجميع عناصر التقديـ المادي التي تطبؽ في مجموع
الوثائؽ اإلدارية وىي:
-الدمغة ( وىي ضريبة تفرضيا الدولة عمى أنواع معينة مف المعامالت التي تتضمنيا وثائؽ مكتوبة ،وتتخذ
عادة شكؿ طابع بقيمة معينة يمصؽ عمى الوثيقة).
-رقـ التسجيؿ.
-بياف المرسؿ إلييـ إذا كانت موجية إلى المسؤوليف أو أشخاص معينيف مثال:
-الموضوع.
-المرجع(عند اإلقتضاء).
-نص التعميمة.
-المكاف والتاريخ.
حمارضات :تلٌيات الإتصال. د .حياة كزادري.
-اإلمضاء.
المكاف والتاريخ........
الطابع.....
الرقـ....../.....:
حررفي........بتاريخ......
الختـ والتوقيع
حمارضات :تلٌيات الإتصال. د .حياة كزادري.
ىو وثيقة إدارية إخبارية تحرر وتوقع وترفع مف المرؤوس إلى الرئيس إلعالمو بواقعة معينة ،تنقؿ بشكؿ
مفصؿ كما ىي بال زيادة وال نقصاف ،بحيث يعطي لمرئيس اإلداري معرفة حقيقية عف الواقعة بكؿ أبعادىا.
فيو وثيقة إدارية تسرد وتروي بكيفية مفصمة ما قيؿ أو ما تـ فعمو بمناسبة حادث معيف ،أو قد يعرض حالة
معد إلخبار رئيس إداري وقد يقصد منو
معينة أو نشاط معيف أو مناقشة دارت أثناء اجتماع ما .وىو ّ
المحافظة عمى أثر مكتوب فقط ،حوؿ ما قيؿ أو تـ فعمو في مناسبة ما مثؿ إعداد عرض حاؿ عف حادث
معيف داخؿ المؤسسة.
شكمه:
يكوف تحرير عرض الحاؿ بطمب مف الرئيس أو بشكؿ تمقائي ،ويصاغ بأسموب التقرير اإلداري أو بشكؿ
تمقائي ،ويصاغ بأسموب التقرير اإلداري ال أنو ال يتضمف توصيات أو إقتراحات.
العرض :ويتناوؿ فيو المحرر الوقائع واألحداث بالتفصيؿ مراعيا الدقّة في الوصؼ والموضوعية التامة في
العرض.
خاتمة :يذكر فييا ما تـ اتخاذه مف ق اررات أو إجراءات أو النتائج واآلثار المتر ّتبة عف الحدث أو الواقعة أو
الميمة أو اإلجتماع.
يدوف مكاف وتاريخ تحرير عرض الحاؿ في ختاـ الوثيقة وتذكر الصفة
أمثمة توضيحية عن عرض الحالّ :
الوظيفية واإلسـ الشخصي لصاحب التوقيع.
حمارضات :تلٌيات الإتصال. د .حياة كزادري.
الرقـ....../.....
الموضوع :عرض حاؿ حوؿ تقييـ البرنامج الخماسي لمتنمية لوالية تيبازة.
في إطار تقييـ عممية تنفيذ برنامج التنمية لوالية تيبازة ،يشرفني أف أقدـ لكـ عرضا شامال لممشاريع المنجزة
والتي ىي في طور اإلنجاز ،وذلؾ في المياديف التالية:
حرربػ...........في............
الختـ والتوقيع
حمارضات :تلٌيات الإتصال. د .حياة كزادري.
ثانوية............
العرض(:نص الموضوع) ونذكر فيو ظروؼ ومالبسات الحادثة ،والضحايا والشيود إف وجدوا ،ثـ النتائج التي
أسفرت عمييا الحادثة .
الجممة الختامية :وتتضمف اإلستنتاجات العامة وتجدر اإلشارة إلى وجوب معالجة كؿ نقطة بوضوح ودقة
تجنبا لمغموض والمبس في شرح وتفسير األحداث.
حرربالجزائر في 2أفريؿ.2020
مثاؿ ذلؾ:
اجتمعت المكمّفة بالتكويف المتخصص في التاسع والعشريف مف شير نوفمبر سنة ألفيف وثمانية عمى الساعة
التاسعة صباحا ،بمقر..........وبرئاسة السيد...........:مدير............وذلؾ لدراسة المسائؿ المتعمّقة
بالتكويف المتخصص لمسنة التكوينية 2009/2008:وقد حضر اإلجتماع:
سير اإلجتماع:
ينبغي أف يكوف عرض الحاؿ مختص ار قدر اإلمكاف دوف غموض ،ويتعيف عمى محرر عرض الحاؿ أال يذكر
تجنبا لكؿ ما مف شأنو أف يعرقؿ السير الحسف
مع اسـ المتدخؿ إال التدخالت المفيدة والمتعمقة بالموضوعّ ،
حمارضات :تلٌيات الإتصال. د .حياة كزادري.
جممة ختامية :وأخي ار ينتيي عرض الحاؿ دائما بجممة ختامية وىي كما يمي:
وبعد اإلنتياء مف دراسة ومناقشة النقاط الواردة في الموضوع(أو في جدوؿ األعماؿ) رفعت الجمسة عمى
الساعة الواحدة زواال.
مالحظة هامة:
عرض الحال الخاص باإلجتماع يشبه إلى حد كبير محضر اإلجتماع من حيث التقديم ،لذلك فالمتداول في
اإلدارات الجزائرية هو محضر اإلجتماع ونادرا ما تستعمل عبارة عرض حال اإلجتماع.
فيي األداة المستخدمة لمتواصؿ أو ربط عالقات بيف اإلدارة وأشخاص آخريف طبيعييف أو
اعتبارييف(المؤسسات والجمعيات) ،أو لإلتصاؿ مع المصالح اإلدارية األخرى.
أهدافها:
تيدؼ الرسالة اإلدارية إلى إيصاؿ أفكار أو معمومات ال يمكف أو ال ينبغي إيصاليا شفييا ،وعميو يمكف
التمييز بيف نوعيف مف الرسائؿ اإلدارية :الرسائؿ اإلدارية بيف المصالح والرسائؿ اإلدارية ذات الطابع
الشخصي.
ويستخدـ المحرر اإلداري عددا مف الصيغ والتعابير في الرس الة بيف المصالح غير تمؾ التي يستعمميا في
الرسالة ذات الطابع الشخصي ،ويرجع ذلؾ الختالؼ طبيعة العالقة التي تربط بيف المصمحة المرسمة والجية
المرسؿ إلييا.
وعميو تستخدـ الرسائؿ اإلدارية ألغراض وأىداؼ متنوعة نوردىا فيما يمي:
* رسالة اإلحالة Lettre de Transmission :يستعمؿ ىذا النوع مف الرسائؿ لتبميغ وثيقة أو ممؼ إلى
الغير.
* رسالة التذكير Lettre de Rappel :تيدؼ رسالة التذكير إلى دعوة المرسؿ إليو إلى القياـ بعمؿ طمب
منو سمفا أو الرد عمى رسالة لـ يرد عمييا في األجؿ المحدد أو المعقوؿ.
حمارضات :تلٌيات الإتصال. د .حياة كزادري.
* رسالة اإلخطار Lettre de Mise en Demeure :توجو إلى شخص بغرض إلزامو بإنجاز عمؿ أو
المتغيب عف منصب عممو إللزامو بالعودة في أجؿ محدد ،أو
ّ االمتثاؿ ألمر ،كما ىو الشأف في إخطار
ممتنع عف دفع مستحقات معينة أو غيرىا.
إخطار ّ
أهميتها:
تحتؿ الرسالة اإلدارية مكانا ىاما في النشاط اإلداري ،فيي تم ّكف المصالح العمومية مف االتصاؿ مع بعضيا
البعض أو مع األفراد .وقد تكوف الرسالة مكتوبة أو شفوية ،وىي ال تزاؿ تحتفظ بأىميتيا رغـ تطور وسائؿ
االتصاالت والمواصالت مف ىاتؼ وفاكس وتمكس وأنترنيت وبريد إلكتروني...إلخ ،فيي األداة األكثر
استعماال في العالقات اإلدارية وال يمكف اإلستغناء عنيا ميما تطورت ىذه الوسائؿ عبر الزمف.
أنواعها:
وىي الرسالة التي تكوف متبادلة بيف مصمحتيف عموميتيف مف إدارة مركزية إلى إدارة مركزية أخرى ،أو مف
إدارة مركزية إلى إدارة ال مركزية مثال:
* إلى إدارة مركزية :و ازرة التعميـ العالي والبحث العممي إلى و ازرة التربية الوطنية.
* إلى إدارة ال مركزية :وزير التعميـ العالي والبحث العممي إلى رئيس جامعة الجزائر.3
ويذكر في الرسالة اإلدارية ذات الطابع الرسمي صفة المرسؿ وصفة المرسؿ إليو ،وىي ال تقتضي أبدا عبارة
النداء وال عبارة المجاممة ،ويمكف ذكر عبارة اإلحتراـ في بداية الرسالة بمعنى مقدمتيا.
ويراعى في تقديميا :الدمغة -رقـ التسجيؿ -المكاف والتاريخ -بياف المرسؿ -بياف المرسؿ إليو -السمـ
اإلداري(إف وجد) -الموضوع -المرجع(إف وجد) -نص الرسالة -اإلمضاء.
حمارضات :تلٌيات الإتصال. د .حياة كزادري.
المحررة مف قبؿ اإلدارة ،وىي ال تختمؼ كثي ار مف ناحية تقديميا المادي عف الرسائؿ اإلدارية
ّ وىي الرسالة
ذات الطابع الرسمي إال ببعض العبارات ،كعبارة النداء وعبارة المجاممة.
كأف تبتدئ الرسالة اإلدارية ذات الطابع الشخصي بمناداة المرسؿ إليو باستعماؿ كممات مثؿ:
وقد تستعمؿ عبارات النداء حسب مكانة المرسؿ إليو كػأف نقوؿ:
كما أف الرسالة اإلدارية ذات الطابع الشخصي تنتيي دائما بعبارة مجاممة في النياية وىي تختمؼ باختالؼ
الشخصية المرسؿ إليو كأف نقوؿ:
خصوصا في المراسالت المتبادلة بيف اإلدارة واألشخاص أو بيف األشخاص واإلدارة ،وليس بيف المصالح
اإلدارية.
شكمها:
يراعى فييا :الدمغة -رقـ التسجيؿ -المكاف والتاريخ -بياف المرسؿ -بياف المرسؿ إليو -السمـ اإلداري(إذا
كاف الشخص موظفا) -الموضوع -المرجع -عبارة النداء -نص الرسالة -مع إضافة عبارة المجاممة في نياية
الرسالة -اإلمضاء.
يراعى فييا:
* المكاف والتاريخ.
* الموضوع.
* المرجع(إف وجد).
* عبارة النداء.
حمارضات :تلٌيات الإتصال. د .حياة كزادري.
اإلمضاء.
-1مهارة التحدث:
التحدث ىي تمؾ العادات الشفيية المنطوقة في مختمؼ المواقؼ االجتماعية مثؿ تبادؿ األفكاروالحوار
واستعماؿ الياتؼ واالجتماعات وغيرىا مف المواقؼ .ويعرؼ عمى أنو فف استخداـ الكممة استخداما مؤث ار في
مجاالت االتصاؿ بالجماىير المختمفة .فالتحدث يساعد عمى تحديد جوانب الموضوع المطروح مع القدرة عمى
صياغة العبارة وعرض الفكرة مع القدرة عمى مخاطبة الجميور والمشاركة في الحوار وادارة الندوة ،والقدرة عمى
إبداء المالحظة واألدلة والشواىد واألمثمة ،فيجب أف يكوف الشخص المرسؿ قاد ار عمى الكالـ والتحدث بفعالية
مع اآلخريف ،وعمييتجنب الوقوع في األخطاء أثناء الحديث وتوجيو األسئمة إلى المستمع بطريقة تساعده
وتم ّكنو مف إيصاؿ معموماتو ورسالتو بشكؿ فعاؿ وصحيح.
ولكي يتم ّكف المرسؿ مف التحدث بفعالية إلى المستقبؿ يجب عميو مراعاة النقاط التالية:
تتضمنو الرسالة.
ّ * معرفة جيدة لممحتوى الذي
* القدرة عمى معرفة الرموز واإلشارات غير المفظية التي تصدر عف المستقبؿ والتي يعبر عنيا بتعبيرات
جسدية وايماءات.
فعمى المتحدث أف يعتمد في كالمو عمى الكممات ذات الوزف الكبير أثناء التحدث والوقع الكبير عمى أذف
المستمع ومف أمثمة ذلؾ ما يمي:
* ما ىي وجية نظرؾ.
* شك ار لؾ.
* نحف.
لمتحدث إلى اآلخريف نحتاج إلى عوامؿ مساعدة لنجاح تمؾ الميارة وتتمثؿ فيما يمي:
-1الثقة بالنفس :يحتاج مف يقؼ أماـ اآلخريف لمتحدث إلى الثقة بالنفس ،والقدرة عمى التفكير بيدوء وبإمكاف
أي كاف تنمية ثقتو بنفسو.
-2الرغبة القوية في التحدث :عند امتالؾ المتحدث لرغبة قوية في التحدث سينعكس ذلؾ عمى تعابيره التي
تكوف بشكؿ أفضؿ وتمتاز بالحماسة والتفاعؿ مع موضوعو بطريقة أفضؿ وينعكس ذلؾ عمى المستمع.
-3اإلعداد :عمى المتحدث أف يقوـ بإعداد حديثو بحيث يكوف الرأي والتفكير فيو جيد.
وعميو وبناء عمى ما سبؽ فالتحدث ميارة مركبة مف مجموعة عناصر متكاممة وىي إتقاف المغة والقدرة عمى
التالعب باألساليب والمرونة في توظيفيا وتبديؿ مواقع الكالـ وسيولة اإلنتقاؿ مف فكرة إلى أخرى ،فضال عف
القدرة عمى توظيؼ إيماءات الوجو وحركات اليديف والجسد في أداء المعنى وتوكيده.
وتعد ميارة التحدث عنص ار مكمال لميارة اإلستماع ،حيث أنو ال يمكف أف تتـ عممية التواصؿ مف دوف
متحدث(المرسؿ) ومستمع(المستقبؿ).
ىناؾ فرؽ بيف اإلستماع والسماع ،فاإلستماع كممة ترادؼ اإلنصات والفيـ والنقد في حيف السماع ىو مجرد
استقباؿ األذف لمذبذبات الصوتية مف مصدر معيف دوف إعارتيا انتباىا مقصودا ،فالسماع ىو عممية بسيطة
تعتمد عمى استعداد وقدرة األذف عمى التقاط الذبذبات الصوتية وىو أمر فطري.
أما اإلستماع فيو فف يشتمؿ عمى عممية معقدة يعطي فيو المستمع اىتماما خاصا ومحاولة فيـ مدلوؿ
الرسالة يتـ فيو إدراؾ الرسالة المتضمنة في رموز معينة عف طريؽ تفاعميا مع خبرات المستمع ومعارفو،
فاإلستماع إذف ىو إدراؾ سمعي وفيـ وتحميؿ وتفسير ونقد وتقويـ لممادة المسموعة في ضوء معايير معينة
يمتمكيا المستمع.
واإلنصات ىو تركيز اإلنتباه عمى ما يسمعو الفرد مف أجؿ تحقيؽ ىدؼ معيف فيو اإلستماع ،والفرؽ بيف
اإلنصات واإلستماع ىو في الدرجة وليس في طبيعة األداء ،فاإلنصات استماع مستمر.
* التفسير.
والمقصود بميارة اإلستماع ىنا ىو اإلنصات ،وىو أكثر دقة وأقرب إلى الوصوؿ إلى اليدؼ مف ميارة
اإلستماع ،فيي ميارة اإلنصات إلى الرموز المنطوقة ثـ تفسيرىا .وىي تيدؼ إلى أف تكوف قاد ار عمى فيـ
المتحدث مع السرعة في فيـ المسموع ،والسرعة ىنا مطموبة بشكؿ أكبر مف بقية الميارات(الكتابة والقراءة)
ألف المستمع ال يجد لنفسو فرصة ألف يعاود كممة فاتتو أو يقؼ عند جممة ليمعف النظر في معناىا ،فيو ال
حمارضات :تلٌيات الإتصال. د .حياة كزادري.
يممؾ التحكـ في سرعة المتحدث ،لذلؾ ال بد مف تنمية بعض ميارات اإلستماع الالزمة لتمقي الرسالة مف قبؿ
المستمع ومنيا:
يميز المادة األساسية ذات الصمة الوثيقة بالموضوع مف المادة غير األساسية.
* أف ّ
* أف يستمع في ضوء خبراتو السابقة ويحمؿ ويفند ما يراه خاطئا مما يقاؿ.
بتذوؽ واستمتاع.
* أف يستمع ّ
ولإلستماع أىمية كبيرة في تحصيؿ المعمومات والمعارؼ وكذلؾ في التعرؼ عمى كؿ جديد مف معمومات
وأخبار وآراء ممقاة في الندوات والمحاضرات واإلجتماعات.
التعود عمى آداب الحوار ومنيا حسف اإلصغاء لممتكمـ واحتراـ اآلخر وأخذ حديثة باىتماـ وتوقير.
* ّ
التعود عمى الحكـ عمى النص المسموع بالتحميؿ والتقويـ في ضوء المعايير المحددة والخاصة بالموضوع.
* ّ
التعود عمى التقاط أوجو التشابو واإلختالؼ بيف اآلراء المطروحة في النص المسموع.
* ّ
أنواع اإلستماع:
اإلستماع اليقظ :ويحتاج إليو الفرد في المواقؼ التي تحتاج إلى الدقة والفيـ وفي مواقؼ التوجييات
والتعميمات ،مثؿ قاعات الدرس والمحاضرات.
اإلستماع المستجيب :ويكوف فيو المستمع مشتركا في الحديث ،فيو يستمع إلى ما يقاؿ ويبدي رأيو
فيو مثؿ المناقشات.
اإلستماع التحميمي :وىو النوع الذي يحتّؿ ذىف المستمع عندما يفكر فيما يقاؿ ،فقد يكوف ضد أفكاره
ومعموماتو حيث يقوـ المستمع بتحميؿ ما سمع إلبداء وجية نظره.
اإلستماع مف أجؿ الحصوؿ عمى معمومات :ويعتمد عميو الفرد لمحصوؿ عمى أفكار ومعمومات مف
المتحدث.
اإلستماع الناقد :ويترتب فيو عمى المستمع أف يكوف منتبيا جيدا لما يقاؿ لكي يستطيع أف يناقش
ويبدي رأيو فيما سمع بناء عمى خبراتو وبأسموب عممي.
فميارة اإلستماع تعني قدرة المستقبؿ عمى التركيز حوؿ محتوى الرسالة وفيميا جيدا وتمر بالمراحؿ
التالية :اإلنصات والتفسير واإلستيعاب والتذكير والتقييـ واإلستجابة( التي قد تكوف لفظية أو غير لفظية
أو شعورية).
وىي مجموعة الرموز واإلشارات والحركات واإليماءات التعبيرية التي توحي إلى معاف متفؽ عمييا مف طرؼ
مجموعة مف الناس ،وتستخدـ ىذه الميارة لتوضيح فكرة ما دوف التعبير عنيا لفظيا أي بالكالـ ،ومف أىـ
أنواع ىذه الميارات االتصالية غير المفظية :النواحي الصوتية المصاحبة لمكالـ (نبرات الصوت) ،اإلنصات
بالنظرات ،الحركات الصامتة ،ووضع الجسد وغيرىا مف التي تـ التطرؽ ليا في محور سابؽ.
مفهوم المقابمة:
المقابمة ىي تبادؿ المعمومات بيف شخصيف مثؿ صاحب العمؿ والمرشح لوظيفة أو منصب عمؿ .فيي المقاء
الذي يتـ بيف مسؤوؿ أو أكثر مف المنشأة مف جية وبيف المرشح (المتقدـ) لشغؿ وظيفة مف جية أخرى،
وذلؾ لغرض تقييـ مدى صالحية المرشح لشغؿ الوظيفة.
-تمكيف صاحب العمؿ مف تقويـ شخصية المرشح وتوجييو نحو المنصب المناسب.
وىو النوع األكثر شيوعا وىو عبارة عف مقابمة وجيا لوجو مع أحد أعضاء الشركة التي تقدـ المرشح لمعمؿ
فييا .يمكف أف يكوف ىذا الشخص مدير عاـ الشركة ،أو مدير القسـ أو مدير فريؽ العمؿ ،أو مدير الموارد
البشرية وىذا يعتمد عمى حجـ الشركة.
-2المقابمة الهاتفية:
قد تقترح الشركة عمى المرشح لموظيفة إجراء مقابمة بالياتؼ فبعض الشركات تستخدـ المقابمة الشخصية
الياتفية كوسيمة أولى الختيار المتقدميف واستبعاد الضعفاء منيـ في المراحؿ األولى.
-3المقابمة مع لجنة:
تستخدـ المقابالت مع المجنة عندما تسعى الشركة إلى تعييف موظفيف لوظائؼ عميا ،كما يستخدـ ىذا النوع
غالبا بعد إجراء المقابمة الشخصية األولى مع مدير الموارد البشرية ،كما أف ضيؽ الوقت يمكف أف يجعؿ
عددا مف أعضاء اإلدارات الذيف يرغبوف في مقابمة المرشحيف يفعموف ذلؾ معا في جمسة واحدة .وغالبا ما
يتراوح عدد أعضاء المجنة مف اثنيف إلى أربعة أعضاء يقوموف بإجراء المقابمة الشخصية مع كؿ مرشح عمى
حدة.
وتشير الدراسات إلى أف المسؤوؿ عمى المقابالت قد يتخذ قرار التوظيؼ خالؿ أوؿ 5دقائؽ مف المقابمة لذلؾ
فإف اإلنطباعات األولية ضرورية جدا ،وبأف اإلنطباع الذي يخمقة المرشح في أوؿ 60ثانية قد يكوف أساسيا
في جعؿ الجو مناسبا لتبادؿ الحديث مع صاحب العمؿ أو مف يقوـ مقامو في المقابمة.
-1أسئمة أدائية :وتيدؼ إلى جمع المعمومات حوؿ أداء المرشح في السابؽ ،ألنو يعد مؤش ار جيدا عمى
أدائو مستقبال .وتبدأ مثؿ ىذه األسئمة بكممات مثؿ:
اعط مثاال عن /...أو اشرح عن موقف عندما /أو أخبر ماذا فعمت لحظة....
العمؿ تحت الضغط /التعامؿ مع المواقؼ الصعبة /القدرة عمى التفكير اإلبتكاري /حؿ المشكالت /القيادة/
اتخاذ القرار /القدرة عمى وضع سمـ باألولويات.
-2أسئمة افتراضية:
تستيدؼ تحديد قدرتؾ عمى التعامؿ مع مواقؼ حقيقية قد تواجيؾ في العمؿ ،وىو يتطمب امتالكؾ فيما جيدا
لمتطمبات الوظيفة المعروضة.
-3أسئمة المهارات:
وىي مجموعة أسئمة سيطرحيا صاحب العمؿ لمتأكد مف امتالؾ المرشح لمميارات العممية الضرورية لتنفيذ
المياـ المطموبة وتعتمد ىذه األسئمة عمى طبيعة الوظيفة المعروضة.
-4أسئمة تقميدية:
وىي أسئمة مألوفة تتعمؽ بالتعميـ والشيادات والخبرات العممية وبعض األسئمة الشخصية حوؿ الغاية واألىداؼ
العممية واليوايات والتجارب الرئيسية في الحياة ومف األمثمة عمييا:
-أف يطمب منؾ التكمـ عف نفسؾ بشكؿ موجز/أو أف تقوـ بوصؼ مؤىالتؾ التعميمية وانجازاتؾ المينية
وأىدافؾ العممية /أو أف تصؼ مؤىالتؾ لموظيفة المقترحة واإلسيامات التي يمكنؾ تقديميا لممؤسسة.
-ما الراتب الذي تتوقعو؟ وفي ىذه الحالة بدؿ اإلجابة يفضؿ إعادة السؤاؿ مرة أخرى عمى القائـ بالمقابمة
كأف تقوؿ :ال أعمـ ،ما الراتب الذي قررتموه ألفضؿ مرشح؟ .دع صاحب العمؿ يقدـ العرض أوال ثـ قـ
بالتفاوض معو حوؿ الراتب والحوافز.
لغة الجسد تساعد في بناء انطباع األلفة لدى الشخص الذي ستقابمو ومف أسيؿ الطرؽ لذلؾ ىو اتخاذ نفس
وضعو في الجموس ،مع الحفاظ عمى القدر المناسب مف التواصؿ البصري أثناء إجراء المقابمة مما يساعد
عمى بناء األلفة.
-إرتداء مالبس غير رسمية -الحضور بدوف استعداد -الحديث عف التاريخ الشخصي.
-عدـ إظيار الحماسة واإلحترافية -سؤالؾ الشخص الذي ُيجري معؾ المقابمة عف الشركة وعف الوظيفة
-اإلستفسار عف الراتب والمزايا اإلضافية -عدـ اإلجابة عندما تُسأؿ ىؿ لديؾ أسئمة -عدـ الثقة في
النفس -التحقؽ مف الوقت باستمرار.
وعمى اعتبار أف حسف إدارة اإلجتماعات ميارة فيي قابمة لإلكتساب والتطوير مف أجؿ تدريب وتكويف
العنصر المؤىؿ لذلؾ .ويعد نجاح إدارة اإلجتماعات مف العوامؿ والمتطمبات التي ال بد منيا لنجاح العمؿ
حمارضات :تلٌيات الإتصال. د .حياة كزادري.
اإلداري .وذلؾ مف خالؿ التحضير المسبؽ واإلستعداد لتوجيو األمور والسيطرة عميو مف خالؿ خطوات
محددة لمتأكد مف فاعمية اإلجتماع وتحقيقو ألىذافو ،ليذا قمنا فف إدارة اإلجتماعات ألنو ضروري يجب عمى
اإلداري الناجح إتقانو.
مفهوم اإلجتماعات:
يعرؼ اإلجتماع بأنو عبارة عف تجمع شخصيف أو أكثر في مكاف معيف لمتشاور وتبادؿ اآلراء حوؿ
موضوع معيف واإلدارة الفعالة والناجحة لإلجتماع ىي التي تجعؿ منو طريقة لتحقيؽ األىداؼ المرجوة منو في
أقؿ وقت ممكف وبرضا غالبية المجتمعيف .فمف خالؿ اإلجتماعات في المنظمة يتـ تبادؿ الخبرات
والمعمومات بيف العامميف والمسؤوليف ،كما تعطي الفرصة لمجميع لممشاركة في اتخاذ القرار مما يكرس روح
الفريؽ وتحمؿ المسؤولية .وعميو تتمثؿ أركاف اإلجتماع في وجود عدد محدد مف الناس يتفاعموف معا لتحقيؽ
أىدافا معينة ،وبتوافر اإلمكانيات المادية المالئمة.
أهمية اإلجتماعات:
-2تحسف في صنع القرار ألف اإلجتماعات تنتج غالبا قررات جماعية وبالتالي أكثر موضوعية بسبب تعدد
وجيات النظر فيي تتيح لكؿ حاضر في اإلجتماع المشاركة في صنع القرار.
-3رفع الروح المعنوية لألعضاء المشاركيف بسبب مشاركتيـ في عممية صنع القرار ميما كانت رتبتيـ أو
منصبيـ ( في حاؿ كاف اإلجتماع فعاال).
-4توفر اإلجتماعات التفاعؿ والتواصؿ والنقاش بيف األفراد المشاركيف في اإلجتماع مف كافة اإلختصاصات
والخبرات واتاحة الفرصة لمتعبير عف الرأي وايصاؿ المعمومات والبيانات واإلحتكاؾ بيف مختمؼ األفراد ميما
كانت خبرتيـ مما يؤدي إلى تبادؿ الخبرات والميارات.
-5تساىـ اإلجتماعات في التعرؼ عمى مختمؼ المشكالت والصعوبات التي تواجو إنجاز األعماؿ مبك ار مما
يساعد عمى التخطيط ليا ومعالجتيا.
حمارضات :تلٌيات الإتصال. د .حياة كزادري.
-6تبث اإلجتماعات روح االنفتاح بيف مختمؼ المستويات مما يعزز العالقات اإلنسانية بيف األعضاء
ويكرس روح الفريؽ بينيـ.
أنواع اإلجتماعات:
* اجتماعات تبادؿ المعمومات ،والغرض منيا تبادؿ المعمومات الخاصة بموضوع ما بيف العامميف مما يوفر
لممنظمة الوقت والجيد أفضؿ مما لو تـ العمؿ بصورة فردية.
* اجتماعات اتخاذ الق اررات ،وىي اإلجتماعات الخاصة باتخاذ الق اررات في القضايا اليامة.
* اجتماعات البحث والدراسات ،والغاية منيا التباحث والتدارس مف خالؿ تكويف أكثر مف مجموعة عمؿ،
وكؿ مجموعة تكمّؼ ببحث ودراسة جانب جزئي مف الموضوع العاـ.
* اجتماعات طارئة وىي التي تدعو إلييا حاجة طارئة غير متوقعة وال متضمنة في خطط المنظمة.
* اجتماعات بروتوكولية ،وىي مظيرية شكمية احتفالية إعالمية وىي اجتماعات غير منتجة.
أ -اجتماعات دورية :وىي التي تعقد بصورة دورية سواء أسبوعية أو شيرية أو سنوية...إلخ ،ويغمب عمييا
الطابع الرسمي ومف أمثمتيا المجاف الدائمة والمجالس في اإلدارة الحكومية والشركات.
ب -اجتماعات غير دورية :وىي التي تعقد كمما دعت الحاجة إلييا لبحث مشكالت أو موضوعات طارئة،
وليس ىناؾ وقت محدد لعقدىا.
حمارضات :تلٌيات الإتصال. د .حياة كزادري.
أ -اجتماعات رسمية :وىي التي يتحكـ في تكوينيا وفي سير إجراءاتيا قوانيف وأنظمة محددة داخؿ المنظمة.
ب -اجتماعات غير رسمية :وىي التي ال يحكـ تكوينيا قوانيف أو أنظمة محددة ،وىي تتسـ بالسيولة
والمرونة وال قواعد ليا حوؿ كيفية اتخاذ القرار ،ويمكف مف خالليا تحقيؽ ما يمي:
* التوصؿ إلى دراسات كاممة وشاممة ومتأينة لمق اررات المتعمقة بموضوع اإلجتماع ،وذلؾ مف خالؿ تنوع
خبرات وتخصصات األعضاء ونقاشاتيـ وتبادؿ خبراتيـ.
* التوصؿ إلى ق اررات جماعية تتسـ بالنضج والعمؽ والصدؽ والموضوعية عكس الق اررات الفردية التي تعتمد
بالتحيز والمصالح الشخصية.
ّ عمى قدرات شخصية وتتسـ أحيانا
* التنسيؽ بيف مختمؼ أوجو األنشطة والجيود بيف اإلدارات واألقساـ داخؿ المنظمة الواحدة.
* إتاحة الفرصة لمموظفيف حديثي الخبرة لإلحتكاؾ بمف ىـ أقدـ منيـ خبرة وممارسة وتجربة.
* إتاحة الفرصة لمقادة اإلدارييف والمشتركيف في اإلجتماع لتوصيؿ آرائيـ وتوجيياتيـ ووجيات نظرىـ إلى
بقية العامميف عف طريؽ األعضاء المشاركيف ،كما تتيح في الوقت نفسو توصيؿ مطالب وشكاوي العامميف.
* رفع معنويات األعضاء المشاركيف مف خالؿ إتاحة الفرصة ليـ لمتعبير عف آرائيـ وأفكارىـ والمشاركة في
صنع الق اررات والدمج بيف وجيات النظر المختمفة مما يسمح ببروز األفكار اإلبداعية.
لكي تحقؽ اإلجتماعات أىدافيا المرجوة ال بد أف تخضع لخطوات ميمة تجعؿ إدارتيا فعالة وتنقسـ ىذه
الخطوات إلى ما يمي:
وىي مرحمة تسبؽ انعقاد اإلجتماع وفييا يجب اإلىتماـ باألمور التالية:
-1تحديد الهدف من اإلجتماع :يجب تحديد وصياغة األىداؼ قبؿ عقد اإلجتماع وتكوف معروفة لجميع
المشاركيف ليساىـ كؿ منيـ في تحقيقيا .وتتعدد أىداؼ اإلجتماعات منيا طرح المعمومات وتبادؿ األفكار
واآلراء بشأف موضوعات محددة ،أو العمؿ عمى إحداث بعض التغييرات في أساليب وطرؽ العمؿ أو مناقشة
بعض الس ياسات أو إعداد تقارير حوؿ موضوع معيف أو توضيح بعض األمور المرتبطة بالعمؿ أو باألفراد أو
الحصوؿ عمى تأييد بعض األفراد لبعض األفكار والمقترحات...إلخ.
فعمى المدير أف يفكر قبؿ اإلجتماع حوؿ اليدؼ مف اإلجتماع وحوؿ أنسب طريقة لتحقيقو ،وىذا ما يدفعنا
إلى التعرض إلى واجبات مدير أو رئيس اإلجتماع قبؿ انعقاد الجمسة.
* اإلشراؼ المباشر عمى المكمفيف باإلعداد والتأكد مف التخطيط الكامؿ واإلستعداد التاـ لعقد الجمسة ،واكتماؿ
متطمبات انعقادىا قبؿ وقت كاؼ مف بدايتيا (جدوؿ أعماؿ اإلجتماع ،أجندتو ،طباعتو ،محضره وتوزيعو).
* التأكد مف صالحية بيئة اإلجتماع وجاىزيتيا (التيوية ،اإلنارة ،مقاعد الجموس ،التصوير ،الصوت،
اإلعالـ ،المطبوعات ،الضيافة ،دفاتر وأقالـ...إلخ).
حمارضات :تلٌيات الإتصال. د .حياة كزادري.
* اإلعالف عمى تاريخ ومكاف اإلجتماع ،وتحديد زمف بدايتو ونيايتو مع المقرر وسكرتاريتو (عمى أف تكوف
بدايتو في وقت يتيح لألعضاء الحضور في الزمف المحدد وىـ في قمة النشاط والحضور الذىني).
* التأكد مف وصوؿ الدعوات وأوراؽ اإلجتماع لجميع األعضاء بواسطة السكرتارية ،مع مالحظة أف دعوة
بعض الشخصيات يتطمب اإلتصاؿ الشخصي مف مدير أو رئيس المنظمة.
عمى المدير المسؤوؿ عمى أمر عقد اإلجتماع أو مف سينوب عنو أف يحدد األعضاء المزمع دعوتيـ لحضور
اإلجتماع والذيف وجب أف تتوافر فييـ مجموعة مف الشروط أىميا:
* أال يكونوف مف النوع الذي ال يستطيع التحدث مع اآلخريف (الخجوؿ أو غير المنفتح اجتماعيا).
وىو عبارة عف وثيقة عمؿ تكوف كدليؿ يبقي جميع األعضاء في مسار معيف وتمنع مف تضييع وقت
اإلجتماع في مواضيع أقؿ أىمية ،ويقوـ بإعداده مدير اإلجتماع والسكرتير ويتضمف النقاط التالية :اليدؼ مف
اإلجتماع ،وتاريخو ومدتو ومكاف حدوثو ،وأسماء األعضاء المشاركيف فيو ومواضيع المناقشة الروتينية،
ومواضيع النقاش الصعبة والقابمة لمجدؿ ،وأي أعماؿ أخرى تستجد.
حمارضات :تلٌيات الإتصال. د .حياة كزادري.
وىو ما يسمح بتوفير العديد مف العوامؿ الميمة لعقد اإلجتماع والمتمثمة في مناسبة حجـ القاعة لعدد
المشاركيف ،مناسبة ترتيب مائدة ومقاعد اإلجتماع ،توافر كافة األجيزة واألدوات الالزمة لعرض الموضوعات،
توافر اإلضاءة والتيوية والح اررة المناسبة ،توافر خطة وبطاقات تحدد أماكف جموس األعضاء المشاركيف
ويسير عمى توفير ىذه العوامؿ سكرتير اإلجتماع تحت إشراؼ مدير اإلجتماع.
ويسير عمى ذلؾ سكرتير اإلجتماع تحت إشراؼ مدير اإلجتماع ،عمى أف يكوف ذلؾ قبؿ موعد انعقاد
اإلجتماع بوقت كاؼ وأف يرفؽ بيا جدوؿ أعماؿ اإلجتماع.
وىي المرحمة التي تشمؿ كافة الفعاليات التي تتـ خالؿ فترة انعقاد اإلجتماع منذ بدايتو والى نياية الجمسة،
ويتوقؼ نجاح ىذه المرحمة عمى مدى جودة إعداد المرحمة السابقة ،وكذا عمى مدى معرفة كؿ مف رئيس
وأعضاء اإلجتماع لألدوار المنوطة بيـ وتنفيذىا عمى الوجو المطموب ،وتتمثؿ ىذه األدوار فيما يمي:
* إدارة وقت اإلجتماع مف أىـ الميارات التي يجب أف يمارسيا رئيس اإلجتماع أثناء إدارتو لو ،إذ عميو
افتتاح اإلجتماع في وقتو المحدد مع الترحيب بالمشاركيف والتذكير بيدؼ وأىمية اإلجتماع ،والتعريؼ
بالمواضيع المحددة لمنقاش ،مع التأكيد عمى اإللتزاـ بالوقت.
* ضبط حركة وسير اإلجتماع وفؽ األجندة المحددة وعدـ السماح بالخروج عف الموضوع المطروح
واألحاديث الجانبية أو مقاطعة المتحدث أو الرجوع إلى نقطة تـ تجاوزىا وانقضى الزمف المخصص
ليا...إلخ.
حمارضات :تلٌيات الإتصال. د .حياة كزادري.
* التركيز عمى تحقيؽ أىداؼ اإلجتماع واتخاذ الق اررات ذات العالقة بالموضوع.
* توزيع الفرص بالتساوي عمى األعضاء بما يتيح مشاركتيـ واشعارىـ بإعماؿ مبدأ العدالة ،إلكساب
الحاضريف الشعور بالرضا عف طريقة سير اإلجتماع وتحفيزىـ لإلنتباه زمتابعة مجرياتو ،والمساىمة الجادة في
مخرجاتو ،واختيار األسموب المناسب لمتعامؿ مع المشاركيف وفقا لنمط شخصية كؿ عضو منيـ (المعارض
والمتعصب والثرثار والمتعالي.)...
* اختتاـ اإلجتماع في الوقت المحدد ،مع تحديد ما تحقؽ مف أىداؼ اإلجتماع وتمخيص أىـ ما توصؿ إليو
اإلجتماع مف نتائج وق اررات ،وتوجيو الشكر لألعضاء عمى ما قدموه ،وتكميؼ األعضاء بإنجاز ما أوكؿ إلييـ
مف مياـ مع إبالغ األعضاء بموعد اإلجتماع القادـ إف لزـ األمر.
* قراءة المعمومات المرتبطة بموضوعات اإلجتماع قبؿ حضوره حتى تكوف مشاركتيـ فعالة.
* يجب عمى األعضاء الحضور إلى مكاف اإلجتماع في الوقت المناسب ،أو اإلعتذار وانابة عضو آخر ممّـ
بالموضوع لمحضور بدال عف العضو الذي سيتغيب.
* عدـ مغادرة العضوو لقاعة اإلجتماعات أثناء انعقاد اإلجتماع إال ألسباب ضرورية يأذف بيا رئيس مدير
اإلجتماع.
التحيز والتعصب.
ّ * اإلستئذاف لممشاركة في إبداء الرأي والمناقشة بشكؿ موضوعي وخاؿ مف
* اإلبتعاد عف االتجاىات السمبية نحو اإلجتماع أو بعض الموضوعات المطروحة فيو لمنقاش.
-1يعرض رئيس اإلجتماع جدوؿ األعماؿ ومحتوياتو في بداية الجمسة ،ويكوف مكتوبا ،ويشتمؿ عمى تحديد
الموضوعات التي ستتـ مناقشتيا ( ترسؿ الوثائؽ مع الدعوة وال توزع أثناء اإلجتماع) ،ويضيؼ أي موضوع
أو موضوعات أخرى إذا طمب أحد األعضاء أو عدد منيـ ذلؾ.
-2يعرض محضر اإلجتماع السابؽ وموقؼ تنفيذ الق اررات التي اتخذت فيو.
-3عرض المياـ التي تقرر أف يقوـ بيا أحد األعضاء أو مجموعة منيـ ،عمى ػف يمتزـ ىؤالء بضوابط
وعناصر كتابة محضر اإلجتماع وأف تراعى سمات المحضر الجيد وخطوات أدائو.
-4البدء في التداوؿ والنقاش واتخاذ الق اررات والتوجييات الالزمة ،حسب األجندة الموضوعة في جدوؿ
األعماؿ.
-5إتاحة الفرصة لمموضوعات األخرى -إف وجدت -وذلؾ حاؿ تضمينيا في أجندة اإلجتماع منذ بدايتو،
وليس في أي وقت كاف.
-6تحديد زماف ومكاف اإلجتماع القادـ ،أو اإلشارة إليو ويكوف ذلؾ في اإلجتماعات الدورية طبعا.
-7شكر األعضاء الحاضريف عمى مشاركتيـ الفاعمة وآرائيـ ومساىمانيـ المفيدة ،واعالف نياية اإلجتماع.
ىي مرحمة تمي انتياء جمسة اإلجتماع ويتـ اتباع الخطوات التالية:
-1توثيق اإلجتماع:
حمارضات :تلٌيات الإتصال. د .حياة كزادري.
يتـ فور انتياء اإلجتماع إعداد مطبوع يدعى محضر اإلجتماع بحيث يتـ التوقيع عميو مف قبؿ كؿ األعضاء
الحاضريف والمشاركيف في اإلجتماع مع حصوؿ كؿ واحد منيـ عمى نسخة منو ويحتوي محضر اإلجتماع
عمى النقاط التالية:
* جدوؿ األعماؿ.
-2تقييم اإلجتماع:
التعرؼ عمى
ّ يعد تقييـ اإلجتماع مف قبؿ رئيسو وكافة األعضاء المشاركيف فيو بمثابة خطوة ىامة بيدؼ
تعرض ليا اإلجتماع ،قصد العمؿ عمى تفادييا في اإلجتماعات المقبمة .ويتـ ذلؾ باإلعتماد
المشكالت التي ّ
توزع عمى األعضاء المشاركيف
عمى استمارة تحتوي عمى مجموعة مف األسئمة تدعى استمارة تقييـ اإلجتماع ّ
ويطمب منيـ ممؤىا عف طريؽ اإلجابة عمى األسئمة وذلؾ قبؿ مغادرتيـ مكاف إجراء اإلجتماع.
-ىؿ تعرؼ ما يتوجب عميؾ فعمو كنتيجة ليذا اإلجتماع؟ نعـ /ال
يرتبط مدى نجاح إدارة اإلجتماع بحصيمة ذلؾ اإلجتماع والتي تتوقؼ عمى ما يمي:
-1مدى قياـ األعضاء المشاركيف في اإلجتماع بإنجاز كافة المياـ الموكمة إلييـ.
-2مدى وصوؿ الق اررات المتخذة في اإلجتماع إلى تحقيؽ األىداؼ المسطرة قبال وذلؾ مف خالؿ قياـ
الجيات المعنية بيا بتنفيذ ما جاء فييا.
يف ا ألخري أأرجو ممك كراءة ممتؼة ويف حاةل وجود أأي اس تفسار يرىج امتواصل مؼي ػرب امربًد
الإمكرتوين امتايلkezadrihayatcours2020@gmail.com :