‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.

‬‬

‫جامؼة اجلزائر‪-3‬ابراُمي سلطان شيبوط‪.‬‬

‫لكية ػلوم الإػالم والتصال‪.‬‬
‫كسم ػلوم التصال‪.‬‬
‫املس توى‪ :‬امس ية امثامثة‪ -‬اتصال‪ -‬اجملموػة امثاهية‪.‬‬

‫امسالم ػليمك ورمحة هللا وبراكتَ‪،‬‬

‫طلبيت ا ألغزاء أأمتىن أأن يكون ادليع خبري وحصة وسالمة‪ ،‬ىرجو مٌمك الامزتام ابحلجر املزنيل‬
‫نلحفاظ ػىل حصتمك وحصة أأكرابئمك وأأغزائمك‪ ،‬وس يواصل دروس يا ػرب ُذا امفضاء بؼدما كيا‬
‫تطركٌا سابلا ملفِوم وأأمه تلٌيات الإتصال الإداري وأأهواع امتواصل زاملمتثةل يف امتواصل انلفظي‬
‫وامتواصل غري انلفظي وامتلرير الإداري وامطرًلة امؼلمية لإػدادٍ‪.‬‬
‫حيث س يلوم يف ُذٍ احملارضات غرض ما تبلى من دروس واملمتثةل يف امتؼلمية الإدارًة‬
‫وغرض احلال واملراسةل الإدارًة مث هًتلل اإىل تلٌيات التصال امشفِيي واملمتثةل يف همارات‬
‫احملادجة وامللابةل وإادارة الاجامتػات‬

‫كراءة ممتؼة مع متييايت ابمتوفيق نلجميع‪.‬‬

‫امؼام اجلامؼي‪.9191/9102:‬‬
 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫احملارضة ا ألوىل‪ :‬امتؼلمية الإدارًة‪.‬‬

‫تعريفها‪:‬‬

‫التعميمة ىي وسيمة قانونية يستعمميا الرئيس اإلداري لتنظيـ قطاعو وتوجيو المستخدميف فيو‪ ،‬وتفصيؿ مسائؿ‬
‫قد ورد ذكرىا بصفة مختصرة في المراسيـ والق اررات الو ازرية‪.‬‬

‫وتتضمف أوامر وتوجييات وبيانات وايضاحات كتابية (وقد تكوف شفوية) توجييا سمطة إدارية إلى مرؤوسييا‬
‫لتحديد طرؽ وكيفيات تنفيذ المياـ المنوطة بيـ‪ .‬وىي وثيقة إدارية داخمية تصدر عف سمطة إدارية عميا بمعنى‬
‫مف الرئيس اإلداري إلى المرؤوس وىي ال توجو إلى شخص واحد وانما إلى كافة الموظفيف في اإلدارة‬
‫المعنية‪.‬‬

‫وتعد التعميمات مف الناحية القانونية بمثابة إجراءات النظاـ الداخمي‪ ،‬أي ال صالحية ليا إال داخؿ اإلدارة‪ ،‬وال‬
‫يمكف معارضتيا‪.‬‬

‫تحريرها‪:‬‬

‫تحرر التعميمة في شكؿ رسالة إدارية تخمو مف ضيغ المجاممة ويبقى معموؿ بيا ما لـ يتـ إلغاءىا أو تعديميا‪.‬‬
‫فاليدؼ مف تحريرىا ىو إعطاء توجييات في مجاؿ مف المجاالت‪ ،‬ويتـ نشرىا عمى نطاؽ واسع في المصالح‬
‫المركزية وقد تكوف التعميمة في أحد األشكاؿ التالية‪:‬‬

‫تعميمة رئاسية‪ /‬تعميمة حكومية‪ /‬تعميمة و ازرية‪ /‬تعميمة والئية‪...‬إلخ‪.‬‬

‫وتبتدئ التعميمة برقـ ترتيبي ثـ التاريخ وبياف الموضوع مثال‪:‬‬

‫تعميمة رقـ‪........‬بتاريخ‪........‬تتعمؽ بتطبيؽ‪........‬ويكوف ىذا الموضوع غالبا مرجعا لمنص القانوني الذي‬
‫يبررىا أو يعمميا‪.‬‬
 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫والتعميمات تكوف قابمة لمنشر في الجريدة الرسمية مف غير حاجة إلى قرار وزاري‪ ،‬وذلؾ عندما يكوف‬
‫موضوعيا مجرد إبالغ الموظفيف المختصيف وحتى الجميور ببعض كيفيات التطبيؽ الخاصة بتقنيف عاـ‪ .‬كما‬
‫أف التعميمة ال تحتوي عمى صيغة اإلرساؿ‪،‬أما التاريخ فيوضع فوؽ التوقيع وعمى النحو التالي‪:‬‬

‫حرربػ‪.....‬بتاريخ‪......‬‬

‫وبما أف التعميمات تعد عمى العموـ تمديدا قانونيا لعمؿ تنظيمي فإنيا تنشر غالبا في الجريدة الرسمية مما‬
‫يدعـ طابعيا الحتمي واإللزامي‪ ،‬وتخضع التعميمة لجميع عناصر التقديـ المادي التي تطبؽ في مجموع‬
‫الوثائؽ اإلدارية وىي‪:‬‬

‫‪ -‬الدمغة ( وىي ضريبة تفرضيا الدولة عمى أنواع معينة مف المعامالت التي تتضمنيا وثائؽ مكتوبة‪ ،‬وتتخذ‬
‫عادة شكؿ طابع بقيمة معينة يمصؽ عمى الوثيقة)‪.‬‬

‫‪ -‬رقـ التسجيؿ‪.‬‬

‫‪ -‬بياف المرسؿ إلييـ إذا كانت موجية إلى المسؤوليف أو أشخاص معينيف مثال‪:‬‬

‫‪ -‬تعميمة إلى السادة الوالة‪.‬‬

‫‪ -‬تعميمة إلى مديري التربية بالواليات‪.‬‬

‫‪ -‬تعميمة إلى رؤساء األقساـ بجامعة الجزائر‪3‬‬

‫‪ -‬الموضوع‪.‬‬

‫‪ -‬المرجع(عند اإلقتضاء)‪.‬‬

‫‪ -‬نص التعميمة‪.‬‬

‫‪ -‬المكاف والتاريخ‪.‬‬
 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫‪ -‬اإلمضاء‪.‬‬

‫رسم توضيحي لشكل التعميمة‪:‬‬

‫الرأسية (الجميورية الجزائرية‪..........‬‬

‫المكاف والتاريخ‪........‬‬

‫الطابع‪.....‬‬

‫الرقـ‪....../.....:‬‬

‫تعميمة رفـ‪.......‬مؤرخة في‪.............‬تتعمؽ‬

‫بػ‪........................................................................................................‬‬
‫‪.........................................................................................................‬‬
‫‪.....................‬‬

‫حررفي‪........‬بتاريخ‪......‬‬

‫الختـ والتوقيع‬
 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫احملارضة امثاهية‪ :‬غرض احلال‪.‬‬

‫تعريفه‪:‬‬

‫ىو وثيقة إدارية إخبارية تحرر وتوقع وترفع مف المرؤوس إلى الرئيس إلعالمو بواقعة معينة‪ ،‬تنقؿ بشكؿ‬
‫مفصؿ كما ىي بال زيادة وال نقصاف‪ ،‬بحيث يعطي لمرئيس اإلداري معرفة حقيقية عف الواقعة بكؿ أبعادىا‪.‬‬

‫فيو وثيقة إدارية تسرد وتروي بكيفية مفصمة ما قيؿ أو ما تـ فعمو بمناسبة حادث معيف‪ ،‬أو قد يعرض حالة‬
‫معد إلخبار رئيس إداري وقد يقصد منو‬
‫معينة أو نشاط معيف أو مناقشة دارت أثناء اجتماع ما‪ .‬وىو ّ‬
‫المحافظة عمى أثر مكتوب فقط‪ ،‬حوؿ ما قيؿ أو تـ فعمو في مناسبة ما مثؿ إعداد عرض حاؿ عف حادث‬
‫معيف داخؿ المؤسسة‪.‬‬

‫شكمه‪:‬‬

‫يكوف تحرير عرض الحاؿ بطمب مف الرئيس أو بشكؿ تمقائي‪ ،‬ويصاغ بأسموب التقرير اإلداري أو بشكؿ‬
‫تمقائي‪ ،‬ويصاغ بأسموب التقرير اإلداري ال أنو ال يتضمف توصيات أو إقتراحات‪.‬‬

‫وتوجد أنواع كثيرة عف عرض الحاؿ يمكف حصرىا فيما يمي‪:‬‬

‫‪ -‬عرض حاؿ عف ميمة‪.‬‬ ‫‪ -‬عرض حاؿ عف حادثة‪.‬‬

‫‪ -‬عرض حاؿ عف جمسة اجتماع‪.‬‬ ‫‪ -‬عرض حاؿ عف نشاط‪.‬‬

‫‪ -‬عرض حاؿ عف استقالة مسؤوؿ‪.‬‬

‫يتكوف في األساس مف عناصر أساسية تتمثؿ في‪:‬‬

‫وال يتخذ عرض الحاؿ شكال محددا إال أنو ّ‬

‫‪ -‬تحديد الجية القائمة بو‪.‬‬

‫‪ -‬طبيعة الوثيقة وموضوعيا‪.‬‬

‫‪ -‬الشخص الموجية إليو‪.‬‬

 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫‪ -‬باإلضافة إلى صمب الوثيقة‪.‬‬

‫ويتشكؿ صمب الوثيقة مما يمي‪:‬‬

‫مقدمة‪ :‬تتناوؿ تاريخ ومكاف الحدث أو اإلجتماع‪...‬إلخ‪.‬‬

‫العرض‪ :‬ويتناوؿ فيو المحرر الوقائع واألحداث بالتفصيؿ مراعيا الدقّة في الوصؼ والموضوعية التامة في‬
‫العرض‪.‬‬

‫خاتمة‪ :‬يذكر فييا ما تـ اتخاذه مف ق اررات أو إجراءات أو النتائج واآلثار المتر ّتبة عف الحدث أو الواقعة أو‬
‫الميمة أو اإلجتماع‪.‬‬

‫يدوف مكاف وتاريخ تحرير عرض الحاؿ في ختاـ الوثيقة وتذكر الصفة‬
‫أمثمة توضيحية عن عرض الحال‪ّ :‬‬
‫الوظيفية واإلسـ الشخصي لصاحب التوقيع‪.‬‬
 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫أأ‪ -‬ابمًس بة مؼرض حال غن وشاط‪:‬‬

‫الجميورية الجزائرية‪.......................‬‬

‫و ازرة الداخمية والجماعات المحمية‪.‬‬

‫والية تيبازة‪ /‬األمانة العامة‪.‬‬

‫الرقـ‪....../.....‬‬

‫إلى السيد‪ :‬وزير الداخمية‪.‬‬

‫الموضوع‪ :‬عرض حاؿ حوؿ تقييـ البرنامج الخماسي لمتنمية لوالية تيبازة‪.‬‬

‫في إطار تقييـ عممية تنفيذ برنامج التنمية لوالية تيبازة‪ ،‬يشرفني أف أقدـ لكـ عرضا شامال لممشاريع المنجزة‬
‫والتي ىي في طور اإلنجاز‪ ،‬وذلؾ في المياديف التالية‪:‬‬

‫أوال‪ :‬الميداف الصناعي‪.‬‬

‫ثانيا‪ :‬الميداف الفالحي‪.‬‬

‫ثالثا‪ :‬الميداف الصحي‪.‬‬

‫رابعا‪ :‬الميداف الثقافي‪.‬‬

‫حرربػ‪...........‬في‪............‬‬

‫األميف العاـ لموالية(اإلسـ الشخصي)‬

‫الختـ والتوقيع‬
 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫ب‪ -‬ابمًس بة مؼرض حال غن حادجة‪:‬‬

‫الجميورية الجزائرية‪.............‬‬

‫و ازرة التربية الوطنية‪.‬‬

‫مديرية التربية لوالية‪..........‬‬

‫ثانوية‪............‬‬

‫عرض حاؿ عف حادثة عمؿ‪.‬‬

‫يدوف فييا التاريخ والساعة والمكاف بالحروؼ‪.‬‬

‫جممة تمييدية‪( :‬مقدمة) ّ‬

‫العرض‪(:‬نص الموضوع) ونذكر فيو ظروؼ ومالبسات الحادثة‪ ،‬والضحايا والشيود إف وجدوا‪ ،‬ثـ النتائج التي‬
‫أسفرت عمييا الحادثة ‪.‬‬

‫الجممة الختامية‪ :‬وتتضمف اإلستنتاجات العامة وتجدر اإلشارة إلى وجوب معالجة كؿ نقطة بوضوح ودقة‬
‫تجنبا لمغموض والمبس في شرح وتفسير األحداث‪.‬‬

‫تدويف المكاف والتاريخ باألرقاـ‬

‫حرربالجزائر في ‪2‬أفريؿ‪.2020‬‬

‫اإلمضاء‪ :‬مف طرؼ محرر عرض الحاؿ‪.‬‬

 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫ج‪ -‬ابمًس بة مؼرض احلال غن جلسة اجامتع‪:‬‬

‫الجميورية الجزائرية‪......................‬‬

‫و ازرة التربية الوطنية‪.‬‬

‫المعيد الوطني لتكويف مستخدمي التربية وتحسيف مستواىـ‪-‬الحراش‪ -‬الجزائر‪.‬‬

‫عنواف الوثيقة يكتب في أعمى وسط الصفحة‪.‬‬

‫عرض حاؿ عف اإلجتماع المتعمؽ بالتكويف المتخصص‪.‬‬

‫اف‪،‬وندوف فييا تاريخ وساعة ومكاف انعقاد اإلجتماع‪ ،‬وكذا إسـ‬

‫ّ‬ ‫جممة تمييدية‪ :‬وتحرر مباشرة بعد ذكر العنو‬
‫ندوف أسماء وصفات األشخاص الذيف حضروا اإلجتماع‪.‬‬ ‫وصفة مف ترأس اإلجتماع وموضوعو‪ ،‬كما ّ‬

‫مثاؿ ذلؾ‪:‬‬

‫اجتمعت المكمّفة بالتكويف المتخصص في التاسع والعشريف مف شير نوفمبر سنة ألفيف وثمانية عمى الساعة‬
‫التاسعة صباحا‪ ،‬بمقر‪..........‬وبرئاسة السيد‪...........:‬مدير‪............‬وذلؾ لدراسة المسائؿ المتعمّقة‬
‫بالتكويف المتخصص لمسنة التكوينية‪ 2009/2008:‬وقد حضر اإلجتماع‪:‬‬

‫الوظيفة‬ ‫‪ -1‬اإلسـ والمقب‬

‫‪............................‬‬ ‫‪..................... -2‬‬

‫‪............................‬‬ ‫‪...................... -3‬‬

‫سير اإلجتماع‪:‬‬

‫ينبغي أف يكوف عرض الحاؿ مختص ار قدر اإلمكاف دوف غموض‪ ،‬ويتعيف عمى محرر عرض الحاؿ أال يذكر‬
‫تجنبا لكؿ ما مف شأنو أف يعرقؿ السير الحسف‬
‫مع اسـ المتدخؿ إال التدخالت المفيدة والمتعمقة بالموضوع‪ّ ،‬‬
 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫نبيف ما إذا كاف ىذا الرأي أو‬

‫لممداوالت‪ .‬ومف جية أخرى فإذا اتخذ قرار معيف أو ذكر رأي وجيو ينبغي أف ّ‬
‫القرار باإلجماع أو باألغمبية‪...‬إلخ‪.‬‬

‫جممة ختامية‪ :‬وأخي ار ينتيي عرض الحاؿ دائما بجممة ختامية وىي كما يمي‪:‬‬

‫وبعد اإلنتياء مف دراسة ومناقشة النقاط الواردة في الموضوع(أو في جدوؿ األعماؿ) رفعت الجمسة عمى‬
‫الساعة الواحدة زواال‪.‬‬

‫المكاف والتاريخ باألرقاـ‬

‫حرر بالجزائر في ‪.2008/11/29‬‬

‫اإلمضاء‪ :‬ويكوف مف قبؿ محرر عرض الحاؿ‪.‬‬

‫مالحظة هامة‪:‬‬

‫عرض الحال الخاص باإلجتماع يشبه إلى حد كبير محضر اإلجتماع من حيث التقديم‪ ،‬لذلك فالمتداول في‬
‫اإلدارات الجزائرية هو محضر اإلجتماع ونادرا ما تستعمل عبارة عرض حال اإلجتماع‪.‬‬

‫وتوقع وترفع من المرؤوس‬

‫إال أن المحضر وثيقة لها قوة اإلثبات أما عرض الحال فهو وثيقة إدارية تحرر ّ‬
‫إلى الرئيس إلفادته بواقعة معينة تنقل كما هي‪ .‬فعرض الحال ال يتضمن اقتراح معين لحل المشكل‬
‫المطروح‪ ،‬في حين أن المحضر يتضمن اقتراحات لحل المشكل المطروح‪ ،‬تحميال وابداء الرأي فيها باقتراح‬
‫الحل المناسب‪.‬‬
 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫احملارضة امثامثة‪ :‬امرساةل الإدارًة‪.‬‬

‫تعريفها‪:‬‬

‫محررة باسـ المرفؽ العاـ أو المؤسسة إذا كانت إدارية محضة‬

‫الرسالة اإلدارية ىي وثيقة إدارية رسمية ّ‬
‫مميزة بعيدة تماما عف‬
‫وبإسـ الموقّع إذا كانت شخصية‪ ،‬وتكوف مكتوبة بأسموب إداري ينفرد بخصائص ّ‬
‫خصائص األسموب األدبي‪.‬‬

‫فيي األداة المستخدمة لمتواصؿ أو ربط عالقات بيف اإلدارة وأشخاص آخريف طبيعييف أو‬
‫اعتبارييف(المؤسسات والجمعيات)‪ ،‬أو لإلتصاؿ مع المصالح اإلدارية األخرى‪.‬‬

‫أهدافها‪:‬‬

‫تيدؼ الرسالة اإلدارية إلى إيصاؿ أفكار أو معمومات ال يمكف أو ال ينبغي إيصاليا شفييا‪ ،‬وعميو يمكف‬
‫التمييز بيف نوعيف مف الرسائؿ اإلدارية‪ :‬الرسائؿ اإلدارية بيف المصالح والرسائؿ اإلدارية ذات الطابع‬
‫الشخصي‪.‬‬

‫ويستخدـ المحرر اإلداري عددا مف الصيغ والتعابير في الرس الة بيف المصالح غير تمؾ التي يستعمميا في‬
‫الرسالة ذات الطابع الشخصي‪ ،‬ويرجع ذلؾ الختالؼ طبيعة العالقة التي تربط بيف المصمحة المرسمة والجية‬
‫المرسؿ إلييا‪.‬‬

‫وعميو تستخدـ الرسائؿ اإلدارية ألغراض وأىداؼ متنوعة نوردىا فيما يمي‪:‬‬

‫* رسالة اإلحالة‪ Lettre de Transmission :‬يستعمؿ ىذا النوع مف الرسائؿ لتبميغ وثيقة أو ممؼ إلى‬
‫الغير‪.‬‬

‫* رسالة التذكير‪ Lettre de Rappel :‬تيدؼ رسالة التذكير إلى دعوة المرسؿ إليو إلى القياـ بعمؿ طمب‬
‫منو سمفا أو الرد عمى رسالة لـ يرد عمييا في األجؿ المحدد أو المعقوؿ‪.‬‬
 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫* رسالة اإلخطار‪ Lettre de Mise en Demeure :‬توجو إلى شخص بغرض إلزامو بإنجاز عمؿ أو‬
‫المتغيب عف منصب عممو إللزامو بالعودة في أجؿ محدد‪ ،‬أو‬
‫ّ‬ ‫االمتثاؿ ألمر‪ ،‬كما ىو الشأف في إخطار‬
‫ممتنع عف دفع مستحقات معينة أو غيرىا‪.‬‬
‫إخطار ّ‬

‫أهميتها‪:‬‬

‫تحتؿ الرسالة اإلدارية مكانا ىاما في النشاط اإلداري‪ ،‬فيي تم ّكف المصالح العمومية مف االتصاؿ مع بعضيا‬
‫البعض أو مع األفراد‪ .‬وقد تكوف الرسالة مكتوبة أو شفوية‪ ،‬وىي ال تزاؿ تحتفظ بأىميتيا رغـ تطور وسائؿ‬
‫االتصاالت والمواصالت مف ىاتؼ وفاكس وتمكس وأنترنيت وبريد إلكتروني‪...‬إلخ‪ ،‬فيي األداة األكثر‬
‫استعماال في العالقات اإلدارية وال يمكف اإلستغناء عنيا ميما تطورت ىذه الوسائؿ عبر الزمف‪.‬‬

‫أنواعها‪:‬‬

‫يمكف التمييز بيف نوعيف رئيسييف مف الرسائؿ اإلدارية‪:‬‬

‫‪ -1‬الرسائل اإلدارية ذات الطابع الرسمي‪:‬‬

‫وىي الرسالة التي تكوف متبادلة بيف مصمحتيف عموميتيف مف إدارة مركزية إلى إدارة مركزية أخرى‪ ،‬أو مف‬
‫إدارة مركزية إلى إدارة ال مركزية مثال‪:‬‬

‫* إلى إدارة مركزية‪ :‬و ازرة التعميـ العالي والبحث العممي إلى و ازرة التربية الوطنية‪.‬‬

‫* إلى إدارة ال مركزية‪ :‬وزير التعميـ العالي والبحث العممي إلى رئيس جامعة الجزائر‪.3‬‬

‫ويذكر في الرسالة اإلدارية ذات الطابع الرسمي صفة المرسؿ وصفة المرسؿ إليو‪ ،‬وىي ال تقتضي أبدا عبارة‬
‫النداء وال عبارة المجاممة‪ ،‬ويمكف ذكر عبارة اإلحتراـ في بداية الرسالة بمعنى مقدمتيا‪.‬‬

‫مثاؿ‪ :‬يشرفني أف أطمب منكـ‪.............‬‬

‫ويراعى في تقديميا‪ :‬الدمغة‪ -‬رقـ التسجيؿ‪ -‬المكاف والتاريخ‪ -‬بياف المرسؿ‪ -‬بياف المرسؿ إليو‪ -‬السمـ‬
‫اإلداري(إف وجد)‪ -‬الموضوع‪ -‬المرجع(إف وجد)‪ -‬نص الرسالة‪ -‬اإلمضاء‪.‬‬
 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫‪ -2‬الرسالة اإلدارية ذات الطابع الشخصي‪:‬‬

‫المحررة مف قبؿ اإلدارة‪ ،‬وىي ال تختمؼ كثي ار مف ناحية تقديميا المادي عف الرسائؿ اإلدارية‬
‫ّ‬ ‫وىي الرسالة‬
‫ذات الطابع الرسمي إال ببعض العبارات‪ ،‬كعبارة النداء وعبارة المجاممة‪.‬‬

‫كأف تبتدئ الرسالة اإلدارية ذات الطابع الشخصي بمناداة المرسؿ إليو باستعماؿ كممات مثؿ‪:‬‬

‫سيدي‪.......‬أو سيادة‪.........‬أو السيد‬

‫وتكوف الكممة متبوعة بصفة المرسؿ إليو كأف نقوؿ‪:‬‬

‫سيدي المدير‪..........‬أو سيادة المدير‪............‬أو السيد المدير‬

‫وقد تستعمؿ عبارات النداء حسب مكانة المرسؿ إليو كػأف نقوؿ‪:‬‬

‫سيادة الرئيس‬ ‫‪ -‬لرئيس الجميورية‬

‫جاللة الممؾ‬ ‫‪ -‬ولمممؾ‬

‫سعادة السفير‬ ‫‪ -‬ولمسفير‬

‫حضرة القاضي‪.‬‬ ‫‪ -‬ولمقاضي‬

‫أو أف نقوؿ سيدي المحترـ أو سيدي الفاضؿ‪.‬‬

‫كما أف الرسالة اإلدارية ذات الطابع الشخصي تنتيي دائما بعبارة مجاممة في النياية وىي تختمؼ باختالؼ‬
‫الشخصية المرسؿ إليو كأف نقوؿ‪:‬‬

‫‪ -‬تفضموا سيدي بقبوؿ تحياتنا الخالصة‪.‬‬

‫أو‪ -‬تفضموا سيدي بقبوؿ فائؽ اإلحتراـ والتقدير‪...‬إلخ‪.‬‬

 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫خصوصا في المراسالت المتبادلة بيف اإلدارة واألشخاص أو بيف األشخاص واإلدارة‪ ،‬وليس بيف المصالح‬
‫اإلدارية‪.‬‬

‫شكمها‪:‬‬

‫أ‪ -‬الرسالة اإلدارية من اإلدارة إلى الشخص‪:‬‬

‫يراعى فييا‪ :‬الدمغة‪ -‬رقـ التسجيؿ‪ -‬المكاف والتاريخ‪ -‬بياف المرسؿ‪ -‬بياف المرسؿ إليو‪ -‬السمـ اإلداري(إذا‬
‫كاف الشخص موظفا)‪ -‬الموضوع‪ -‬المرجع‪ -‬عبارة النداء‪ -‬نص الرسالة‪ -‬مع إضافة عبارة المجاممة في نياية‬
‫الرسالة‪ -‬اإلمضاء‪.‬‬

‫ب‪ -‬الرسالة اإلدارية من شخص طبيعي إلى اإلدارة‪:‬‬

‫يراعى فييا‪:‬‬

‫* اإلسـ والمقب لممرسؿ يحرر في األعمى الجية اليمنى‪.‬‬

‫* وظيفتو وعنوانو اإلداري(إذا كاف موظفا)‪.‬‬

‫* وعنوانو الشخصي(إذا كاف غير موظؼ)‪.‬‬

‫* المكاف والتاريخ‪.‬‬

‫* بياف المرسؿ إليو(صفتو وعنوانو اإلداري)‪.‬‬

‫* المرسؿ اإلداري(إذا كاف الشخص المرسؿ موظفا)‪.‬‬

‫* الموضوع‪.‬‬

‫* المرجع(إف وجد)‪.‬‬

‫* عبارة النداء‪.‬‬
 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫* نص الرسالة مع عبارة المجاممة في األخير‪.‬‬

‫اإلمضاء‪.‬‬

‫احملور امثامث‪ :‬تلٌيات التصال امشفِيي‪.‬‬

‫احملارضة امرابؼة‪ :‬همارات التصال امشفِيي‪.‬‬
‫يحتاج االتصاؿ الشفيي إلى ميارات أساسية وجب توفّرىا في كؿ مف المرسؿ والمستقبؿ ليتمكنا مف إدارة‬
‫الحوار أو المحادثة والمقابمة عمى أحسف ما يراـ وتتمثؿ ىذه الميارات في ميارة التحدث وميارة اإلنصات أو‬
‫اإلستماع وميارة االتصاؿ غير المفظي‪.‬‬

‫‪ -1‬مهارة التحدث‪:‬‬

‫التحدث ىي تمؾ العادات الشفيية المنطوقة في مختمؼ المواقؼ االجتماعية مثؿ تبادؿ األفكاروالحوار‬
‫واستعماؿ الياتؼ واالجتماعات وغيرىا مف المواقؼ‪ .‬ويعرؼ عمى أنو فف استخداـ الكممة استخداما مؤث ار في‬
‫مجاالت االتصاؿ بالجماىير المختمفة‪ .‬فالتحدث يساعد عمى تحديد جوانب الموضوع المطروح مع القدرة عمى‬
‫صياغة العبارة وعرض الفكرة مع القدرة عمى مخاطبة الجميور والمشاركة في الحوار وادارة الندوة‪ ،‬والقدرة عمى‬
‫إبداء المالحظة واألدلة والشواىد واألمثمة‪ ،‬فيجب أف يكوف الشخص المرسؿ قاد ار عمى الكالـ والتحدث بفعالية‬
‫مع اآلخريف‪ ،‬وعمييتجنب الوقوع في األخطاء أثناء الحديث وتوجيو األسئمة إلى المستمع بطريقة تساعده‬
‫وتم ّكنو مف إيصاؿ معموماتو ورسالتو بشكؿ فعاؿ وصحيح‪.‬‬

‫ولكي يتم ّكف المرسؿ مف التحدث بفعالية إلى المستقبؿ يجب عميو مراعاة النقاط التالية‪:‬‬

‫* اختيار التوقيت المناسب لمتحدث مع المستقبؿ‪.‬‬

‫تتضمنو الرسالة‪.‬‬
‫ّ‬ ‫* معرفة جيدة لممحتوى الذي‬

‫* استخداـ عدة أساليب في الحديث مع التركيز عمى جوىر الموضوع‪.‬‬

 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫* استخداـ لغة بسيطة وواضحة‪.‬‬

‫* التحدث بوضوح وبإيجاز‪.‬‬

‫* بإمكانو استخداـ األمثمة أثناء الحديث‪.‬‬

‫* القدرة عمى معرفة الرموز واإلشارات غير المفظية التي تصدر عف المستقبؿ والتي يعبر عنيا بتعبيرات‬
‫جسدية وايماءات‪.‬‬

‫* تجنب الكممات الغامضة والتي سنورد أمثمة عنيا في الجدوؿ الموالي‪:‬‬

‫كممات غامضة‪ :‬بدؿ القوؿ‪.‬‬ ‫ما يجب ذكره‪ :‬يجب القوؿ‬

‫يحتمؿ أنني سأحاوؿ إنجازه يوما‪.‬‬ ‫سوؼ أنجزه إف شاء اهلل‬
‫ولكف(ألنيا تنفي ما قبميا)‬ ‫اليوـ‪ ،‬اآلف‬
‫مشكمة‪ ،‬مخاطرة‬ ‫فرصة‪ ،‬تحد‬
‫صعب لمغاية‬ ‫تحديا‬
‫يمثؿ ّ‬
‫قمؽ‪ ،‬ميموـ‬ ‫ميتّـ‬
‫أشعر بالعجز‬ ‫أحتاج مساعدتؾ‬
‫ىذا ما أنا عميو بالضبط‬ ‫لمتحسف ىي‬
‫ّ‬ ‫إمكانياتي‬
‫أحتاج منؾ أف تعمؿ‬ ‫ّأود أف‬
‫أنت المالـ‬ ‫أنا بأمانة ومسؤولية‬
‫أتغير‬
‫أنا لف ّ‬ ‫سوؼ أتحسف‬

‫فعمى المتحدث أف يعتمد في كالمو عمى الكممات ذات الوزف الكبير أثناء التحدث والوقع الكبير عمى أذف‬
‫المستمع ومف أمثمة ذلؾ ما يمي‪:‬‬

‫* إنني أقدرؾ شخصيا وأقدر لؾ جيودؾ‪.‬‬

‫* إنني في الحقيقة فخور بؾ‪.‬‬

 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫* ما ىي وجية نظرؾ‪.‬‬

‫* مف فضمؾ افعؿ كذا‪.‬‬

‫* شك ار لؾ‪.‬‬

‫* نحف‪.‬‬

‫عوامل نجاح مهارة التحدث‪:‬‬

‫لمتحدث إلى اآلخريف نحتاج إلى عوامؿ مساعدة لنجاح تمؾ الميارة وتتمثؿ فيما يمي‪:‬‬

‫‪ -1‬الثقة بالنفس‪ :‬يحتاج مف يقؼ أماـ اآلخريف لمتحدث إلى الثقة بالنفس‪ ،‬والقدرة عمى التفكير بيدوء وبإمكاف‬
‫أي كاف تنمية ثقتو بنفسو‪.‬‬

‫‪ -2‬الرغبة القوية في التحدث‪ :‬عند امتالؾ المتحدث لرغبة قوية في التحدث سينعكس ذلؾ عمى تعابيره التي‬
‫تكوف بشكؿ أفضؿ وتمتاز بالحماسة والتفاعؿ مع موضوعو بطريقة أفضؿ وينعكس ذلؾ عمى المستمع‪.‬‬

‫‪ -3‬اإلعداد‪ :‬عمى المتحدث أف يقوـ بإعداد حديثو بحيث يكوف الرأي والتفكير فيو جيد‪.‬‬

‫التدرب عمى الحديث خاصة في‬

‫‪ -4‬التدريب‪ :‬يحتاج المتحدث إلى السيطرة عمى أعصابو وذلؾ مف خالؿ ّ‬
‫المواقؼ الرسمية‪.‬‬

‫وعميو وبناء عمى ما سبؽ فالتحدث ميارة مركبة مف مجموعة عناصر متكاممة وىي إتقاف المغة والقدرة عمى‬
‫التالعب باألساليب والمرونة في توظيفيا وتبديؿ مواقع الكالـ وسيولة اإلنتقاؿ مف فكرة إلى أخرى‪ ،‬فضال عف‬
‫القدرة عمى توظيؼ إيماءات الوجو وحركات اليديف والجسد في أداء المعنى وتوكيده‪.‬‬

‫وتعد ميارة التحدث عنص ار مكمال لميارة اإلستماع‪ ،‬حيث أنو ال يمكف أف تتـ عممية التواصؿ مف دوف‬
‫متحدث(المرسؿ) ومستمع(المستقبؿ)‪.‬‬

‫‪ -2‬مهارة اإلستماع واإلنصات‪:‬‬

 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫ىناؾ فرؽ بيف اإلستماع والسماع‪ ،‬فاإلستماع كممة ترادؼ اإلنصات والفيـ والنقد في حيف السماع ىو مجرد‬
‫استقباؿ األذف لمذبذبات الصوتية مف مصدر معيف دوف إعارتيا انتباىا مقصودا‪ ،‬فالسماع ىو عممية بسيطة‬
‫تعتمد عمى استعداد وقدرة األذف عمى التقاط الذبذبات الصوتية وىو أمر فطري‪.‬‬

‫أما اإلستماع فيو فف يشتمؿ عمى عممية معقدة يعطي فيو المستمع اىتماما خاصا ومحاولة فيـ مدلوؿ‬
‫الرسالة يتـ فيو إدراؾ الرسالة المتضمنة في رموز معينة عف طريؽ تفاعميا مع خبرات المستمع ومعارفو‪،‬‬
‫فاإلستماع إذف ىو إدراؾ سمعي وفيـ وتحميؿ وتفسير ونقد وتقويـ لممادة المسموعة في ضوء معايير معينة‬
‫يمتمكيا المستمع‪.‬‬

‫واإلنصات ىو تركيز اإلنتباه عمى ما يسمعو الفرد مف أجؿ تحقيؽ ىدؼ معيف فيو اإلستماع‪ ،‬والفرؽ بيف‬
‫اإلنصات واإلستماع ىو في الدرجة وليس في طبيعة األداء‪ ،‬فاإلنصات استماع مستمر‪.‬‬

‫فميارة اإلستماع ميارة معقدة تتطمب‪:‬‬

‫* دقة اإلستماع واإلنتباه‪.‬‬

‫* فيـ الموضوع فيما شامال‪.‬‬

‫* التحميؿ وربط المعمومات والحقائؽ واألفكار‪.‬‬

‫* التفسير‪.‬‬

‫* الموازنة بأسموب موضوعي بيف مختمؼ األفكار‪.‬‬

‫* نقد وتقويـ مجاؿ الحديث‪.‬‬

‫والمقصود بميارة اإلستماع ىنا ىو اإلنصات‪ ،‬وىو أكثر دقة وأقرب إلى الوصوؿ إلى اليدؼ مف ميارة‬
‫اإلستماع‪ ،‬فيي ميارة اإلنصات إلى الرموز المنطوقة ثـ تفسيرىا‪ .‬وىي تيدؼ إلى أف تكوف قاد ار عمى فيـ‬
‫المتحدث مع السرعة في فيـ المسموع‪ ،‬والسرعة ىنا مطموبة بشكؿ أكبر مف بقية الميارات(الكتابة والقراءة)‬
‫ألف المستمع ال يجد لنفسو فرصة ألف يعاود كممة فاتتو أو يقؼ عند جممة ليمعف النظر في معناىا‪ ،‬فيو ال‬
 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫يممؾ التحكـ في سرعة المتحدث‪ ،‬لذلؾ ال بد مف تنمية بعض ميارات اإلستماع الالزمة لتمقي الرسالة مف قبؿ‬
‫المستمع ومنيا‪:‬‬

‫* أف يعرؼ غرض المتحدث ويتوقع ما يقاؿ‪.‬‬

‫* أف يستمع لألفكار الرئيسية والتفاصيؿ ويتذكر تتابعيا‪.‬‬

‫* أف يستخمص االستنتاجات ويمخصفي عقمو ما يقاؿ‪.‬‬

‫ويميز الحقيقة مف الخياؿ‪.‬‬

‫* أف يستمع ما بيف السطور ّ‬

‫يميز المادة األساسية ذات الصمة الوثيقة بالموضوع مف المادة غير األساسية‪.‬‬
‫* أف ّ‬

‫* أف يستمع في ضوء خبراتو السابقة ويحمؿ ويفند ما يراه خاطئا مما يقاؿ‪.‬‬

‫بتذوؽ واستمتاع‪.‬‬
‫* أف يستمع ّ‬

‫ولإلستماع أىمية كبيرة في تحصيؿ المعمومات والمعارؼ وكذلؾ في التعرؼ عمى كؿ جديد مف معمومات‬
‫وأخبار وآراء ممقاة في الندوات والمحاضرات واإلجتماعات‪.‬‬

‫وتيدؼ ميارة اإلستماع إلى‪:‬‬

‫التعود عمى آداب الحوار ومنيا حسف اإلصغاء لممتكمـ واحتراـ اآلخر وأخذ حديثة باىتماـ وتوقير‪.‬‬
‫* ّ‬

‫التعود عمى الحكـ عمى النص المسموع بالتحميؿ والتقويـ في ضوء المعايير المحددة والخاصة بالموضوع‪.‬‬
‫* ّ‬

‫التعود عمى التقاط أوجو التشابو واإلختالؼ بيف اآلراء المطروحة في النص المسموع‪.‬‬
‫* ّ‬

‫* تنمية القدرة عمى استخالص النتائج مف بيف سطور المادة المسموعة‪.‬‬

‫* تنمية القدرة عمى تحديد األفكار الرئيسية والثانوية والتمييز بينيما‪.‬‬

 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫أنواع اإلستماع‪:‬‬

‫تحدد أنواع اإلستماع وفقا ليدؼ المستمع فيما يمي‪:‬‬

‫‪ ‬اإلستماع اليقظ‪ :‬ويحتاج إليو الفرد في المواقؼ التي تحتاج إلى الدقة والفيـ وفي مواقؼ التوجييات‬
‫والتعميمات‪ ،‬مثؿ قاعات الدرس والمحاضرات‪.‬‬
‫‪ ‬اإلستماع المستجيب‪ :‬ويكوف فيو المستمع مشتركا في الحديث‪ ،‬فيو يستمع إلى ما يقاؿ ويبدي رأيو‬
‫فيو مثؿ المناقشات‪.‬‬
‫‪ ‬اإلستماع التحميمي‪ :‬وىو النوع الذي يحتّؿ ذىف المستمع عندما يفكر فيما يقاؿ‪ ،‬فقد يكوف ضد أفكاره‬
‫ومعموماتو حيث يقوـ المستمع بتحميؿ ما سمع إلبداء وجية نظره‪.‬‬
‫‪ ‬اإلستماع مف أجؿ الحصوؿ عمى معمومات‪ :‬ويعتمد عميو الفرد لمحصوؿ عمى أفكار ومعمومات مف‬
‫المتحدث‪.‬‬
‫‪ ‬اإلستماع الناقد‪ :‬ويترتب فيو عمى المستمع أف يكوف منتبيا جيدا لما يقاؿ لكي يستطيع أف يناقش‬
‫ويبدي رأيو فيما سمع بناء عمى خبراتو وبأسموب عممي‪.‬‬

‫فميارة اإلستماع تعني قدرة المستقبؿ عمى التركيز حوؿ محتوى الرسالة وفيميا جيدا وتمر بالمراحؿ‬
‫التالية‪ :‬اإلنصات والتفسير واإلستيعاب والتذكير والتقييـ واإلستجابة( التي قد تكوف لفظية أو غير لفظية‬
‫أو شعورية)‪.‬‬

‫ولنجاح عممية اإلستماع ال بد مف التركيز عمى ما يمي‪:‬‬

‫‪ ‬عدـ مقاطعة المرسؿ‪.‬‬

‫‪ ‬التركيز عمى اليدؼ األساسي لحديث المرسؿ‪.‬‬
‫‪ ‬عدـ إطالؽ األحكاـ عمى حديث المرسؿ حتى يكمؿ حديثو‪.‬‬
‫التعمؽ في حديث المرسؿ ومحاولة تفسيره بالطريقة الصحيحة‪.‬‬
‫ّ‬ ‫‪‬‬
 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫‪ -3‬مهارة االتصال غير المفظي‪:‬‬

‫وىي مجموعة الرموز واإلشارات والحركات واإليماءات التعبيرية التي توحي إلى معاف متفؽ عمييا مف طرؼ‬
‫مجموعة مف الناس‪ ،‬وتستخدـ ىذه الميارة لتوضيح فكرة ما دوف التعبير عنيا لفظيا أي بالكالـ‪ ،‬ومف أىـ‬
‫أنواع ىذه الميارات االتصالية غير المفظية‪ :‬النواحي الصوتية المصاحبة لمكالـ (نبرات الصوت)‪ ،‬اإلنصات‬
‫بالنظرات‪ ،‬الحركات الصامتة‪ ،‬ووضع الجسد وغيرىا مف التي تـ التطرؽ ليا في محور سابؽ‪.‬‬

‫احملارضة اخلامسة‪ :‬أأسلوب احلوار وامللابالت امشخصية‪ /‬ملابالت امتوظيف‪:‬‬

‫يعرؼ الحوار بأنو نوع مف الحديث بيف شخصيف أو فريقيف أو أكثر‪ ،‬يتـ فيو تداوؿ الكالـ فيما بينيـ بطريقة‬
‫متكافئة‪ ،‬فال يستأثر بو أحدىما دوف اآلخر‪ ،‬ويغمب عميو اليدوء والبعد عف الخصومة والتعصب‪.‬‬

‫مفهوم المقابمة‪:‬‬

‫المقابمة ىي تبادؿ المعمومات بيف شخصيف مثؿ صاحب العمؿ والمرشح لوظيفة أو منصب عمؿ‪ .‬فيي المقاء‬
‫الذي يتـ بيف مسؤوؿ أو أكثر مف المنشأة مف جية وبيف المرشح (المتقدـ) لشغؿ وظيفة مف جية أخرى‪،‬‬
‫وذلؾ لغرض تقييـ مدى صالحية المرشح لشغؿ الوظيفة‪.‬‬

‫الغاية من إجراء المقابمة‪:‬‬

‫‪ -‬استكماؿ المعمومات المذكورة في السيرة الذاتية‪.‬‬

‫‪ -‬بياف لمعرفة نقاط الضعؼ والقوة بالنسبة لممرشح‪.‬‬

‫‪ -‬تمكيف صاحب العمؿ مف تقويـ شخصية المرشح وتوجييو نحو المنصب المناسب‪.‬‬

‫‪ -‬فرصة لمناقشة عرض التوظيؼ المقدـ‪.‬‬

 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫أنواع المقابالت عند التقدم لشغل وظيفة‪:‬‬

‫‪ -1‬المقابمة الشخصية‪( :‬مع شخص واحد وجها لوجه)‪.‬‬

‫وىو النوع األكثر شيوعا وىو عبارة عف مقابمة وجيا لوجو مع أحد أعضاء الشركة التي تقدـ المرشح لمعمؿ‬
‫فييا‪ .‬يمكف أف يكوف ىذا الشخص مدير عاـ الشركة‪ ،‬أو مدير القسـ أو مدير فريؽ العمؿ‪ ،‬أو مدير الموارد‬
‫البشرية وىذا يعتمد عمى حجـ الشركة‪.‬‬

‫‪ -2‬المقابمة الهاتفية‪:‬‬

‫قد تقترح الشركة عمى المرشح لموظيفة إجراء مقابمة بالياتؼ فبعض الشركات تستخدـ المقابمة الشخصية‬
‫الياتفية كوسيمة أولى الختيار المتقدميف واستبعاد الضعفاء منيـ في المراحؿ األولى‪.‬‬

‫‪ -3‬المقابمة مع لجنة‪:‬‬

‫تستخدـ المقابالت مع المجنة عندما تسعى الشركة إلى تعييف موظفيف لوظائؼ عميا‪ ،‬كما يستخدـ ىذا النوع‬
‫غالبا بعد إجراء المقابمة الشخصية األولى مع مدير الموارد البشرية‪ ،‬كما أف ضيؽ الوقت يمكف أف يجعؿ‬
‫عددا مف أعضاء اإلدارات الذيف يرغبوف في مقابمة المرشحيف يفعموف ذلؾ معا في جمسة واحدة‪ .‬وغالبا ما‬
‫يتراوح عدد أعضاء المجنة مف اثنيف إلى أربعة أعضاء يقوموف بإجراء المقابمة الشخصية مع كؿ مرشح عمى‬
‫حدة‪.‬‬

‫وتشير الدراسات إلى أف المسؤوؿ عمى المقابالت قد يتخذ قرار التوظيؼ خالؿ أوؿ ‪ 5‬دقائؽ مف المقابمة لذلؾ‬
‫فإف اإلنطباعات األولية ضرورية جدا‪ ،‬وبأف اإلنطباع الذي يخمقة المرشح في أوؿ ‪ 60‬ثانية قد يكوف أساسيا‬
‫في جعؿ الجو مناسبا لتبادؿ الحديث مع صاحب العمؿ أو مف يقوـ مقامو في المقابمة‪.‬‬

‫أنواع األسئمة في المقابالت‪:‬‬

‫تنقسـ أسئمة المقابالت إلى ثالثة أنواع رئيسية‪:‬‬

 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫‪ -1‬أسئمة أدائية‪ :‬وتيدؼ إلى جمع المعمومات حوؿ أداء المرشح في السابؽ‪ ،‬ألنو يعد مؤش ار جيدا عمى‬
‫أدائو مستقبال‪ .‬وتبدأ مثؿ ىذه األسئمة بكممات مثؿ‪:‬‬

‫اعط مثاال عن‪ /...‬أو اشرح عن موقف عندما‪ /‬أو أخبر ماذا فعمت لحظة‪....‬‬

‫ومف الموضوعات التي تتعرض ليا مثؿ ىذه األسئمة‪:‬‬

‫العمؿ تحت الضغط‪ /‬التعامؿ مع المواقؼ الصعبة‪ /‬القدرة عمى التفكير اإلبتكاري‪ /‬حؿ المشكالت‪ /‬القيادة‪/‬‬
‫اتخاذ القرار‪ /‬القدرة عمى وضع سمـ باألولويات‪.‬‬

‫‪ -2‬أسئمة افتراضية‪:‬‬

‫تستيدؼ تحديد قدرتؾ عمى التعامؿ مع مواقؼ حقيقية قد تواجيؾ في العمؿ‪ ،‬وىو يتطمب امتالكؾ فيما جيدا‬
‫لمتطمبات الوظيفة المعروضة‪.‬‬

‫‪ -3‬أسئمة المهارات‪:‬‬

‫وىي مجموعة أسئمة سيطرحيا صاحب العمؿ لمتأكد مف امتالؾ المرشح لمميارات العممية الضرورية لتنفيذ‬
‫المياـ المطموبة وتعتمد ىذه األسئمة عمى طبيعة الوظيفة المعروضة‪.‬‬

‫‪ -4‬أسئمة تقميدية‪:‬‬

‫وىي أسئمة مألوفة تتعمؽ بالتعميـ والشيادات والخبرات العممية وبعض األسئمة الشخصية حوؿ الغاية واألىداؼ‬
‫العممية واليوايات والتجارب الرئيسية في الحياة ومف األمثمة عمييا‪:‬‬

‫‪ -‬أف يطمب منؾ التكمـ عف نفسؾ بشكؿ موجز‪/‬أو أف تقوـ بوصؼ مؤىالتؾ التعميمية وانجازاتؾ المينية‬
‫وأىدافؾ العممية‪ /‬أو أف تصؼ مؤىالتؾ لموظيفة المقترحة واإلسيامات التي يمكنؾ تقديميا لممؤسسة‪.‬‬

‫‪ -‬لماذا تريد أف تعمؿ ىنا؟ أو ما الذي يثير اىتمامؾ بشركتنا؟‬

‫‪ -‬لماذا تركت وظيفتؾ السابقة أو األخيرة؟‬

 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫‪ -‬ما الراتب الذي تتوقعو؟ وفي ىذه الحالة بدؿ اإلجابة يفضؿ إعادة السؤاؿ مرة أخرى عمى القائـ بالمقابمة‬
‫كأف تقوؿ‪ :‬ال أعمـ‪ ،‬ما الراتب الذي قررتموه ألفضؿ مرشح؟‪ .‬دع صاحب العمؿ يقدـ العرض أوال ثـ قـ‬
‫بالتفاوض معو حوؿ الراتب والحوافز‪.‬‬

‫دور لغة الجسد في المقابالت الشخصية‪:‬‬

‫لغة الجسد تساعد في بناء انطباع األلفة لدى الشخص الذي ستقابمو ومف أسيؿ الطرؽ لذلؾ ىو اتخاذ نفس‬
‫وضعو في الجموس‪ ،‬مع الحفاظ عمى القدر المناسب مف التواصؿ البصري أثناء إجراء المقابمة مما يساعد‬
‫عمى بناء األلفة‪.‬‬

‫األخطاء الشائعة في المقابمة الشخصية‪:‬‬

‫مف األخطاء الشائعة أثناء إجراء المقابمة مايمي‪:‬‬

‫‪ -‬إرتداء مالبس غير رسمية ‪ -‬الحضور بدوف استعداد ‪ -‬الحديث عف التاريخ الشخصي‪.‬‬

‫‪ -‬عدـ إظيار الحماسة واإلحترافية‬ ‫‪ -‬سؤالؾ الشخص الذي ُيجري معؾ المقابمة عف الشركة وعف الوظيفة‬

‫‪ -‬اإلستفسار عف الراتب والمزايا اإلضافية ‪ -‬عدـ اإلجابة عندما تُسأؿ ىؿ لديؾ أسئمة ‪ -‬عدـ الثقة في‬
‫النفس ‪ -‬التحقؽ مف الوقت باستمرار‪.‬‬

‫احملارضة امسادسة‪ :‬فن اإدارة الإجامتػات‪.‬‬

‫يشعر الكثير باالستياء والممؿ مف اإلجتماعات بحجة عدـ فائدتيا‪ ،‬لكف المشكمة ليست في اإلجتماع في حد‬
‫ذاتو بؿ في الطريقة التي تدار بيا ىذه اإلجتماعات‪ .‬ويتوقؼ ذلؾ عمى مدى امتالؾ القائميف عمييا ميارات‬
‫إدارة اإلجتماعات وحسف اإلستفادة منيا‪ .‬فإذا لـ تحسف إدارتيا ترجع بآثار عكسية حيث تصبح مضيعة لموقت‬
‫وىدر لمجيد‪ ،‬كما تمنح األعضاء شعور عدـ الوالء لممؤسسة‪.‬‬

‫وعمى اعتبار أف حسف إدارة اإلجتماعات ميارة فيي قابمة لإلكتساب والتطوير مف أجؿ تدريب وتكويف‬
‫العنصر المؤىؿ لذلؾ‪ .‬ويعد نجاح إدارة اإلجتماعات مف العوامؿ والمتطمبات التي ال بد منيا لنجاح العمؿ‬
 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫اإلداري‪ .‬وذلؾ مف خالؿ التحضير المسبؽ واإلستعداد لتوجيو األمور والسيطرة عميو مف خالؿ خطوات‬
‫محددة لمتأكد مف فاعمية اإلجتماع وتحقيقو ألىذافو‪ ،‬ليذا قمنا فف إدارة اإلجتماعات ألنو ضروري يجب عمى‬
‫اإلداري الناجح إتقانو‪.‬‬

‫مفهوم اإلجتماعات‪:‬‬

‫يعرؼ اإلجتماع بأنو عبارة عف تجمع شخصيف أو أكثر في مكاف معيف لمتشاور وتبادؿ اآلراء حوؿ‬
‫موضوع معيف واإلدارة الفعالة والناجحة لإلجتماع ىي التي تجعؿ منو طريقة لتحقيؽ األىداؼ المرجوة منو في‬
‫أقؿ وقت ممكف وبرضا غالبية المجتمعيف‪ .‬فمف خالؿ اإلجتماعات في المنظمة يتـ تبادؿ الخبرات‬
‫والمعمومات بيف العامميف والمسؤوليف‪ ،‬كما تعطي الفرصة لمجميع لممشاركة في اتخاذ القرار مما يكرس روح‬
‫الفريؽ وتحمؿ المسؤولية‪ .‬وعميو تتمثؿ أركاف اإلجتماع في وجود عدد محدد مف الناس يتفاعموف معا لتحقيؽ‬
‫أىدافا معينة‪ ،‬وبتوافر اإلمكانيات المادية المالئمة‪.‬‬

‫أهمية اإلجتماعات‪:‬‬

‫‪ -1‬تساعد اإلجتماعات عمى استخداـ فعاؿ أكثر لموقت‪.‬‬

‫‪ -2‬تحسف في صنع القرار ألف اإلجتماعات تنتج غالبا قررات جماعية وبالتالي أكثر موضوعية بسبب تعدد‬
‫وجيات النظر فيي تتيح لكؿ حاضر في اإلجتماع المشاركة في صنع القرار‪.‬‬

‫‪ -3‬رفع الروح المعنوية لألعضاء المشاركيف بسبب مشاركتيـ في عممية صنع القرار ميما كانت رتبتيـ أو‬
‫منصبيـ ( في حاؿ كاف اإلجتماع فعاال)‪.‬‬

‫‪ -4‬توفر اإلجتماعات التفاعؿ والتواصؿ والنقاش بيف األفراد المشاركيف في اإلجتماع مف كافة اإلختصاصات‬
‫والخبرات واتاحة الفرصة لمتعبير عف الرأي وايصاؿ المعمومات والبيانات واإلحتكاؾ بيف مختمؼ األفراد ميما‬
‫كانت خبرتيـ مما يؤدي إلى تبادؿ الخبرات والميارات‪.‬‬

‫‪ -5‬تساىـ اإلجتماعات في التعرؼ عمى مختمؼ المشكالت والصعوبات التي تواجو إنجاز األعماؿ مبك ار مما‬
‫يساعد عمى التخطيط ليا ومعالجتيا‪.‬‬
 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫‪ -6‬تبث اإلجتماعات روح االنفتاح بيف مختمؼ المستويات مما يعزز العالقات اإلنسانية بيف األعضاء‬
‫ويكرس روح الفريؽ بينيـ‪.‬‬

‫أنواع اإلجتماعات‪:‬‬

‫يمكف تصنيؼ اإلجتماعات إلى ما يمي‪:‬‬

‫* اجتماعات تبادؿ المعمومات‪ ،‬والغرض منيا تبادؿ المعمومات الخاصة بموضوع ما بيف العامميف مما يوفر‬
‫لممنظمة الوقت والجيد أفضؿ مما لو تـ العمؿ بصورة فردية‪.‬‬

‫* اجتماعات اتخاذ الق اررات‪ ،‬وىي اإلجتماعات الخاصة باتخاذ الق اررات في القضايا اليامة‪.‬‬

‫* اجتماعات البحث والدراسات‪ ،‬والغاية منيا التباحث والتدارس مف خالؿ تكويف أكثر مف مجموعة عمؿ‪،‬‬
‫وكؿ مجموعة تكمّؼ ببحث ودراسة جانب جزئي مف الموضوع العاـ‪.‬‬

‫* اجتماعات طارئة وىي التي تدعو إلييا حاجة طارئة غير متوقعة وال متضمنة في خطط المنظمة‪.‬‬

‫* اجتماعات روتينية دورية‪ ،‬وىي تمؾ المتضمنة في برنامج العمؿ في المنظمة‪.‬‬

‫* اجتماعات بروتوكولية‪ ،‬وىي مظيرية شكمية احتفالية إعالمية وىي اجتماعات غير منتجة‪.‬‬

‫وىناؾ تصنيؼ آخر يقسـ اإلجتماعات بطريقة أخرى كما يمي‪:‬‬

‫‪ -1‬مف حيث الدورية‪:‬‬

‫أ‪ -‬اجتماعات دورية‪ :‬وىي التي تعقد بصورة دورية سواء أسبوعية أو شيرية أو سنوية‪...‬إلخ‪ ،‬ويغمب عمييا‬
‫الطابع الرسمي ومف أمثمتيا المجاف الدائمة والمجالس في اإلدارة الحكومية والشركات‪.‬‬

‫ب‪ -‬اجتماعات غير دورية‪ :‬وىي التي تعقد كمما دعت الحاجة إلييا لبحث مشكالت أو موضوعات طارئة‪،‬‬
‫وليس ىناؾ وقت محدد لعقدىا‪.‬‬
 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫‪ -2‬مف حيث الشكؿ‪:‬‬

‫تصنؼ االجتماعات إلى‪:‬‬

‫أ‪ -‬اجتماعات رسمية‪ :‬وىي التي يتحكـ في تكوينيا وفي سير إجراءاتيا قوانيف وأنظمة محددة داخؿ المنظمة‪.‬‬

‫ب‪ -‬اجتماعات غير رسمية‪ :‬وىي التي ال يحكـ تكوينيا قوانيف أو أنظمة محددة‪ ،‬وىي تتسـ بالسيولة‬
‫والمرونة وال قواعد ليا حوؿ كيفية اتخاذ القرار‪ ،‬ويمكف مف خالليا تحقيؽ ما يمي‪:‬‬

‫* التوصؿ إلى دراسات كاممة وشاممة ومتأينة لمق اررات المتعمقة بموضوع اإلجتماع‪ ،‬وذلؾ مف خالؿ تنوع‬
‫خبرات وتخصصات األعضاء ونقاشاتيـ وتبادؿ خبراتيـ‪.‬‬

‫* التوصؿ إلى ق اررات جماعية تتسـ بالنضج والعمؽ والصدؽ والموضوعية عكس الق اررات الفردية التي تعتمد‬
‫بالتحيز والمصالح الشخصية‪.‬‬
‫ّ‬ ‫عمى قدرات شخصية وتتسـ أحيانا‬

‫* التنسيؽ بيف مختمؼ أوجو األنشطة والجيود بيف اإلدارات واألقساـ داخؿ المنظمة الواحدة‪.‬‬

‫* إتاحة الفرصة لمموظفيف حديثي الخبرة لإلحتكاؾ بمف ىـ أقدـ منيـ خبرة وممارسة وتجربة‪.‬‬

‫* إتاحة الفرصة لمقادة اإلدارييف والمشتركيف في اإلجتماع لتوصيؿ آرائيـ وتوجيياتيـ ووجيات نظرىـ إلى‬
‫بقية العامميف عف طريؽ األعضاء المشاركيف‪ ،‬كما تتيح في الوقت نفسو توصيؿ مطالب وشكاوي العامميف‪.‬‬

‫* رفع معنويات األعضاء المشاركيف مف خالؿ إتاحة الفرصة ليـ لمتعبير عف آرائيـ وأفكارىـ والمشاركة في‬
‫صنع الق اررات والدمج بيف وجيات النظر المختمفة مما يسمح ببروز األفكار اإلبداعية‪.‬‬

‫المراحل الرئيسية لعممية إدارة اإلجتماعات‪:‬‬

 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫لكي تحقؽ اإلجتماعات أىدافيا المرجوة ال بد أف تخضع لخطوات ميمة تجعؿ إدارتيا فعالة وتنقسـ ىذه‬
‫الخطوات إلى ما يمي‪:‬‬

‫المرحمة األولى‪ :‬مرحمة ما قبؿ انعقاد اإلجتماع‪.‬‬

‫المرحمة الثانية‪ :‬مرحمة انعقاد اإلجتماع‪.‬‬

‫المرحمة الثالثة‪ :‬مرحمة ما بعد انعقاد اإلجتماع‪.‬‬

‫أوال‪ :‬مرحمة ما قبل انعقاد اإلجتماع‪:‬‬

‫وىي مرحمة تسبؽ انعقاد اإلجتماع وفييا يجب اإلىتماـ باألمور التالية‪:‬‬

‫‪ -1‬تحديد الهدف من اإلجتماع‪ :‬يجب تحديد وصياغة األىداؼ قبؿ عقد اإلجتماع وتكوف معروفة لجميع‬
‫المشاركيف ليساىـ كؿ منيـ في تحقيقيا‪ .‬وتتعدد أىداؼ اإلجتماعات منيا طرح المعمومات وتبادؿ األفكار‬
‫واآلراء بشأف موضوعات محددة‪ ،‬أو العمؿ عمى إحداث بعض التغييرات في أساليب وطرؽ العمؿ أو مناقشة‬
‫بعض الس ياسات أو إعداد تقارير حوؿ موضوع معيف أو توضيح بعض األمور المرتبطة بالعمؿ أو باألفراد أو‬
‫الحصوؿ عمى تأييد بعض األفراد لبعض األفكار والمقترحات‪...‬إلخ‪.‬‬

‫فعمى المدير أف يفكر قبؿ اإلجتماع حوؿ اليدؼ مف اإلجتماع وحوؿ أنسب طريقة لتحقيقو‪ ،‬وىذا ما يدفعنا‬
‫إلى التعرض إلى واجبات مدير أو رئيس اإلجتماع قبؿ انعقاد الجمسة‪.‬‬

‫واجبات مدير اإلجتماع قبؿ انعقاد الجمسة‪:‬‬

‫* اإلشراؼ المباشر عمى المكمفيف باإلعداد والتأكد مف التخطيط الكامؿ واإلستعداد التاـ لعقد الجمسة‪ ،‬واكتماؿ‬
‫متطمبات انعقادىا قبؿ وقت كاؼ مف بدايتيا (جدوؿ أعماؿ اإلجتماع‪ ،‬أجندتو‪ ،‬طباعتو‪ ،‬محضره وتوزيعو)‪.‬‬

‫* التأكد مف صالحية بيئة اإلجتماع وجاىزيتيا (التيوية‪ ،‬اإلنارة‪ ،‬مقاعد الجموس‪ ،‬التصوير‪ ،‬الصوت‪،‬‬
‫اإلعالـ‪ ،‬المطبوعات‪ ،‬الضيافة‪ ،‬دفاتر وأقالـ‪...‬إلخ)‪.‬‬
 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫* اإلعالف عمى تاريخ ومكاف اإلجتماع‪ ،‬وتحديد زمف بدايتو ونيايتو مع المقرر وسكرتاريتو (عمى أف تكوف‬
‫بدايتو في وقت يتيح لألعضاء الحضور في الزمف المحدد وىـ في قمة النشاط والحضور الذىني)‪.‬‬

‫* التأكد مف وصوؿ الدعوات وأوراؽ اإلجتماع لجميع األعضاء بواسطة السكرتارية‪ ،‬مع مالحظة أف دعوة‬
‫بعض الشخصيات يتطمب اإلتصاؿ الشخصي مف مدير أو رئيس المنظمة‪.‬‬

‫‪ -2‬تحديد األعضاء المدعوة لإلجتماع‪:‬‬

‫عمى المدير المسؤوؿ عمى أمر عقد اإلجتماع أو مف سينوب عنو أف يحدد األعضاء المزمع دعوتيـ لحضور‬
‫اإلجتماع والذيف وجب أف تتوافر فييـ مجموعة مف الشروط أىميا‪:‬‬

‫* أف يكوف األعضاء ذوو صمة بالموضوعات المطروحة لمنقاش في اإلجتماع‪.‬‬

‫* أف تتوافر لدييـ الخبرة واإللماـ بالموضوع‪.‬‬

‫* أف تتوافر لدييـ الرغبة والحوافز لممشاركة في اإلجتماع‪.‬‬

‫* أف يكونوف مؤىميف لمعمؿ الجماعي‪.‬‬

‫* أال يكونوف مف النوع الذي يفرض رأيو عمى اآلخريف‪.‬‬

‫* أال يكونوف مف النوع الذي ال يستطيع التحدث مع اآلخريف (الخجوؿ أو غير المنفتح اجتماعيا)‪.‬‬

‫‪ -3‬إعداد جدول أعمال اإلجتماع‪:‬‬

‫وىو عبارة عف وثيقة عمؿ تكوف كدليؿ يبقي جميع األعضاء في مسار معيف وتمنع مف تضييع وقت‬
‫اإلجتماع في مواضيع أقؿ أىمية‪ ،‬ويقوـ بإعداده مدير اإلجتماع والسكرتير ويتضمف النقاط التالية‪ :‬اليدؼ مف‬
‫اإلجتماع‪ ،‬وتاريخو ومدتو ومكاف حدوثو‪ ،‬وأسماء األعضاء المشاركيف فيو ومواضيع المناقشة الروتينية‪،‬‬
‫ومواضيع النقاش الصعبة والقابمة لمجدؿ‪ ،‬وأي أعماؿ أخرى تستجد‪.‬‬
 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫‪ -4‬اختيار قاعة اإلجتماع‪:‬‬

‫وىو ما يسمح بتوفير العديد مف العوامؿ الميمة لعقد اإلجتماع والمتمثمة في مناسبة حجـ القاعة لعدد‬
‫المشاركيف‪ ،‬مناسبة ترتيب مائدة ومقاعد اإلجتماع‪ ،‬توافر كافة األجيزة واألدوات الالزمة لعرض الموضوعات‪،‬‬
‫توافر اإلضاءة والتيوية والح اررة المناسبة‪ ،‬توافر خطة وبطاقات تحدد أماكف جموس األعضاء المشاركيف‬
‫ويسير عمى توفير ىذه العوامؿ سكرتير اإلجتماع تحت إشراؼ مدير اإلجتماع‪.‬‬

‫‪ -5‬إعداد وارسال الدعوات والمعمومات الالزمة لإلجتماع‪:‬‬

‫ويسير عمى ذلؾ سكرتير اإلجتماع تحت إشراؼ مدير اإلجتماع‪ ،‬عمى أف يكوف ذلؾ قبؿ موعد انعقاد‬
‫اإلجتماع بوقت كاؼ وأف يرفؽ بيا جدوؿ أعماؿ اإلجتماع‪.‬‬

‫ثانيا‪ :‬مرحمة انعقاد اإلجتماع‪:‬‬

‫وىي المرحمة التي تشمؿ كافة الفعاليات التي تتـ خالؿ فترة انعقاد اإلجتماع منذ بدايتو والى نياية الجمسة‪،‬‬
‫ويتوقؼ نجاح ىذه المرحمة عمى مدى جودة إعداد المرحمة السابقة‪ ،‬وكذا عمى مدى معرفة كؿ مف رئيس‬
‫وأعضاء اإلجتماع لألدوار المنوطة بيـ وتنفيذىا عمى الوجو المطموب‪ ،‬وتتمثؿ ىذه األدوار فيما يمي‪:‬‬

‫‪ -1‬أدوار رئيس اإلجتماع‪:‬‬

‫* إدارة وقت اإلجتماع مف أىـ الميارات التي يجب أف يمارسيا رئيس اإلجتماع أثناء إدارتو لو‪ ،‬إذ عميو‬
‫افتتاح اإلجتماع في وقتو المحدد مع الترحيب بالمشاركيف والتذكير بيدؼ وأىمية اإلجتماع‪ ،‬والتعريؼ‬
‫بالمواضيع المحددة لمنقاش‪ ،‬مع التأكيد عمى اإللتزاـ بالوقت‪.‬‬

‫* التأكد مف حصوؿ النصاب القانوني مف الحضور في اإلجتماع‪.‬‬

‫* ضبط حركة وسير اإلجتماع وفؽ األجندة المحددة وعدـ السماح بالخروج عف الموضوع المطروح‬
‫واألحاديث الجانبية أو مقاطعة المتحدث أو الرجوع إلى نقطة تـ تجاوزىا وانقضى الزمف المخصص‬
‫ليا‪...‬إلخ‪.‬‬
 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫* التركيز عمى تحقيؽ أىداؼ اإلجتماع واتخاذ الق اررات ذات العالقة بالموضوع‪.‬‬

‫* توزيع الفرص بالتساوي عمى األعضاء بما يتيح مشاركتيـ واشعارىـ بإعماؿ مبدأ العدالة‪ ،‬إلكساب‬
‫الحاضريف الشعور بالرضا عف طريقة سير اإلجتماع وتحفيزىـ لإلنتباه زمتابعة مجرياتو‪ ،‬والمساىمة الجادة في‬
‫مخرجاتو‪ ،‬واختيار األسموب المناسب لمتعامؿ مع المشاركيف وفقا لنمط شخصية كؿ عضو منيـ (المعارض‬
‫والمتعصب والثرثار والمتعالي‪.)...‬‬

‫* بمورة النقاش لمحصوؿ عمى إجماع حوؿ النتائج‪.‬‬

‫* اختتاـ اإلجتماع في الوقت المحدد‪ ،‬مع تحديد ما تحقؽ مف أىداؼ اإلجتماع وتمخيص أىـ ما توصؿ إليو‬
‫اإلجتماع مف نتائج وق اررات‪ ،‬وتوجيو الشكر لألعضاء عمى ما قدموه‪ ،‬وتكميؼ األعضاء بإنجاز ما أوكؿ إلييـ‬
‫مف مياـ مع إبالغ األعضاء بموعد اإلجتماع القادـ إف لزـ األمر‪.‬‬

‫‪ -2‬أدوار أعضاء اإلجتماع‪:‬‬

‫* معرفة اليدؼ مف اإلجتماع ودورىـ فيو‪.‬‬

‫* قراءة المعمومات المرتبطة بموضوعات اإلجتماع قبؿ حضوره حتى تكوف مشاركتيـ فعالة‪.‬‬

‫* يجب عمى األعضاء الحضور إلى مكاف اإلجتماع في الوقت المناسب‪ ،‬أو اإلعتذار وانابة عضو آخر ممّـ‬
‫بالموضوع لمحضور بدال عف العضو الذي سيتغيب‪.‬‬

‫* عدـ مغادرة العضوو لقاعة اإلجتماعات أثناء انعقاد اإلجتماع إال ألسباب ضرورية يأذف بيا رئيس مدير‬
‫اإلجتماع‪.‬‬

‫التحيز والتعصب‪.‬‬
‫ّ‬ ‫* اإلستئذاف لممشاركة في إبداء الرأي والمناقشة بشكؿ موضوعي وخاؿ مف‬

‫* اإلستفسار عف المعمومات والموضوعات غير الواضحة والمبيمة أثناء اإلجتماع‪.‬‬

‫* اإلستعداد لتقبؿ آراء اآلخريف واإلصغاء إلييـ‪.‬‬

 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫* اإلبتعاد عف االتجاىات السمبية نحو اإلجتماع أو بعض الموضوعات المطروحة فيو لمنقاش‪.‬‬

‫* اإللتزاـ بآداب الحديث مع اآلخريف أثناء النقاش أو اإلستفسار‪.‬‬

‫‪ -3‬خطوات سير اإلجتماع‪:‬‬

‫‪ -1‬يعرض رئيس اإلجتماع جدوؿ األعماؿ ومحتوياتو في بداية الجمسة‪ ،‬ويكوف مكتوبا‪ ،‬ويشتمؿ عمى تحديد‬
‫الموضوعات التي ستتـ مناقشتيا ( ترسؿ الوثائؽ مع الدعوة وال توزع أثناء اإلجتماع)‪ ،‬ويضيؼ أي موضوع‬
‫أو موضوعات أخرى إذا طمب أحد األعضاء أو عدد منيـ ذلؾ‪.‬‬

‫‪ -2‬يعرض محضر اإلجتماع السابؽ وموقؼ تنفيذ الق اررات التي اتخذت فيو‪.‬‬

‫‪ -3‬عرض المياـ التي تقرر أف يقوـ بيا أحد األعضاء أو مجموعة منيـ‪ ،‬عمى ػف يمتزـ ىؤالء بضوابط‬
‫وعناصر كتابة محضر اإلجتماع وأف تراعى سمات المحضر الجيد وخطوات أدائو‪.‬‬

‫‪ -4‬البدء في التداوؿ والنقاش واتخاذ الق اررات والتوجييات الالزمة‪ ،‬حسب األجندة الموضوعة في جدوؿ‬
‫األعماؿ‪.‬‬

‫‪ -5‬إتاحة الفرصة لمموضوعات األخرى‪ -‬إف وجدت‪ -‬وذلؾ حاؿ تضمينيا في أجندة اإلجتماع منذ بدايتو‪،‬‬
‫وليس في أي وقت كاف‪.‬‬

‫‪ -6‬تحديد زماف ومكاف اإلجتماع القادـ‪ ،‬أو اإلشارة إليو ويكوف ذلؾ في اإلجتماعات الدورية طبعا‪.‬‬

‫‪ -7‬شكر األعضاء الحاضريف عمى مشاركتيـ الفاعمة وآرائيـ ومساىمانيـ المفيدة‪ ،‬واعالف نياية اإلجتماع‪.‬‬

‫ثالثا‪ :‬مرحمة ما بعد انعقاد اإلجتماع‪:‬‬

‫ىي مرحمة تمي انتياء جمسة اإلجتماع ويتـ اتباع الخطوات التالية‪:‬‬

‫‪ -1‬توثيق اإلجتماع‪:‬‬
 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫يتـ فور انتياء اإلجتماع إعداد مطبوع يدعى محضر اإلجتماع بحيث يتـ التوقيع عميو مف قبؿ كؿ األعضاء‬
‫الحاضريف والمشاركيف في اإلجتماع مع حصوؿ كؿ واحد منيـ عمى نسخة منو ويحتوي محضر اإلجتماع‬
‫عمى النقاط التالية‪:‬‬

‫* عنواف يشير إلى موضوع اإلجتماع وتاريخ ومكاف إنعقاده‪.‬‬

‫* إسـ رئيس اإلجتماع وتوقيعو‪.‬‬

‫* قائمة بأسماء األشخاص المشاركيف مع توقيعاتيـ‪.‬‬

‫* اعتذارات األعضاء الذيف تع ّذر عمييـ حضور اإلجتماع‪.‬‬

‫* جدوؿ األعماؿ‪.‬‬

‫* ممخص حوؿ ما تـ اتخاذه مف ق اررات في كؿ بند مف جدوؿ األعماؿ‪.‬‬

‫* خالصة توزيع المسؤوليات باألسماء عمى اإلجراءات التنفيذية‪.‬‬

‫* تحديد نياية اإلجتماع وموعد اإلجتماع التالي‪.‬‬

‫‪ -2‬تقييم اإلجتماع‪:‬‬

‫التعرؼ عمى‬
‫ّ‬ ‫يعد تقييـ اإلجتماع مف قبؿ رئيسو وكافة األعضاء المشاركيف فيو بمثابة خطوة ىامة بيدؼ‬
‫تعرض ليا اإلجتماع‪ ،‬قصد العمؿ عمى تفادييا في اإلجتماعات المقبمة‪ .‬ويتـ ذلؾ باإلعتماد‬
‫المشكالت التي ّ‬
‫توزع عمى األعضاء المشاركيف‬
‫عمى استمارة تحتوي عمى مجموعة مف األسئمة تدعى استمارة تقييـ اإلجتماع ّ‬
‫ويطمب منيـ ممؤىا عف طريؽ اإلجابة عمى األسئمة وذلؾ قبؿ مغادرتيـ مكاف إجراء اإلجتماع‪.‬‬

‫ومف األسئمة التي تتضمنيا اإلستمارة ما يمي‪:‬‬

‫‪ -‬ىؿ أنت راض عمى كيفية إدارة اإلجتماع؟ نعـ‪/‬ال‬

‫‪ -‬ىؿ كاف اإلجتماع مفيدا لؾ؟ نعـ‪/‬ال‬

 ‫حمارضات‪ :‬تلٌيات الإتصال‪.‬‬ ‫د‪ .‬حياة كزادري‪.‬‬

‫‪ -‬ىؿ تمكنت مف التعبير عف رأيؾ بحرية في اإلجتماع؟ نعـ‪ /‬ال‬

‫‪ -‬ىؿ تعرؼ ما يتوجب عميؾ فعمو كنتيجة ليذا اإلجتماع؟ نعـ‪ /‬ال‬

‫‪ -‬ىؿ لديؾ اقتراحات أو تعميقات تريد إضافتيا؟ نعـ‪ /‬ال‬

‫‪ -3‬متابعة تنفيذ الق اررات المتخذة في اإلجتماع‪:‬‬

‫يرتبط مدى نجاح إدارة اإلجتماع بحصيمة ذلؾ اإلجتماع والتي تتوقؼ عمى ما يمي‪:‬‬

‫‪ -1‬مدى قياـ األعضاء المشاركيف في اإلجتماع بإنجاز كافة المياـ الموكمة إلييـ‪.‬‬

‫‪ -2‬مدى وصوؿ الق اررات المتخذة في اإلجتماع إلى تحقيؽ األىداؼ المسطرة قبال وذلؾ مف خالؿ قياـ‬
‫الجيات المعنية بيا بتنفيذ ما جاء فييا‪.‬‬

‫يف ا ألخري أأرجو ممك كراءة ممتؼة ويف حاةل وجود أأي اس تفسار يرىج امتواصل مؼي ػرب امربًد‬
‫الإمكرتوين امتايل‪kezadrihayatcours2020@gmail.com :‬‬

‫وهللا ويل امتوفيق‪.‬‬