‫جامعة الجزائر ‪ 3‬ماستر عن بعد‪ ،‬تخصص محاسبة‬

‫درس االتصال والتحرير اإلداري‬

‫عنوان الدرس‪ :‬االتصال والتحرير اإلداري‬

‫عنوان المقطع ‪ :2‬المعايير الشكلية للمراسلة اإلدارية وصيغ تحريرها‬

‫أهداف المقطع ‪:2‬‬

‫الهدف من هذا المقطع هو تعريف الطالب بالمعايير الشكلية التي يجب أن تتوفر في المراسلة‬
‫اإلدارية‪ ،‬والتعرف على صيغ تحريرها‪.‬‬

‫مقدمة‪:‬‬

‫تخضع المراسلة اإلدارية لعدة خصائص شكلية يجب التقيد بها ليضفي عليها طابع الرسمية‪ ،‬وللمراسلة‬
‫اإلدارية‪ ،‬كما سبق اإلشارة إليه‪ ،‬ألفاظ وصيغ متنوعة بسبب تنوع األعمال اإلدارية والتصرفات اإلدارية‪،‬‬
‫ضف إلى هذا اتساع رقعة تدخل الدولة في تنظيم المجتمع بكل تشعباته‪.‬‬

‫المحتوى‪:‬‬

‫الفقرة ‪ :1‬المعايير الشكلية للمراسلة اإلدارية‪:‬‬

‫هدف الفقرة ‪ :1‬التعرف على المعايير الشكلية التي يجب أن تتوفر في كتابة المراسالت اإلدارية‪.‬‬

‫يمكن حصر المعايير الشكلية التي يجب أن تتقيد بها المراسلة اإلدارية في ما يلي‪:‬‬

‫‪ .1‬اسم الدولة ويطلق عليها "الدمغة"‪ :‬هي من أهم الخصائص التي تتميز بها المراسالت اإلدارية‬
‫غير أنها من المراسالت المتبادلة بين األشخاص الطبيعيين والمعنويين الخواص أن اسم الدولة الذي يلزم‬
‫كتابته على المراسالت اإلدارية ليضفي عليها طابع الرسمية من جهة‪ ،‬ومعرفة النظام السياسي المعتمد‬
‫ومكان تواجد الدولة على الخريطة العالمية من جهة أخرى فقولنا‪ :‬الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬
‫يعني ‪:‬‬
‫الجمهورية‪ :‬أي أن نظام الحكم هو جمهوري وليس ملكيا‪ ،‬ومعناه أنه نظام يعتمد على االنتخابات‬
‫للوصول إلى السلطة‪.‬‬
‫الجزائرية‪ :‬اسم الدولة‪ ،‬ونسب اسمها لمدينة الجزائر‬
‫الديمقراطية‪ :‬أي أن الحكم في الدولة ليس دكتاتوريا أو حكما فرديا‬
‫الشعبية‪ :‬مفادها أن الشعب هو الحاكم والمحكوم على حد سواء‪ ،‬وذلك من خالل المجالس الشعبية‬
‫المنتخبة‪ ،‬ويعتبر عنه بشعار "بالشعب وللشعب"‬
‫‪1‬‬
‫د‪ :‬شكري‪ .‬م & د‪ :‬حداد‪ .‬م‬ ‫درس‪ :‬االتصال والتحرير اإلداري‬
 ‫جامعة الجزائر ‪ 3‬ماستر عن بعد‪ ،‬تخصص محاسبة‬
‫درس االتصال والتحرير اإلداري‬

‫فالدمغة إذا هي مجموعة ألفاظ وعبارات ترمز إلى اسم الدولة وتعرف المرسل إليه على نظامها‬
‫المعتمد‪ ،‬ويكتب متسلسال في قمة المراسالت والوثائق اإلدارية بوسط الورقة في سطر واحد وبأحرف بارزة‬
‫أي ضخمة‪.‬‬

‫‪ .2‬الطابع؛ أو اسم اإلدارة المرسلة‪ :‬هو مجموعة عبارات وألفاظ تبين وتحدد الجهة المرسلة وهي‬
‫الجهاز اإلداري الذي يقوم بإرسال المراسلة اإلدارية لشخص طبيعي أو معنوي‪ ،‬وله أهمية بالغة تكمن في‬
‫أن يتعرف المرسل إليه على اسم المرسل وعلى موطنه وطبيعة اختصاصه‪ ،‬وعلى اإلدارة الوصية‪ ،‬وفي‬
‫الغالب نجده يتبع التسلسل والهيكل التنظيمي لإلدارة مثل‪:‬‬

‫و ازرة التعليم العالي والبحث العلمي‬

‫مديرية الموارد البشرية‬

‫ويوضع الطابع في المراسلة اإلدارية تحت الدمغة وعلى يمينها أما بالنسبة للمراسالت الصادرة من‬
‫السلطات الموجودة على رأس الهرم اإلداري فيذكر في الطابع االسم الوظيفي للمرسل ومثال ذلك‪:‬‬

‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫و ازرة التعليم العالي والبحث العلمي (الطابع)‬
‫الوزير‬

‫‪ .3‬رقم التسجيل (الترتيب)‪ :‬المقصود بترقيم المراسالت والوثائق اإلدارية إعطاء رقم لكل مراسلة أو‬
‫وثيقة إدارية‪ ،‬سواء كانت صادرة أو واردة‪ ،‬ويسجل هذا الرقم في سجل خاص بها ويتم وضعه أسفل اسم‬
‫اإلدارة أو المصلحة أو المكتب التابعين لها وكثي ار ما يتبع الرقم برموز حرفية تعكس اسم المصلحة‬
‫المصدرة للمراسلة إضافة للحروف التي ترمز لمحرر الرسالة وكاتبها‪.‬‬
‫فال يمكن إذا إرسال أو تلقي مراسلة أو وثيقة إدارية من غير تسجيلها أي إعطائها رقما تسلسليا مدونا‬
‫في سجل الصادرات أو الواردات‪ ،‬فالعملية تتطلب حرصا ومحافظة شديدين على إال تضيع المراسالت‬
‫وجميع الوثائق اإلدارية ونشير إلى أن هذه التسجيالت الخاصة بالصادرات والواردات تستعمل لمدة سنة‬
‫كاملة مع أعدادها التسلسلية ابتدءا من فاتح جانفي إلى غاية ‪ 31‬ديسمبر ومن الرقم واحد إلى آخر رقم‬
‫يتوصل إليه عند نهاية السنة هذا وقد يصل األمر باإلدارات أن تشير في المقدمة السجالت العادية والتي‬
‫خصصتها لصادراتها ووارداتها من المراسالت إلى أنها تحتوي على صفحات محددة تبدأ برقم واحد‬
‫وتنتهي برقم معين‪ ،‬ثم تقوم بشطب أوراق الفارغة المتبقية رغم انقضاء السنة‪.‬‬
‫‪2‬‬
‫د‪ :‬شكري‪ .‬م & د‪ :‬حداد‪ .‬م‬ ‫درس‪ :‬االتصال والتحرير اإلداري‬
 ‫جامعة الجزائر ‪ 3‬ماستر عن بعد‪ ،‬تخصص محاسبة‬
‫درس االتصال والتحرير اإلداري‬

‫ولنوضح كيفية كتابة رقم التسجيل على المراسلة‪ ،‬نذكر المثال التالي‪:‬‬

‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫و ازرة التعليم العالي والبحث العلمي‬
‫مديرية الموارد البشرية‬
‫رقم ‪ 89:‬م‪.‬م‪.‬ب‪/‬ح‪.‬م‪/‬ش‪.‬ج‬

‫بمعنى أن المراسلة مسجلة تحت رقم ‪ 89‬بمديرية الموارد البشرية‪ ،‬ومحررها (ح‪.‬م) أي حساني محمد‪،‬‬
‫وكاتبها (ش‪.‬ج) أي شريف حسان‪.‬‬

‫‪ .4‬المصدر والتاريخ‪ :‬إن لهذين العنصريين أهمية كبيرة فاآلجال لها أهميتها طالما أن بعض الحاالت‬
‫تضبط وفق نصوص تنظيمية‪ ،‬كما أن تحديد الجهة التي أصدرتها المراسلة لها أهميتها ويتوجب على‬
‫مثل‪:‬‬ ‫المراسلة‬ ‫وتاريخ‬ ‫مصدر‬ ‫كتابة‬ ‫في‬ ‫وواضحا‬ ‫دقيقا‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫المراسلة‬ ‫محرر‬
‫الجزائر في ‪.2017/02/10‬‬

‫‪ .5‬عنوان المراسلة (صفة المرسل وصفة المرسل إليه)‪ :‬يتكون عنوان المراسلة اإلدارية من اسم‬
‫الجهة المرسلة وجهة المرسل إليها وال بد أن تكون الصيغة معبرة عن اسم المسؤول اإلداري صاحب‬
‫االختصاص األصلي المخول له بقانون أو بناء عليه لتمثيل الشخص المعنوي في موطن معين‪ ،‬وعليه‬
‫فان كتابة صفة االسم الوظيفي للمسؤول "عميد" على الرسالة بمفرده ال يعني ذلك شيئا‪ ،‬ال بد من إضافة‬
‫اسم الشخص المعنوي "كلية العلوم االقتصادية والعلوم التجارية وعلوم التسيير" المسير من قبل المسؤول‬
‫اإلداري و يضاف إليه موطن معين وتكون الكتابة في المراسالت بالقرب من هامشها األيسر وأسفله يكتب‬
‫حرف إلى مشار به إلى المرسل إليه ثم يكتب االسم المميز للذكور واإلناث‪ ،‬فالسيد بالنسبة للذكور صغا ار‬
‫وكبا ار والمرأة المتزوجة ‪ :‬السيدة‪ ،‬والعازبة اآلنسة ويليه مباشرة االسم الشخصي للمرسل إليه إن كان‬
‫شخصا طبيعيا‪ ،‬مثل‪:‬‬

‫السيد ‪/‬عميد كلية العلوم االقتصادية والعلوم التجارية وعلوم التسيير– دالي إبراهيم –‬
‫إلى‬
‫السيد ‪/‬الهاشمي وليد‬

‫‪3‬‬
‫د‪ :‬شكري‪ .‬م & د‪ :‬حداد‪ .‬م‬ ‫درس‪ :‬االتصال والتحرير اإلداري‬
 ‫جامعة الجزائر ‪ 3‬ماستر عن بعد‪ ،‬تخصص محاسبة‬
‫درس االتصال والتحرير اإلداري‬

‫أما إذا كان شخصا معنويا فغنه يكتب االسم الوظيفي للمسؤول المسير لشؤون إدارة الشخص المعنوي‬
‫مضافا إليه اسم الشخص المعنوي‪ ،‬مثل‪:‬‬
‫السيد ‪/‬عميد كلية العلوم االقتصادية والعلوم التجارية وعلوم التسيير ‪ -‬دالي إبراهيم‪-‬‬
‫إلى‬
‫السيد‪ /‬عميد كلية العلوم االقتصادية والعلوم التجارية وعلوم التسيير – البليدة‪-‬‬

‫‪ .6‬الموضوع‪ :‬إن موضوع المراسلة هو هدفه المقصود‪ ،‬وتحرير المراسلة بموضوعية تامة‪ ،‬كما يصاغ‬
‫الموضوع في كلمة واحدة أو جملة مفيدة ن وللموضوع تسمية ثانية يطلق عليه أحيانا الغرض‪ ،‬ويساعد‬
‫بيان الموضوع في التنظيم بالنسبة للمصالح التي تنظم وتصنف مراسالتها وتنظم شؤونها على أساس‬
‫مواضيع المراسالت‪.‬‬
‫هذا وتجدر اإلشارة إلى أن المراسالت اإلدارية تحمل على وجه الخصوص موضوعا واحدا فقط إذا ال‬
‫يمكن جمع المواضيع المختلفة في مراسلة واحدة ن ذلك ان لكل مراسلة ملفا خاصا بها لشخص معين‬
‫بذاته معنويا كان أو طبيعيا‪ ،‬ويستثنى منها جدول اإلرسال أو حافظة اإلرسال التي بإمكانها حمل عدد‬
‫معين من المواضيع المختلفة فمثال الموضوع‪ :‬طلب مجمل الخدمات‪.‬‬

‫‪ .7‬المرجع‪ :‬المقصود بالمرجع السند الذي تعتمد عليه اإلدارة عند اإلجابة على مراسلة ما بالقبول أو‬
‫الرفض وذلك حسب المقتضيات وعليه فان المرجع هو تاريخ إصدار المراسلة ورقمها الترتيبي المعطى لها‬
‫من سجل الصادرات لدى اإلدارة األصلية‪.‬‬

‫وبخصوص الرد على الرسالة الشخصية الواردة إلى اإلدارة من شخص طبيعي‪ ،‬فيكتب أمام المرجع‪:‬‬
‫رسالتكم المؤرخة في‪ ،.... :‬ثم يكتب أيضا في الفقرة األولى من الرسالة‪ :‬ردا على رسالتكم المشار إليها‬
‫في المرجع والمتعلقة بـ‪......‬يشرفني أن ‪......‬‬

‫أما إذا كان الرد على رسالة إدارية وردت إلى اإلدارة من إدارة أخرى فيكتب أمام المرجع‪ :‬رسالتكم‬
‫رقم‪ .....‬المؤرخة في ‪ ،......‬ثم يكتب في الفقرة األولى من الرسالة‪ :‬ردا على رسالتكم المشار إليها في‬
‫المرجع والمتعلقة بـ‪ ......‬يشرفني أن‪............‬‬

‫‪ .8‬اإلشارة إلى النصوص المطبقة‪ :‬إن اإلشارة إلى النصوص المطبقة كالنصوص التنظيمية وغيرها‬
‫واجبة طالما أن الموضوع الرسالة متعلق بها‪ ،‬ومن دونها ال يمكن إضفاء الصيغة القانونية عليها ومن‬

‫‪4‬‬
‫د‪ :‬شكري‪ .‬م & د‪ :‬حداد‪ .‬م‬ ‫درس‪ :‬االتصال والتحرير اإلداري‬
 ‫جامعة الجزائر ‪ 3‬ماستر عن بعد‪ ،‬تخصص محاسبة‬
‫درس االتصال والتحرير اإلداري‬

‫أمثلة ذلك‪ :‬عند اإلجابة على رسالة يطلب صاحبها توظيفه في وظيفة معينة‪ ،‬غير أن طلبه غير مستوف‬
‫للشروط المنصوص عليها في النصوص التنظيمية فال بد عدم االكتفاء بالرفض والرد بعدم القبول بل إنه‬
‫من واجب اإلدارة توضيح أسباب الرفض للمرسل إليه‪ ،‬وأنه جاء بناءا على القرار رقم ‪ ....‬والصادر‬
‫بتاريخ ‪ ،...‬وكل هذا من أجل تحقيق اإلدارة لمسألة الوضوح التي البد أن تتحلى بها في مراسالتها‬
‫اإلدارية‪.‬‬

‫‪ .9‬المرفقات‪ :‬هي مجموعة من الوثائق المرسلة رفقة المراسلة لتتمكن الجهة المعينة من اإلطالع‬
‫عليها ودراستها ومن الضروري بيان طبيعة ونوع األوراق المرفقة إذا كان عددها قليال‪ ،‬واال نذكر عددها‬
‫كقولنا مثال‪ :‬ردا على رسالتكم المشار إليها في المرجع والمتعلقة بطلب موافقتكم بالقائمة االسمية للناجحين‬
‫في مسابقة الدخول إلى المدرسة الوطنية لإلدارة‪ ،‬يشرفني أن أرسلها إليكم رفقة هذه الرسالة‪.‬‬

‫‪ .10‬ترتيب الفقرات‪ :‬ترتب الفقرات في الرسالة ترتيبا أفقيا حسب أولويتها‪ ،‬فقد تتشكل الرسالة من‬
‫مقدمة وموضوع وخاتمة‪ ،‬وقد تقتصر على الموضوع والخاتمة‪ ،‬أي الشروع مباشرة في الموضوع وختمه‬
‫بطلب أمر معين‪ ،‬أو تنفيذه‪ ،‬أو االمتناع عن تنفيذه أو تقديم اقتراح والتماس الموافقة عليه‪.‬‬

‫كما قد تتشكل الرسالة من عدة فقرات وذلك بحسب الموضوع المطروح فيقوم محرر الرسالة بإزالة‬
‫الغموض الذي قد يعتري فقرة فيوضحه من خالل الفقرة الموالية لها أو التي بعدها أن تدرك الغاية من‬
‫الرسالة فتختم الرسالة بصيغ المجاملة الواجبة من الموظف المرؤوس نحو الرئيس‪.‬‬

‫‪ .11‬اإلمضاء والختم الرسمي‪ :‬لقد سبقت اإلشارة إلى اإلمضاء على أنه أحد القواعد األساسية في‬
‫المراسلة اإلدارية وانه أحد الضوابط التي يقوم عليها العمل اإلداري‪ ،‬وأنه أحد الشكليات الواجب ظهورها‬
‫في المراسلة اإلدارية‪ ،‬فإذا جاءت المراسلة اإلدارية دون إمضاء فقدت صفة الرسمية لكون اإلمضاء يبين‬
‫صفة الهيئة الصادرة عنها الرسالة‪ ،‬كما أن اإلمضاء يعكس صفة الموظف الممضي للمراسلة –كما‬
‫سبق‪ -‬وبعد انجاز المراسلة أو الوثيقة من طبع وتوقيع يتم وضع الختم الطابع الرسمي لإلدارة بجانب‬
‫التوقيع وغالبا ما يكون في شكل دائري‪.‬‬

‫‪ .12‬النسخ المرسلة‪ :‬والمقصود بها النسخ من المراسالت التي ترسل إلى هيئات أخرى لها عالقة‬
‫بالموضوع‪،‬باإلضافة لألصل الذي يرسل للمصلحة المعينة به‪.‬‬

‫‪5‬‬
‫د‪ :‬شكري‪ .‬م & د‪ :‬حداد‪ .‬م‬ ‫درس‪ :‬االتصال والتحرير اإلداري‬
 ‫جامعة الجزائر ‪ 3‬ماستر عن بعد‪ ،‬تخصص محاسبة‬
‫درس االتصال والتحرير اإلداري‬

‫نموذج نظري للمراسلة اإلدارية‪:‬‬

‫الدمغة‬

‫المكان والتاريخ‬ ‫الطابع‪:‬‬

‫رقم الترتيب‪:‬‬

‫عنوان المراسلة‪:‬‬

‫الموضوع‪:‬‬

‫المرجع‪:‬‬

‫األوراق المرفقة‪:‬‬

‫التقديم ‪...........................................................................................‬‬
‫‪.................................................................................................‬‬
‫‪.....................................‬‬

‫المضمون‪.........................................................................................‬‬
‫‪.....................................................................................................‬‬
‫‪...................................‬‬
‫الخاتمة‪.........................................................................‬‬

‫النسخ المرسلة‬

‫اإلمضاء‬

‫الختم‬

‫‪6‬‬
‫د‪ :‬شكري‪ .‬م & د‪ :‬حداد‪ .‬م‬ ‫درس‪ :‬االتصال والتحرير اإلداري‬
 ‫جامعة الجزائر ‪ 3‬ماستر عن بعد‪ ،‬تخصص محاسبة‬
‫درس االتصال والتحرير اإلداري‬

‫الفقرة ‪ :2‬صيغ تحرير المراسلة اإلدارية‪:‬‬

‫هدف الفقرة ‪ :2‬التعرف على مختلف الصيغ التي يمكن أن تستخدم عند تحرير المراسالت اإلدارية‪.‬‬

‫وتنقسم صيغ تحرير المراسالت اإلدارية إلى أقسام هي‪:‬‬

‫‪ .1‬صيغ التقديم والتمهيد‪ :‬هي مجموعة من العبارات واأللفاظ التي يستهل بها محرر الرسالة‬
‫رسالته‪ ،‬والمالحظ أن صيغ التقديم والتمهيد على قدر كبير من التشابه والتطابق‪ ،‬أي أنها ثابتة نسبيا في‬
‫المراسالت اإلدارية‪ ،‬وتجدر اإلشارة إلى وجود نوعين من صيغ التقديم والتمهيد هما‪:‬‬

‫‪ .1.1‬صيغ التقديم والتمهيد بال مرجع‪ :‬وهي الصيغ المستعملة عندما تصدر المراسلة من الجهة‬
‫اإلدارية المعينة ألول مرة‪ ،‬ومن أمثلة ذلك قولنا‪ :‬يشرفني أن أحيطكم علما ‪ ،...‬أو يشرفني أن أرسل إليكم‬
‫‪ ،...‬أو يطيب لي أن أعرض ‪.....‬‬

‫‪ .2.1‬صيغ التقديم والتمهيد بمرجع‪ :‬وهي الصيغ المستعملة عند اإلجابة عن مراسلة إدارية لجهة‬
‫إدارية معينة‪ ،‬ولها صيغ كثيرة منها على سبيل المثال‪ :‬ردا على مراسلتكم رقم ‪ ...‬المؤرخة في ‪....‬‬
‫والمتعلقة بـ‪ ،......‬أو أن نقول أيضا‪ :‬بناءا على رسالتكم‪ ......‬رقم ‪ .....‬المؤرخة في ‪ ......‬والمتضمنة‬
‫‪ ،......‬أو نقول أيضا ‪:‬إجابة على مراسلتكم رقم ‪ ......‬بتاريخ‪ ......‬بخصوص‪.....‬‬

‫والبد من اإلشارة أيضا إلى أن صيغة التقديم والتمهيد تختلف إذا كانت المراسلة موجهة من الرئيس‬
‫اإلداري إلى مرؤوسه عنه إذا كانت المراسلة موجهة من المرؤوس إلى رئيسه اإلداري‪ ،‬فاألولى‪ :‬أي إذا‬
‫صدرت المراسلة اإلدارية من الرئيس اإلداري إلى مرؤوسه تأتي على العموم بصيغة األمر‪ ،‬أما الثانية أي‬
‫إذا صدرت المراسلة اإلدارية من المرؤوس إلى رئيسه فإنها تأتي بصيغة التماس وترج وموافاة‪ ،‬وكأمثلة‬
‫على ذلك‪:‬‬

‫أ‪ .‬من الرئيس إلى المرؤوس‪ :‬يشرفني أن أنهي إلى علمكم ‪ ،.....‬أو يشرفني أن أخبركم ‪ ،.....‬أو‬
‫يشرفني أن ألفت انتباهكم‪ ،.....‬أو يشرفني أن أطلب منكم‪ ،.....‬أو يشرفني أن أحيطكم علما ‪......‬‬

‫ب‪ .‬من المرؤوس إلى الرئيس‪ :‬يشرفني أن أوافيكم ‪ ،......‬أو يشرفني أن أفيدكم‪ ،......‬أو يشرفني‬
‫أن أقترح عليكم ‪ ،......‬أو يشرفني أن أعرض عليكم ‪ ،........‬أو يشرفني أن أقدم لكم‪ ،.......‬أو‬
‫يشرفني أن أقدم إلى سيادتكم ‪.....‬‬

‫‪7‬‬
‫د‪ :‬شكري‪ .‬م & د‪ :‬حداد‪ .‬م‬ ‫درس‪ :‬االتصال والتحرير اإلداري‬
 ‫جامعة الجزائر ‪ 3‬ماستر عن بعد‪ ،‬تخصص محاسبة‬
‫درس االتصال والتحرير اإلداري‬

‫غير أنه توجد صيغ التقديم والتمهيد تصدر عن جميع السلطات الدنيا والعليا‪ ،‬مثل‪ :‬يشرفني أن أعيد‬
‫لكم ‪ ،....‬أو يشرفني أن أرسل لكم ‪ ،......‬أو يشرفني أن أحيل إليكم‪ ،.......‬أو يشرفني أن أدعوكم‪....‬‬

‫‪ .2‬صيغ العرض والمناقشة‪ :‬وهي مجموعة األلفاظ والعبارات التي يركز عليها موضوع الرسالة‪ ،‬يتم‬
‫من خاللها تحليل ومناقشة الموضوع المطروح في الرسالة والحقيقة أن هذه الصيغ لها عدة عوامل تخضع‬
‫لها‪ ،‬أهمها‪ :‬موضوع الرسالة‪ ،‬مستوى العلمي والثقافي للمراسل‪ ،‬وعالقة المرسل بالمرسل إليه‪.‬‬

‫إن الصيغ تختلف باختالف مضمون القضايا المعالجة‪ ،‬والعالقة التنظيمية بين الجهة المرسلة والجهة‬
‫المرسل إليها‪ ،‬وبخاصة في المراسالت المرفقية – أي بين المصالح اإلدارية – أين يظهر مبدأ التنظيم‬
‫التسلسلي فكل هذه العوامل تفرض على محرر المراسلة استعمال صيغ معينة دون غيرها‪.‬‬

‫‪ .1.2‬صيغ العرض والمناقشة التي تفيد المجاملة‪ :‬ويستعمل هذه الصيغ المرؤوس حين يراسل‬
‫رئيسه‪ ،‬ومن أمثلة ذلك قوله‪ ........ :‬أسمح لنفسي‪ ،........‬أو قوله‪......... :‬ال أستطيع إال‪ ،......‬أو‬
‫قوله‪ ....... :‬أعتقد ‪........‬‬

‫‪ .2.2‬صيغ العرض والمناقشة التي تفيد معاني السلطة‪ :‬ومن العادة أن يستعمل هذا النوع من الصيغ‬
‫الموظف الرئيس حين يراسل الموظف المرؤوس ومن هذه الصيغ نذكر على سبيل المثال قوله‪....... :‬‬
‫عليك بإفادتي بكل المعطيات ‪............‬‬
‫وقوله‪............ :‬عليكم بإطالعي‪.....................‬‬
‫وقوله‪.............. :‬الحظت ‪........................‬‬
‫وقوله‪............. :‬سأتخذ إجراءات ‪..................‬‬
‫وقوله‪............ :‬كان يجب عليك‪...................‬‬

‫‪ .3‬صيغ الترتيب‪ :‬إن محرر المراسلة عليه أن يراعي اختيار األلفاظ والعبارات التي من خاللها يحقق‬
‫تنظيم وترتيب تسلسل موضوع المراسلة ليسهل على المرسل إليه استيعاب وفهم الفكرة المطروحة عليه‪،‬‬
‫ونذكر على سبيل المثال قوله‪..........:‬أوال‪ ،..........‬أو قوله‪ .......... :‬وأخيرا‪ ،...........‬أو قوله‪:‬‬
‫قوله‪:‬‬ ‫أو‬ ‫‪،......‬‬ ‫رئيسية‬ ‫‪.......‬بصفة‬ ‫قوله‪:‬‬ ‫أو‬ ‫األولى‪،..........‬‬ ‫‪.........‬بالدرجة‬
‫‪........‬وعليه‪.........‬‬

‫‪8‬‬
‫د‪ :‬شكري‪ .‬م & د‪ :‬حداد‪ .‬م‬ ‫درس‪ :‬االتصال والتحرير اإلداري‬
 ‫جامعة الجزائر ‪ 3‬ماستر عن بعد‪ ،‬تخصص محاسبة‬
‫درس االتصال والتحرير اإلداري‬

‫‪ .4‬صيغ تقديم الحجج والمبررات‪ :‬هي تلك األلفاظ والعبارات التي يحتاجها محرر الرسالة فيستعملها‬
‫في المراسلة ليقدم األدلة والحجج واألسانيد فيبرهن على أهمية موضوع الرسالة ويؤكد على جديته أو يبرر‬
‫سبب تصرفه بهذه الطريقة دون غيرها ومن أمثلة ذلك‪................:‬تطبيقا للنصوص التنظيمية‬
‫المتعلقة‪ ،.........................‬أو قوله‪........... :‬استنادا إلى ‪ ،...........‬أو قوله‪........ :‬نظ ار‬
‫للتعليمات الصادرة ‪ ،.........‬أو قوله‪.......... :‬حسب ما تضمنته المذكرة رقم ‪ .......‬المؤرخة‬
‫‪ ،.........‬أو قوله‪........... :‬تطبيقا للق اررات المتخذة في ‪ ........‬بتاريخ ‪..........‬‬

‫‪ .5‬صيغ الخاتمة‪ :‬هي تلك الصيغ من األلفاظ والعبارات التي تختم بها المراسلة‪ ،‬والتي تختلف من‬
‫مراسلة إلى أخرى بحسب أهمية الموضوع والهدف المتوخى من المراسلة‪ ،‬ونذكر على سبيل المثال قول‬
‫محرر المراسلة‪ ........ :‬وفي الختام ‪ ،...........‬أو قوله أيضا‪........... :‬وفي األخير‪،...........‬‬
‫وقوله أيضا‪ ... :‬تقبلوا‪ ،.........‬وقوله‪...... :‬أرجو أن‪ ،.......‬وقوله‪ ... :‬أطلب منكم في األخير السهر‬
‫على ‪....‬‬

‫ملخص المقطع ‪:2‬‬

‫‪ -‬المعايير الشكلية التي يجب أن تتقيد بها المراسلة اإلدارية هي؛ الدمغة‪ ،‬الطابع‪ ،‬رقم التسجيل‪،‬‬
‫المصدر والتاريخ‪ ،‬عنوان المراسلة‪ ،‬الموضوع‪ ،‬المرجع‪ ،‬اإلشارة إلى النصوص المطبقة‪ ،‬المرفقات‪ ،‬ترتيب‬
‫الفقرات‪ ،‬اإلمضاء والختم الرسمي‪ ،‬النسخ المرسلة‪.‬‬
‫‪ -‬تنقسم صيغ تحرير المراسالت اإلدارية إلى‪ :‬صيغ التقديم والتمهيد (بمرجع أو بال مرجع)‪ ،‬صيغ‬
‫العرض والمناقشة‪ ،‬صيغ الترتيب‪ ،‬صيغ تقديم الحجج والمبررات‪ ،‬وصيغ الخاتمة‪.‬‬

‫‪9‬‬
‫د‪ :‬شكري‪ .‬م & د‪ :‬حداد‪ .‬م‬ ‫درس‪ :‬االتصال والتحرير اإلداري‬