‫البريد الصادر و البريد الوارد‬

‫و هي تلك العالقة التي تتم بين المؤسسة و البيئة الخارجية للمؤسسة ممثلة في موظفيها مع‬
‫مورديها و ‪....‬الخ‬
‫البريـــــــــــــد‬
‫تعريف البريد اصطالحا‪:‬‬
‫والبريد في االصطالح الحديث مصلحة عامة تقوم بتسليم و تسلم الرسائل و الرزم ‪ ،‬و تطلق‬
‫على إدارة البريد و البرق التي تتكفل بهذه المهمة و تسهر على تبليغ الرسائل و الطرود و كل‬
‫المراسالت إلى أصحابها في مقرات سكناهم و إلى جميع المؤسسات الخاصة و العامة ‪ ،‬ثم‬
‫استعيرت الكلمة لتطلق على مجموعة الرسائل الصادرة و الواردة من باب إطالق الكل على‬
‫الجزء‪.‬‬
‫أنواع البريد‬
‫مادام معنى البريد في االصطالح يعني التراسل بين طرفين فال بد ان يكون هناك مرسل و‬
‫مرسل إليه و هذا يقتضي بالضرورة وجود البريد الصادر من المرسل و البريد الوارد إلى‬
‫المرسل إليه‪.‬‬
‫أ‌‪ -‬البريد الصادر‪:‬‬
‫وهو البريد الذي يصدر عن المؤسسة مهما كان شكله و نوعه كالملفات و المراسالت و الوثائق‬
‫أو الردود على الطلبات الواردة او تحويل الوثائق إلى المصالح السلمية بحسب ما تقتضيه‬
‫الرزنامة اإلدارية‪.‬‬
‫والمدير هو المسؤول عن تأشير و توقيع البريد الصادر عن المؤسسة كما جاء ذلك في المادة‬
‫‪ 23‬من القرارين ‪ 175‬و ‪ 176‬المتعلقين بمهام مدير(يؤشر المدير و يوقع على المراسلة‬
‫اإلدارية الصادرة عن المؤسسة ‪ ،‬و يراسل مصالح اإلدارة المركزية عن طريق السلطة السلمية‬
‫في الوالية ما عدا الحاالت الخاصة المنصوص عليها في الرزنامة اإلدارية أو الظروف‬
‫االستثنائية التي تستوجبها الضرورة)‪ .‬و للتحكم في ترتيب البريد الوارد يجب تجريده على‬
‫ثالث نسخ ‪ ،‬إحداها لإلرسال و أخرى للحفظ في الخزانة و الثالثة في روق رفيع للترتيب في‬
‫الحافظة الزمنية (‪ .)chrono‬لتسهيل مراجعتها عند الحاجة و الضرورة‪.‬‬
‫ويسجل البريد الصادر على سجل رسمي يؤشره مدير المؤسسة و يكون حسب النموذج أدناه‪:‬‬
‫المالحظات ‪ /‬رقم األرشيف ‪/‬الموضوع ‪/‬المرسل إليه ‪/‬عدد الوثائق‪ /‬تاريخ و رقم الرسالة‪./‬‬
 ‫ب‌‪ -‬البريد الوارد‬

‫و هو مجموع المراسالت و الملفات و الوثائق و المناشير أو التعليمات الواردة إلى المؤسسة من مختلف‬
‫األوساط السلمية و اإلدارية المختلفة و قد جاء في المادة ‪ 22‬من القرارين ‪ 175‬و ‪ 176‬المتعلقين بمهام‬
‫مدير ما يلي ‪( :‬يستقبل المدير البريد اإلداري الوارد عن المؤسسة و يقوم بفتحه و فرزه قبل تسجيله في‬
‫األمانة و يحتفظ بالبريد السري الموجه إلى المؤسسة) و بعد فرز البريد و تصنيفه تقوم أمانة المدير بتسجيله‬
‫على سجل رسمي خاص يؤشره المدير و يكون حسب النموذج التالي‪:‬‬

‫تاريخ و رقم اإلجابة الموضوع الباعث تاريخ‬

‫و رقم الرسالة تاريخ‬

‫الوصول‬

‫ج‪ -‬البريد السري‬

‫وكثيرا ما يتلقى مديرو المؤسسات مراسالت ذات طابع سري من مختلف األوساط السلمية و األمنية و‬
‫الوالئية ‪ ،‬و كلها تقتضي اإلحاطة بالسرية الكاملة لذا ينبغي أن يفتح لها سجل خاص على نفس النمط على أن‬
‫يتولى رئيس المؤسسة شخصيا تسجيل هذا البريد طبقا لما جاء في المادة ‪ 22‬من القرارين ‪ 175‬و ‪176‬‬
‫اللذين سبقت اإلشارة إليهما و كذا المادة السادسة من القرار ‪ 1017‬المؤرخ في‪ 15/09/1983:‬التي جاء‬
‫فيها ما يلي ‪( :‬يسجل و يرتب البريد السري الموجه إلى مدير المؤسسة على مستواه و يمسك هو نفسه كراس‬
‫التسجيل السري(‬

‫استقبال البريد‪:‬‬

‫أ‌‪ .‬البريد الصادر‬

‫إعداد البريد الصادر يقوم مدير المؤسسة بمراجعته لتصحيح األخطاء التي قد تشوبه من حيث الشكل أو‬
‫المضمون ثم يقوم بتأشيره و توقيعه و تقديمه لألمانة بغرض تسجيله حسب الطريقة المعهودة مع اإلشارة إلى‬
‫أن كل المراسالت يجب أن تحمل إلى جانب الرقم التسلسلي رمز الملف الذي تنتمي إليه بحسب مخطط‬
‫إحصاء و تصنيف الوثائق الجديد ‪ ،‬مثل تقرير الدخول المدرسي الذي يجب أن يرمز إليه بالرقم ‪( 1.8.15‬‬
‫‪ )1‬يعني أمانة المدير‪ )8( ،‬تعني ملف الدخول المدرسي ‪،‬و (‪ )15‬يعني رمز الوثيقة و هو تقرير الدخول‬
‫المدرسي و هكذا دواليك‪.‬‬
‫وبعد التأكد من انجاز كل العمليات يرتب البريد في أظرفة مختومة و معنونة ليوجه إلى مركز البريد بواسطة‬
‫العون المكلف رسميا بالعملية‪.‬‬

‫ب‌‪ .‬البريد الوارد‬

‫بعد استقبال البريد من قبل األمانة يقدم إلى رئيس المؤسسة الذي يجب أن يتولى بنفسه فتحه و فرزه ‪ ،‬طبقا‬
‫لما جاء في المادة ‪ 22‬من القرارين ‪ 175‬و ‪ 176‬و المادة الرابعة من القرار ‪ 1017‬المتعلق بسير األمانة ‪،‬‬
‫ثم يحوله للتسجيل بعد أن يحتفظ بجميع المراسالت ذات الطابع السري ‪ ،‬و تجدر اإلشارة إلى أن تسجيل‬
‫البريد يقتضي توخي منتهى الدقة لذا يجب ترتيبه و تصنيفه وفق المخطط الجديد المتعلق بسير األمانة ‪ ،‬ثم‬
‫يحوله للتسجيل بعد أن يحتفظ بجميع المراسالت ذات الطابع السري ‪ ،‬و تجدر اإلشارة إلى أن تسجيل البريد‬
‫يقتضي توخي منتهى الدقة لذا يجب ترتيبه و تصنيفه وفق المخطط الجديد المتعلق بإحصاء و تصنيف الوثائق‬
‫المتداولة على مستوى المؤسسات التعليمية و يخضع هذا المخطط للتبويب التالي‪:‬‬

‫القسم األول يتضمن أمانة المدير و يتكون من ‪ 46‬ملفا (ويبقى مفتوحا بحسب االحتياج)‪.‬‬

‫القسم الثاني يتضمن مصالح االقتصاد و يتكون من ‪ 27‬ملفا (ويبقى مفتوحا بحسب االحتياج)‪.‬‬

‫القسم الثالث يتضمن مستشارية التربية و نيابة المدير للدراسات و يتضمن ‪ 36‬ملفا (ويبقى مفتوحا بحسب‬
‫االحتياج)‪.‬‬

‫وكل ملف من هذه الملفات يتكون من وثيقة فردية واحدة و إما من مجموعة الوثائق التي يحمل كل منها رقما‬
‫فرعيا متميزا ‪ ،‬و يمكن الرجوع إلى الوثيقة الرسمية المتعلقة بهذا التصنيف لالستزادة و التفصيل‪.‬‬

‫هذا و لتسهيل عملية تسجيل البريد وفق هذا التصنيف يستحسن إعداد خاتم خاص تتضمن بصمته ‪،‬‬
‫المعلومات التالية‪:‬‬

‫إكمالية أو ثانوية ‪............................... :‬‬

‫وصل يوم‪:‬‬

‫وسجل تحت رقم‪:‬‬

‫على أن يوضع هذا الخاتم على جميع الوثائق و المناشير الواردة إلى المؤسسة طبقا لمحتوى المادة‪ 5‬من‬
‫القرار‪.1017‬‬
‫وتصنيف الوثائق بالكيفية المذكورة يساعد على تكوين ملفات في خزانة خاصة على أن يحتوي كل ملف على‬
‫حافظات من الورق الرفيع بحسب عدد الوثائق التي يتكون منها كل ملف ‪،‬مثال ذلك‪:‬‬

‫ملف التقويم المستمر و االختبارات رمزه‪ 1.10‬و يتكون من ست وثائق ‪ ،‬تخصص لهذا الملف حافظة من‬
‫الورق المقوى تحمل رمز ‪ 1.10‬و بداخل دواليك ‪ .‬قمصة من الورق الرفيع تحمل رموزا متسلسلة من‬
‫‪ 1.10.1‬إلى ‪ 1.10.6‬و هكذا دواليك‪.‬‬

‫وهي الطريقة التي تساعدنا على تنظيم أرشيف المؤسسة مستقبال حيث يمكن االحتفاظ بالوثائق و المناشير‬
‫لمدة ثالث سنوات ثم يقوم في نهاية السنة الثالثة بحسب حافظة السنة األولى لتحويلها إلى األرشيف و وضع‬
‫حافظة أخرى للسنة الرابعة مكانها و هكذا حتى يتكون لدينا رصيد من األرشيف المنظم حسب السنوات و‬
‫حسب التصنيف الرسمي الجديد الذي يساعدنا على مراجعة أية وثيقة عند الحاجة بكل سهولة و يسر‪.‬‬

‫معالجة البريد‪:‬‬

‫تكتسى هذه المرحلة أهمية بالغة األثر لذا يجب على رئيس المؤسسة أن يوليها كل االهتمام و العناية حسب‬
‫الخطوات التالية‪:‬‬

‫‪ .1‬فرز البريد السري لتسجيله و حفظه و الرد على ما يقتضي الردود‪.‬‬

‫‪ .2‬دراسة البريد دراسة وافية و الرد على كل المراسالت التي تقتضي الردود في المواعيد المحددة طبقا‬
‫لمقتضيات المادة ‪ 10‬من القرار ‪.1017‬‬

‫‪ .3‬التفكير في الصيغة المالئمة لتطبيق التعليمات الواردة و تبليغها إلى المعنيين ‪ ،‬و قد يتخذ ذلك عدة أشكال‬
‫منها على سبيل المثال ال الحصر ما يلي‪:‬‬

‫• إعداد مفكرة داخلية تتعلق بمحتوى المنشور أو التعليمة‪.‬‬

‫• عقد جلسة عمل خاصة مع الفريق اإلداري أو التربوي لدراسة الوثيقة أو التعليمة و االتفاق على صيغة‬
‫التنفيذ‪.‬‬

‫• تقديم الوثيقة للتوقيع و تعليقها في لوحات اإلعالم لتمكين الجميع من االطالع على محتواها‪.‬‬

‫د‪ -‬ترتيب المناشير و التعليمات األخرى ذات الطابع اإلعالمي في خزانة المحفوظات وفق الكيفية التي سبقت‬
‫اإلشارة إليها في الفقرات السابقة‪.‬‬

‫هـ‪ -‬االحتفاظ بنسخ من الوثائق و المناشير األساسية ذات االستعمال الدائم لالستعانة بها في شؤون التنظيم و‬
‫التسيير‪.‬‬

‫توزيع البريد‪:‬‬
 ‫إدارة المؤسسة مسؤولة مسؤولية مباشرة عن توزيع البريد و تبليغه إلى المعنيين لذ ينبغي اتخاذ اإلجراءات‬
‫التنظيمية الضرورية لضمان حق اإلعالم و وصول الوثائق إلى أصحابها ‪ ،‬لذا يجب على رئيس المؤسسة أن‬
‫يتابع عن كثب و يتأكد من فعالية نشاط األمانة في هذا المضمار ‪ ،‬و ذلك بإتباع التدابير التالية‪:‬‬

‫‪ .1‬إفادة مختلف المصالح بنسخ من المناشير و التعليمات الواردة ذات الطابع المالي و البيداغوجي و التربوي‬
‫بغرض تدعيم الرصيد الوثائقي ألعضاء الفريق و مساعدتهم على انجاز مهامهم بسهولة و يسر طبقا لمحتوى‬
‫المادة السابقة من القرار‪.1017‬‬

‫‪ .2‬إعالم الموظفين بمحتوى التعليمات الواردة من السلطات السلمية سيما منها تلك التي تتعلق بمهامهم و‬
‫مساراتهم المهنية‪.‬‬

‫‪ .3‬تبليغ الوثائق إلى الموظفين عن طريق استعمال دفتر اتصال خاص يكون حسب النموذج التالي‪:‬‬

‫العدد‬

‫الرتبي الشخص‬

‫المستفيد تاريخ االستالم موضوع الوثيقة تاريخها و رقمها توقيع المعني مالحظات‬

‫وتجدر اإلشارة إلى أن الحفظ على سرية محتوى هذه الوثائق يعد حقا من حقوق الموظف التي على األمانة‬
‫أن تكون حريصة على كتمانها و عدم اطالع الغير عليها طبقا للمادة ‪ 28‬من القرار‪.1017‬‬

‫متابعة البريد‪:‬‬

‫إن كل خطة أو توجيه أوامر أو قرار يجب أن يصل إلى نتيجة و يحقق غايته ‪ ،‬و لن يتأتي ذلك بالطبع إال‬
‫بمتابعة و مالحقة ما أعطى للمرؤوسين أو للجهات المنفذة من توجيهات أو تعليمات أو خطط و إال بقيت حبرا‬
‫على ورق‪.‬‬

‫لذا فقد جعلت المتابعة أو التتبع في مصاف الوظائف اإلدارية الرئيسية التي يمارسها المدير أو اإلدارة و‬
‫بواسطتها يمكن التعرف على مسار و نتائج تنفيذ القرارات و التعليمات و التوجيهات الواردة من السلطات‬
‫السلمية و االطالع على أراء المرؤوسين و التعرف على الصعوبات للمساعدة في تذليلها و تصحيح المسار و‬
‫االنحرافات ‪ ،‬و يمكن في هذا السياق إتباع الصيغ و اآلليات التالية‪:‬‬

‫‪ -‬التأكد من الرد على كل المراسالت في المواعيد المحددة و وصول الوثائق الواردة إلى أصحابها‪.‬‬
 ‫‪ -‬مراجعة الرزنامة اإلدارية من حين ألخر و تذكير المصالح المختلفة باألعمال المطلوب انجازها قبل حلول‬
‫مواعيدها الرسمية‪.‬‬

‫‪ -‬زيارة المصالح و المرافق المختلفة للوقوف على مدى تقدم مختلف األعمال التي يمليها محتوى النصوص و‬
‫المناشير الواردة‪.‬‬

‫‪ -‬السهر على ترجمة مضامين التوجيهات و التعليمات إلى واقع معيش في حياة المؤسسة‪.‬‬

‫‪ -‬عقد جلسات عمل عند الضرورة لعالج النقص الملحوظ في مجال تنفيذ هذه التعليمات نصا و روحا‪.‬‬

‫والخالصة فإن البريد يكتسي أهمية بالغة إذا حظي بالعناية المطلوبة و سهر الجميع على تبليغ التعليمات إلى‬
‫المعنيين و احترام المواعيد في انجاز األعمال و الرد على المراسالت في حينها ‪ ،‬ألن أي تأخر أو خلل في‬
‫هذا المضمار من شأنه أن يعطل السير الحسن لهياكل اإلدارة التربوية في مختلف درجاتها السلمية من‬
‫المؤسسة إلى الجهاز المركزي‪.‬‬

‫فتح سجلي البريد الصادر والوارد ‪:‬‬

‫يفتح هذان السجالن ويشرع في ترقيم المراسالت عليهما ابتداء من فاتح جانفي من كل سنة ‪ .‬وهذا بخالف‬
‫الترتيب وحافظة الكرونو و األرشيـف الذي يكون حسب السنة الدراسية ‪ .‬بمعنى إن سجلي البريــد الصادر‬
‫والوارد يفتحان ويستغالن أصال لسنة مدنية (ميالدية)‪.‬‬