‫مح ــاضــرة الرس ـ ــال ـ ـ ــة اإلداريــة‬

‫الفعـالة ومن أكثرها شيوعا يف عصرنا احلاضر‪ ،‬وقد‬

‫تـع ّد املراسالت من أهم وسائل اإلتصال ّ‬
‫اشتهرت سياسة الرسائل على خمتلف العصور‪ ،‬ففي املاضر كان كتّـاب الرسال من فصيحي اللّسان‬
‫يرتبّعونـ أعلى املنازل كأقرب النّـاس إىل اخللفاء واألمراء ملا للرسائل من أمهيّة رفيعة‪.‬‬

‫الرسالـة هي عبارة عن ورقة مكتوبةـ يكون هلا صفة الرتاسل احلايل والشخصي‪ ،‬ويكون صاحبها‬
‫شخصا عاديا طبيعيا أو شخصا معنويا‪.‬‬

‫أما الرسالة اإلدارية فهي نوع من أنواع الكتابةـ الوظيفية‪ ،‬وتقوم على أساس االتصال الكتايب بني‬
‫جهتني‪ ،‬وهي كل خماطبة مكتوبةـ بني جهتني رمسيتني‪ ،‬أو بني جهة رمسية وشخص أو العكس‪ ،‬أو بني‬
‫شخصني لغرض وظيفي ويف إطار وموضوع إداريني‪.‬‬

‫شروط الرسـالة اإلداريــة‪:‬‬

‫‪ -‬املوضوعيةـ وتوضيح اهلدف املرجو من خالل الرسالة‪.‬‬

‫‪ -‬تنظيم الرسالة من حيث توزيع األفكار واملعلوماتـ وتقسيمها إلضفاء طابع اإلحرتافية‪.‬‬

‫‪ -‬التّجرد من العواطفـ واملشاعر الشخصية و االستعمال اجليد للغة سليمة فصيحة طليقة واالبتعاد عن‬
‫الكلمات واملصطلحات املبهمة املفتقرة للدقّــة واالحرتام وجتنّـب العبارات غري املوضوعيــة‪.‬‬

‫‪ -‬توفري بيانات موثوقــة وصريـحة ذات مراج ــع معتـمـدة‪.‬‬

‫أنـواع الرس ــالة اإلداريــة‪:‬‬

‫ميكن متييز نوعني من الرسائل اإلداريــة وهي‪:‬‬
 ‫أ‪ -‬الرسالة اإلدارية ذات الطابع الشخصي‪ : :‬هي الوثيقة اليت تبعث من شخص طبيعي إىل‬
‫آخر‪ ،‬أو من شخص إلدارة أو العـكـس‪ ،‬وبني املوظفيـن ورؤسائـهم‪ ،‬وجتمع بني الطابع اإلداري‬
‫والصفة الشخصية‪ .‬وهي كذلك الرسالة اليت حيررها الفرد بامسه اخلاص‪.‬‬

‫ويكون تقدميها املـادي‪:‬‬

‫أ‪ -1-‬إذا كانت الرسالة اإلدارية من إدارة إىل شخص‪ :‬حني ترسل اإلدارة برسالتها إىل‬
‫موظف أو شخص ما تُراعـى العناصر اآلتية‪ :‬الدمغة‪ ،‬رقم التسجيل )رقم التسجيل التسلسلي للرسالة(‪،‬‬
‫املكان والتاريخ)أعلىـ وعلى يسار الصفحة(‪ ،‬بيان املرسل‪ ،‬بيان املرسل إليه‪ ،‬السلّم اإلداري)يف حالة‬
‫توظف الشخص(‪ ،‬املوضوع‪ ،‬املرجع‪ ،‬عبارة النداء)توجه إىل املرسل إليه متبوعة بصفة األخري(‪ ،‬عبارة‬
‫اجملاملة)آخر الرسالة(‪ ،‬اإلمضاء‪.‬‬

‫أ‪ -2-‬إذا كانت الرسالة اإلدارية من شخص إىل إدارة‪ :‬يف هذه احلالة حُي رص على‪ :‬االسم واللقب‬
‫للمرسل)حيرر أعلى جهة اليمني(‪ ،‬الوظيفة والعنوان‪ ،‬املكان والتاريخ‪ ،‬بيان املرسل إليه)الصفةـ والعنوانـ‬
‫نص الرسالة‪ ،‬عبارة اجملاملة‪ ،‬اإلمضاء‪.‬‬
‫اإلداري(‪ ،‬السلم اإلداري‪ ،‬املوضوع‪ ،‬املرجع‪ ،‬عبارة النداء‪ّ ،‬‬

‫ب‪ -‬الرسالة اإلدارية ذات الطابع الرمسي‪ :‬وهي رسالة إدارية تتّسم بالرمسية‪ ،‬تكونـ بني مصلحتني‬
‫عموميتني كاإلدارات املركزية أو حىت بني إدارة مركزية مع إدارة المركزية‪ ،‬وعادة ما تتعلق باجلوانب‬
‫الوظيفيةـ والقرارات اإلدارية والبالغات وغريها‪.‬‬

‫يف حالة‪ :‬إىل إدارة ال مركزية‪:‬‬ ‫يف حالة‪ :‬إىل إدارة مركزية‪:‬‬

‫وزير التربية الوطنية‬ ‫وزير التربية الوطنية‬

‫إلى‬ ‫إلى‬

‫‪...‬معالي وزير‬ ‫‪...‬السيد مدير التربية لوالية‬

 ‫يذكر فيه صفة املرسل وصفة املرسل إليه‪ ،‬وال حتتوي الرسالة اإلدارية الرمسية عبارات النداء واجملاملة‪،‬‬
‫ويتم التقيّد بالعناصر التاليةـ خالل تقدميها‪ :‬الدمغة‪ ،‬رقم التسجيل‪ ،‬املكانـ والتاريخ‪ ،‬بيان ملرسل‪ ،‬بيان‬
‫الرسالة‪ ،‬اإلمضاء‪.‬‬
‫نص ّ‬‫املرسل إليه‪ ،‬السلّم اإلداري‪ ،‬املوضوع‪،‬ـ املرجع‪ّ ،‬‬
‫عنـاصر الرسـالة اإلدارية‪:‬‬
‫هناك عناصر ال ب ّد من توافرها يف الرسالة اإلدارية)مميزاتـ إجبارية( تتمثّـل فــي‪:‬‬

‫أ‪ -‬الرأسية )تسمية الدولة(‪ :‬تزيد هذه امليزة من تدعيـم الطابـع اإلداري والرمسي للوثيــقة‪ ،‬تكتب‬
‫“الجمهورية الجزائريةـ الديمقراطية الشعبيـة” ضمـن رأس الوثيقة‪ ،‬ومتنح الرأسيّـة ميزة االختالف عن‬
‫الرسائل والوثائق الشخصيّــة‪.‬‬

‫الرسالـة‪.‬‬
‫الرسالـة‪ ،‬يكتب أعلى اليّميـن ويشمل بيانات عن مصدر ّ‬
‫أهم اإلشارات يف ّ‬
‫ب‪ -‬الطـابع‪ :‬من ّ‬
‫بكل تدقيق مع احرتام التسلسل اإلداري للمصاحل‪ ،‬ويراعى يف الطابع ذكر‬
‫وجيب أن يبيّـن املصدر ّ‬
‫اجلهة الرمسيّـة إن كانت عليه وصاية قانونية‪ ،‬وتكون على الشكل اآليت‪:‬‬
‫‪...‬والية‬
‫‪...‬دائرة‬
‫‪...‬بلدية‬

‫كـما يراعى التسلسل اإلداري الداخلي وفقا للهيـكل التنظيمي احملدد لتنظيم اإلدارة أو املؤسسة املعنية‪.‬‬

‫يسجل عليـها بعد‬

‫ج‪ -‬الرقم التسلسلي‪ :‬ترقّم الرسالة اإلدارية وفقا لتسلسل الربيد الصادر‪ ،‬حبيث ّ‬
‫الرقم مباشرة أسفل الطـابع مع إضافة احلروف األوىل‬
‫إمضائها وتسجيلها يف الربيد الصادر‪ ،‬يكتب هذا ّ‬
‫الرسالة أو الناقل هلا على‬
‫لإلدارة املرسلة‪ ،‬وميكن إضافة األحرف األوىل من لقب واسم كل من حمرر ّ‬
‫احلاسوب‪ ،‬مفصوال بني كل جمموعة أحرف‪ ،‬وذلك حتّـى يتسنـى معرفة املرسل وحتديد املسؤولية عند‬
‫الضرورة‪ ،‬باإلضافة إىل سهولة الرجوع للرسالة عند الضرورة‪ ،‬ويعترب الرقم التسلسلي مرجعا للرسالة‬
‫اإلدارية ويضمن حسـن سري العمل باملصلحة‪.‬‬
 ‫د‪ -‬تاريخ ومكان اإلرسال‪ : :‬ويعتربانـ من أهم العنـاصر األساسية يف الوثيقة اإلدارية لكوهنما أحد‬
‫احملرر اإلداري أن يكون‬
‫أهم الضوابطـ األساسية وذلك ألمهية حتديد واحرتام اآلجال‪ .‬يتوجب على ّ‬ ‫ّ‬
‫دقيقا وواضحا يف كتابة التاريخ ومصدره يف أعلى الوثيقة من اليسار كالتايل‪:‬‬
‫المصدر‪ :‬في اليوم ‪ /‬الشـهـر ‪ /‬السـنـة‬

‫ه‪ -‬بيان صفة املرسل‪ :‬وهو كل البيانات واملعلوماتـ املتعلّقـة باملرسل واليت تسمح بالتعريف‬
‫باملصلحـة أو الشخص صاحـب الرسالة‪ ،‬يدون يف اجلهة اليسرى من الوثيقـة حتـت املـكان والتاريـخ ويتم‬
‫فيتم إدراج بيان املرسل يف‬
‫ذكـر صفة املرسـل إذا كـان شخصـا معنويّـا‪ ،‬أما يف حالة الشخـص العادي ّ‬
‫اجلهة اليمنـى من الوثيقةـ مكان الطـبـع أو العنـوان‪ ،‬يدون فيه اسم ولقب وعنوان املرسل ووظيفته‪.‬‬

‫وجـهت إليه‬
‫و‪ -‬بيان صفة املرسل إليه‪ :‬وهو جمموع البيانـات واملعلومـات التعريفية بالطرف الذي ّ‬
‫املراسلة اإلدارية ويكونـ يف اجلهة اليسرى من الوثيقة حتت بيان املرسل‪ ،‬ويذكر فيه صفة املرسل إليه‬
‫إن كان شخصا معنويـا‪ ،‬إمسه ولقبه إن كان شخصا طبيعيـاـ ويضاف إليه السلّـم اإلداري‪.‬‬

‫توضـح يف بضع كلمات‬

‫ز‪ -‬املوضوع ‪ :‬يعترب مبثـابة العنوان الرئيسي للرسالة‪ ،‬ويردف بصيغة خمتصرة ّ‬
‫مغـزى ما سيتّـم عرضه يف املوضوع‪ ،‬ال جيب أن يتع ّدى السطر ونصـف‪.‬‬

‫ح‪ -‬املرجع ‪ :‬يعترب املرجـع السند الذي ترجع إليه اإلدارة عند احلـاجة من رسـائل‪ ،‬قرارات‪ ،‬مراسيم‪،‬‬
‫تقارير وحمضار‪...‬‬

‫يتوجب التلميح عنها يف الرسالـة‪ ،‬يف حالة‬

‫يتضمـن اإلرسال عددا من املرفقات ّ‬
‫ط‪ -‬املرفقات‪ :‬قد ّ‬
‫كل املرفقــات‪.‬‬
‫ـص ّ‬
‫إستحالة تسجيل كل الوثائق املرفقة يف الرسالة ميكن إضافة قائـمة خت ّ‬
‫ي‪ -‬نص الرسالة‪ :‬وهو النّص الذي يعرب فيه املرسل عن غرضه ويعرض فيه قضيـته وخمتلف جوانبهاـ‬
‫عرض هلا سابقا وينقسم النّـص إلـى‪:‬‬
‫املتعلقة بذلك‪ ،‬وينبغيـ أن خيضع للشروط املوضوعيـة اليت ت ّـم التّ ّ‬
‫‪ -‬مقدمة‪:‬ـ وهلا صيـغ خاصة لتقدمي املوضوع‪.‬ـ‬
 ‫‪ -‬عرض‪ :‬ومن خالله يتم إيضاح عرض املوضوعـ باستخدام صيغ العـرض‪.‬‬

‫‪ -‬خاتمة‪ :‬ومن خالهلا اختتام املوضوع وتوظيفـ عبارات التلطف‪.‬‬

‫أهم العنـاصر األساسية يف الرسائل و الوثائق اإلدارية حيث يُـكسبـها طابع خـاص‬
‫ك‪ -‬اإلمضاء‪ :‬أحد ّ‬
‫وحتمل مسؤوليتها‪ ،‬فالورقة غري املمضاة ال يرتتبـ عليها‬
‫صحـة ورمسيّـة الوثيقة وكذا مصداقيتها ّ‬
‫ليُؤ ّكد ّ‬
‫أي مفعول قانونـي وما هي إال ورقة مكتوبة ال غري‪ .‬وجيب على اإلمضاء أن يصدر من سلطة‬
‫خاصــة)معتمدة قانونيا( وجيب أن يكونـ اإلمضاء مسبوقا بوظيفةـ املعين متبوعــا بإمسه ولقبـه‪ ،‬أسفل‬
‫الرسالة إىل اليّــسار‪.‬‬

‫تسجل أسفل‬
‫ل‪ -‬وجهة نسخ الرسالة ‪ : :‬يف حـالة توجه نسخ من الرسـالة إىل جهـات أخرى‪ّ ،‬‬
‫الرسالة على اليمني‪ ،‬مع ذكر اجلهات على شكـل تسلسل هرمي‪.‬‬

‫أهمية الرسـ ــالة اإلدارية‪:‬‬

‫‪ -‬الوسيلة الغالبة يف عملية االتصال اإلداري‪.‬‬
‫‪ -‬الصلة اليت تربط بني كل جهاز واجملتمع املتعامل معه‪.‬‬
‫‪ -‬تقليل التكاليف من حيث الوقت واجلهد وحىّت ماديا‪.‬‬
‫‪ -‬وثيقة قانونية ميكن الرجوع إليها عند احلاجة‪.‬‬
‫‪ -‬وسيلة حيوية ومهمة ذات تأثري مباشر وغري مباشر يف القيامـ بالواجبات واملسؤوليات املرتتبـة عنها‪.‬‬

‫‪ -‬وسيلة نقل‪ ،‬تبادل ومصدر للمعلومات والبيانات‪.‬‬

‫كما هتدف الرسالة اإلدارية إىل إيصال أفكار ومعلومات وقرارات هامة لتحقيق منفعة شخصية‬
‫كانت أو عامة‪.‬‬