‫مقياس االتصال ونظم المعلومات‬ ‫جامعة الجزائر ‪3‬‬

‫السنة الثالثة‪ /‬السداسي الخامس‬ ‫كلية العلوم االقتصادية والعلوم التجارية وعلوم التسيير‬
‫جميع التخصصات‬ ‫السنة الجامعية ‪2021/2020‬‬

‫حل الدراسة تطبيقية رقم ‪ :3‬العوامل المحددة لهيكلة نظام المعلومات في المؤسسة والسيرورات‬

‫التطبيق ‪01‬‬

‫إذا استمرت المؤسسة بعد تطور نشاطها في استخدام برمجية ‪ Excel‬ذات اإلصدار القديم فإنه ينجر عنه عدة سلبيات أهمها‪:‬‬
‫‪ -‬هناك خطر متزايد من ضياع البيانات في البرمجية‪.‬‬
‫‪ -‬بالرغم من أن ‪ Excel‬هو األفضل في معالجة البيانات‪ ،‬إال أنه يطرح مشكلة كبيرة مع زيادة البيانات مع مرور الوقت مما‬
‫يتطلب األمر إضافة صفوف وأعمدة جديدة‪ ،‬وتعديل الصيغ وتحديث البيانات باستمرار‪.‬‬
‫طويًل للغاية خاصة إذا كان لدى المؤسسة الكثير من البيانات‪،‬‬ ‫ً‬ ‫‪ -‬إدخال البيانات إلى ‪ Excel‬يدويًا يمكن أن يستغرق وقتا‬
‫و مقدار الوقت الذي يستغرقه إدخال البيانات يمكن أن يؤدى إلى الملل مما يؤدى للغفلة والخطأ و يحتمل أن تكون مكلفة جدًا‪.‬‬
‫‪ -‬ال تتمكن برمجية ‪ Excel‬من التحقق من وجود خطأ بشري أثناء إدخال كميات كبيرة من البيانات إلى جانب عدم التحقق من‬
‫صحة األخطاء المحتملة عند النسخ واللصق ينجم عنه احتمال زيادة األخطاء في المعلومات والتي تؤثر سلبا على كل‬
‫النتائج‪.‬‬

‫بما أن المؤسسة محل الدراسة فكرت بتوسيع نشاطها إلى األسواق الخارجية فهي مجبرة على تطوير نظام معلوماتها‪ 1‬بحيث‬
‫يكون له القدرة على تلبية احتياجاتها مع الزبائن غير المحليين‪ ،‬فعلى المؤسسة إما‪:‬‬
‫‪ -‬تعديل من برمجيتها‪ 2‬التي كانت تستعملها في تسيير فواتيرها مع الزبائن المحليين بحيث تستطيع توظيفها في إطار تسيير‬
‫الفواتير مع الزبائن غير المحليين (حساب ‪ ،TVA‬التعامل بالعملة الصعبة)‪.‬‬
‫‪ -‬أن تبقي المؤسسة على استعمال ‪ Excel‬لكن في إصدارته الحديثة بحيث تم دمج في اإلصدارات الحديثة عدة نماذج من بينها‬
‫تسيير الفوترة‪ ،‬كما يمكن لـ ‪ Excel‬من جلب قواعد البيانات )‪ (Importation de base de données‬انطًلقا من‬
‫‪ Access SGBD‬مثًل‪ .‬حيث يقوم هذا األخير بتسيير قاعدة البيانات الخاصة بالفوترة (زبائن‪ ،‬طلبيات‪ ،‬منتجات) ويقوم ‪Excel‬‬
‫باستخدام تلك البيانات للقيام بمختلف الحسابات‪.‬‬
‫‪ -‬اقتناء برمجية متكاملة تتيح لها معالجة الفواتير سواء مع الزبائن المحليين أو غير المحليين حيث يتم ربط البرمجية عبر‬
‫السحابة مع الزبائن المحليين والغير المحليين وربطها أيضا مع منصات أخرى لجلب قواعد البيانات الخارجية‬
‫)‪( (Importation de base de données externes‬كتطور أسعار الصرف العالمية)‪ .‬حيث تعتبر هذه البرمجية بمثابة نظام‬
‫معلومات يتم استقبال الطلبيات من خًللها معالجتها وإعداد الفواتير وإرسالها للزبائن آليا وآنيا‪.‬‬

‫التطبيق ‪02‬‬

‫‪ . 1‬مفهوم السيرورة )‪(Processus, Process‬‬

‫مجموعة من األنشطة المتفاعلة والمترابطة فيما بينها عن طريق تدفق للمعلومات والتي يتم تنفيذها باستخدام مختلف الموارد‬
‫(الموظفين‪ ،‬التجهيزات‪ ،‬المعلومات‪ ،‬إجراءات)‪ ،‬من أجل تحويل عناصر اإلدخال إلى عناصر مخرجات‪ ،‬والتي تكون‬
‫نتيجتها المتوقعة هو منتج مادي أو غير مادي ذو قيمة مضافة‪.‬‬

‫‪ .2‬خصائص السيرورة‪:‬‬
‫باإلضافة إلى ما تم ذكره في المحاضرة نضيف ما يلي‪:‬‬
‫‪ -‬تبدأ كل سيرورة انطًلقا من حدث محدث أولي )‪ (Evénement déclencheur initial‬أو مجموعة من األحداث المتزامنة‪.‬‬

‫‪ .1‬يجب التأكيد على أن تطوير نظام معلومات المؤسسة يتوقف بالدرجة األولى على تطور ونمو نشاط المؤسسة وعلى قدرتها المالية‪ ،‬فإما‬
‫أن تتوجه المؤسسة إلى التطوير الداخلي لبرمجيتها أو تتوجه إلى الحل المملوك أو الحل السحابي ‪.‬‬
‫‪ .2‬إذا كانت البرمجية قابلة لتحديد المعلمات ‪.Logiciel paramétrable‬‬
‫‪1‬‬
‫‪ -‬استمرارية وعدم االنقطاع في السيرورة إال بوجود محدث خارجي )‪ (Déclencheur externe‬والذي يعبر عن حالة انتظار‬
‫وبالتالي حالة انقطاع‪.‬‬
‫‪ -‬مدخًلت سيرورة هي في العادة مخرجات سيرورة أخرى‪.‬‬
‫‪ -‬تتجسد نهاية كل سيرورة بنتيجة أو نتائج يستفيد منها الزبون الداخلي أو الخارجي‪.‬‬

‫‪ .3‬أنواع السيرورت‪:‬‬
‫‪ ‬سيرورة اإلدارة (القيادة) )‪ :(Processus de management/Pilotage‬تساهم في صياغة استراتيجية المؤسسة وتحقيق‬
‫مختلف األهداف‪ .‬كما تقوم بقيادة سيرورات التنفيذ والدعم وتحسينها‪ ،‬وهي تضبط للمؤسسة سيرورات التنفيذ التي يجب‬
‫أن تركز عليها‪.‬‬
‫‪ ‬سيرورة التنفيذ )‪ :(Processus de réalisation‬هي قلب مهنة المؤسسة )‪ ،(Métier cœur de l’entreprise‬إذ تتمثل في‬
‫األنشطة الرئيسية التي يجب أن تتحكم بها المؤسسة والتي تساهم مباشرة في الحصول على المنتج وخلق قيمة للزبون‬
‫وخلق الفرق بين المؤسسات‪ .‬نظرا ألهمية هذه السيرورات فإن تخريجها )‪ (Externalisation‬يشكل خطرا على‬
‫المؤسسة‪.‬‬
‫‪ ‬سيرورة الدعم )‪ :(Processus support/Soutien‬تساهم في تقديم مختلف الموارد من أجل إجراء وإنجاز سيرورات‬
‫التنفيذ‪ ،‬وعلى كل مؤسسة أن تحدد سيروراتها الداعمة طبقا لنشاطها‪.‬‬

‫‪ .4‬الفرق بين السيرورة و الوظيفة‪:‬‬

‫الوظيفة‬
‫‪ -‬عمودية رأسية مرتبطة بأنشطة ومهام محددة مثل االنتاج‪،‬‬
‫التخزين‪ ،‬تنتهي بنهاية المهام أو الحصول على المنتج‪.‬‬
‫‪ -‬المقاربة الوظيفية ستعتمد على تحسين أداء الوظيفة أو‬
‫المصلحة‪.‬‬
‫‪ -‬الوظائف ثابتة نسبيا حيث نجد في كل المؤسسات وظيفة‬
‫انتاج‪ ،‬مالية‪ ،‬موارد بشرية‪ ،‬تسويق ‪..‬الخ‬
‫السيرورة‬
‫‪ -‬عرضية أفقية تشمل عدة وظائف في المؤسسة تتميز‬
‫باالستمرارية حيث ان كل نهاية سيرورة هي بداية لسيرورة‬
‫أخرى‪.‬‬
‫‪ -‬المقاربة بالسيرورات ستعتمد على انشاء القيمة من خًلل كل‬
‫سيرورة حيث يتجاوز ذلك حدود الوظيفة‪.‬‬
‫‪ -‬كل سيرورة ليست نهائية بل هي دائما قابلة للتطور‬
‫والتحسين‪.‬‬

‫‪ .5‬السيرورات الخاصة بالمركز التكويني ‪:‬‬

‫محتواها‬ ‫أنواع السيرورات‬
‫سيرورات اإلدارة‪/‬القيادة ‪ -‬تحديد عدد المناصب المفتوحة في السنوات المقبلة‪ ،‬إعداد خطط التكوين المقترحة‪.‬‬
‫‪ -‬تسجيل المتربصين وتأمينهم‪ ،‬إحصاء وتنظيم المناصب المعروضة من طرف المؤسسات‪ ،‬متابعة‬
‫المنح‪ ،‬إعداد ملفات متابعة المتربصين‪ ،‬توفير إحصائيات حول المتربصين والتخصصات األكثر‬ ‫سيروات التنفيذ‬
‫طلبا‪ ،‬متابعة عقود التربص بين المؤسسات والمتربصين‪ ،‬ومعالجة حاالت االنقطاع والتوقف‪.‬‬
‫‪ -‬تسيير الموازنات‪ ،‬توظيف األساتذة المؤهلين‪ ،‬صيانة األجهزة المختلفة‪ ،‬تفعيل االتصال الداخلي‪.‬‬ ‫سيرورات الدعم‬

‫التطبيق ‪03‬‬

‫النشاطات والمهام‬ ‫الفاعلين داخليين وخارجيين‬

‫إرسال الطلبيات‪.‬‬ ‫الفاعل الخارجي‪.‬‬ ‫الزبون‬
‫استقبال الطلبيات ومراجعة خصائصها وإعداد الفاتورة في حالة قبول‬
‫الطلبية أو إرجاع هذه األخيرة إلى الزبون في حالة رفضها لعدم استيفائها‬ ‫المصلحة التجارية‬
‫بالشروط‪.‬‬
‫الفاعلين الداخليين‬
‫القيام بإجراءات القبض والتسجيل المحاسبي وتسليم نسخة الفاتورة للزبون‬
‫مصلحة المحاسبة‬
‫بعد المصادقة عليها‪.‬‬
‫استقبال الفاتورة واالحتفاظ بها وإعداد وصل تسليم البضاعة للزبون‪.‬‬ ‫المخزن‬

‫‪2‬‬
3