‫دورة‬

‫اإلبداع يف أعمال السكرتارية التنفيذية‬

‫أ‪ .‬صاحل اخلالدي‬

‫املركز اإلقليمي للتدريب‬

 ‫بسم اهلل الرمحن الرحيم‬

‫ُ‬ ‫ُ‬ ‫َ ْ َ َ َ َ ُ ْ َ ُّ ُ ْ َ ِّ‬

‫ض ْيع ْ َ ْ‬
‫َ َ َ َ (فاس ْت ُج ْاب ل ْه َم َ ر َب ْه ُم ْ أَني َال ْ أ ُ ُ ِ‬
‫ض)‬
‫من بع ٍ‬ ‫من ذك ٍر أو أنثى بعضكم ِ‬ ‫منكم ِ‬ ‫ل ِ‬
‫ام ٍ‬
‫عمل ع ِ‬

‫(آل عمران ‪)195‬‬

 ‫ةلر‬ ‫كلمةةكرت ةةة مشتقكرمن ةةص كرم ة ر‬
‫لالمية ي ر) ‪ ( Secret‬ومعنشهةةشر ر‬
‫رنل ة ة ر نم ة ةةشا‬ ‫لصة ةةمارنة ةةيرمة ةةشمن‬
‫لس ةةة مشتقكرم ة ر ق ةةكرو هم ةةكر ركم ةةشر‬
‫يمة رمعرقفر لسة مشتقكربأنهةشر لعلة ر‬
‫ي‬
‫و لف ة ة ر لة ةةت ري ة ة ة ر رم ة ة رركة ةةلر‬
‫م ظة ة ة ة ة ةةفرمه ت ر ور صة ة ة ة ة ةةش ربمهة ة ة ة ة ةةش ر‬
‫وظ فصة ة ر روق ةةمهرت ةةل شم ر رنة ةالوةر‬
‫نةير تةصم ترممتق ة رلدقةشهةر فشءمة ر ر‬
‫ومعرقف ة ة ة ة ة ة ة ة ة ربش ت ة ة ة ة ة ة ة ة ة رو ل ت ة ة ة ة ة ةةش لر‬
‫ل ميثةةكر لة ك رمةفةةلرلة ر ل ةةش ربمهةةش ر‬
‫وظ فص رنير فضلروج‬
‫‪2‬‬
 ‫•التقسييام ا ااراة ييع انة لإلييع لييلراةاا الرئاسييع‬
‫جم ل األعم ل انكتباع ل طلق علاه اليبةض اسي "‬
‫اخلدم ا انكتباع "‬
‫• انييفني ا الة ي ملا جميي ل ملر يير انراس ي ا‬
‫لإلسيياه لاييدالح لا وهيي لاسييلو ا انةلفميي ا ‪،‬‬
‫لمة جليييع انك نيي ا اح ا ايييع ‪ ،‬لا سيييتة لانويييا‬
‫ا وتم ع ا لمق ب ا الرؤس ء‬
‫• أاد اجملي ا اليمت ري ةي ااهي ااراةا لني ئ هي‬
‫الرئاسع( التاطيا ‪ ،‬لالتنويا ‪ ،‬لالرب بيع ‪ ،‬لالتنسياق ‪،‬‬
‫لاخت ي ا القييراةاا ) بهييدإ از ي ع األعم ي ل انكتباييع‬
‫لاسيييتادا األوهييييا ابد سيييع ب لسيييرعع لالك ييي ءا‬
‫انطلفبع‬
‫‪3‬‬
 ‫ي‬ ‫ي‬
‫منب ةةهر هم ةةكر لس ةةة مشتقكر ر نه ةةشرمع ة ر لم ةةميرق رو إله ت تر‬
‫ي‬
‫ل يس ة ةةكرمة ة ة رلة ة ة لر وه ة ةةشمه رب ة ةةشلصفة ر ره ة ةةت ر رنمة ة ةةشار‬
‫ه‬
‫ل ومين ةةكر رب ة ريصف كة ًركل ةةشرل ظةةش فه ر ل يسةةكر رمة ر‬
‫مخ طرومنظ روتهشبكر رومممه ربشلب شنشترو لمعل مةشتر‬
‫لالزمكرالمخشذر ل ت تر‬
‫ي‬
‫و لعةةشمل ًر رملةةشار لسةةة مشتقكريعصة وًربمثشبةكرت سرمةةشار‬
‫بشلنس ة كرللمنظمةةكر روالريمة ة ر التةةص نشءرنةةنه ربةةأ رحةةشار‬
‫م ر حة ا رمذرالريمةة رم ة ترمةشريةلوارمل ة رنمةلر لمةمي ر‬
‫ي‬
‫ور إله ت تر ل يس ةةكربشلله ةةكر رك ةةش ر لس ةةة م ق ر ر نهة ة ر‬
‫ي‬
‫حصمشرت ض ًروهصشرطوقالر ر ه ءر نمةشارتومين ةكرهوًر ًر‬
‫ي‬
‫ية ًرلميه ر ل هتر لكش ر ه ءر لمهش رو نمشار ل ر يسك‬
 ‫أن الس ك ك ككما تقدم م ك ك ككت ية ك ك ك ك ك ك ك ك ككة ت م ك ك ككم‬
‫ر‬
‫الو ك ت دالم سسككت‬‫المككةن د دارااقا الايةس ك م ش ا ك‬
‫ع ك ك ا ك ك الاعك ككةا المسك ككت ة ددمم ك ك يس ك ك م ت ك كىل‬
‫س اى المنظمم ثالثم أنااع‪-:‬‬
‫أل ‪ :‬السكرا ة ع الة مع‬

‫‘‬
‫اتمسيييف الفاييداا ااراة ييع الييمت اقييد اخلييدم ا الييمت‬
‫تطلبهيي انيييد رلن اجمليي ا اليييمت ملتيي اى مللاييييف‬
‫لرةاسيي ا ختةةييياع مةانيييع ايي لنفااو احندسييياع ‪ ،‬لالطبايييع ‪،‬‬
‫باةتهيي ‪،‬‬ ‫لالق إلفإلاييع ‪ ،‬لهييخلد اخلييدم ا اكييفن استطيي ة ع‬
‫شكيف ةأي أل افواه أل ابلاح ت الفصفل الاه بةد‬ ‫لاقد‬
‫رةاسع لمللايف‬
 ‫السكرتارية اخلاصة‬

‫خد الك ك ك ك ن ي ك ك ككة ان ال ك ك ككة ت‬ ‫د مث ك ك ككم رش الع ك ك ككت م ر‬

‫ر ر‬
‫دك ك ككا دنس ك ك ك‬ ‫عك ك ك مكد ش ك ك ككت‬ ‫المم ك ك ككم لك ك ككاية‬
‫داس ك ك ك ك ك ي ال د ك ك ك ك ككةنا المع ك ك ك ك ككت ال‬ ‫المااس ك ك ك ك ككال‬
‫ال تصك ككم مم ك ككم د نظ ك ك أدقا م ك ككم د خفت ك ك‬
‫الت كاا‬ ‫داس ر جت ت داس ي ت المكتلمت ال ت ف م ر‬
‫المم ك ك ك ك ك ككم د عتل ك ك ك ك ك ككت د نظ ك ك ك ك ك ك ي ك ك ك ك ك ككت ال‬
‫داس ك ك ي ت اي د ك ك د نظ ك ك ا ج مت ك ككت دار ك ككةاا‬
‫الك ركت عككاض خ ك‬ ‫د خ ك م الميككت‬ ‫لخسككف دت‬
‫دذل ككد ككةه س ككت ة ككىل ا ككم ت ك مف ككت‬
‫ديو‬
‫اةر ف لنيا ع مد ر انكتب‬

‫اسييتاد المييع مييد ر انكتييب لتييدل عليي‬

‫الطاص الخلي ةانه الرئاس لاكفن أمان ً عل‬
‫أسييراةد ل قييف ب ألعم ي ل لاخلييدم ا الكت باييع‬
‫لالرلااناع اخل صيع بيه ‪ ،‬ليخلا طليق علي ميد ر‬
‫اسري من األاا ن " أما السر ‪:‬‬ ‫انكتب‬
‫‪ -‬اسييتاد المييع مييد ر انكتييب لتييدل عل ي‬
‫الطيييياص الييييخلي تييييفى القايي ي ب ألعميي ي ل‬
‫انكتبايييييع اخل صيييييع ب وتم عييي ي ا اجلمةايييييع‬
‫الةمفماييع للمسي هما ‪ ،‬ل سي عد األشييراإ‬
‫عل انة حل الق إلفإلاع للطراع‬
‫الصفات الشخصية التي يتمتع بها مدير املكتب‬

‫•الا دار الص‬

‫• عس ال رصه‬
‫• ا ع ر ام لآل د‬
‫ر‬
‫• الةقم ش أاا العمم‬
‫ر‬
‫• ا ل ام ماا ة العمم‬ ‫ر‬
‫•ال عتدن ع اآل د‬
‫ر‬
‫• الاغ م ش العمم‬
‫• ا نت ته درس م ال ةن م داليةق ىل‬
‫ال ر ك م ر‬
‫• ال ةم دال نظ‬ ‫ر‬
‫• ض ط النف‬
‫• المظ ا المنتسم‬
‫• النشتط دال يودم‬
‫املعارف العلمية الواجب توافرها مبدراء املكاتب‬

‫• ار لسة مشتقكر‬
‫•منظ رم ن مر لممي ر‬
‫• ف كرمنظ رتحالتروتفرقشتر ل ي‬
‫ار صشبكر لم تالتروإنم هر لص شتق‬ ‫•‬
‫• مج ء ترمم واروتش لر الم شالتر‬
‫ل كصشب كو لهشمف ك‬
‫• ه نمرمنظ ر وهشتر ل ي روم شبالمه مهر‬
‫ل ر‬
‫• تشل برمنظ ر الجصمشنشت‬
‫•مع فكربشل شتبر آللرو نظمكر تلفكر‬
‫الل ك ك ون كر‬
‫•يل مر لل كر النلل ي قكر‬
‫مد ر انكتب‬ ‫انه ةاا الفاوب افااره‬

‫•اليةق ىل اس ةام أج ز النس‬

‫ر‬
‫• اليةق ىل عفظ األدقا ش المخفت داس ر جت ت‬
‫ر‬
‫• اليك ككةق ك ككىل اس ك ك ةام األج ك ككز ال ةنثك ككم ش ك كت‬
‫األ مت المم م‬
‫ر‬
‫• اليك ككةق ك ككىل اس ك ك ةام ال ك ك ا ا ال ةنث ك ككم أ م ك ككت‬
‫ش‬
‫السما تقدم‬
‫• اليةق ىل خ م الميت‬
‫الرصدق ( لغم داكة‬ ‫• اليةق ىل الك ت م ت ر ر ا نة ر‬
‫•اليةق ىل اس ةام ا ن ر نت دا م م‬
‫انوا لارااب انفاعاد‬
‫لانق ب ا‬
‫م هف ارااب انفاعاد‬

‫ارااب انفاعاد هف عملاع انوا لبت اند ر‬

‫اننطأا لالك ألراء النط ا لاألعم ل‬
‫الافماع انتمسلع استقب ل اليائر ن‪،‬‬
‫ا وتم ع ا‪ ،‬انق ب ا بة ع ع مع‬
‫لالس ر ا‪.‬‬
‫أهمية ترتيب املواعيد علي وقت املدير‬

‫‪ -‬استغ ل الفبت انت ح للمد ر ب علاع‪.‬‬

‫‪ -‬أراء مي د من النط ا للمنومع ااراة ع‪.‬‬
‫‪ -‬التاطا ألعم ل اننومع بك ءا‪.‬‬
‫‪ -‬التنوا لنط ا اننومع بك ءا‪.‬‬
‫‪ -‬اخت ا القراةاا السلامع‪.‬‬
‫‪-‬ا إلطب ا ابسن عن ااراةا لع ب اه مع انست اد ن منه ‪.‬‬

‫العوامل اليت جيب مراعاتها عند ترتيب املواعيد‪.‬‬

‫‪ -‬مفاعاد اليائر ن لهو عل النحف الت لو‪:‬‬
‫_ الفبت انت ح للمد ر‪.‬‬
‫‪ -‬اج النط ا الافماع‬
‫‪ -‬الفبت انن سب للي ةا‪.‬‬
‫‪ -‬مدا الي ةا‪.‬‬
‫‪ -‬اسجايف ا اع انفاعاد لدى السكراري‪.‬‬
‫‪ -‬ملد ث البا إل ا لانةلفم ا مع اند ر‪.‬‬
‫‪ -‬اب غ ص اب انفعد ب لي ةا أل بأي مستجداا أخرى‬
 ‫طرق ترتيب املواعيد‬

‫يييت اراايييب مفاعايييد لليائييير ن ‪ ،‬عييين ر يييق عيييدا ييير أميي‬

‫حبضفةه شاةا ً اى مد ر السكراري أل مندلب عينه ‪ ،‬أل عين‬
‫ر ااة ح ه ا ا أل ات با ‪ .‬للضم ن ملد د اليك انفاعايد‬
‫بدبييع لعييد إلسييا إله ييب علي مييد ر انكتييب أن قايد الييك‬
‫م كييراا خ صييع بهي مةييدا حييخلا الغيير‬ ‫انفاعاييد ل ييدلإله‬
‫لهو عل أإلفاا عدا منه ‪:‬‬
‫‪ -‬ان كرا الافماع‪.‬‬
‫‪ -‬ان كرا األسبفعاع‪.‬‬
‫‪ -‬ان كرا الطهر ع‪.‬‬
‫‪ -‬ان كرا السنف ع‪.‬‬
‫وعنددد ترتيددب مواعيددد ال ا ددرأن ي جيددب أراعددى‬
‫األوقات املناسدة لز أدا حب ب دب وقدد املددأر امل داح ووقدد‬
‫طالدب ال أدا حب ومددحب ال أدا حب ي ييددب أد س قال ن دي مدع املدددأر‬
‫قةل املوعد احملدد يف تدا أ دددد ويف أدود دددد وأد س‬
‫إقالغ صايب العالق قه وال أكيد عزيه قةل يزول موعد ال أا حب‬
‫كيفي إمتاد مقاقالت ال ا رأن‬

‫‪ -‬ااعدار للمق بلع‪ :‬ةد السكراري إل سه للمق بلع بتجهاي‬

‫البا إل ا لانةلفم ا انطلفبع لبتخلاري اند ر ب لي ةا‬
‫حبسب إلط ا اند ر الافماع‪.‬‬
‫‪ -‬استقب ل اليائر‪ :‬ت استقب ل اليائر ببيف رخفله اى‬
‫اند ر بلا ب ةكس مدى ا هتم به لبي ةاه اى‬
‫اننومع ‪ ،‬ات ميكن أن خيلق اإلطب ع اسن لدى‬
‫اليائر ن لاكف ن ع ب ا ابع مةه ‪.‬‬
‫‪ -‬اقد اليائر‪ :‬ةطحب السكراري اليائر اى غراع اند ر‬
‫الرئاس ل قدمه اى اند ر‪.‬‬
‫‪ -‬اسجايف الي ةا‪ :‬ت اسجايف لب ئع الي ةا بةد ا إلته ء‬
‫منه ‪ ،‬لالك بتدل ن ملاص للمةلفم ا المت مت التفصيف‬
‫انق بلع لالك للروفا الاه لبت اب وع ‪،‬‬ ‫الاه‬
‫ل كفن الك منفا ةد خةاة لفب ئع الي ةاا‪.‬‬
‫م هف استقب ل اليائر ن‬

‫اسيييتقب ل اليائييير ن هيييف بنيي ء ع بيي ا اسييينع‬

‫ل ابييع مييع اليائيير ن لانيهيي ة ا هتميي بهيي‬
‫لاللااب به حب لا‪ .‬ةد استقب ل اليائير ن‬
‫أ ض من األإلططع األس ساع ألعم ل السكرا ة ع‬
‫لاراةا انك اب ‪ ،‬ل ةفل علاه اسريا ز ح‬
‫انيييد ر ن لباي ي مه بأعمي ي ح بطيييكيف مييينو‬
‫لمرايييب ‪ ،‬ا أن ا سيييتقب ل تضيييمن انيهييي ة‬
‫و إلييب ميين الة بييع الف اييدا لا هتم ي م ين‬
‫السكراري‪.‬‬
‫العوامل اليت جيب مراعاتها عند اس قةال ال ا رأن‬

‫‪ -‬اللااب به ‪.‬‬
‫‪ -‬انيه ة اب لا به ‪.‬‬
‫‪ -‬ا هتم مبة به ‪.‬‬
‫‪ -‬الةن ع به ات اإلته ء الي ةا‪.‬‬
‫أا ر ث و إلباع‪.‬‬ ‫‪ -‬عد اخلف مةه‬
‫‪ -‬افاري متطلب ا الي ةا اسب التةلام ا انتبةع‪.‬‬
‫‪-‬ااعدار لالتحضري انن سب للي ةا حبسب إلفعاع‬
‫اليائر ن‪.‬‬
‫‪ -‬ااإلة ا لاسن ا ستم ا ح ‪.‬‬
‫‪ -‬اللب بع لالدبلفم ساع التة ميف مةه ‪.‬‬
‫كيفي إمتاد مقاقالت ال ا رأن‬

‫‪ -‬ااعدار للمق بلع‪ :‬ةد السكراري إل سه للمق بلع بتجهاي‬

‫البا إل ا لانةلفم ا انطلفبع لبتخلاري اند ر ب لي ةا‬
‫حبسب إلط ا اند ر الافماع‪.‬‬
‫‪ -‬استقب ل اليائر‪ :‬ت استقب ل اليائر ببيف رخفله اى‬
‫اند ر بلا ب ةكس مدى ا هتم به لبي ةاه اى‬
‫اننومع ‪ ،‬ات ميكن أن خيلق اإلطب ع اسن لدى‬
‫اليائر ن لاكف ن ع ب ا ابع مةه ‪.‬‬
‫‪ -‬اقد اليائر‪ :‬ةطحب السكراري اليائر اى غراع اند ر‬
‫الرئاس ل قدمه اى اند ر‪.‬‬
‫‪ -‬اسجايف الي ةا‪ :‬ت اسجايف لب ئع الي ةا بةد ا إلته ء‬
‫منه ‪ ،‬لالك بتدل ن ملاص للمةلفم ا المت مت التفصيف‬
‫انق بلع لالك للروفا الاه لبت اب وع ‪،‬‬ ‫الاه‬
‫ل كفن الك منفا ةد خةاة لفب ئع الي ةاا‪.‬‬
 ‫أإلفاا اليائر ن لاا اع التة ميف مةه‬

‫‪ -‬عائر أعل مرابع من اند ر‪:‬‬

‫تم السكراري هخلد الي ةا بةفةا ع ولع ‪ ،‬لالك بإب غ اند ر ب ليائر‬
‫لمرايد الفنيا و ااا ا ن هن ك جم ل لخللك‪.‬‬

‫‪ -‬عائر صد ق أل بر ب للمد ر‪:‬‬

‫اتماي هخلد الي ةا ب لط بع ا وتم عو لالطاةو ‪ ،‬ل ب أن كفن هن ك‬
‫ا ه با اند ر لمد ر انكتب عل ان اخل مسيف هخلد الي ةاا ‪ ،‬لب لت لو‬
‫ا ن مد ر انكتب تبع ا اع ااةش راا انةط ا له لتن اخل هخلد الي ةا‪.‬‬

‫اجلهع‪:‬‬ ‫‪-‬عائر من انفني ا‬

‫‪-‬اتماي هخلد الي ةا بأإله ااا بع لنيا و ‪ ،‬ل ب عل السكراري أل مد ر‬
‫انكتب أن تحقق من مضمفن الي ةا حخلا انفنيف ‪ ،‬لااا ا إلت ب لت لو‬
‫ملحع ااجب ار مه بسرعع لان ا ن هن ك شاص آخر ستطاع اقد الةفن‬
‫مة جلع مضمفن الي ةا ميكن أن حي ل الاه انفنيف‪.‬‬ ‫لانس عدا‬
‫أإلفاا اليائر ن لاا اع التة ميف مةه‬

‫‪ -‬عائر بدلن مفعد‪:‬‬

‫ب عل مد ر انكتب أل السكراري أن‬
‫تحقق من مضمفن الي ةا ‪ ،‬اإاا ا إلت ملحع اامكن‬
‫ار الي ةا أل ملف يف اليائر اى أي خمتص ميكن‬
‫اا راه ‪ ،‬لااا ا إلت الي ةا غري ملحع ‪ ،‬ل عال اليائر طلب‬
‫انق بلع ‪ ،‬ميكن ند ر انكتب أن ةد لليائر بط بع ع ةا‬
‫لمفعد من خ له ت مق بلع اند ر‪.‬‬

‫مق بلته‪:‬‬ ‫‪ -‬عائر غري مرغفب‬

‫ب عل مد ر انكتب أل السكراري أن تةرإ بلب بع مع‬
‫مق بلته‪ ،‬لالك‬ ‫هخلا اليائر رلن اشة ةد بةد الرغبع‬
‫بةر بةض انربةاا ب عرا ودلل اند ر أل حم للع‬
‫ايف مفضفعه‪ ،‬أل اا لته اى وهع أخرى ب ننومع‪.‬‬
 ‫أإلفاا اليائر ن لاا اع التة ميف مةه‬
‫‪ -‬عائر مبفعد س بق‪:‬‬
‫ب عل مد ر انكتب أل السكراري أن ستقبيف مجاع اليلاة حب لا‬
‫لاكر ‪ ،‬لمنه هخلا اليائر إلوراً بجي مفعد س بق‪ ،‬ااث قف ب ستقب له لاللااب‬
‫لا ستئخلان منه بإعط ء اند ر خرب بفصفله‪ ،‬لمن ث الدخفل مةه اى مكتب اند ر‬
‫لاقد اليائر اى اند ر‪.‬‬

‫عائر مبفعد س بق لاند ر غري مفوفر‪:‬‬

‫ب عل مد ر انكتب أل السكراري أن حي لل مسبقً ببيف لصفل هخلا اليائر أن‬
‫ةتخلة منه بةد لوفر اند ر‪ ،‬لا بلاح علاه اأوايف انفعد اى مفعد آخر‪ ،‬لعند‬
‫عد ركنه للصفل اليائر اى انكتب‪ ،‬قف مد ر انكتب ب ستقب ل لاللااب به‬
‫حب لا منه‪ ،‬ث طرح له بلب بع نيرلإ اند ر المت استدعت عد لوفرد‪ ،‬ل قد له‬
‫ا بلاح بتسهايف مهمته راخيف اننومع م أمكن‪ ،‬لااا مل تمكن طلب من اليائر‬
‫أن قلح مفعداً من سب ً نق بلع اند ر‪.‬‬
 ‫ال ا ر الصدأ‬

‫•الف ابد ث‬
‫•ميييرح‬
‫•سهيف انق بلع‬
‫• تقبيف إلةاحع مقد اخلدمع‬
‫•اسري الك‬
‫•غري منو‬
‫• طةر ب ألم ن‬
‫• اب ابد ث شت األمفة‬
‫• ةترب انؤسسع ملك له‬
‫• لاك اى األبد ااا اخلبت علاه‬
‫أراء خدمع اض ااع‬ ‫• تةط ااك أاسر من ال ع‬
 ‫اا اع التة ميف مةه‬

‫•اللب بع لالرباعع افواه راع ابد ث‪.‬‬

‫•حم للع عد التطر للمفضفع ا اخل صع أثن ء‬
‫الةميف لحم للع ةرد اى مفضفا انق بلع بةد أن‬
‫األمفة الة مع‪.‬‬ ‫س رد بلا‬
‫• رح أسئلع علاه جتربد ب او بع (بنة أل )‪.‬‬
‫•منحه السقع لحم للع اإله ء ابد ث بلب بع‬
‫أمفة ضرلة ع خ صع‬ ‫ب لتو هر ب إلطغ ل‬
‫ب لةميف‪.‬‬
‫ابد ث اى األمفة‬ ‫• مل لل أن اتطر‬
‫المت اةترب من أسراة الةميف سفاء اخل صع‬
‫ب نؤسسع أل اند ر أل الرئاس‪.‬‬
‫ال ا ر الصامد‬

‫• ةةب مةراع م بداخله‪.‬‬

‫•لاثق من إل سه‪.‬‬
‫•خجييفل‪.‬‬
‫• حيب ا خت ط ب لن ي‪.‬‬
‫• ضو الاك بأي شوء عن الةميف أل خ ةوه‪.‬‬
‫•ه رئ الطب ا‪.‬‬
‫• اوهر علاه اإلطب ع ا‪.‬‬
‫•صةب الت ه مةه‪.‬‬
‫• تجنب او بع أسئلتك‪.‬‬
‫• وهر اعلاض اه أل ةض د‪.‬‬
 ‫كيفي ال عامل معه‬

‫•احدلء لعد ا إل ة ل‪.‬‬

‫•حم للع بدء النق ش مةه ب ألشا ء المت رغب التحدث ااه ‪.‬‬
‫•ااا امتنع عن ابد ث ألود له بةض األسئلع المت اطجةه‬
‫عل ابد ث‪.‬‬
‫•ةاي عل األمفة المت أو ر ااه أثن ء التحدث‪.‬‬
‫•ا لل أن افوه الاه أسئلع م تفاع ‪،‬لاستادا الةمت من‬
‫و إلبك لتضطرد ل ستج بع‪.‬‬
‫•ان لرلرا مةه لا لل أن اكسب ثقته‪.‬‬
‫•أنيهر له أإلك مفوفر خلدمته لعلاه أ لرر التةر ح‬
‫مبط اله‪.‬‬
 ‫اليائر السرث ة‬

‫مثن له لد ه‪.‬‬ ‫•الك‬

‫• طرك الغري اد ث خيص الةميف‪.‬‬
‫•غري منطقو الرر أل ابد ث‪.‬‬
‫• أهماع للفبت لد ه‪.‬‬
‫• تةرإ عكس الةمايف الة مت ر م ‪.‬‬
‫• تحدث اسريا عن مفضفع ا غري مفضفع ا‬
‫الةميف‪.‬‬
‫كيفية التعامل معه‬

‫•ا ستم ا الاه بةن ع رلن التم ري الك‪.‬‬

‫•حم للع التدخيف أثني ء اد سيه للفصيفل لنتاجيع‬
‫حمدرا‪.‬‬
‫•ا لل أن اسياطر علي رايع ابيد ث لاوخلبيه‬
‫للإلة ا الاك‪.‬‬
‫•بد له األرلع لاليرباها للتيدلايف علي صيد‬
‫م اقفل‪.‬‬
‫•ا لل أن أ ختر عن انفضفا اليخلي ر يد‬
‫من بطته للفصفل للقراة‪.‬‬
‫•اةرإ بلب بع انق بلع أبةر لبت ممكن‪.‬‬
 ‫الزائر املتشكك‬
‫• نتقدك ب من سبع‪.‬‬
‫• أخخل أبفالك بضاع مسلم به ‪.‬‬
‫•غري لبق‪.‬‬
‫• سق بك أل مبؤسستك‪.‬‬
‫•كيف ت عامل معه؟‬
‫•ا اظ عل هدلئك لأإلةت له‪.‬‬
‫• ان ةيف لان صبفةا‪.‬‬
‫• اأخخل األمفة عل أإله رسك شاةا ‪.‬‬
‫•ا لل أن اتةرإ عل األسب ب اليمت وةلتيه تطيكك اايك‬
‫ل مؤسستك لأن اي يف م لد يه مين مةلفمي ا خ ئيع ميع‬
‫اقد األرلع لالرباها عل صدبك‪.‬‬
‫•استاد مةه أسلفب (إلة ‪ ...‬للكن)‪.‬‬
‫•ابتةد عن اار الت صايف لةاي عل هداك‪.‬‬
 ‫اليائر اخلطن انة ملع‬
‫• غضب بسرعع ‪ -‬مندايييع ‪ -‬متمسك بآةائه‪.‬‬
‫•متفار األعة ب ‪ -‬عدلاإلو ‪ -‬متةلب الرأي‪.‬‬
‫• ر د أن لك اإلطب ع بأهماته‪ -‬هت بك أل مبؤسستك‪.‬‬
‫• ستاد أسلفب التجر ح ‪ -‬لد ه غرلة إل سه‪.‬‬
‫•كيف ت عامل معه؟‬
‫•التماي ب لسلفك اح رئ لالرع ن لجتنب ا إل ة ل‪.‬‬
‫•أن رنحه لبت ا اا للت كري لابداء آةائه حبر ع‪.‬‬
‫•ا لل استدةاوه ابد ث عندم وهر اهتم م مب اقفل‪.‬‬
‫•أنيهر له أهماته لاهتم مك به شاةا ‪.‬‬
‫•ا لل أن ابتةد عن من بطع األمفة الطاةاع لالدخفل للمفضفا مب شرا‪.‬‬
‫• ب استم لع هخلا النفا من اليائر ن ب ا راء رلن مب لغع أل رلق‪.‬‬
‫•استادا مةه أسلفب (إلة ‪ ..‬للكن)‪.‬‬
‫• مل لل الدخفل من بطع لا لل اإله ء انق بلع بأسرا م ميكن‪.‬‬
 ‫الزائر املرتدد‬

‫•حيت أن ا كر له‪.‬‬
‫• تاخل براةا بةةفبع‪.‬‬
‫• تقر اى السقع‪.‬‬
‫•حيت اى بدة ابري من انةلفم ا‪.‬‬
‫•مرايي ب‪.‬‬
‫•شد د القلق‪.‬‬
‫•خجيييفل‪.‬‬
‫•كيف ت عامل معه؟‬
‫البدا ع ب للا ب به بطكيف لااد‪.‬‬ ‫• حم للع اسب ثقته‬
‫ايف م لد ه من مطك ا‪.‬‬ ‫• أشةرد بأإلك هن خلدمته لمس عداه‬
‫جترح ارب ءد‪.‬‬ ‫• ا لل أن ادله عل الطر ق الةحاح بطكيف غري مب شر ات‬
‫•التة ميف مةه بةرب للر‪.‬‬
‫• ايل دد ب لقدة انن سب من انةلفم ا الخلي ةله ا مس لغري ملرر‪.‬‬
‫• رح بةض األسئلع المت جتةله تطجع عل الك ل تال عن خجله‪.‬‬
‫بو‬ ‫اليائر الةملو ا‬
‫مة جلته لألمفة‪.‬‬ ‫•ميايف اى اجلد ‪ -‬ا س‬
‫• قد ابلاا ا ب ستمراة‪ -‬متحمس رلن اليف‪.‬‬
‫•صر ييح ‪ -‬اسري األسئلع‪ -‬ةغو ب هتم ‪.‬‬
‫•م ل اة ل ‪ -‬متفبد الخلهن‪.‬‬
‫كيف ت عامل معه؟‬
‫•أن كفن ش غيف الفنيا ع ااراة ع منةت اة ‪.‬‬
‫•أن وهر ااعج ب مب سمةه من حمدثه‪.‬‬
‫•اطجاةه عل ا سلس ل ابد ث لانيه ة أإلك‬
‫اتيلر منه ب نةراع‪.‬‬
‫•ا لل أن جتاب عل أسئلته بدبع لمفضفعاع‪.‬‬
‫•ااإلة ا اى مقلا اه لحم للع ا ست را منه‬
‫بأبة م ميكن‪.‬‬
‫•ان صبفةا للرلرا مةه اى أبة اد ممكن‪.‬‬
 ‫الزائر املغرور‬

‫•مةجب بن سه لةأ ه ‪ -‬متةلب الرأي‪.‬‬

‫• ةتربك من خلا أللامرد ‪ -‬ةتي برأ ه‬
‫• تج هيف مط عرك جت هه‪.‬‬
‫• تفبع خدمع متمايا‪.‬‬
‫• ةترب لوفرك خلدمته اخل صع‪.‬‬
‫•بد كفن ثر ‪ - .‬سر ع الغضب‪.‬‬
‫كيف ت عامل معه؟‬ ‫•‬
‫•ابداء ااعج ب ب ستم ا اى م قفل لشجةه عل‬
‫ا سلس ل‪.‬‬
‫•أشةرد بخلااه لبغرلةد‪.‬‬
‫•أشةرد اإلك مل لل بخلل أبة مس عدا له بة ع‬
‫شاةاع‪.‬‬
‫• مل لل أن اسريد ب لدخفل مةه أمفة ودلاع ااه‬
‫ةأ ه اخل ص الخلي تن عل عنه‪.‬‬
 ‫انوا ع ةا الضافإ لالفافر الق رما من اخل ة ‪:‬‬

‫قد ت طزب عمدال املنممد اادا أد وعالقاتهدا انممدات يدر أدا حب وفدود‬
‫وضيوف آيدرأن قدادمم مدن يدا د املدأند و الدولد ي ويف اد ا الد قدد‬
‫أكو ملدأر املك ب دو يف تنميس تزك ال أا حبي وإ كدا األمدر انداك أ عزد‬
‫قددادا حب العالقددات العامدد ي قاعددداد قررددامك أددا حب م كامددل لزمنممدد و ق ددامها‬
‫املخ زف د إضدداف إا أددا حب قع د األمدداكن واملعددا ال دديايي وال ا خيي د يف‬
‫املدأن د و يرددو قع د املناسددةات الوطني د ي وقددد أكددو لز ددكرتري و مدددأر‬
‫املك ب فرص املشا ك يف عروأ تنميس تزك ال أا ات عدن طرأد اشرتدكاك‬
‫يف عدد من الزجا اليت تنشئها املنممات اادا أ يصيصاً هل ا الغرض مثدل‬
‫جلند د اشسد د قةال واملراسدددسي جلند د العالقددداتي جلند د الفنددداد ي جلند د النقدددل‬
‫واملواصالت ‪..‬اخلي وأ مثل دو ال كرتري و مدأر املك ب ب ب عروأ ه يف‬
‫ا الزجن ي ما إذا كا الوفد يف أا حب ياص لإلدا حب و الق دس الد ي أعمدل‬
‫قه مدأر املك ب و ال كرتري فا دو أ مثل يف اشس قةال والكييب قالوفدد‬
‫والريوفي وتقدأس كاف املعزومدات عدن الق دس يف يالد ال ن دي امل دة مدع‬
‫العالقات العام ‪.‬‬
‫انوا ةا ا اند ر‬
 ‫احلاالت التي تستدعي سفر املدير‬

‫•زقشتةر حمرف وعر لمنظمك‬

‫•جمهرب شنشترومعل مشترمخصرهت تكرمشرخش كربشلمنظمكرمثلر لسف رلم شبلكر‬
‫لخشصر ور لسف رلإلطالعرنيروثش قروتلالترمشتقخ كرمخصر لمت تكر‬
‫ي‬
‫• لمنشت كر رملمم ترول شء ترنلم كرمه ر لمنظمك‪.‬‬
‫• مج ءرم شبالترلخ كرلع مر ف شترملشتقكرن مر ل ف شت‪.‬‬
‫• زقشتةر لمعشتض‪.‬‬
‫• حض تر الجصمشنشتر لم ل كرو إلهل م كرو لمول ك‪.‬‬
‫• ف ة ةةصربعة ة ةةار لم ة ة هر تشت ة ة كرو جهة ة ة ةرومعشينصه ة ةةشرللصعة ة ة رن ة ةةيرمة ة ةةم‬
‫الحيصهشرررررررومالءمصهشرللمنظمك‬
 ‫كيفية اإلعداد لسفر املدير‬

‫•مت ك ر لسف‬
‫• مأ ك مر ل ل ز ترو لفنشهق‬
‫• معل مشترح اروتش لر لسف ر ل ميلك‬
‫• جموارت ر ل حلكرو ل شهشتر لي م ك‬
‫• م ة ة ار لالزمة ةةكر( ل ة ة ة فشترم ة ة ةةف كر رل ة ة ة فشترت ة ة ة شح كر ر‬
‫خ شبشتر نصمشهر) ن مر رر‬
‫شر لس شح كرمنهش‬ ‫•هش مكربأتهش ر لن فشتروه مصهشرخ‬
‫• وثش قر لسف ر( ج زر لسف رونل ر لصأل تر لالزمك )‬
‫كر لسشتقكر لمفع ا‬ ‫• لنهشه تر ل‬
‫• خ طر ل قرو هلكر لس شح كرر لخ‬
‫• م هر( ص شر رمللكر ر) هو ترمةص كر( هال ر رمس ةر ر ر‬
‫وت قر‬
‫رمظشتقفر رملفر)‬
 ‫املهام التي يقوم بها مدير املكتب قبل سفر املدير‬
‫منم هر إلج ء تر إله تقكر لالزمكرلسف ر لممي ر( ه تر النصم ر)‪.‬‬
‫‪ -‬منم هره ترمفوقار الح شتر لممي رلنخصر لت رتيص لرمهش ر لممي ر ثنشءرك شب ‪.‬‬
‫‪ -‬منم هرجمواربم شبالتر لممي ‪.‬‬
‫‪ -‬منم هرملفر ل حلكرللممي روقصضم رجميهر وت قر لالزمكر ل ك ري صشجهشر لممي ر ثنشءر لسف ‪.‬‬
‫ارنيرمعل مشرترو ض كرم ر لممي رربمشري تبهر ثنشءر لسف ‪.‬‬ ‫‪ -‬ل‬
‫ه‬ ‫ي‬
‫شرمذ ركشنترر ل رحلكرلممةر‬ ‫ظفير لتي رهمري صشج ًرم شبلكر لممي رإلنلشزربعار نمشاررخ‬ ‫‪ -‬ملعشتر لم‬
‫طوقلك‬
‫ي‬
‫لرملرحيرن هةر لممي رو لعملرنيرمنلشزهشره لر ل مءر ل رحلكر ص هيهر‬ ‫‪ -‬م جعكر م تر ل ك رالرم صملر لصأج‬
‫بعار لمعشمالتر لهشمك‬
‫‪ -‬مبالغر لخشصر لتي رت شبله ر لممي ر ثنشءرتف ‪.‬‬
‫‪ -‬منم هرمس تنم تر لسف ر لالزمك‪.‬‬
‫ارنيرمأل تر لمخ ارللموار ل ك رت تص رزقشتمهش‪.‬‬ ‫‪ -‬ل‬
‫‪ -‬خص شتروت لكر لسف ر لمنشت ك‪.‬‬
‫‪-‬م وقلر م ار لالزمك‪.‬‬
‫‪-‬منم هرهش مكربشلن فشتر لس شح كربفئشمهشر لمخصلفك‬
‫‪ -‬منم هرخطرت ر ل حلكرللممي ‪.‬‬
‫‪ -‬الحصفشظرب تةرم رملفر ل حلك‪.‬‬
‫‪ -‬منم هر ل ك مي شتر لالزمكرلسف ر لممي رم روت لكر لن لرم رو لر لم شتر‬
 ‫مهام وواجبات مدير املكتب أثناء السفر‬

‫ي‬
‫• ل ة هرنةةير لم فشلمةةشتر لهشمف ةةكر ل ة تهةرلمةصةةبر لمةةمي رو سةةل لر لمه ة منهةةشر ر‬
‫نمشذجرخش كرلع ضهشرنير لممي ربعمرن هم‬
‫• سللرمعل مشترو ف كرن ر لدقشت ترلمةصةبر لمةمي ركشتة ر ل ة رومةشتقة ةخرووهةتر‬
‫لدقشتةرو ل ضرمنهش‬
‫يربإنلشزهشرب سبرمعل مشتر لممي ‪.‬‬ ‫•محشلكربعار لمعشمالترللمخص ي‬
‫يرن هةر لممي ‪.‬‬ ‫• الحصفشظرب عار لمعشمالتر لهشمكرل ي‬
‫•مموق ر لننشطشتر لمهمكرلإله تةر ثنشءرك ش ر لممي ‪.‬‬
‫• الم شارهشمف شربشلممي رم روهترملرآخ ‪.‬‬
‫•منم هرم رق رن ر ننشطشتر للهكر ثنشءرك ش ر لممي ‪.‬‬
‫• م ميةةبركشفةةكر لم ن ةةمر للميةةمةرو لملجلةةكرلويةةش ر لصشل ةةكرلع ة هةر لمةةمي ر حس ةةبر‬
‫م نمر لع هةر لم مه‬
‫مهام وواجبات مدير املكتب بعد عودة املدير من السفر‬

‫•ار ةاا س ي ت المةنا‪.‬‬

‫•‪ -‬ية ال ي دا المعة نشتطت دأ مت ارااق ‪.‬‬
‫د اا المةنا ‪.‬‬ ‫الت ا ع فتظ ت ل م ر‬ ‫ر‬ ‫•‪ -‬ية المعت ال‬
‫ر‬
‫• ست ة المةنا ش ةاا ي دا الاعخم‪.‬‬
‫خفت ت‬ ‫ع ال الاعخم‬ ‫ألت أ هت الاية‬ ‫• تا الاثتيق ر‬
‫•العمم ىل ن ف دف اسم دعفظ ال يتقدا دالاثتيق ر‬
‫ألت‬
‫ع‬ ‫ر‬
‫أعرصهت الاية‬
‫ر‬ ‫ر‬
‫• زددة ارااقا المعن م ش المنظمم مي ر عت المةنا ش عض‬
‫األ اق النت م الاعخم‬
‫•‪ -‬ةاا قستيم الشما دال يةنا لم عتدن ع المةنا أثنت الزدتق ‪.‬‬
‫•‬
‫إدارة وتنظيم االجتماعات‬
 ‫تنظيم االجتماعات‬
‫تهدف هذه الوحدة إلى‪:‬‬
‫‪ – 1‬تحديد مفهوم االجتماعات‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ – 2‬تحديد مفهوم المؤتمرات‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ – 3‬بيان أهمية االجتماعات والمؤتمرات‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ – 4‬التعريف على أنواع االجتماعات‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ – 5‬تحديد القدرات والمهارات الالزمة لتنظيم االجتماعات‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ – 6‬تحديد دور المنسق في تنظيم االجتماعات‪.‬‬ ‫•‬
 ‫مفهوم االجتماعات‬
‫• هييعبارييعن با ي بتمييعنبشييينبرييش بر فييش بن بنكايينب ييعب ييع ب كييع ب‬
‫حددش بتهدفب حيدد‪ .‬ي بلتييبش كي بن بف ينفبافعفينباع ي يع ب‬
‫رأفهييعبارييعن با ي بي يينبشكايينب ي بر ي نب ييعب ييع ب كييع ب حييددب‬
‫سرمعبت فعقرةب ض ب ش ب رعتيعتعبات ف لبإتىبفيعئجب شفة‪.‬‬
‫ي دباع ي عاعتبحعتشعبس ةباإلدان ب‪،‬ب لتيبشفهعبإحيد ب سيعئل‬ ‫•‬
‫اعيفيييعلباتييييعبييييينب يييعبات ف يييعتباإلدانشيييةب‪،‬ب شييي بهيييل بات شيييةب‬
‫(اع ي عاعت) نفهعبيينب عبن قعتب ن فةب حدد بت دشنش ب‬
‫• لتييبرهيدفبيريعدلباتيننلب ات ري ن ب يعب اضيشنب شفيةب‪،‬ب شمضيعب‬
‫ات يييدشنش بحعتشيييعب يييلب قييييهنب يييعبا ي عايييعتب‪،‬ب لتييييبشه شيهيييعب يييعب‬
‫فرييعتعتبات ف ييةباإلدانشييةبش بات ييدشنببحعتشييعبف يينابتيض ي نب ي مييدب‬
‫نفرتةبات ف عتباإلدانشةبعبشسيتشنبن بشرتبب عبن نبادشد بإعبر دب‬
‫ن ييةبننلبل لبات ريين ب اع يفييعنب تي بشييينبلتيييبإعباي بتنشي ب‬
‫امدبا ي عاعتبب شفة‪.‬‬
‫مفهوم المؤتمرات‬

‫• يعررف المررؤتمر ب نرا لقررا أ برر‬

‫يررتم بررين مجموعررة بيرررة مررن‬
‫الناس وقد يسرتمر لعردة أيرام ‪،‬‬
‫ويتضررررمن برررررامت عديرررردة تررررتم‬
‫مناقشررررتها أو االعررررالع عليهررررا‬
‫المعارض مثال ‪ ،‬وعادة ما يتم‬
‫فيهرررا بحررر ثيرررر مرررن القضرررايا‬
‫التررري تهرررم شرررريحة بيررررة مرررن‬
‫المجتمع‪.‬‬
 ‫أهمية االجتماعات والمؤتمرات‬

‫‪ - 1‬اتي رشن ا اتننل يرعدته رش ات رينكش ‪.‬‬ ‫•‬

‫‪ - 2‬اتي فل إتى آنان رينكة ي ع كاشن ات ض اعت اتمضعشع‬ ‫•‬
‫ات رينكة‪.‬‬
‫عنف هعنات ادشد ‪.‬‬ ‫‪ - 3‬إكسعب ات رينكش‬ ‫•‬
‫‪ - 4‬اتي فل إتى قنانات ض اشة‪.‬‬ ‫•‬
‫سعئل رفعن ات القعت رش ات ف عت اإلدانشة‪.‬‬ ‫‪ - 5‬ي يرن سش ة‬ ‫•‬
‫‪ - 6‬يسعاد ا ى كرف كاشن اش ن اتيففش شة تر ض ات ض اعت‬ ‫•‬
‫اتمضعشع‪.‬‬
‫أنواع االجتماعات‬
‫نف ا اع ي عاعت‬ ‫• ييف‬
‫حشث‬ ‫يففشفعت اد س ان‬
‫كع‬ ‫ن‬ ‫ن ات‬ ‫ات ض‬
‫اف معدهع ‪ ،‬ي ي اع ي عاعت قد‬
‫يك سنشة ن ا فشة قد يك‬
‫نس شة ن غشن نس شة ‪ ،‬ش ك‬
‫ي ي اشف ا ش ع‬ ‫يحدشد ر ض‬
‫ش ع‪:‬‬
 ‫‪ - 1‬االجتماعات الدورية‪:‬‬ ‫•‬
‫هي تلك االجتماعات التي يتم عقدها على فترات زمنية منتظمة‬
‫لمناقشة موضوعات تعرح باستمرار على مستوى المنظمة‬
‫اإلدارية ‪ ،‬مثل أعمال اللجان‪.‬‬
‫‪ -2‬االجتماعات العارئة‪:‬‬ ‫•‬
‫هي تلك االجتماعات التي يتم عقدها في حالة الحاجة الملحة‬
‫إليها ‪ ،‬وذلك لمناقشة مش لة عارئة في العمل‪.‬‬
‫‪ - 3‬االجتماعات الدولية‪:‬‬ ‫•‬
‫هي تلك االجتماعات التي يتم عقدها على مستوى الدول عن‬
‫عريق ممثلين لتلك الدول‪.‬‬
‫‪ - 4‬االجتماعات اإلقليمية‪:‬‬ ‫•‬
‫وهي تلك االجتماعات التي يتم عقدها على مستوى دول تعيش‬
‫في إقليم معين ‪ ،‬لمناقشة موضوعات تتعلق بذلك اإلقليم‪.‬‬
 ‫القدرات والمهارات الالزمة لتنظيم االجتماعات‪.‬‬

‫‪ - 1‬المعرفة التامة باالجتماعات وجوانبها الش لية ومتعلباتها‬ ‫•‬

‫‪ - 2‬الفهم الدقيق لسلعة عقد االجتماعات‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ - 3‬القدرة على التنسيق الفعال بين المعنيين لحضور االجتماع‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ - 4‬القدرة على حل المعوقات التي تعترض تنفيذ تنظيم االجتماعات‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ - 5‬حسن اإلصغا لتدوين المداوالت التي تتم في االجتماعات‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ - 6‬القدرة على استخدام بعض التجهيزات الم تبية التي تساعد في‬ ‫•‬
‫تنظيم االجتماعات‪.‬‬
‫‪ - 7‬القدرة على التعامل مع المدعوين بمختلف مستوياتهم اإلدارية‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ - 8‬إتقان التحد بلغة أجنبية أو أ ثر‪.‬‬ ‫•‬
 ‫الشروط الالزمة لنجاح االجتماعات‬

‫‪ – 1‬أن تتوفر سلعة عقد االجتماع المتمثلة في رئيس االجتماع‪.‬‬ ‫•‬

‫‪ – 2‬أن يتررروفر العررردد القرررانوني لعقرررد االجتمررراع المتمثرررل فررري عررردد‬ ‫•‬
‫األعضا الذي بحضرورهم يرتم عقرد االجتمراع‪ .‬ويم رن أن ي رون ذلرك‬
‫العدد نصف عدد األعضا أو ثل عدد األعضا وذلك بحسب عبيعرة‬
‫االجتماع‪.‬‬
‫‪ – 3‬أن ي ون لالجتماع رئيس‪ ،‬يختار من قبل الجهة أو األعضا ‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ – 4‬أن يتوفر في رئيس االجتماعات المهارات اإلدارية الالزمة لعقد‬ ‫•‬
‫االجتماع‪ ،‬والمتمثلة في إدارة االجتماع والحاضرين لا بفاعلية‪.‬‬
‫‪ – 5‬أن ي ون لالجتماع هدف يسعى لتحقيقا‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ – 6‬أن تترررروفر لالجتمرررراع الوسررررائل الماديررررة المناسرررربة مررررن م رررران‬ ‫•‬
‫وتسهيالت مادية تساهم في إنجاح االجتماع‪.‬‬
‫مبادئ عامة لعقد االجتماع‬

‫• البد للمنسق من معرفة أهم‬

‫المبرررادل التررري تعبرررق علرررى‬
‫االجتماعرررات بشررر ل عرررام ‪،‬‬
‫ومررررن أهررررم هررررذه المبررررادل‬
‫مايلي‪:‬‬
‫اوال ‪ :‬سلعة عقد االجتماع‬

‫• البد من وجود سرلعة خاصرة لهرا حرق‬

‫فررري توجيرررا الررردعوة لعقرررد االجتمررراع‬
‫الرسمي قد تسند هذه السلعة لشخص‬
‫أو ا ثررررر أو هيئررررة معينررررة تحرررردد فرررري‬
‫النظام الرداخلي للمنظمرة ‪ ،‬فقرد أععرى‬
‫لرررئيس الجهررة الحررق فرري علررب عقررد‬
‫اجتماع وقد يعقد االجتماع بنرا ا علرى‬
‫علررب عرردد معررين مررن األعضررا الررذين‬
‫لهم حق الحضور‪.‬‬
‫ثانيا‪ :‬العدد القانوني‬
‫يعرف العدد القانوني‬ ‫•‬
‫( النصرررررراب ) ب نررررررا العرررررردد‬
‫المعلررررررروب مرررررررن أعضرررررررا‬
‫االجتمرررراع الحاضرررررين حررررد‬
‫أدنررررى لصررررحة عقررررده ‪ ،‬فرررر ذا‬
‫ترررروفر ذلررررك العرررردد أصرررربحت‬
‫قرررررارات االجتمرررراع قانونيررررة‬
‫وملزمررررة ويعتبررررر االجتمرررراع‬
‫باعال إذا لم يتوفر ذلرك العردد‬
‫وعرررررررادة مايحررررررردد النظرررررررام‬
‫الررداخلي للمنظمررة هررذا العرردد‬
‫القانوني‬
 ‫ثالثا ‪ :‬رئاسة االجتماع‬

‫• يجب أن يرأس االجتماع شخص خولا نظام الجهة بذلك‬

‫وإال اعتبر االجتماع باعال‪ ،‬وعلى رئيس االجتماع أن‬
‫يت د من قانونية االجتماع‪ ،‬ومراجعة المبادل السابقة‬
‫ما يجب أن ي ون رئيس االجتماع محايدا وحازما‬
‫وعادال في تعاملا مع أعضا االجتماع‪ ،‬وعليا أن يحافظ‬
‫على النظام ‪ ،‬ويدير االجتماع ب فا ة وفعالية‪.‬‬
 ‫رابعا ‪ :‬مشروع القرار‬

‫• وهو ذلك الموضوع الذي يعرح على األعضا المجتمعين للنقاش‬

‫والدراسة بدقة وموضوعية‪ ،‬وعند تقديم مشروع القرار يجب أن‬
‫ي ون م توبا بوضوح ‪ ،‬وبعد ذلك يعرح المشروع للتصويت عليا ‪،‬‬
‫وال يصبح قانونيا إال إذا تمت الموافقة عليا ب غلبية األعضا ‪،‬‬
‫وهذه األغلبية يحددها في العادة النظام الداخلي للمنظمة ‪ ،‬فقد‬
‫تصدر القرارات باإلجماع ‪ ،‬وقد تصدر ب غلبية ثلثي األعضا ‪ ،‬وقد‬
‫ت ون ب غلبية نصف األعضا مع ترجيح الرأي الذي يصوت‬
‫الرئيس إلــي جانبا ( في حالة تعادل األصوات )‬
‫د نبات فس ب عبيف شنباع ي عاعت‬
‫‪ -1‬إنسعلباتدا بتال ي ع‬

‫• يعد المنسق الردعوة لعقرد االجتمراع‬

‫بنرررا علرررى تعليمرررات المررردير ‪ ،‬ثرررم‬
‫يرسررلها إلررى المرردعوين ويجررب أن‬
‫يررتم إرسررالها قبررل موعررد االجتمرراع‬
‫بفترة افيرة ليرتم ن رل عضرو مرن‬
‫إعررداد الترتيبررات الالزمررة لحضررور‬
‫االجتماع‪ .‬ويجب أن يتم الت د مرن‬
‫وصول الردعوة إلرى المرسرل إليرا ‪،‬‬
‫إضررافة إلررى أنررا يجررب الت يررد علررى‬
‫المرردعوين لحضررور االجتمرراع قبررل‬
‫حلول موعده بوقت اف‪.‬‬
 ‫شكل الدعوة لالجتماع‬
‫قد ت ون على ش ل مذ رة داخلية إذا ان المدعوون لالجتماع‬ ‫•‬
‫من داخل المنظمة اإلدارية‬
‫قد ت ون على ش ل رسالة خارجية إذا ان المدعوون لالجتماع‬ ‫•‬
‫من خارج المنظمة اإلدارية‬
‫قد ت ون الدعوة على ش ل نموذج خاص يتم إعداده لالجتماعات‪.‬‬ ‫•‬
‫وتتضمن الدعوة لالجتماع‬
‫موعد عقد االجتماع‬ ‫•‬
‫م انا وموضوع االجتماع إضافة إلى توقيع الداعي إلى االجتماع‬ ‫•‬
‫وموقعا الوظيفي وفيما يلي نماذج لدعوة لالجتماع على ش ل‬
‫مذ رة داخلية وعلى ش ل رسالة خارجية‪.‬‬
 ‫تتضمن الدعوة لالجتماع‬
‫موعد عقد االجتماع‬ ‫•‬
‫م انا‬ ‫•‬
‫موضوع االجتماع‬ ‫•‬
‫إضافة إلى توقيع الداعي إلى االجتماع وموقعا الوظيفي‬ ‫•‬

‫وفيما يلي نماذج لدعوة لالجتماع على ش ل مذ رة داخلية‬

‫وعلى ش ل رسالة خارجية‪.‬‬
‫نموذج دعوة لالجتماع‬
 ‫‪-2‬إعداد جدول األعمال‬
‫هي بقعئ ييةبرعت ضي اعتباتيييعبسييينب فعقريييهعبدا يلباع ي ييع ب‪،‬ب ش ييدب‬ ‫•‬
‫د لباشا علبرعتيفسيش ب ينبات يدشنبب‪،‬ب شيينبينيشيببي ييبات ضي اعتب‬
‫رحشيييثبيفيييعق برحسيييببينيشرهيييعب يييعبقعئ يييةبات يييد ل‪ .‬شكييي ب يييد ل‬
‫اشا علبا ىبركلب د لب ن برعتدا بإتيىباع ي يع ب‪،‬بك يعبقيدبشكي‬
‫ض باتنسعتةباتدا شةبن بات عن شة‬
‫ويتضمن جدول األعمال العناصر التالية‪:‬‬
‫تالوة محضر االجتماع السابق‪.‬‬ ‫•‬
‫الموضوعات التي ستتم مناقشتها في االجتماع‪.‬‬ ‫•‬
‫موعد االجتماع القادم‪.‬‬ ‫•‬
‫ما يستجد من أعمال‪.‬‬ ‫•‬
‫نموذج لجدول اعمال االجتماع‬
 ‫‪ -3‬إعداد ملف االجتماع‬
‫• ل ي يحقق االجتماع الهدف المنشود الذي عقد من أجلا ف ن على‬
‫المنسق االجتماع القيام بتحضير ملف ل ل عضو بحي يشتمل الملف‬
‫على افة المستندات والوثائق المتعلقة بالموضوعات التي سيتم‬
‫مناقشتها على أن يتم ترتيب هذه الوثائق والمستندات حسب تسلسل‬
‫المواضيع في جدول األعمال ‪ ،‬بحي يضع بين ل موضوع وآخر‬
‫فاصل إرشادي ‪ ،‬وذلك من أجل تسهيل مهمة العضو في البح عن‬
‫المعلومات التي يحتاجها‪.‬‬
‫• ويتم إرسال نسخة من هذا الملف مع بعاقة الدعوة وجدول األعمال‬
‫قبل عقد االجتماع بوقت افي‬
 ‫‪-4‬اإلرنافبا ىبي هش بقعاةباع ي ع‬
‫تكعبشف حبامدباع ي ع ب يعبحشفيهب يع با يىبات فسي بن بشيي تىب ه يةب‬
‫ا يشييعنباتمعاييةبات فعسييرةبت ي ييع ب اإلريينافبا ييىبي هش هييعبرففسييهب‬
‫ا شهبن بشيأكيدب ي بي شيدهعبر شينبات سيعئلباتال يةبإلدان باع ي يع ب‬
‫الب‪:‬‬
‫المقاعد ال افية‪ ،‬واللوحات اإلرشادية‪.‬‬ ‫•‬
‫أجهزة الهاتف وآالت تصوير المستندات‪.‬‬ ‫•‬
‫أجهز الت ييف واإلضا ة المناسبة‪.‬‬ ‫•‬
‫أجهزة التسجيل وم برات الصوت‪ ،‬والت د من صالحيتها‪.‬‬ ‫•‬
‫أجهزة عرض الشرائح الشفافة وشاشات العرض‪.‬‬ ‫•‬
‫شب ة الترجمة الفورية‪.‬‬ ‫•‬
‫األوراق واألقالم‪.‬‬ ‫•‬
‫بعض المرعبات ومياه الشرب‬ ‫•‬
‫قاعة اجتماعات عامة‬

‫• تناسرررررب هرررررذه‬
‫القاعررررررررررررررررررررررة‬
‫االجتماعرررررررررات‬
‫ال بيررررررررررررررررررررررة‬
‫النرررررررررررررررردوات‬
‫واجتماعررررررررررات‬
‫الجمعيررررررررررررررررررة‬
‫العموميرررررررة ‪...‬‬
‫الخ‬
‫العاولة المستديرة‬

‫• تناسرررب هرررذه القاعرررة‬

‫االجتماعررات الصررغيرة‬
‫بحيررررر ي رررررون عررررردد‬
‫األعضررررررا محرررررردودا‬
‫عضررررررررا اللجرررررررران‬
‫وي رررررررون ل عضرررررررا‬
‫نفرررررررررررس الحقررررررررررروق‬
‫والواجبرررررررات خرررررررالل‬
‫الجلسة‪.‬‬
‫عاولة اجتماع على ش ل حدوة فرس‬

‫• وتناسررررب هررررذه القاعررررة‬

‫االجتماعررررات واللقررررا ات‬
‫القصررريرة حيررر يجلررررس‬
‫األعضررا حررول العاولررة‬
‫يحيعرررررررررررون بررررررررررررئيس‬
‫االجتمررراع ‪ ،‬مرررا تصرررلح‬
‫أيضررا ألغررراض الترردريب‬
‫الترري يسررتلزم األمررر فيهررا‬
‫إجرررررا عرررررض ل يفيررررة‬
‫استخدام جهاز أو مادة‪.‬‬
 ‫‪-5‬دور المنسق يوم االجتماع‬

‫‪ – 1‬اسررتقبال أعضررا االجتمرراع ‪ -‬بمسرراعدة مرروظفي العالقررات العامررة‪ -‬وإرشررادهم‬ ‫•‬

‫الى قاعة االجتماع والمقاعد المخصصة ل ل منهم‪.‬‬
‫‪ – 2‬تسررجيل أسررما الحضررور والمعتررذرين وأسررما الغررائبين عررن االجتمرراع علررى‬ ‫•‬
‫نمرراذج مخصصررة لهررذا الغرررض‪ .‬وعرضررها علررى رئرريس االجتمرراع لتحديررد مرردى‬
‫قانونية االجتماع‬
‫‪ – 3‬تالوة محضر االجتماع السابق ‪ ،‬واعتماده من األعضا بالتوقيع‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ - 4‬تسجيل وقرائع االجتمراع‪،‬والقرارات التري توصرل إليهرا المجتمعرون باختصرار‬ ‫•‬
‫ومن غيرر إخرالل برالمعنى‪.‬ومرن المم رن اسرتخدام آالت التسرجيل أو االعتمراد علرى‬
‫عريقة االختزال في التسجيل‪.‬‬
‫‪ - 5‬توفير أية وثائق أو معلومات يتعلبها النقاش حول أي موضوع مرن مواضريع‬ ‫•‬
‫االجتماع يحتاجها األعضا المجتمعون‪.‬‬
 ‫‪-6‬دور المنسق بعد نهاية االجتماع‬
‫‪ - 1‬اإلشراف على إعادة قاعة االجتماع لوضعها العبيعي بعد انتها االجتماع‪.‬‬
‫‪ - 2‬إعداد محضر االجتماع ومتابعتا‪.‬‬
‫يقوم المنسق ب تابة محضر االجتماع مستعينا في ذلك بالملخصات التي دونها خالل‬
‫االجتماع أو باالستماع إلى اشرع التسجيل بحير يتضرمن محضرر االجتمراع جميرع‬
‫مررا تررتم مناقشررتا أثنررا االجتمرراع ‪ ،‬ويهرردف المحضررر إلررى اعررالع المجتمعررين عليررا‬
‫وبلررورة جميررع النقرراع الترري تررم تررداولها للوصررول إلررى نتررائت معينررة مررن خررالل مررا ترم‬
‫تدوينررا فرري ذلررك االجتمرراع ‪ ،‬والمحضررر هررو حصرريلة مررا تررم نقاشررا ‪ ،‬ويررتم إعررداد‬
‫المحضرر وعرضرا علرى المردير ‪ ،‬ثرم يرتم تنقيحرا وعرضرا علرى رل عضرو حضرر‬
‫االجتماع إلى أن يتم اعتماده واالتفاق على ما تم تدوينا فيا ومحضر اإلجماع يجب‬
‫أن يتسم بالدقة حتى يعد سجال ل ل ما جرى في االجتماع ما يجب أن ي ون مروجزا‬
‫وواضررحا بحير يررتم ن األشررخاص الررذين لررم يحضررروا االجتمرراع معرفررة مررا دار فرري‬
‫االجتماع‪.‬‬
 ‫وأهم ما يشتمل عليا محضر االجتماع مايلي‪:‬‬
‫ادباع ي يع بريعتش نب اتييعنش‬ ‫اف ا بات حضنب( كع باع ي ع ب‪،‬ب‬ ‫•‬
‫اتسعاة‪.‬نقنباع ي ع ب) ‪.‬‬
‫مد ةبا بباع ي ع بييض بنسرعببامدباع ي ع ب نبيمدشنبته‪.‬‬ ‫•‬
‫نس عنباتحض نب اتغشعبب ات يلنش ب ات هعتباتيعبش ا فهع‪.‬‬ ‫•‬
‫اسنبنئشسباع ي ع ‪.‬‬ ‫•‬
‫ات اضييشنبباتيييعبي ييتبفمعرييهعب ييعباع ي ييع ب‪،‬ب ييعبدانبح تهييعب ي ب‬ ‫•‬
‫فمع ب اقيناحعت‬
‫فنباتمناناتب‪.‬‬ ‫•‬
‫يعنش بامدباع ي ع باتمعدن‪.‬‬ ‫•‬
‫نموذج محضر االجتماع‬
 ‫مرحلة ما بعد تدوين ما جاء باالجتماع‬

‫عرض المسودة على رئيس االجتماع لالعالع والموافقة على نسخا‪.‬‬ ‫•‬
‫تجهيز عدد من النسخ بعدد األعضا المدعوين لحضور االجتماع‪.‬‬ ‫•‬
‫إرسال نسخة من المحضر ل عضا لإلعالع وإبدا مالحظاتهم‪.‬‬ ‫•‬
‫تجميع آرا ومالحظات األعضا على المحضر ثم عرضها على الرئيس‬ ‫•‬
‫تسرررجيل المحضرررر فررري السرررجل الرسرررمي لمحضرررر االجتماعرررات تمهيررردا‬ ‫•‬
‫العتماده من األعضا بالتوقيع عليا في بداية الجلسة القادمة‪.‬‬
‫إرسال القرارات الخاصة ب ل إدارة أو هيئة للتنفيذ مع االحتفراظ بصرورة‬ ‫•‬
‫منها في الملفات الخاصة بذلك‬
 ‫ار (إبراهيم)‬ ‫س َّخ َر لَ ُك ُم اللَّ ْي َل َوالنَّ ََ َ‬ ‫س َو ْالقَ َم َر َدا ِئ َبي ِْن َو َ‬ ‫س َّخ َر لَ ُك ُم ال َّ‬
‫ش ْم َ‬ ‫َو َ‬
‫ار ِخ ْلفَة ِل َم ْن أ َ َرا َد أ َ ْن َيذَّ َّك َر أ َ ْو أ َ َرا َد ُ‬
‫ش ُكورا‬ ‫َو ُه َو الَّ ِذي َج َع َل اللَّ ْي َل َوالنَّ ََ َ‬
‫(الفرقان)‬
‫ص ِر‪ِ ،‬إ َّن اإلنسان لَ ِفي ُخ ْس ٍر (العصر)‬ ‫َو ْال َع ْ‬
‫ار ِإ َذا ت َ َجلَّى (الليل)‬ ‫َواللَّ ْي ِل ِإ َذا َي ْغشَى‪َ ،‬والنَّ ََ ِ‬
‫ع ْش ٍر (الفجر)‬ ‫َو ْالفَ ْج ِر‪َ ،‬ولَيَا ٍل َ‬
‫ض َحى‪َ ،‬واللَّ ْي ِل ِإ َذا َ‬
‫س َجى (الضحى)‬ ‫َوال ُّ‬
‫قال (ص) نعمتان مغبون فيهما كثري من الناس‪ :‬الصحة‬
‫والفراغ‪.‬‬
‫قال (ص) لن تزول قدما عبد يوم القيامة حىت يسأل عن أربع‬
‫خصال‪ :‬عن عمره فيم أفناه‪ ،‬وعن شبابه فيم أباله‪ ،‬وعن ماله‬
‫من أين اكتسبه وفيم انفقه‪ ،‬وعن علمه ماذا عمل به‪.‬‬
‫قال (ص) بادروا باألعمال الصاحلة سبعا هل تنتظرون إال فقرا‬
‫منسيا أو غىن مطغيا أو مرضا مفسدا أو هرما مفندا أو موتا‬
‫جمهزا أو الدجال فشر غائب ينتظر أو الساعة‪ ،‬فالساعة أدهى‬
‫وأمر‪.‬‬
 ‫ابفال عن الفبت‬

‫‪77‬‬
 ‫أن الاقك ك ككت هك ك ككا ال ك ك ككت دهك ك ككا ال ك ك ك‬
‫ممك ك ك ارساته أد م عك ك ك أد زي ك ك ك أد‬
‫زدن ك أد اس ككتأ تقه أد اا ككتقه أطتل ك‬
‫أد ي ك ك ك ك م ه أد اسك ك ك ككت ةال ك ك ك ك ا أد‬
‫اس عتض اذا كت رىكو د كىل ذلكد فكنن‬
‫ف ك ككام الاق ك ككت ه ك ككا جمخ ك ككم ك ك ك ال ك ككز‬
‫ر‬
‫مث ك ككم ع ك ككت ا نس ك ككتن ش المع ك ك ركت الع ك كتم‬
‫ر‬
‫دش ط ك ككتق العم ك ككم ه ك ككا اه ك ككم ك ك ال ك ككز‬
‫كد ك ك ك أج ك ككم‬ ‫نرصك ك ككه ألاا نش ك ككتط ع ك ك م ر‬
‫ييق هةه م ر‬
‫عد‪.‬‬
‫ية م‬
‫• تنظيم وإدارة الوقت خصوصرا فري أعمرال السر رتارية‬
‫يعرررد مرررن األعمرررال الهامرررة ذات الفعاليرررة علرررى أعمرررال‬
‫المنش ة وعلى أعمال الس رتارية ألهمية و ثررة حجرم‬
‫أعمررال الس ر رتارية وارتباعهررا بعرردد مررن األفررراد مثررل‬
‫المررديرين والرؤسررا و ررذلك المسررتفيدين مررن خرردمات‬
‫المنش ة‪ ،‬ولما انت تلك األعمال مثل تنظيم المقرابالت‬
‫وتنظريم االتصرراالت الهاتفيرة‪ ،‬وتنظرريم الرزوار‪ ،‬وتنظرريم‬
‫المعلومررات ومتابعررة األعمررال اإلداريررة‪ ،‬تررؤدى بش ر ل‬
‫يررومي ومت رررر وتحترراج فرري أدائهررا إلررى مهررارات فرري‬
‫التعامل معهرا‪ ،‬ف ننرا نجرد أن م اترب السر رتارية عرادة‬
‫تعد من الم اتب في المنشآت اإلدارية التي تمثل خليرة‬
‫ترردب فيهررا الحيويررة باسررتمرار‪ ،‬ول ررون تلررك األعمررال‬
‫مسررررتمرة وتتزايررررد باسررررتمرار خصوصررررا أيضررررا مررررع‬
‫التعررروير التقنررري الرررذي أسرررهم فررري سررررعة التواصرررل‬
‫وزيادة تبادل البيانات والمعلومات‪.‬‬
‫ع دف ااق الاقت‬
‫• م ك ككت ممك ك ك ع د ك ككف ااق الاق ك ككت ن ك ككت ااق الك ك ك ا‬
‫مفككت دفعتل ككم ع ككل أن السككما م ذا ككت اس ك طتع أن‬
‫ككةنا ذا ك ف ككا قككتاق ككىل أن ككةنا النشككتطت اليا ككم‬
‫الك ركت ن عت ككم ع ككت ككع عككتت ع م ككت ل ييككق ه كةه‬
‫مر‬
‫عد‪.‬‬
‫• مككت مم ك أن عككاه ااق د نظ ك الاقككت ن ك اليككةق‬
‫ك ك ككىل ن ك ك ككت األ مك ك ككت اليا ك ك ككم ك ك ككال دقك ك ككت الك ك ككةدام‬
‫الاس ك دفككق ككت طككط ل ك مككت نتنتسككم ككع الاق كت‬
‫الم ك ك ككةا ألاا خك ك ككد األ م ك ككت دط ع ك ككم دنا ك ككم خ ك ككد‬
‫األ مك ك ككت مك ك ككت مم ك ك ك أن عك ك ككاه ااق الاقك ك ككت ن ك ك ككت‬
‫ك ك ك ككتق ال ك ك ك ك يل دال طك ك ك ك ط الس ك ك ك ككخ دال ر ة ك ك ككم‬ ‫ا‬
‫دال نظ لأل مت مت يق ال ةه المطخاب‪.‬‬
 ‫•اس ةام ال ت ف‪.‬‬
‫•ك ر ايا المم م‪.‬‬
‫ر‬
‫• العمم الاقش‪.‬‬
‫• ان ظتق اآل د ‪.‬‬
‫• ج م األ مت ‪.‬‬
‫• ا ج مت ت الكث م ‪.‬‬
‫• ط ديم ك ت م المااسال ‪.‬‬
‫• صعوبم ال ا ىل المعخا ت ‪.‬‬
‫• سا ال نظ الةا ىل لخمنش ‪.‬‬
‫ر‬ ‫• الرصاع م ر‬
‫د األفااا ش المنش ‪.‬‬
‫• اكزدم السخطم دا تذ اليااقا ‪.‬‬
‫د ىل ارجاا ا ‪.‬‬ ‫• س طا الاد م ر‬
‫• الزدتقا الم ةان م‪.‬‬
‫• ةم ة ة األدلودت ‪.‬‬
 ‫ا ر‬
‫• خع ك ك ك ككم السك ك ك ك ككما م ادقا فك ك ك ك ككت ش‬
‫ر‬
‫نظ ك ك دقك ككت المك ككةنا دالك ككاية ش‬
‫المنشك ك ك ك ارااقد ك ك ككم ع ك ك ككل ن ك ك ككا‬
‫ال ط ك ك ك ك ك ط دال نظ ك ك ك ك ك لأل مك ك ك ك ككت‬
‫دالنشككتطت اليا ككم الم مككاق الك ركت‬
‫ن ان ك ككت الم ك ككةنا أد ال ك ككاية د ك ككىل‬
‫ك ك ككم أن‬ ‫ذلك ك ككد فك ك ككنن أ سك ك ككما م‬
‫ر‬
‫ن ك ككاافا لة ك ك الم ك ككتقا الال ك ككم ش‬
‫ط ط د نظ دقت المةنا‪.‬‬
‫دل ككؤ نك ك ا الس ككما م ذل ككد الك كةدق‬
‫فت خ م م أن ةقك ت ىل‪:‬‬
‫من خالل إدراك السر رتير لالعتبرارات السرابقة‪ ،‬ف نرا يحقرق عردد‬ ‫•‬
‫من الفوائد لا وللمدير والتي تتمثل فيما يلي‪:‬‬
‫توفير الوقت والجهد في أدا العمل‪.‬‬ ‫•‬
‫أدا العمل بمهارة إدارية فعالة‪.‬‬ ‫•‬
‫االنعباع الحسن لدى المستفيدين والمتعاملين مع المنش ة‪.‬‬ ‫•‬
‫تحقيق عدد من الوفورات االقتصادية‪.‬‬ ‫•‬
‫المساهمة في تحقيق أهداف المنش ة‪.‬‬ ‫•‬
‫تنمية المهارات اإلدارية في إنجاز األعمال والنشاعات اإلدارية‪.‬‬ ‫•‬
‫سب ثقة المدير والرئيس‪.‬‬ ‫•‬
‫تحقيق العموحات الوظيفية‪.‬‬ ‫•‬
‫التخفيف من ضغوع العمل على المدير‪.‬‬ ‫•‬
‫مسرررراهمتا فرررري أدا المررررديرين لوظررررائفهم المعلوبررررة للمنشرررر ة‬ ‫•‬
‫(تخعيع‪ ،‬تنظيم …‪.‬الخ)‪.‬‬
‫المساهمة في تنظيم األعمال اإلدارية المت ررة في المستقبل‪.‬‬ ‫•‬
 ‫‪ .1‬ةاا قتيمم األ مت اليا م ‪.‬‬
‫•دضع األدلودم ‪.‬‬
‫•دقت ارن ت ‪.‬‬
‫• فودض عض األ مت‬
‫•شطم األ مت المنف ‪.‬‬
‫• اع م األ مت الغ م ن ز لخيام ال ت‬
‫•شطم األ مت الغ م رضدقدم ‪.‬‬
‫• تل أدقاقد ا داعة فيط‪.‬‬
‫•اس عمم سخم مال األدقا ثيم ‪.‬‬
‫•ع ك ككتد أن ك ككة األدقا الم م ك ككم ث ك ككاان ك ككة‬
‫الةقتيق ‪.‬‬
‫•اس ك ك ك ك عمم نظت ك ك ك ككت اجع ك ك ك ككت مخ ك ك ك ككت ننتسك ك ك ك كم‬
‫اع تجت د ‪.‬‬
‫•اع فظ بس ال لألعةاث ‪.‬‬
 ‫دا ق ك ك ك ككتك تس ك ك ك ك عمت‬ ‫• ف ك ك ك ككتاى الف ك ك ك ككا ر‬
‫الطا الم رص ‪.‬‬
‫• شعا ثيم لس طا د ىل م ا ‪.‬‬
‫ر‬
‫ا ش متم مم لاقت طودم ‪.‬‬ ‫•‬
‫• ةدد المالعظت اليا م ‪:‬‬
‫‪-‬اف ر المالعظت‬
‫‪-‬قخ قاب ال ت ف‬
‫‪-‬ف ك ككاا لألس ك ككمت دالعن ك ككتدد دأقق ك ككتم‬
‫ال ت ف جتهز لالس عمت‬
‫•أنظم ك ككم اجع ك ككم ا ك ك د ف اس ك ككم س ك ك م‬
‫الاجوع ل ت ثم المخفت الاقم م ‪.‬‬
‫• تع الطا الم رص ‪.‬‬
‫م اا ا ةيف لف‬
‫وجدت الوقد اليومي امل اح‬
‫ش أكفي جلميع عمالك‬
 ‫ااةيف الت لو‬

‫ي‬
‫ال يلموً ل هت لكش ر خالا لنهش رت إلنهشء نمشله ف ر‬
‫ال‬ ‫لكث ق ر‬ ‫‪1‬‬
‫م لق‪.‬‬
‫ي‬
‫هش‪.‬‬ ‫ت جه ولوقشت ل ك ر هونصهرش ر جموا لنصش ج لم ل م‬ ‫‪2‬‬
‫هل حملت نفسك ب ظش ف ك ر يضوتقك‬
‫ي‬
‫ر مهمك‬ ‫هل هضيت وهت ك ر م‬
‫لالز‬
‫معينك؟‬
‫ي‬
‫ه‬
‫م م ن مك و جصمشنشمك هل ر‬ ‫ت جه ر جموا لصخ ط لي ر‬
‫ي‬ ‫ه‬ ‫‪3‬‬
‫عش ضوتقك و تشت ك ؟ ث ضه نالمك ني الجصمشنشت‬ ‫جم ر‬
‫و لم ن رم لهشمك وه رت مشذر تصفعل بشالجصمشنشت رو لم ن رم‬
‫خ ‪.‬‬
 ‫ااةيف الت لو‬

‫ي‬
‫لعمل ر مفشً آخ ر ك ر مفشً لعمل يسشنمك ني ملنب‬
‫لم شطعشت وبشإل مفشً التصفشهة م ذلك ي ر ل ش بش نمشا ل رك‬
‫ّ‬ ‫ُ‬ ‫ً‬ ‫ه‬ ‫‪4‬‬
‫ن شع لعملك يضيه نل ك‬ ‫وهصش طوقال ومت ر ً‬
‫سص ق ر‬
‫ي‬ ‫ه‬ ‫ه‬
‫وهصش كشل رش التصعشهة م ش رت ف فشتك ر لم ضوع لت معمل ف ‪.‬‬
‫ر‬

‫لمميرق ي ل ً وهشت نمله بشلعمل بع رم تشنشت‬ ‫معظ‬

‫لعمل ل تم ك‪ .‬وهتر يسصمعر لصض ك بشل حك مرش ل يمة‬ ‫‪5‬‬
‫نملك ه ر ه يصك لتلك نل ك ً سصف رم م وهت لسه ة‬
‫عمل ه ‪.‬‬ ‫مش م ولي‬ ‫و ل حك تب ن ك نوع م‬
‫ا لل افع ع ويء من الةميف عن ر ق الت ف ض ال ة ل‪.‬‬
 ‫اغاري الة را أل السلفك‬

‫افود ع راا لدى ااإلس ن غري وادا‪ ،‬لبةض هخلد‬

‫الة راا ضاع الفبت مسيف التأوايف‪ ،‬لالسهر لاسرا‬
‫مط هدا التلا ي فن‪ .‬ثبت علما أن اغاري أي ع را‬
‫تطلب وهدا ستمر ندا ‪ 21‬فم ‪.‬‬
 ‫ر قع اغاري الة را أل السلفك‬

‫ر‬
‫‪ -1‬ا ر ه اغ د ش غي م العتا ‪.‬‬
‫غي م هت‪.‬‬ ‫‪ 2‬ك عةا ال ةه‬
‫الت م الاصا ل ت قت خم لخي تا‪.‬‬ ‫‪ 3‬ك اجعم الن تي ر‬
‫الت ر م ىل العتا ‪.‬‬ ‫‪ 4‬ك اك م المشتكم ر‬
‫الت ر م ىل ال خم ن ت‪.‬‬ ‫‪ 5‬ك اك م الفااية ر‬
‫‪ 6‬ك اك م اك ا قةق الن تي ‪.‬‬
‫‪ 7‬ك ا ةأ فاقا رش غي م العتا ‪.‬‬
‫صةنق أد ق دم‪.‬‬ ‫‪ 8‬ك اطخم ست ة‬
‫‪ 9‬ك اس ةم تقا ال ك ة ار ت م (كاق ىل نفسد عض الع تقا )‪.‬‬
‫‪ 10‬ك رتش نفسد نة ت خم العتا ‪.‬‬
‫‪ 12‬ك اس ةم ال اق ( اق نفسد دقة خ ت العتا )‪.‬‬
‫كيف تستغل وقتك بفاعلية ؟‬
‫حاول أن تستمتعبكل عمل تقومبه ‪.‬‬ ‫•‬
‫تفائل وكن إيجابياً‪.‬‬ ‫•‬
‫ال تضيع وقتك ندماً على فشلك ‪.‬‬ ‫•‬
‫حاول ايجاد طر قجديدةلتوفير وقتك كل يوم‬ ‫•‬
‫ضع مفكرة صغيرة وقلم فيجيبك دائماً ‪.‬‬ ‫•‬
‫خ ط طليومك من الليلة التي تسبقه ‪.‬‬ ‫•‬
‫ركز على عملك حتى تنتهي منه ‪.‬‬ ‫•‬
‫توق ف عن أي نشاط غير منتج ‪.‬‬ ‫•‬
‫ان ص تجيداًلكلنقاش ‪.‬‬ ‫•‬
‫رت ب نفس ك وكل شيء حولك ‪.‬‬ ‫•‬
‫قلل من مقاطعا ت اآلخرين لك عند أدائك عملك ‪.‬‬ ‫•‬
‫تعامل مع الورق بحزم ف ال تجعلهيتراكم في مكتبك و منزلك ‪.‬‬ ‫•‬
‫التقلق إن لم تستطع تنفيذ خطتك بشكل تام ‪.‬‬ ‫•‬
‫ال تجعل الجدالقيداًيقيدك ‪.‬‬ ‫•‬
‫هي تلك العملية التي يتم من‬
‫خاللهك ككا عبك ككر الهك ككاتف نقك ككل‬
‫البيانات والمعلومات في‬
‫المنشآ ت اإلدارية‪ ،‬وذلك بين‬
‫المنش ككآت بعض ككها ل ككبع أو‬
‫ب ك ك ككين ا ف ك ك ككراد داخ ك ك ككل تل ك ك ككك‬
‫المنشآت‪ ،‬وذلك لتحقيق هدف‬
‫م حدد‪.‬‬
 ‫‪ - 1‬السرعة في نقل البيانا ت والمعلوما ت‪.‬‬
‫‪- 2‬قلة التكالي ف‪.‬‬
‫‪ - 3‬الشيوع في ا الستخدام‪.‬‬
‫‪- 4‬قلة الجهد المبذول في عملية االت صال‪.‬‬
‫‪ - 5‬تسهيل عملية االت صالبين المنشآ ت اإلدارية‪.‬‬
‫‪ - 6‬إنجاز ا عمال دون الحاجة إلى ا الستفسارا ت‬
‫المباشرة‪.‬‬
‫‪- 7‬بناء عالقا ت طيبة مع المستفيدين من خدما ت‬
‫المنشأة‪.‬‬
‫‪ -‬أن يكونقادراً على استخدام ا جهزة المختلفة وذلك من حيث‪:‬‬ ‫•‬
‫‪ -‬معرفة تشغيل تلك ا جهزة (الهات ف‪ ،‬الفاكس‪ ،‬الحاسب اآللي)‬ ‫•‬
‫‪ -‬الصيانة الوقائية لتلك ا جهزة‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ -‬الرقابة على استخدام تلك ا جهزة‪.‬‬ ‫•‬
‫ً على التعامل الفعال مع المستفيدين‬ ‫‪ -‬أن يكون قادرا‬ ‫•‬
‫من خدمات المنشأة‪ ،‬من حيث‪:‬‬
‫‪ -‬التحلي بآداب االتصال والمحادثة بصفة عامة‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ -‬الصو ت المسموع أثناء المحادثة‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ -‬التحكم في النفس أثناء المحادثة‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ -‬اللفظ الصحيح للكلمات‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ -‬حسن اختيار الكلمات‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ -‬التفرغ للمكالمة‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ -‬أن يكونقادراً على تمثيل المنشأة التي يعمل فيها‪،‬‬ ‫•‬
‫وبناء العالقا ت ال حسنة وتطويرها مع المستفيدين من‬
‫خدمات المنشأة‪ ،‬من حيث‪:‬‬
‫ً على المكالمة‪.‬‬ ‫‪ -‬اإلجابة فورا‬ ‫•‬
‫‪ -‬اإلدراك بأنهيمثل المنشأة التي يعمل بها‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ -‬إظهار العناية بالمتحدث عن بعد‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ -‬عدم قطع المكالمة أثناء الحديث‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ -‬التفرغ للمكالمة‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ -‬استخدام النماذج الالزمة لرصد المكالمات‬ ‫•‬
‫وتنظيمها مثل‪:‬‬
‫‪ -‬نموذج للمكالمات الواردة‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ -‬نموذج للمكالمات الصادرة‪.‬‬ ‫•‬
‫•‬
‫‪ -‬السرعة في استقبال المكالمة الهاتفية الواردة‪.‬‬
‫‪ -‬التعري فبالمكت ب أو المنشأة التي يعمل بها‪.‬‬
‫‪ -‬ا إل صغاء الجيدللمتحدثأثناء المكالمة‪.‬‬
‫‪ -‬الدقة في جمع المعلومات من المتحدث‪.‬‬
‫‪ -‬تدوين البيانات والمعلومات من المتحدث‪.‬‬
‫‪ -‬تذكير المتحدث بالبيانات والمعلومات‬
‫المطلوبة‪.‬‬
‫‪ -‬تزويد المتكلمبالبيانا ت والمعلوما ت المطلوبة‪.‬‬
‫‪ -‬تحويل المكالمة إلى الشخص المعني‪.‬‬
‫يعد البريد أحد وسائل االتصال التي تعتمد‬
‫علي ككه المنش ككآت ف ككي تب ككادل البيان ككات‬
‫والمعلومات‪ ،‬ويرتبطنجاح أي منشأة على‬
‫البيانا ت والمعلوما ت التي تساهم في اتخاذ‬
‫القرارا ت وبالتالي تحقيق المنشأة هدافها‪،‬‬
‫التي عادة ماتنقل تلك البيانا ت والمعلومات‬
‫عبر ما يعرف بوحدات االتصا ال ت االدارية‬
‫أو مكات ب البريد وفق اجراءات عمل معينة‬
‫تس ككتند عل ككى العدي ككد م ككن ا س ككس الفنيك كة‬
‫المتعارف عليها‪.‬‬
 ‫مفهوم تداول وسائل االتصاالت الكتابية‪.‬‬
‫يق صد بتداول وسائل االت صا ال ت الكتابية تلك اإلجراءات‬
‫الفنية التي تتبع لنقل المراسالت بعد إعدادها بين المنشأة‬
‫وا طرا ف ا خر ى من منشآت وأفراد وكذلك داخل المنشأة‪.‬‬

‫إجراءات تداول وسائل االتصاالت الكتابية‪.‬‬

‫هي اإلجراءا ت المتعلقةبالوارد والصادر والمتابعة‬
‫عمال الوارد والمعامالت داخل المنشأة والتي تتبع لضبط‬
‫تداول تلك المراسالت‪.‬‬
 ‫‪ - 1‬االستقبال واالستالم‪.‬‬
‫يتم استقبال واستالم المراس ال ت الواردة في وحدة الوارد بعد التأكد من‬
‫مراجعتها‬
‫بأنها تخص اإلدارة أو أو أحد العاملين في اإلدارة‪.‬‬
‫‪ - 2‬الفرز المبدئي للمظاريف‪.‬‬
‫تفرز مظكاريف المراسكالت الكواردة إلكى مراسكالت رسكمية ومراسكالت سكرية‬
‫ومراس ال ت شخ صية‪.‬‬
‫‪ - 3‬فتح المظاريف ‪.‬‬
‫تفتح مظاري ف المراس ال ت الرسمية غير السرية‪ ،‬أما المظاريف السرية‪ ،‬أو‬
‫الشخ صية فيتم المحافظة عليها على حالتها دون فتح‪.‬‬
‫‪ - 4‬مراجعة المحتويات‪.‬‬
‫تراجع محتويات الرسالة الرسمية العادية بدقة للتأكد من‪:‬‬
‫‪ -‬ص حة توجيه الرسالة‪.‬‬
‫‪ -‬التوقيع الرسمي للرسالة‪.‬‬
‫‪ -‬س المة م حتويات مرفقات الرسالة‪.‬‬
 ‫‪ - 5‬ختم المراسالت‪.‬‬
‫تختم المراس ال ت التي يتم التأكد من اكتمال محتوياتها ومراجعتها‬
‫بختم الواردللمنشأة‪ ،‬والذي عادةيتكون من حقول عدة هي‪ :‬رقم الوارد‪،‬‬
‫تاريخ الوارد‪ ،‬والجهة المحالة إليها في المنظمة‪.‬‬
‫‪ - 6‬توجيه المراسالت‪.‬‬
‫يتولى توجه المعام ال ت العادية الواردة‪ ،‬وذلك بتحديد اإلدارة‬
‫المخت صة بإنجازها في المنشأة‪ ،‬وذلك في الحقل المخصص لذلك في ختم‬
‫الوارد‪.‬‬
‫‪ - 7‬فرز المراسالت وفقا لإلدارات المختصة‪.‬‬
‫تفرز المراس ال ت وفقا لإلدارا ت المخت صة المعنية بإنجازها في‬
‫المنشأة‪.‬‬
 ‫‪ - 8‬تسجيل المراس ال ت‪.‬‬
‫تسجل المراس ال ت في البيانا ت الخا صة بأعمال الوارد أو في السج الت‪،‬‬
‫وهي ما تعر فببيانا ت الوارد أو سج ال ت الوارد‪ ،‬وذلك إلثبا ت قيد و صولها‬
‫إلى المنشأة‪ ،‬حيث يسجل عادةبيانا ت عامة عن الرسالة منها‪ :‬رقم صادر‬
‫الرسالة والجهة الوارد منها‪ ،‬ومو ضوع الرسالة‪ ،‬ورقم وارد الرسالة وتاريخ‬
‫ورودهاللجهة‪ ،‬واإلدارة المحالة إليها في المنشأة‪.‬‬
‫‪- 9‬التسليم لإلدارا ت المخت صة ‪.‬‬
‫تسلمبعدذلك المراس ال ت عن طريق المراسلين أو أي وسيلة ات صال‬
‫أخرى إلى اإلدارا ت المخت صة بإنجازها‪ ،‬وذلك حتى يتم البدءبالب ت في‬
‫إنجازها‪.‬‬
‫‪ -10‬التوجيه لألقسام والموظفين المخت صين‪.‬‬
‫تستقبل المراس ال ت في اإلدارا ت وا قسام المخت صة‪،‬ثم توجه إلى‬
‫المخت صين بإنجازها‪ ،‬وذلكبالشرح عليها‪ ،‬أو تكرار عمليةقيدها‬
‫وتسجيلها ب حس ب طبيعة نظام االت صا ال ت اإلدارية في الجهة‪،‬‬
‫تستقبل المنشأة عدد من المراس ال ت السرية‪،‬‬
‫وفي هذا النوع من المعامالت يتم تطبيق‬
‫كافة اإلجراءات على هذه النوعية من‬
‫المراس ال ت لكن دون فتح‪ ،‬حيث يتم ختم‬
‫المظرو ف السري‪ ،‬وتتبع كافة اإلجراءات‬
‫ا خر ى حتى يتم تسليمها لإلدارا ت المعنية‬
‫بإنجازها‪.‬‬
 ‫‪ - 1‬اإلعداد للمراسالت الصادرة‪:‬‬
‫تعككد المراسككالت الصككادرة فككي اإلدارات المختصككة‬
‫إعككدادا كككامال مككن حيككث النسككخ وتخصككيص المظككاريف ‪ ،‬مككع‬
‫مراعاة أن المراس ال ت السرية الصادرة يتم طلب رقم سري‬
‫خا ص بها من وحدة ال صادر وتغل ف في اإلدارة المخت صة بها‬
‫ثم ترسل إلى وحدة ال صادر الستكمال إجراءات تصديرها‪.‬‬
‫‪ - 2‬االستقبال واالستالم في وحدة الصادر‪:‬‬
‫بعد إعداد المراس ال ت ال صادرة في اإلدارة المختصة‬
‫‪ ،‬تستقبل في وحدة ال صادر وذلكللتأكد من طريقة إعدادها‬
‫وتخ صي ص مظاري ف لها وتسجيل عنوان المرسل إليه على‬
‫تلك المظاريف‪.‬‬
‫‪ - 3‬فرز المراسالت الصادرة‪:‬‬
‫تفرز المراس ال ت ال صادرة تبعا لطريقة تصديرها‬
‫عن طريق وحدا ت البريد أو البرقيات أو داخل المدينة أو‬
‫خارجها أو عن طريق المراسلين‪.‬‬
 ‫‪ - 4‬التسجيل‪:‬‬
‫تسجل المراس ال ت ال صادرة في البيانات أو الكشوفات أو‬
‫السج ال ت الخا صة بها‪ ،‬وذلك بتدوين كافة البيانا ت والمعلوما ت عنها من‬
‫حيث رقم صادر تلك المراس ال ت وتاريخ صدورها ومو ضوع الرسالة‬
‫والجهة المرسلة إليها‪.‬‬
‫‪ - 5‬إعداد المراسالت للتصدير‪:‬‬
‫تع ككد المراس ككالت للتص ككدير وذل ككك بف ككرز ا ص ككول ع ككن الصك كور‬
‫المراد ت صديرها ‪ ،‬وتسجيل رقم كل رسالة على المظروف الخاص بها‬
‫ً إلرسالها‪.‬‬ ‫‪ ،‬ثم تطوى المراسالت وتلصق المظاريف تمهيدا‬
‫‪ - 6‬التسليم للجهات المختصة‪:‬‬
‫تسلم المراس ال ت إلى المراسلين في وحدة الواردلتسليمها إلى‬
‫الوحككدات المختصككة بهككا سككواء كانككت وحككدات تتككولى إنجككاز تلككك‬
‫المراسالت أو وحدات تتولى نقل تلك المراسالت‪.‬‬
‫تتم إجراءا ت هذا النوع من البريد السري‬
‫الص ك ككادر‪ ،‬ع ك ككن طري ك ككق إع ك ككداد الرس ك ككالة‬
‫المطلو ب إرسالها سرياً في اإلدارة أو القسم‬
‫المعني بها وعندتجهيزهاللتصدير‪ ،‬يتصل‬
‫الموظ ف المخت ص بوحدة ال صادر في الجهة‬
‫وذلك لحجز رقم صادر للرسالة‪ ،‬حيث‬
‫يتولى الموظ ف المخت ص بإعداد الرسالة بعد‬
‫معرفة رقم ال صادرباستكمال تدوين رقم‬
‫صادر الرسالة عليها وتاريخ الت صدير‪ ،‬ثم‬
‫يطوي الرسالة ويغلفها ويرسلها إلى وحدة‬
‫ال صادر والتي بدورها تتولى استكمال‬
‫إجككراءات تصككديرها كككأي مراسككالت أخككرى‬
‫مككع المحافظككة علككى سككريتها وعككدم فككتح‬
‫الرسالة‪.‬‬