‫فع ا لة*‬

‫‪ :-‬ادارة ا الجتماعات ا ل ّ‬
‫مقدمة ‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫تعريف االجتماعات ‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫أهمية االجتماعات ‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫أدوار أعضاء االجتماع ‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫أنواع االجتماعات ‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
‫القوى المؤثرة في االجتماعات (علم نفس‬ ‫‪.6‬‬
‫االجتماعات )‬
‫‪ .7‬دور حياة االجتماعات ( ديناميكية االجتماعات)‪.‬‬
‫‪ .8‬العمليات االدارية في االجتماعات ‪.‬‬
‫ماقبل االجتماع‬

‫التنشيط‬ ‫اثناء االجتماع‬

‫(شحذ المنشار(‬

‫ما بعد االجتماع‬

 ‫‪ .9‬سمات االجتماعات الغير فعّالة ‪.‬‬
‫‪.10‬التعامل مع بعض الحاالت الخاصة ‪.‬‬
‫‪.11‬القرآن والسيرة واالجتماعات ‪.‬‬
‫‪.12‬المراجع ‪.‬‬
 ‫* مقدمة ‪-:‬‬
‫• بعد أي اجتماع قد تسمع التالي ‪-:‬‬
‫‪ .1‬كان يمكن االّ أشارك في االجتماع !‬
‫ي شيء يخصني !‬ ‫‪ .2‬لم يكن في االجتماع أ ّ‬
‫‪ .3‬ال أرى مبرراً لعقد االجتماع !‬
‫‪ .4‬ما استغرق ثالث ساعات كان ممكن‬
‫أن يستغرق ساعة‬
‫واحدة !‬
 ‫• تعتبر االجتماعات سالح ذو حدين‬
‫‪ ‬مضيعة للوقت ‪ ,‬الخصام ‪ ,‬سوء العالقات ‪.‬‬
‫‪ ‬وسيلة جيدة إلشراك المجموعة في العمل‪.‬‬

‫• االجتماعات وسيلة وليست هدف لذاتها ‪ ,‬اجعلها‬

‫آخر الوسائل والبدائل لتحقيق االهداف ‪.‬‬
‫• كثرة االجتماعات واللجان الفرعية ظاهرة غير‬
‫صحية في االدارة ‪.‬‬
 ‫• تعبر االجتماعات عن ثقافة المجموعة والطريقة‬
‫التي يدار بها العمل داخل المجموعة (هنا تكمن‬
‫أهمية الزيارات المتبادلة) ‪.‬‬
‫• سير االجتماع مسؤولية كل المجتمعين وليس‬
‫القائد فقط ولهذا تقاس جودة االجتماعات بجودة‬
‫المشاركين ‪.‬‬
‫• يجب أن تتعلم مجموعة المشاركين في االجتماع‬
‫بعض أبجديات ادارة االجتماعات لكي تعمل‬
‫معا ً بفعالية ‪.‬‬
 ‫* تعريف االجتماعات ‪-:‬‬

‫هو تبادل للمعلومات واألفكار بين‬

‫شخصين أو أكثر لهم أدوار فاعلة‬

‫وذلك النجاز نتائج محددة ‪.‬‬

 ‫‪ :-‬أهمية ا الجتماعات*‬
‫تقدم معلومات مهمة للقائمين باألعمال ‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫تعطي الفرصة لهؤالء األشخاص للتعبير‬ ‫‪.2‬‬
‫عن آرائهم ‪.‬‬
‫يمكن من خاللها استكشاف وتقييم األفكار‬ ‫‪.3‬‬
‫ومعرفة الخبرات ‪.‬‬
‫يتم الوصول إلى اتفاق اجماعي ‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
 ‫مكان جيد للتدريب والتعليم ‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
‫تمنح االدارة فرصة ذهبية لتشكيل فرق‬ ‫‪.6‬‬
‫العمل ‪.‬‬
‫القرارات المتخذة من خالل االجتماعات أكثر‬ ‫‪.7‬‬
‫شرعية من الفردية ‪.‬‬
‫االجتماع يخلق جواً من االلتزام بحيث يأخذ‬ ‫‪.8‬‬
‫كل فرد على عاتقه مهمة تنفيذ مااتفق عليه ‪.‬‬
‫االجتماعات الفعّالة تقلل من األعمال الورقية‬ ‫‪.9‬‬
‫وتقفز على الروتين ‪.‬‬
 ‫* أدوار أعضاء االجتماع ‪-:‬‬
‫أ – قائد االجتماع ‪Leader:‬‬
‫• توضيح هدف االجتماع ووضع جدول‬
‫األعمال ‪.‬‬
‫• يعتبر المسؤول األول عن السير العام‬
‫والتوجه النهائي لالجتماع ‪.‬‬
‫• صهر ما يصدر عن كل المشاركين في‬
‫بوتقة واحدة ‪.‬‬
‫• توضيح أدوار ومسؤوليات المشاركين‪.‬‬
‫• ايجاد روح األلفة واالنسجام بين‬
‫المشاركين ‪.‬‬
‫• يشارك في النقاش كأنه عضو وليس‬
‫قائد ‪.‬‬
‫• يستخدم االقناع أكثر من السلطة في‬
‫تنفيذ القرارات ‪.‬‬
 ‫سر (المنسق) ‪Facilitator -:‬‬
‫ب – المي ّ‬
‫• فض النزاع بين المشاركين ‪.‬‬
‫• توضيح نقاط االتفاق واالختالف بين‬
‫االراء ‪.‬‬
‫• تحديد موضع النزاع ‪.‬‬
‫• تنظيم وترتيب النقاش ( مثل المرور) ‪.‬‬
‫• يبقى محايد بين األفكار المتعارضة ‪.‬‬
 ‫ج – األمين ‪Recorder -:‬‬
‫• التذ كير بجدول األعمال ‪.‬‬
‫• تدوين األفكار الجيدة واالبداعية ‪.‬‬
‫• تسجيل القرارات ‪.‬‬
‫• جمع وتدوين سلة المعلقات ‪.‬‬
‫• ضبط الوقت لكل بند ‪.‬‬
‫• التذ كير بجدول األعمال الرئيسي عند‬
‫كثرة الحواشي والتفصيالت ‪.‬‬
 ‫د – المشاركون ‪-:‬‬
‫• الحضور في الوقت المحدد ‪.‬‬
‫• االعداد المسبق لالجتماع ذهنيا ً ونفسيا ً ‪.‬‬
‫• تقديم أفكار مفيدة ‪.‬‬
‫• طرح أسئلة فعّالة ‪.‬‬
‫• تجنب مقاطعة الكالم وتبادل االتهامات‪.‬‬
‫• عدم االسراع في اصدار أحكام غير‬
‫ناضجة ومتكاملة ‪.‬‬
‫• الوصول إلى اجماع في القرارت (أكثر‬
‫مرونة ) ‪.‬‬
‫• انجاز المطلوب من القرارت في الوقت‬
‫المتفق عليه ( االلتزام) ‪.‬‬
‫‪ :-‬أنواع ا الجتماعات*‬

‫‪ .1‬االعالمية ‪-:‬‬
‫• حضور كبير ‪.‬‬
‫• توصيل أخبار ومعلومات ‪.‬‬
‫• ليس هناك أسئلة ‪.‬‬
 ‫‪ .2‬المناقشة ‪-:‬‬
‫• تبادل األراء واالقتراحات ‪.‬‬
‫• اليصدر قرار والخطة عمل ‪.‬‬
‫• تشجيع الجميع للنقاش ‪.‬‬
‫• توفير مناخ تعاوني ‪.‬‬
‫‪ .3‬حل المشاكل ‪-:‬‬
‫• تقتصر على أفراد معينين لديهم معلومات‪.‬‬
‫• تقديم اكثر من بديل في القرارات ‪.‬‬
 ‫‪ .4‬متابعة األداء ‪-:‬‬
‫• متابعة تنفيذ الخطة من خالل البرامج‪.‬‬
‫• تركز على االلتزام بالوقت والجودة في‬
‫األداء ‪.‬‬
‫• اجتماعاتها دورية أسبوعيا ً أو شهريا ً ‪.‬‬
‫‪ .5‬التخطيط والتقويم ‪-:‬‬
‫• اجتماعاتها فصليا ً أو سنويا ً ‪.‬‬
‫• وضع أهداف جديدة وتصحيح االنحراف‪.‬‬
‫‪ .6‬متنوعة ‪-:‬‬
 ‫(علم *‬ ‫ا لقوى ا لمؤثرة ف ي ا الجتماعات‬
‫جتماعات‬
‫)‬ ‫ن فس ا ال‬
‫أ – التفكيرالفردي والسلوك الفردي يتأثران بالمجموعة ‪:‬‬
‫عندما يتم صنع القرارات من قبل المجموعة فغالبا ً‬
‫ما تكون هذه القرارات مختلفة عن تلك التي‬
‫تصنع بشكل فردي وسبب هذا وجود نوع من‬
‫الغريزة االجتماعية التي تلعب دورها وتجعل األفراد‬
‫يخضعون للضغوط السائدة وهذه تؤثر في النقاش‬
‫قبل القرار وفي التخاذ القرار ذاته ‪.‬‬
 ‫ب – يتم الضغط على األشخاص الذين يعبرون‬
‫عن شكوك وتحفظات أو يتساءلون عن مدى‬
‫صحة أراء األكثرية وذلك لقبول اجماع المجموعة‪.‬‬

‫ج – األشخاص الذين يتخذون موقفا ً في االجتماع‬

‫يشعرون أنهم سيفقدون مصداقيتهم إذا تخلو عن‬
‫هذا الموقف بغض النظر عن االثباتات التي‬
‫تقدم خطأ ذلك الموقف ‪.‬‬
 ‫د – قد يجامل األشخاص بعضهم بعضا ً في تبني‬
‫مواقف واحدة ‪.‬‬
‫هـ – الصمت ال يعني بالضرورة الموافقة التامة‬
‫أو عدم االعتراض ( لغة العيون )‬
‫و – تميل أراء المجموعة إ ّما إلى التحفظ الزائد‬
‫( يسع األفراد ما ال يسع الجماعات ) أو المخاطرة‬
‫الزائدة ‪.‬‬
‫ز – من سمات االجتماعات أنها كثيرة الكالم‬
‫قليلة األعمال ‪.‬‬
 ‫* دورة حياة االجتماعات (ديناميكية‬
‫االجتماعات )‬
‫تمر االجتماعات الفعّالة بأربع مراحل حتى تصل إلى‬
‫مجموعة منسجمة ومنتجة ‪-:‬‬
‫‪ .1‬التكوين ((‪-:Forming‬‬
‫– يدرس المشاركون في االجتماع بعضهم بعضا ً‬
‫بطريقة مهذبة ولبقة ‪.‬‬
‫– يسعى المشاركون لمعرفة خلفيات ومواقف‬
‫بعضهم بعضا ً ‪.‬‬
‫– ترسيخ قواعد أساسية ‪.‬‬
‫‪ .2‬المراهقة ( (‪ Adolescence‬أو العاصفة أو‬
‫النقاش والرد ‪-:‬‬
‫– االنهماك في مناقشات كالمية ‪.‬‬
‫– قد يتحدى المشاركون بعضهم بعضا ً ‪.‬‬
‫– اعادة تقييم انطباعاتهم وخلفياتهم ‪.‬‬
‫– تعتبر أخطر مرحلة وال يمكن تجنبها ‪.‬‬
 ‫‪ .3‬التطبيع ‪-:‬‬
‫– يتم الوصول إلى تسويات ‪.‬‬
‫– صنع تحالفات لتحريك األمور إلى االمام ‪.‬‬
‫– يعرف الجميع ماهو مطلوب منهم ‪.‬‬
‫‪ .4‬األداء ‪( -:‬الرشد (‪Adulthood‬‬
‫– يصل المشاركون إلى اجماعا ً في القرارات ‪.‬‬
‫– يحصلون على نتائج فعّالة ومؤثرة ومدعومة بكفاية‪.‬‬
‫– يتفوق فيها األداء واالنتاج على كل شيء آخر في‬
‫االجتماع ‪.‬‬
‫‪ :-‬ا لعمليات ا الدارية ف ي ا الجتماعات *‬

‫ما قبل االجتماع‬

‫التنشيط‬ ‫اثناء االجتماع‬

‫ما بعد االجتماع‬

‫أ – ماقبل االجتماع ‪( -:‬وضوح جدول األعمال)‪.‬‬
‫يقال أن ‪ % 80‬من نجاح االجتماع يحدد قبل‬
‫انعقاده ( قاعدة بريتو ‪.) 80 / 20‬‬
‫‪ .1‬استحضار النية واستشعار األجر وتجديد‬
‫العهد مع هللا واستفراغ الوسع والجهد‬
‫والطاقة إلتقان العمل ‪.‬‬
 ‫‪ .2‬التخطيط لهذا االجتماع ‪-:‬‬
‫• تحديد جدول األعمال ( ‪. ( What‬‬
‫• تحديد الزمان ‪ ,‬المكان ‪ ,‬األشخاص‬
‫((‪. When , Where , Who‬‬
‫• ف ّكر في أعباء المشاركين ‪.‬‬
‫• اجعل العدد أقل ما يمكن النه كلما زاد العدد‬
‫زادت الحاجة إلىـ مزيد من السيطرة واالدارة‬
‫وصعوبة في ايجاد الوقت المناسب للمشاركين‪.‬‬
‫‪ .3‬عوامل تحدد ضرورة االشتراك في االجتماع‪-:‬‬
‫‪ .A‬مدى المشاركة في صنع القرار ‪.‬‬
‫‪ .B‬توفير معلومات محددة ‪.‬‬
‫‪ .C‬توفير خبرة معينة أو مهارات محددة ‪.‬‬
‫‪ .D‬تهيئة بديل مناسب من خالل تدريبه وتعليمه‪.‬‬

‫‪ .4‬تحديد المواضيع الصعبة التي تحتاج إلى‬

‫اعداد وتفكير مسبق ‪.‬‬
‫‪ .5‬تنظيم وتهيئة مكان وظروف االجتماع ‪-:‬‬
‫(التسهيالت ) ‪.‬‬
‫– التهوية ‪ ,‬الحرارة المالئمة ‪.‬‬
‫– االضاءة ‪.‬‬
‫– الماء ‪ ,‬الشاي ‪ ,‬القهوة ‪.‬‬
‫– األوراق ‪ ,‬األقالم ‪ ,‬السبورة ‪.‬‬
‫– عدم وجود ما يلفت االنتباه‬
‫( ضوضاء) ‪ ( ,‬جوال ) ‪.‬‬
 ‫‪ .6‬التطهير ‪-:‬‬
‫– اراحة عقول المجتمعين ‪ ,‬بالسؤال عن حالهم‬
‫وأسرتهم على أن يتم ذلك بسرعة ودون تصنع‬
‫– كلمة تذكيرية ‪.‬‬
‫‪ .7‬التعرف على عقليات ونفسيات المجتمعين ‪-:‬‬
‫‪ .8‬رؤية جميع المشاركين في االجتماع ‪-:‬‬
‫‪U ,V ,‬‬ ‫‪,‬‬ ‫‪,‬‬
‫‪ .8‬اذا كان هناك شخصان معروف أنهما كثيرا‬
‫المحاجة والمناقشة فيما بينهما فمن األفضل أال‬
‫يجلسا بجانب أو مقابل بعضهما في االجتماع ‪.‬‬
 ‫ب – أثناء االجتماع ‪ ( -:‬مارس فن القيادة )‬
‫‪ .1‬االلتزام بجدول االعمال ‪.‬‬
‫‪ .2‬ابدأ في الوقت المحدد وإن لم يحضر بعض‬
‫المشاركين ‪.‬‬
‫‪ .3‬قسم وجزء الوقت حسب بنود جدول االعمال‪.‬‬
‫‪ .4‬من األفضل أن التزيد مدة االجتماعات عن‬
‫ساعتين ونصف ‪.‬‬
‫‪ .5‬اعط فترة استراحة قصيرة (‪ 10‬دقائق) بعد‬
‫ساعة من االجتماع ‪.‬‬
 ‫‪ .6‬أبدأ االجتماع بشرح جدول األعمال ‪.‬‬
‫‪ .7‬رتب األولويات ‪.‬‬
‫‪ .8‬انتهي من القضية التي بدأت بها (ضبط سير‬
‫النقاش ) ‪.‬‬
‫‪ .9‬راقب انعدام االنتباه والتركيز ‪.‬‬
‫‪.10‬تفاعل مع ما يقوله المشاركون ‪.‬‬
‫‪.11‬استغل خبرات المشاركين ‪.‬‬
‫‪.12‬حاول الدمج بين وجهات النظر المختلفة ‪.‬‬
‫‪.13‬ال تعرض أقتراحاتك كأنها حلول نهائية ولها‬
‫أفضلية في التنفيذ ‪.‬‬
 ‫‪.14‬اشكر واثني على الفكرة والعمل الجيد‬
‫‪.15‬التعامل مع الجميع بمعيار واحد ‪.‬‬
‫‪.16‬ش ّجع الجميع على االشتراك في النقاش‬
‫وطرح وجهات نظرهم ‪.‬‬
‫‪.17‬انهي االجتماع أو أجله إذا رأيت أنه األنسب ‪.‬‬
‫‪.18‬استخدم الربع الساعة األخيرة كاألولى ‪.‬‬
‫‪.19‬لخصّ ما خرجت به من نتائج ود ّون‬
‫وس ّجل المهم منها ‪.‬‬
‫‪.20‬ال تصادر األفكار غير التقليدية (االبداعية)‪.‬‬
‫ج – ما بعد االجتماع ‪ ( -:‬المتابعة والتشجيع)‬
‫‪ .1‬االلتزام ‪-:‬‬
‫• ماذا ‪.‬‬
‫• من ‪.‬‬
‫• متى ‪.‬‬
‫‪ .2‬المتابعة ‪ ,‬المساندة ‪-:‬‬
‫• األمين ‪.‬‬
‫• القائد ‪.‬‬
 ‫‪ .3‬التقييم ‪-:‬‬
‫• االدارة ‪.‬‬
‫• المشاركين ‪.‬‬
‫• جدول االعمال ‪ ,‬الزمان ‪ ,‬المكان ‪.‬‬
‫‪ .4‬وسائل التقييم ‪-:‬‬
‫• استبيان ( دون كتابة أسماء ) ‪.‬‬
‫• المقابلة ‪.‬‬
‫• التقييم الذاتي ‪.‬‬
 ‫د – التنشيط ‪ ( -:‬التحفيز والتجديد )‬
‫• اعادة الحيوية والنشاط لالجتماعات ‪.‬‬
‫• كسر الروتين والرتابة والقضاء على‬
‫السآمة والملل ‪.‬‬
‫• التذ كير الدائم بأهمية االجتماعات‬
‫الفعالة ‪.‬‬
‫• التجديد واالبداع في العرض‬
‫واالسلوب والوسائل ‪.‬‬
 ‫‪ :-‬س مات ا الجتماعاتغير ا لفع ا لة *‬

‫تأجيل االجتماعات ‪.‬‬ ‫‪.1‬‬

‫بدأ االجتماعات في وقت متأخر عن موعده‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫غياب جدول األعمال ‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫عدم استعداد المشاركين واألمين ‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫احتكار الحديث والمناقشة ‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
 ‫‪ .6‬اقتصار االجتماع على تبادل المعلومات‬
‫فقط دون اتخاذ قرارات ‪.‬‬
‫‪ .7‬مقاطعة األعضاء بعضهم لبعض على‬
‫الدوام ‪.‬‬
‫‪ .8‬كثرة المناقشات الجانبية اثناء االجتماع ‪.‬‬
‫‪ .9‬عدم االلتزام والمتابعة لتنفيذ القرارات ‪.‬‬
‫‪.10‬الشعور بعدم أهمية االجتماعات ‪.‬‬
 ‫‪.11‬عدم وضوح آلية أخذ القرار ‪.‬‬
‫‪.12‬كثرة االستطرادات والحواشي ‪.‬‬
‫‪.13‬التأثر برأي المجموعة ‪.‬‬

‫‪.14‬الرتابة والبرود وعدم الحماس ‪.‬‬

‫ك يفت تع امل مع ب عض ا لحا الت *‬
‫‪ :-‬ا لخاصة‬
‫‪ .1‬المتأخر عن الحضور ‪.‬‬
‫‪ .2‬الصامت ‪.‬‬
‫‪ .3‬المهاجم ( العدواني ) ‪.‬‬
‫‪ .4‬كثير الكالم ( الثرثار) ‪.‬‬
 ‫‪ .6‬المحادثات الجانبية ‪.‬‬
‫‪ .7‬كثير النقد والمعارضة ‪.‬‬
‫‪ .8‬كثير المزاح ( الفكاهي ) ‪.‬‬
‫‪ .9‬شارد الذهن ‪.‬‬
 ‫‪ :-‬ا لقرآن وا لسيرة وا الجتماعات*‬
‫فرعون والمأل ( االعراف ‪ ,‬غافر ‪.)000,‬‬ ‫‪.1‬‬
‫بلقيس والمأل ( النمل) ‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫المجلس االستشاري لكف الحجاج عن‬ ‫‪.3‬‬
‫االستماع الدعوة ‪.‬‬
‫المجلس االستشاري في بيعة العقبة األولى‬ ‫‪.4‬‬
‫والثانية ‪.‬‬
‫المجلس االستشاري في غزوة بدر ‪ ,‬أحد‪,‬‬ ‫‪.5‬‬
‫األحزاب‬