‫الجاتماعات‬ ‫إدارة‬

‫إدارة الجاتماعات‬
‫الفعالة‬
‫الفعالة‬
‫الفهرس‬

‫مقدمة ‪.‬‬
‫تعريف الجاتماعات ‪.‬‬
‫أهمية الجاتماعات ‪.‬‬
‫أدوار أعضاء الجاتماع ‪.‬‬
‫أنواع الجاتماعات ‪.‬‬
‫القوى المؤثرة في الجاتماعات ‪.‬‬
‫مراحل الجاتماعات الفعالة ‪.‬‬
‫العمليات الدارية في الجاتماعات ‪.‬‬
‫سمات الجاتماعات غير الفععالة ‪.‬‬
‫نقاط مهمة لجاتماع أفضل ‪.‬‬
‫المراجاع ‪.‬‬

‫‪1‬‬
 ‫مقدمة‬
‫يجامع الناس بأن النتائج الإيجاابية والمثمرة هي الهداف الساسية ليأ اجاتماع‪ ،‬لكن معظم‬
‫الشأخاص يقولون أن الكثير من الجاتماعات التي يحضرونها غير مثمرة وتحقق القليل ‪،‬‬
‫فالتحضير المسبق والستعداد لتوجايه المور والسيطرة عليها هي خطوات في سبيل تحقيق‬
‫أهداف الجاتماع ‪.‬‬
‫تعريف الجاتماعات ‪:‬‬
‫هناك عدة تعريفات للمقصود من الجاتماع من مثل ‪:‬‬
‫‪ -1‬تلقي أفراد معا ا لغرض حل مشأكلت أو اتخاذ قرارات أو إيصال رسائل ‪.‬‬
‫‪ -2‬تبادل المعلومات والفكار بين شأخصين أو أكثر ‪.‬‬

‫أهمية الجاتماعات ‪:‬‬

‫‪ (1‬تقديم معلومات مهمة للقائمين بالعمال ‪.‬‬
‫‪ (2‬إعطاء الفرصة للشأخاص للتعبير عن آرائهم ‪.‬‬
‫‪ (3‬استكشأاف الفكار وتقييمها والتعرف على الخبرات ‪.‬‬
‫‪ (4‬التوصل إلى اتفاق إجاماعي ‪.‬‬
‫‪ (5‬مناخ مناسب للتدريب والتعليم ‪.‬‬
‫‪ (6‬تعتبر فرصة جاديدة لتشأكيل فرق العمل ‪.‬‬
‫‪ (7‬القرارات المتخذة من خلل الجاتماعات أكثر مصداقية من القرارات الفردية ‪.‬‬
‫‪ (8‬الجاتماع يخلق جاواا من اللتزام بحيث يأخذ كل فرد على عاتقه مهمة تنفيذ ما اتفق عليه‪.‬‬
‫‪ (9‬الجاتماعات الفععالة تقلل من العمال الورقية ‪.‬‬
‫أدوار أعضاء الجاتماع ‪:‬‬
‫أ – دور رئيس الجاتماع ‪:‬‬
‫‪ ‬وضع جادول العمال وتوضيح هدف الجاتماع ‪.‬‬
‫‪ ‬يعتبر المسئول الول عن خطوات سير الجاتماع ‪.‬‬
‫‪ ‬صياغة ما يصدر عن كل المشأاركين في قرار واحد ‪.‬‬
‫‪2‬‬
 ‫‪ ‬توضيح أدوار المشأاركين ومسؤولياتهم ‪.‬‬
‫‪ ‬إيجااد روح اللفة والنسجاام بين المشأاركين ‪.‬‬
‫‪ ‬المشأاركة في النقاش باعتباره عضواا وليس رئيسا ‪.‬‬
‫‪ ‬استخدام أسلوب القناع أكثر من أسلوب السلطة في تنفيذ القرارات ‪.‬‬
‫ب – دور المقرر ‪:‬‬
‫‪ ‬التذكير بجادول العمال ‪.‬‬
‫‪ ‬تدوين الفكار الجايدة والبداعية ‪.‬‬
‫‪ ‬تسجايل القرارات ‪.‬‬
‫ج – دور المشأاركين في الجاتماع ‪-:‬‬
‫‪ ‬الحضور في الوقت المحدد ‪.‬‬
‫‪ ‬العداد المسبق للجاتماع ذهنيا ا ونفسيا ا وفق جادول العمال ‪.‬‬
‫‪ ‬تقديم أفكار مفيدة ‪.‬‬
‫‪ ‬طرح أسئلة فععالة وهادفة ‪.‬‬
‫‪ ‬اللتزام بآداب الحوار والنقاش ‪.‬‬
‫‪ ‬عدم السراع في إصدار أحكام غير ناضجاة ومتكاملة ‪.‬‬
‫‪ ‬الوصول إلى إجاماع في القرارات‪.‬‬
‫‪ ‬إنجااز المطلوب من القرارات في الوقت المتفق عليه ‪.‬‬
‫أنواع الجاتماعات ‪:‬‬
‫‪ ‬العلمية ‪ - :‬حضور كبير ‪.‬‬
‫‪ -‬توصيل أخبار ومعلومات ‪.‬‬
‫‪ -‬ليس هناك أسئلة ‪.‬‬
‫‪ ‬المناقشأة ‪ - :‬تبادل الراء والقتراحات ‪.‬‬
‫‪ -‬ل يصدر عنها قرار ول خطة عمل ‪.‬‬
‫‪ -‬تشأجايع الجاميع للنقاش والحوار‬
‫‪ -‬توفير مناخ تعاوني ‪.‬‬

‫‪3‬‬
 ‫‪ ‬حل المشأكلت ‪ - :‬تقتصر على أفراد معينين لديهم معلومات‪.‬‬
‫‪ -‬تقديم بدائل عدة قبل إصدار القرارات ‪.‬‬
‫‪ ‬متابعة الداء ‪ - :‬متابعة تنفيذ الخطة من خلل البرامج‪.‬‬
‫‪ -‬اللتزام بالوقت والجاودة في الداء ‪.‬‬
‫‪ -‬الجاتماعات تكون دورية أو أسبوعية أو شأهرية ‪.‬‬
‫القوى المؤثرة في الجاتماعات ‪:‬‬
‫‪ ‬التفكير الفرديأ والسلوك الفرديأ يتأثران بالمجاموعة ‪.‬‬
‫‪ ‬عندما يتم صنع القرارات من قبل المجاموعة‪ ،‬فغالبا ا ما تكون هذه القرارات مختلفة‬
‫عن تلك التي تصنع بشأكل فرديأ‪ ،‬وسبب هذا وجاود نوع من الغريزة الجاتماعية‪ .‬التي‬
‫تلعب دورها وتجاعل الفراد يخضعون للضغوط السائدة وهذه تؤثر في النقاش قبل القرار‬
‫وفي اتخاذ القرار ذاته ‪.‬‬
‫‪ ‬يتم الضغط على الشأخاص الذين يعبرون عن شأكوك وتحفظات أو يتساءلون عن‬
‫مدى صحة أراء الكثرية وذلك لقبول إجاماع المجاموعة‪.‬‬
‫‪ ‬الشأخاص الذين يتخذون موقفا ا في الجاتماع يشأعرون أنهم سيفقدون مصداقيتهم إذا تخلو‬
‫عن هذا الموقف بغض النظر عن الثباتات التي تقدم خطأ ذلك الموقف ‪.‬‬
‫‪ ‬مجااملة الشأخاص بعضهم بعضا ا في تبني مواقف واحدة ‪.‬‬
‫‪ ‬الصمت ل يعني بالضرورة الموافقة التامة أو عدم العتراض‬
‫أراء المجاموعة تميل في الغالب إعما إلى التحفظ الزائد أو المخاطرة الزائدة ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ ‬من سمات الجاتماعات أنها كثيرة الكلم قليلة العمال ‪.‬‬
‫مراحل الجاتماعات الفعالة ‪:‬‬
‫تمر الجاتماعات الفععالة بأربع مراحل حتى تصل إلى مجاموعة منسجامة ومنتجاة ‪-:‬‬
‫• التكوين ‪ - :‬يدرس المشأاركون في الجاتماع بعضهم بعضا ا بطريقة مهذبة ولبقة ‪.‬‬
‫‪ -‬يسعى المشأاركون لمعرفة خلفيات ومواقف بعضهم بعضا ا ‪.‬‬
‫‪ -‬ترسيخ قواعد أساسية ‪.‬‬

‫‪4‬‬
 ‫• الحوار أو النقاش ‪ -:‬النهماك في مناقشأات كلمية ‪.‬‬
‫‪ -‬قد يتحدى المشأاركون بعضهم بعضا ا ‪.‬‬
‫‪ -‬إعادة تقييم انطباعاتهم وخلفياتهم ‪.‬‬
‫‪ -‬تعتبر أخطر مرحلة ول يمكن تجانبها ‪.‬‬
‫‪ ‬التطبيع ‪ -:‬يتم الوصول إلى تسويات ‪.‬‬
‫‪ -‬صنع تحالفات لتحريك المور إلى المام ‪.‬‬
‫‪ -‬يعرف الجاميع ما هو مطلوب منهم ‪.‬‬
‫‪ ‬الداء ‪ - :‬يصل المشأاركون إلى إجاماعا في القرارات ‪.‬‬
‫‪ -‬يحصلون على نتائج فععالة ومؤثرة ومدعومة بكفاية‪.‬‬
‫‪ -‬يتفوق فيها الداء والنتاج على كل شأيء آخر في الجاتماع ‪.‬‬

‫العمليات الدارية في الجاتماعات ‪:‬‬

‫أ – ما قبل الجاتماع ‪-:‬‬

‫‪ .1‬استحضار النية‪ ،‬واستشأعار الجار‪ ،‬وتجاديد العهد مع ا‪ ،‬واستجاماع الوسع والجاهد‬
‫والطاقة لتقان العمل ‪.‬‬
‫‪ .2‬التخطيط للجاتماع ‪-:‬‬
‫‪ ‬تحديد جادول العمال ‪.‬‬
‫‪ ‬تحديد الزمان‪ ,‬المكان‪ ,‬الشأخاص‪.‬‬
‫‪ ‬مراعاة أعباء المشأاركين وظروفهم‪.‬‬
‫‪ ‬تحديد العداد المشأاركة في الجاتماع‪ ،‬لنه كلما زاد العدد زادت الحاجاة إلى مزيد‬
‫من السيطرة والدارة وصعوبة في إيجااد الوقت المناسب للمشأاركين‪.‬‬
‫‪ .3‬عوامل تحدد ضرورة الشأتراك في الجاتماع‪-:‬‬
‫‪ ‬مدى المشأاركة في صنع القرار ‪.‬‬
‫‪ ‬توفر معلومات محددة ‪.‬‬
‫‪ ‬توفر خبرة معينة أو مهارات محددة ‪.‬‬
‫‪5‬‬
 ‫‪ ‬تهيئة بديل مناسب من خلل تدريبه وتعليمه‪.‬‬

‫‪ .4‬تحديد المواضيع الصعبة التي تحتاج إلى إعداد وتفكير مسبق ‪.‬‬
‫‪ .5‬تنظيم وتهيئة مكان وظروف الجاتماع ‪ :‬التهوية ‪ ,‬الحرارة الملئمة‪ ،‬الضاءة ‪،‬الضيافة‪,‬‬
‫القرطاسية وغير ذلك ‪.‬‬

‫ب – أثناء الجاتماع ‪-:‬‬

‫• اللتزام بجادول العمال ‪.‬‬
‫• البدء في الوقت المحدد‪ ،‬وإن لم يحضر بعض المشأاركين ‪.‬‬
‫• تقسيم الوقت حسب بنود جادول العمال‪.‬‬
‫• من الفضل أن ل تزيد مدة الجاتماعات عن ساعتين ونصف ‪.‬‬
‫• أعطاء فترة استراحة قصيرة من الجاتماع ‪.‬‬
‫• ابدأ الجاتماع بشأرح جادول العمال ‪.‬‬
‫• ترتيب الولويات ‪.‬‬
‫• النتهاء من الموضوع الذيأ بدأ الجاتماع به ‪.‬‬
‫• مراقبة انعدام النتباه والتركيز ‪.‬‬
‫• التفاعل مع ما يقوله المشأاركون ‪.‬‬
‫• استثمار خبرات المشأاركين لتطوير العمل‪.‬‬
‫• الدمج بين وجاهات النظر المختلفة ‪.‬‬
‫• ل تعرض اقتراحاتك كأنها حلول نهائية ولها أفضلية في التنفيذ ‪.‬‬
‫• الثناء على الفكرة والعمل الجايد ‪.‬‬
‫• التعامل مع الجاميع بمعيار واحد ‪.‬‬
‫• تشأجايع الجاميع على الشأتراك في النقاش وطرح وجاهات نظرهم ‪.‬‬
‫• النتهاء من الجاتماع أو تأجايله عند الحاجاة ‪.‬‬
‫• تلخيص النتائج وتدوين المهم منها ‪.‬‬
‫• عدم مصادرة الفكار غير التقليدية ‪.‬‬

‫‪6‬‬
 ‫ج – ما بعد الجاتماع ‪-:‬‬
‫اللتزام بالقرارات والمقترحات التي اتخذت في الجاتماع ‪.‬‬ ‫•‬

‫متابعة خطوات التنفيذ ‪.‬‬ ‫•‬

‫تقييم الخطوات التنفيذية وتصحيح المسار ‪ ،‬واستخدام عدة وسائل للتقييم من مثل‪:‬‬ ‫•‬

‫الاستبيان ‪،‬المقابلة ‪،‬التقييم الذاتي ‪.‬‬

‫د – ) التحفيز والتجاديد (‬
‫• إعادة الحيوية والنشأاط للجاتماعات ‪.‬‬
‫• كسر الروتين والرتابة والقضاء على السآمة والملل ‪.‬‬
‫• التذكير الدائم بأهمية الجاتماعات الفعالة ‪.‬‬
‫• التجاديد والبداع في العرض والسلوب والوسائل ‪.‬‬
‫سمات الجاتماعات غير الفعالة ‪:‬‬
‫‪ ‬تأجايل الجاتماعات ‪.‬‬
‫‪ ‬بدأ الجاتماعات في وقت متأخر عن موعده‪.‬‬
‫‪ ‬غياب جادول العمال ‪.‬‬
‫‪ ‬عدم استعداد المشأاركين والمقرر ‪.‬‬
‫‪ ‬احتكار الحديث والمناقشأة ‪.‬‬
‫‪ ‬اقتصار الجاتماع على تبادل المعلومات فقط دون اتخاذ قرارات ‪.‬‬
‫‪ ‬مقاطعة العضاء بعضهم لبعض على الدوام ‪.‬‬
‫‪ ‬كثرة المناقشأات الجاانبية أثناء الجاتماع ‪.‬‬
‫‪ ‬عدم اللتزام والمتابعة لتنفيذ القرارات ‪.‬‬
‫‪ ‬الشأعور بعدم أهمية الجاتماعات الذيأ يولد الرتابة وعدم الحماس‪.‬‬
‫‪ ‬عدم وضوح آلية أخذ القرار ‪.‬‬
‫‪ ‬التأثر برأيأ المجاموعة ‪.‬‬

‫‪7‬‬
 ‫نقاط مهمة لجاتماع أفضل ‪:‬‬
‫‪ -1‬الجاتماعات تحتاج إلى توجايه وإرشأاد لنجااح وتحقيق أهدافها ‪.‬‬
‫‪ -2‬بدء الجاتماع في الوقت المحدد حتى في حال تخلف البعض عن الحضور ‪.‬‬
‫‪ -3‬العمل من خلل جادول العمال بشأكل منظم وأن تغطى كل الموضوعات ‪.‬‬
‫‪ -4‬وجاهات نظر الجاميع ضمن حدود معينة ‪.‬‬
‫‪ -5‬منع النقاش من الحتدام ‪.‬‬
‫‪ -6‬إعادة النقاش إلى مساره ‪.‬‬
‫‪ -7‬التأكد من أن الجاميع في توافق على القرارات التي اتتخذت في وقت صنعها‪.‬‬
‫‪ -8‬تلخيص حصيلة الجاتماع والشأارة إلى مختلف المسئوليات والمدة الزمنية المطلوبة لتنفيذ‬
‫الجاراءات ‪.‬‬

‫‪8‬‬
‫المراجاع‬

‫‪ -1‬قواعد إدارة الجاتماعات ‪ -‬الدار العربية للعلوم ‪.‬‬

‫‪ -2‬مذكرة فن إدارة الجاتماعات الفعالة ‪.‬‬

‫‪.www.saaid.net/PowerPoint/482 -3‬‬

‫‪9‬‬