‫بعد اإلجتماع‬ ‫أثناء اإلجتماع‬ ‫قبل اإلجتماع‬

‫مرافقة الضيوف الذين حضروا‬ ‫الجلوس في مكان مناسب يمكنه‬

‫حجز القاعة التي تقرر االجتماع‬
‫االجتماع إلى مدخل المؤسسة‪.‬‬ ‫من االستماع إلى ما يقال‬
‫فيها‪.‬‬
‫وتسجيل كافة وقائع االجتماع‬

‫تمري ‪33 3 3 3‬ر س ‪33 3 3 3‬جل الحض ‪33 3 3 3‬ور على ع‪33‬دم ت‪33‬رك أي ورق‪33‬ة على طاول‪33‬ة‬
‫القيام باإلجراءات الالزمة‬
‫المش ‪33 3 3 3 3 3 3 3‬اركين والتأك ‪33 3 3 3 3 3 3 3‬د من أن االجتماع‪33 3 3 3 3 3 3‬ات بع‪33 3 3 3 3 3 3‬د مغ‪33 3 3 3 3 3 3‬ادرة‬
‫لتوجيه المدعوة إلى المشاركين‬
‫الجميع ‪.‬‬ ‫الجميع قد وقع عليه‪.‬‬
‫في االجتماع لحضوره‪.‬‬

‫جمع الملفات والوثائق ومحضر‬ ‫تدوين إسم كل شخص حضر‬ ‫إعداد كافة الملفات المتعلقة‬
‫االجتماع وسجل الحضور‬ ‫اإلجتماع‪ ،‬ووظيفته‪.‬‬ ‫بالموضوعات المدرجة في‬
‫وحفظها في مكان آمن‪.‬‬ ‫جدول األعمال‬

‫الطلب إلى عام‪33 3 3‬ل النظاف‪33 3 3‬ة بع‪33 3 3‬د‬ ‫تدوين أسماء األشخاص الذين‬
‫مغ ‪33 3‬ادرة الجمي ‪33 3‬ع تنظي ‪33 3‬ف غرف ‪33 3‬ة‬ ‫تغيبوا عن حضور االجتماع مع‬ ‫تذكير المشاركين بموعد‬
‫االجتم‪33 3 3 3‬اع والتأك‪33 3 3 3‬د من إنج‪33 3 3 3‬ازه‬ ‫ذكر أعذار هذا التغيب (إن‬ ‫االجتماع وذلك قبل يوم من‬
‫التنظيف على أكمل وجه‪.‬‬ ‫وجدت)‪.‬‬ ‫انعقاده‬

‫توزي‪33‬ع كاف‪33‬ة المس‪33‬تندات والوث‪33‬ائق إعداد محضر االجتماع النهائي‬ ‫التأكد من نظافة القاعة التي‬
‫الالزم ‪33‬ة على المش ‪33‬اركين‪ ،‬وذل ‪33‬ك والحصول على توقيع رئيس‬ ‫سيعقد فيها االجتماع‪.‬‬
‫ليس‪33 3 3 3 3 3 3‬تعملوها ل‪33 3 3 3 3 3 3‬دى مناقش‪33 3 3 3 3 3 3‬ة االجتماع عليه‪ ،‬وتصوير نسخ‬
‫منه لتوزيعها على األشخاص‬ ‫الموضوعات المرتبطة بها‪.‬‬
‫المعنيين‪.‬‬

‫إعداد المراسالت التي اتفق على‬ ‫االستماع جيًد ا إلى مناقشات‪،‬‬

‫تجهيز القاعة باألدوات المساعدة‬
‫إعدادها خالل االجتماع‬ ‫واستيعابها جيًد ا؛ للتمكن من‬
‫الالزمة‬
‫ًح‬ ‫صحي‬ ‫تسجيال‬ ‫تسجيلها‬
‫تس ‪33 3‬جيل أي موع ‪33 3‬د لإلجتماع ‪33 3‬ات‬ ‫تدوين وقائع االجتماع باختصار‬ ‫تصميم المقاعد‪ ،‬وتوزيعها في‬
‫القادم ‪33 3‬ة ح ‪33 3‬ددت خالل االجتم ‪33 3‬اع‬ ‫ال يخل باكتمال الموضوع‬ ‫قاعة االجتماع‪.‬‬
‫وذل ‪33 3 3 3 3‬ك في ك ‪33 3 3 3 3‬ل من مفكرت ‪33 3 3 3 3‬ه‪،‬‬
‫ومفكرة رئيس االجتم‪3‬اع‪ ،‬بم‪3‬ا في‬
‫ذل‪33‬ك موع‪33‬د عق‪33‬د االجتم‪33‬اع المقب‪33‬ل‬
‫إذا ما حدد‪.‬‬

‫فتح ملف لالجتماع المقبل‪،‬‬ ‫وضع اس‪33‬م المش‪33‬ترك أم‪33‬ام المك‪33‬ان اإلشراف على تقديم الضيافة‬
‫والبدء بإعداد جدول أعماله‪.‬‬ ‫للمشاركين أثناء فترة الراحة‪.‬‬ ‫الذي سيجلس فيه على الطاولة‪.‬‬

‫ت ‪33 3‬ذكير األش ‪33 3‬خاص ال ‪33 3‬ذين ُك لف ‪33 3‬وا‬ ‫تسجيل كافة المقترحات التي‬
‫بمس‪3‬ؤولية إنج‪3‬از بعض المه‪3‬ام أو‬ ‫التأك‪33‬د من أن أجه‪33‬زة التك‪33‬ييف في قدمها المشاركون خالل‬
‫متابع ‪33 3 3 3 3‬ة تنفي ‪33 3 3 3 3‬ذ بعض الق ‪33 3 3 3 3‬رارا‬ ‫االجتماع وتحديد ما إذا رفضت‬ ‫القاعة تعمل جيدا‪.‬‬
‫والتحق ‪33‬ق دوري ‪33‬ة من أن ذل ‪33‬ك يتم‬ ‫أو اعتمدت أو أجلت‪.‬‬
‫وفقًا لما هو مقرر‪.‬‬

‫تدوين القرارات األساسية‬ ‫وضع أوراق نظيفة‪ ،‬وأقالم‬

‫المتخذة حرفيا كما وردت خالل‬ ‫للكتابة على الطاولة أمام كل‬
‫المناقشات‪.‬‬ ‫مقعد من المقاعد‪.‬‬

‫تس ‪33‬جيل أس ‪33‬ماء المش ‪33‬اركين ال ‪33‬ذين‬ ‫إعداد سجل الحضور‪.‬‬

‫ص‪33 3 3‬وتوا م‪33 3 3‬ع أو ض‪33 3 3‬د أي ق‪33 3 3‬رار‬
‫اتخ‪33 3‬ذ أو أي اق‪33 3‬تراح ق‪33 3‬دم وك‪33 3‬ذلك‬
‫أس ‪33 3 3 3 3 3‬ماء ال ‪33 3 3 3 3 3‬ذين امتنع ‪33 3 3 3 3 3‬وا عن‬
‫التص ‪33 3‬ويت وذل ‪33 3‬ك وفق ‪ً3 3‬ا لألنظم ‪33 3‬ة‬
‫المتبعة في هذا المجال‪.‬‬

‫ت‪33 3‬دوين أس‪33 3‬ماء المش‪33 3‬اركين ال‪33 3‬ذين‬ ‫تأمين الماء والمرطبات‬
‫أوك ‪33 3‬ل إليهم إنج ‪33 3‬از مه ‪33 3‬ام معين ‪33 3‬ة‬ ‫واألكواب‪.‬‬
‫بع ‪33 3 3‬د االجتم ‪33 3 3‬اع‪ ،‬وت ‪33 3 3‬دوين ه ‪33 3 3‬ذه‬
‫المهام بدقة ووضوح‪.‬‬
‫لص ‪33 3 3‬ق ورق ‪33 3 3‬ة على ب ‪33 3 3‬اب قاع ‪33 3 3‬ة‬
‫االجتم ‪33 3‬اع مكت ‪33 3‬وب عليه ‪33 3‬ا جمل ‪33 3‬ة‬
‫"اجتماع الرجاء عدم اإلزعاج"‪.‬‬

‫إعط ‪33 3‬اء التعليم ‪33 3‬ات بع ‪33 3‬دم تحوي ‪33 3‬ل‬
‫االتص‪33 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3‬االت ال‪33 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3‬واردة إلى‬
‫المش‪33 3 3 3 3 3 3 3‬اركين أثن‪33 3 3 3 3 3 3 3‬اء انعق‪33 3 3 3 3 3 3 3‬اد‬
‫االجتم ‪33 3 3‬اع‪ ،‬إال عن ‪33 3 3‬د الض ‪33 3 3‬رورة‬
‫القصوى‪.‬‬

‫اس‪33‬تقبال وتوجي‪33‬ه المش‪33‬اركين ل‪33‬دى‬

‫حضورهم إلى مكان االجتماع‪.‬‬