‫كيف ينجح رجل العالقات العامة في إعداد مؤتمر‬

‫صحفي؟‬
‫المؤتمرات الصحفية أحد أهم وسائل االتصال بين المنظمة وبين وسائل االتصال المختلفة‪ ،‬ولذا كان إعداد‬
‫المؤتمر الصحفي عملية هامة للعاملين بالعالقات العامة‪.‬‬

‫العالقات العامة هي ال‪7‬ذراع اإلعالمي وص‪7‬وت المنش‪7‬أة ال‪7‬تي من خالله‪7‬ا نس‪7‬تطيع الت‪7‬أثير في المجتم‪7‬ع وإيص‪7‬ال‬
‫الرسالة المراد توصيلها‪ .‬فمثًال قد يتم طرح منتج جديد أو خدم‪7‬ة جدي‪7‬دة أو ح‪7‬تى ال‪7‬دفاع عن موق‪7‬ف المنش‪7‬أة أو‬
‫توضيح الموقف فيجب استخدام العالقات العامة في تسليط الضوء على الح‪77‬دث ورس‪77‬م اإلس‪77‬تراتيجية اإلعالمي‪77‬ة‬
‫المتكاملة لتغطية جميع الن‪7‬واحي الخاص‪7‬ة بط‪7‬رح المنتج أو إيض‪7‬اح موق‪7‬ف الش‪77‬ركة‪. .‬ومن ه‪77‬ذا المنطل‪77‬ق نس‪77‬لط‬
‫الضوء على إحدى مهام العالقات العامة وهي اإلعداد للمؤتمر الصحفي‪.‬‬

‫أوال ‪ :‬ما قبل المؤتمر‪:‬‬

‫ويعد تخطيط وتنظيم المناسبات ومنها المؤتمر الصحفي من مهام رجل العالقات العامة فإلى الخطوات‪:‬‬

‫‪ . 1‬أول ما يجب التأكد منه قبل تحديد موعد المؤتمر أو المناسبة اإلعالمية عدم تعارضها مع أعياد أو مناسبات‬
‫وطنية أو مؤتمرات أخرى ذات عالقة بنشاط المنشأة‪.‬‬

‫‪ .2‬بعد ذلك تحديد موضوع المؤتمر بدقة وماذا سوف يناقش‪.‬‬

‫‪ .3‬إعداد قائمة المدعون وهم الصحفيين واإلعالميين من جه‪77‬ة‪ ،‬والشخص‪77‬يات العام‪77‬ة والمس‪77‬ؤولين والمهتمين‬
‫من جهة أخرى‪.‬‬

‫‪ .4‬توجيه الدعوات قبل انعقاد المؤتمر بوقت كاف قبل عشرة أيام مثًال ويجب أن تتضمن الدعوات اس‪77‬م الم‪77‬دعو‬
‫والزمان والمكان للمؤتمر بكل دقة كم‪7‬ا يجب أن تتض‪7‬من ال‪7‬دعوات عن‪7‬وان الم‪7‬ؤتمر واله‪7‬دف من‪7‬ه ورقم اتص‪7‬ال‬
‫لمزيد من المعلومات‪.‬‬

‫‪ . 5‬يجب التأكد من استالم المدعو للدعوات كما يجب التذكير قبل ميعاد المؤتمر بوقت ك‪7‬اف‪ ،‬وفي ح‪7‬ال االعت‪7‬ذار‬
‫ألي سبب يرشح شخص آخر بديل عنه‪.‬‬

‫‪ .6‬إعداد ‪ 3‬أخبار صحفية عن المؤتمر األول‪ :‬ينشر قبل يومين في وس‪77‬ائل اإلعالم ويتض‪77‬من ني‪77‬ة عق‪77‬د م‪77‬ؤتمر‬
‫صحفي وماذا سيناقش‪ ،‬والثاني‪ :‬ينشر في يوم انعقاد الم‪77‬ؤتمر لتحدي‪77‬د المك‪77‬ان والزم‪77‬ان والخ‪77‬بر الث‪77‬الث‪ :‬يك‪77‬ون‬
‫ملخص ألحداث المؤتمر‪.‬‬

‫‪ .7‬ويظل دائمًا اختيار التوقيت المناسب لعقد المؤتمر مع مالحظة أال يتعارض موعد المؤتمر م‪77‬ع زمن خ‪77‬روج‬
‫الطالب من المدارس مثًال فيضطر الصحفي إلى الخروج إلحضار أبناءه من المدارس‪ ،‬كما يجب أن ال يك‪77‬ون في‬
‫الصباح الباكر وذلك مراعاًة لظروف الصحفيين ‪.....‬‬

‫‪ .8‬إعداد الملف الصحفي (اإلعالمي) يوزع على الحضور وال‪77‬ذي يجب أن يتض‪77‬من خ‪77‬بر ص‪77‬حفي يحت‪77‬وي على‬
‫جميع المعلومات الخاصة بعن‪7‬وان الم‪7‬ؤتمر وص‪7‬ور األش‪7‬خاص ال‪7‬ذين س‪7‬وف ينش‪7‬ر التص‪7‬ريح بأس‪7‬مائهم وكلم‪7‬ة‬
‫الرئيس مكتوبًة وخصائص ونشرات المنتج مثًال‪.‬‬
‫‪ .9‬على رجل العالقات العامة تحديد أسئلة محتملة وإعداد أجوبتها والتي قد ُتطرح و تحرج المسئولين في حال‬
‫مفاجأة السؤال‪.‬‬

‫‪ .10‬يجب عمل بروف‪7‬ات كامل‪7‬ة لجمي‪7‬ع المتح‪7‬دثين على أن يتم تس‪7‬جيلها بالفي‪7‬ديو ومن ثم مش‪7‬اهدتها ألن‪7‬ه حتم‪ً7‬ا‬
‫ستكون هناك أخطاء من قبل المتحدثين والتي سوف يتفادونها بعد مشاهدة أنفسهم وبهذه أيضا تعطي المس‪77‬ئول‬
‫الجرأة على الوقوف أو التكلم أمام الكاميرات‪.‬‬

‫‪ . 11‬كما يجب إعداد أجندة الحفل والتي تتضمن فقرات الحفل مع تحديد زمن كل فقرة ومراعاة عدم اإلطالة في‬
‫المقدمات والتركيز على موضوع المناسبة وفتح مجال لطرح األسئلة لإلجابة عليها‪.‬‬

‫ثانيا ‪ .:‬في يوم المؤتمر‪:‬‬

‫التأكد من مالئمة وجاهزية المكان الستقبال الم‪77‬دعوين مث‪77‬ل تنس‪77‬يق المقاع‪77‬د م‪77‬ع إعط‪77‬اء مج‪77‬ال للحرك‪77‬ة‬ ‫‪.1‬‬
‫والتنقل بينها‪.‬‬
‫‪ .‬التأكد من عمل أجهزة الصوت واإلضاءة وعمل أجهزة الكمبيوتر والشاشات المرئية‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫‪ .‬تحديد مقاعد الص‪77‬حفيين ومقاع‪77‬د المتح‪77‬دثين م‪77‬ع تحدي‪77‬د مك‪77‬ان المص‪77‬ورين اللتق‪77‬اط الص‪77‬ور والتص‪77‬وير‬ ‫‪.3‬‬
‫التلفزيوني‪.‬‬
‫‪ .‬تجهيز مكان المتحدثين بشكل كامل والتأكد من وجود أقالم وأوراق وماء ومنادي‪77‬ل واألجن‪77‬دة والكلم‪77‬ات‬ ‫‪.4‬‬
‫مكتوبة للمراجعة‬
‫‪ .‬ومن المهم وضع أسماء المتحدثين أمامهم على الطاولة بحيث يستطيع السائل طرح الس‪77‬ؤال للش‪77‬خص‬ ‫‪.5‬‬
‫المحدد‪.‬‬
‫‪ .‬تجهيز مكان الضيوف وتوفير أقالم وأوراق وماء ومناديل واألجندة والكلمات مكتوبة‪.‬‬ ‫‪.6‬‬
‫‪ .‬إعطاء مساحة للعروض الترويجية للمنشأة أو منتجها كوجود لوحات ترحيبية تحمل ش‪77‬عار المنش‪77‬أة أو‬ ‫‪.7‬‬
‫لوحات تحتوي على خصائص المنتج وغير من الرسائل التي يمكن إيصالها بشكل مباشر‪.‬‬
‫‪ .‬ويفضل أن يك‪7‬ون هن‪7‬اك ع‪7‬رض م‪7‬رئي يس‪7‬تخدم بواس‪7‬طة اس‪7‬تخدام برن‪7‬امج البورب‪7‬وينت مثًال لتوض‪7‬يح‬ ‫‪.8‬‬
‫الخطوط العريضة والمعلومات الهامة ويفضل أن تكون هناك نس‪7‬خة مكتوب‪7‬ة من الع‪7‬رض الم‪7‬رئي ي‪7‬وزع‬
‫مع الملف اإلعالمي‪.‬‬
‫عمل بروفات بشكل سريع‪.10 .‬‬ ‫‪.9‬‬
‫سجل الحضور للتأكد من حضور المدعوين بتسجيل أسمائهم وأرقام هواتفهم‪.‬‬ ‫‪.10‬‬
‫‪ .‬يجب التركيز على أهمية استقبال الضيوف بابتسامة مشرقة والتعامل معهم بحذر وعدم التص‪77‬ادم معهم‬ ‫‪.11‬‬
‫في أي حال من األحوال‬
‫‪ ..‬توزيع الملف اإلعالمي على الصحفيين واإلعالميين‪.‬‬ ‫‪.12‬‬
‫‪ .‬يفضل أن ال يستمر أكثر من ساعة كحد أقصى‪14 .‬‬ ‫‪.13‬‬
‫‪ .‬تسجيل المؤتمر بالفيديو وحفظة في إدارة العالقات العامة لمعرفة الجوانب التي كان فيها خل‪77‬ل ومن ثم‬ ‫‪.14‬‬
‫تفاديها مستقبًال‪.‬‬

‫‌ثالثا ‪ .:‬ختام المؤتمر‬

‫‪ .1‬شكر جميع الحضور على تشريفهم وتفاعلهم واستجابتهم للدعوة‪.‬‬

‫‪ .2‬تقديم هدايا تذكارية وتقديرية‪.‬‬

‫‪ .3‬الدعوة لتناول الطعام في حال تقديم طعام للضيوف‪.‬‬

‫رابعا ‪ .:‬المتابعة اإلعالمية‪:‬‬

‫منذ اليوم التالي النعقاد المؤتمر يتم التالي‪:‬‬

‫‪ - 1‬متابعة األخبار الصحفية والتغطيات اإلعالمية في وسائل اإلعالم المقروءة والمسموعة واإلنترنت‪.‬‬
 ‫‪ -2‬إعداد ملف صحفي يتضمن جميع التغطيات التي تمت‪.‬‬

‫‪ -3‬تقديم تقرير شامل للمسؤولين عن التغطية اإلعالمية للمؤتمر‪.‬‬