‫تنظيم المؤتمرات‬

‫ماهية المؤتمرات‬

‫المؤتمر عبارة عن اجتماع واسع لمعالجة بعض‬

‫الموضوعات لدراستها وإلقاء الضوء عليها وعرض‬
‫وجهات النظر للوصول إلى حلول مناسبة‪.‬‬
‫تعريفات‬

‫• المؤتمر‬
‫• االجتماع‬
 ‫ما الفرق بين االجتماع والمؤتمر ؟‬
‫المؤتمر‬ ‫االجتماع‬
‫شهور‪ ،‬سنوات‬ ‫ساعات ‪ ،‬ايام‪ ،‬اسابيع‬ ‫فترة االعداد‬

‫تعقد مرة أو مرتين على األكثر في العام‬ ‫قد تعقد اكثر من مرة في الشهر‬ ‫عدد مرات االنعقاد‬

‫اكثر‬ ‫اقل‬ ‫عدد المشاركين‬

‫اطول‬ ‫اقصر‬ ‫فترة االنعقاد‬

‫صعب ومعقد‬ ‫سهل وبسيط‬ ‫التنظيم‬

 ‫صناعة المؤتمرات والمعارض‬
‫لقد تطور‪F‬ت صناعة المؤتمرات والمعارض في السنوات‬
‫األخيرة تطوراً كبيراً مما أدى إلى أن أصبحت تلك الصناعة‬
‫على درجة عالية من الرقي إذ يسهم فيها آالف المتخصصين‬
‫كل في مجاله‪.‬‬
‫صناعة المؤتمرات والمعارض في دولة‬
‫االمارات العربية المتحدة‬
‫• تلعب صناعة المؤتمرات والمعارض في دولة االمارات‬
‫العربية المتحدة دورا مهما في انعاش االقتصاد الوطني‬
‫• اصبحت الدولة وجهة عالمية مفضلة لعقد مختلف‬
‫االجتماعات والمعارض والمؤتمرات الدولية الهامة‬

‫لماذا ؟‬
‫صناعة المؤتمرات والمعارض في دولة االمارات‬
‫العربية المتحدة‬
‫• تشهد دبي وحدها تنظيم اكثر من‬
‫‪ 100‬مؤتمر ومعرض متخصص‬
‫وهام في كل عام‬
‫• تشير بعض االرقام الي ان قطاع‬
‫صناعة المعارض والمؤتمرات‬
‫يشكل حوالي‪ 8‬مليار درهم من‬
‫اجمالي الناتج المحلي المارة دبي‬
‫و‪ 17‬مليار درهم من الناتج‬
‫االجمالي للدولة‬
‫العوامل التي ساعدت‬
‫على توسع قيام‬
‫المؤتمرات‬
‫العولمة واالنفتاح‬

‫إزدياد إتجاه دول العالم‬

‫إلى التعاون فيما‬
‫بينهم لخلق جو من‬
‫التواصل والتكامل‬
‫في المجاالت‬
‫المختلفة‪.‬‬
‫االمم المتحدة وقضايا العالم‬

‫تنامي برامج األمم المتحدة في جمع‬

‫دول العالم حول قضايا جديدة تهمهم‬
‫مثل مؤتمرات السالم‪ ،‬حماية البيئة‪،‬‬
‫مكافحة اإلرهاب‪ ،‬حماية حقوق‬
‫المرأة والطفل وغيرها‪.‬‬
 ‫التخصص‬
‫• إزدياد عدد إتحادات منظمي المؤتمر‪F‬ات ومكاتب‬
‫تسويق المؤتمرات‪ ،‬والتي تقوم بالتنظيم للمؤتمرات‬
‫ووفير كافة الخدمات الالزمة لنجاحها‪.‬‬
‫• ظهور مراكز متخصصة إلقامة المؤتمرات‪.‬‬
 ‫تطور الطيران‬

‫تطور الطيران واتساع شبكة خطوط الطيران الدولية‬

‫والمحلية لتغطي جميع أنحاء العالم‪.‬‬
 ‫ثورة االتصاالت‬
‫التطور التكنولوجي الهائل في مجال‬
‫اإلتصاالت باألقمار‪ F‬الصناعية وتوافر الوسائل‬
‫السمعية والبصرية المساعدة على تبادل األفكار‬
‫واآلراء مما يسهل اإلتفاق والتنسيق لعقد‬
‫المؤتمرات‪.‬‬
 ‫الشبكة العنكبوتية‬
‫لقد ساهم االنترنت بشكل كبير في توفير المعلومات عن‬
‫المؤتمرات وتسويقها بشكل فعال‬
 ‫تطور صناعة الفندقة‬

‫مساهمة الفنادق بدور فاعل في تنظيم المؤتمرات بها وتقديم كافة سبل الراحة‬
‫ألعضاء المؤتمر من إقامة ومأكوالت وبرامج ترفيهية‪.‬‬
 ‫االرتباط ما بين المؤتمرات والسياحة‬

‫اصبحت المؤتمر‪F‬ات عامل‬

‫جذب سياحي لكثير‪ F‬من‬
‫دول العالم‬
‫انواع المؤتمرات‬
‫وفقا للمستوي‬

‫• مؤتمر‪F‬ات دولية‬
‫• مؤتمر‪F‬ات إقليمية‬
‫• مؤتمر‪F‬ات محلية‬
‫وفقا ً للموضوع‬

‫مؤتمر‪F‬ات سياسية‬ ‫•‬

‫مؤتمرات اقتصادية‬ ‫•‬
‫مؤتمرات القضايا االجتماعية‬ ‫•‬
‫مؤتمرات علمية‬ ‫•‬
‫حسب دورية ا‪C‬النعقاد‬

‫• مؤتمر‪F‬ات تعقد كل عام‬

‫• مؤتمرات تعقد كل عدة أعوام (مؤتمر السكان)‪.‬‬

 ‫تنظيم المؤتمرات‬

‫ألي مؤتمر‬
‫جانبان‪:‬‬

‫• جانب فني‬
‫• جانب تنظيمي إداري‬
‫• التنسيق بين الجانبين ضروري وتتقاطع المهام احيانا ً‬
‫التخطيط لعقد مؤتمر‬
 ‫التخطيط لمؤتمر‬
‫نحتاج الي اجابة عن خمسة اسئلة قبل الشروع في اية‬
‫ترتيبات او اتخاذ أي قر‪C‬ار‪ C‬بشان مؤتمر‪ C‬مقترح‪:‬‬
‫لماذا نحتاج الي عقد مؤتمر ؟‬ ‫•‬
‫ماذا نريد ان نحقق ؟‬ ‫•‬
‫من يتعين حضوره ؟‬ ‫•‬
‫متي يعقد ؟‬ ‫•‬
‫اين يعقد ؟‬ ‫•‬
‫تكوين لجان المؤتمر‬

‫• اللجنة العلمية‬
‫• اللجنة المالية‬
‫• لجنة العالقات العامة‬
‫مهام اللجنة العلمية‬
‫تحديد واستقطاب المتحدثين‬ ‫•‬
‫طلب اوراق العمل‬ ‫•‬
‫طباعة وتحكيم اوراق العمل‬ ‫•‬
‫تحديد رؤساء ومقرر‪F‬ي الجلسات ت‬ ‫•‬
‫تحديد الجدول الزمني‬ ‫•‬
‫صياغة التوصيات‬ ‫•‬
‫مهام اللجنة المالية‬

‫توفير الدعم المالي‬ ‫•‬

‫البحث عن الرعاية‬ ‫•‬
‫االشراف علي كافة االمور‪ F‬المالية‬ ‫•‬
‫توفير الهدايا‬ ‫•‬
‫مهام لجنة العالقات العامة‬

‫• الخدمات االدارية‬
‫• المراسم والتشر‪F‬يفات‬
‫• االنشطة االجتماعية‬
 ‫إدارة عمليات المؤتمر‬
‫• بعد االنتهاء من التخطيط إلقامة مؤتمر ابتداء من مناقشة‬
‫الهدف من عقده وانتهاء بإعداد برنامج تفصيلي له أصبح من‬
‫اليسير‪ F‬أن يبدأ العمل بالمؤتمر‪.F‬‬
‫االنشطة المرتبطة بالمؤتمر‬

‫النشاط العلمي للمؤتمر‬ ‫•‬

‫النشاط المالي‬ ‫•‬
‫النشاط االداري و نشاط العالقات العامة‬ ‫•‬
‫النشاط االجتماعي‬ ‫•‬
‫النشاط الفني او العلمي للمؤتمر‬

‫الموعد والمكان‬ ‫•‬

‫اجندة المؤتمر‬ ‫•‬
‫تحديد الشعار ‪SLOGAN‬‬ ‫•‬
‫قاعة المؤتمر‪F‬‬ ‫•‬
‫افتتاح المؤتمر‪F‬‬ ‫•‬
‫ادارة الجلسات‬ ‫•‬
‫اختتام المؤتمر‬ ‫•‬
 ‫الموعد والمدة والتوقيت اليومي‬

‫هناك مؤتمرات لها مواعيد دورية ‪،‬وإن كانت ال تحدد لها‬ ‫•‬
‫تواريخ محددة‬
‫مؤتمرات أخرى لمنظميها حرية أكبر في تحديد الموعد‬ ‫•‬
‫في الحالتين ال بد من تحديد التاريخ بالتنسيق والتشاور مع‬ ‫•‬
‫الجهات المشاركة والجهات المحلية المعنية واألخذ بنظر‬
‫االعتبار اجندة األنشطة المحلية األخرى لتفادي مواجهة‬
‫ضغوط كبيرة على الموارد المحلية المطلوبة‬
‫(فنادق ‪...‬سيارات ‪ )...‬وليأخذ المؤتمر حقه من االنتباه و‬
‫االعالم‬
‫أن تكون هنالك وفي البداية عدد معقول من البدائل للموعد‬ ‫•‬
‫يراعى فيها ايضا قدر االمكان الظروف المناخية‬
‫المدة تحدد علي ضوء جدول االعمال‬ ‫•‬
‫مكان انعقاد المؤتمر‬
‫ما هي اهم العوامل التي يجب وضعها في الحسبان‬
‫عند اختيار انعقاد مكان المؤتمر ؟‬
‫الجمعية األوروبية لمدن المؤتمرات‬ ‫‪European‬‬

‫‪Federation of conference towns‬‬

‫تشترط هذه الجمعية في المدن التي تنضم اليها ما يلي‬ ‫•‬

‫االمن‬ ‫•‬
‫البنية التحتية‬ ‫•‬
‫مراكز للمؤتمرات أو أماكن تصلح إلقامة المؤتمرات وتوجد بها‬ ‫•‬
‫المعدات المطلوبة‪.‬‬
‫فنادق ذات مستوى سياحي عالي بالقرب من مراكز المؤتمرات‪.‬‬ ‫•‬
‫بها شبكة مواصالت مريحة وميسرة لسهولة إنتقال المؤتمرين‪.‬‬ ‫•‬
‫بها مواقع سياحية متميزة تسمح بإعداد برامج للرحالت والترفيه‪.‬‬ ‫•‬
‫أن تتميز بالهدوء‬ ‫•‬
 ‫مكان انعقاد المؤتمر‬

‫– مراكز المؤتمرات‪.‬‬
‫– المراكز العلمية المتخصصة الجامعات والمعاهد‪.‬‬
‫– فنادق الخمسة نجوم التي بها قاعات مجهزة‪.‬‬
‫– قاعات المؤتمرات بالشركات الكبرى‪.‬‬
‫شعار ‪SLOGAN‬‬

‫معظم المؤتمرات تتخذ‬

‫شعارا لها يكسبها‬
‫خصوصية‬
 ‫اجندة او موضوع المؤتمر‬
‫• تحديد اجندة المؤتمر أو موضوعه من‬
‫اختصاص الجهة المنظمة‬
‫• في حاالت المؤتمرات غير الرسمية غالبا‬
‫ما تكون للحوار ودون تحديد جدول اعمال‬
 ‫قاعة المؤتمر‬

‫• توفير أعالم الطاولة لالجتماعات الرسمية‬

‫واألعالم التي توضع خلف‪ F‬المنصة الرئيسية‬
‫• تجهيز القاعة حسب مخطط الجلوس وأشهره ‪U‬‬
‫‪ shape‬وهناك الطاولة المستديرة في‬
‫االجتماعات التي ال ترغب في اظهار رئاسة‬
‫للمؤتمر وكذلك المسر‪F‬ح في المؤتمر‪F‬ات الكبيرة‬
 ‫افتتاح المؤتمر‬

‫• دعوة الضيوف‪ F‬والسلك الدبلوماسي‬

‫• مراسم االفتتاح‬
‫• كلمة االفتتاح‬
 ‫إدارة الجلسات‬

‫• رئيس الجلسة‬
‫• مقرر الجلسة‬
‫• السكرتارية‬
‫تخطيط البرامج للمؤتمرات الكبيرة‬
‫توقيت الجلسات‬ ‫•‬
‫وقت البداية في اليوم االول‬ ‫•‬
‫جلسات صباحية فقط ام صباحية ومسائية‬ ‫•‬
‫فترات االستراحة‬ ‫•‬
‫بر‪F‬نامج اليوم االخير‬ ‫•‬
 ‫البرنامج اليومي‬
‫متحدث ( أ )‬
‫دقيقة ‪30-60‬‬ ‫الجلسة االفتتاحية‬
‫متحدث (ب)‬

‫استراحة‬

‫متحدث‬ ‫متحدث‬ ‫متحدث‬ ‫متحدث‬

‫ساعة الي ساعتين‬ ‫الجلسة االولي‬
‫)د(‬ ‫)ج(‬ ‫)ب(‬ ‫)أ(‬

‫متحدث‬ ‫متحدث‬ ‫متحدث‬ ‫متحدث‬

‫ساعة الي ساعتين‬ ‫الجلسة الثانية‬
‫)د(‬ ‫)ج(‬ ‫)ب(‬ ‫)أ(‬
‫ختام المؤتمر‬
‫• الجلسة الختامية‬
‫• القرارات والتوصيات‬
‫• المؤتمر الصحفي‬
‫النشاط المالي‬
‫• ميزانية المؤتمر‪F‬‬
‫• توفير االحتياجات المادية‬
 ‫‪ :‬ميزانية المؤتمر‬
‫• تحدد وفق اعتبارات ما ستتحمله الجهة المنظمة ‪:‬‬
‫اسس االستضافة ؟ تكلفة السيارات ؟ السفر ؟‬
‫العاملون ؟ أخرى ‪......‬‬
‫• تحديد مصادر التمويل‬
‫كم سيكلف المؤتمر ؟‬

‫التكلفة التقديرية يمكن تقسيمها الي ‪:‬‬

‫• تكلفة ثابتة‬
‫• تكلفة متغيرة‬
 ‫التكلفة الثابتة‬
‫هي عبارة عن مصار‪F‬يف سيتم تحملها بغض النظر عن عدد‬
‫الحضور مثل‪:‬‬
‫ايجار‪ F‬المكان والتجهيزات‬ ‫•‬
‫اجور المتحدثين وتكاليف‪ F‬االعاشة واالنتقال‬ ‫•‬
‫مصاريف التسويق‬ ‫•‬
‫المصار‪F‬يف‪ F‬االدارية‬ ‫•‬
 ‫التكلفة المتغيرة‬

‫هي المصاريف‪ F‬التي تختلف حسب عدد الحضور مثل‪:‬‬

‫• الوجبات‬
‫• حقيبة المؤتمر‬
‫• االقامة ( ان كانت علي الجهة المنظمة )‬
‫التكلفة الكلية‬

‫التكلفة‬
‫التكلفة المتغيرة‬ ‫الكلية‬

‫تكاليف ثابتة‬

‫عدد الحضور‬
‫مص‪F‬ادر دخل المؤتمر‬
‫رسوم االشتراك‬ ‫•‬
‫المنح‬ ‫•‬
‫الكفالة او الرعاية‬ ‫•‬
‫االعالنات‬ ‫•‬
‫المعرض المصاحب‬ ‫•‬
‫مبيعات اور‪F‬اق المؤتمر‬ ‫•‬
‫تنظيم المؤ‪F‬تمرات من اجل الربح‬

‫• اصبحت تجارة رابحة‬

‫• ظهور الشركات المتخصصة‬
‫• الجانب التسويقي مهم للغاية في هذه الحالة‬
‫تسويق المؤتمرات‬
‫الصحف المحلية والدولية‬ ‫•‬
‫المجالت التجارية والمهنية‬ ‫•‬
‫العالقات العامة‬ ‫•‬
‫البر‪F‬يد العادي واالليكتروني‬ ‫•‬
‫موقع الجهة علي شبكة االنترنت‬ ‫•‬
‫البيع الشخصي‬ ‫•‬
 ‫استخدم اسلوب ‪FABS‬‬

‫• اعمل لبيع الفوائد وليس المظاهر‬

‫• اذا كان الناس عادة يشترون الخدمة من اجل ما‬
‫يمكن ان تفعله لهم ( أي لفوائد استخدام هذه‬
‫الخدمة ) اذن يجب ان نبيع لهم هذه الفوائد بدال‬
‫من المالمح الموضوعية لهذه الخدمة‬
‫ما هي مالم‪F‬ح أي مؤتمر ؟‬
‫المتحدثون‬ ‫•‬
‫البرنامج‬ ‫•‬
‫رسوم االشتراك‬ ‫•‬
‫المكان‬ ‫•‬
‫البرنامج االجتماعي‬ ‫•‬
 ‫• ان مجرد وصف التفاصيل الفنية ليس كافيا‬
‫• المهم توضيح الفوائد الناتجة عن كل من‬
‫المالمح المذكورة‬
‫• مثال ‪:‬يوفر المؤتمر برنامجا اجتماعيا متميزا‬
‫وهذا يعني ان االعضاء ستكون لهم الفرصة‬
‫لزيارة االماكن السياحية الجذابة في مدينة‬
‫الشارقة‬
 ‫احتياجات المؤتمر‬
‫في ضوء تقدير عدد المشار‪F‬كين ومدة المؤتمر يوضع تصور‬ ‫•‬
‫الحتياجات المؤتمر من ‪:‬الفنادق وسيارات‬
‫وهما العنصران الرئيسيان في االحتياجات دون إغفال اهمية‬ ‫•‬
‫العناصر‪ F‬األخرى مهما صغرت‪.‬‬
‫توفير كافة االجهزة والمعدات المطلوبة‬ ‫•‬
‫مكاتب المؤتمر‪ F‬من االستقبال واالستعالمات و مكتب السفر‬ ‫•‬
‫في مكان انعقاد المؤتمر‬
 ‫النشاط االداري والعالقات العامة‬

‫يعتبر مفتاح نجاح أي مؤتمر‬

 ‫االدلة االرشادية‬
‫توجيه الدعوات‬ ‫•‬
‫اخطار المشاركين بالترتيبات األساسية المتعلقة باإلقامة والسفر‬ ‫•‬
‫تصميم استمارات التسجيل وبطاقات الصدر‬ ‫•‬
‫طباعة كتيب ( بروشور) عن المؤتمر‬ ‫•‬
‫اعداد الالفتات والالفتة الرئيسية خلف المنصة‬ ‫•‬
‫الالفتات التي تعين للوصول الي مقر المؤتمر‬ ‫•‬
‫تحديد اماكن الجلوس‬ ‫•‬
‫اعداد موقع علي االنترنت‬ ‫•‬
 ‫التغطية االعالمية‬

‫التنسيق مع الجهات االعالمية ووضع خطة لالعالم‬ ‫•‬

‫إعداد الكتيبات والمعلومات الصحفية عن المؤتمر‪.‬‬ ‫•‬
‫تنظيم المؤتمر الصحفي‬ ‫•‬
‫اعداد النشرة اليومية‬ ‫•‬
‫طباعة اعمال المؤتمر‬ ‫•‬
‫•‬
 ‫التجهيزات‬

‫توفبر الطباعة والتر‪F‬جمة وأعمال السكرتارية في مكان انعقاد‬ ‫•‬

‫المؤتمر‬
‫اإلشراف على مكتب االستقبال بالمؤتمر وتجهيزه بالموظفين‬ ‫•‬
‫الالز‪F‬مين‪.‬‬
‫توفيرالمعدات البصرية والسمعية‬ ‫•‬
‫إعداد الجوائز‪ F‬والهدايا‬ ‫•‬
 ‫الم‪F‬راسم والتشريفات‬

‫تشكيل لجنة االستقبال‬ ‫•‬

‫تيسير عملية التسجيل للمشار‪F‬كين‬ ‫•‬
‫تر‪F‬تيب استقبال كبار الشخصيات‪.‬‬ ‫•‬
‫إقامة حفل االستقبال‪.‬‬ ‫•‬
‫تحرير ر‪F‬سائل الشكر‬ ‫•‬
‫الهدايا والجوائز‬ ‫•‬
 ‫الفنادق‬

‫حجز العدد الالزم من الوحدات( غرف واجنحة)‬ ‫•‬

‫االتفاق على االسعار والتسهيالت‬ ‫•‬
‫ابالغ الفندق ببيانات الوصول والمغادرة وتحديث هذه‬ ‫•‬
‫البيانات‬
‫حجز واتفاق على الحفالت واالستراحات ‪ :‬قوائم االطعمة ‪/‬‬ ‫•‬
‫االسعار ‪ /‬طريقة الحفل ومواعيده‬
 ‫المطار‬

‫التنسيق مع الجهات المختصة حول اجراءات الدخول والمغادرة‬ ‫•‬

‫وكيفية تيسيرها‬
‫الحصول من المشاركين على البيانات التي تطلبها هذه الجهات‬ ‫•‬
‫لتاشيرات الدخول (استمارات المشاركة )‬
‫معرفة وتأكيد مواعيد الوصول والمغادرة ومتابعة ذلك‬ ‫•‬
‫التنسيق مع سلطات المطار خاصة فيما يتعلق بتسهيل حركة ودخول‬ ‫•‬
‫المنظمين للمطار‬
‫مكتب في المطار ‪ /‬الفتات‬ ‫•‬
 ‫السيارات‬

‫العدد الكافي من السيارات الرسمية للشخصيات الرسمية‬ ‫•‬

‫سيارات للمرافقين‬ ‫•‬
‫إدارة حركة السيارات بين المطار والفندق‬ ‫•‬
‫تنظيم وجود السائقين وحصرهم وطرق االتصال بهم‬ ‫•‬
‫تخصيص سيارات لكبار المشاركين‬ ‫•‬
‫• إجراء ترتيبات "المواصالت" بالنسبة للذهاب إلى الحفالت‬
‫أو في ر‪F‬حالت التسوق‪ ،‬وزيار‪F‬ة األماكن األثرية‪.‬‬
‫• سيارات خاصة لنقل األمتعة من وإلى المطار‬
 ‫النشاط االجتماعي‬

‫• إجراء ترتيبات عقد الحفالت الترفيهية‪.‬‬

‫• وضع بر‪F‬امج الرحالت الخاصة بالمشاركين‬
‫واسرهم‬
‫• إعداد المأدبة الرسمية‪.‬‬
 ‫في نهاية المؤتمر‬

‫إعداد ملف المؤتمر‪ ،‬يتضمن استمارة االستقصاء‬ ‫•‬

‫نقل المعدات بأسرع ما يمكن للمخازن أو إلى أصحابها‪.‬‬ ‫•‬
‫إعداد الحسابات الخاصة بالمؤتمر ودفع الفواتير الالزمة‪.‬‬ ‫•‬
‫اجتماع لجنة تقييم سير المؤتمر وذلك لمناقشة ما حدث أثناء سير‬ ‫•‬
‫المؤتمر من نقاط الضعف ألخذها في االعتبار عند اإلعداد للمؤتمر‬
‫القادم‪ ،‬عمالً بالقول (إن اإلعداد للمؤتمر القادم يبدأ من هذه اللحظة)‪.‬‬
‫مؤشرات نجاح المؤتمر‬

‫النتائج االيجابية‬ ‫•‬

‫توافر‪ F‬التسهيالت الكافية‪.‬‬ ‫•‬
‫البرنامج المتواز‪F‬ن والمثير الهتمام‬ ‫•‬
‫المشاركين‪.‬‬
‫ارتفاع أعداد الحاضرين في المؤتمر‪.‬‬ ‫•‬
‫مشاركة األعضاء بفعالية‬ ‫•‬
‫خلو او محدودية سلبيات التنظيم‬ ‫•‬