‫األمانة العامة‪ :‬دليل المنظمة‬

‫نحن نتعرف على أدوار ومهام الوظائف الرئيسية في األمانة العامة‪ ،‬وكيفية تنظيم األعمال والمشاريع‬
‫‪.‬لتحقيق األهداف‬

‫‪by Karim Salah‬‬

‫الرئيس األمين العام‬

‫تقديرات العمل‬ ‫تنسيق الفريق‬ ‫تطوير الخطط‬

‫المشرف على إدارة األمانة العامة وتنسيق‬ ‫تشكيل وتوجيه فريق العمل لضمان تنفيذ‬ ‫تقدير الظروف وصياغة الخطط‬
‫‪.‬أعمالها وتحقيق أهداف المنظمة‬ ‫األعمال بكفاءة وفعالية‪ ،‬وتوحيد الجهود‬ ‫االستراتيجية للمنظمة والشروع في‬
‫‪.‬نحو هدف مستقبلي واحد‬ ‫تطبيقها‪ ،‬من خالل استخدام المعلومات‬
‫‪.‬المتاحة‬

‫تحسين العمليات‬

‫تحليل وتقييم العمليات المختلفة في‬

‫المنظمة والعمل على تطويرها وتحسينها‬
‫‪.‬لتحقيق األهداف المنشودة‬
‫الثقافي اإلعالم‬
‫استراتيجية التواصل‬

‫‪.‬تحديد وتنفيذ الخطط اإلعالمية والترويجية للمنظمة على المستوى المحلي والدولي‬

‫العالقات العامة‬

‫‪.‬التواصل مع وسائل اإلعالم والمؤسسات والشركات األخرى لتعزيز الصورة اإليجابية للمنظمة وجذب الدعم‬

‫تحسين الحضور الرقمي‬

‫‪.‬تحسين وجود المنظمة على اإلنترنت من خالل إنشاء وتحديث المواقع الرسمية ووسائل التواصل االجتماعي‬
‫المالية‬
‫‪1‬‬ ‫تخطيط الميزانية‬

‫‪.‬تخطيط وإدارة الموارد المالية للمنظمة‪ ،‬وضمان توافر األموال الالزمة لتحقيق األهداف المنشودة‬

‫‪2‬‬ ‫المراقبة المالية‬

‫اإلشراف على المعامالت المالية للمنظمة وتحليلها باستمرار‪ ،‬وتقدير اآلثار اإليجابية والسلبية للتغييرات في‬
‫‪.‬الميزانية‬

‫‪3‬‬ ‫تحسين نظام المحاسبة‬

‫‪.‬تقييم وتحليل نظام المحاسبة للمنظمة وتقديم التوصيات لتحسين اإلجراءات وضمان تحقيق أعلى درجات الكفاءة‬
‫عالقات خارجية‬

‫التعاون الدولي‬ ‫المؤتمرات وورش العمل‬ ‫الحوار العالمي‬

‫التفاوض والتعاون مع المنظمات والدول‬ ‫التنظيم والمشاركة في المؤتمرات وورش‬ ‫المشاركة في المؤتمرات الدولية‬
‫المختلفة لتبادل المعلومات والخبرات‬ ‫العمل واألحداث األخرى لتبادل المعلومات‬ ‫والمنتديات الدولية لزيادة الوعي والتفاهم‬
‫‪.‬وتطوير األنشطة والمشاريع الجديدة‬ ‫وتطوير العالقات المهنية مع األشخاص‬ ‫‪.‬العالمي والتفاعل بين الثقافات‬
‫‪.‬المؤثرين‬
‫إحصاء ومعلومات‬
‫تقدير البيانات‬ ‫جمع معلومات األعمال والمشاريع والموارد البشرية والمالية‪،‬‬
‫‪.‬وتحليلها لتحسين أداء المنظمة‬

‫اإلحصاءات المالية‬ ‫تخطيط وإعداد بيانات توضيحية لإليرادات والنفقات‬

‫‪.‬والمصروفات والميزانيات الخاصة بالمنظمة‬

‫المعلومات اإلدارية‬ ‫جمع المعلومات المتعلقة بأعمال المنظمة وإدخالها وتحليلها‬

‫‪.‬إلدارة األعمال بشكل فعال وفعال‬
‫مشروعات‬
‫التخطيط‬ ‫التنفيذ‬ ‫التقييم‬
‫•‬ ‫‪.‬تعريف متطلبات المشروع‬ ‫•‬ ‫‪.‬تقييم المشروع مع المشاركين‬ ‫•‬ ‫‪.‬مراجعة المشروع في النهاية‬
‫•‬ ‫تخطيط العمليات والموارد‬ ‫•‬ ‫‪.‬تعيين مسؤوليات المشروع‬ ‫•‬ ‫إجراء تدقيقات التكلفة‬
‫‪.‬والمواعيد‬ ‫•‬ ‫تسهيل اإلشراف والتعرض‬ ‫‪.‬والجودة‬
‫•‬ ‫‪.‬عقد االستشارات المطلوبة‬ ‫‪.‬للمخاطر‬ ‫•‬ ‫‪.‬تجميع التعليقات والتحسينات‬
‫متابعه وتقييم‬

‫تقييم المؤشرات‬ ‫التقييم المستمر‬ ‫التحسين المستمر‬

‫تطوير مؤشرات األداء وتحليلها لمراقبة‬ ‫مراجعة األداء وتجميع المعلومات وتكييف‬ ‫تحسين العمليات واألعمال المتعلقة‬
‫‪.‬وتقييم تنفيذ المشاريع والبرامج‬ ‫الخطط والبرامج الحالية لتحقيق أفضل‬ ‫بالمشاريع والبرامج المتواصلة‪ ،‬وتطوير‬
‫‪.‬النتائج‬ ‫‪.‬المهارات والكفاءات الالزمة‬
 ‫مهام المكتب االجتماعي‬
‫‪ ،‬تفعيل العمل الطوعي ‪: 1-‬‬
‫‪ . .‬في كل فعاليه تقام ‪ reception committee‬و ‪ orgnization committee‬بتحديد وتدريب فريق عمل ك‬
‫االهتمام بالضيافه واالستقبال اثناء الفعاليات التي ستقام ‪ ،‬والحرص التام على راحة المقدم ‪. ۲-‬‬
‫ه ‪ -۳‬تقدیم مقترحات للضيافه بكل انواعها واوقاتها والحرص على التوزيع والتحضير ‪ ،‬بالتنسيق مع ‪ .‬متابعة عدد الحضور ‪.‬‬
‫‪ ،‬مواعيد الفعاليه والشكل المكتب المالي العام للقاعه ومدى تناسبها‬
‫‪ -٤ .‬المساهمه في تعزيز مبدأ الشراكه وتشجيع الكفاءات الطالبيه ‪.‬‬
‫عيد سنوي للجمعيه ‪ -1‬زيادة نشر الجمعيه واهدافها في كل االوساط خاصًة الجامعات لزيادة عدد األعضاء بالتنسيق مع ‪0-‬‬
‫المكتب االعالمي في توزيع االعالنات ‪ -‬اقامة برامج ثقافیه و اجتماعیه ( افطار رمضان ‪ -‬حفل سنوي‬
‫‪ .‬ألعضاء الجمعيه لزيادة التواصل وخلق الترابط وبث روح الفريق ‪- orientation day‬‬