‫ادارة وتسييرالرشيف الجاري والوسيط‬

‫سنة أولى ماستر‬

‫تخصص علم الرشيف‬
‫السداس ي الول‬
 ‫اإلطار املفاهيمي حول إدارة وتسييرالرشيف الجاري‬

‫تمهيد‬
‫يعتبر األرشيف املرجعية الرسمية التي تحفظ الذاكرة وتثمن ماض ي الشعوب ومآثرها‪ ،‬فهو موروث ثقافي‬
‫وحضاري يشكل الحلقة التي تستقيم فيها هوية املجتمع وتنطوي تحت لوائه خطى األمم‪ ،‬نحو بناء مستقبلها‬
‫بكل دراية وفهم لخلفيات ماضيها‪ .‬والوثائق األرشيفية هي ذاكرة مزدوجة ثقافية ورسمية‪ ،‬ثقافية كونها تشهد على‬
‫تاريخ األمة وعلى مكونات هويتها حيث تحافظ على خصوصيتها الثقافية ورموزها الروحية والحضارية وتعمل على‬
‫تواصل األجيال‪" ،‬إذ أن حضارة أي أمة تكمن في تاريخها وإذا كان التاريخ هو دليل الحضارة وذاكرة األمة فإن‬
‫مصدره هو الوثيقة"‪ .‬وهو الذاكرة الرسمية لألمة ألنه يثبت سيادة الدولة وسير مؤسساتها‪ ،‬فهو مرجع موثوق‬
‫لإلدارات واألفراد في حالة نشوب نزاع أو إثبات حق من الحقوق ملا يمتاز به من حياد ومصداقية‪.‬‬
‫لهذا يمثل األرشيف ذاكرة حية تكتس ي أهمية بالغة كمصدر من أهم مصادر املعلومات في عصرنا الحديث‪،‬‬
‫التي يمكنها أن تقدم معلومات رسمية وصحيحة ال يمكن أن يوفرها مصدر آخر‪ ،‬وهو وسيلة للبحوث‬
‫والدراسات والتخطيط للمشاريع التنموية والعلمية‪ ،‬وهو محل عودة دائمة من قبل الباحثين واملؤرخين‬
‫لدراسة حياة البشر وطرق تعاملهم في مختلف مجاالت الحياة سواء البارز منها أو الخفي‪.‬‬
‫ولهذا عملت وما زالت تعمل األمم على مر العصور على الحفاظ على مخزونها الوثائقي فقد سجل عبر‬
‫التاريخ اهتمام الشعوب بأرشيفها‪ ،‬حيث اكتس ى األرشيف منذ القدم دورا هاما و حيويا في حياة األمم و‬
‫الشعوب‪ ،‬فهو ذاكرتها األولى ومرجعيتها الصادقة‪ ،‬يعكس نجاحاتها و إخفاقاتها و سبل تفكيرها و نشاطاتها‬
‫وأنماط تسيير شؤونها على جميع املستويات‪ ،‬و من البديهي أن هذه اإلدارات تشكل حركة املجتمع و مستقبله و‬
‫تواكب تطوره عبر مراحل تاريخه الطويل‪ ،‬و هو يعد مؤشرا على تطور املجتمعات في مختلف املجاالت و‬
‫بواسطته يمكن قياس درجة التقدم في جميع امليادين‪.‬‬
‫فظهور األرشيف وتطوره جاء مصاحبا لتطور التجارب البشرية الحضارية الرائدة ابتداء من حضارة بالد‬
‫الرافدين واستعمال األلواح الطينية إلى استعمال تقنية اإلعالم اآللي مرورا بأوراق البردي‪ ،‬الرق‪ ،‬الورق‪،‬‬
‫امليكروفيش‪ ،‬امليكروفيلم وكل أنواع الوسائط التي استعملها اإلنسان في تدوين معلوماته التي حفظت ذاكرته‬
‫وتواصله عبر التاريخ‪ ،‬لذا زاد االهتمام باألرشيف في العصر الحالي كونه أداة من أدوات اإلدارة الحديثة‪ .‬ومما ال‬
‫شك فيه أن إهمال األرشيف هو تدمير لذاكرة األمة وفشل في حماية برهان ودليل املستقبل على التغيرات‬
‫الكبرى التي حدثت في املاض ي أو في الحاضر‪ ،‬لهذا توجهت كل الشعوب نحو تجميع آثارها وحفظ تاريخها منذ‬
‫نشأتها إلى أقص ى درجات تطورها‪ ،‬باعتبارها وثيقة فريدة من نوعها‪ ،‬غير قابلة للتعديل‪ ،‬أصلية‪ ،‬رسمية‪ ،‬تفيد‬
‫الحجة التاريخية‪.‬‬
‫لذا وجب االعتناء بهذا اإلرث الثمين في أحسن الظروف‪ ،‬والحفاظ عليه من التلف والضياع‪ ،‬وإحاطته بالعناية‬
‫التي يستحقها وتسخير كل اإلمكانيات املادية والبشرية إلبقائه متداول عبر األجيال والعصور الستمرارية البناء‬
‫والتشييد وتحقيق التقدم والتطور اإلنساني‪ .‬وال يمكن تحقيق ذلك إال بالعناية بهذا اإلرث منذ تكوينه في‬
‫اللحظات األولى على مستوى اإلدارات‪ ،‬حيث تكتس ي الوثائق اإلدارية أهمية بالغة باعتبارها أداة عمل وتصرف‪،‬‬
‫تحفظ مصدر حقوق األشخاص والهيئات‪ ،‬وتساهم في تيسير عمل الرقابة والتقييم الناجع‪ .‬كما أنها يمكن أن‬
‫تكون مصدر مهم للبحث العلمي أو البحث التاريخي‪ .‬فهي بذلك تمثل ركيزة من ركائز الذاكرة املؤسساتية‬
‫والذاكرة الوطنية‪.‬‬
‫وتمثل الوثائق اإلدارية األداة األساسية للعمل اليومي في اإلدارات واملؤسسات سواء كانت مؤسسات عامة أو‬
‫خاصة‪ .‬حيث يتم الرجوع إليها كلما تطلب االمر ذلك‪ ،‬إلثبات حقوق األشخاص‪ ،‬حقوق املؤسسة‪ ،‬لحل‬
‫النزاعات‪...،‬إلخ‪.‬‬

‫لهذه األسباب وبسبب القيمة التي يمكن أن تحتويها هذه الوثائق وجب االعتناء بها منذ ميالدها على مستوى‬
‫املكاتب‪ ،‬إلى غاية حفظها على مستوى األرشيف الوسيط‪ ،‬لذلك تم التفكير في اعداد نصوص تنظيمية وكذا‬
‫معايير دولية لتسيير األرشيف الجاري واألرشيف الوسيط بغرض توحيد املمارسات وتحقيق النجاعة‬
‫والكفاءة في عملية التسيير‪.‬‬

‫‪-1‬ضبط املصطلحات‬

‫تعريف الرشيف‬

‫لغة‪ :‬األرشيف كلمة يونانية مشتقة من كلمة آرخيون أو أرشيون أو أركيون‪ ،‬وهو بمعنى مبنى اإلدارة‪ .‬ولقد استخدم هذا‬
‫اللفظ للداللة على املستندات االدارية والحكومية‪ ،‬وفي األصل كان يطلق على سجالت الحكومة ووثائقها‪ ،‬أي األرشيف‬
‫العمومي‪ .‬كما أن مصطلح أركيون‪ ،‬قد استعمل في عدة مدن يونانية وذلك من أجل تعيين مكان حفظ الوثائق العمومية‬
‫والخاصة ومكان اقامة القاض ي واملكتب العام ‪.‬‬

‫ومن املالحظ أن كلمة أرشيف أصبحت شائعة االستعمال في العديد من اللغات‪ ،‬خاصة ذات األصل الالتيني‪ .‬وكما أنها‬
‫فرضت نفسها في اللغة العربية‪ ،‬بعدما كان استعمالها في القرن التاسع عشر ميالدي منتشرا في اللغات األروبية‪ ،‬مع‬
‫اختالفات في طريقة نطقها‪ .‬ففي اللغة االنجليزية مثال يعبرون عنها بكلمة ‪ ،evihcrA‬وفي اللغة األملانية ‪ evihcr‬وااليطالية‬
‫‪ evihcrA‬والهوالندية ‪ evihcAA‬والفرنسية ‪َ ،evihcrAA‬أما اللغة العربية فهناك لفظين‪ :‬أرشيف واملحفوظات وقد تم‬
‫املصادقة على استخدام مصطلح أرشيف بدل محفوظات‪.‬‬

‫اصطالحا‪ :‬ملصطلح األرشيف عدة دالالت وهي‪:‬‬

‫‪ ‬األرشيف كرصيد‪ :‬هو مجموعة الوثائق مهما كان تاريخها أو شكلها أو وعائها‪ ،‬استلمت بواسطة شخص مادي أو‬
‫معنوي‪.‬‬
‫‪ ‬األرشيف كمبنى‪ :‬هو البناية املخصصة للحفظ أو جزء من املبنى حيث يتم حفظ الوثائق األرشيفية واتاحتها لالطالع‪،‬‬
‫كما تطلق أيضا على املستودع أو املخزن املحفوظ فيه الوثائق‪.‬‬
‫‪ ‬األرشيف كمصلحة‪ :‬تطلق على اإلدارة أو الجهة املسؤولة عن الحفظ واملعالجة والتزويد أو انتقاء وتسهيل تبليغ‬
‫األرشيف وتبادل الوثائق‪.‬‬
 ‫وقد عرفت منظمة اليونيسكو األرشيف في عام ‪1979‬كالتالي‪" :‬مجموعة الوثائق مهما كان تاريخها‪ ،‬أو طبيعتها ناتجة أو‬
‫مستلمة من طرف كل شخص مادي أو معنوي‪ ،‬وكل مؤسسة عمومية أو خاصة بغرض استمراريتها أو متابعة نشاطاتها‪،‬‬
‫والتي حفظت أوال من أجل استعمالها كدليل وتلبية حاجياتها اإلدارية‪ ،‬والتي تحفظ أيضا لقيمتها املعلوماتية "‪ .‬أما تيودور‬
‫شيلنبرغ فقد عرفه بأنه ‪" :‬تلك الوثائق ألي مؤسسة عامة أو خاصة ‪،‬والجديرة بالحفظ الدائم ألغراض املراجعة والبحث‬
‫والتي قد اودعت او اختيرت إليداعها في املؤسسة األرشيفية"‪.‬‬

‫التعريف القانوني لألرشيف‪ :‬حسب القانون ‪ 09-88‬املؤرخ في ‪ 26‬جانفي ‪ 1988‬املتعلق باألرشيف الوطني‪ ،‬فهو يعرف‬
‫األرشيف من خالل مادته الثانية " إن الوثائق األرشيفية بمقتض ى هذا القانون هي عبارة عن وثائق تتضمن أخبارا مهما‬
‫يكن تاريخها أو شكلها أو سندها املادي‪ ،‬انتجها أو سلمها أي شخص طبيعيا كان أو معنويا أو أية مصلحة أو هيئة‬
‫عمومية كانت أو خاصة أثناء ممارسة نشاطها‪".‬‬

‫و فياملادة الثالثة "يتكون األرشيف بمقتض ى هذا القانون من مجموعة الوثائق املنتجة أو املستلمة من الحزب‬
‫والدولة والجماعات املحلية واألشخاص الطبيعيين واملعنويين سواء من القانون العام والخاص أثناء ممارسة‬
‫نشاطها معروفة بفوائدها وقيمتها سواء كانت محفوظة من مالكها أو حائزها أو نقلت إلى مؤسسة األرشيف‬
‫املختصة"‪.‬‬

‫الطوار‬

‫تدل على مختلف املراحل التي تمر بها الوثائق االرشيفية‪ ،‬أو ما يسمى بمسار حياة الوثيقة اإلدارية‪ ،‬وهي تعني‬
‫املدة التي تقضيها الوثيقة االرشيفية في كل مرحلة من مراحل مسارها اإلداري‪ ،‬أي منذ انتاجها إلى غاية تحديد‬
‫مالها األخير‪ .‬تستعمل أيضا كلمة‪ " :‬عمر" كمرادف لها‪.‬‬

‫الرشيف الحي‬

‫هو كل الوثائق املوجودة في الدوائر اإلدارية مهما كان نوعها‪ ،‬والتي أنشأت هذه الوثائق‪ .‬فهي مرحلة التكوين‬
‫يكون استعمالها في اإلدارة مكثف لألغراض التي أنشئت من اجلها‪ ،‬كمتابعة إنجاز مشاريع أو قضية من‬
‫القضايا اإلدارية أو الثبات حقوق سواء كانت لإلدارة أو املواطن‪.‬‬

‫الرشيف الوسيط‬

‫تنطبق العبارة على الوثائق االرشيفية التي تكون في مرحلة التحضير للمرحلة ما قبل األخيرة‪ ،‬والتي يقرر فيها إما‬
‫الدفع أو االقصاء بالنظر للضوابط التشريعية أو التنظيمية املعدة مسبقا‪ ،‬والتي تحدد حسب محتوى‬
‫طبيعته وقيمة الوثيقة مصيرها األخير‪.‬‬

‫اطارتصنيف الرشيف‬

‫مخطط موضوعي يحدد كيفيات تصنيف مختلف األرصدة املحفوظة وذلك حسب طبيعة األرصدة‬
‫ومصدرها‪،‬وتاريخ انتاجها وطريقة دفعها ومحتواها‪ .‬يتضمن اإلطار التصنيفي لالرشيف النظام السياس ي‬
‫واالقتصادي املنتهج‪ ،‬خاصة إذا كان على املستوى الوطني‪ .‬بحيث يصنف ألرشيف حسب الهيئات الناشطة أو‬
‫على مستوى الوظائف‪ ،‬ويكون بذلك التقييم هيكليا أي تصنيف األرشيف حسب القطاعات التي تنتج‬
‫األرشيف أو موضوعي حسب الوظائف التي تقوم بها الهيئات‪.‬‬

‫تسييرالوثائق‬

‫تكمن مهام تسيير الوثائق في العمليات التي تقوم بها اإلدارة املنتجة أو املستلمة للوثائق في طوريها الجاري‬
‫والوسيط‪ ،‬وهي تتعلق باستغالل الوثائق االرشيفية خالل مسارها اإلداري بالنظر للقيم التي تكتسيها واملتمثلة‬
‫في متابعة القضايا اإلدارية املطروحة والثبات الحقوق‪.‬‬

‫ترحيل الرشيف‬

‫يقصد به تحويل األرشيف من مكان حفظه إلى مقر أخر يفترض أن يكون مهيأ ويحتوي على كل الشروط‬
‫والظروف الستقبال األرشيف املراد ترحيله‬

‫ترتيب الرشيف‬

‫تعني عملية التنظيم املادي لألرشيف على مستوى مخازن األرشيف في الرفوف‪ ،‬وذلك حسب التسلسل الرقمي‬
‫أو األبجدي لالرشيف‪.‬‬

‫جدول الدفع‬

‫وثيقة مقننة تصدر عن مؤسسة األرشيف الوطني‪ ،‬تنظم كيقيات دفع األرشيف إلى مؤسسة املكلفة‬
‫باألرشيف‪ ،‬وهو يعد بذلك األداة األولية للبحث‪.‬‬

‫الحفظ املؤقت‬

‫يقصد به الحفظ على مستوى اإلدارة املنتجة أو املستلمة للوثيقة‪ ،‬في انتظار إقصائها أو دفعها للمؤسسة‬
‫املكلفة باالرشيف‪ .‬ويتم في هذه املرحلة فرز الوثائق ذات القيمة االرشيفية‪ ،‬لتحضر للمرحلة املقبلة املتمثلة في‬
‫تنظيم األرشيف ودفعه‪.‬‬

‫الدفع‬

‫هو العملية التي تتم من خاللها تحويل ملكية األرشيف من اإلدارة املنتجة إلى األرشيف الوطني وفق القواعد‬
‫القانونية والتنظيمية واملقاييس التي تحكم العملية‪ .‬يأتي الدفع بعد استنفاذ املسار العادي للوثيقة في اإلدارة‪،‬‬
‫لتدفع على اثرها إلى املؤسسة املكلفة باالرشيف سواء كان ذلك على املستوى املركزي (اإلدارات املركزية)‪ ،‬أو‬
‫على املستوى الالمركزي (اإلدارات األخرى واإلقليمية واملحلية الخاصة)‪.‬‬

‫القوائم الشاملة‬

‫اصطلح في البداية على عملية اعداد مدونة مختلف القطاعات والتي تتعلق بالوثائق التي تنتج أو تستلم في‬
‫اطار نشاطات اإلدارة أو مؤسسات ما‪ .‬وهذا هو املصطلح املستعمل حاليا في األرشيف الوطني‪.‬‬
 ‫القيمة اإلدارية‬

‫تخص هذه العبارة الوثائق األرشيفية أثناء استعمالها في املكاتب‪ ،‬حيث يكون استعمالها لألغراض اإلدارية‬
‫مكثف‪.‬‬

‫محالت الرشيف‬

‫هي املساحات أو الفضاءات من مخازن أو بنايات معدة خصيصا لتخزين‪ ،‬ترتيب وحفظ األرشيف‪ .‬كما‬
‫استعملت كذلك كلمات‪ " :‬مستودع" أو "مخزن"‪.‬‬

‫مصدرالوثيقة‬

‫وتعني بها الهيئة التي قامت بدفع الوثيقة أو الهيئة التي تم الحصول بفضلها على الوثيقة شريطة ان تكون هي‬
‫التي كانت تحوزها وتحتفظ بها‪.‬‬

‫منتج الوثيقة‬

‫وتعني بها الجهة التي أنشئت أو أنتجت الوثيقة في اطار ممارسة نشاطهاتها سواء كانت شخصية معنوية أو‬
‫طبيعية‪).‬‬

‫معالجة الرشيف‬

‫هي عملية تتم عند دفع األرشيف أو بعده مباشرة من طرف اإلدارة أو الجهة الدافعة‪ ،‬أو من املؤسسة املكلفة‬
‫باألرشيف ويتم خاللها فرز وتصنيف وترتيب وإعادة تشكيل مختلف الوحدات املكونة للرصيد‪ ،‬واعداد وسائل‬
‫البحث‪ .‬وهذا ما يسمى بالمعالجة العلمية‪ .‬أما املعالجة الفنية فإنها تخص الوضع الطبيعي للوثيقة بإخضاعها‬
‫للمعالجة التي تضمن املحافظة عليها‪.‬‬

‫الوثائق الرشيفية‬

‫تعني الوثائق ذات االستعمال اإلداري والتي لم تدخل في خانة األرشيف‪.‬‬

‫الوثائق املشتركة‬

‫هي الوثائق املوحدة االستعمال‪ ،‬والتي توجد في مستويات معينة في اإلدارة مهما تغيير القطاع‪ ،‬وغالبا ما تخص‬
‫هذه الوثائق هياكل اإلدارة والوسائل العامة واملالية‪.‬‬

‫‪ -2‬دورة حياة الوثيقة الرشيفية‬

‫تعتبر الوثائق اإلدارية أداة من أدوات العمل اليومي في اإلدارات واملؤسسات الرتباطها املباشر بمختلف‬
‫األعمال اإلدارية‪ ،‬وهي بذلك جزء ال يتجزأ من منظومة العمل‪ ،‬وهي تنتج لتسهيل العمل اإلداري وضبطه‬
‫وتنظيمه‪ ،‬عالوة على ذلك كونها الوعاء الحافظ للقرارات اإلدارية املختلفة‪.‬‬
‫تعني إدارة الوثائق باملادة الوثائقية وتضاعفها املتزايد‪ ،‬وذلك بوضع النظم واألساليب املتطورة لتسهيل انتاج‬
‫الوثائق وتكوينها وبذلك استخدامها وتقويمها ومن ثم حفظها الدائم أو اقصائها‪.‬‬
‫تعد دورة حياة الوثيقة األرشيفية أحد عناصر إدارة الوثائق‪ ،‬بل هي واجهة اإلدارة والفاعل الحقيقي واملؤثر‬
‫على حياة الوثائق داخل اإلدارات واملؤسسات‪ ،‬ويقصد بدورة حياة الوثيقة األرشيفية تلك الخطوات واملراحل‬
‫التي تمر بها الوثائق اإلدارية منذ نشأتها حتى تحديد مصيرها النهائي إما الحفظ الدائم إما االقصاء‪.‬‬
‫وفيمايلي نموذج دورة حياة الوثيقة الذي يمكن تلخيصه في املخطط التالي‪:‬‬
 ‫دورة حياة الوثيقة األرشيفية‬

‫نشأة الوثائق في‬

‫الهياكل اإلدارية‪.‬‬

‫حفظ على مستوى المكاتب‪.‬‬

‫ال‬

‫العمر األول‬
‫ال‬
‫القيمة اإلدارية‬ ‫فائدة فورية للخدمة‬
‫اقصاء‬
‫اإلدارية‬

‫نعم‬
‫نعم‬
‫الحفظ المستمر على مستوى المكاتب‬

‫التحويل إلى‬
‫األرشيف الوسيط‬

‫العمر الثاني‬
‫نعم‬
‫فائدة لصالح‬

‫الهيئة المنتجة‬

‫منتج‬
‫ال ا‬
‫ال‬

‫قيمة أرشيفية‬
‫اقصاء‬ ‫ال‬

‫بيرم‬

‫العمر الثالث‬
‫عم‬
‫نعم‬

‫ممم‬

‫الدفع إلى األرشيف النهائي‬

‫األرشيف الوطني‬

‫املخطط رقم (‪ :)01‬دورة حياة الوثيقة الرشيفية‬

 ‫يمثل املخطط أعاله دورة حياة الوثيقة األرشيفية والتي تمر بثالث مراحل أساسية وهي‪:‬‬

‫العمرالول‪ :‬تنشأ الوثائق في الهياكل اإلدارية وتكون بذلك محفوظة على مستوى املكاتب‪ ،‬نظرا لالستعمال املكثف لها‪.‬‬
‫وبعد مدة معينة من انتاجها إذا تبين أن الزال لديها فائدة فورية للخدمة اإلدارية يفضل ابقائها على مستوى املكاتب أين‬
‫أنشئت‪ .‬وإذا تبين عكس ذلك ولكن لديها قيمة إدارية فيفضل تحويلها إلى مصلحة األرشيف الوسيط أين سيتم حفظها‬
‫بصفة ِمؤقتة‪ .‬وإذا لم تكن لديها أي قيمة إدارية فسيتم اقصائها والتخلص منها على مستوى املكاتب أي لن يتن تحويلها إلى‬
‫األرشيف الوسيط‪.‬‬

‫العمرالثاني‪ :‬بالنسبة للعمر الثاني فهو يتمثل في الوثائق األرشيفية التي تم تحويلها من املكاتب‪ ،‬وإذا تبين أن لها فائدة‬
‫بالنسبة للمصالح املنتجة وأن لها قيمة أرشيفية فسيتم دفعها إلى األرشيف النهائي‪ .‬وإذا لم تكن لها أي فائدة أرشيفية‬
‫فسيتم اقصائها على مستوى األرشيف الوسيط‪.‬‬

‫العمرالثالث‪ :‬هي الوثائق التي تم دفعها من األرشيف الوسيط والتي تبين أن لها قيمة أرشيفية وهي التي ستحفظ نهائيا‪.‬‬

‫‪ -1‬قيم الوثيقة الرشيفية‬

‫تكتسب الوثيقة األرشيفية قيمتين طيلة فترة حياتها وهما‪:‬‬
‫‪ ‬قيمة أولية‬
‫‪ ‬قيمة ثانوية‬

‫القيمة الولية‪:‬‬

‫تتمثل القيمة األولية للوثيقة في القيمة اإلدارية‪ ،‬وذلك منذ نشأة الوثيقة في املكاتب‪ ،‬وتكون هذه القيمة األولية‬
‫قصوى‪ ،‬وهي القيمة التي تكتسبها بذلك الوثيقة في العمر األول من حياتها‪ .‬وتكون الوثيقة بذلك ذات استعمال‬
‫مكثف ألغراض متعددة ومختلفة‪.‬‬

‫عندما تتناقص القيمة األولية للوثيقة‪ ،‬تصبح غير ضرورية لالستعمال اليومي على مستوى املكاتب فيتم دفعها إلى‬
‫الحفظ املؤقت‪ .‬ويمكن استغالل هذه الوثيقة لفائدة اإلدارة‪ ،‬إلثبات الحقوق أو ألغراض أخرى‪.‬‬

‫القيمة الثانوية‪:‬‬

‫تكتسب الوثيقة القيمة الثانوية بمجرد دفعها لألرشيف النهائي‪ ،‬وهي بذلك تفقد قيمتها األولية بشكل نهائي‪ ،‬وتكون‬
‫لها فائدة في البحث التاريخي‪ ،‬العلمي‪......‬‬

‫ويمكن توضيح القيم املختلفة للوثيقة األرشيفية من خالل املخطط التوضيحي التالي‪:‬‬
 ‫القيمة األولية القصوى‬

‫( القيمة اإلدارية)‪ ،‬الحفظ في المكاتب‬

‫العمر األول‬

‫استعمال متناقص‬
‫دفع‬

‫لألرشيف‬

‫الوسيط‬

‫انخفاض تدريجي في القيمة األولية‬

‫انخفاض القيمة األولية‬

‫الحفظ في األرشيف الوسيط‪ ،‬العمر الثاني‬

‫انطفاء للقيمة األولية وظهور القيمة الثانوية‬

‫لألرشيف‬ ‫دفع‬

‫النهائي‬
‫الحد األقصى للقيمة الثانوية‬
‫(قيمة تاريخية أو أرشيفية)‬

‫الحفظ في االرشيف النهائي‬

‫العمر الثالث‬
‫المخطط رقم (‪ :02‬قيم الوثيقة األرشيفية‬