KỸ NĂNG VIẾT EMAIL TRONG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC

Người hướng dẫn: TS Lê Đức Tiến

Tại sao kỹ năng viết email là quan trọng?
• Phương thức giao tiếp chủ yếu giữa sinh viên và
giảng viên/các bộ phận chức năng trong trường
đại học
• Truyền tải hai loại thông tin
– Cái gì (What): nội dung
– Như thế nào (How): văn phong, câu chữ, ngữ pháp, chính tả,
cấu trúc email,…

• Tạo ấn tượng tốt đẹp với người nhận

– Kỹ năng giao tiếp và năng lực của sinh viên
– Thái độ chuyên nghiệp, tính trưởng thành, sự chăm chút và
đầu tư cho việc học
 Lưu ý khi viết email
Được
- Kèm theo chủ đề email
- Chủ đề cụ thể, nhưng ngắn gọn
- Chọn font chữ chuẩn, dễ đọc
- Bắt đầu với câu chào lịch sự, tôn trọng
Kính gửi thầy/cô…, Em chào thầy/cô,…
- Nếu thầy cô có học vị thì cần kèm theo
Tiến sĩ Lê Đức Tiến, giáo sư Trần Ngọc Sa
- Nếu chưa biết học vị của người nhận thì
cần tìm hiểu kỹ
Không được
- Không có chủ đề email
- Chủ đề quá chung chung, dài lòng thòng
- Dùng keyword khiến email dễ bị nhận
diện như là spam
- Chọn một font chữ quá màu mè, rườm rà
- Bắt đầu email mà không chào hỏi
- Chào hỏi một cách quá gần gũi, suồng sã
Hi thầy/cô…, Hiiiiiii thầy/cô… Há lô thầy/cô…, Thầy
Tiến đẹp chai phong cách xì tin dâu xì dzách ngầu thần
tượng iu wí của tụi iemmmm…
 Được
- Viết bằng giọng văn nghiêm túc, chuẩn
mực
- Câu chữ gãy gọn, đầy đủ chủ vị ngữ
- Sử dụng các từ ngữ mang tính chuyên
nghiệp
- Sử dụng một cách phù hợp từ viết tắt
được thừa nhận rộng rãi
ĐH Kinh tế, ĐH ĐN, Khoa TMĐT
- Viết hoa khi cần thiết
Em là Hoa, sinh viên lớp 46K08, ngành Kinh doanh
thương mại, Trường Đại học Kinh tế.
- Sử dụng dấu chấm câu phù hợp
Em cảm ơn thầy! Em mong sẽ sớm nhận được hồi
âm của thầy.
Không được
- Viết email như là tin nhắn điện thoại hoặc
là như các đoạn hội thoại, các đoạn post
trên mạng xã hội
- Câu chữ lủng củng, lộn xộn hoặc dài lê thê
- Sử dụng từ lóng/tiếng lóng, ngôn ngữ @
thui (thôi), bi nhiu (bao nhiêu), mún (muốn),…
- Sử dụng từ viết tắt tuỳ tiện, từ viết tắt
thường dùng khi nhắn tin
99, ko, k, ok
- Viết hoa, viết thường tuỳ tiện
thầy tiến đẹp chai, VUI TÍNH, nhưng nhìu khi Thầy
cũng Khó Tính và Khó Gần sao sao í
- Sử dụng dấu chấm câu tuỳ tiện, bừa bãi
Củm ơn thầy!!!!! Thầy ráng trả lời em sớm sớm sớm
thầy nghennnnn!!!! Ủa mà tại sao em chưa nhận được
mail???
 Được
- Rõ ràng và chính xác trong cách truyền tải
thông điệp, câu hỏi, mối quan tâm
- Bao gồm thông tin về Lớp/Môn học/Khoá
học/Mã khoá học/Mã sinh viên
- Làm rõ trong email thông tin giới thiệu về
bản thân mình (nếu người nhận chưa biết),
nói rõ lý do gửi email là gì
- Không lòng vòng, nói thẳng vấn đề
- Duy trì một văn phong chuyên nghiệp
- Sử dụng ngôn ngữ với sự tôn trọng
- Viết theo ngôi thứ nhất nếu có một vấn
đề mâu thuẫn/xung đột nào đó cần giải
quyết
Theo em hiểu thì vấn đề mà em đang gặp phải là… ,
Em không rõ là em có hiểu sai không nhưng hiện tại…
- Nhớ là phải rà soát kỹ càng tất cả nội dung
email trước khi bấm nút gửi đi
Không được
- Tự cho là người nhận sẽ nhận ra ngay
mình chỉ với cái tên
Em là Tuyết dễ thương đây thầy
- Khiến người đọc phải đoán ý hay suy luận
về mong muốn/nguyện vọng của mình
- Nói năng vòng vèo, đưa kèm vào quá
nhiều chi tiết lê thê không cần thiết
Trời hôm nay thật đẹp thầy ạ, mà em thì dậy muộn
- Sử dụng văn phong quá gần gũi, thân mật,
mang tính cá nhân
- Sử dụng ngôn ngữ thiếu tôn trọng, mang
tính cảm xúc, biểu thị sự mất bình tĩnh
giời ạ, điên cái đầu, nghe mà chán quá chời thầy nạ,
xin thầy xem xét cứu vớt đời em, thầy tàn nhẫn/lạnh
lùng/ác nghiệt, em không thể chịu nổi chời quơi
- Đưa vào email các thông tin mà bạn sẽ
cảm thấy xấu hổ hoặc hối tiếc sau khi gửi đi
 Được
- Kiểm tra lỗi chính tả, văn phạm
- Kiểm tra các lỗi hành văn, dùng từ
- Với email đặc biệt quan trọng thì cần nhờ
người kiểm tra giúp cho chắc chắn
- Cuối email cần có đầy đủ tên họ (như là
chữ ký)
- Sử dụng phần “chữ ký” được cài đặt tự
động gồm đầy đủ tên họ, thông tin liên lạc
dưới phần email
- Có thể dùng cụm từ: “Trân trọng” trước
phần chữ ký
- Chỉ ra nếu email là cấp bách, quan trọng,
cần phải được trả lời
Không được
- Gửi email với quá nhiều lỗi sai ngữ pháp,
chính tả làm phân tán sự chú ý của người
đọc đến nội dung chính của email
- Dựa chủ yếu vào khả năng dò tự động của
hệ thống để kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp
- Tự cho rằng người nhận phải đoán biết về
bản thân mình chỉ dựa trên địa chỉ email
- Ký tên bằng cách ghi: Thân trước phần
chữ ký (tự xếp loại mối quan hệ với người
khác là thân thiết?)
- Tự cho rằng người nhận phải trả lời ngay
lập tức
- Gửi hàng loạt email “khủng bố” trong một
thời gian ngắn thúc giục người nhận trả lời
 Mẹo bổ sung
• Kiểm tra email thường xuyên và trả lời nhanh chóng

• Chú ý nút “Reply” vs “Reply All”

• Khi các email đã trở thành một phần của cuộc trao đổi,
một số khía cạnh nghi thức có thể được bỏ qua
– Sử dụng nút “reply” thay vì tạo một email mới để không cần
phải lặp lại các thông tin cơ bản nữa
– Tuỳ thuộc mối quan hệ với người gửi mà có thể xưng hô bớt
nghiêm trang hơn, từ ngữ sử dụng có thể nhẹ nhàng hơn,
không quá xã giao, xa cách
– Tuy vậy, một số khía cạnh như văn phong, ngữ pháp/chính tả,
ngôn ngữ tôn trọng vẫn phải được đảm bảo
 Mẫu email viết trong trường đại học
Chào hỏi Kính chào/Em chào thầy/cô Giáo sư/Phó Giáo sư/Tiến sĩ/Thạc sĩ [Họ và tên]

Thưa thầy cô, em tên là [Họ và tên] đến từ lớp [thứ ngày/thời gian] [tên
Giới thiệu học phần, mã học phần] do thầy/cô phụ trách. Em liên lạc với thầy/cô bởi vì
[giải thích ngắn gọn lý do viết email].

Vấn đề/ [Mô tả vấn đề cần được hỗ trợ một cách trôi chảy nhưng ngắn gọn, nêu
Quan tâm/ thẳng vào trọng tâm. Nêu các câu hỏi cụ thể cần được trả lời hoặc kết quả
Câu hỏi cụ thể mà bạn mong muốn].

Kết thúc Em cảm ơn thầy/cô vì đã quan tâm giúp đỡ/hỗ trợ.

Sinh viên của thầy/cô,

Ký tên
[Họ và tên]
 Mẫu email chuẩn
Em chào thầy Tiến sĩ Lê Đức Tiến,
Thưa thầy, em tên là Trần Ngọc Minh, sinh viên lớp 46K08.2, hiện đang theo học
học phần Quản trị quan hệ khách hàng, mã học phần COM3003_7, do thầy phụ
trách vào ngày thứ 3 hàng tuần, từ tiết 7-9. Em viết email này mong được thầy
tư vấn thêm về các vấn đề lý thuyết liên quan đến môn học này.
Em hiện đang thấy khó nắm bắt các vấn đề lý thuyết liên quan đến môn học
hiện đang được thảo luận trên lớp. Mặc dù em đã đọc hết các tài liệu được thầy
cung cấp cũng như đã trao đổi với bạn học, tuy nhiên, em rất mong thầy sẵn
lòng sắp xếp thời gian cho em được gặp thầy trực tiếp để trao đổi cụ thể hơn và
để em nắm bắt vấn đề một cách tốt hơn không ạ? Em có thể gặp thầy vào giờ
thầy tiếp sinh viên vào ngày thứ 3, lúc 10h sáng. Hoặc nếu có thể thì thầy sắp
xếp một thời gian thuận tiện để em có thể ghé văn phòng và trao đổi với thầy
được không ạ?
Em cảm ơn thầy rất nhiều về sự giúp đỡ của thầy.
Sinh viên của thầy,
Trần Ngọc Minh
Mẫu email
 Thảo luận 2 email tiếp theo
• Hãy đọc kỹ 2 email trong các slide tiếp theo

• Đánh giá từng email trên các câu hỏi sau:

– Email đã rõ ràng và hiệu quả không?
– Có truyền đạt thông tin mong muốn không?
– Có truyền đạt thông tin không mong muốn không?
– Có thể cải thiện được thêm như thế nào?
– Những email này tác động như thế nào đến người nhận?
Email của sinh viên Trần Văn Biết Ơn
Email của Huỳnh Văn Trà My
 So sánh 2 email theo các tiêu chí sau
Email này đã… Yes No
Chỉ rõ mục đích email trong dòng tiêu đề không?

Bắt đầu với lời chào lịch sự và tôn trọng không?

Sử dụng văn phong trang trọng, câu cú gãy gọn, từ ngữ chuyên nghiệp không?

Sử dụng từ viết tắt thông dụng và phù hợp không?

Sử dụng từ viết hoa và dấu chấm câu phù hợp không?

Truyền đạt rõ ràng nội dung, câu hỏi, thắc mắc, cùng các thông tin bổ sung cần
thiết khác không?

Giao tiếp một cách tôn trọng và chuyên nghiệp không?

Mắc phải lỗi chính tả và ngữ pháp không?

Kèm theo đầy đủ tên họ của người gửi không?

 Bài tập cá nhân 1
Bạn đang đăng ký một môn học vào đầu học kỳ và mong muốn
được đăng ký vào một lớp học phù hợp với thời khoá biểu của
mình. Rất tiếc, lớp học đó hiện đã đủ sinh viên đăng ký. Bạn không
biết có nên xin đặc cách để đăng ký vào lớp học này, hoặc là chọn
lớp khác. Và nếu chọn lớp khác thì bạn không biết là nên chọn lớp
nào. Hãy viết một email cho GVCN để được tư vấn.
 Bài tập cá nhân 2
Bài tập của nhóm bạn trong môn Quản trị quan hệ khách hàng là
một bài luận với chủ đề có liên quan đến việc sử dụng một số
nguồn tài liệu đặc biệt cần phải trả phí. Hãy soạn một email cho
giảng viên đứng lớp đề nghị một cuộc gặp để hỗ trợ cho việc làm
bài tập này. Hãy đảm bảo là giảng viên biết được chủ đề mà
nhóm đã chọn để có thể chuẩn bị tốt nhất cho buổi gặp.