Materi Vendor Day Batch 1

PERTAMINA
Pertamina Vendor Day

Batch 1
Penunjang Bisnis PT Pertamina (Persero)
16 Juni 2021
www.pertamina.com
PERTAMINA
DAFTAR ISI
1 Training iVendor 2.0
2 End to End Process Menggunakan Email (edoc)
3 Dispute Tagihan Pihak Ketiga
4 Implementasi TKDN Pengadaan Barang Jasa
5 Harga Evaluasi Akhir Pengadaan Barang Jasa
6 Pasar Digital (PaDI) UMKM BUMN
www.pertamina.com
iVendor Tracking Improvement
SERVICE LEVEL STANDARISASI EXPENDITURE

AGREEMENT BERITA ACARA TRACKING
SYSTEM
• Komitmen dalam pemenuhan SLA end to • Kepatuhan terhadap SK Otorisasi • Real time Tracking
end process Procure to Pay sesuai arahan • Simplifikasi Proses Verifikasi • SLA compliance
Direksi pada Notulen Rapat tertanggal 2 Nov • Enhancement Aplikasi iVendor
2020 menjadi iVendor
• Penetapan SLA: • Proses tracking oleh User & Vendor
• BAST submit to Approved BAST & • Komponen Perhitungan KPI 2021
released SA/GR = 4 HK
• Released SA/GR to Signed BAST = 3 HK
• Invoice received to PA Released = 4 HK
NOV 2020 DES 2020 4 JAN 2021 1 FEB 2021

Process Design and Training, Communication GO LIVE GO LIVE
Technology Forum, Business Operation KP HOLDING ALL PERSERO
Development Simulation
PROCURE TO PAY TRACKING GRAND DESIGN
Quick win
1 2 3 4 5 6 7 8 9
User,
User User & Vendor User Vendor User Vendor SSC Treasury
P2P Process
PEC, Legal
Payment Pengiriman
PR & KAK Kontrak & BAST & Signed BAST Create Verifikasi Pembayaran
Approval Dokumen
Invoice Dok. Tagihan
PO SA/GR Tagihan
(PA)
Ref Pedoman A-5001 BAST submit s.d SA/GR released Invoice diterima
PR + KAK (lengkap & benar) s.d Approved BAST s.d BAST Signed user s.d PA Invoicing s.d Posting s.d
kontrak
SLA
& SA/GR User released posting payment

Barang max 60 hari released 3 HK 4 HK 9 HK 5 HK
Jasa max 90 hari
4 HK
enhancement
iVendor
Data integration with Tracking

•BAST standard
Procurement System generated by
Vendor upload Vendor access penerimaan Current Tracking
softcopy invoice PA by iVendor
iVendor
(E-sourcing ++, Order Tracking, softcopy Invoice
iVendor
e-Catalog, Contract Management •SA/GR integration
New SLA
Scope transaction PO MMNH

Exclude: PO MMH, non PO, advance payment
Vendor OTV, Vendor Luar Negeri
5
DETAILED FLOW PROCESS
Non
4HK BAST & SA/GR 3HK BAST Signed User SLA BAST Signed Vendor
Approve
3 6
Reject
TTD BAST
Review BAST
iVendor offline
User
Approver
Submit
2 Reject 4 5 7
Review BAST &
input support Dok SA/GR Print BAST Upload BAST
SMART GEP, offline
iVendor e-Warehouse,
iVendor
User PIC MySAP
1 8 9
Input info BAST
& support Dok
Menerima
BAST & TTD
Upload BAST A
iVendor iVendor
Vendor
Dapat ditracking di iVendor
6
Tidak tertracking di iVendor
Non
4HK Payment Approval (PA) SLA Kirim Dok. Tagihan 9HK Verifikasi 5HK Payment
16 17 18
Mengirimkan
Verifikasi Payment
Dok. ke VIM
SSC IP OCR VIM
13
Approve PA
User MySSC
Approver
12
11 Create PA melalui
tcode
Review Invoice ZMMVIM_INTSASLIP
&
iVendor ZMMVIM_INTGRSLIP
User PIC MySAP
10 14 15
Mengirimkan
A
Upload Dok. Tagihan ke
Invoice Download PA
edoc.ssc
iVendor iVendor @pertamina.com
offline
Vendor
7
PERTAMINA
Pendaftaran iVendor 2.0

Role: Vendor
www.pertamina.com
PERTAMINA
Pendaftaran iVendor
1 Buka iVendor melalui link https://apps.pertamina.com/ivendor
2 Klik belum punya account
3 Isi Nomor NPWP perusahaan yang terdaftar di Pertamina
4 Isi contact person
3
5 Isi captcha
4
6 Klik proses
5
2
6
www.pertamina.com
PERTAMINA
Pendaftaran iVendor
7 Informasi password akan dikirimkan ke email

yang terdaftar Pastikan bahwa email Anda yang terdaftar di Pertamina
sudah tepat. Apabila email belum terdaftar atau
diperlukan perubahan email, maka lakukan permintaan
perubahan email melalui procurement/user terkait.
Password dapat diubah setelah login dengan menu

profile
www.pertamina.com
PERTAMINA
Pembuatan BAST
Role: Vendor
www.pertamina.com
Non
Approve
3 6
Reject
TTD BAST
Review BAST
iVendor offline
User
Approver
Submit
2 Reject 4 5 7
Review BAST &
SMART GEP, offline
iVendor
User PIC MySAP
1 8 9
Input info BAST
& support Dok
Menerima
BAST & TTD
Upload BAST A
iVendor iVendor
Vendor

PERTAMINA
Create BAST
2 Login dengan User ID (no NPWP) dan password
3 Tuliskan Captcha
2
4 Klik Login
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
5 Klik Menu BAST 6 Klik Create New
4 5
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
7 Isi nomor PO dengan klik icon
Pilih PO yang akan dibuatkan BAST

Intetgrasi PO antara MySAP dengan iVendor
adalah pukul 01.00 pagi
Bagi PO yang sudah di SA/GR sebelum proses
input BAST maka PO tidak akan muncul
7
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
8 Pilih jenis pengadaan 10 Isi nomer dan tanggal kontrak
9 Isi email PIC Project Pertamina dan klik icon 11 Isi Perihal BAST
Poin 8
Akan ada PO yang telah terdefine jenis pengadaannya.
Sehingga tidak perlu dipilih
8
9 Poin 9
Apabila email tidak terdaftar maka akan muncul notif
10
11
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
BAST Barang
12 Isi tanggal dan lokasi pemeriksaan barang, serta tanggal penyerahan barang
13 Isi detail serah/terima barang dengan klik icon

12
14 Pilih barang yang diserahterimakan
pada pop up berikut
15
14 13
16
15 Isi kuantitas barang yang diserahterimakan
16 Isi kesesuaian jumlah, spesifikasi, dan

waktu penyerahan barang
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
BAST Jasa
12 Isi tanggal pemeriksaan jasa serta tanggal penyerahan jasa Nilai pada iVendor mengikuti nilai pada PO, nilai ini dapat
diubah apabila memang penyerahan belum 100% atau
tidak sesuai dengan PO.
13 Isi detail serah/terima jasa dengan klik icon
12
14 Pilih jasa yang diserahterimakan
pada pop up berikut
15
14
13
16
15 Isi progress, nilai tagihan dan keterangan jasa pekerjaan yang

diserahterimakan
16 Isi kesesuaian progress, spesifikasi, dan

waktu penyerahan jasa
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
17 Upload dokumen pendukung dengan klik tombol

Tekan icon untuk menambahkan dokumen
18 Apabila terdapat ketidaksesuaian jumlah, spesifikasi, atau waktu maka tuliskan nilai denda dan alasan
17
Dokumen yang diupload mengikuti
kesepakatan user & vendor sesuai kontrak
(expenditure authority)
Kondisi BAST akan otomatis terisi mengikuti

penilaian pada poin 16 sebelumnya
18
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
19 Isi nama penandatangan dari pihak Vendor dan jabatan 19
20 Klik Save Draft

Apabila BAST tidak
berhasil disave, maka
cek apakah terdapat
21 Pastikan kembali bahwa BAST yang dibuat telah benar field yang belum diisi
20 atau salah
Anda dapat mencetak draft

BAST untuk melihat hasil
22 Apabila sudah dipastikan bahwa BAST benar
maka klik edit dan klik
22
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
• BAST yg tercetak belum

tergenerate nomor BAST dan
tanggal BAST
• Masih terdapat watermark draft
23 Proses akan dilanjutkan dengan review BAST oleh user.

Harap hanya melakukan penandatanganan pada hardcopy BAST yang
ditandatangan oleh User (ttd basah)
www.pertamina.com
PERTAMINA
Upload BAST Signed Vendor

Role: Vendor
www.pertamina.com
Non
Approve
3 6
Reject
TTD BAST
Review BAST
iVendor offline
User
Approver
Submit
2 Reject 4 5 7
Review BAST &
SMART GEP, offline
iVendor
User PIC MySAP
1 8 9
Input info BAST
& support Dok
Menerima
BAST & TTD
Upload BAST A
iVendor iVendor
Vendor

PERTAMINA
Upload BAST Vendor


Tuliskan Captcha dan klik Login
www.pertamina.com
PERTAMINA
Upload BAST Vendor
3 Klik Menu BAST 4 Pilih BAST yang sudah di SA/GR dengan klik icon
BAST yang sudah ditandatangani User akan berstatus BAST uploaded by User
www.pertamina.com
PERTAMINA
Upload BAST Vendor
5 Upload BAST yang sudah ditandatangani vendor dan bukti

penerimaan dokumen dengan klik choose file
6 Klik upload
5
7 Lanjutkan dengan proses upload
invoice
5
Tidak ada format standard untuk bukti penerimaan dokumen
www.pertamina.com
PERTAMINA
Upload Invoice
Role: Vendor
www.pertamina.com
Non
16 17 18
Mengirimkan
Verifikasi Payment
Dok. ke VIM
SSC IP OCR VIM
13
Approve PA
User MySSC
Approver
12
tcode
&
User PIC MySAP
10 14 15
Mengirimkan
A
Upload
Download PA Dok. Tagihan
Invoice
ke edoc
iVendor iVendor
offline
Vendor
28
PERTAMINA
Upload Invoice
1 Klik Menu Invoice 2 Klik create new
www.pertamina.com
PERTAMINA
Upload Invoice
3 Isi nomer PO dengan klik icon 4 Pilih PO pada pop up yang muncul
3 4
5 Pilih BAST dengan klik icon
6 Pilih BAST pada pop up yang muncul
www.pertamina.com
PERTAMINA
Upload Invoice
7 Isi Nomer Invoice sesuai fisik invoice 9 Upload invoice dengan klik choose file
8 Isi Tanggal Invoice sesuai fisik invoice 10 Klik
11 Pastikan kembali bahwa invoice telah benar
7 9
12
10 12 Apabila sudah dipastikan bahwa invoice benar

maka klik edit dan klik
13 Proses akan dilanjutkan dengan review invoice

dan pembuatan Payment Approval oleh user
www.pertamina.com
PERTAMINA
Download Payment Approval

Role: Vendor
www.pertamina.com
Non
16 17 18
Mengirimkan
Verifikasi Payment
Dok. ke VIM
SSC IP OCR VIM
13
Approve PA
User MySSC
Approver
12
tcode
&
User PIC MySAP
10 14 15
Mengirimkan
A
Download PA
Invoice edoc.ssc
offline
Vendor
33
PERTAMINA


Tuliskan Captcha dan klik Login
www.pertamina.com
PERTAMINA
3 Klik Menu Payment Approval 4 Pilih Payment Approval yang akan didownload dengan klik icon
www.pertamina.com
Non
16 17 18
Mengirimkan
Verifikasi Payment
Dok. ke VIM
SSC IP OCR VIM
13
Approve PA
User MySSC
Approver
12
tcode
&
User PIC MySAP
10 14 15
Mengirimkan
A
Download PA
Invoice edoc.ssc
offline
Vendor
36
PERTAMINA
Tracking
Role: Vendor & User
www.pertamina.com
PERTAMINA
Tracking
Tracking proses hingga payment dapat dilakukan di menu Tracking
Pada setiap Tab akan muncul list pending prosesnya
www.pertamina.com
PERTAMINA
Tracking
Klik lihat tracking untuk melihat detail tracking Detail Tracking
Timestamp
01 Vendor dan User dapat melihat timestamp setiap prosesnya
Hyperlink
02 Setiap proses pada detail tracking dapat diklik menuju menu terkait
Notifikasi Email
03 Terdapat notifikasi email untuk menginformasikan update proses
atau step yang harus dilakukan
www.pertamina.com
PERTAMINA
DAFTAR ISI
www.pertamina.com
PERTAMINA
Email Penerimaan Tagihan Pihak Ketiga
edoc.ssc@pertamina.com sofdoc@pertamina.com
Dipergunakan untuk Variasi transaksi lainnya : Non PO,

Dipergunakan untuk seluruh transaksi PO Based pihak
MMH, Advance Payment, Retensi, PaDI, Pembayaran ke
ketiga
Kas Negara dengan Kode Billing
Validasi dilakukan otomatis oleh edoc Validasi email dilakukan manual oleh Tim DMS
Pengecekan kelengkapan dan validasi dokumen oleh

Pengecekan kelengkapan oleh Tim Indexing
tim loket saat T1 Creation
T1 dibuat setelah selesai indexing T1 dibuat sebelum indexing
www.pertamina.com
PERTAMINA
EMAIL PENGIRIMAN TAGIHAN & VALIDASI PENGIRIMAN SOFTCOPY TAGIHAN
ALAMAT EMAIL FORMAT FILE

Perubahan Pengiriman Tagihan Pihak - 1 (satu) email HANYA terdiri 1 (satu) file invoice dengan format .PDF dengan kualitas
Ketiga edoc.ssc@pertamina.com scan 300 dpi
Kecuali Non PO, MMH, Advance Payment, Retensi, PaDI, - Seluruh halaman pada file yang dilampirkan terdiri dari 1 ukuran kertas yang sama
Pembayaran ke Kas Negara dengan Kode Billing
dikirimkan ke sofdoc@pertamina.com
UKURAN FILE
FORMAT SUBJECT EMAIL Ukuran file attachment dan badan email < 18 MB
Subject pengiriman email tagihan:
“Vendor_Kode Perusahaan_[Kode Vendor]_[Nomor Invoice]”
Contoh: Vendor_PGAS_654321_INV123456-2020
Subject pengiriman email tagihan koreksi: COVER PAGE & SEPARATOR

“Vendor_Kode Perusahaan_[Kode Vendor]_[Nomor Invoice]KOREKSI” Sudah ditambahkan cover page dan
Contoh: Vendor_PGAS_654321_INV123456-2020KOREKSI separator
Perusahaan Kode
Pertamina Persero Kode Plant
Patra Niaga PN
Pertagas PGAS - Pastikan Subject email tidak mengubah kata VENDOR
PDSI PDSI - Untuk Subject Email dilarang ada illegal character berikut
PIS PIS \/:*?”<>|
- Subject email mengikuti format, agar tidak ditambahkan
PPI PPI
informasi lain
PHE PHE
www.pertamina.com
PERTAMINA
KELENGKAPAN DAN URUTAN DOKUMEN INVOICE
DOKUMEN 1. Cover Sheet Invoice

INVOICE 2. Invoice
3. Separator Payment Approval

DOKUMEN SP3 4. Dokumen Payment Approval SAP
DAN BA 5. BASTP/BASTB (Berita Acara Serah Terima Pekerjaan/Barang) format SSC
6. Separator Faktur Pajak

DOKUMEN FAKTUR
7. Faktur Pajak
PAJAK (jika ada)
8. Dokumen pendukung perpajakan seperti SKB, PKP/Non PKP, Bukti Setor, serta NPWP bagi OTV dan
SIUJK bagi proyek konstruksi
DOKUMEN 9. Kontrak halaman Nomor & TOP / PO untuk pembelian barang

PENDUKUNG
Dikarenakan keterbatasan kapasitas e-mail (< 20 MB), untuk dokumen kontrak lengkap disampaikan dalam
bentuk hardcopy
www.pertamina.com
PERTAMINA
COVER SHEET & SEPARATOR
www.pertamina.com
5 Besar Reject Edoc Periode April 2021 PERTAMINA
2.500
2.000
2.345
1.500
1.000
724
510 244 57
500
-
Subject email tidak Invoice dan Faktur Separator dan Dokumen Payment Tagihan yang
sesuai format SSC pajak Urutan Dokumen approval SA/GR dibantu user (FI
Posting, Retensi,
Non PO, PaDi)
Progress Peneriman Hardcopy Dokumen Pihak Ketiga PERTAMINA
Cilacap
Jakarta- Balongan
PT. Pertamina - RU IV
DMS – SSC PERTAMINA
Finance RU IV Cilacap
Graha Elnusa Lantai 6
Progress Penerimaan Hardcopy Dokumen Tagihan Jl. TB Simatupang Kav 1 B
Alamat: Jl. Mt Haryono No.77, Rawakeong,
Lomanis, Kec. Cilacap Tengah, Kabupaten Cilacap,
Pihak Ketiga Jakarta 12560
Jawa Tengah 53221
84.114 38% Medan Semarang
PT. Pertamina (Persero) MOR I (DMS Sumbagut) PT. Pertamina - MOR IV
Up. Elia Loksa S. Sinaga Ruangan SSC DMS MOR IV Semarang
Jl. Yos Sudarso 8-10 Silalas - Medan Barat - Sumatera Utara Alamat: Jl. Pemuda No.114, Sekayu, Kec. Semarang
10% Kode Pos – 20114 Tengah, Kota Semarang, Jawa Tengah 50132
51.874 Dumai Surabaya
48.259
43.445 PT. Pertamina (Persero) Refinery Unit II Dumai PT. Pertamina (Persero) MOR V
Finance RU II Dumai Up. Fitri Yuni Ardiana (Finance Lantai 2)
Alamat : JL Raya Kilang Putri Tujuh, Tanjung Palas, Dumai Jalan Jagir Wonokromo no. 88
Timur, Tj. Palas, Dumai Tim., Kota Dumai, Riau 28815 Surabaya - 60244 PO BOX 1064 Indonesia
Palembang
Balikpapan
PT. Pertamina (Persero) Marketing Operation Region II
(Filling MOR II) DMS Balikpapan, Gedung diklat Pertamina RU V, Jl.
Up. Alfirman Tanjung – DMS Sumbagsel (Finance MOR II) Jend Suprapto No. 1, Fungsi Finance Lantai 2,
Jl. Ahmad Yani No. 1247 Marga Sari, Kec. Balikpapan Barat, Balikpapan,
Palembang - Sumatera Selatan Kalimantan Timur 76123
2020 (April - Desember) 2021 (Jan - April) Phone : (0711) 513311 / 518500 Ext : 5242
Total dokumen Hardcopy belum diterima Jayapura Makassar dan RU VII KASIM
PT. Pertamina (Persero) Marketing Operation Region VIII PT. Pertamina (Persero) Marketing Operation
DMS Jaya Pura (Fungsii Finance) Region VII
Jl..Nimboran 2-4 Jayapura DMS Makasarl (Fungsi Finance)
Jl. Garuda No. 1
Phone : (0711) 513311 / 518500 Ext : 5242
Makasar
PERTAMINA
DAFTAR ISI
www.pertamina.com
Proses Verifikasi Tagihan Pihak Ketiga (Vendor)
Verifikasi Verifikasi
Kelengkapan Kesesuaian Payment
Dokumen Dokumen
Fungsi DMS Fungsi SSC IP

Contoh email jika dispute melakukan Return To Vendor (RTV)
Contoh email jika dispute melakukan konfirmasi
49
Kelengkapan dan Urutan Dokumen Invoice
Invoice
Invoice
Tanggal Invoice = Tanggal Faktur Pajak
Tanggal Invoice
Nilai dipastikan sesuai dg dokumen yg lainnya

Nilai Invoice
Tidak Wajib dicantumkan

Informasi no Faktur Pajak
No Rekening yg dicantumkan harus sesuai dg kontrak dan sudah dipastikan terdaftar pada
Master Vendor Pertamina
Informasi no Rekening
Jika Pada Kontrak disebutkan mengunakan materai cukup, maka wajib ditempel materai 10.000
jika diatas 5 juta
Materai
51
Invoice Payment Approval

Payment Approval
Approved • Pejabat sesuai dg SK Otorisasi, jika Pjs maka wajib melampirkan SP3S
• Tanggal dan No Invoice pada Payment Approval harus sesuai dg

Tanggal & No Invoice Invoice
• Nilai Payment Approval adalah nilai sebelum PPN,dipotong

Nilai PPh/denda/retensi
Payment Approval • 1 Tagihan 1 Payment Approval (atas 1 invoice/invoice list)
Tanggal Payment • Tanggal Pembuatan/Approved Payment Approval tidak boleh

Approval lebih dahulu dr tanggal invoice
53
Berita Acara Serah

Invoice Payment Approval
Terima
Berita Acara Serah Terima (BAST)
Format • Pembuatan BAST mengunakan ivendor 2.0
• Nilai BAST sesuai dg Payment Approval (tanpa

PPN)
Nilai • Jika ada Denda/Nilai Offset yg harus
diperhitungkan agar dicantumkan nilainya
• Penandatangan hrs pejabat sesuai dg SK

Approved/Tanda Tangan Otorisasi
• Jika Pjs harus melampirkan SP3S
• Nomor Kontrak yg dicantumkan pada BAST hr

Nomor Kontrak sesuai dg No Kontrak yg dilampirkan dan masih
berlaku
55
Berita Acara Serah

Invoice Payment Approval Faktur Pajak
Terima
Kode Faktur Pajak 1
Faktur Pajak
• Mengunakan Kode 030 (WAPU) jika nilai DPP+PPN > 10 juta
• Mengunakan Kode 010 (Non WAPU)
-jika nilai DPP+PPN ≤ 10 juta
- Ketentuan Khusus KMK 30_PMK03_2021 PPN WAPU utk 2 Faktur Pajak Pengganti
BUMN terdaftar
• Jika kode Faktur 030 maka Faktur Pengganti dengan kode

031 jika masanya sama dg Faktur Pajak Normal
• Jika Masa Pajak antara Faktur Pajak Normal dg Pengganti
Nama Pembeli 3 berbeda, maka sebaiknya Faktur Pajak Awal/Normal
dibatalkan dan membuat Faktur Pajak baru di bulan
berikutnya
• NPWP : 01.001.664.0.051.000 • Wajib melampirkan Faktur Pajak Normal/Awalnya
• Nama : PT PERTAMINA (PERSERO)
• Alamat : Jl Medan Merdeka Timur 1 RT RW
GAMBIR ,GAMBIR ,JAKARTA PUSAT
4 Masa Faktur Pajak
• Utk Kode Faktur 03x harus sesuai dg bulan pengiriman

tagihan ke SSC
• Utk Kode Faktur 01x masanya adalah 3 bulan
Tanda Tangan 5
Jika Transaksi di atas 10 juta jika tidak melampirkan Faktur Pajak wajib
• E-Faktur tidak perlu ditanda tangan dan di stempel
melampirkan Surat Pernyataan Non PKP bertanda tangan di atas Materai
perusahaan
57
Berita Acara Serah

Invoice Payment Approval Faktur Pajak Kontrak
Terima
KONTRAK
o Kontrak Dasar/Utama (sesuai ketentuan B-004 Management Kontrak) dan
Lampiran C dan D
Kontrak yang dilampirkan o Bagian/Pasal yg menyebutkan Jangka Waktu Perjanjian dan Sistem
Pembayaran
Penandatangan o Pejabat yg sesuai dg SK Otorisasi dan tidak bisa diwakilkan/Pjs
o Jangka Waktu Kontrak yang dilampirkan harus sesuai dg

Jangka Waktu Kontrak masa pekerjaan
o No Rekening yang dicantumkan pada Kontrak

Informasi No Rekening harus terdaftar di Master Data Vendor Pertamina
dan masih aktif
59
Informasi Lainnya
-Hanya bisa digunakan 1 kali dalam setahun utk Badan Usaha yang sama
OTV
- Wajib melampirkan Surat Referensi Bank, NPWP dan KTP
Tagihan
Kontruksi -Melampirkan SIUJK dan SBU yang menunjukkan klasifikasi perusahaan (B/M/K)
Transaksi
-Melampirkan PIB (Pemberitahuan Import Barang)
Import
SKB/SKet -Melampirkan SKB/Surat Keterangan dr KPP atas PPh final
Dokumen -Melampirkan Dokumen Pembayaran Lain yg dipersyaratkan dalam Kontrak

Lain (Dokumen Payment Authority)
60
PERTAMINA
DAFTAR ISI
www.pertamina.com
LATAR BELAKANG
Asas:
Kepentingan TUJUAN
Nasional
• WAJIB digunakan oleh Lembaga Negara, Kementerian, LPNK, SKPD [APBN, APBD, Pinjaman, Hibah]
Kewajiban • BUMN, BUMD, Swasta [APBN, APBD, KPBU, pengusahaan sumberdaya yang dikuasai negara]
& Sanksi • Sanksi administratif: peringatan tertulis, denda administratif, pemberhentian
6262
DEFINISI TKDN
Sesuai Peraturan Pemerintah Nomor 29 Tahun 2018
63
LANDASAN HUKUM
Implementasi Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN)
UU & PP • UU No. 3/2014 tentang Perindustrian Pasal 86

Pasal 86
(1) Produk dalam negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 85 wajib digunakan oleh:
a. lembaga negara, kementerian, Lembaga pemerintah nonkementerian, dan satuan kerja perangkat daerah dalam pengadaan barang/jasa apabila sumber pembiayaannya berasal dari
iiiianggaran pendapatan dan belanja negara, anggaran pendapatan dan belanja daerah, termasuk pinjaman atau hibah dari dalam negeri atau luar negeri; dan
b. badan usaha milik negara, badan usaha milik daerah, dan badan usaha swasta dalam pengadaan barang/jasa yang pembiayaannya berasal dari anggaran pendapatan dan belanja
iiiiinegara, anggaran pendapatan dan belanja daerah dan/atau pekerjaannya dilakukan melalui pola kerja sama antara Pemerintah dengan badan usaha swasta dan/atau mengusahakan
iiiiisumber daya yang dikuasai negara.
• PP No. 29/2018 tentang Pemberdayaan Industri Pasal 54-72

• Perpres No. 16/2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
• Keppres No. 24/2018 tentang Tim Nasional Peningkatan Produk Diperjelas melalui Kepmenko Maritim No.84/
Dalam Negeri 2019 tentang Tim P3DN
• Permen BUMN No. PER-08/MBU/12/2019 Tentang Pedoman Umum
Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Badan Usaha Milik Negara
(BUMN).
Peraturan lain Website TKDN

• Permenperin No. 57/2006 tentang Penunjukan Surveyor TKDN (Sucofindo & PT SI)
• Permenperin No. 16/2011 tentang Ketentuan dan Tatacara Perhitungan TKDN http://tkdn.kemenperin.go.id/
• Permenperin No. 3/2014 tentang Pedoman Peningkatan Penggunaan PDN dalam Pengadaan http://skup-apdn.migas.esdm.go.id/apdn/
Barang/Jasa Pemerintah yang tidak dibiayai dari APBN dan APBD
• Permen BUMN No. 08/2019 tentang Pedoman Umum PBJ BUMN
6464
IMPLEMENTASI TKDN
Peningkatan Penggunaan Produk Dalam Negeri (P3DN) Pertamina Group
Perencanaan
Monitoring & Verifikasi

Organisasi
Program Pendukung
• Pembentukan fungsi • Penyusunan • Standarisasi & • Sistem database
pelaksana P3DN roadmap TKDN di agregasi pelaporan TKDN
Di tingkat Holding lingkungan seluruh Sub Holding • Pengembangan
Di tingkat Sub Pertamina Grup ke Holding kompetensi terkait
Holding • Penyusunan • Penguatan P3DN
• Kewenangan untuk pedoman P3DN mekanisme • Pertamina Approved
persetujuan nilai Kewajiban monitoring selama List (PAL)
minimum TKDN penggunaan pelaksanaan kontrak • Pembinaan
berdasarkan nilai produk dalam • Pelaksanaan penyedia barang/jas
pengadaan negeri oleh verifikasi dilakukan • Pengukuran
Berlaku apabila pengguna untuk: maturitas organisasi
nilai TKDN lebih Kewajiban Barang & Jasa P3DN
rendah dari penggunaan Tender
roadmap TKDN produk dalam (Komitmen TKDN)
Pertamina negeri untuk Monitoring
barang wajib dan Contract
jasa konstruksi
Post Audit
6565
IMPLEMENTASI TKDN
Peningkatan Penggunaan Produk Dalam Negeri (P3DN) Pertamina Group
MoU dengan BPPT, Sucofindo

dan Surveyor Indonesia dan
Pengesahan Pedoman
Pengelolaan Pengunaan
Produk dalam Negeri
Untuk mendukung Implementasi TKDN di

Pertamina, sudah dilakukan MoU Dengan
BPPT, Sucofindo dan Surveyor Indonesia serta
pengesahan Pedoman Pengelolaan
Pengunaan Produk dalam Negeri pada Selasa,
1 Desember 2020 oleh Direktur Utama PT
Pertamina (Persero).
6666
PENGHITUNGAN TKDN
6767
KETENTUAN DAN TATA CARA PENGHITUNGAN TKDN
PERATURAN
MENTERI PERINDUSTRIAN REPUBLIK INDONESIA
NOMOR : 16/M-IND/PER/2/2011
TENTANG
KETENTUAN DAN TATA CARA PENGHITUNGAN

TINGKAT KOMPONEN DALAM NEGERI
6868
KONSEP PERHITUNGAN TKDN
*KDN: Komponen Dalam Negeri

*KLN: Komponen Luar Negeri
6969
STRUKTUR HARGA TKDN BARANG
Permenperind No.16/2011
Harga Barang
Biaya Biaya
Biaya terkait
Produksi Alat Kerja Tenaga Kerja Material Overhead Komersil &
serah terima
Barang PPN Jual
𝐁𝐢𝐚𝐲𝐚 𝐩𝐫𝐨𝐝𝐮𝐤𝐬𝐢 𝐃𝐍
% 𝐓𝐊𝐃𝐍 𝐁𝐚𝐫𝐚𝐧𝐠 = 𝐱 𝟏𝟎𝟎%
𝐁𝐢𝐚𝐲𝐚 𝐩𝐫𝐨𝐝𝐮𝐤𝐬𝐢 𝐭𝐨𝐭𝐚𝐥
Keterangan:
Dihitung
Tidak Dihitung
7070
TKDN BARANG
Website P3DN:
http://tkdn.kemenperin.go.id/search.php
Website APDN:
http://203.189.89.7/apdn/guest.cari_produk/*
7171
STRUKTUR HARGA TKDN JASA
Harga Kontrak Jasa

Biaya Operasional Kontrak Jasa Biaya Pajak
Komersil
Biaya
Biaya Jasa
Overhead
Peralatan &
Material Tenaga Kerja
Fasilitas Manajemen Jasa Umum
Terpakai & Konsultan
Kerja
𝐁𝐢𝐚𝐲𝐚 𝐣𝐚𝐬𝐚 𝐃𝐍 Keterangan:

% 𝐓𝐊𝐃𝐍 𝐉𝐚𝐬𝐚 = 𝐱 𝟏𝟎𝟎%
𝐁𝐢𝐚𝐲𝐚 𝐣𝐚𝐬𝐚 𝐭𝐨𝐭𝐚𝐥 Dihitung
Tidak Dihitung
7272
STRUKTUR HARGA TKDN GABUNGAN BARANG DAN JASA
Harga Kontrak Gabungan

Biaya
Biaya Operasional Kontrak Gabungan Pajak
Komersil
Biaya
Biaya Gabungan
Overhead
Biaya Barang Biaya Jasa
Material Peralatan Personil/ Alat Kerja/ Konstruksi/

Jasa Umum
Terpakai Terpasang Konsultan Peralatan Fabrikasi
Keterangan:
𝐁𝐢𝐚𝐲𝐚 𝐠𝐚𝐛𝐮𝐧𝐠𝐚𝐧 𝐃𝐍 Dihitung
% 𝐓𝐊𝐃𝐍 𝐆𝐚𝐛𝐮𝐧𝐠𝐚𝐧 = 𝐱 𝟏𝟎𝟎%
𝐁𝐢𝐚𝐲𝐚 𝐠𝐚𝐛𝐮𝐧𝐠𝐚𝐧 𝐭𝐨𝐭𝐚𝐥
Tidak Dihitung
7373
PENGISIAN FORM TKDN OLEH VENDOR PERTAMINA
7474
FORM TKDN
Pada Saat Proses Pengadaan Barang/Jasa
FORM KETERANGAN
Form A3 Pernyataan Komitmen TKDN Dalam Penawaran Barang
Form A4 Pernyataan Komitmen TKDN Dalam Penawaran Jasa
Form A5 Pernyataan Komitmen TKDN Dalam Penawaran Gabungan Barang dan Jasa
Form A6 Peta Jalur (Roadmap) Komitmen TKDN Oleh Penyedia Barang/Jasa
7575
FORM A3
PERNYATAAN KOMITMEN TKDN DALAM PENAWARAN BARANG
Contoh Pengisian
(1) dan (2) tidak diperhitungkan dalam TKDN
7676
CARA PENGISIAN FORM A3
7777
FORM A4
PERNYATAAN KOMITMEN TKDN DALAM PENAWARAN JASA
Contoh Pengisian
Biaya Biaya
Komponen Komponen
A Komponen Biaya Biaya Total %TKDN
Dalam Luar
Negeri Negeri
a b c=a+b d = a/c
I Biaya Bahan (Material)
Terpakai
II Biaya Tenaga Kerja dan
Konsultan
III Biaya Alat Kerja/Fasilitas Kerja
IV Biaya Jasa Umum

V Jumlah Biaya
B Komponen Bukan Biaya (1)
C Jumlah Nilai Penawaran
(1) Biaya tidak langsung perusahaan (company overhead), biaya

komersil dan pajak
7878
7979
FORM A5
PERNYATAAN KOMITMEN TKDN DALAM PENAWARAN GABUNGAN BARANG DAN JASA
Contoh Pengisian
Biaya
Biaya
Komponen
A Komponen Biaya Komponen Biaya Total %TKDN
Dalam
Luar Negeri
Negeri
a b c=a+b d = a/c
I Barang
1 Biaya Bahan (Material) Terpakai
2 Biaya Peralatan Terpasang
3 Sub Jumlah
II Jasa
1 Biaya Tenaga Kerja dan Konsultan
2 Biaya Alat Kerja/Fasilitas Kerja
3 Biaya Konstruksi/Fabrikasi
4 Biaya Jasa Umum
5 Sub Jumlah
III Jumlah Biaya Barang + Jasa
B Komponen Bukan Biaya (1)

(Non Cost Component)
C Jumlah Nilai Penawaran

(Total Quoted Price)
(1) Biaya tidak langsung perusahaan (company overhead), biaya

komersil dan pajak
8080
8181
FORM A6
PETA JALUR (ROADMAP) KOMITMEN TKDN OLEH PENYEDIA BARANG/JASA
Bulan ke Akhir Catatan:

Periode Pelaksanaan Masa 1. Pelaksana Kontrak menyusun Peta
Kontrak Kontrak
6 12 18 24 30 dst n-6 Jalur Komitmen TKDN berdasarkan
(n)
waktu pelaksanaan kontrak yang
Komitmen %TKDN bertujuan untuk memastikan Pelaksana
Realisasi %TKDN Kontrak memiliki rencana dalam
mencapai komitmen TKDN yang telah
Contoh Kontrak 1 Tahun
disepakati dalam Kontrak
Bulan ke Akhir 2. Peta jalur disusun sekurang-kurangnya
Periode Pelaksanaan Masa untuk setiap jangka 6 bulan dalam
Kontrak Kontrak pelaksanaan Kontrak hingga 6 bulan
6 12 18 24 30 dst n-6
(n) terakhir sebelum berakhirnya masa
Komitmen %TKDN 30% Kontrak
Realisasi %TKDN 29% 3. Peta jalur akan digunakan untuk
membandingkan antara Komitmen
Contoh Kontrak Multi Years Dikenakan Sanksi TKDN TKDN dalam Kontrak dengan hasil
realisasi capaian TKDN yang dilaporkan
Bulan ke Akhir
Periode Pelaksanaan Masa dalam mekanisme monitoring selama
Kontrak Kontrak pelaksanaan kontrak
6 12 18 24 30 dst n-6
(n)
Komitmen %TKDN 5% 10% 25% 35% 35%
Realisasi %TKDN 7% 12% 20% 37% 37%
Dibuatkan mitigasi agar komitmen

pada masa akhir kontrak tercapai
8282
FORM TKDN
Pada Saat Proses Verifikasi Penerapan P3DN
FORM Kategori KETERANGAN
Form 4.1 TKDN Gabungan Barang
Pengadaan Barang
Form 4.2 Rekapitulasi Perhitungan TKDN Gabungan Beberapa Barang/Multi Product
Form 5.1 TKDN Untuk Manajemen Proyek dan Perekayasaan
Form 5.2 TKDN Jasa Untuk Alat Kerja/Fasilitas Kerja
Form 5.3 Pengadaan Jasa TKDN Untuk Konstruksi/Fabrikasi
Form 5.4 TKDN Untuk Jasa Umum
Form 5.5 Rekapitulasi Penilaian TKDN Jasa
Form 6.1 TKDN Gabungan Barang dan Jasa Untuk Material Langsung (Bahan Baku)
Form 6.2 TKDN Gabungan Barang dan Jasa Untuk Peralatan (Barang Jadi)
Form 6.3 TKDN Gabungan Barang dan Jasa Untuk Manajemen Proyek dan Perekayasaan
Gabungan Barang
Form 6.4 TKDN Gabungan Barang dan Jasa Untuk Alat Kerja/Fasilitas Kerja
dan Jasa
Form 6.5 TKDN Gabungan Barang dan Jasa Untuk Konstruksi/Fabrikasi
Form 6.6 TKDN Gabungan Barang dan Jasa Untuk Jasa Umum
Form 6.7 Rekapitulasi Penilaian TKDN Gabungan Barang dan Jasa
Mengacu Permenperind No.16/M-IND/PER/2/2011 Tentang Ketentuan dan Tata Cara Penghitungan Tingkat Komponen
Dalam Negeri
8383
SANKSI DAN DENDA TERKAIT TKDN
8484
SANKSI FINANSIAL
• Denda terkait TKDN diberikan kepada Pelaksana Kontrak yang hasil verifikasi TKDN pasca pelaksanaan
Kontrak tidak memenuhi komitmen TKDN yang tercantum dalam Kontrak.
• Perhitungan sanksi finansial terkait TKDN dilakukan berdasarkan perbedaan antara nilai TKDN Penawaran
dengan nilai TKDN hasil verifikasi pasca Kontrak dikalikan dengan Harga Penawaran.
• Formula yang digunakan dalam perhitungan sanksi finansial terkait TKDN adalah sebagai berikut:
• Denda maksimal adalah 15% dari Harga Penawaran Pelaksana Kontrak.
8585
PERTAMINA
DAFTAR ISI
www.pertamina.com
Materi Pemaparan
1. Latar Belakang
2. Batasan
3. Preferensi
4. Harga Evaluasi Akhir
5. Contoh Perhitungan Harga Evaluasi Akhir
LATAR BELAKANG
• Permen BUMN No. PER-08/MBU/12/2019 tanggal 12 Desember 2019 tentang
Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang Dan Jasa Badan Usaha Milik
Negara yang salah satunya mengatur mengenai ketentuan penggunaan Produk
Dalam Negeri
• Pedoman Pengelolaan Penggunaan Produk Dalam Negeri nomor A5-
001/R00000/2020-S9 Rev 0 tanggal 1 Desember 2020.
• Fax Dinas Mengatur SVP Procurement No.091/I300000/2021-S0 Tanggal 17 Mei
2021 Perihal Ketentuan Penggunaan Produk Dalam Negeri pada Kegiatan
Pengadaan Barang/Jasa dan Pengaturan Masa Transisi
Batasan
Hanya mengatur ketentuan pelaksanaan peningkatan penggunaan Produk Dalam

Negeri di lingkungan Pertamina Grup.
Pengaturan pada ketentuan ini dikecualikan bagi Sub Holding Hulu Migas (KKKS yang
beroperasi dibawah skema pembiayaan cost-recovery ataupun gross-split).
Preferensi
Preferensi Harga adalah merupakan insentif bagi produk dalam negeri pada pengadaan barang/jasa berupa
kelebihan harga yang dapat diterima.
Preferensi Harga dalam evaluasi komersial dilakukan berdasarkan ketentuan sebagai berikut:
1. Penyedia Barang/Jasa yang menawarkan barang/jasa diberikan preferensi harga sesuai capaian TKDN
masing-masing barang/jasa tanpa memperhitungkan Bobot Manfaat Perusahaan (BMP).
2. Preferensi harga hanya diberikan kepada perusahaan yang memproduksi barang/jasa dalam negeri
dengan capaian TKDN barang lebih besar atau sama dengan 25% (dua puluh lima persen) atau
komitmen capaian TKDN Jasa lebih besar atau sama dengan 30% (tiga puluh persen).
3. Preferensi Harga diberikan paling tinggi 25% (dua puluh lima persen) terhadap unsur barang produksi
dalam negeri dalam pengadaan barang atau gabungan barang dan jasa sesuai capaian TKDN barang
yang ditawarkan.
4. Preferensi harga diberikan paling tinggi 7,5% (tujuh koma lima persen) untuk jasa konstruksi yang
dikerjakan oleh perusahaan dalam negeri dalam pengadaan jasa konstruksi sesuai capaian TKDN jasa
yang ditawarkan
HARGA EVALUASI AKHIR (HEA)
Harga Evaluasi Akhir (HEA) adalah penyesuaian atau normalisasi harga terhadap
penawaran komersial yang disampaikan oleh Peserta Pemilihan, dengan
memperhitungkan komponen preferensi harga berdasarkan capaian/komitmen
TKDN
Perhitungan HEA merupakan bagian dari Evaluasi Komersial/Harga.
Rumus HEA Pengadaan Barang:
1
Harga Evaluasi (HE) Barang = 𝑥 𝐾𝑜𝑚𝑝𝑜𝑛𝑒𝑛 𝐵𝑖𝑎𝑦𝑎 𝐵𝑎𝑟𝑎𝑛𝑔
(1+𝐾𝑃 𝐵𝑎𝑟𝑎𝑛𝑔)
HEA = HE Barang + Komponen Biaya Pendukung + Komponen Non Biaya

Rumus HEA Pengadaan Barang
• Rumus HEA Pengadaan Barang,
1
Harga Evaluasi (HE) Barang = 𝑥 𝐾𝑜𝑚𝑝𝑜𝑛𝑒𝑛 𝐵𝑖𝑎𝑦𝑎 𝐵𝑎𝑟𝑎𝑛𝑔
(1+𝐾𝑃 𝐵𝑎𝑟𝑎𝑛𝑔)
HEA = HE Barang + Komponen Biaya Pendukung + Komponen Non Biaya
• Rumus HEA Pengadaan Jasa

1
Harga Evaluasi (HE) Jasa = 𝑥 𝐾𝑜𝑚𝑝𝑜𝑛𝑒𝑛 𝐵𝑖𝑎𝑦𝑎 𝐽𝑎𝑠𝑎
(1+𝐾𝑃 𝐽𝑎𝑠𝑎)
HEA = HE Jasa + Komponen Biaya Pendukung + Komponen Non Biaya
• Rumus Gabungan Barang & Jasa

HEA = HE TKDN Barang + HE TKDN Jasa + Komponen Biaya Pendukung + Komponen Non
Biaya
HEA dan Metode Evaluasi & Ketentuan Calon Pemenang
No Metode Evaluasi Bila Pelaksanaan Evaluasi Komersial & Negosiasi Ketentuan Pemenang
diberikan Preferensi
Harga
1. Evaluasi HEA Terbaik Evaluasi komersial dilakukan dalam rangka mencara Peserta dengan HEA terbaik (peringkat pertama),
penawaran komersial dengan HEA terbaik dengan penawaran harga:
1) Sama/ dibawah HPS/OE; atau
2) Sama/ dibawah HPS/OE disesuaikan.
2. Evaluasi Score terbaik Evaluasi komersial dilakukan dalam rangka mencari Peserta dengan score
kombinasi teknis dan HEA score HEA yang akan dimasukkan dalam formulasi kombinasi teknis dan HEA terbaik (peringkat pertama)
perhitungan score kombinasi teknis dan HEA dengan penawaran harga:
3. Evaluasi Teknis terbaik Ketentuan evaluasi Peserta yang diajukan sebagai calon Pemenang adalah
1) Evaluasi Teknis dilakukan dalam rangka mencari Peserta yang memenuhi seluruh kriteria sebagai
Penawaran Teknis terbaik. berikut:
2) Evaluasi komersial dilakukan terhadap penawaran 1. Peserta yang memiliki hasil evaluasi Teknis terbaik
yang telah dinyatakan lulus evaluasi administrasi, atau termasuk daftar peringkat terbaik (sebagaimana
HSSE Plan, Teknis dan TKDN ketentuan negosiasi)
2. Peserta yang penawaran komersialnya:
Contoh Perhitungan HEA Barang
Tender Barang Menggunakan Form A3
Contoh Perhitungan HEA Barang (lanjutan)
Nilai Komersial setelah diberikan Catatan:

• Nilai HEA hanya untuk keperluan evaluasi
preferensi dan perhitungan HEA turun komersial, sementara nilai kontrak tetap mengacu
dari IDR.1.150.000.000,- kepada penawaran Penyedia
menjadi IDR.1.138.461.538,- • Untuk Barang dengan TKDN ≥ 25% maka untuk
mendapatkan preferensi Penyedia wajib
melampirkan sertifikat TKDN yang masih berlaku
Contoh Perhitungan HEA Jasa
Tender Jasa Menggunakan Form A4
Nilai Penawaran Awal IDR.1.100.000.000,-

dan Nilai HEA 1.028.091.296,-
Contoh Perhitungan HEA Gabungan Barang & Jasa
Tender Gabungan Barang & Jasa
Menggunakan Form A5
Nilai Penawaran Awal

IDR.1.225.000.000,- dan
Nilai HEA 1.123.528.714,-
PERTAMINA
DAFTAR ISI
www.pertamina.com
Apa itu PaDi UMKM?
Merupakan Platform Digital yang diinisiasi oleh Kementrian BUMN sinergi dengan BUMN, untuk
memonitor kontribusi BUMN terhadap UMKM di seluruh Indonesia. PaDi secara official diresmikan pada 17
Agustus 2020.
PaDi UMKM terdiri dari 3 bagian utama, PaDi e-Procurement (Proses lelang pengadaan BUMN – UMKM ->
on develop), PaDi B2B (E-Commerce yang mempertemukan buyer BUMN dengan para seller UMKM), PaDi
B2C (fitur pasar marketplace untuk para UMKM dengan akses terpusat/ single channel).
PaDi UMKM awalnya diinisiasi oleh pilot project 9 BUMN (termasuk di dalamnya Pertamina), kemudian saat
ini sudah bergabung lagi 48 BUMN lainnya sebagai buyer PaDi UMKM.
Total transaksi s.d. saat ini yang sudah terealisasi di PaDi UMKM B2B dan B2C mencapai 216 Miliar Rupiah
yang melibatkan lebih dari 2 ribu UMKM (Data per 1 Januari – 21 Mei 2021).
99
Implementasi PaDi UMKM di Pertamina
Pada tahun 2020 Pertamina telah bertransaksi via PaDi B2B sebesar 1.16 Miliar Rupiah, namun kemudian
pada tahun ini sudah tercatat sebesar 17.46 Miliar Rupiah transaksi tercatat (periode 1 Januari s.d. 30
Mei 2021) yang melibatkan 196 UMKM.
Pertamina telah menerbitkan ketentuan terbaru (Fax SVP Procurement No.022 tanggal 2 Februari 2021)
yang ditujukan kepada seluruh lingkup Pertamina Grup sebagai acuan untuk mengimplementasikan PaDi
UMKM B2B sebagai platform pengadaan kepada UMKM
Fax tersebut mengatur bahwa terdapat 2 metode pengadaan yang diinstruksikan untuk menggunakan
PaDi UMKM, yaitu E-Purchasing / pembelian langsung dengan maksimal paket pengadaan 100 Juta
Rupiah dan Tunjuk Langsung Vendor Kecil s.d. 300 Juta Rupiah yang metode pembayarannya diarahkan
untuk melalui PaDi UMKM.
PO hasil Metode Pengadaan Tunjuk Langsung kepada Vendor Kecil dengan nilai s.d. 300 Juta Rupiah
mengacu kepada Fax 022 tersebut maka diberlakukan cut off doc date PO per 22 Februari 2021 sudah
diharuskan untuk memproses dokumen penagihannya melalui mekanisme PaDi UMKM, tidak lagi melalui
i-Vendor (kecuali kondisi tertentu seperti : pembayaran model termin dan atau adanya retensi)
100
UMKM Kirim Barang/ Buyer generate BAST Buyer Upload Bupot
Buyer create PR SAP
Mengerjakan Jasa PaDi PPh ke system PaDI
Buyer Proses PBJ

dengan metode Buyer create PO SAP Buyer Process GR/SA UMKM menerima
tunjuk langsung kecil (Material/Service) SAP dana penjualan
(s.d. 300jt)
Terpilih 1 Vendor
Buyer Manager
Kualifikasi Kecil yang UMKM generate
generate PO PaDi, Payment Process
ditunjuk untuk Invoice PaDi &
UMKM Proses PO (Pertamina to PaDi)
melaksanakan Submit FP
PaDi
pekerjaan
Buyer Collect Invoice

Pengecekan apakah Mendapat notif Lolos
& Instruksi
pembayaran termin? Buyer Create PR PaDi Verifikasi Dokumen
Pembayaran PaDi &
Ada retensi? SSC
Faktur Pajak
Vendor listing produk Submit Dokumen ke

Pendaftaran Vendor Buyer Create
sesuai surat Sofdoc oleh
sebagai Seller PaDi Payment Approval
penunjukan User/Vendor
Vendor Task Tunjuk langsung kecil s.d. 300jt

101
Registrasi & Listing Produk PaDi UMKM
Proses Registrasi di PaDi UMKM terdiri dari 2 cara :
1. Pendaftaran secara kolektif oleh Pertamina pada awal implementasi PaDi UMKM Juli-Agustus 2020,
mengacu kepada database email vendor yang tersedia di system (submit data sekitar 2000an vendor).
2. Pendaftaran secara mandiri oleh vendor masing-masing ke web padiumkm.id
• Lanjutkan melengkapi semua form

yang ada, hingga sukses submit
registrasi
• Menunggu proses verifikasi SLA 3
hari kerja
• Mendapatkan email untuk aktivasi
akun -> set password
• Login
• Set up kelengkapan data profil
dan dokumen
• Listing Produk
Panduan lengkap :
https://padiumkm.id/pages/panduan-penjual 102
Proses Pesanan PaDi UMKM hingga terbit invoice
Transaksi pengadaan hasil tunjuk langsung vendor kecil s.d. 300 Juta Rupiah di PaDi UMKM hanya
merupakan proses administratif saja untuk melengkapi dokumen penagihan sehingga proses pembayaran
dapat dilakukan via PaDi UMKM
New Update :
Di antara tahap diterima
dan menunggu
pembayaran terdapat
tambahan proses
pengiriman tagihan & FP
oleh seller -> untuk
mengakomodir agar
Invoice PaDi dan FP dapat
diterima oleh Buyer
secara bersamaan. (Flow
sebelumnya: invoice auto
generate sedangkan FP
terbit setelahnya
tergantung kecepatan
seller untuk submit)
103
Submit Dokumen Penagihan ke Pertamina
Mengacu kepada ketentuan yang sudah diterbitkan oleh SSC Pertamina bahwa untuk transaksi Padi UMKM
baik itu E-Purchasing (pembelian langsung) maupun Tunjuk Langsung Vendor Kecil s.d. 300 Juta Rupiah
Pembayaran via PaDi dilakukan tanpa i-Vendor
DOKUMEN PEMBAYARAN
• Asli Purchase Order (PO) PaDi yang telah disetujui oleh Pejabat berwenang sesuai otorisasi.
• Asli Berita Acara Serah Terima (BAST) PaDi yang telah disetujui oleh Pejabat berwenang
sesuai otorisasi.
• Asli Invoice PaDi
• Asli Instruction for Payment PaDi.
• Asli Faktur Pajak.
• Salinan Surat Keterangan dari KPP yang menunjukkan bahwa vendor merupakan UMKM,
atau Surat Keterangan Bebas (SKB) Pajak (bila ada).
• Asli Payment Approval yang telah disetujui oleh Pejabat berwenang sesuai otorisasi.
Dokumen dilengkapi dengan Cover Letter dan Separator sesuai ketentuan dan dikirimkan softcopy ke
sofdoc@pertamina.com sebelum tanggal closing penerimaan tagihan setiap bulan nya
104
105
https://padiumkm.id cs@padiumkm.id 106
PERTAMINA
For Your Info!
Terhitung mulai tanggal 1 Juni 2021 sudah sentralisasi proses vendor Registrasi di Shared Service
Procurement tim Vendor Management dengan aplikasi iP2P
Saat ini sedang dikembangkan new Business Process Design Vendor Management pada aplikasi iVendor
dan diharapkan akan Go Live di bulan Juli 2021.
Saat ini ada rencana restrukturisasi di Subholding C&T dan R&P Pertamina, setelah proses restrukturisasi
terdapat perubahan pengiriman dokumen tagihan yang akan diinformasikan kembali pada sosialisasi
terpisah
Pertanyaan dari vendor dapat diajukan ke telepon 135 menu 4 atau email cp@pertamina.com
www.pertamina.com
Terima Kasih
108
108

Materi Vendor Day Batch 1

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Materi Vendor Day Batch 1

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

PERTAMINA

Pertamina Vendor Day

2 End to End Process Menggunakan Email (edoc)

3 Dispute Tagihan Pihak Ketiga

4 Implementasi TKDN Pengadaan Barang Jasa

5 Harga Evaluasi Akhir Pengadaan Barang Jasa

6 Pasar Digital (PaDI) UMKM BUMN

SERVICE LEVEL STANDARISASI EXPENDITURE

NOV 2020 DES 2020 4 JAN 2021 1 FEB 2021

& SA/GR User released posting payment

Data integration with Tracking

Scope transaction PO MMNH

User PIC MySAP

Pendaftaran iVendor 2.0

2 Klik belum punya account

3 Isi Nomor NPWP perusahaan yang terdaftar di Pertamina

4 Isi contact person

7 Informasi password akan dikirimkan ke email

Password dapat diubah setelah login dengan menu

Tidak tertracking di iVendor

2 Login dengan User ID (no NPWP) dan password

5 Klik Menu BAST 6 Klik Create New

7 Isi nomor PO dengan klik icon

Pilih PO yang akan dibuatkan BAST

8 Pilih jenis pengadaan 10 Isi nomer dan tanggal kontrak

13 Isi detail serah/terima barang dengan klik icon

15 Isi kuantitas barang yang diserahterimakan

16 Isi kesesuaian jumlah, spesifikasi, dan

15 Isi progress, nilai tagihan dan keterangan jasa pekerjaan yang

16 Isi kesesuaian progress, spesifikasi, dan

17 Upload dokumen pendukung dengan klik tombol

Kondisi BAST akan otomatis terisi mengikuti

19 Isi nama penandatangan dari pihak Vendor dan jabatan 19

20 Klik Save Draft

Anda dapat mencetak draft

• BAST yg tercetak belum

23 Proses akan dilanjutkan dengan review BAST oleh user.

Upload BAST Signed Vendor

Tidak tertracking di iVendor

Upload BAST Vendor

2 Login dengan User ID (no NPWP) dan password

Upload BAST Vendor

Upload BAST Vendor

5 Upload BAST yang sudah ditandatangani vendor dan bukti

Tidak ada format standard untuk bukti penerimaan dokumen

User PIC MySAP

1 Klik Menu Invoice 2 Klik create new

5 Pilih BAST dengan klik icon

6 Pilih BAST pada pop up yang muncul

8 Isi Tanggal Invoice sesuai fisik invoice 10 Klik

11 Pastikan kembali bahwa invoice telah benar

10 12 Apabila sudah dipastikan bahwa invoice benar

13 Proses akan dilanjutkan dengan review invoice

Download Payment Approval

User PIC MySAP

Download Payment Approval

2 Login dengan User ID (no NPWP) dan password

Download Payment Approval

User PIC MySAP

1 Training iVendor 2.0

2 End to End Process Menggunakan Email (edoc)

3 Dispute Tagihan Pihak Ketiga

4 Implementasi TKDN Pengadaan Barang Jasa